Предварительное рассмотрение документов

Прием, рассмотрение и регистрация документов

Прием документов

Вся корреспонденция, поступающая в учреждение, принимается канцелярией. Приему подлежит также доплатного корреспонденция, оплата которой осуществляется на основании конвертов, где указана ее сумма.

В канцелярии раскрываются все конверты, за исключением тех, что имеют надпись «лично» или адресованных общественным организациям учреждения (профкома, женской совете и т.д.).

При вскрытии конвертов проверяется их целостность, а также соответствие номеров на документах и конвертах. В случае отсутствия документа или приложений к нему, несоответствия номера на конверте номеру документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а второй остается в канцелярии. Образец акта приведен в приложении 1.

Если обнаружено повреждение конверта, необходимо сделать соответствующую отметку в почтовом реестре.

Хранить конверты и добавлять их к документам следует только тогда, когда по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения, если на конверте отсутствуют отдельные документы или номера документов не соответствуют номерам на конвертах. Конверты добавляются также к судебным, арбитражным делам, исковых заявлений и кассационных жалоб и писем, заявлений и жалоб граждан.

Неправильно оформленные (не подписаны, не засвидетельствованы), поврежденные или присланные не по адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

Рассмотрение документов

Предварительное рассмотрение документов осуществляет руководитель канцелярии учреждения или другая, предназначенная для этого лицо в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

Целью предварительного рассмотрения документов является разделение их на те, которые требуют обязательный рассмотрения руководством (собственником) учреждения или непосредственно исполнителями в соответствии с их функциональными обязанностями, определение необходимости их регистрации, а также установление срока исполнения. Осуществляется он в день получения документов или в первый рабочий день в случае их поступления в нерабочее время. Поручение высших органов управления, телеграммы и телефонограммы следует рассматривать немедленно.

В ходе предварительного рассмотрения документов следует руководствоваться Положениями об учреждении и его структурных подразделениях, должностными инструкциями, классификаторами участков и вопросов деятельности учреждения, номенклатурами дел, схемами движения документов.

Руководству или владельцу учреждения прежде всего передаются документы правительственных и других вышестоящих органов, а также важнейшие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения и нуждаются в их решении. Другие документы передаются структурным подразделениям и исполнителям по назначению. Последствия рассмотрения документов фиксируются в резолюции.

С целью обеспечения ритмичности работы канцелярия по согласованию с руководством учреждения или его владельцем разрабатывает графики доставки корреспонденции подразделениям.

Регистрация документов

Регистрация документов заключается в фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем условных обозначений — регистрационных индексов с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрация документов — это запись необходимых сведений о документах с пометкой на них индекса и даты регистрации. Цель регистрации — обеспечение учета, контроля за выполнением и оперативности поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен быть зарегистрирован только один раз.

Входящие документы регистрируются в день получения, исходящие и внутренние — в день подписания. Регистрация проводится централизованно — в канцелярии предприятия. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, который фиксирует дату поступления документа.

Документы, которые не подлежат регистрации, передается по назначению. Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера, индекса структурного подразделения и индекса дела по номенклатуре, в которую будет подшит документ или его копия.

Входные соответствующие документы, которые не требуют ответа на них, получают индекс инициативных выходных документов. Согласно входные, на которые нужно давать ответ, регистрируются как инициативные по новому реестру.

Все документы в зависимости от назначения, делятся на выходные (если направляются в другой организации), входные (если поступающие из других организаций) и внутренние (если готовятся, оформляются и используются выполняются в пределах предприятия.

В свою очередь, исходящие и внутренние документы, в зависимости от содержания делятся на инициативные и соответствующие. Инициативным называется документ, содержащий вопрос в другую организацию, на которое будет получен ответ. Соответствующим называется документ, содержащий ответ на Полученное вопросы.

Направление писем происходит: по требованию высших отраслевых и функциональных органов; по просьбе сторонних организаций, предприятий и учреждений; при осуществлении оперативной связи; по просьбе граждан.

Передача входящих документов руководителю должна осуществляться после регистрации в машино-ориентированной регистрационно-контрольной карточке (РКК). Перечень реквизитов РКК приведены в табл. 8.1.

Таблица 8.1

Перечень обязательных реквизитов для заполнения МАШИН-ориентированные РЕГИСТРАЦИОННО-контрольной КАРТЫ

Реквизиты

Пояснения к заполнению

Вид документа

Заполняется в соответствии с названием документа, регистрируется. Во время регистрации писем графа не заполняется

Автор, корреспондент

Во время регистрации документа, поступившего указывается название учреждения (лица) — автора документа. При регистрации документа, отправляемого записывается название учреждения (лица) — корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации

Дата составления документа

Дата, предоставленная документа учреждением-автором, переносится на РКК тремя парами арабских цифр (число, месяц, год)

Индекс документа

Индекс, присвоенный документу автором переносится на РКК из документа, поступившего или отправляется

Дата поступления

Дата поступления документа в учреждение переносится на РКК также тремя парами арабских цифр (число, месяц, год)

Индекс поступления

Индекс, присвоенный документу учреждением-получателем, переносится во время регистрации поступления на РКК — с регистрационного штампа. После выполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами

Заголовок или краткое содержание документа

Переносится заголовок, сформулированный на документе, в случае отсутствия формулируется согласно правилам

Резолюция

Переносится на РКК из документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции

Ответственный исполнитель

Фамилия, инициалы ответственного исполнителя переносятся из резолюции, возможно указание номера телефона

Срок исполнения

Относятся число, месяц, год тремя парами арабских цифр. Во время регистрации инициативного документа, отправляемого записывается дата ожидаемого ответа

Отметка о выполнении

Краткая запись о решении вопроса или дата и номер документа ответы

Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен: сведения об исполнителе, его расписка о получении документа, ход выполнения, приложения и т. Порядок размещения реквизитов определяет фирма.

Руководитель предприятия, рассматривая входной документ должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по выполнению и установить реальные сроки.

Принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя, решающая звено в технологии управления.

Документы, которые отправляются с предприятия, называются выходными. Обработка исходящих документов включает следующие операции:

o составление проекта документа;

o согласование проекта документа;

o проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

o подписания документа руководителем (утверждение при необходимости);

o регистрация документа;

o отправка документа адресату;

o подшивка второго экземпляра (копии) документа к делу.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом предприятия.

Выходные документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые должны быть в одном экземпляре.

Вся корреспонденция, подлежат отправке, кажется секретарю-референту в день подписания, а та, что поступила во второй половине дня — не позднее первой половины следующего дня. Документы передаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными.

Секретарь-референт, который оформляет подписаны документы на отправку по назначению, должен:

o проверить правильность адреса получателя;

o проверить наличие подписи на первом экземпляре документа;

o поставить на документе номер переписки;

o поставить на документе ссылки на входной пропуск;

o указать на копии документа дату подписания и номер переписки;

o проверить наличие приложения, указано исполнителем в письме;

o внести в копии документа все поправки, дополнения, сделанные во время подписания оригинала;

o поставить на первой странице сопроводительного письма штамп (принадлежит возврату), если документ, который направляется, должно быть повернуто.

Неправильно или небрежно оформленные документы, а также оформлены на низком культурном уровне, возвращаются руководителю предприятия.

Выходные телеграммы и телефонограммы должны порядковую нумерацию и регистрируются для учета во всех формах (журналах, реестрах) в том порядке, что и и другая корреспонденция. Регистрационные номера документов присваиваются в нарастающем порядке:

■ инициативные входящих документы и инициативные выходные в пределах каждой из этих групп;

■ распорядительные (приказы, приказы по личному составу) и протоколы совещаний — в рамках дела, к которому они относятся;

■ внутренние документы — в пределах дел, к которым они относятся.

Образцы журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов приведены на рис. 8.4, 8.5.

Порядковый номер

Куда и кому направлена корреспонденция

Индекс подразделения

Рис. 8.4. Журнал регистрации исходящих и внутренних документов.

Дата поступления и индекс документа

Корреспондент и индекс полученного документа

Кому направлен документ на резолюцию

Резолюция (или кому направлен документ)

Отметка об исполнении документа

Рис. 8.5. Журнал регистрации входящих документов

Регистрационные номера входящих и исходящих документов состоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, к которому будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 81 / 02-04 показывает, что 81 — порядковый номер документа в журнале регистрации, 02-04 — номер дела по номенклатуре. Могут быть и другие системы регистрации.

В практической деятельности организаций используются две регистрационные формы: журналы и карты, имеют следующие графы: индекс (номер) документа; дата документа; автор документа (внутренняя организация) — для входящих документов; адресат (корреспондент) — для исходящих документов; резолюция, исполнитель; срок выполнения; отметка об исполнении; номер дела.

Фирмы по своему усмотрению могут выбирать оптимальный состав регистрационных граф для оперативного использования имеющейся у них информации. Как правило, регистрация документов осуществляется централизованно. Децентрализованная регистрация допускается в учреждениях с объемом документооборота свыше 10 000 в год, с территориально раз «объединенными структурными подразделениями и в случаях, обусловленных спецификой деятельности компании. Место регистрации закрепляется в инструкции делопроизводства. Регистрируются документы с целью обеспечения их учета и контроля исполнения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета исполнения и использования (распорядительные плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.) — как те, которые создаются и используются на фирме так и те, которые поступают из других учреждений от и частных лиц.

Каждый документ регистрируется только один раз: входящие — в день поступления или не позднее следующего дня если документ поступил в нерабочее время, создаваемые — в день подписания или утверждения. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое повторно он не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от наименования, вида, автора и содержания. Отдельно, например, регистрируются правительственные документы, приказы руководителя и приказы относительно личного состава, о командировке, решение коллегии, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские отчеты, заявки на материально-техническое снабжение. В процессе регистрации документам даются условные обозначения — регистрационные индексы, состоящие из порядковых номеров в пределах типа документов, регистрируемых и дополняются индексами по номенклатуре дел, вопросов деятельности, корреспондентов и тому подобное.

Для регистрации всех категорий входящих и создаваемых документов в государственных учреждениях применяется регистрационно-контрольная карточка, пригодна для обработки средствами вычислительной техники. В небольших фирмах с объемом документооборота 500-600 в год допускается журнальная форма регистрации.

При карточной форме регистрации вид и определение количества картотек зависит от конкретных потребностей. В учреждениях, где справочные картотеки ведутся в структурных подразделениях, регистрационные карточки составляются в двух экземплярах (для канцелярии и структурного подразделения, которому она передается вместе с документами). В случае изъятия документа для контроля изготавливаются три экземпляра карточки.

Для удобства регистрационные карточки группируются в учетно-справочные картотеки, которые заводятся отдельно на каждый календарный год. Такие картотеки, как правило, состоят из двух частей — выполненных и невыполненных документов. Первая часть используется для поиска исполненных документов по определенному вопросу, вторая — для поиска документов в процессе их выполнения по исполнителям, корреспондентами или сроками выполнения. Если регистрационных карточек много, их раскладывают по разделам по направлениям деятельности фирмы, положенными в основу названий ее структурных подразделений.

В процессе исполнения документов карточки из разделов первой части с проставленными на них необходимыми отметками переставляются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки.

При журнальной форме регистрации документов рекомендовано вести такие журналы:

а) правительственных документов;

б) приказов руководителя учреждения по основной деятельности;

в) приказов по личному составу;

г) командировок;

д) решений коллегии фирмы;

е) актов ревизий финансово-хозяйственной деятельности и тому подобное.

Автоматизированная регистрация документов осуществляется централизованно в местах, оборудованных средствами вычислительной техники.

Запись осуществляется с РКК, составленной на базе обязательных реквизитов регистрации, обеспечивающие совместимость программных и технических средств, либо путем прямого ввода с документа реквизитов регистрации.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных, а при наличии компьютерной сети — центральный банк регистрационных данных.

Автоматизированные банки данных обеспечивают работников аппарата управления информацией о всех и место их нахождения с помощью ввода информации на дисплей и изготовление машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна следовать совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Поиск необходимой информации, как правило, осуществляется централизованно на автоматизированных местах регистрации и обработки информации. Пользователь должен иметь возможность в любой момент получить информацию обо всех или несколько реквизитов регистрации и нахождения документа.

Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной системе создается единый справочный центр работы с документами. Децентрализованная предусматривает регистрацию в местах создания или исполнения документов. С учетом особенностей предприятия может применяться и смешанная система, когда все часть документов регистрируется централизованно — в структурных подразделениях.

На небольших коммерческих предприятиях чаще всего практикуется централизованная система регистрации. Однако она всегда должна быть одноактной. Документ не может регистрироваться повторно в процессе его обращения внутри предприятия.

Документы при регистрации делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

♦ входящие документы;

♦ выходные документы;

♦ внутренние документы;

♦ коммерческие контракты;

♦ документы с грифом «КТ» («Конфиденциально», «Коммерческая тайна»).

Направления и преимущества предварительного рассмотрения документов приведены на рис. 8.6, 8.7.

Блок-схема работы с входящими документами представлена на рис. 8.8. Порядковый регистрационный номер документа присваивается начиная с № 1 с 1 января каждого года по 31 декабря. Перечень документов, которые не регистрируются делопроизводственной службой, приведены в табл. 8.2.

Таблица 8.2

Ориентировочный перечень документов, не подлежащих регистрации делопроизводственной службы

Письма, поступившие в копии к сведению.

Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

Сообщение о заседании, совещания, собрания и повестку дня.

Графики, наряды, заявки, разнарядки.

Учебные планы, программы. Копии.

Рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций.

Сведения и информация, присланные к сведению.

Прейскуранты цен. Копии.

Нормы расхода материалов.

Поздравительные письма и объявления.

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Научные отчеты по темам.

Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

Формы статистической отчетности.

Примечание. Документы, перечисленные в п 4, 6, 11, 12, 13, 14, подлежат специальному учету в соответствующих службах (отделе кадров, бухгалтерии, библиотеке, отделе научно-технической информации).

Рис. 8.8. Работа с входящими документами

Предварительное рассмотрение документов

См. более свежую публикацию по этой теме – «Функциональные требования к СЭД с позиций современного управления документами»

Как все начиналось

Предварительное рассмотрение поступающих документов с целью рационализации документооборота впервые было введено Единой государственной системой делопроизводства1 (ЕГСД). Она выделила в порядке прохождения и исполнения поступающих документов особую «точку маршрутизации». В службе делопроизводства (при централизованной системе организации делопроизводства) или в структурных подразделениях (при частичной централизации) предусматривалось предварительное рассмотрение входящих документов с целью передачи их:

  • на рассмотрение:
    • первому руководителю организации,
    • его заместителям,
    • руководителям структурных подразделений
  • или непосредственно на исполнение в структурные подразделения.

В статье «Выявляем типовые входящие документопотоки писем» журнала № 1′ 2018 автор объясняет, как можно по упрощенной схеме выявить, кто из топ-менеджеров вместо гендиректора какие входящие письма может рассматривать. Показан опыт конкретной организации – предложенный алгоритм будет удобен небольшим и средним компаниям.

То есть одной из обязательных для службы делопроизводства становилась функция формирования документопотоков внутри организации, которую могли бы реализовывать специалисты-документоведы.

См. ответ на вопрос про обращения граждан журнала № 1′ 2018

Однако в Методических рекомендациях по внедрению ЕГСД2 организация предварительного рассмотрения поступающих документов подробно не раскрывалась, а в государственном стандарте на оформление организационно-распорядительных документов той поры ГОСТ 6.39-72 правила оформления на поступившем документе отметки о предварительном рассмотрении не устанавливались, что не способствовало практическому внедрению данной делопроизводственной операции.

Сыграл свою роль и субъективный фактор: первые лица организаций, да и их заместители не могли правильно воспринять тот факт, что сотрудники канцелярий, предварительно проставив отметку с наименованием подразделения или сотрудника-исполнителя, могли направлять поступившие документы на исполнение минуя руководителя (без его резолюции). Отметка о предварительном рассмотрении зачастую воспринималась как резолюция, несмотря на то что в отметке:

  • оформляется лишь направление документа (кому? – наименование подразделения или фамилия и инициалы конкретного исполнителя),
  • а указание по исполнению и сроки исполнения отсутствуют.

Управленческий стиль руководителей, предусматривавший централизованное рассмотрение почти всей поступившей корреспонденции исключительно первым лицом организации, фактически стал препятствием рационализации документооборота за счет внедрения операции предварительного рассмотрения документов. Подтвердилось давнее правило: какова организация (в современных терминах – бизнес), таков и документооборот. Оптимизировать документооборот невозможно без оптимизации системы управления организацией.

Что требуется теперь

Предварительное рассмотрение документов сейчас официально включено в технологию делопроизводства федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) как обязательная операция, но ее сущность Правилами делопроизводства для ФОИВ не определяется:

Фрагмент документа СвернутьПоказать Пункт 14 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; далее – Правила делопроизводства)

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

Профессиональные стандарты нашей сферы деятельности предусматривают, что эта делопроизводственная операция должна выполняться специалистами достаточно высокого уровня квалификации (см. Таблицу 1).

См. статью «Профессиональный стандарт для управляющего документацией» журнала № 11′ 2017 См. статью «Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту» журнала № 4′ 2016 Таблица 1

Профстандарты о предварительном рассмотрении входящих документов

СвернутьПоказать

Цель предварительного рассмотрения поступающих документов определяется Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ:

Фрагмент документа СвернутьПоказать Пункт 3.4.3 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические указания).

3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством… Документы, поступившие… по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю… или заместителям руководителя в соответствии с установленным… распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

Распределение обязанностей (делегирование полномочий) в любой организации регламентируется одним из основных приказов по основной деятельности, в котором руководитель закрепляет за каждым из своих заместителей ответственность за определенное направление деятельности и устанавливает перечень «курируемых» структурных подразделений. Этот вопрос еще может регламентироваться в должностных инструкциях / положениях о должностях заместителей руководителя и подтверждаться соответствующими доверенностями.

Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Его сущность проявляется лишь тогда, когда в организации имеется четкое представление о том:

  • какие виды и разновидности документов;
  • по каким вопросам;
  • кому (каким должностным лицам, в какие подразделения и каким специалистам-исполнителям);
  • с какой целью и
  • в какие сроки должны быть переданы, направлены на исполнение для подготовки ответа или принятия решения.

Причем это направление документов должно осуществляться прежде всего по типовым, маршрутизируемым (настраиваемым в СЭД) схемам документопотоков. Схемы могут:

  • включаться в состав административных регламентов государственных органов и органов местного самоуправления;
  • разрабатываться как составная часть технологических и рабочих инструкций в любых организациях;
  • передаваться для реализации маршрутизации документов в информационной системе.

Правила делопроизводства подтвердили необходимость предварительного рассмотрения документов, но в список реквизитов, которые могут быть оформлены на документе, отметка о предварительном рассмотрении опять включена не была. Отсутствует она и в стандартах на оформление документов: в действующем ГОСТ Р 6.30-2003 и в сменяющем его ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Как организовать предварительное рассмотрение

Предварительное рассмотрение документов организуется на основе следующих правил, выработанных практикой:

  • оно осуществляется в день их поступления в организацию (в этот же день, как правило, происходит и регистрация входящих документов);
  • решение о направлении документа на исполнение принимается на основе анализа содержания и значимости для деятельности организации документа, а не на основе названия его вида или адресования;
  • на рассмотрение первому руководителю организации направляются документы:
    • поступившие из вышестоящих организаций, от контролеров и регуляторов;
    • по важным, принципиальным вопросам деятельности, исполнение которых требует решения руководителя;
    • в которых затрагиваются вопросы коррупции (фиксируются факты коррупции, склонения к ней и т.п.);
  • обращения граждан направляются в специальное подразделение или специально назначенным ответственным лицам в службе делопроизводства, которые проводят «отдельное» предварительное рассмотрение именно обращений граждан вместе с их регистрацией (ведь работа с обращениями граждан рассматривается как специальное делопроизводство). А в небольших организациях обращения граждан могут направляться первому руководителю или его заместителю либо иному должностному лицу, назначенному приказом руководителя;
  • на рассмотрение заместителям руководителя направляются поступающие документы по вопросам, находящимся в зоне их ответственности;
  • без рассмотрения руководством организации могут быть направлены на регистрацию и исполнение в структурные подразделения документы, непосредственно адресованные в данные подразделения или сотрудникам этих подразделений по результатам анализа их содержания и проверки соответствия задачам и функциям, закрепленным в положениях о подразделениях.

Для организации такой работы требуется разработать Классификатор основных направлений / вопросов / участков деятельности организации (далее – Классификатор). Он может быть утвержден в статусе самостоятельного нормативно-технического документа и актуализироваться службой делопроизводства, а может быть оформлен в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству организации.

Если в Инструкции по делопроизводству операция предварительного рассмотрения документов не предусмотрена или упомянута лишь в общем виде, то рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт для ее регламентации – Правила или Регламент предварительного рассмотрения поступающих документов, в котором дать ссылку на Классификатор основных направлений деятельности как на базовый справочник, который ведется самостоятельно.

И, наконец, полномочия сотрудников службы делопроизводства, которые осуществляют предварительное рассмотрение поступающих документов и проставляют соответствующие отметки, должны быть закреплены соответствующим приказом руководителя и сформулированы в разделе «Функции» в их должностных инструкциях.

Итак, Классификатор основных направлений деятельности закрепляет организационные основы маршрутизации входящих документов по документопотокам. Его обычно разрабатывает служба делопроизводства в плановом порядке, т.е. в план работы подразделения включаются и разработка данного Классификатора, и его постоянная актуализация (по мере необходимости и обязательно 1 раз в квартал).

Эта работа выполняется на основе изучения:

  • устава или положения об организации,
  • положений о должностях руководителей и приказа о распределении зон ответственности между ними,
  • положений о структурных подразделениях,
  • должностных регламентов и должностных инструкций сотрудников, списка сотрудников и иных имеющихся в организации классификационных справочников, а также
  • номенклатуры дел,
  • административных регламентов исполнения функций и реализации услуг, в которых имеются блок-схемы и примерные схемы движения документов, закрепляющих внутреннюю организацию и взаимодействие внутри организации и во внешней среде.

Алгоритм разработки Классификатора вопросов и участков деятельности следующий (см. Таблицу 2):

  • выявление целей деятельности организации на основании устава;
  • разработка направлений деятельности по каждой цели на основании устава и положений о подразделениях, положений о должностях и системы делегирования полномочий в целом;
  • выявление и систематизация функций по степени значимости. По каждому направлению деятельности и по каждой функции формулируются вопросы деятельности (с учетом тематики, отражающейся в заголовках поступающих документов, которая выявляется на основе полистного просмотра дел, анализа записей в регистрационных журналах и карточках, во «входных» формах системы электронного документооборота (СЭД));
  • выявление и закрепление за каждым вопросом деятельности видов и разновидностей поступающих документов (с указанием автора документа) – осуществляется практически одновременно с предыдущим этапом анализа вопросов деятельности;
  • закрепление фамилии должностного лица – руководителя, названия структурного подразделения – исполнителя или фамилии уполномоченного сотрудника – исполнителя в подразделении. Лучшие практики рекомендуют указывать в Классификаторе должность и фамилию «основного» исполнителя, а также его «дублера» (т.е. лица, замещающего ответственного исполнителя в случае его временного отсутствия, что особенно важно в СЭД при реализации типовых маршрутов и схем движения документов).

Классификатор для предварительного рассмотрения документов может быть также построен на базе классификаторов, которые в организации уже разработаны и используются для других целей (например, для бюджетирования, расчета себестоимости продукции и т.п.). Служба делопроизводства, взяв за основу систематизацию бизнес-процессов, может разработать свой Классификатор сначала до уровня конкретных структурных подразделений – исполнителей, а затем доработать его до уровня поступающих в организацию видов и разновидностей документов.

Наименование функций в первой версии Классификатора можно указывать обобщенно, в последующих версиях они будут уточняться до уровня конкретного вопроса деятельности структурного подразделения организации. Индексация направлений и функций для управления документами может считаться необязательной, потому что для предварительного рассмотрения наибольшее практическое значение имеет идентификация документопотоков и индексация документов внутри них (например, по Классификатору видов и разновидностей документов, особенно если в СЭД она поддерживается отдельными счетчиками).

Пример 1

Соотношение Классификатора основных направлений деятельности и Классификатора видов и разновидностей документов

СвернутьПоказать

Для консалтинговой компании повторяющийся индекс 12 означает, что по Классификатору видов и разновидностей документов письма получили индекс 12, а в процессе регистрации конкретного письма к данному индексу будет системно добавляться его порядковый номер (переменная часть) по соответствующему журналу регистрации / счетчику СЭД. См. Таблицу 2.

Таблица 2

Классификатор основных направлений деятельности

СвернутьПоказать

Проект Классификатора направляется на согласование практически во все структурные подразделения организации для обеспечения дополнительной проверки закрепленных за подразделениями:

  • зон ответственности и участков деятельности;
  • выявленных видов и разновидностей документов, которые включаются в состав документальных фондов этих подразделений.

Классификатор утверждается обычно приказом первого руководителя, в котором функция методического руководства его применением и ответственность за поддержание Классификатора в актуальном состоянии возлагается на службу делопроизводства:

Пример 2

Распорядительная часть текста приказа об утверждении Классификатора основных направлений деятельности

СвернутьПоказать

1. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2018 г. Классификатор основных направлений деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Верба» (далее – Классификатор; прилагается).

2. Возложить функции актуализации и методического руководства применением утвержденного Классификатора на начальника отдела ДОУ Семенова П.Р. (замещающий в случае временного отсутствия – главный специалист Бирюкова Т.А.)

Предварительное рассмотрение документов осуществляет служба делопроизводства. Условиями эффективности этой процедуры являются достаточная квалификация сотрудников службы и наличие полномочий формировать документопотоки и маршрутизировать документы.

Полномочия по предварительному рассмотрению документов, а иногда и форма отметки с местом ее проставления могут устанавливаться и приказом первого руководителя организации (при условии, что Классификатор уже утвержден и в СЭД настроены необходимые поля «входных» форм в пределах конкретных документопотоков поступающих документов):

Пример 3

Распорядительная часть текста приказа об организации предварительного рассмотрения документов

СвернутьПоказать

1. Ввести с 01 января 2018 г. предварительное рассмотрение документов, поступающих в Общество с ограниченной ответственностью «Верба» (далее – Общество).

2. Поручить начальнику отдела ДОУ Семенову П.Р. (замещающий в случае временного отсутствия – старший специалист Иванова И.А.) осуществление предварительного рассмотрения поступающих документов и направление их на исполнение должностным лицам в структурные подразделения и исполнителям Общества.

3. Утвердить следующий состав атрибутов отметки о предварительном рассмотрении документов:

  • наименование должности лица либо структурного подразделения, которым поступивший документ направляется на исполнение или рассмотрение;
  • подпись сотрудника отдела ДОУ, принявшего решение о направлении документа;
  • дата предварительного рассмотрения.

4. Установить место оформления отметки о предварительном рассмотрении – нижнее поле или левое поле поступившего документа рядом с заголовком.

Официальное введение операции предварительного рассмотрения документов необходимо для того, чтобы перевести взаимодействие сотрудников в процессе исполнения документов на уровень нормативно установленной технологии и исключить субъективизм, излишние эмоции.

Отметка о предварительном рассмотрении

Предварительное рассмотрение документов – одна из операций делопроизводства, которая должна завершаться документированной отметкой.

Отметка о предварительном рассмотрении поступивших документов в настоящее время является дополнительным реквизитом, правила ее оформления стандартами не установлены. Организации определяют их в Инструкции по делопроизводству или в самостоятельном Регламенте предварительного рассмотрения документов, реже – в приказе как в Примере 3 (см. его п. 3).

Такая отметка может проставляться от руки или специальным штампом с датером:

  • на нижнем поле поступившего документа или
  • на левом поле документа рядом с заголовком к тексту.

Она отражает результат предварительного рассмотрения и должна содержать (см. Примеры 4–7):

  • фамилию / должность лица либо наименование подразделения, которым документ направляется на рассмотрение или исполнение;
  • дату ее проставления и
  • подпись сотрудника службы делопроизводства.

Пример 4

Отметка о предварительном рассмотрении,направляющая входящий документ на исполнение

СвернутьПоказатьПример 5

Отметка о предварительном рассмотрении,направляющая входящий документ на исполнение

СвернутьПоказать

Чтобы отметка о предварительном рассмотрении не была слишком похожа на резолюцию, при направлении документов руководству организации, опыт лучших практик рекомендует указывать наименование должности в именительном падеже:

Пример 6

Отметка о предварительном рассмотрении, направляющая входящий документ на рассмотрение непосредственно руководителю

СвернутьПоказатьПример 7

Отметка о предварительном рассмотрении, направляющая входящий документ на рассмотрение руководителю

СвернутьПоказать

Отметку о предварительном рассмотрении нужно ставить на поле документа, чтобы она не занимала место, традиционно отводимое для резолюции – это дополнительно поможет быстро различать данные реквизиты.

В регистрационно-контрольной карточке или «входной» форме поступившего документа в СЭД необходимо предусмотреть:

  • дополнительные поля, в которых фиксируются атрибуты отметки о предварительном рассмотрении (в т.ч. возможность ее подписания простой электронной подписью сотрудника службы делопроизводства, поддерживаемой СЭД; могут применяться датер, счетчик);
  • связь с Классификатором основных направлений деятельности (вид поступившего документа, вопрос, исполнитель с дублером, а в случае необходимости и коды / индексы этих полей по классификатору).

Из текста данной отметки (см. Примеры 4 и 7) напрямую не следует, кем является указанное в ней должностное лицо – конечным исполнителем или тем, кто определит его позже своей резолюцией. Самое главное – определено лицо / подразделение, которое начнет отрабатывать документ и будет считаться ответственным за исполнение, т.е. за решение вопроса. И если в его полномочия входит право озадачить решением вопроса своего подчиненного, то он вполне может себе это позволить! Иными словами, получивший документ знакомится с ним и решает, отрабатывать его самому или «спустить вниз подчиненному».

Если по результатам предварительного рассмотрения документ направлен не сотруднику организации, а подразделению, то, как правило, документ сначала попадает на стол к руководителю этого подразделения.

Управленческое значение

Правильная организация предварительного рассмотрения документов как одной из операций в технологии делопроизводства обеспечивает оптимизацию документооборота, его ускорение, повышение исполнительской дисциплины, сокращение сроков исполнения документов, идентификацию документов в пределах документопотоков. При этом служба делопроизводства получает возможность правильно осуществлять свою роль «точки маршрутизации» документооборота и реально управлять документами.

Классификатор основных направлений деятельности предоставляет руководству информацию для:

  • анализа объема и структуры документооборота, документального фонда;
  • анализа степени загруженности подразделений по вопросам и участкам деятельности;
  • выявления конкретных специалистов-исполнителей, которые решают вопросы окончательно и по существу;
  • обоснования выводов о развитии того или иного направления деятельности, обоснования решений об изменении оргструктуры.

Внедрение операции предварительного рассмотрения документов является достаточно сложной и трудоемкой задачей для службы делопроизводства. Но опыт лучших практик рекомендует за нее взяться, если служба делопроизводства стремится управлять документами3, а ее сотрудники и руководитель соответствуют требованиям профессиональных стандартов.

Сноски

Свернуть Показать

  1. Одобрена постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике от 04.09.1973 № 435. Вернуться назад

  2. Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства (утв. Главархивом СССР, 1975). Вернуться назад

  3. Предварительное рассмотрение документов способствует формированию управления документами как специальной управленческой функции, которая должна находиться в зоне ответственности топ-менеджмента любой организации и развиваться в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

Документооборот входящих документов

ТЕМА 8. ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

1. Понятие, виды и основные этапы документооборота

2. Принципы и методы организации документооборота

3. Регистрация документов и построение поисковой системы

4. Контроль исполнения документов

Понятие, виды и основные этапы документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Организация движения документов нацелена на: а) сокращение пути и времени движения документов, б) исключение возвратного, дублирующего и неритмичного движения документов, в) унификацию процедур прохождения и обработки конкретных документов, г) применение современной оргтехники. Движение конкретных документов различается длиной пути, этапами обработки документов и сроками их хранения. В «Государственной системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» рассматривается документооборот организации. Все документы организации делятся на три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Документооборот входящих документов

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение от сторонних организаций или лиц: вышестоящих, подчиненных, государственных, муниципальных, частных, депутатов и граждан.

Обработка входящих документов включает: а) прием и первичную обработку документов; б) предварительное рассмотрение и распределение документов; в) регистрацию; г) рассмотрение документов руководством; д) передачу на исполнение.

Прием и первичную обработку поступающих документов производит служба ДОУ, или секретарь, или централизованная экспедиция в зависимости от объема корреспонденции, в нерабочее время по необходимости — дежурный сотрудник. Экспедиция -специальный отдел организации, производящий прием, отправку и рассылку доку­ментов и грузов. Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены курьером и посетителями, переданы средствами электрической связи.

При получении корреспонденции:

1) проверяется правильность ее доставки: ошибочно присланная корреспонденция возвращается на почту;

2) проверяется целостность упаковки и документов, их повреждения (неполное получение факсимильного сообщения, отсутствие указанного в документе приложения); составляется акт о повреждениях или отсутствии документов, который пересылается вместе с полученными документами их отправителю;

3) не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф «лично» или адресованная общественным организациям;

4) заказные письма принимаются под расписку;

5) на документ с надписью «СРОЧНО» проставляется время получения;

6) упаковка при вскрытии уничтожается, кроме случаев, когда в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке); в документе нет даты, и она устанавливается по почтовому штемпелю.

Предварительное рассмотрение и распределение документов нацелено на оперативное получение документов исполнителями, освобождение руководства от рассмотрения второстепенных вопросов.

Оценка поступившего документа учитывает: а) вид документа и важность его содержания; б) сложность и новизну поставленных вопросов; в) общественное положение автора документа; г) срочность исполнения документа.

В ходе первичного рассмотрения документы делятся на 2 потока: 1) для рассмотрения руководителем организации; 2) для направления в те структурные подразделения, которые согласно Положению о структурном подразделении будут исполнять документы. Руководству обычно направляются документы вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства, а также жалобы на действия подчиненных должностных лиц. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан предаются в специальное подразделение по рассмотрению писем граждан. Всю эту работу делает опытный человек, хорошо знающий структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Помощь ему оказывают справочные материалы: примерный перечень документов для рассмотрения руководством, перечень должностных лиц и их обязанностей и др.

Регистрация входящих документов состоит в проставлении на первом листе документа в правом нижнем углу отметки о поступлении документа в организацию, которая пишется от руки и включает регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Это может быть регистрационный штамп — штамп, содержащий наименование организации, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Факсимильное изображение имеет дату поступления, поэтому указывается лишь порядковый номер. На невскрытой корреспонденции регистрационный штамп ставится на конверте и упаковке пакетов.

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму. Руководитель может попросить сделать для себя копии некоторых документов. Он не должен, как правило, принимать лично без регистрации документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководителем. Документы должны быть переданы на исполнение в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. При нескольких исполнителях документ передается ответственному исполнителю; при его отсутствии – первому из состава исполнителей, для остальных делаются копии или документ передается поочередно. Необходимость размножения документов и количество копий определяется исполнителем.

Рассмотрение документов руководителем.

  • Рассмотрение документов. Принятие решения о предоставлении лицензии или об отказе в ее предоставлении

    На этой стадии лицензирующий орган осуществляет проверку полноты и достоверности содержащихся в указанных заявлении и документах сведений, в том числе проверку соответствия соискателя лицензии лицензионным требованиям. Решение о предоставлении лицензии или об отказе в ее предоставлении принимается в…
    (Административный процесс)

  • Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное…
    (Документирование управленческой деятельности)
  • Рассмотрение корреспонденции руководителем

    Обычно применяется следующий порядок рассмотрения: – документы передаются руководителем и посетителями по его просьбе секретарю; – секретари руководителей по мере поступления к ним документов от руководителей заполняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят…
    (Документирование управленческой деятельности)

  • Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства документов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное…
    (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ )
  • Обработка отправляемых документов

    Обработка отправляемой корреспонденции включает ее регистрацию и обработку для отправки. Регистрацию отправляемой корреспонденции обычно осуществляет служба делопроизводства, а отправку корреспонденции в крупных учреждениях, с большим объемом документооборота, — экспедиция. В случае отсутствия в организации…
    (ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ)

  • Регистрация отправляемых документов

    Исходящие документы таможенного органа регистрируются централизованно в подразделении документационного обеспечения (ответственным за ведение делопроизводства). Перед регистрацией исходящих документов должностные лица подразделения документационного обеспечения (ответственный за ведение делопроизводства)…
    (ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ)

  • Обработка отправляемой корреспонденции включает ее регистрацию и обработку для отправки. Регистрацию отправляемой корреспонденции обычно осуществляет служба делопроизводства, а отправку корреспонденции в крупных учреждениях, с большим объемом документооборота, — экспедиция. В случае отсутствия в организации…
    (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ)
  • Нормативные документы по охране труда

    К федеральным законам, содержащим нормы охраны труда и регулирующим связанные с ней отношения, относятся Трудовой кодекс РФ, Гражданский кодекс РФ, Кодекс РФ об административных правонарушениях, Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на…
    (Безопасность жизнедеятельности)

Предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.1

При этом предварительно в службе делопроизводства рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.2

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.3

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы делопроизводства, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

  • примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
  • перечня должностных лиц и их обязанностей;
  • технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. 4

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

  • важность его содержания;
  • сложность и новизна поставленных вопросов;
  • авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
  • реальная срочность исполнения документа;
  • вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. 5

Задача службы делопроизводства на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. 6

Предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 7

Дополнительная информация:

  • документооборот;
  • прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
  • регистрация документов;
  • организация движения документов внутри организации;
  • контроль исполнения документов;
  • информационно-справочная работа по документам организации;
  • обработка исполненных и отправляемых документов.

_____
1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.
2 Там же. – Раздел 3.1.1.
3 Там же. – Раздел 3.1.1.
4 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
5 Там же.
6 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2014 г. – 288 с.
7 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *