Платежный календарь

Создание платежных средств

Эта функция появилась у коммерческих банков в силу развития кредитных денег, ухода из обращения золотых денег и превращения банкнотной эмиссии в депозитно-чековую, что позволило расширить безналичный оборот и сократить эмиссию банкнот.

Банки выпускают чеки, векселя, пластиковые карточки, создают деньги в безналичной форме в виде банковских депозитов.

Цели банковской системы — обеспечить соответствие количества денег в обращении потребностям в них, поддержание нормальных темпов роста экономики и высокого уровня занятости. Однако экономика нуждается в необходимых, но не чрезмерных поступлениях денег. Если количество денег в обращении увеличивается, то растет инфляция, и наоборот. В этом случае со стороны центрального банка осуществляется ограничение создания денег путем изменения величины денежного мультипликатора.

Организация выпуска и размещения ценных бумаг

Помимо четырех основополагающих функций часто выделяют дополнительную — функцию организации выпуска и размещения ценных бумаг. Она осуществляется посредством инвестиционных операций и имеет большее значение в эластичной кредитной системе, которая является необходимым условием для поддержания относительно устойчивых темпов роста экономики. При недоступности банковских кредитов расширение производства становится невозможным или будет отложено до тех пор, пока не накопятся необходимые денежные средства. Более того, промышленные предприятия будут вынуждены держать крупные суммы денег, что неэкономично, поэтому коммерческие банки организуют реализацию ценных бумаг на рынке ценных бумаг, а это дает возможность осуществить перераспределение денежных средств. Расширение значимости этой функции привело к тому, что банки начиная с 1920-х гг. становятся прямыми конкурентами фондовых бирж, через которые реализуется основная часть розничных продаж ценных бумаг.

Банковские операции

К банковским операциям относятся:

  • 1) привлечение денежных средств физических и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный срок);
  • 2) размещение указанных в пункте 1 части первой настоящей статьи привлеченных средств от своего имени и за свой счет;
  • 3) открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц;
  • 4) осуществление переводов денежных средств по поручению физических и юридических лиц, в том числе банков-корреспондентов, по их банковским счетам;
  • (в ред. Федерального закона от 27.06.2011 N 162-ФЗ)
  • 5) инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов и кассовое обслуживание физических и юридических лиц;
  • 6) купля-продажа иностранной валюты в наличной и безналичной формах;
  • 7) привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов;
  • 8) выдача банковских гарантий;
  • 9) осуществление переводов денежных средств без открытия банковских счетов, в том числе электронных денежных средств (за исключением почтовых переводов).
  • (п. 9 в ред. Федерального закона от 27.06.2011 N 162-ФЗ)

График платежей

Графики платежей сегодня используются во многих сферах бизнеса и предпринимательской деятельности. Чаще всего это, конечно, погашение задолженностей в банковских кредитных учреждениях. Однако и между организациями таким графики составляются не так уж и редко.

Что такое «график платежей»

Под термином «график платежей» скрываются даты, условия, суммы, которые заказчик или покупатель должен перевести исполнителю или поставщику за предоставленные услуги или выполненные работы.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк графика платежей .docСкачать образец графика платежей .doc

График платежей может быть ежедневным, еженедельным, ежемесячным или произвольным. В нем обязательно оговаривается форма передачи денежных средств: посредством «налички» из рук в руки, через безналичные переводы, путем внесения в кассу, на депозит и т.д. График всегда составляется в виде таблицы и носит предварительный характер.

Как следует из самой сути документа – он не является самостоятельным бланком, а служит приложением к какому-либо договору: купли-продажи, аренды, займы и т.д. График подтверждает обязательства, возникшие у одного субъекта договорных отношений перед вторым, фиксируя их в письменном виде.

Зачем нужен график платежей

Роль документа довольно проста и при этом значительна: он не только фиксирует периоды и точные даты проплат, но и дисциплинирует стороны.

Исполнителя заставляет вовремя поставлять товары или услуги, заказчика – также своевременно их оплачивать.

Кроме того, часто график применяется в случаях, когда по договору проходят достаточно крупные денежные суммы, которые трудно выплатить единовременно. Рассрочка, оформляемая в виде графика платежей, позволяет решить эту проблему.

Плюсы графиков платежей

Графики платежей хороши тем, что они дают наглядную картину о суммах, которые должны быть оплачены по договору. То есть никаких скрытых комиссий, дополнительных взносов, пени, и т.п. непредвиденных и неприятных сюрпризов при оплате по грамотно составленному графику платежей не будет.

Когда его делать

График оформляется после того, как договор между сторонами будет подписан. Информация о наличии графика и порядке его исполнения обязательно должна быть отражена в договоре в числе прочих его условий.

Каким он может быть

График платежей может быть строго установленным или гибким. В первом случае, даты прописываются в том порядке, который удобен обеим сторонам договора, согласовываются, утверждаются между ними, но любое отклонение от графика автоматически приводит к штрафным санкциям, которые также заранее указываются в договоре. Во втором случае – график зависит от поставок или предоставления услуг, то есть в течение определенного срока после того, как товар придет или услуга будет выполнена, деньги должны быть проплачены.

Допустимо ли изменять график по ходу дела

В случае, если заказчик или покупатель по каким-то обстоятельствам не успевает в нужное время провести оплату, почти всегда он может договориться о редактировании графика с исполнителем или поставщиком.

Это будет наиболее правильный и честный способ решения возникшей проблемы, который даст возможность избежать конфликтов и спорных ситуаций, доходящих порой до судебной инстанции.

Нужно ли отслеживать оплату

При заключении договора в организациях с обеих сторон назначаются лица, которые несут ответственность за его исполнение. Точно также эти же самые сотрудники должны следить за тем, чтобы график платежей выполнялся в полном объеме и своевременно. Кроме того, за исполнением графика платежей обычно следят специалисты отдела бухгалтерии. Такой подход позволяет избежать просрочек и проконтролировать, чтобы условия договора в этом пункте не нарушались.

Что будет, если нарушить график

За нарушение графика платежей могут последовать вполне конкретные санкции, которые обязательно должны быть упомянуты в договоре.

Без упоминания их применение будет неправомерно. В первую очередь это, конечно, пени и штрафы. Кроме того, при систематическом нарушении графика, договор может быть расторгнут в одностороннем порядке (в том числе и по суду).

Как сделать документ

График платежей делается в произвольном виде, поскольку унифицированного его образца на сегодняшний день нет. Однако, если на предприятии, представитель которого делает документ, есть свой шаблон, утвержденный в его учетной политике, использовать нужно именно его.

Особенности оформления

Как и формат документа, его оформление может быть свободным. Это обозначает то, что график можно нарисовать от руки или напечатать на компьютере, правда во втором случае его нужно будет обязательно распечатать. Для графика подойдет обычный лист бумаги или бланк с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Графику, как дополнительному приложению к договору, следует присвоить отдельный номер. Информацию о нем надо занести в специальный учетный журнал, туда же, куда вносятся сведения обо всех заключенных договорах и приложениях к ним.

Делается документ в двух абсолютно одинаковых экземплярах, один из которых передается заказчику или покупателю, а второй остается у исполнителя.

Формировать график надо крайне внимательно, учитывая интересы обеих сторон и тщательно просчитывая все тонкости условий договора. Следует помнить о том, что если вдруг возникнет ситуация с задержкой оплаты, этот документ может стать частью доказательной базы, причем как с одной, так и с другой стороны.

Кто должен подписать

График должен быть подписан представителями с обеих сторон договорных отношений. Подписи должны поставить директора предприятий или лица, временно исполняющие их обязанности (о чем должно быть документальное подтверждение). Их автографы будут свидетельствовать о том, что график согласован между ними и обязателен к исполнению. Что касается печати, то ее следует проставлять только в том случае, если условие о ее использовании есть в нормативно-правовых актах организаций.

Образец графика платежей

Если перед вами встала задача по формированию графика платежей, с которым вы прежде никогда не сталкивались, посмотрите приведенный ниже пример и ознакомьтесь с комментариями к нему – на их основе вы без особых сложностей наверняка сделаете то, что вам требуется.

Первым делом надо сказать, что с точки зрения составления график не особенно труден и никаких особых знаний для его оформления не надо.

  1. Вверху бланка обозначьте его номер (как дополнительного приложения к договору), внесите собственно указание на договор, отметив его номер и дату заключения.
  2. Далее впишите дату формирования графика. Если считаете важным, можете дать информацию об организациях, между которыми оформлены договорные отношения и указать их реквизиты.
  3. После этого переходите к основному разделу. Сначала внесите сюда полную сумму, которая должна быть перечислена в порядке исполнения договора и окончательный срок погашения задолженности.
  4. Дальнейшую часть разумнее всего делать в виде таблицы, в которую включаются даты осуществления платежей, их размер, а также остаток долга. Если есть необходимость можете дополнить таблицу и другими столбцами и строками, которые вы считает важными именно в вашем конкретном случае.
  5. После того, как график будет окончательно заполнен и согласован, его необходимо заверить подписями представителей обеих сторон и проштамповать.

Платежный календарь

Платежный календарь – график поступлений средств и платежей предприятий, компаний.

Платежный календарь – это инструмент оперативного финансового планирования. С помощью платежного календаря прослеживается динамика платежей, определяется их приоритетность и синхронизируются поступления и выплаты.

Платежный календарь – таблица, в которую заносят все поступления денег в организацию: выручку от продаж, кредиты, займы и др. Календарь должен содержать и записи о платежах фирмы. Например, о расчетах с поставщиками, погашении процентов, кредитов и выдаче заработной платы. Главное предназначение этого документа – помогать финансовому специалисту контролировать кредитоспособность и платежеспособность организации.

В платежном календаре сумма доходов, которые компания планирует получить, должна быть не меньше ожидаемых расходов. Если поступления превысят платежи, документ покажет остаток денег на счете. Это будет означать, что компания платежеспособна. В противном случае вовремя рассчитаться по долгам она не сможет.

Чтобы сформировать платежный календарь, финансовому работнику понадобится следующая информация:

  • отчет о кредиторской и дебиторской задолженности организации. В нем должны быть указаны суммы доходов и расходов с перечнем договоров, контрагентов и ответственных лиц;
  • графики оплаты договоров, в которых отражены сроки платежей;
  • графики периодических выплат – налогов, заработной платы и т. п.;
  • данные о текущих остатках на счетах.

В первую очередь имеет смысл занести в календарь регулярные выплаты и поступления. Как правило, это такие платежи, как авансы, расчеты по кредитам и займам, оплата процентов, штрафов и пени.

С остальными суммами разумно поступить так. Можно разработать форму заявки на платеж, которую будут подписывать, например, руководители подразделений организации. Эти документы должны поступать в финансовую службу. Задача ее работников – убедиться, что фирма не заплатит больше денег, чем может себе позволить. В противном случае баланс доходов и расходов будет нарушен. Если все в порядке, финотдел может включить заявку в проект платежного календаря. Если нет – ее нужно передать финансовому директору. И уже он решает, будет ли фирма проводить данный платеж.

Поэтому необходимость перечисления денег по «сверхлимитным» или незапланированным заявкам должна быть документально обоснована.

У каждой компании есть определенные финансовые обязательства, которые необходимо выполнять. Однако, если возникают кассовые разрывы, фирма медленно, но верно будет вести себя к серьезным проблемам. Платежный календарь активно борется с недостатком финансовых средств и обеспечивает их грамотное управление. В нем отражается план движения денежных средств, информация о всех поступлениях и необходимых выплатах. Давайте более детально рассмотрим его, как источник исходных значений и особенности построения работы.

Целевое предназначение

Платежный календарь Финоко

Анализ денежных потоков в любой организации – залог успешного функционирования и возможности оперативного вмешательства в операционные процессы. Платежный календарь помогает получить полный контроль над движением денег. Мы рекомендуем автоматизировать управвление платежным календарем с использованием веб сервиса Финоко. Исключение непредвиденных платежей приведет в дальнейшем, к сведению до нуля незапланированных расходов (неустойки за просроченные расчеты с контрагентами, судебные разбирательства) и поиска экономического потенциала с переводом их в инвестиционные капиталы.

Очень часто мы сталкиваемся с поиском ответа на вопрос – где получить релевантную информацию, которая поможет выполнить анализ денежных потоков и подучить план вижения денежных средств. Для управления денежными потоками применяется, как методический подход в управлении платежами, аккумулирующими в отдельные группы инструменты и основываясь на принципах построения баланса.

Базой для заполнения платежного календаря выступают первичные документы, в которых представлен результат поступлений по платежам и расходам. Данные можно получить в программах первичного учета: 1С:Бухгалтерии, загрузить бинковские выписки или вести «вручную» в табличных редакторах (например можено вести платежный календарь в Excel).

Опираясь на разнообразие направлений функционирования бизнеса, можно использова такую классификацию денежных потоков как:

  • налоговый;
  • расчет с поставщиками;
  • обслуживание кредита;
  • по заработной плате.

Кому пригодится платежный календарь?

Пользоваться платежным календарем могут практически все сотрудники фирмы. Это касается, как учредителей и руководителей, так и работников среднего звена.

Каждая коммерческая компания имеет оборот денежных средств. Обычно, это связано с основной деятельностью, будь то торговля, производство, или оказание услуг. Платежный календарь позволяет производить полный контроль над финансами.

Если платежный календарь в фирме отсутствует, то руководству приходится рассматривать каждую заявку на оплату. При наличии календаря, процесс согласования происходит гораздо быстрее и проще. Все будет осуществляться на основании итоговой таблицы.

Можно сделать вывод, что платежный календарь подходит абсолютно всем компаниям, независимо от масштаба. Тем, кто ценит свое время и трудовые ресурсы. Также тем, кто привык контролировать все денежные поступления и затраты фирмы.

Классификация денежных потоков по видам позволяет задать ориентиры:

  • уплате точно в срок по задолженностям, проведение по необходимости валютного обмена с учетом требований закона;
  • прогнозирование и сопоставление выручки и расходов на счетах организации либо внутри любых форм кооперации (холдингов, корпорации и т.д.);
  • диагностика возникающих угроз срыва, анализ денежных потоков и поиск решений, как не допустить просрочку оплаты;
  • выявление потребности в ликвидных займах, методик их минимизации;
  • обнаружение временно свободных денег и направлений их приумножения (размещение под проценты, создание валютного портфеля и др.);
  • мониторинг лимитов, реализация сравнительного анализа по запланированному в балансе движению денежных средств (БДДС);
  • раскрытие достоверной и своевременной информации менеджменту компании.

Функциональная нагрузка

Использование платежного календаря позволяет решать следующие задачи в компании:

  • Согласование платежей предполагает постановку ряда требований к проверке надежности контрагента, наличия всех необходимых документов, которые подтверждают законность факта сделки и установку ограничений по объемам выплат.
  • Управление параметрами ликвидности фирмы – мониторинг сложившейся разницы между входящими потоками и тратами. Составляя краткосрочный график зачислений на счета, вы будете иметь эффективный инструмент управления ликвидностью компании.
  • Контроль над размерами выплат констатирует факт «находится ли платеж в рамках бюджета». Достаточно часто в организации могут возникать непредвиденные моменты, связанные с превышением расходов по операционной деятельности. Применяя платежный календарь в 1С или в Excel, вы будете получать мгновенно предупреждения о таких ситуациях и реально проводить расчеты либо переносить их на более поздний период с разрешения получателя средств.
  • Диагностику кассовых разрывов. Под этим понятием подразумеваем фактический дисбаланс по основным статьям. Это реальный инструмент, в котором видно, куда направлять финансы и в какой последовательности закрывать проблемы: по контрактам, налогам или с персоналом. Автоматизированный учет позволит вносить изменения в графики начала расчетных операций, объемов перечислений, формирование резервных фондов, привлечение и размещение их на депозитах.
  • Параметрическое рассмотрение необходимости кредитов в ближайшие сроки. Практически все фирмы хотя бы раз пользовались банковскими ссудами. Пользуясь нашими услугами, вы с легкостью сможете: рассчитать необходимость использования заемных капиталов и провести выборку наиболее дешевых источников – краткосрочные, долгосрочные или договора на овердрафт. Процесс получения занимает достаточно времени и нужно заблаговременно узнать, когда же они будут нужны. Предугадать потребность и своевременно ею воспользоваться – главное преимущество нашей программы.
  • Доступный пакет целевых ориентиров для внутреннего пользования 24/7 и проведения прогнозирования на базе БДДС. Установка качественной системы безопасности доступа к раскрытию внутренних данных, внедрение разно уровневой системы ответственности послужит начальным этапом в использовании финансовой аналитики.
  • Быстроту оформления электронных форм – это конкурентное преимущество в снижении собственных постоянных затрат. Автоматизация документооборота позволяет снизить до минимума ошибки в оформлении, дальнейшие их повторное согласование и подписание. Такой подход предоставит возможность быстро присвоить заявку соответствующему пункту БДДС, перенаправить центру финансовой ответственности, выполнить проверку фактических сумм.

С чего начинать создание платежного календаря?

Создание платежного календаря на предприятии — это целый комплекс программ. При чем, он несет достаточно большие трудозатраты, если Вы все делаете вручную.

Четкое планирование и разделение на этапы, будет Вам только на пользу

Планирование данных

Здесь без бюджета о движении денежных средств не обойтись. Из него можно получить все сведения, с разбивкой на даты, о планируемых поступлениях и платежах. Соответственно, можно сделать подробную детализацию в платежном календаре, с помесячным распределением;

Анализ предстоящих выплат

В данном случае учитываются все статьи предстоящих выплат, договоры и отношения с контрагентами. Именно исходя из этого, будет формироваться платежный календарь. Такой анализ позволяет в будущем контролировать все предстоящие оплаты и поступления.

После определения всех предстоящих платежей и поступлений на заданный период, формируется платежный календарь. Утвержденные суммы — это основание для формирования реестра и исполнения;

Документальное закрепление

Утвержденный приказом платежный календарь является обязательным для исполнения. Это касается, как подразделений, так и сотрудников. Данный документ должен содержать всю информацию о сроках, выплатах, поступлениях и ответственных лицах.

Как привести в исполнение платежный календарь?

Платежный календарь сформирован, двигаемся далее. Как же правильно его реализовать? Ежедневно, в платежный календарь вносятся изменения обо всех произведенных выплатах, поступлениях денежных средств и фактических остатках.

Данная процедура полезна тем, что мы можем заранее проанализировать финансовую ситуацию в компании. Есть ли отклонения от плана? Не грозит ли фирме дефицит средств. Самое идеальное, проводить такой анализ раз в неделю.

Не стоит избегать создание графика платежей и выплат, при формировании платежного календаря. В нем подробно стоит расписать всю информацию по датам на ближайший период времени. В первую очередь, это необходимо для определения точной картины о предстоящих выплатах.

О чем не стоит забывать, при составлении платежного календаря

Чаще всего, начинают создавать платежный календарь в Excel, но такой подход требует большого количества ручной работы и очень быстро данные становятся неактуальными. Без программного обеспечения иметь корректную основу для анализа не получится – требуется постоянная выгрузка данных, обновление актуальных задач, достоверность сопроводительной документации.

Следующим шагом, как правило, является создание платежного календаря в 1С и такой подход дает на много больше возможностей. Сервис Финоко позволяет автоматизировать работу платежного календаря, используя все данные программ 1С и обеспечить защищенный доступ к оперативной информации ключевым сотрудникам, где бы они не находились.

В сервисе Финоко, есть возможность выполнять анализ денежных потоков, контролировать лимиты и согласовывать заявки из мобильного приложения, или в веб приложении. Обратите внимание, что такого рода надстройка позволяет автоматически:

  • составлять плановые отчеты по реальным поступлениям и издержкам, базируясь на бухгалтерском учете;
  • контролировать лимиты статей бюджета;
  • оперативно информировать о свободных ресурсах, а также оптимизационных действий по ликвидации задолженностей;
  • влиять на информационную доступность различными структурными подразделениями фирмы.

Очень часто, планирование пытаются реализовывать с помощью табличного редактора MS Excel. Но в реальности проигрывают. Это связано с получением низкого уровня эффективности презентации результатов, наличия ручной работы – дублирование значений, переформирование.

Мы с удовольствием поможем Вам автоматизировать и внедрить платежный календарь в повседневную работу.

Оперативность и отсутствие ущерба в стабильном функционировании Вам обеспечена, независимо от направления бизнеса.

Платежный календарь как инструмент бюджетирования

Финансовое планирование занимает важное место в системе управления финансами организации. В процессе планирования предприятие оценивает состояние своих финансов, выявляет возможности увеличения финансовых ресурсов и направления их наиболее эффективного использования. При этом управленческие решения принимаются на основе анализа финансовой информации.

План поступления и расходования денежных средств, разработанный на предстоящий год с разбивкой по месяцам (бюджет движения денежных средств), дает только общую основу управления денежными потоками предприятия. Денежные потоки организации в течение одного месяца могут характеризоваться высокой динамикой и нестабильностью. Помочь устранить эти недостатки может оперативное управление финансами.

Управление финансами в современных условиях — необходимая составляющая успеха бизнеса. Предприятие, точно и оперативно отслеживающее динамику доходов, расходов и другие ключевые финансовые показатели, должно иметь достаточную информационную базу для принятия верных управленческих и финансовых решений, необходимых для роста компании.

Оперативное управление финансами — это совокупность организационных, методических и технологических мероприятий, обеспечивающих управление текущими финансовыми операциями и финансовыми ресурсами организации в краткосрочной перспективе (как правило, до одного месяца). В отличие от системы бюджетирования оперативное управление финансами планирует платежи в более детализированном виде (по контрагенту и назначению платежа) и использует большую детализацию периодов планирования (вплоть до одного дня).

Обратите внимание. Основным инструментом по оперативному управлению финансами организации является платежный календарь. Платежный календарь представляет собой плановый финансовый документ, обеспечивающий ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств предприятия.

Платежный календарь, разрабатываемый на предприятии, позволяет решать следующие основные задачи:

  • свести прогнозные варианты плана поступления и расходования денежных средств (оптимистический, реалистический, пессимистический) к одному реальному заданию по формированию денежных потоков предприятия в рамках одного месяца;

  • в максимально возможной степени синхронизировать положительный и отрицательный денежные потоки, повысив тем самым эффективность денежного оборота предприятия;

  • обеспечить приоритетность платежей предприятия по критерию их влияния на конечные результаты его финансовой деятельности;

  • в максимальной степени обеспечить необходимую абсолютную ликвидность денежного потока предприятия, то есть его платежеспособность в рамках краткосрочного периода;

  • включить управление денежными потоками в систему оперативного контроллинга (соответственно, и текущего мониторинга) финансовой деятельности предприятия.

При внедрении платежного календаря у организации возникают следующие преимущества:

  • появляется возможность прогнозирования финансового состояния компании;

  • повышается прозрачность процессов управления доходами и расходами организации;

  • увеличиваются гибкость и обоснованность решений при изменении экономических условий функционирования компании;

  • оптимизируется кредитная политика организации;

  • увеличиваются степень надежности и уровень доверия к компании со стороны кредиторов, инвесторов, головной организации.

Основная цель платежного календаря — формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Это важно. Содержание платежного календаря может быть разным (в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений заинтересованных сотрудников), однако он всегда должен включать в себя данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств (обычно с разбивкой по дням и источникам).

В таблице представлен пример платежного календаря магазина автозапчастей. Для удобства восприятия платежный календарь представлен за пять рабочих дней, а не за целый месяц.

Платежный календарь магазина автозапчастей на предстоящую неделю, руб.

Показатель

Неделя, итого

1-й день

2-й день

3-й день

4-й день

5-й день

Остаток денежных средств на начало периода

39 648,96

39 649,96

50 834,55

–53 029,35

–13 649,98

53 711,48

Положительный денежный поток

736 495,40

147 299,08

147 299,08

147 299,08

147 299,08

147 299,08

В том числе выручка от продажи запчастей

736 495,40

147 299,08

147 299,08

147 299,08

147 299,08

147 299,08

Отрицательный денежный поток

712 379,27

136 114,49

251 162,98

107 919,71

79 937,62

137 244,47

В том числе:

арендная плата

5359,25

5359,25

госпошлина в суд

9660,00

9660,00

доставка груза

8732,00

8732,00

заработная плата

71 666,33

71 666,33

компьютер, оргтехника, программное обеспечение

29 230,00

29 230,00

монтаж вывески

11 530,00

11 530,00

НДФЛ

5190,00

5190,00

обслуживание контрольно-кассовых машин

800,00

800,00

оплата поставщикам запчастей

531 626,19

106 325,24

212 650,48

95 692,71

53 162,62

63 795,14

охрана

2000,00

2000,00

социальные взносы

12 483,00

12 483,00

страхование

14 400,00

14 400,00

услуги банка

2500,00

370,00

370,00

370,00

370,00

1020,00

услуги связи

2505,20

2505,20

хозяйственные нужды

1090,00

327,00

763,00

электроэнергия

3607,30

3607,30

Чистый денежный поток

24 116,13

11 184,59

–103 863,90

39 379,37

67 361,46

10 054,61

Остаток денежных средств на конец периода

63 765,09

50 834,55

–53 029,35

–13 649,98

53 711,48

63 766,09

Информация о распределении расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей (например, разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом и т. д.). Так, в нашем примере на предстоящую неделю предполагается получить положительный денежный поток в размере 736 495,40 руб., отрицательный денежный поток за данный период составит 712 379,27 руб. (см. таблицу). Таким образом, чистый денежный поток будет равен 24 116,13 руб. (увеличение остатка денежных средств с 39 648,96 руб. до 63 765,09 руб.). Однако если распределить планируемые положительные и отрицательные денежные потоки по дням (на основании выставленных счетов на оплату, сроков выплат, предусмотренных договорами, и т. д.), то получится, что на конец второго дня у организации образуется кассовый дефицит в размере 53 029,35 руб. Для его устранения компании необходимо перенести некоторые из запланированных платежей (например, оплату закупленных товаров у поставщиков либо приобретение оргтехники) на следующий день. Если это невозможно, нужно воспользоваться краткосрочным банковским кредитом в форме овердрафта.

Обратите внимание. Одной из особенностей платежного календаря является его постоянная актуализация. В случае недостатка денежных средств для удовлетворения всех поступивших заявок используются правила ранжирования платежей в зависимости от их вида и уровня приоритета.

На практике нередко возникает ситуация, когда план расхода денежных средств выполняется в полном объеме (на основании представленных заявок), а план поступления денежных средств исполнен частично (соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денег). Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности (значимости). Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на несрочные хозяйственные нужды, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90 %.

Последовательность формирования платежного календаря

Перед тем как начинать составлять и обрабатывать заявки, необходимо провести целый комплекс мероприятий по разработке и внедрению платежного календаря на предприятии.

Первый этап — формирование плановых данных. Этот процесс реализуется в рамках бюджетирования (составления бюджета движения денежных средств) и является обязательным подготовительным этапом. На основании плановых данных (годовых, с помесячной разбивкой) происходит углубленная детализация поступлений и выплат.

Второй этап — определение перечня аналитик (статьи бюджета движения денежных средств, контрагенты, договоры), в разрезе которых будет проводиться формирование платежного календаря. Это позволит создать инструмент для контроля предстоящих выплат и поступлений.

После определения перечня аналитик формируется механизм составления и исполнения платежного календаря. Поступления и платежи планируются на основании внесенных подразделеними-заказчиками заявок. После проверки на соответствие установленным лимитам заявленные платежи включаются в платежный календарь. Сбалансированный по суммам поступлений и платежей платежный календарь является основанием для составления реестра платежей и передачи его для исполнения.

На заключительном этапе внедрения платежного календаря механизм его составления и исполнения закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий. В большинстве случаев регламент описывает следующий порядок работы с платежным календарем (см. рисунок).

Схема процесса реализации платежного календаря

В идеале, ведение платежного календаря в организации должно быть автоматизировано. Это позволит повысить оперативность поступления финансовой информации и исключить негативное воздействие человеческого фактора на управление текущими финансами.

Комментарий специалиста: В. Ю. Халезин, консультант по экономическим вопросам ООО «Онегин-Консалтинг» (г. Санкт-Петербург:

Наша компания на данный момент для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками использует Excel. Правда, такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблему двойного ввода данных, необходимость затрат времени на перепостроение отчетности. Поэтому в последнее время мы все больше склоняемся к выбору специализированного программного обеспечения.

Программное обеспечение должно позволять:

  • создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату или реестры);

  • формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы (например, платежного календаря);

  • реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.);

  • разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *