Право подписи

Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем

  • Главная
  • Избранное
  • Популярное
  • Новые добавления
  • Случайная статья

Тема: Письменное деловое общение

Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем

§2. Структура и содержание служебных писем

Служебное письмо. Требования к оформлению служебных писем

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, организациями и частными лицами и выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой.

Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, га­рантии и т. д.

При ведении переписки должны соблюдаться следую­щие требования:

· документы оформляются на специальных бланках — бланках для писем — и подписываются руководителем орга­низации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

· текст должен излагаться грамотно, официально-де­ловым языком, обладать достаточной аргументацией, точ­ностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; текст письма не должен допускать различного толкования;

· события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые пись­ма состоят из одной-двух частей — вступления (мотивы подготовления письма) и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат мотивирующую часть, основную (изложение просьбы, выводов и т. п.), зак­лючение (приводится ожидаемый результат, констатиру­ются отказ, отклонение предложения и т. п.).

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если по­водом для составления письма послужил какой-либо до­кумент, дается ссылка на него.

В основной части (доказа­тельстве) излагается сущность вопроса, приводятся дока­зательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в обос­нованности предлагаемого решения.

Служебное письмо выполняет ту же функцию, что и речь. На речевой сигнал можно ответить либо конкрет­ными действиями, либо новым речевым сигналом.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов, в том числе и писем, устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). Состав видов и формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально службой документационного обеспечения управления, а при ее отсутствии – секретарем, и утверждаются руководителем организации

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению.

Данный ГОСТ сам по себе имеет рекомендательный характер, однако четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами. При этом необходимо отметить, что, несмотря на рекомендательный характер ГОСТа, некоторые организации должны в обязательном порядке соблюдать его положения.

Реквизиты служебного письма:

Обязательные реквизиты, используемые при создании писем

01 – Государственный герб Российской Федерации

02 – герб субъекта Российской Федерации

или 03 –эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)*;

08 – наименование организации*;

09 – справочные данные об организации*;

11 – дата документа**;

12 – регистрационный номер документа

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

15 – адресат

18 – заголовок к тексту

20 – текст документа

22 – подпись;

27 – отметка об исполнителе.

Кроме этого, при создании письма могут быть использованы следующие реквизиты:

21 – отметка о наличии приложения;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати (при составлении гарантийного письма);

30 – идентификатор электронной копии документа

Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5–2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» включает в себя краткое содержание письма и отвечает на вопрос «О чем (О ком)», например, «О нарушении

договорных обязательств», «Об оказании научно-технической помощи».

Заголовок должен содержать до 150 знаков, занимать не более пяти строк, печататься без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На бланке формата А5 допустимо не указывать заголовок.

Реквизит 20. Текст письма можно оформлять в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде сочетания этих структур и использовать следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»,предприятие считает возможным»).

При этом дата документа оформляется словесно-цифровым способом, например, «15 мая 2006 г.».

Однако при составлении письма-ответа или письма-подтверждения не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа. Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка письма есть реквизит.

Реквизит 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа, куда и вносятся сведения об инициативном письме («На № 154 от 16 мая 2005 г.).

Реквизит 15 – адресат Письмо может быть адресовано организации, ее структурному подразделению, должностному или физическому лицу. В соответствии с этим ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующее оформление реквизита:

1. При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.

В состав реквизита «15 – адресат» может входить почтовый адрес, который должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. No 221, т.е. реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

– название улицы, номер дома, номер квартиры;

– название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

– название района;

– название республики, края, области, автономного округа (области);

– название страны (для международных почтовых отправлений);

– почтовый индекс.

ЗАО “Термика”

ул. Орджоникидзе, д. 11, Москва, 115419

При адресовании документа структурному подразделению над его наименованием необходимо указать наименование организации.

ЗАО “Термика”

Управление производства и внедрения

информационных систем

3. При адресовании документа должностному лицу его должность и фамилию пишут в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Генеральному директору

ЗАО “Термика”

А.Г. Цицину

ЗАО “Термика”

Генеральному директору

А.Г. Цицину

Реквизит 22 – подпись. Письма в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом. Письма, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, письма на бланках структурных подразделений – руководителями структурных подразделений или их заместителями.

В Реквизит 22 – подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

На каждое письмо при его составлении должен наноситься

Реквизит 27 – отметка об исполнителе, содержащий сведения о непосредственном составителе и позволяющий должностному лицу в организации-адресате связаться с составителем письма при возникновении каких-либо вопросов.

Данный реквизит включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, а также номер его телефона.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Если письмо имеет приложения, то на него наносится

Реквизит 21 – отметка о наличии приложения одним из следующих способов:

1. При наличии приложения, названного в тексте письма, пишут слово «Приложение» и указывают число листов и число экземпляров.

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

2. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте , то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Приложение:

1.Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2.Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

3. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.05.2006 No 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

На гарантийных письмах должен проставляться

Реквизит 25 – оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностных лиц на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он и личная подпись были хорошо читаемы, и при этом желательно, чтобы оттиск печати захватывал несколько последних букв от наименования должности лица и край его личной подписи.

На письмах также можно проставлять Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа, который служит для облегчения поиска электронной копии документа.

Данный реквизит указывается в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Кроме нанесения всех необходимых реквизитов нужно помнить, что если письмо занимает две и более страницы, то вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц указываются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов «стр.» или «с.», а также знаков тире.

2. Структура и содержание служебных писем

Рассмотрим подробнее структуру и содержание некоторых видов писем.

В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:

Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Претензионное (рекламационное) письмо– деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия. Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие письма.

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Доверенность на право подписи первичных документов: образец

Обновление: 6 октября 2016 г.

Первичные документы в нашей организации подписывает генеральный директор. Но он уходит в отпуск. Как передать право подписи другому лицу?

Закон «О бухгалтерском учете» не устанавливает, что первичные документы должен подписывать исключительно руководитель. Поэтому он вправе уполномочить на подписание первички другое лицо.

  • внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
  • доверенность от имени организации.

Приказ на право подписания документов (счетов-фактур, первички) от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками.

Доверенность же выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Доверенность можно выдать любой другой фирме или человеку, в том числе не работающему в организации, которая оформляет эту доверенность.

Доверенность на представление интересов организации перед третьими лицами (госорганами, физическими лицами и другими компаниями) выдается от ее имени за собственноручной подписью ее руководителя. В доверенности (в том числе на подписание счетов-фактур) нужно указать п. 4 ст. 185.1, п. 1 ст. 186, п. 1 ст. 187 ГК РФ; п. 6 ст. 169 НК РФ:

  • дату ее составления (лучше прописью);
  • наименование организации, выдавшей доверенность, ее ИНН/КПП и ОГРН, а также название должности и ф. и. о. ее руководителя;
  • данные представителя. Для физического лица — это его ф. и. о. и паспортные данные (серия и номер паспорта, кем и когда выдан). Для организации — ее наименование, ИНН/КПП и ОГРН, а также название должности и ф. и. о. ее руководителя;
  • полномочия, которые предоставлены представителю (максимально подробно);
  • срок, на который выдана доверенность. Если срок не указан, доверенность будет действительна в течение года со дня ее составления;
  • возможность (невозможность) передачи полномочий представителя другому лицу в порядке передоверия.

Доверенность надо заверять у нотариуса, в частности, если это п. 1 ст. 185.1 ГК РФ:

  • доверенность на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок;
  • доверенность на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами.

г. Москва

Десятое марта две тысячи шестнадцатого года

Общество с ограниченной ответственностью «АвтоЛига» (далее — Общество) (ИНН 7729081485, ОГРН 1057600735877) в лице генерального директора Батурина Алексея Николаевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью наделяет правом первой подписи (заверения) заместителя главного бухгалтера Общества Рябцева Романа Олеговича (паспорт серии 40 00 № 100100, выдан 10.02.2001 ОВД «Котловка» г. Москвы, код подразделения 772-049, зарегистрирован по адресу: 117312, г. Москва, Мичуринский пр., д. 32, кв. 189), который от имени Общества может заверять:
— платежные поручения;
— приходные и расходные кассовые ордера;
— авансовые отчеты;
— счета-фактуры;
— товарные накладные;
— накладные на отпуск материалов на сторону;
— акты ввода в эксплуатацию основных средств;
— инвентарные карточки.

Настоящая доверенность выдана сроком на 1 (один) год без права передоверия.

Подпись Р.О. Рябцева удостоверяю
Генеральный директор Общества А.Н. Батурин

Может ли какой-либо работник организации подписывать документы за руководителя или за другое должностное лицо по доверенности, пытаясь при этом изобразить подпись доверителя? Или работник должен ставить строго свою подпись с указанием «по доверенности такой-то»?

14 апреля 2011

В силу ст. 182 ГК РФ полномочия представителя могут возникать на основании доверенности, указания закона либо акта уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, а также могут явствовать из обстановки, в которой действует представитель.
Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или иного лица, уполномоченного учредительными документами, с приложением печати организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).
По общему правилу от имени юридических лиц действуют их органы, посредством деятельности которых юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности. Полномочия таких органов определяются законом, иными правовыми актами и учредительными документами (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Как правило, от лица организации выступает единоличный исполнительный орган (смотрите, например, п. 1 ст. 91, п. 3 ст. 103 ГК РФ), который имеет право подписывать документы от имени организации без доверенности.
Соответствующий орган юридического лица доверенностью может управомочить сотрудника организации (иное лицо) на представительство перед третьими лицами от имени организации.
Представительство предполагает, что представитель действует за доверителя, когда последний не может действовать сам. Это означает, что на документах не может стоять подпись доверителя в ситуации, когда за него действовал представитель по доверенности.
Если документ подписывается уполномоченным на это представителем, он должен ставить свою подпись. При этом в документе следует указать, что документ подписывается по доверенности.
Копирование (воспроизведение) чужой подписи в документе, по своей сути, является подделкой подписи, что может повлечь признание такого документа поддельным (подложным) и, как следствие, недействительным (смотрите, например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 25.08.2003 N Ф03-А04/03-1/2008; Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.05.2009 N 17АП-1832/09; ФАС Поволжского округа от 29.07.2008 N А55-5357/2007).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кузьмина Анна

Доверенность на право подписи документов

Строго установленного образца по написанию доверенности на право подписи документов не определено. Предприятия и организации вправе писать ее в свободной форме либо разработать собственный шаблон такого документа. Для предъявления по назначению подойдет как рукописный, так и печатный вариант доверенности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк доверенности на право подписи документов .docСкачать образец заполнения доверенности на право подписи документов .doc

Кто и на кого может выписывать доверенность на право подписи

Юридические лица выписывают такие документы, как правило, на своих сотрудников: юристов, главных бухгалтеров, руководителей подразделений и т.д. Оформлением документа обычно занимается либо секретарь, либо юрист предприятия, затем доверенность передается на подпись руководителю.

Не пользуйтесь передоверием — лучше выдать доверенность сразу нескольким лицам.

Иногда доверенности выписываются с правом передоверия, но это влечет за собой необходимость заверения данного документа у нотариуса. Поэтому чаще всего руководство организаций предпочитает выдавать доверенности сразу на несколько представителей.

Основные особенности доверенности на право подписи

Доверенность может быть генеральной (с неограниченными полномочиями); специальной (для выполнения поручений в обозначенный период) или разовой (на осуществление одного конкретного задания).

Если доверенность заполняется на подписание строго определенных документов, их нужно вписать предельно четко, желательно каждый документ отдельным подпунктом.

Предъявлять доверенность можно в любые организации: как государственные (суды, налоговые инспекции, почтовые отделения, внебюджетные фонды и т.д.), так и коммерческие (банки, другие организации и предприятия).

Однозначно определенных норм на заполнение доверенности нет, тем не менее, при ее оформлении нужно соблюдать основные правила, рекомендуемые в делопроизводстве при выписывании подобного рода документов. В числе прочего, доверенность на право подписи документов обязательно должна включать в себя информацию о доверителе и персональные сведения о доверенном лице. Также здесь должен быть указан срок действия доверенности и подписи обеих сторон.

Следует отметить, что чем шире полномочия доверенного лица, тем более подробную информацию о сторонах следует вписывать в доверенность.

Как написать доверенность на право подписи документов

  • В самом верху документа пишется слово «Доверенность» и ставится номер доверенности по внутреннему документообороту, если он необходим. Ниже в одной строке указывается населенный пункт, в котором оформляется документ, и дата его заполнения (число, месяц (прописью), год).
  • Далее следует вписать реквизиты юридического лица-доверителя: полное наименование предприятия (с указанием его организационно-правовой формы), ОГРН, ИНН, КПП (найти можно в учредительных бумагах организации), его юридический и фактический адрес.
  • Затем заполняем должность сотрудника, от имени которого составляется данный документ. Обычно это директор, генеральный директор организации или лицо, уполномоченное на подписание таких бумаг: следует указать его фамилию, имя, отчество (имя-отчество можно указать в виде инициалов), а также документ, на основании которого действует доверитель (как правило, в этой строке пишут «На основании Устава», «Доверенности» или «Положения»).
  • Теперь персональные сведения о доверителе. Здесь вносится его фамилия, имя, отчество и документ, удостоверяющий личность (наименование, серия, номер, когда и кем выдан), регистрация по месту жительства.
  • Следующая часть документа содержит подробное описание полномочий, которые возлагает на доверенное лицо доверитель: тут нужно вписать полный перечень документов, которые представитель имеет право подписывать.
  • Затем указывается срок, на который выдана доверенность. В соответствующей строке следует вписать дату, до которой доверенность является действительной. Здесь можно указать любой период, если же конкретных цифр не будет, то доверенность автоматически будет считаться действительной в течение года с момента подписания.
  • После этого нужно указать, обладает ли представитель правом передоверять кому-либо свои полномочия.
  • Далее доверенное лицо ставит под документом свою подпись, которую удостоверяет руководитель организации. Последний также расписывается под доверенностью и ставит печать предприятия.

    Надо сказать, что с 2016 года юридические лица не обязаны пользоваться печатями при оформлении документов.

После написания доверенности

Закон не обязывает доверителей заверять все выписываемые доверенности у нотариусов. Однако существует определенные виды доверенностей, которые все же следует нотариально удостоверять. В частности, необходимо заверять доверенности, предъявляемые в некоторые государственные организации (например, суды), а также для выполнения определенных действий (получение документов в государственных органах и пр.). Здесь лучше будет совершить звонок нотариусу и проконсультироваться конкретно по вашему случаю.

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

  • при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
  • при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

  1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
  2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
  3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Рекомендации подписывающим сторонам

  1. Проверьте полномочия вашего контрагента на подпись, особенно если это ваш первый опыт письменного сотрудничества.
  2. Уточните не только личность подписанта и достоверность уполномочивающего документа, но и его сроки действия.
  3. Если документ состоит из нескольких страниц, то подписывать следует каждый лист, а не только конец документа. Можно прошить документ и скрепить подписью каждое место прошивки.
  4. В учредительных документах нужно предусмотреть порядок уведомления партнеров о передаче полномочий подписи руководством другим лицам.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *