Подготовка распорядительных документов

с учётом замечаний, высказанных …

Смотреть что такое «с учётом замечаний, высказанных …» в других словарях:

  • КАТЕХИЗИС — , жанр христ. вероучительной лит ры. Как пособие для первоначального усвоения наиболее важных понятий и положений вероучения и церковной жизни К. предполагает краткость, ясность и однозначность… … Православная энциклопедия

  • Деятельность Троцкого на посту наркомвоенмора (1918—1924) — Приложение к статье Троцкий, Лев Давидович В 1918 году Троцкий Л. Д. фактически возглавляет Красную армию в качестве наркомвоена (наркомвоенмора, предреввоенсовета), сохраняя этот пост в течение практически всей Гражданской войны. Вплоть до 1923… … Википедия

  • Деятельность Троцкого на посту наркомвоенмора (1918—1925) — Приложение к статье Троцкий, Лев Давидович В 1918 году Троцкий Л. Д. фактически возглавляет Красную армию в качестве наркомвоена (наркомвоенмора, предреввоенсовета), сохраняя этот пост в течение практически всей Гражданской войны. Вплоть до 1925… … Википедия

  • СУ-122 — Советское среднее штурмовое орудие СУ 122 … Википедия

  • Болтин, Иван Никитич — род. 1 января 1735 г., как полагают в родовом своем имении селе Жданове, Алатырского уезда; ум. 6 октября 1792 г. Фамилия Болтиных принадлежит к древнему дворянскому роду, служившему в московский период на поприщах военном, административном и… … Большая биографическая энциклопедия

  • Крылов, Иван Андреевич — знаменитый русский баснописец, род, 2 февраля 1769 г., по преданию в Москве, ум. 9 ноября 1844 г. в Петербурге. Раннее детство Крылова прошло в Оренбурге, где служил в то время отец его, Андрей Прохорович, имеющий некоторое право на известность в … Большая биографическая энциклопедия

  • Глинка, Федор Николаевич — стихотворец и публицист, брат Сергея Николаевича Г., родился в селе Сутоках, Духовщинского уезда Смоленской губ., 8 июня 1786 г., как значится в метрических книгах духовной консистории, в большинстве же его биографий и формулярах время рождения… … Большая биографическая энциклопедия

  • Грамматический словарь Н.Н. Дурново в кругу русских лингвистических словарей XX века — Идея написания «Словаря» возникла у Н.Н. Дурново, по видимому, в начале 1920 х гг. К этому же времени относятся его первые крупные труды по современному русскому языку, например, «Повторительный курс грамматики русского языка» (вып. I. М., 1924) … Грамматический словарь: Грамматические и лингвистические термины

  • Белинский, Виссарион Григорьевич — — родился 30 мая 1811 года в недавно присоединенном к России Свеаборге, где его отец, Григорий Никифорович, служил младшим лекарем флотского экипажа. Фамилию свою Григорий Никифорович получил при поступлении в семинарию от своего учебного… … Большая биографическая энциклопедия

  • Александр II (часть 2, VIII-XII) — VIII. Тысячелетие России (1861—1862). Высочайший манифест об освобождении крестьян, обнародованный в С. Петербурге и в Москве в воскресенье 5 го марта, был объявлен во всех губернских городах нарочно командированными генерал майорами свиты… … Большая биографическая энциклопедия

  • Критика — ТЕОРИЯ. Слово «К.» означает суждение. Не случайно слово «суждение» тесно связано с понятием «суд». Судить это, с одной стороны, значит рассматривать, рассуждать о чем нибудь, анализировать какой либо объект, пытаться понять его смысл, приводить… … Литературная энциклопедия

Документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения имеет следующие этапы:

  • – инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;
  • – сбор и анализ информации по вопросу;
  • – подготовка проекта распорядительного документа;
  • – согласование проекта документа;
  • – вынесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;
  • – принятие решения (подписание документа);
  • – доведение распорядительного документа до исполнителя.

В условиях единоличного принятия решения власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий всех форм собственности (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления и т.п.).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации, т.е. ее кадрового состава, материального и иного обеспечения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (предприятия, организации) с целью разрешения управленческих вопросов и задач но основной деятельности, по организационным вопросам (по административно-хозяйственной деятельности), по кадровым вопросам (по личному составу). Компетенция издания распорядительных документов тем или иным органом или должностным лицом должна быть закреплена в учредительных документах компании или в ином нормативно-правовом документе.

История вопроса

Приказ в XVI–XVII вв. – центральное государственное учреждение. Приказ как документ появился в государственном делопроизводстве России в XX в.

Приказ оформляется на общем бланке учреждения или бланке приказа и может иметь следующие реквизиты (в зависимости от вида юридического лица, издающего документ):

  • – Государственный герб РФ;
  • – герб субъекта РФ;
  • – эмблему организации или товарный знак;
  • – наименование организации;
  • – наименование вида документа;
  • – дату создания документа;
  • – номер документа;
  • – место составления или издания документа;
  • – заголовок к тексту;
  • – текст документа;
  • – отметку о наличии приложений (присутствует только в случае, если к приказу составлены приложения);
  • – подпись;
  • – гриф согласования документа;
  • – визы согласования документа;
  • – отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
  • – идентификатор электронной копии документа.

Дата приказа может быть оформлена цифровым или буквенно-цифровым способами. Регистрационный номер должен состоять из знака «№» и порядкового номера документа.

Заголовок должен лаконично, но при этом точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок следует печатать полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Поскольку приказ, как правило, издается на бланке с продольным расположением реквизитов, то заголовок, соответственно должен выравниваться по центру.

Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером 14 через 1,5 интервала от левого поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

По характеру содержания и методам оформления приказы дифференцируются на приказы по основной деятельности учреждения и приказы по личному составу. Текст приказа по основной деятельности состоит из следующих частей: констатирующей и собственно распорядительной. Приказы по личному составу издаются службой кадров.

Приказы издаются в двух основных ситуациях:

  • – по инициативе руководителя, с целью разрешения определенных управленческих ситуаций;
  • – с целью исполнения распорядительных и нормативных правовых актов вышестоящих учреждений.

Пример: Приказ Министерства образования и науки РФ от 21 мая 2014 г. № 569 «Об установлении соответствия научных специальностей, указанных в документах об ученых степенях, полученных на территории Украины, научным специальностям, указанным в номенклатуре научных специальностей, утвержденной Министерством образования и науки Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте РФ 17 июня 2014 г.; регистрационный № 32707), был издан во исполнение ч. 4 ст. 6 Федерального закона от 5 мая 2014 г. № 84-ФЗ «Об особенностях правового регулирования отношений в сфере образования в связи с принятием в Российскую Федерацию Республики Крым и образованием в составе Российской Федерации новых субъектов – Республики Крым и города федерального значения Севастополя и о внесении изменений в Федеральный закон “Об образовании в Российской Федерации”».

В инициативных приказах в констатирующей части формулируются цели и ставятся задачи, которые следует решить для совершения определенных управленческих действий. В приказах, издаваемых во второй ситуации, в констатирующей части, как правило, указывают вид документа, его дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если в приказе содержится действие, которое пет необходимости разъяснять, то констатирующая часть может не составляться.

Вторая часть приказа – распорядительная, должна начинаться с глагола в повелительном наклонении «Приказываю», которое рекомендуется писать прописными буквами с новой строки.

Текст приказа делится на пункты и подпункты, которые необходимо нумеровать арабскими цифрами. Каждый отдельный пункт подразумевает различные по своему характеру управленческие действия и поручения, что вызывает необходимость в начале каждого из них обозначать исполнителя (организация в целом, структурное подразделение, отдельное должностное лицо). Пример:

При формулировании поручения или управленческого действия необходимо применять глагол в неопределенной форме (подготовить, отгрузить, обеспечить, осуществить, создать и т.д.). Срок исполнения указывается (в зависимости от текста) в каждом пункте приказа или выделяется в один обобщенный пункт для всех действий. В отдельном пункте приказа могут быть названы должностные лица, на которых будет возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на (указывается должность и ФИО)».

В ситуации, когда издаваемый документ отменяет ранее изданный распорядительный документ, в последнем пункте формулируется: «Приказ от … № … считать недействительным». Если приказ отменяет один или несколько пунктов, то указываются только соответствующие пункты.

В большинстве случаев проект приказа должен проходить процедуру согласования со всеми заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями, например, с юридической службой, которая проверяет его соответствие действующим нормативным правовым актам и локальным актам данного юридического лица.

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Структурные подразделения или должностные лица, до сведения которых должен быть доведен приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Приказы подписывает первое лицо учреждения, а в случае его отсутствия – лицо, временно исполняющее его обязанности (на основании приказа).

Служба ДОУ организации должна обеспечить правильность оформления приказа.

В случае, когда к приказу имеются приложения справочного характера, в тексте, в соответствующих пунктах следует делать ссылки на него, например, «Согласно приложению» или «Смотреть приложение 1» и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово «Приложение», наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается.

В данной ситуации формуляр приложения, как правило, имеет следующий набор реквизитов:

  • – заголовок к тексту;
  • – текст;
  • – подписи (в зависимости от характера приложения);
  • – визы согласования;
  • – идентификатор электронной копии.

Приложения распорядительного характера, как правило, являются копиями распорядительного документа вышестоящей организации или органа управления.

Приложения к приказу составляют на общем бланке учреждения или на простом листе бумаги. Листы приложения нумеруют самостоятельно, начиная со второго листа. Возможна и нумерация самих приложений, например, «Приложение № 1».

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект данного документа.

В целом, в зависимости от конкретного приложения к приказу, его формуляр (приложения) может содержать следующие реквизиты:

  • – Государственный герб РФ;
  • – герб субъекта РФ;
  • – эмблему организации или товарный знак;
  • – наименование организации;
  • – наименование вида прилагаемого документа;
  • – дату подписания прилагаемого документа;
  • – номер прилагаемого документа;
  • – место составления прилагаемого документа;
  • – заголовок к тексту прилагаемого документа;
  • – текст прилагаемого документа;
  • – подпись;
  • – идентификатор электронной копии прилагаемого документа.

Приказ вступает в силу с момента его подписания. Соответственно датой приказа является дата его подписания. Регистрация приказов должна проводиться отдельно от других документов. Регистрационный индекс присваивается приказу в пределах календарного года, и, как правило, состоит из порядковых номеров. Иногда в регистрационный индекс дополнительно включают буквенные обозначения, что является индивидуальным отличием для каждого учреждения и отражает его специфику с точки зрения структуры, сферы деятельности, компетенции и статуса службы документационного обеспечения управления в иерархии конкретного юридического лица.

Внесение изменений в подписанный приказ не допускается.

Сотрудников, указанных в тексте приказа, как исполнителей, следует ознакомить с ним под личную роспись. Для этого оформляется ознакомительная виза:

Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. При оформлении совместного приказа наименования учреждений располагаются на одном уровне. Наименование вида документа – приказ – центрируется. Дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих учреждений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец приказа представлен в приложении 9.

Выписка из приказа – это организационно-правовой документ, обязательный к исполнению всеми лицами, подпадающими под его действие. Выписка включает часть пунктов (или один пункт) приказа и создается руководителем учреждения с целью информирования сотрудников о принятых управленческих решениях, касающихся конкретного структурного подразделения или конкретного сотрудника.

Выписка из приказа оформляется на общем бланке учреждения. Допускается создание выписки на простом листе, но при условии оформления всех необходимых реквизитов для обеспечения юридической силы данного документа. В данном случае требуется обязательное заверение печатью учреждения.

Формуляр выписки из приказа может содержать следующие реквизиты:

  • – Государственный герб РФ;
  • – герб субъекта РФ;
  • – эмблему организации или товарный знак;
  • – наименование организации;
  • – наименование вида документа;
  • – дату документа;
  • – номер документа;
  • – место составления документа;
  • – заголовок к тексту документа;
  • – текст документа;
  • – отметку о наличии приложения;
  • – подпись;
  • – оттиск печати, при направлении выписки в другие организации;
  • – отметку о заверении копии;
  • – идентификатор электронной копии документа.

В случае наличия приложения к выписке из приказа под текстом оформляется соответствующий реквизит – «Отметка о наличии приложения».

При справочном характере приложения на первом листе в правом верхнем углу печатается слово «Приложение», указывается его порядковый номер, который должен совпадать с номерами приложений к приказу, из которого делается выписка. Если к приказу прилагались подлинники, то с них, с целью приложения к выписке, изготавливаются копии. Если к приказу были приложены копии, то для выписки, соответственно, делаются копии с копии.

Приложение к выписке, имеющее распорядительный характер, оформляется аналогично, как и приложение к выписке из приказа справочного характера.

Образец выписки из приказа представлен в приложении 10.

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителями разных уровней. Различают три основных группы распоряжений:

  • – правовые акты, издаваемые единолично руководителями законодательных и исполнительных органов власти, судебных органов, органов местного самоуправления в пределах их компетенции, которая установлена законами и нормативно-правовыми актами. В таких распоряжениях фиксируется подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и влекущее определенные юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми юридическими и физическими лицами, подпадающими под их действие. Распоряжения, регламентирующие законные интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях. Они вступают в силу со дня их опубликования;
  • – распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа или единоначально (например, руководителем структурного подразделения учреждения) для оперативного решения определенных управленческих вопросов. Распоряжения первой и второй групп являются основными распорядительными документами соответствующих учреждений, организаций и предприятий, их коллегиальных органов или определенных должностных лиц и имеют постоянный срок хранения;
  • – документы, издаваемые органами государственного управления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам информационно-методического характера, а также связанные с организацией исполнения приказов, инструкций и других локальных нормативных актов или актов вышестоящего органа управления. Распоряжения этой группы могут также издаваться с целью решения производственных, хозяйственных и административных вопросов. Такие распоряжения являются вспомогательными распорядительными документами, имеют, как правило, ограниченный срок действия, распространяются на узкий круг исполнителей (должностных лиц или структурных подразделений). Эти факторы определяют срок их хранения – обычно пять лет.

Вопросы практики

На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Порядок оформления распоряжения в целом не отличается от приказа и имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Распоряжение издается на общем бланке учреждения или конкретного вида документа и имеет реквизиты те же, что и приказ. Исключение составляет реквизит «заголовок к тексту», которого распоряжения, как правило, не имеют.

Текст распоряжения состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

При издании распоряжения с целью реализации или исполнения нормативных правовых актов органов власти и управления, решений вышестоящих организаций, локальных нормативных актов, то в констатирующей части текста распоряжения приводится соответствующая ссылка на эти документы. В ней необходимо указать дату, номер и наименование документа, во исполнение которого издается настоящее распоряжение.

В случае, если распоряжение издается как инициативный документ, то в констатирующей части текста распоряжения формулируется обоснование, во-первых, целей и задач, зафиксированных в распоряжении, во-вторых, управленческих решений и действий.

Из опыта

На практике допускается издание распоряжений без констатирующей части. В данной ситуации текст распоряжения должен начинаться непосредственно с пунктов, содержащих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части должен начинаться после слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ, которые печатаются прописными буквами.

Каждое поручение, зафиксированное в распоряжении, оформляется в виде отдельного пункта, нумеруемого арабскими цифрами с точкой в конце. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, имеющие порядковую нумерацию в пределах каждого пункта. Подпункты также нумеруются арабскими цифрами с точкой в конце.

Пункт, содержащий конкретное поручение, должен включать ФИО исполнителя (исполнителей), предписываемое действие и срок его исполнения. При дифференциации одного сложного поручения на отдельные задания они должны оформляться как отдельные подпункты. Каждый пункт или подпункт распорядительной части распоряжения должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения.

Последний пункт текста распоряжения, как правило, должен содержать указание по контролю за выполнением данного распорядительного документа, например, ФИО и должность или наименование структурного подразделения, компетентного выполнять названную функцию.

При наличии приложения справочного характера к распоряжению, в соответствующих пунктах текста должны делаться ссылки на него, например, «Согласно приложению» или «Смотреть приложение 1» и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово «Приложение», наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается.

В данной ситуации формуляр приложения к распоряжению, как правило, имеет следующий набор реквизитов:

  • – заголовок к тексту приложения;
  • – текст приложения;
  • – подписи (в зависимости от характера приложения);
  • – визы согласования приложения;
  • – идентификатор электронной копии приложения.

Приложения к распоряжению составляются отдельно на листах бумаги формата А4, нумеруемых самостоятельно, начиная со второго листа.

Распоряжение и приложения к нему, как правило, визируются всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами. Визы оформляются в нижней части последнего листа распоряжения и приложения к нему или на оборотных сторонах их последних листов.

Должностные лица и сотрудники, включенные в распоряжение в качестве исполнителей, проставляют на нем свою ознакомительную визу.

Образец распоряжения представлен в приложении 11.

Указание – распорядительный документ, издаваемый должностными лицами учреждений (организаций, предприятий) с целью реализации законодательных и иных нормативно-правовых актов, а также внесения изменений в действующие нормативные документы. Указание может носить инструктивно-методический характер, быть издано по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Указание оформляется на бланках формата Л4 и имеет следующий состав обязательных реквизитов:

  • – Государственный герб Российской Федерации (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);
  • – герб субъекта Российской Федерации (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);
  • – эмблему организации или товарный знак (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);
  • – наименование организации;
  • – наименование вида документа;
  • – дату создания документа;
  • – номер документа;
  • – место составления или издания документа;
  • – текст документа;
  • – отметку о наличии приложений (присутствует только в случае, если к распоряжению составлены приложения);
  • – подпись;
  • – гриф согласования документа; визы согласования документа;
  • – идентификатор электронной копии документа.

Особенность данного документа состоит в том, что к наименованию документа присоединяется его дата, номер и название, которое по форме совпадает с заголовком, так как содержит краткий, лаконичный ответ на вопрос о чем документ, но в данном случае эта часть заключается в кавычки. Пример: Указание Банка России от 21 января 2014 г. № 3179-У «О внесении изменений в Положение Банка России от 19 августа 2004 года № 262- П “Об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма”».

Текст указания носит распорядительный характер и разделяется на пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст, как правило, не содержит преамбулы, за исключением случаев, когда данный документ издается во исполнение какого-либо закона или подзаконного акта, где делается ссылка на название конкретного документа, его дату и номер.

В случае наличия приложения к указанию, в тексте, в соответствующих пунктах, должны быть сделаны ссылки на него, например, «Согласно приложению» или «Смотреть приложение 1» и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово «Приложение», наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается.

В данной ситуации формуляр приложения к указанию, как правило, имеет следующий набор реквизитов:

  • – заголовок к тексту приложения;
  • – текст приложения;
  • – подписи (в зависимости от характера приложения);
  • – визы согласования приложения;
  • – идентификатор электронной копии приложения.

Если приложение к указанию представляют собой собственно текст документа, то оно составляется отдельно на листах бумаги формата А4, нумеруемых самостоятельно, начиная со второго листа.

Указание и приложения к нему, как правило, визируются всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами. Визы оформляются в нижней части последнего листа распоряжения и приложения к нему или на оборотной стороне их последних листов.

Должностные лица и сотрудники, включенные в указание в качестве исполнителей, проставляют на нем свою ознакомительную визу.

  • Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003.

Работа с проектами документов

Е.М. КАМЕНЕВА, главный специалист- эксперт компании “Электронные офисные системы”

Подготовка создаваемого в организации документа начинается с разработки его проекта, который содержит в себе всю или основную часть текстовой информации документа и который не обладает юридической силой. А для того, чтобы проект стал документом, с ним производится определенная работа, состоящая из нескольких последовательных этапов. Рассмотрим подробнее эти этапы далее в статье.
Разработка проекта документа

Проекты документов могут готовиться на плановой основе (например, в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководителей своей или вышестоящей организации, а также по инициативе руководителей структурных подразделений или отдельных специалистов.
Разработка проекта документа, как правило, начинается с проработки одного или нескольких вопросов. Для начала собирается достоверная и объективная информация, достаточная для принятия управленческого решения.

Источниками информации могут быть законодательные и нормативные правовые акты, оперативная документация организации, документы, поступающие из других организаций, публикации в периодической печати и другие материалы.

Затем собранная информация анализируется и на основании проведенного анализа подготавливается текст будущего документа.
Заканчивается данный этап обычно оформлением проекта документа в соответствии с установленными правилами, которые каждая организация закрепляет в своей инструкции по делопроизводству (или ином локальном нормативном акте, регламентирующем правила составления и оформления конкретных видов документов). При этом правила оформления проектов документов разных видов, как правило, различаются.

Так, например, проект приказа и проект исходящего письма не должны оформляться по единым правилам.

Подготовка и оформление проектов документов в настоящее время в основном осуществляются с использованием компьютеров и программного обеспечения. Чаще всего для создания и оформления проекта документа используется текстовый редактор Microsoft Word. Необходимость распечатки подготовленного проекта зависит от способа дальнейшей работы.
В некоторых организациях работа с проектами проходит традиционным способом, т. е. на последующих этапах проект документа передается должностным лицам в бумажном виде. Соответственно в данном случае подготовленный проект документа распечатывается на бумажном носителе (бланке документа или на листе бумаги установленного формата).
В других организациях дальнейшая работа с проектами осуществляется в электронном виде с использованием системы электронного документооборота (далее – СЭД) или другого программного обеспечения, которое позволяет автоматизировать некоторые этапы работы с проектами, но уступает по своей эффективности СЭД. При таком способе работы проект документа после его подготовки остается в электронном виде. Если в организации используется СЭД, то подготовленный проект в виде файла MS Word может загружаться в СЭД. Кроме того, некоторые СЭД изначально позволяют создавать проект документа в одном из окон системы и предоставляют возможность нескольким должностным лицам совместно готовить проект не покидая своего рабочего места.
Отметим, что проект документа может подготавливать один работник или над его созданием могут трудиться несколько должностных лиц.

Например, несколькими должностными лицами могут разрабатываться проекты инструкций, положений, регламентов и т. д. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства организации может назначаться группа работников или создаваться временная комиссия для подготовки проекта.

Согласование проекта документа

Большинство проектов документов должны быть согласованы*. Согласование проекта документа бывает внутренним (его также называют визированием) и внешним (то есть проведение экспертизы решения в других организациях). Внешнее согласование** проводится после визирования и осуществляется только в тех случаях, когда проект документа затрагивает интересы других организаций. При данном виде согласования на последнем листе проекта документа, под реквизитом “подпись” ближе к нижнему полю документа, оформляется реквизит “гриф согласования документа”, требования к которому приведены в п. 3.23 ГОСТ Р 6.30-2003***.
* Проекты некоторых видов документов могут не согласовываться. Это те виды документов, которые подписываются разработчиком или его непосредственным руководителем (например: заявление, служебная записка).
** В связи с тем что внешнее согласование используется намного реже внутреннего, в статье оно подробно не рассматривается.
*** ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Хотя данный стандарт носит рекомендательный характер, соблюдать его положения целесообразно.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. При этом на основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка “Лист согласования прилагается”.
При внутреннем согласовании или визировании проект документа анализируют уполномоченные должностные лица внутри организации с целью оценки целесообразности издания документа предложенного содержания, заявленных сроков исполнения решения и соответствия текста проекта действующему законодательству и локальным нормативным актам.
Результат внутреннего согласования должностное лицо оформляет визой, которая выражает его согласие или несогласие с содержанием проекта документа. При наличии принципиальных замечаний визирующий должен указать их и приложить к проекту документа.
Внутреннее согласование осуществляется от низшего уровня компетенции к высшему. То есть первую визу в большинстве случаев ставит ответственный разработчик (исполнитель) проекта, следующим визирующим лицом будет являться его непосредственный руководитель. Затем проект согласуют руководители подразделений, чьи интересы затрагивает данный проект (в том числе проект документа при необходимости согласуют руководитель службы документационного обеспечения управления (службы ДОУ), руководитель юридической службы). Если документ будет подписывать руководитель организации, то последним согласующим лицом, как правило, является его заместитель, курирующий вопросы, затронутые в проекте.
В правовых актах, регламентирующих делопроизводство и принятых на общегосударственном уровне, работа с проектами, в т. ч. процесс согласования, практически не описывается. Некоторая информация по согласованию отдельных видов документов содержится в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводствув федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (приложение 15 к п. 3.3.5.2):

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности федерального органа исполнительной власти и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект…
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем Службы делопроизводства и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

В связи с тем что технология работы с проектами документов строго не регламентирована в правовых актах и подробно не описана в учебниках по делопроизводству, в разных организациях она может различаться. Правила работы с проектами документов в конкретной организации должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте. Так, например, в части внутреннего согласования в инструкцию по делопроизводству рекомендуется включать следующие положения:

• обязательные инстанции согласования проектов документов определенных видов;
• последовательность их согласования;
• сроки согласования проектов документов должностными лицами организации;
• зоны ответственности согласующих лиц;
• правила оформления визы согласования;
• способ передачи проекта документа согласующим лицам;
• действия разработчика при возникновении замечаний к проекту документа;
• форму контроля за соблюдением установленной процедуры согласования.

Способы внутреннего согласования проекта документа

В настоящее время согласование проекта документа в организации может осуществляться традиционным или электронным способом.
Традиционный способ согласования подразумевает передачу проекта документа в бумажном виде. То есть визирующие лица изучают проект на бумажном носителе и ставят визы согласования непосредственно на проекте документа или на отдельном листе согласования. Правила оформления реквизита “визы согласования документа” содержатся в п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, в соответствии с которым при отсутствии замечаний виза согласования должна включать в себя должность визирующего лица и его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Руководитель юридического отдела
Николаев А.В. Николаев
22.09.2011

Если у должностного лица имеются замечания к проекту документа, то он излагает их на отдельном листе, подписывает и прикладывает к проекту. Кроме того, в данном случае в визе согласования также делается отметка о наличии замечаний или возражений:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Николаев А.В. Николаев
22.09.2011

или

Руководитель финансово-экономического отдела
Не согласен В.И. Семенов
Семенов 22.09.2011

В соответствии с п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003:

· для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа;

· для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Например, на письмах визы оформляются в нижней части лицевой стороны экземпляра (копии), оставляемого в организации-авторе, а на приказах – на оборотной стороне последнего листа.

Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает, по усмотрению организации, полистное визирование проекта документа и его приложений, а также говорит о возможности оформления виз на отдельном листе согласования.
Как будет передаваться проект документа от одного визирующего лица к другому при традиционном способе согласования, также определяется организацией. Обычно передачу проекта документа визирующим лицам осуществляет непосредственно его разработчик, реже эта обязанность возлагается на службу ДОУ. Однако любой из этих способов занимает достаточно много времени. А из-за этого визирование, как правило, растягивается на продолжительный период и намного превышает время, необходимое уполномоченным должностным лицам на анализ содержания проекта.
Кроме того, при передаче на согласование проекта документа на бумажном носителе обычно используется последовательный маршрут движения проекта. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих лиц.

На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа на одном из этапов визирования должны согласовывать руководители одного уровня и очередность их согласования не имеет никакого значения. То есть в данной ситуации использование последовательного маршрута также будет увеличивать время, необходимое на согласование проекта документа.

Традиционный способ согласования имеет ряд и других недостатков, который можно ликвидировать за счет перехода на согласование проектов документов в электронном виде.
Электронный способ согласования подразумевает, что проект согласуется в электронном виде с использованием компьютеров и специального программного обеспечения. Чаще всего электронное согласование осуществляется в СЭД.
При электронном согласовании в СЭД разработчик (исполнитель) проекта документа должен заполнить специальную электронную карточку проекта документа, указав в ней основные данные проекта. Сам проект документа обычно прикрепляется к данной карточке в виде файла или нескольких файлов. Также в электронной карточке должен быть задан маршрут движения проекта, т. е. последовательность его согласования должностными лицами. Маршрут движения может указывать непосредственно разработчик проекта (такой вариант целесообразно использовать, когда состав согласующих зависит от тематики проекта) или он может автоматически определяться СЭД (такой вариант удобен для тех видов проектов документов, которые имеют постоянный состав согласующих лиц). При этом многие СЭД позволяют использовать при согласовании проектов документов один из трех видов маршрутов:

• последовательный;
• параллельный;
• параллельно-последовательный.

При выборе последнего вида маршрута визирующие лица разделяются на несколько групп: внутри одной группы согласование осуществляется параллельно, а между разными группами – последовательно.

То есть сначала проект документа получают на согласование одновременно участники первой группы, они могут согласовывать проект в любой последовательности. Участники второй группы получат одновременно проект документа на согласование после того, как все участники первой группы поставят свои визы.

СЭД также позволяет задавать время, в течение которого каждый из согласующих лиц должен поставить свою визу.
Отметим, что в СЭД все участники согласования работают с единой электронной карточкой. Другими словами, после заполнения и сохранения электронная карточка в соответствии с заданным маршрутом становится доступна визирующим лицам, которые оперативно узнают об этом благодаря специальной системе оповещений и получают набор прав, необходимых для согласования проекта.

Так, например, согласующее лицо может изучить проект (предыдущие версии проекта), внести в электронную карточку свои визы, а при необходимости и замечания*. В итоге все данные по работе с проектом автоматически собираются в единой регистрационной карточке. Соответственно, если документ будет подписываться на бумажном носителе, а не в электронном виде, после согласования из системы можно распечатать завизированный проект и лист согласования, заверить их и передать на подписание руководителю**.
* В процессе согласования многие СЭД позволяют использовать ЭП (электронную подпись). При этом возможность использования ЭП может быть представлена в виде опции СЭД, отдельно докупаемой по желанию организации – пользователя системы. Однако в соот- ветствии с п. 39 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, при согласовании электронных документов в СЭД могут использоваться способы подтверждения действий, при которых электронная подпись (ЭП) не применяется.
** Если в организации используется такая технология работы для проектов, то она должна быть закреплена в локальном нормативном акте (например, инструкции по делопроизвод- ству). При такой технологии работы после подписания документа на бумажном носителе в СЭД делается отметка об этом событии.

О доработке проекта документа по замечаниям, подписании, об утверждении и о регистрации документов читайте в следующем номере журнала

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *