План работы архива

Содержание

Документирование деятельности экспертной комиссии в организации

Экспертиза ценности документов в организации проводится как самостоятельный вид работы, все организационные этапы которой обязательно документируются. Что под этим подразумевается, нашим читателям расскажет к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководстве, в сферу ее деятельности входят не только вопросы поставки архивного дела в организации, но и отдельные вопросы документационного обеспечения управления.

План работы экспертной комиссии

Документирование деятельности ЭК, как и любого коллегиального органа, начинается с составления плана работы. План работы может быть как общий, так и по отдельному направлению деятельности, например, «План работы экспертной комиссии по проверке состояния документационного обеспечения управления на 20… год».

Скачать пример общего плана можно здесь.

Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, но не менее двух раз в год, далее – по необходимости.

Основные заседания, которые повторяются из года в год, проходят в последнем квартале текущего года, когда согласовываются изменения и дополнения в номенклатуры дел структурных подразделений или номенклатуру дел организации в целом, а так же в первом квартале следующего года, когда согласовываются описи дел, в первую очередь постоянного хранения, и акты о выделении документов к уничтожению.

Напомню, что указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации (для организаций, передающих документы в государственные или муниципальные архивы, после согласования с ЭПК этих архивов). После этих процедур можно приступать к уничтожению выделенных дел.

Кроме этих основных документов (номенклатура дел, описи и акты) на заседаниях ЭК в организации рассматриваются и согласовываются:

  • акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
  • акты о неисправимых повреждениях документов.

Все акты, согласованные ЭК и прошедшие процедуру утверждения, впоследствии включаются в дело фонда наряду с другими актами.

На заседаниях ЭК ставятся также вопросы об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми, ведомственными или корпоративными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями и номенклатурами дел.

Экспертная комиссия может на своих заседаниях рассматривать проекты нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела в организации, в частности проекты типовых и примерных номенклатур дел.

Протокол заседания ЭК

Каждое заседание ЭК протоколируется. Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем комиссии.

Скачать пример протокола заседания ЭК можно здесь.

Решения ЭК вступают в силу после утверждения их руководителем организации. Решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении или установлении сроков хранения утверждаются руководителем организации, передающей документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, только после рассмотрения их ЭПК этих архивов.

В организации обязательно должно быть минимум два протокола заседаний ЭК за год.

Планирование в архиве

Планирование — деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Структурные подразделения имеются, как правило, в государственном архиве.

Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведомственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справоч- ного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разработке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразделений для различных категорий архивных учреждений.

В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:

экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива;

научный совет (для координации исследовательской и издательской работы);

комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.

В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл. 14).

Таблица 14 Государственный архив Архив учреждения 1. План работы архива на год. 1.1.

План научно- исследовательской работы архива на год*. 1.2.

План научно-издательской работы архива на год* (приложение к годовому плану). 2.

План структурного подразделения архива на год. 3.

Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника. 4.

Отчет о выполнении работы архива за год. 5.

Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал). 6.

Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал. 7.

Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника. 8.

Табель учета рабочего времени работников архива 1. План работы архива учреждения на год. 2.

Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой). 3.

Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой). 4.

Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей — составляются по инициативе государственного архивов. 5.

Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков). 6.

Дневник учета труда работника (за месяц, квартал). 7.

Табель учета рабочего времени * Составляются по инициативе архива.

Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период — 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

План работы архива состоит:

из введения;

текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

расчетной части (основных показателей плана работы на год);

предложений (плана научно-издательской и научно-исследо- вательской работы).

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования. 8.4.

План работы архива на год

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Хранение документов

Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Выполнение работ – в течение года.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

  • количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  • количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Комплектование архива

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел. Для сотрудника архива номенклатура дел – это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

  • документы должны быть сброшюрованы;
  • листы в деле должны быть пронумерованы;
  • должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации – создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.

Выполнение работ – в течение года.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.). Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность – к появлению на документах грибка и плесени. Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.

Выполнение работ:

  • санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
  • снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
  • контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Использование документов

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д. Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование. Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение – исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

  • для сотрудников организации – руководителем (заведующим) архива;
  • для сотрудников сторонних организаций – разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.

Выполнение работы – в течение года.

Приведем пример плана работы архива на год.

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

Месяц

Дополнительные виды работ

Январь

  1. Подготовка и передача в структурные подразделения информации о необходимости подготовить документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив (в виде служебных записок, выписки из приказа руководителя, распоряжения председателя экспертной комиссии и др.).
  2. Передача в структурные подразделения номенклатуры дел отделов для формирования и ведения делопроизводства*.
  3. Прием закрытых производством дел в архив на основании передаточных актов (описей)**.
  4. Составление отчета о работе архива за IV квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.) и за год

Февраль

Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов

Март

Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование

Апрель

Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.))

Май

Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях

Июнь

  1. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.
  2. Организация работы по проведению экспертизы ценности документов с временным (свыше 10 лет) и истекшими сроками хранения (ст. 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 04.10.2014)):
  • определение состава документов по учетным журналам, которые должны быть рассмотрены на заседании экспертной комиссии (ЭК);
  • составление проектов актов о выделении к уничтожению дел***;
  • если к сроку хранения документов добавлена отметка «ЭПК», такие документы подвергаются полистному просмотру членов ЭК (экспертов). Обычно члены ЭК знакомятся с такой документацией до проведения заседания и дают свое заключение о возможности уничтожения или необходимости продления сроков хранения данных документов

Июль

  1. Составление отчета за II квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)).
  2. Санитарно-гигиеническая обработка архивохранилищ

Август

Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях

Сентябрь

  1. Разработка (доработка) номенклатуры дел (при изменении структуры, изменении нормативных документов, возникшей технической необходимости)****.
  2. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование

Октябрь

  1. Составление отчета за Ш квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)).
  2. Консультационная работа с отделами (организациями) о подготовке документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения к передаче в архив. Для структурных подразделений своей организации возможно составить план-график приема-передачи документов

Ноябрь

  1. Разработка (доработка) номенклатуры дел.
  2. Составление плана работы архива на следующий календарный год

Декабрь

  1. Заполнение годовых итоговых записей в регистрационных журналах, уточнение общего количества дел, поступивших на хранение и выбывших из архива.
    Составление паспорта архива по состоянию на 31 декабря текущего года.
  2. Представление номенклатуры дел на согласование в государственный (муниципальный) архив.
  3. Разработка плана работы архива на следующий календарный год.
  4. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.
  5. Проведение санитарного дня.
  6. Подготовка (проведение) заседания ЭК. В качестве секретаря ЭК сотрудник архива организует проведение заседания, знакомит экспертов с документами, представленными на рассмотрение ЭК

Подробнее см.: Журавлева М.В. Что такое научно-справочный аппарат к документам? // Секретарь-референт. 2015. № 6. С. 54–57.

Подробнее см. http://goo.gl/Kp8lKh.

Примечание. *Структурные подразделения могут не передавать документацию постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение 3 лет, если данная документация необходима им для оперативной работы. Традиционно в архив не поступает документация временного (менее 10 лет) хранения. Данная документация хранится в структурных подразделениях.

*При этом необходимо обратить особое внимание руководителей структурных подразделений на документацию, подлежащую передаче в архив после закрытия дела или по истечении 3 лет после закрытия дела, если эта документация необходима для оперативной работы.

**Если к приему планируется большой объем документации, можно составить план-график для структурных подразделений, где указать, в каком квартале (месяце) архив будет готов принять документацию от данного структурного подразделения.

***Формы актов, в зависимости от вида документов, приведены в Приложении 9 к Основным правилам работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утвержденным приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71, и в Приложении 4 к п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

****Традиционно номенклатура разрабатывается один раз в 3–5 лет. Эта работа может выполняться как сотрудником секретариата, делопроизводственного отдела, так и сотрудником архива.

Пример плана работы архива организации на год. Планирование в государственных архивах и архивах учреждений. Планирование и отчетность архива

Годовой план работы архива пример. Планирование в государственных архивах и архивах учреждений

Архив учреждения в своей работе руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения.

Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:

для государственного архива:

· положение об архиве;

· положение о структурном подразделении архива;

· структура и штатное расписание архива;

· смета расходов архива на год;

для ведомственного архива:

· положение об архиве;

· инструкция о службе документационного обеспечения управления;

· должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов.

К ним относятся:

для государственного архива:

· план работы архива на год;

· план научно-исследовательской работы архива на год;

· план научно-издательской работы архива на год;

· план работы структурного подразделения архива на год;

· индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;

· отчет о выполнении работы архива за год, полугодие, квартал;

· отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;

· отчет о выполнении плана работы сотрудника;

· табель учета рабочего времени работников архива.

для ведомственного архива:

· план работы архива на год;

· планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;

· планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;

· отчет о выполнении годового плана;

· дневник учета труда работников архива;

· табель учета рабочего времени работника архива.

План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия

Планирование – деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляют в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

В архиве предприятия могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста. Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения и государственного бюджета.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы.

Планирование может быть текущим и перспективным. Перспективные планысоставляются на долгосрочный период – 5, 10, 15 лет.

Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

План работы архива состоит:

· из введения;

· текстовой части – перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

· расчетной части;

· предложений.

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени – это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки.

Самый важный отчетный документ – годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования.

Учет документов в архиве организации – это определение их количества состава в установленных единицах учета и регистрация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования и описи дел и документов.

Учет производится путем присвоения архивным единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.).

Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию.

Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

  • количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  • количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел. Для сотрудника архива номенклатура дел – это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

  • документы должны быть сброшюрованы;
  • листы в деле должны быть пронумерованы;
  • должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации – создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.

Выполнение работ – в течение года.

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.).

Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность – к появлению на документах грибка и плесени.

Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации документа.

Выполнение работ:

  • санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
  • снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
  • контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д.

Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование.

Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение – исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

  • для сотрудников организации – руководителем (заведующим) архива;
  • для сотрудников сторонних организаций – разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.

Выполнение работы – в течение года.

Приведем пример плана работы архива на год.

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

Месяц Дополнительные виды работ
Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов
Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование
Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.))
Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

  • количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  • количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Планирование работы архива

План работы архива состоит: из введения; текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей; расчетной части (основных показателей плана работы на год); предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы). Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению.

Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки. Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть.

2. порядок работы архива

Плановый прием документов в архив. 2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел. 3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат. 4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель 5.

Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел). 6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов. 1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

10.2. планирование работы и отчетность архива

Наименование мероприятий Срок выполнения Объем работ Ответственный за исполнение Примечание 1. Правовое и организационное обеспечение работы архива 1.1.

Организовать в соответствии с административными регламентами: — исполнение запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства; — осуществление контроля над исполнением социально-правовых запросов В течение года А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.2.

Подготовить мониторинг об исполнении запросов граждан и учреждений 2 раза в месяц А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.3. Подготовить проект распоряжения об утверждении графика работы с предприятиями Декабрь А.Ю.Попова 1.4.

Информировать Агентство по делам архивов Пермского края о ходе реализации инвестиционного проекта «Реконструкция помещений для муниципального архива администрации Александровского муниципального района» Постоянно в течение года А.

Ю.Попова 1.3.

Форма годового плана работы архива

Внимание

Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом. Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц.

В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ. Выполнение работ – в течение года. Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам Учет документов – это важная функция работы архива.

Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение.

Об архиве Об архиве Руководство архива Режим работы Новости Пресс-центр Научный совет Что у нас есть? Как пользоваться архивом? История архива Оценка качества предоставления услуг Услуги Бесплатные услуги Платные услуги Госуслуги Читальный зал Режим работы читальных залов Правила работы в читальных залах Бланки Каталог Каталог фондов Обзор фондов Путеводитель по фондам Поисковая система Библиотека Проекты Поколения Пермского края АрхиFFест Ночь в архиве Издания Выставки Фото дня Конференции День в истории Статьи и публикации День муниципалитета Пантеон героев Открытая книга отзывов 100-летие архивной службы России Образование и наука Школьникам и студентам Работникам образования Исследователям Повышение квалификации Документы Документы Устав архива План работы архива Противодействие коррупции Вакансии Контакты Использование материалов сайта без согласования с ГКБУ ГАПК запрещено.

План работы архивариуса на год образец

Годовой план работы архива организации пример заполнения. План работы архива предприятия. Учет, отчетность, контроль за состоянием дел архива предприятия. Учетные документы архива предприятия

В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений.

К таким органам относятся: — экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива; — научный совет (для координации исследовательской и издательской работы); — комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов). Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

План работы архивариуса на год образец. Планирование в государственных архивах и архивах учреждений План работы архива организации на год пример

.
Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

С.В. Тиханович, начальник отдела комплектования Российского государственного архива научно-технической документации

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Годовой план работы архива

Годовой план работы архива представляет собой документ, отражающий перечень и график запланированных в нем мероприятий на текущий год.

Назначение плана

Архив (организации, государственный, муниципальный) выполняет несколько функций.

1. Ответственное хранение. Архив предприятия отвечает за переданные ему документы, ограничивает доступ к документам, сохраняя конфиденциальность информации, обеспечивает безопасность хранения. Обеспечивает надлежащие условия хранения документов согласно утвержденным стандартам, проводит санитарные мероприятия в помещениях, при необходимости — обработку помещения против насекомых, плесени, дератизацию и т.п.

2. Учет документов. Поскольку архив — это не просто хранилище, документы сюда помещаются таким образом, чтобы потом их можно было без труда отыскать. С этой целью любое движение документа, начиная с его поступления в архив и заканчивая выбытием, должно фиксироваться. Эту функцию обеспечивает ведение учетной документации архива.

3. Комплектование архива. Как правило, в одном архиве содержится документация разных организаций, работа с которыми построена на договорных отношениях. Организации сдают в архив дела в течение всего года.

4. Использование документов. Обычно в архивах имеется читальный зал, куда могут прийти посетители. Кроме того, документы могут выдаваться и для работы вне стен архива, например, органам следствия, ученым-исследователям. Также на основе архивных документов выдаются архивные справки по личному составу, касающиеся награждения, стажа работы и т.д.

Для того чтобы обеспечить надлежащее функционирование архива, и составляется план работы.

Составление документа

Годовой план работы архива составляется по форме, имеющейся в «Основных правилах работы архивов организаций» (одобрены Росархивом в 2002 году).

Состоит план из следующих разделов:

  • «шапки», в которой указывается название архива (предприятия);
  • поля «утверждаю» с датой, должностью и ФИО руководителя, утвердившего план;
  • названия документа «План работы архива»… на 20… год»;.
  • таблицы с планом мероприятий по архиву, где указываются суть мероприятия (например, «Проверка состояния электронных дел»), срок выполнения и ответственный исполнитель;
  • должности и подписи сотрудника, составившего документ, даты составления документа.

В документ обычно включаются:

  1. текущие работы, которые проводятся в архиве круглогодично (оформление поступивших документов, внесение записей в картотеку архива, размещение документов, выдача дел по запросам, копирование и т.п.);
  2. работы, связанные с обеспечением надлежащих условий хранения документации — обеспыливание, контроль заполнения журналов учета температуры и влажности в помещениях и т.п.;
  3. работы по составлению квартальных отчетов;
  4. проверка наличия и состояния дел, журналов;
  5. совместная работа с другими организациями, связанная с подготовкой к передаче дел в архив (согласование номенклатуры, описей, методическая помощь в составлении документов и т.п.);
  6. заседания экспертных и экспертно-проверочных комиссий;
  7. подготовка плана работы архива на будущий год, и др.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *