Перечень документов

Ответы на вопросы по применению нового Перечня документов со сроками хранения

Вопрос

В связи с введением в действие Перечня 2019 нужно ли вносить изменения в описи дел?

Ответ

Этим вопросом задаются многие организации, ведь Перечень 2010 устанавливал иные сроки хранения некоторых видов документов. Ответ следует искать в Разъяснениях по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения (далее – Разъяснения по внедрению Перечня 2019).

В п. 2 Разъяснений по внедрению Перечня 2019 уточняется, что сроки хранения документов, установленные в Перечне 2019, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа об утверждении Перечня 2019. Исключение – документы, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа об утверждении Перечня 2019.

Если в организации уже составили описи дел постоянного хранения, пересматривать сроки хранения и вносить изменения в описи не нужно. Если на документы предыдущих лет описи еще не составили, во время экспертизы ценности и подготовки описей определяйте сроки хранения в соответствии с Перечнем 2019.

Вопрос

Как понимать срок хранения «Постоянно»? Может ли организация, которая не является источником комплектования, хранить документы больше 10 лет?

Ответ

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, она должна вечно хранить документы, которым Перечень 2019 установил срок хранения «Постоянно». Такие организации в течение определенного времени хранят документы в своем архиве, а затем передают по утвержденным описям (описям документов, дел постоянного хранения) в государственный или муниципальный архив. Сроки временного хранения таких документов в организациях (до передачи в государственный или муниципальный архив) определены законодательством.

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то она должна хранить документы с постоянным сроком хранения не менее 10 лет. То есть можно сказать, что в таких организациях нет документов с постоянным сроком хранения нет. Напомним, что Перечень 2010 тоже содержал подобное положение, однако было иначе сформулировано. Так, в сноске к графе 3 «Срок хранения» Перечня 2010 разъяснялось, что в организациях, не являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, срок хранения «Постоянно» не может быть менее 10 лет.

Организация вправе продлевать временные сроки хранения, установленные Перечнем 2019, на любой период времени, вплоть до постоянного. Например, многие организации, не являющиеся источниками комплектования государственного или муниципального архива, не хотят выделять к уничтожению и уничтожать по истечении 10 лет приказы по основной деятельности и некоторые другие документы, имеющие постоянный срок хранения. В таком случае в номенклатуре дел срок хранения таких документов может быть не «10 лет», а больше, вплоть до «Постоянно». Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, постоянный срок хранения будет означать, что документы будут храниться до ликвидации организации. Продлить срок хранения таких документов можно и на иной срок: например, установить им срок хранения «25 лет ЭПК». Это даст возможность после истечения срока хранения провести экспертизу ценности документов и, возможно, какую-то часть документов выделить на более длительный срок хранения.

Решение об увеличении срока хранения должна принимать экспертная комиссия организации по предложению службы ДОУ. При этом в номенклатуре дел нужно указать не только статью Перечня 2019, в которой указан срок хранения документа, но и дату, номер протокола экспертной комиссии, в котором зафиксировано решение о продлении срока хранения документов.

Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016).

См. ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017).

См. п. 4.4 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Перечни документов со сроками хранения: назначение и структура. Часть I

Как показывает практика организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении, у многих специалистов возникают вопросы по методике использования перечней документов со сроками хранения. О наиболее принципиальных моментах расскажет опытный специалист по делопроизводству В.С. Иритикова.

Что такое Перечень документов со сроками хранения

Будущая жизнь документа в архиве, его хранение, учет и использование, определяется еще в момент его создания в делопроизводстве, когда выбирается порядок подготовки и оформления документа для отражения в нем управленческой ситуации.

Таким образом определяется преемственность между делопроизводством и архивом, основанная на методическом и технологическом единстве работы с документом. Основными нормативными и справочными пособиями, реализующими принцип преемственности, являются перечни документов со сроками хранения. Их применяют при проведении экспертизы ценности в делопроизводстве, в архивах организации, в государственных и муниципальных архивах. А ценность документов, как известно, выражается в настоящее время в сроке их хранения.

Перечень документов со сроками хранения — это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Справочно: в 2013 г. ожидается утверждение новой редакции этого стандарта.

Перечни документов со сроками хранения помогают:

— систематизировать документальный фонд организации по её функциям и направлениям деятельности при разработке номенклатур дел и других классификаторов;

— выявлять значение тех или иных видов документов для деятельности организации и осуществлять их отбор на архивное хранение или выделение к уничтожению; -применять по отношению к конкретным документам организации типовые/унифицированные, нормативно установленные сроки хранения;

— определять конкретные сроки хранения разновидностей документов, образовавшихся в деятельности организации, применяя к ним срок, установленный в перечне по отношению к категории или виду документов;

— соблюдать правила формирования документов в дела, т.е. не подшивать в одно дело документы с разными сроками хранения (если это дело – не досье);

— обосновывать решения, принимаемые экспертными комиссиями (ЭК) организаций и экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) государственных и муниципальных архивов;

— обеспечивать сохранность документов и качественное формирование архивного фонда организации и в конечном итоге -качественное пополнение Архивного фонда Российской Федерации.

Нормативный характер перечней означает, что срок хранения соответствующих перечню документов, является определяющим при отборе на хранение или уничтожение возникших в деятельности конкретной организации управленческих документов. Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. А решение об увеличении сроков хранения, которое обуславливается особенностями деятельности организации, принимается организацией самостоятельно. Это решение имеет право принять экспертная комиссия организации, оно закрепляется протоколом её заседания и утверждается первым руководителем.

Типы и виды перечней

Перечень документов со сроками хранения может включать документы, которые образуются при документировании управленческих функций (как общих, так и специальных, присущих конкретному направлению или виду деятельности), выполняемых организациями независимо от их уровня и масштаба деятельности и формы собственности.

Перечень, в котором закрепляются нормативные сроки хранения документов, возникающих при документировании общих для всех или большинства организаций, т.е. однотипных функций, является перечнем типовых документов (типовым), имеющим обязательный характер.

Перечень, закрепляющий сроки хранения документов, возникающих в деятельности однотипных, однородных организаций (например, акционерных обществ), является примерным перечнем, имеющим рекомендательный характер.

Перечень, в который включены документы, отражающие специфические функции организаций, виды и направления их деятельности, документы отрасли, относится к ведомственным перечням.

Практикам делопроизводства известны действующие в настоящее время Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень ТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; далее – Перечень НТД).

Ведомственные перечни документов со сроками хранения должны разрабатывать в основном федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ), учитывая специфику функций, услуг, видов и разновидностей документов, образующихся в процессе их деятельности и в деятельности подведомственных им организаций. Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 утверждены Методические указания по разработке ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, в которых упоминается база данных «Состав и сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций» (ведет ВНИИДАД). Эта база данных при отсутствии времени, квалификации и других ресурсов в службах делопроизводства ФОИВ могла бы облегчить и существенно ускорить разработку ведомственных перечней, но, к сожалению, она до сих пор не зарегистрирована и не является открытой и доступной.

Ведомственные перечни могут использоваться и другими организациями в качестве справочников межотраслевого значения при определении сроков хранения документов, относящихся к специальных систем документации (налоговых, финансовых, медицинских и т.п.). Ведомственные перечни документов со сроками хранения, разработанные до 1991 г. также могут применяться в настоящее время в качестве справочников межотраслевого значения при условии подтверждения установленного срока решением экспертной комиссии организации.

Примерные перечни документов со сроками хранения в настоящее время активно разрабатываются архивными органами в субъектах Российской Федерации в процессе работы с организациями-источниками комплектования с целью правильного формирования и хранения соответствующих архивных фондов.

Перечень как классификатор

Перечень как систематизированный список видов и категорий документов представляет собой классификатор, имеющий определенную схему построения, которая закрепляется в так называемой главной таблице. В зависимости от схемы классификации (схемы построения главной таблицы) перечни документов со сроками хранения разрабатываются как:

• перечни функционального типа, в главной таблице которых закрепляются направления деятельности и функции. Перечень ТУД построен по функциональному принципу и отражает однотипные общие и инфраструктурные функции независимо от направления деятельности организаций и их организационно-правовой формы;

• перечни производственно-отраслевого типа, в главной таблице которых закрепляются специальные направления деятельности организаций по отраслям. По такому принципу разрабатываются ведомственные перечни. В их классификационной схеме дополнительно может быть выделена звенность (звено перечня документов – организация (группа организаций), осуществляющих определенные направления деятельности (функции) в ведомстве, что связано с процессом выявления всех уровней управления организацией, отраслью, иерархией и схемой организационной структуры или схемой управления отраслью).

Помимо группы перечней документов со сроками хранения в архивном деле известна также и группа перечней документов, подлежащих постоянному хранению (например, справочное пособие ВНИИДАД «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов» (М., 1996) ).

Структура Перечня

Структура перечня документов со сроками хранения состоит из следующих частей:

  • общие положения;
  • собственно перечень, т.е. систематизированный список категорий и видов документов со сроками хранения (статей перечня);
  • список сокращений;
  • указатель видов документов, который составлен по алфавитному признаку (наиболее удобный в использовании вид указателя).

К большим по объему перечням документов со сроками хранения в обязательном порядке составляется список сокращений и указатель. Они представляют собой вспомогательный справочный аппарат к перечню. Иногда в раздел «общие положения» включаются указания по его применению.

Главное в Перечне — описательная статья, которая оформляется по графам. Элементами описательной статьи являются:

  • номер статьи (нумеруются в валовом порядке);
  • категория (вид, т.е. обобщенное наименование цели издания) документа;
  • срок хранения документа;
  • примечания.

Все описательные статьи располагаются по степени значимости функций, вопросов и видов документов в логической последовательности. Статьям присваивается единая сквозная нумерация, а сроки хранения указаны единые для всех организаций, независимо от того, является организация источником комплектования государственного или муниципального архива или нет.

Причем:

временный срок хранения, закрепленный перечнем, должен применяться всеми организациями;

постоянный срок хранения для организаций, не являющихся источниками комплектования, не может быть менее 10 лет или может определяться как «До ликвидации организации»;

«До минования надобности» не может быть менее одного года;

отметка ЭК или ЭПК при указании срока хранения означает, что часть документов данного вида может быть отнесена к документам временного (свыше 10 лет) или даже постоянного срока хранения.

Графа 1 «Номер статьи» фиксирует валовый порядковый номер описательной статьи.

Например, в Перечне ТУД 1003 номера описательных статей, эти же номера статей перенесены в указатель видов документов.

Графа 2 «Вид документа» представляет собой наименование категории документов и вопросов их содержания, которые отражают отдельные функции, отдельные направления или отрасли деятельности организаций. Категория – это описание в сжатом варианте вида или разновидности документа во взаимосвязи с его содержанием и по степени значимости для деятельности организации (организаций) и их однотипных функций. От выявленной степени значимости и зависит конкретный срок хранения документов.

Например, Положение о совете директоров, Положение о правлении, Положение о службе внутреннего контроля в каждой организации соотносятся с категорией организационных документов «Положения о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации» Перечня ТУД и соответствуют 57 статье (срок хранения постоянный по месту разработки и/или утверждения и 3 года в других организациях).

Статья 289 перечня ТУД «Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию» отражает вопросы содержания, в скобках перечисляются несколько разновидностей документов, которые могут возникнуть в деятельности организации по данному вопросу.

Графа 4 «Примечания» содержит комментарии, уточняющие сроки хранения, места хранения документов (например, выполняющих справочную функцию в течение длительного срока, это относится к реестрам), признаки выделения документов, сроки хранения которых отличаются от сроков, закрепленных в графе 3 (например, примечание к ст.19 б) о пятилетнем сроке хранения приказов об отпусках и командировках позволяет выделять эти приказы из общего комплекса приказов по личному составу, которые хранятся 75 л. ЭПК), условия соблюдения установленного срока («При условии завершения проверки, ревизии»), условия исчисления срока с определенного момента/даты («После замены новыми», «После истечения срока действия договора») и т.п.

Список сокращений, как правило, закрепляет условные сокращения, применяемые в описательных статьях перечня: г. – год; Пост. – постоянно; ЭК — экспертная комиссия и т.п.

Указатель видов документов (а вообще в перечнях могут быть и тематические, и предметные указатели) представляет собой алфавитный список, в который включены виды и разновидности документов (оформлены во множественном числе) и номера описательных статей, в которых они упоминаются в связи с установленным сроком хранения.

Например, в Перечне ТУД:

ПРИКАЗЫ:

начальника гражданской обороны объекта 863

по административно-хозяйственным вопросам 19

по личному составу 19

по основной (профильной) деятельности 19

Необходимо обратить внимание, что цифры в алфавитном указателе — не номера страниц, а номера описательных статей

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *