Порча документов

СИТУАЦИЯ 1 «Сгорела дача и паспорт в придачу» «Моя тетя этим летом переехала жить на дачу, а свою московскую квартиру сдала в аренду. Для сохранности перевезла в дачный дом паспорт и свидетельство о собственности на квартиру, — рассказывает читательница «КП» Ирина. — Случилось так, что из-за проблем с электропроводкой дача сгорела, никакие документы спасти не удалось, т. к. они были тщательно спрятаны. Подскажите: что тете теперь делать? Она в шоке». — Первым делом нужно восстановить документ, удостоверяющий личность, — поясняет начальник Управления паспортной работы и регистрационного учета населения Федеральной миграционной службы Юрий Ивашкин. — Для этого удобнее всего обратиться в то подразделение ФМС, где вы получали свой прежний паспорт, — тогда новый документ оформят в течение 10 дней. Вам понадобится предъявить: — свидетельство о рождении, — квитанцию об уплате государственной пошлины за выдачу паспорта взамен утраченного — 500 рублей, — 4 фотографии 3,5х4,5 см — черно-белые или цветные, — документы, необходимые для проставления отметок в паспорте: свидетельства о рождении детей до 14 лет, свидетельство о регистрации брака, документ, подтверждающий регистрацию по месту жительства (выписка из домовой книги, для москвичей — справка о регистрации из ЕИРЦ). Также нужно будет заполнить заявление-анкету о выдаче паспорта (бланк выдадут в подразделении ФМС) и написать заявление в свободной форме с объяснением: где, когда и при каких обстоятельствах утрачен паспорт. Обратите внимание: вы вправе попросить, чтобы на период до получения нового паспорта выдали временное удостоверение личности. Такой документ пригодится, например, для покупки ж/д билетов, его можно предъявлять в коммунальных, социальных службах и в ряде других случаев вместо паспорта. Временное удостоверение личности выдается сразу же в день обращения (по регламенту — в течение 10 минут!) и действует в течение двух месяцев. Платить за его оформление не надо, понадобится лишь ваша фотография размером 3,5х4,5 см. СИТУАЦИЯ 2 «Живу в одном регионе, регистрация в другом — куда обращаться?» «А у нас такая ситуация: муж потерял паспорт — сам не помнит, где оставил», — делится проблемой Ольга. Сложность в том, что постоянная регистрация («прописка») у Олиного супруга в Мурманске, а живут они в Москве, где никакой регистрации не имеют. Что делать в таком случае — неужели придется брать отпуск, чтобы заняться оформлением документов, и тратить деньги на долгую дорогу до Мурманска? — Это вовсе не обязательно! — радует Юрий Ивашкин. — По ныне действующим правилам гражданин вправе обращаться за получением паспорта не только по месту постоянной регистрации, но и там, где зарегистрирован временно. А также — что особенно важно — каждый из нас имеет право подать документы на оформление паспорта по месту фактического проживания либо в любое иное подразделение ФМС, вообще не предъявляя какой бы то ни было регистрации! Официально это называется «оформление паспорта по месту обращения» и предусматривается пунктом 15 Административного регламента по выдаче паспортов (утвержден приказом ФМС от 7.12.2009 № 339). Однако имейте в виду: при обращении по месту жительства (там, где у вас «прописка») паспорт оформляется в течение 10 дней, а по месту временной регистрации или фактического проживания — в срок до двух месяцев. В то же время, если вы лишились паспорта в результате ЧП (пожар, наводнение и проч.) либо сами потеряли его и обратились в подразделение ФМС, где получали свой прежний документ (в том числе по месту временной регистрации или фактического проживания), то новый паспорт в любом случае выдадут в течение 10 дней. СИТУАЦИЯ 3 Если украли борсетку Письмо с просьбой о помощи прислал по электронной почте наш читатель Денис: «У меня украли борсетку с документами. В паспортном столе ФМС сказали, что для восстановления паспорта я должен ехать туда, где у меня регистрация, — это другой регион. Что делать? Я даже выбраться никуда не могу — из всех документов на руках только справка из милиции о краже паспорта…» — Вас ввели в заблуждение! — комментирует начальник Управления паспортной работы и регистрационного учета населения ФМС России Юрий Ивашкин. Во-первых, вы имеете полное право подать документы на выдачу нового паспорта взамен похищенного в подразделение ФМС того района, где сейчас живете — временно или постоянно, независимо от наличия регистрации. Во-вторых, не забывайте, что на период до получения нового паспорта вы можете попросить выдать вам временное удостоверение личности. Наконец, в-третьих, имейте в виду нюанс: если ваш паспорт украли, то для оформления нового нужно будет предъявить в ФМС талон-уведомление из органов внутренних дел. Этот документ выдается, когда вы обращаетесь в милицию с заявлением о краже. Напомним: гражданин, пострадавший от правонарушения, в том числе хищения, вправе обращаться в любое подразделение МВД, в том числе в любой территориальный отдел внутренних дел независимо от того, где конкретно произошла кража. Если вас пытаются отфутболивать — мол, идите в отделение милиции того района, где пострадали, это грубое нарушение, немедленно звоните по 02 и жалуйтесь. БУДЬ В КУРСЕ! Вместо паспортного стола — в Интернет Юрий Ивашкин рассказал нам о свежих изменениях в правилах приема документов на выдачу паспортов: — Подразделения системы ЖКХ — паспортные столы, управляющие компании и проч. конторы — теперь не могут принимать документы на оформление паспортов. Гражданам нужно обращаться напрямую в подразделения ФМС либо в специальные центры оказания государственных и муниципальных услуг (они сейчас создаются по всей стране). «Такое решение принято, чтобы упорядочить сбор документов, поскольку в последнее время нам поступало немало жалоб на небрежность сотрудников указанных организаций — они что-то теряли, затягивали передачу документов и т. д., и не было четкого распределения — кто за что и в какие сроки отвечает. А для сотрудников ФМС все четко расписано в регламенте — буквально по минутам, и граждане вправе требовать соблюдения правил», — поясняет Юрий Ивашкин. Еще одно важное новшество: теперь документы не только на загранпаспорт, но и на оформление внутреннего паспорта можно подавать через Интернет (портал www.gosuslugi.ru). В этом случае понадобится всего один раз посетить подразделение ФМС — чтобы получить на руки готовый паспорт. ЭТО ПРИГОДИТСЯ В какие инстанции дорога АВТОМОБИЛИСТУ Инструкцию дает подполковник милиции, начальник 3-го отделения регистрации транспортных средств ГИБДД УВД ЦАО г. Москвы Сергей Королев: — Если вы утратили документы на автомобиль — свидетельство о регистрации, ПТС, номерные знаки, то обращаться за их восстановлением нужно по месту регистрации автомобиля. При себе надо иметь паспорт либо временное удостоверение личности с фотографией, страховой полис ОСАГО, а также оставшиеся у вас документы на машину — если потерян (украден) ПТС, то несите свидетельство о регистрации; если нет свидетельства, то предъявите ПТС. Если вы лишились обоих документов, то просто укажите это в заявлении, описав обстоятельства утраты. Обратите внимание: без полиса ОСАГО получить документы на автомобиль нельзя, поэтому, если украли и его, придется первым делом восстановить через страховую компанию полис. Помимо указанных документов, вам понадобится предъявить квитанции об уплате госпошлин: за выдачу свидетельства о регистрации — 300 руб., ПТС — 500 руб., номерных знаков — 1500 руб. плюс еще 300 руб., поскольку при повторной выдаче номеров оформляется новое свидетельство о регистрации. Что касается пропажи водительских прав, то за их восстановлением нужно обращаться по месту постоянной регистрации («прописки»). Понадобятся паспорт (либо временное удостоверение личности) и действующая медсправка. ВЛАДЕЛЬЦУ НЕДВИЖИМОСТИ Что делать, если пропало свидетельство о праве собственности на квартиру (дачу, земельный участок), поясняет замначальника Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестра) Людмила Лилина: — Вам нужно обратиться в территориальный орган Росреестра по месту нахождения недвижимости. Понадобится предъявить паспорт, квитанцию об уплате госпошлины (200 рублей) и написать заявление о выдаче повторного свидетельства о государственной регистрации права взамен утраченного. Если у вас пропал правоустанавливающий документ — скажем, договор о приобретении недвижимости, который может понадобиться в дальнейшем для заключения сделок, то вы можете получить в территориальном органе Росреестра справку о содержании такого документа либо его копию. Кстати, подать документы на восстановление свидетельства о государственной регистрации права можно не только при личной явке, но и почтовым отправлением. Подробности и бланки заявлений см. на официальном сайте Росреестра www.rosreestr.ru Еще больше полезных советов — на сайте в разделе «Ваши права»

Документирование утери документов

Документов в любой организации создается великое множество. И когда в организации для совершения определенных действий требуют оформить несколько документов, нередко приходится слышать от сотрудников ставшие такими привычными слова «Развели тут бюрократию!». Так-то оно так. Но следует учитывать тот факт, что рост объема документооборота в каждой организации — процесс весьма объективный.

На 17-й конференции — выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW 2011 (которая проходила в мае 2011 г.) в одном из выступлений было отмечено, что, по экспертной оценке IDC*, с 2009 по 2020 г. рост информации увеличится в 44 раза, а это означает, что увеличится количество и объем документов, обеспечивающих процесс управления. А при увеличении объема документов на первый план выходит проблема их сохранности. Ведь нередко случается так, что документы пропадают. И причины тому могут быть разные: невнимательность или халатность сотрудников, форс-мажорные обстоятельства. Что же делать в таких ситуациях?

International Data Corporation (IDC) — аналитическая фирма, специализирующаяся на исследованиях рынка информационных технологий. Является подразделением компании International Data Group. Штаб-квартира — т, Массачусетс. По собственным данным, на IDC работают более тысячи аналитиков в пятидесяти странах мира.

Как всегда, постараемся начать с самого начала, т. е. посмотрим, что же собой представляет документ. Документ, документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать**.

**ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель***.

***Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Как видим, документ — это информация, которая фиксируется, во-первых, для подтверждения каких-то фактов, а во-вторых, для сохранности этой самой информации об этих фактах, поэтому пропажа каких-либо документов всегда таит в себе серьезные проблемы для любой организации. Так как же правильно хранить документы?

Хранение документов

Обязанность хранить документы определяется законодательством Российской Федерации, а перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:

1. Типовых перечней.

В настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения используют следующие утвержденные типовые перечни:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше.

• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).

Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

2. Ведомственных перечней.

Ведомственные перечни разрабатываются конкретным ведомством.

3. Законов, регулирующих деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в той или иной организации. Приведем некоторые из законов:

  • Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (одобр. Советом Федерации 30.10.2002);
  • Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 30.11.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (одобр. Советом Федерации 28.01.1998);
  • Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон «Об акционерных обществах»).

4. Специальных законов, регулирующих ту или иную деятельность, например Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации.

Следует учитывать, что данный закон утратит свою силу с 1 января 2013 г., а вместо него вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым несколько изменяются сроки хранения бухгалтерских документов.

5. Иных правовых актов Российской Федерации.

6. Устава организации.

7. Внутренних документов юридического лица, например, документы каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом организации.

8. Решений исполнительного органа юридического лица (органами управления организации).

Пропажа документов

В деятельности организации важен любой документ, и, говоря о пропаже документов, прежде всего нужно определить алгоритм действий, которые необходимо выполнять в таких ситуациях. Но переходить к рассмотрению предложенного алгоритма следует в том случае, если невозможно быстро восстановить документ, например попросить контрагента подписать заново договор или первичные учетные документы.

Очевидно, что выполнение предложенного алгоритма достаточно трудоемко, поэтому он не всегда используется в практической деятельности организации. Хотя на практике могут возникнуть ситуации, когда без соблюдения такого алгоритма не обойтись. Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения.

Шаг первый. Пишем докладную записку

В случае пропажи документов сотрудник, обнаруживший пропажу, должен направить докладную записку руководителю организации. Докладная записка должна содержать следующую основную информацию:

  • перечень документов, которые пропали (если он установлен), или просто наименование тех или иных документов;
  • обстоятельства, при которых была обнаружена пропажа документов.

Ведь очень часто случается так, что, например, компетентные органы запрашивают при проверке оригиналы документов. Сотрудник, сопровождающий работу компетентных органов, обеспечивает сбор документов, запрашивая их в соответствующих структурных подразделениях, которые осуществляют их хранение. И если на такой запрос документы не будут предоставлены, то следует направить докладную записку руководителю организации о пропаже документов. На основании записки руководитель узнает о пропаже документов и решит, как действовать в той или иной ситуации.

Пример докладной записки

Шаг второй. Создание комиссии

Как правило, на основании докладной записки руководитель организации принимает решение о создании комиссии для расследования причин пропажи или гибели документов, установления четкого перечня тех документов, которые пропали (погибли), определения путей их восстановления. При этом следует заметить, что иногда создание комиссии может быть предусмотрено правовым актом Российской Федерации или внутренними локальными нормативными актами организации. Так, в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 под № 105),

«в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации».

В каждом случае утраты или гибели документов приказом организации создается комиссия для расследования факта утери или гибели документов организации. В члены комиссии включают: руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за хранение пропавших документов, представителя юридической службы, представителей иных структурных подразделений, а также представителя службы безопасности.

Пример приказа о создании комиссии

По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт с указанием причины утраты или гибели подлинников документов организации и перечнем таких документов. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Но при этом акт должен содержать следующие данные:

  • состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин гибели документов;
  • причины утраты документов;
  • перечень документов, которые утрачены;
  • ссылку на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников (сами записки прилагаются к акту).

Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, после этого приобщается к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.

Пример акта

Шаг третий. Анализ причин

После того как комиссией будет составлен акт о причинах утраты документов и определен перечень этих документов, необходимо особое внимание обратить на причины утраты:

например, в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в случае пожара, стихийного бедствия и в других чрезвычайных ситуациях необходимо провести инвентаризацию.

Инвентаризация проводится для оценки стоимости утраченного имущества. Необходимость проведения инвентаризации определяют юристы и бухгалтерия. Для проведения инвентаризации приказом организации создается рабочая комиссия. Для этого используется унифицированная форма № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Результаты инвентаризации оформляются актами*, которые после проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

* Формы данных актов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 27.03.2000 № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»».

Для признания в целях налогообложения прибыли в качестве внереализационных расходов, уменьшающих полученные доходы, материальные потери от пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств необходимо документально подтвердить:

  • справкой, выданной соответствующим органом о произошедшем чрезвычайном обстоятельстве, например, пожар может быть подтвержден справкой Управления Государственной противопожарной службы, протоколом осмотра места происшествия и актом о пожаре, которыми утверждается причина возгорания;
  • актом инвентаризации, в котором нужно зафиксировать стоимость утраченного имущества.

Если документы были украдены, то необходимо обратиться в отделение внутренних дел по месту нахождения вашей организации для проведения соответствующего расследования.

Если были утрачены первичные учетные документы, необходимо уведомить об этом ИФНС.

Меры по восстановлению этих документов

После того как комиссия определила, какие документы были утрачены и причины их утраты, должны быть приняты меры по восстановлению этих документов. В случае утраты подлинника документа соответствующее структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа.

Здесь тоже возможно несколько вариантов действий в зависимости от видов утраченных документов. Можно направить письмо контрагенту с просьбой восстановить утраченные документы.

Пример письма контрагенту с просьбой изготовить дубликаты утраченного документа

Если утеряны документы в акционерных обществах, хранение которых предусмотрено Законом «Об акционерных обществах» (ст. 89), а также Положением о порядке и сроках хранения документов (утв. постановлением ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс (п. 2.1), вашей организации необходимо обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) за получением копий этих документов. Но, сразу предупредим, ФСФР может оштрафовать вашу организацию.

В соответствии с ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акциорнерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

Если утерян какой-либо организационно-распорядительный документ, а руководитель организации отказывается подписать восстановленный документ без проведения расследования, то тогда необходимо будет провести расследование причин утраты по всем правилам, для чего создается комиссия и выявляются причины утраты, и потом направить служебную записку руководителю с просьбой подписать дубликат организационно-распорядительного документа. Т Как правило, при утере документов изготавливают дубликаты, выдача отдельных видов которых предусмотрена нормативно-правовыми актами. Но в некоторых случаях возможно изготовление заверенной копии утраченного документа, например, такая возможность предусмотрена п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Если утерян бухгалтерский документ, то можно обратиться в ИФНС с просьбой о выдаче копии или в банк, который имеет оригинал утраченного документа (при утере финансовых документов).

Следует заметить, что после восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации.

Фрагмент номенклатуры дел

Как видим, документирование пропавших документов -процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации. Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела.

Форма акта об утрате документа в аппарате (управлениях, отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации

ФОРМА АКТА ОБ УТРАТЕ ДОКУМЕНТА

Судебный департамент УТВЕРЖДАЮ при Верховном Суде Генеральный директор Российской Федерации Судебного департамента при Верховном Суде АКТ Российской Федерации __________ N _______ (подпись) (инициалы, фамилия) об утрате документов Дата
—-T——T———T————T———T————-T——————-¬ ¦ N ¦Номер¦ Номер ¦Наименование¦ Дата ¦Кол-во листов¦ Предполагаемые ¦ ¦п/п¦описи¦документа¦ документа ¦документа¦ в документе ¦причины отсутствия ¦ ¦ ¦ ¦ (дела) ¦ (дела) ¦ (дела) ¦ (деле) ¦ документа (дела) ¦ +—+——+———+————+———+————-+——————-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +—+——+———+————+———+————-+——————-+ +—+——+———+————+———+————-+——————-+ +—+——+———+————+———+————-+——————-+ L—+——+———+————+———+————-+———————
Итого _____________________________________ документов (цифрами и прописью)
Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими документами ________________________________ (номера документов и их __________________________________________________________________ наименования) Должность лица, ответственного за учет и хранение утраченных документов (подпись) (инициалы, фамилия)
СОГЛАСОВАНО <*> СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Государственного Протокол ЦЭК Судебного архива Российской Федерации департамента при Верховном Суде Российской Федерации от _____ N __________ от ______ N ________
Председатель ЭПК Председатель ЦЭК Судебного Государственного архива департамента при Верховном Суде Российской Федерации Российской Федерации

(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия)
Изменения в учетные документы внесены.
Должность лица, ответственного (подпись) (инициалы, фамилия) за учет и хранение утраченных документов
Дата

———————————

<*> Согласовывается в случае, если не обнаружены документы постоянного хранения.

Акт об отсутствии документов

Когда составляется

Форма об утере документов заполняется каждый раз при обнаружении кражи, порчи или утраты бумаг. Используют ее и когда в корреспонденции отсутствуют заявленные вложения. Тогда оформляется акт об отсутствии почтовых вложений. Подписывается документ двумя свидетелями, не считая того, кто составляет свидетельство об утрате.

При обнаружении пропажи документов в организации

Если вскрылся факт нехватки дополнений к заключенному договору или любой другой документации, информация доводится до сведения руководства и контрагентов. Составляется акт об отсутствии приложения. Служащий, который заметил пропажу бумаг, обязан написать докладную или служебную записку на имя руководителя, в которой указать, какие сведения утеряны и при каких обстоятельствах обнаружилась потеря.

Приказом директора назначается комиссия для расследования фактов утраты. В процессе разбирательства собираются докладные и письменные объяснения со всех должностных лиц, участвующих в использовании, формировании и хранении недостающих документов. По завершении составляется заключение, которое является результатом проведенного расследования. Оно подписывается всеми лицами, принимавшими участие со стороны нанимателя. Законом не утверждена форма бланка, поэтому он составляется в свободной форме. Обязательны для внесения:

  • сведения о составе комиссии (должность, Ф.И.О.);
  • основание для образования комиссии;
  • выясненные причины пропажи;
  • выводы и предложения по недопущению подобного в дальнейшем;
  • подписи всех лиц, участвовавших в процессе.

Общество с ограниченной ответственностью «ПрофИнвест»

Акт

об утрате документов

г. Москва «28» октября 2019 г.

По итогам служебного расследования комиссия в составе заместителя генерального директора Петрова А.А. (председатель комиссии), главного бухгалтера Ивановой А.А., начальника отдела кадров Сидоровой А.А. установила следующее:

23.10.2019 вследствие возгорания внутренней проводки в помещении отдела бухгалтерии произошел пожар, что подтверждено справкой районного отдела МЧС № 2345 от 24.10.2019.

В результате утрачены оригиналы документов — накладные за 2018, 2019 гг. в количестве 123 шт.

Председатель комиссии Петров Петров А.А.

Члены комиссии:

Иванова Иванова А.А.

Сидорова Сидорова А.А.

С актом ознакомлены:

Бухгалтер по учету Коробова Коробова А.А.

В почтовом отправлении

Если количество вложений не соответствует описи письма, это фиксируется на бумаге. В акт об отсутствии вложений в письме заносится информация о свидетелях. Так подтверждают факт отсутствия вложений. Иначе сложно доказать, что описанное — правда. Указывается фактический состав письма и подписывается всеми присутствующими лицами.

Если письмо получено физическим лицом на почте, бумага составляется в присутствии работников почтового отделения, и один экземпляр остается у них. Если отправление было доставлено в компанию курьером, секретарь вручает ему один экземпляр свидетельства об утрате.

Акт

о несоответствии вложения представленной описи

г. Москва «28» октября 2019 г.

28 октября 2019 г. в 10 ч 20 мин в почтовом отделении связи № 123456, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Тверская, д. 1, мной, Петровой А.А., секретарем ООО «Стройальянс», было получено отправление № 123456789 от 25.10.2019 с описью вложения от ООО «Инвест».

В соответствии с прилагаемой описью, в пакете должно было находиться два документа:

  1. Протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.
  2. Акт сверки за 2019 г.

Однако, конверт был вскрыт и содержал один документ (акт сверки за 2019 г.).

Настоящий акт составлен о том, что вложение в ценное письмо № 123456789 от 28.10.2019 не соответствует прилагаемой описи, в нем отсутствует протокол разногласий к Договору № 123 от 01.10.2019.

Акт составлен в трех экземплярах.

Один экземпляр направлен отправителю ООО «Инвест», второй экземпляр передан специалисту почтового отделения Ивановой А.А.

Секретарь Петрова Петрова А.А.

Специалист почтового отделения

Иванова Иванова А.А.

В суде

Работники суда составляют акт в двух экземплярах, если при получении почтового отправления было выявлено нарушение целостности письма или если вложение не соответствует описи отправления.

В бумаге обязательно указывается, что акт об отсутствии документов составили в суде, наименование суда, место составления, кем подготовлена бумага и в присутствии кого. Фиксируется вид отправления (письмо, бандероль, посылка) и документ, которого не хватает.

Один экземпляр направляется отравителю с просьбой дать ответ об отсутствии вложения и предоставить недостающие сведения. Информация заносится в журнал входящей и исходящей корреспонденции.

Басманный районный суд города Москвы

АКТ

об отсутствии документов или других вложений в почтовых

отправлениях (документов, поданных в электронном виде)

г. Москва «28» октября 2019 г.

В Басманный районный суд города Москвы поступило отправление № 1000000000 от 01.10.2019.

При поступлении почтового отправления установлено:

  1. Целостность бумажного пакета, перевязанного шпагатом, полностью нарушена. Новое пакетирование произведено почтовым отделением.
  2. Почтовое отправление № 10000000000 от 01.10.2019, состоящее из апелляционной жалобы, поступило без вложения.

Настоящий акт составлен в 3 экземплярах.

Подписи:

Специалист 2 разряда Петрова Петрова А.А.

Секретарь Иванова Иванова А.А.

Секретарь Сидорова Сидорова А.А.

«28» октября 2019 г.

Обязательные реквизиты

При составлении подобных документов рекомендуется использовать фирменные бланки, содержащие необходимые реквизиты:

  • название предприятия и его реквизиты;
  • место составления и дата;
  • название;
  • текст;
  • ссылка на приложения (если есть);
  • подпись лица, составившего документ, и участвовавших в оформлении.

Ответственность

Если секретарь принял корреспонденцию, но не составил акт об отсутствии документов в почтовом отправлении, или работник потерял, испортил документы организации, руководитель запрашивает объяснительную по произошедшей ситуации, на основании которой принимает решение о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). При потере первичной документации и налоговой отчетности руководство организации рискует столкнуться с санкциями со стороны налоговых органов, поэтому заинтересовано предпринять все меры по восстановлению утраченных бумаг и предотвратить повторение подобной ситуации.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *