Положение об архиве организации

Примерное положение об архиве организации

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального архивного
агентства от 11.04.2018 г. № 42

Зарегистрирован в Минюсте России 15.08.2018.
Регистрационный № 51895.

    I. Общие положения

  1. Примерное положение об архиве организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

  2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее – Архив организации).

  3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

  4. Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации.

    Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

    После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

  5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственного органа.

  6. II. Состав документов Архива организации

  7. Архив организации хранит:

    а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

    б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций – предшественников (при их наличии);

    в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

    г) фонд пользования (архива) (при наличии);

    д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

    III. Задачи Архива организации

  8. К задачам Архива организации относятся:

    7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

    7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

    7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив организации.

    IV. Функции Архива организации

  9. Архив организации осуществляет следующие функции:

    8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

    8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    8.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

    8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив организации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности организации.

    8.5. Осуществляет подготовку и представляет:

    а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

    в) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

    г) на согласование ЭПК архивного учреждения или государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

    д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

    8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

    8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

    8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

    8.9. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

    8.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

    8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

    8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

    8.13. Ведет учет использования документов Архива организации.

    8.14. Создает фонд пользования Архива организации и организует его использование.

    8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива организации.

    8.16. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

    8.17. Оказывает методическую помощь:

    а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

    б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

    V. Права Архива организации

  10. Архив организации имеет право:

    а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

    б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

    в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции Архива организации;

    г) информировать структурные подразделения организации о необходимости передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

    д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2014.

Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2014.

Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

Усть-Ишимский муниципальный район
Портал Правительства Омской области

Список МО > Администрация Усть-Ишимского муниципального района > Администрация Усть-Ишимского муниципального района > Информация > Задачи и функции органов

Основными задачами и функциями Архива являются:

1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и долговременному хранению, в т. ч.

1.1. Архив обеспечивает хранение:

• архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Омской области, в т. ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

• архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т. ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Омской области. Документы негосударственной части Архивного фонда Омской области поступают на хранение в Архив в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Архивом, действующим от имени Администрации.

• документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования;

• печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Архива;

• учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2. Комплектование Архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т. ч.:

• составление списков организаций – источников комплектования, утверждаемых Администрацией и согласовываемых с Архивным управлением омской области; систематическая работа по их уточнению;

• отбор и прием документов постоянного и долговременного хранения в Архив;

• проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архиве.

3. Организационно – методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

• проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т. ч. по личному составу;

• ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования, и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

• рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел инструкций по делопроизводству организаций;

• рассмотрение и представление на ЭПК Архивного управления омской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

• рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Архив в порядке, установленном Архивным управлением Омской области;

• оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.

4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т. ч.:

• информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

• организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

• исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан.

версия для печати

Примерное положение об архиве

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. Организация обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.3. Архив документов организации (далее — Архив) является самостоятельным структурным подразделением / входит в состав иного структурного подразделения.

1.4. Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения — в зависимости от организационной структуры управления).

1.5. Возглавляет архив заведующий, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.

На должность заведующего назначается лицо имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

1.6. Заведующий Архивом:

1.6.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации.

1.6.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

1.6.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

1.6.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

1.6.5. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

1.6.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

1.6.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

1.6.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

1.6.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

1.6.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

1.6.11. Составляет установленную отчетность.

1.6.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

1.8. Структура и штат архива определяются штатным расписанием Организации в зависимости от объема и количества документов, хранящихся в архиве.

1.9 Архив в своей деятельности руководствуется:

1.9.1 Нормативными правовыми актами по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

1.9.2 Уставом организации (Положением об организации).

1.9.3 Приказами и распоряжениями руководителя организации.

1.9.4 Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.9.5 Коллективным договором.

1.9.6 Настоящим Положением.

1.9.7 ______________________________________________________________.

1.10. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность руководителя и других работников Архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем Организации.

1.11. Заведующий Архива (лицо, исполняющее его обязанности) имеет право подписи документов, направляемых от имени Архива по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.12. Архив в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями Организации, а также, в пределах своей компетенции, со сторонними организациями.

1.13. Работа архива организации осуществляется на плановой основе.

В архиве организации составляются:

— план работы на год;

— график приема дел в архив организации;

— график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;

— паспорт архива организации.

1.14. В состав документов архива входят:

— документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации; документы, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу;

— документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;

— документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации;

— служебные и ведомственные издания;

— научно-справочный аппарат к документам архива.

1.15. При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек. Прием-передача документов и дел, научно-справочного аппарата к ним, учетных документов, а также помещений, инвентаря и оборудования архива организации оформляется актом.

1.16. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководитель организации или его заместитель.

2 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Задачами архива организации являются:

2.1. Комплектование архива документами.

2.2. Учет и обеспечение сохранности документов.

2.3. Обеспечение использования документов.

2.4. Подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь.

2.5. Осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях — источниках комплектования архива.

3 ФУНКЦИИ

В соответствии с основными задачами на архив возлагаются следующие функции:

3.1. Составляет и ежегодно уточняет список организаций — источников комплектования (для объединенного архива).

3.2. Принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива.

3.3. Учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов.

3.4. Осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям (далее — фондирование) принятых в архив документов и дел.

3.5. Обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел.

3.6. Составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве.

3.7. Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, предоставляет документы пользователям для работы в читальном зале, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведет учет и анализ использования документов.

3.8. Участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее — ЦЭК) или экспертной комиссии (далее — ЭК) организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях — источниках комплектования архива.

3.9. Проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и, в случаях, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь, — государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организации.

3.10. Подготавливает и передает документы на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства Республики Беларусь.

3.11. Представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь.

3.12. Осуществляет проверку соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях — источниках комплектования архива установленным требованиям.

3.13. Осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях — источниках комплектования архива.

3.14. Участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.

3.15. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций — источников комплектования архива.

4 ПРАВА

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

4.1. Анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, подчиненных ей (входящих в состав, систему) организациях и в организациях — источниках комплектования архива, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива организации.

4.2. Требовать от структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива своевременной передачи в архив организации документов в упорядоченном состоянии.

4.3. Запрашивать от структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива необходимые для работы сведения.

4.4. Вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

Архив взаимодействует:

5.1. Со всеми структурными подразделениями по вопросам:

— передачи документов, их копий для пользования на месте и в пределах архива; с правом выноса из архива в течение установленных сроков для размножения (изготовления копий);

— поиска необходимых документов, информации;

— возвращения документов в архив;

— _____________________________________________________________________.

5.2. С канцелярией по вопросам:

— ведения делопроизводства (в том числе подготовки и представления документов для сдачи в архив);

— получения и выдачи документов, подлежащих размножению или копированию;

— ____________________________________________________________________.

5.3. Со службой документационного обеспечения управления (ДОУ):

— осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации, а также проводит анализ состояния архивов в организациях — источниках комплектования, иных организациях, подчиненных (входящих в состав, систему) организации;

— __________________________________________________________________.

5.4. _______________________________________________________________.

5.5. При выдаче и возвращении документов (информационных материалов) сотрудники архива проверяют состав и содержание документов (информационных материалов). В случае отсутствия или повреждения отдельных документов (информационных материалов) архивом составляется акт с представлением руководству соответствующего структурного подразделения для принятия мер к лицам, повредившим документы (информационные материалы);

— ___________________________________________________________________.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на архив задач и функций несет заведующий архивом.

6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

Наименование руководителя структурного подразделения ________________ _______________________ Подпись Расшифровка подписи Визы

Положение об Архивном фонде Российской Федерации

Документ утратил силу в связи с Указом Президента Российской Федерации от 26.01.2007 г. № 68
«О признании утратившими силу некоторых актов Президента Российской Федерации по вопросам архивного дела».

УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента Российской Федерации
от 17.03.1994 № 552

Настоящее Положение в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах регламентирует вопросы организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и управления архивами.

    Раздел I. ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЧАСТЬ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

  1. Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют:

    архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

    архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций и предприятий, воинских частей, действующих на территории Российской Федерации;

    архивные фонды и архивные документы отечественных государственных учреждений, воинских частей, находившихся и (или) находящихся за границей;

    архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;

    архивные фонды и архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

    архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, принятые в учреждения Государственной архивной службы России;

    -архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в собственность государства, в том числе из-за рубежа;

    копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, поступившие на законных основаниях в собственность государства из-за рубежа.

  2. Государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации, и виды таких документов определяются Государственной архивной службой России, органами управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов. При этом Государственная архивная служба России утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, в том числе с указанием сроков гранения.

    Федеральные органы государственной власти разрабатывают и утверждают по согласованию с Государственной архивной службой России ведомственные перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение.

  3. Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют:

    федеральные государственные архивы, центры хранения документации и их филиалы – архивных фондов и архивных документов федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации, других банков, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов;

    центральные государственные архивы, государственные архивы, центры хранения документации республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалы – архивных фондов и архивных документов органов государственной власти, прокуратур республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов; учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности субъектов Российской Федерации; учреждений, организаций и предприятий, находящихся на их территориях и отнесенных к федеральной собственности; ранее принятых на Хранение архивных фондов и архивных документов;

    районные и городские архивы – архивных фондов и архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, ранее принятых на Хранение архивных фондов и архивных документов;

    государственные музеи и библиотеки – архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, поступающих в собственность государства на законном основании, ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов.

    Районные и городские архивы могут осуществлять временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации до передачи их на постоянное хранение в соответствующее учреждение Государственной архивной службы России в соответствии с законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

  4. Сеть федеральных государственных архивов, центров хранения документации и их филиалов утверждается Правительством Российской Федерации.

    Сеть центральных государственных архивов, центров хранения документации республик и их филиалов, государственных архивов, центров хранения документации краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалов утверждается в соответствии с законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

  5. Положения о федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, являющихся объектами культурного наследия народа Российской Федерации, утверждаются Правительством Российской Федерации по представлению Государственной архивной службы России; положения о других федеральных государственных архивах, центрах хранения документации и их филиалах – Государственной архивной службой России.

    Положения о центральных государственных архивах, центрах хранения документации республик и их филиалах, государственных архивах, центрах хранения документации краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалах утверждаются органами управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

    Утверждение положений о районных, городских архивах осуществляется местным самоуправлением.

  6. Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах:

    архивных документов федеральных органов государственной власти (за исключением указанных в пункте 7 настоящего Положения), а также архивных: документов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения в течение 15 лет;

    архивных документов органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения в течение 10 лет;

    архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства в течение 5 лет;

    записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, нехозяйственных книг в течение 75 лет;

    архивных документов, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, в течение 10 лет;

    научной, технологической и патентной документации в течение 10 лет;

    конструкторской документации в течение 15 лет;

    проектной документации по капитальному строительству в течение 25 лет;

    телеметрической документации в течение 5 лет;

    кинодокументов, фонодокументов и видеофонограмм не более 3 лет со времени изготовления;

    фотодокументов в течение 3 лет;

    документов на машинных носителях в течение 5 лет.

    В необходимых случаях сроки временного хранения указанных документов могут быть изменены органами и учреждениями Государственной архивной службы России.

  7. Для архивных документов, образовавшихся и образующихся при осуществлении деятельности Министерства обороны Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Министерства иностранных дел Российской Федерации, Министерства Российской Федерации по атомной энергии. Службы внешней разведки Российской Федерации, Федеральной службы контрразведки Российской Федерации, государственного геологического предприятия «Российский геологический фонд» Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр. Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды Федеральной службы России при гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды. Центрального картографо-геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России, Центрального государственного фонда стандартов и технических условий Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации, Российского государственного фонда кинофильмов Комитета Российской Федерации по кинематографии и подведомственных им учреждений, организаций, предприятий и воинских частей, а также для архивных фондов и архивных документов, принятых в их ведомственные архивы, сроки и условия временного и в.т. депозитарного хранения и использования устанавливаются в соглашениях, заключаемых указаннными федеральными органами исполнительной власти, организациями и предприятиями с Государственной архивной службой России.

  8. Федеральные органы государственной власти, Генеральная прокуратура Российской Федерации, органы государственной власти и прокуратуры республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, государственные учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постояннoe хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Государственной архивной службы России; разрабатывают и утверждают по согласованию с Государственной архивной службой России нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.

  9. По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в учреждения Государственной архивной службы России.

    Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное храпение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы.

    После утверждения соответствующим архивным органом или учреждением описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу производится уничтожение документов, срок хранения которых истек, в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России.

  10. При ликвидации или реорганизации федеральных органов государственной власти, органов государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, государственных учреждений, организаций и предприятий, а также в случае изменения формы собственности этих учреждений, организаций и предприятий образовавшиеся при осуществлении их деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам при сохранении федеральной и (или) государственной собственности на указанные документы, а при отсутствии правопреемника передаются учреждениям Государственной архивной службы России. В целях сохранности документов и для решения вопроса о месте их дальнейшего хранения в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители Государственной архивной службы России, ее органов и учреждений.

  11. Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации не подлежат приватизации и могут быть отчуждены не иначе как в порядке, предусмотренном Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

  12. Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат обязательному государственному учету.

    Федеральные органы государственной власти, Генеральная прокуратура Российской Федерации, органы государственной власти и прокуратуры республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, государственные учреждения, организации и предприятия несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

  13. Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации хранятся и учитываются в учреждениях Государственной архивной службы России, государственных музеях, библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).

  14. Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и справочники к ним представляются для использования всем юридическим н физическим лицам.

    Учреждения Государственной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обеспечивают право юридических и физических лиц на получение ретроспективной информации путем информирования о хранящихся архивных фондах и архивных документах, выдачи в установленном порядке заверенных копий и выписок из документов, справок социально-правового характера, представления документов или их копий для изучения в архивах, музеях и библиотеках, организации выставок, публикации документов и справочников о составе и содержании государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

  15. Ограничения на доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, связанные с сохранением государственной и иной охраняемой законом тайны, а также защитой прав и законных интересов граждан, устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

    Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях учреждения Государственной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами.

  16. Рассекречивание документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится учреждениями Государственной архивной службы России, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством.

    Раздел II. НЕГОСУДАРСТВЕННАЯ ЧАСТЬ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

  17. Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

    общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений;

    религиозных объединений и организаций;

    негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

    физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

    Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. Органы и учреждения Государственной архивной службы России в месячный срок после принятия решения должны письменно проинформировать собственников об отнесении указанных документов к составу Архивного фонда Российской Федерации.

  18. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Государственной архивной службы России.

    При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации собственники информируют органы и учреждения Государственной архивной службы России о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.

  19. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями Государственной архивной службы России.

  20. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации могут передавать свои документы в собственность государства — на хранение в учреждения Государственной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с уточнением в случае необходимости условий хранения и использования документов.

    Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения Государственной архивной службы России в случае ликвидации негосударственных объединений, учреждений, организаций и предприятий или смерти владельцам, при отсутствии правопреемников и законных наследников.

  21. Учреждения Государственной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное, хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Порядок и условия передачи документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации на временное, в том числе депозитарное, хранение определяются в соглашениях (договорах) между собственниками документов и учреждениями Государственной архивной службы России, государственными музеями и библиотеками.

  22. В случае продажи документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации государство имеет преимущественное право на их приобретение. Собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям Государственной архивной службы России с указанием точного времени и места продажи.

  23. По просьбе собственников документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации органы и учреждения Государственной архивной службы России оказывают методическую помощь в сохранении, комплектовании и использовании их архивов. По договоренности с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации органы и учреждения Государственной архивной службы России могут оказывать другое содействие негосударственным архивам, осуществлять их финансовую поддержку.

Разрабатываем положение об архиве

Скачать типовое положение об архиве

Скачать положение об архиве в школе

Зачем это нужно

Любой факт экономической деятельности организации подтверждается документом. Но у каждого из них имеется срок действия, после чего бумаги необходимо где-то и как-то хранить. В законодательстве прямо оговорено, где и сколько должны сохраняться различные виды внутренних нормативных актов, выпускаемых организацией. Для ознакомления с правилами хранения документов рекомендуем почитать некоторые законы и приказы, а именно:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» — дает общее представление;
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Несмотря на то, что требования приняты еще в советское время, они актуальны и действуют до сих пор и распространяются на все без исключения предприятия независимо от формы собственности и источника финансирования;
  • Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Этот Приказ потребуется, если необходимо составить, например, положение об архиве школы 2020;
  • Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42, где представлено примерное положение об архиве организации 2020. Росархив утвердил и иные нужные в работе образцы, но этот Приказ — основной;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • прочие.

В Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ заявлено, что организации вправе иметь архив, сведения из которого в дальнейшем будут формировать государственную и муниципальные базы данных. Но из других нормативных актов следует, что он обязателен практически в каждой организации. И даже существуют судебные решения, которые подтверждают обязанность АО и ООО иметь специальные помещения для хранения бумаг.

Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт об архивном деле, где будут четко прописаны задачи, цели, порядок функционирования и прочие моменты архивного отдела.

Как разработать и что включить

За ведение архива, по закону, отвечает руководитель. Но в крупных компаниях это отдельные подразделения, такие же, как отделы кадров или бухгалтерии, поэтому здесь назначаются отдельные ответственные лица. Это допустимо и в небольших компаниях.

Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, для должности заведующего архивом требуется опыт не менее 2 лет в сфере делопроизводства. Это говорит о том, что разработку положения надо поручать только сотруднику, имеющему определенные знания и навыки. Но ни в одном законодательном акте прямо не указано, кто составляет такое положение, поэтому задание подготовить локальный нормативный акт поручают и кадровику, и бухгалтеру, и секретарю.

Что включать в состав? Поскольку обязательное наличие отдельного ЛНА в законе не предусмотрено, четко нельзя сказать, какие выставлены требования к содержанию. Но есть примерное типовое положение об архивном деле, которое рекомендуется взять за основу. Вот его содержание:

  • общие моменты — для какого предприятия разработано, на кого распространяется, на базе чего функционирует сам отдел;
  • документация, которая должна попадать на хранение;
  • задачи и функции архива организации. К таковым относят прием, регистрацию и систематизацию материалов, контроль за их состоянием, своевременность восстановления и передачи в государственные (муниципальные) хранилища;
  • права. Среди них:
    • участие в выработке предложений по совершенствованию условий хранения бумаг;
    • информирование о необходимости своевременно передавать бумаги;
    • выдача сведений, попавших на хранение.

Образец положения об архиве организации 2020, разработанный с учетом рекомендаций чиновников

Как утвердить

Утвердить положение об архиве вправе только руководитель. Для этого необходимо выпустить отдельный приказ или распоряжение об утверждении положения об архиве.

Важный вопрос — как ознакомить персонал с положением об архиве. Этот документ нужен лицам, которые будут работать с переданными на хранение бумагами. Этих работников необходимо знакомить с ЛНА: при трудоустройстве либо в случае внесения изменений, утверждения новых правил работы. Тех, кто не связан с архивным делом на предприятии, знакомить с ним не надо.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *