План факт анализ

Информационное обеспечение анализа

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 4

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к анализу, имеют определяющую роль в обеспечении действенности АХД. Анализ не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных для АХД делятся наплановые, учетные и внеучетные.

Кплановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные, задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Квнеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а так же данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1. Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3. Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4. Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

5. Техническая и технологическая документация.

6. Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

7. Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение Длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.),условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Этоаналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Таким образом, информационная система АХД должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности АХД.

39. Методическое обеспечение анализа и оформление результатов.

Результативность АХД в значительной степени зависит от его информационного и методического обеспечения. Все источники данных для АХД делятся на нормативно-плановые, учетные и вне-учетные.

К источникам информации нормативно-планового характераотносятся все типы планов, которые разрабатываются на предпри­ятии (перспективные, текущие, оперативные, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проект­ные задания и др.

Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета и отчетности.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принад­лежитбухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в пер­вичных и сводных учетных регистрах и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выпол­нения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета и отчетности, в которых содер­жится количественная характеристика массовых явлений и про­цессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оператив­ному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обес­печению анализа необходимыми данными (например, о производ­стве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запа­сов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

Учетным документом, согласно нашей классификации, явля­ется иэкономический паспорт предприятия, где накапливаются дан­ные орезультатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся впас­порте, позволяет провести многочисленные исследования дина­мики, выявить тенденции и закономерности развития экономики предприятия.

К внеучетным источникам информации относятся документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят сле­дующие документы.

1. Официальные документы, которыми обязано пользоватвся предприятие в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы вышесто­ящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2. Хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3. Научно-техническая информация (публикации, отчеты по ре­зультатам научно-исследовательской работы и др.).

4. Техническая и технологическая документация.

5. Материалы специальных обследований состояния производ­ства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и др.).

6. Информация об основных контрагентах предприятия (постав­щиках и покупателях). Данные о поставщиках необходимы для прогнозирования их надежности и ценовой политики. Сведе­ния о покупателях требуются для характеристики их текущей и долгосрочной платежеспособности.

7. Данные об основных конкурентах, полученные из разных ис­точников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты, журналы, информационные бюллетени и др.).

8. Данные о состоянии рынка материальных ресурсов (объемы рынков, уровень и динамика цен на отдельные виды ресур­сов).

9. Сведения о состоянии рынка капитала (ставки рефинансирова­ния, официальные курсы иностранных валют, ставки коммер­ческих банков по кредитам и депозитам и др.).

10. Данные о состоянии фондового рынка (цены спроса и предло­жения по основным видам ценных бумаг, объемы и цены сделок по основным видам фондовых инструментов, сводный индекс динамики цен на фондовом рынке).

11. Данные Госкомстата об изменениях макроэкономической си­туации страны и др.

⇐ Предыдущая1234

Качественный план-фактный анализ в Excel

Занимаясь план-фактным анализом, сравнивают и изучают плановые и фактические значения показателей, объясняют полученные отклонения и формулируют выводы.

Для качественного анализа необходимо иметь плановые данные и фактические значения. Из статьи вы узнаете, как c помощью Excel:

  • разработать формы таблиц и алгоритм для анализа данных;
  • прописать формулы расчета;
  • автоматизировать выборку значений;
  • подготовить отчеты в требуемой детализации и др.

ФОРМИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В ВИДЕ ТАБЛИЦЫ

Сначала подготовим файл Excel. Первый лист будет содержать плановые и фактические данные, поэтому назовем его «План-факт».

Этот лист заполняют ежемесячно (с разбивкой по месяцам года). Здесь проводят первичный расчет отклонений в рублях и процентах, делают общие выводы.

Аналитика отчета может содержать любые показатели (на усмотрение руководства компании):

  • товарное направление;
  • товарная группа;
  • товарная подгруппа;
  • номенклатура и т. д.

В нашем примере в качестве аналитики используем товарные группы (далее — ТГ), план-фактный анализ проведем по показателю «Производственная прибыль» (рис. 1).

Выводы на основании первичных данных отчета:

1) общий размер фактической производственной прибыли больше на 4786 тыс. руб., план по производственной прибыли перевыполнен на 34 %.

При этом отдельные товарные группы дали положительный прирост, другие — отрицательный. Что является причиной этих отклонений, узнаем с помощью план-факт анализа;

2) по товарной группе 7 выпуска не было. Причины могут быть разные:

  • поломка оборудования;
  • отсутствие комплектующих;
  • отсутствие заказов;
  • ввод нового продукта (товарная группа 8) и замена им товарной группы 7.

Здесь нужно выяснить точную причину, при необходимости можно внести соответствующие корректировки в плановые показатели.

Второй лист файла Excel будем использовать для ежемесячного план-фактного анализа. Назовем его «Анализ».

На этот лист с помощью функции ВПР переносят данные с листа «План-факт» (таблицы одинаковые).

Необходимо соблюдать некоторые требования относительно оформления таблиц при использовании функции ВПР:

1. Данные аналитики в крайнем левом столбце (A) в обеих таблицах должны совпадать, так как формула ВПР осуществляет поиск именно по информации, указанной в этом столбце.

Если в фактические данные попадает новое наименование, оно обязательно должно быть отражено в таблице на листе «Анализ».

2. Допускается несоответствие в порядке расположения аналитики в столбце А.

Не обязательно, чтобы порядок расположения совпадал на обеих страницах.

Функция ВПР позволит отсортировать по возрастанию диапазон поиска.

3. Не должно быть пустых строчек в ячейках массива.

При отсутствии какого-либо значения обязательно ставим «0».

Используя функцию ВПР, переносим данные с листа «План-факт» на лист «Анализ» (рис. 2). При заполнении первой ячейки для переноса данных следует указать формулу:

=ВПР($A5;Факт!$A$4:$J$12;2;0).

Пояснения к формуле:

$A5 — значение для поиска;

A$4:$J$12 — массив, в котором будет произведен поиск необходимого значения;

0 — указывает, что диапазон поиска будет отсортирован автоматически (как было сказано выше, данные в таблице для поиска не обязательно должны быть расположены в том же порядке, как в таблице с перенесенными данными; главное — соблюдать количество строк);

$ — закрепляет область поиска. Можно зафиксировать столбец, строчку или весь диапазон, что позволяет переносить формулу в другие ячейки копированием. Незакрепленные параметры поиска будут изменяться автоматически.

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

1

План-факт

2

Товарные группы

Май 2017 г.

3

План (выпуск), тыс. руб.

Факт (выпуск), тыс. руб.

Отклонение, тыс. руб.

Отклонение, %

4

количество, шт.

себестоимость выпуска

сумма выпуска (прайс)

производственная прибыль

количество, шт.

себестоимость выпуска

сумма выпуска (прайс)

производственная прибыль

5

ТГ 1

1039

17 835

25 479

7644

1158

20 930

29 587

8658

1014

13

6

ТГ 2

941

5545

7296

1751

1020

5809

7407

1598

–153

–9

7

ТГ 3

459

4175

5642

1467

536

4667

6118

1451

–16

–1

8

ТГ 4

38 591

3611

4815

1204

39 650

4192

5529

1337

134

11

9

ТГ 5

14 869

2337

3075

738

18 021

2547

3540

993

255

35

10

ТГ 6

298

1757

2510

753

321

1825

2581

756

3

0

11

ТГ 7

187

1437

1796

359

0

0

0

0

–359

–100

12

ТГ 8

0

0

0

0

536

9305

13 212

3907

3907

0

13

Итого

56 384

36 696

50 611

13 915

61 242

49 274

67 974

18 701

4786

34

Рис. 1. Данные план-факт

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

1

Плановые и фактические показатели по выпуску

2

Товарные группы

Май 2017 г.

Отклонение

3

План (выпуск), тыс. руб.

Факт (выпуск), тыс. руб.

производственная прибыль, тыс. руб.

4

количество, шт.

себестоимость выпуска

сумма выпуска (прайс)

производственная прибыль

количество, шт.

себестоимость выпуска

сумма выпуска (прайс)

производственная прибыль

5

ТГ 1

1039

17 835

25 479

7644

1158

20 930

29 587

8658

1014

6

ТГ 2

941

5545

7296

1751

1020

5809

7407

1598

–153

7

ТГ 3

459

4175

5642

1467

536

4667

6118

1451

–16

8

ТГ 4

38 591

3611

4815

1204

39 650

4192

5529

1337

134

9

ТГ 5

14 869

2337

3075

738

18 021

2547

3540

993

255

10

ТГ 6

298

1757

2510

753

321

1825

2581

756

3

11

ТГ 7

187

1437

1796

359

0

0

0

0

–359

12

ТГ 8

0

0

0

0

536

9305

13 212

3907

3907

13

Итого

56 384

36 696

50 611

13 915

61 242

49 274

67 974

18 701

4786

Рис. 2. Использование функции ВПР

Таблица с исходными данными для анализа готова. Чтобы проанализировать показатели за отчетный месяц, ее заполняют данными за анализируемый период с листа «План-факт», расширяя диапазон поиска и меняя номер столбца для выбора значений. Важная деталь: данные с анализом за отчетный месяц можно скопировать и сохранить на отдельном листе (например, «Анализ — май»).

АЛГОРИТМ ПЛАН-ФАКТНОГО АНАЛИЗА

Рассчитав отклонения по производственной прибыли (в рублях и процентах), нужно выяснить причины их возникновения. Для этого проведем факторный анализ производственной прибыли и выясним основную причину отклонения фактических показателей от плановых.

К СВЕДЕНИЮ

Прибыль от производства определяется как разница между объемом производства в прайсовых ценах и производственными затратами (материалы, зарплата производственных работников).

Важнейшие факторы, влияющие на величину производственной прибыли:

  • изменение себестоимости продукции. Снижение себестоимости приводит к росту прибыли, а рост себестоимости прибыль уменьшает. Изменение себестоимости связано с изменением цен на материалы, отклонением норм расхода материалов, изменением объема производства, заработной платы;
  • изменение объема производства;
  • изменение прайсовой цены;
  • изменение структуры выпущенной продукции. Увеличение доли более рентабельных видов продукции в общем объеме производства увеличивает прибыль, рост производства низкорентабельной продукции ведет к уменьшению прибыли.

Как подготовить план выступления

<p<На подготовку публичного выступления нужно 5-7 дней, и один из этих дней нужно полностью посвятить составлению плана. Писать речь без плана – плохая идея. Может быть, вы и справитесь, но не так хорошо, как если бы заранее проработали структуру: она задает последовательность в изложении, делает речь ясной и логичной, не дает оратору забыть о важном. Кроме того, ораторы, которые не продумывают заранее последовательность изложения, часто затягивают речь и не укладываются в регламент. Но прежде чем вы сможете проработать структуру, нужно сделать еще кое-что: собрать и проанализировать материалы.

Изучение и систематизация материалов

Начинается подготовка публичного выступления даже не со структуры, а со сбора материалов: статистики, официальных документов, рабочих отчетов, поиска фактов – все зависит от темы выступления и повода. Перед тем как составить структуру речи, изучите и систематизируйте данные. Наверняка появятся новые мысли, сравнения и ассоциации. Осмыслите и критически оцените данные, подумайте, как использовать их во время выступления. Ваша задача на этом этапе – выработать собственное мнение относительно материала, сформулировать свои соображения, а также проанализировать их с точки зрения аудитории, перед которой вы будете выступать. После этого вы составите 3 плана:

  • Предварительный. Это черновая структура, которая пишется, когда вы знаете предмет, но еще не представляете, какие факты использовать, на чем сосредоточить внимание. На самом деле мало кому из ораторов везет получить в распоряжение больше сведений, чем нужно для выступления, но предварительная структура позволяет отсеять ненужные данные и сосредоточиться на полезной информации. Если сведений недостаточно, приблизительный черновой план, в котором обозначено, какие вопросы нужно раскрыть, дает понимание, в каком направлении «копать».
  • Рабочий. Его вы составляете, когда отобрали факты, обдумали материалы. Рабочий черновик выделяет самые существенные вопросы и задает последовательность изложения. В рабочий план вы можете внести примеры, факты, цифры, которые непременно хотите использовать во время выступления. Почему не написать сразу чистовой вариант? Потому что на этом этапе вы еще продумываете, что можно сократить, а что будет лишним. Всегда помните об аудитории: как она будет реагировать на аргументы? Не спешите переходить к следующему этапу работы над речью. Если вы ненадолго возьмете паузу, а затем вернетесь к работе над выступлением, то наверняка обнаружите, что черновик перегружен фактами, в нем есть лишние пункты. Это нормально: если материала достаточно, после его изучения хочется больше фактов пересказать слушателям, выбрать ключевые бывает непросто. Рабочая структура убережет вас от ошибок: вы вовремя заметите перегруз фактами, пробелы в логических связках и другие недостатки.
  • Чистовой. Его составляют на основе рабочего плана. Но основная структура нужна не только оратору – слушателям она также может пригодиться. Если речь долгая, полезно представить аудитории ее последовательность или хотя бы записывать основные пункты. Поэтому формулируйте каждый пункт четко, ясно и емко, чтобы он был понятен не только вам. Оглашать план, впрочем, необязательно. Но если вы знаете, что слушатели будут записывать, хороший тон – наглядно представить им структуру.

Структура плана публичного выступления

План должен быть логически выдержанным и последовательным. Это основное требование, все остальное – второстепенно. Стандартной структуры публичного выступления не существует, поэтому не пытайтесь, как нерадивые школьники, подсмотреть готовый черновик по теме: в интернете, книгах по риторике или где-то еще. Все придется прорабатывать самостоятельно, и только так вы можете достичь поставленных целей: продать товар, привлечь инвесторов, повысить имидж компании или собственный престиж. Поэтому помните о цели, аудитории, последовательности повествования: исходя из этого вы можете составить простой или сложный черновик. В простом будут пункты 1, 2, 3 и так далее, в сложном – пункты и подпункты: 1 и 1.1, 1.2, 1.3, 2 и 2.1, 2.2. Я упомянул о цели публичного выступления не напрасно: цель – это то, на чем следует по-настоящему сосредоточиться. Ваша речь, какой бы блестящей она ни была, будет бесполезной, если не выполняет тех целей, ради которых написали ее. Никогда не упускайте цель из виду: подбирайте материалы, составляйте предварительную структуру и пишите тезисы с оглядкой на нее. Если вы не до конца понимаете, зачем нужно произносить речь, сначала проясните это, а только потом прорабатывайте последовательность изложения. Что вам даст понимание цели на этапе составления структуры? Вы будете знать результат, то, к чему хотите прийти в итоге: исходя из этого, выстроите структуру, отсеете лишнее. По сути вы продумываете композицию: последовательность фактов, выводов, оценок, как начать выступление, как его закончить, как удержать внимание аудитории.

Что такое композиция и почему без нее не обойтись

Композиция – это построение выступления, соотношение его отдельных частей и взаимосвязи между ними. В англоязычной литературе я встречал интересное сравнение композиции речи с гамбургером. «Булкой» в этом гамбургере можно назвать зачин и концовку. «Котлетой» – суть, основную часть, которую оттеняют «сыр», «салат», то есть вспомогательные ингредиенты: художественные приемы, шутки, примеры и другие элементы, которые только украшают основные тезисы. Если соотношение частей нарушить, речь выйдет посредственной и неэффективной. Если вам кажется, что ошибиться в таких элементарных вещах, как вступление, основная часть и концовка, невозможно, попробуйте написать речь без предварительной проработки структуры и композиции. Одна из ошибок новичков, которые пренебрегают проработкой композиции, – затянувшееся вступление. Для него выбирают слишком длинные истории, заходят слишком издалека, приводят большое количество второстепенных фактов, и все это время аудитория вынуждена догадываться, к чему ведет лектор.

Какие ошибки допускают новички

Еще одна распространенная ошибка – непропорциональное раскрытие темы. Например, вы говорите об экологии и должны рассказать о загрязнении рек, озер и морей. О реках и озерах вы упоминаете в двух словах, а затем десять минут рассуждаете о морях. Складывается впечатление, будто ваше выступление было о морях, а о не о загрязнении водоемов. Это тоже результат непроработанной композиции. Соотношение частей выступления должно быть разумным, чтобы они не перетягивали одеяло друг на друга. Еще один пример: вам нужно рассказать о последних Олимпийских играх. Слушатели ждут от вас результатов и имен чемпионов. Но, не рассчитав композицию, вы долго говорите об истории Олимпиады и в итоге не укладываетесь в регламент: на основную часть остается пара минут. Самая фатальная ошибка лекторов, которые не составляют план выступления, – хаотичность. Чтобы без предварительной проработки структуры речи подняться за кафедру и четко, не сбиваясь с мысли, изложить суть, нужно не только блистательно разбираться в теме – нужен особый склад мышления. Большинство людей без подготовки рассказывают о деле непоследовательно: мысль скачет от факта к факту, иногда лектор увлекается, делает отступления, потом возвращается к теме. Для достижения комического эффекта можно придать выступлению нарочито хаотичный характер, но это требует мастерства вдвое большего, чем построение логически продуманной и последовательной композиции. Кроме того, мы говорим не о комических сценках или монологах. При таком изложении слушателям сложно уследить за полетом вашей мысли.

Принципы построения выступления: как не сесть в лужу

  • Будьте последовательны. Каждая мысль должна вытекать из предыдущей. У слушателей не должно возникать вопросов: «На основании чего сделаны такие выводы?» или «Откуда такая информация?» Чтобы быть последовательным, нужно быть честным. Потому что иногда лекторы или докладчики так хотят выдать желаемое за действительное, что буквально не видят несоответствий в собственной логике рассказа.
  • Оставьте все самое «вкусное» на «десерт». Аргументы, факты, убедительность речи и выразительные средства должны нарастать от начала к концу, а не наоборот. Что мешает вам последовать примеру авторов газетных новостей и сначала изложить главное? Слушателям будет неинтересно. Если они узнают все самое интересное из первой фразы, дальше им останется только скучать.
  • Не усложняйте. Определите цель и достигайте ее самыми простыми и рациональными способами. Не говорите долго там, где можно сказать коротко.
  • Не забывайте про вступление и заключение. Чтобы речь не казалась нелепо оборванной, делайте короткое вступление и заключение. Используйте эти части речи, чтобы усилить эффект: первые и заключительные фразы имеют огромное значение.

Обучение ораторскому искусству

Прочитав советы, вы можете сказать: «Я все понимаю, но когда доходит до подготовки к презентации или лекции, не знаю, как использовать эти знания!» Действительно, мало знать, как нужно готовить ораторские речи, нужно уметь это делать. Именно поэтому я приглашаю вас в свою школу ораторского мастерства «Ораторис». На индивидуальных или групповых занятиях мы пошагово разберем, как составлять структуру речи, исходя из ваших задач, как составить грамотный черновик и как использовать его, выступая на публике. Записывайтесь на обучение через сайт или звоните по одному из номеров телефонов! Я провожу уроки в Москве и Санкт-Петербурге.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *