Переходящие дела в номенклатуре

Наталия Кондакова

Каким образом заполняется графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел?

Номенклатура дел состоит из 5 граф:

1. Индекс дела;

2. Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части);

3. Кол-во дел (томов, частей);

4. Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню;

5. Примечание.

Графы 1, 2, 4 заполняют при составлении номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» в течение делопроизводственного года делают отметки о заведении дел, переходящих делах (например, «Переходящие», «Ведется в электронном виде»), передаче дел в архив организации и др.

Графу 3 «Кол-во дел (томов, частей)» заполняют после окончания делопроизводственного года. В ней указывают количество дел (частей, томов), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком. Дело разбивается на тома (части) в том случае, если количество включенных в него листов превышает 300. Например, если в процессе ведения дела в него включено 298 листов, то такое дело на тома не делится; если включено 520 листов, то дело должно быть разделено на 2 тома; если 620 листов — на 3 тома и т.д. При этом толщина дела (если оно не делится на тома) или каждого его тома не должна превышать 4 см.

Если в течение года было заведено несколько томов данного дела, то по окончании года в графе 3 номенклатуры дел проставляется количество заведенных томов этого дела.

Как правильно учитывать переходящие дела в номенклатуре дел при заполнении итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел в случае, если дело заведено в 2010 году и велось по 2015 год?

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и (или) более лет, называются переходящими и включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом. Сведения о включении в номенклатуру дел на следующий год отражаются в графе «Примечание» (указывается «Переходящее»).

Следует помнить, что сведения о количестве сформированных в делопроизводственном году томов (частей) дела, указываемые в графе 3 «Кол-во дел (томов, частей)» номенклатуры дел, не связаны со сведениями о количестве переходящих дел, указываемых в графе 3 «В том числе переходящих» итоговой записи к номенклатуре дел.

В итоговой записи отражается количество переходящих дел, но не количество томов (частей) переходящего дела. Так, если в организации ведется одно переходящее дело, состоящее из любого количества томов (1, 2, 3), то в графе 3 «В том числе переходящих» итоговой записи должна быть указана цифра «1».

При этом в графу 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел следующего года включаются все тома переходящего дела, если в истекшем году дело состояло из двух или более томов, а последний том не завершен делопроизводством.

Таким образом, если в организации в период с 2010 по 2015 год велось одно переходящее дело, то его заголовок должен был включаться во все номенклатуры дел, составленные за эти годы. В графе «Примечание» каждой из этих номенклатур дел, за исключением 2015 года, должна была проставляться отметка «Переходящее». В графе 3 итоговых записей ко всем этим номенклатурам дел, за исключением 2015 года, должна была проставляться цифра «1» (количество томов этого дела, сформированных за указанный период, значения не имеет). В графе 3 итоговой записи к номенклатуре дел 2015 года ставится прочерк, поскольку в 2015 году переходящее дело, которое велось с 2010 года, было завершено делопроизводством и дел, переходящих на 2015 год, не осталось.

Какие категории дел относятся к категории переходящих?

Переходящими называются дела, которые могут вестись в течение нескольких лет до их завершения. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы, которые ведутся до окончательного их заполнения, например, журнал регистрации входящих документов, книга учета инструктажа по технике безопасности и др.

Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения определенного вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы конкретного лица в организации.

Дела с протоколами (планами, отчетами) формируются в пределах делопроизводственного (календарного) года и переходящими не являются. Вместе с тем на практике нередко складывается ситуация, когда при небольшом количестве (1–2 документа в год) такие документы за несколько лет формируются в одно дело. В этом случае такое дело является переходящим, что должно быть отражено в графе «Примечание» номенклатуры дел, а также в итоговой записи к номенклатуре дел.

Дела с организационными документами (уставами, положениями, инструкциями, правилами и т.п.) переходящими не являются, поскольку переходящие дела — это дела, которые ведутся делопроизводством на протяжении ряда лет, а в данном случае дела формируются и заканчиваются делопроизводством в год утверждения.

К какой категории дел — временного (свыше 10 лет) или временного (до 10 лет включительно) срока хранения — относятся дела, срок хранения которых устанавливается согласно следующим формулировкам: «До минования надобности», «До замены новыми»?

Дела с отметками «До минования надобности» и «До замены новыми» передаче в архив организации не подлежат. Поскольку в архив передаются только дела, срок хранения которых превышает 10 лет, то дела с названными формулировками в итоговой записи к номенклатуре дел следует учитывать как дела временного (до 10 лет включительно) хранения независимо от того, сколько лет реально эти дела были или будут востребованы в практической деятельности организации и ее структурных подразделений.

Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

Статья 9. Учетное дело

Статья 9. Учетное дело

1. На каждого гражданина (семью), принятого на учет, формируется учетное дело, в котором содержатся документы, являющиеся основанием для принятия на учет.

2. Основанием для формирования учетного дела является решение уполномоченного органа о принятии гражданина (семьи) на учет.

3. После регистрации учетного дела ему присваивается номер, который складывается из кода района Санкт-Петербурга, даты принятия на учет, номера дела.

4. Учетное дело представляет собой папку (скоросшиватель), содержащую:

заявление гражданина о принятии на учет;

документы, предусмотренные пунктом 1 статьи 7 настоящего Закона Санкт-Петербурга;

копию решения уполномоченного органа о принятии гражданина (семьи) на учет;

материалы переписки с гражданином по вопросу улучшения его жилищных условий с указанием входящих и исходящих номеров и принятых решений по ним;

Сводную справку о заявителе;

опись документов.

5. На лицевой стороне папки учетного дела указываются:

год и номер учетного дела;

фамилия, имя, отчество заявителя;

адрес и контактный телефон;

другая информация (по усмотрению уполномоченного органа).

6. Документы в учетном деле располагаются в хронологическом порядке по датам поступления, снизу вверх, нумеруются и вносятся в опись по мере поступления.

7. Изменения в учетное дело вносятся на основании обновления сведений о гражданах, состоящих на учете в качестве нуждающихся в жилых помещениях (далее — актуализация данных). Соответствующие изменения вносятся в Сводную справку о заявителе.

8. Учетное дело хранится уполномоченным органом до снятия гражданина (семьи) с учета.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *