Программа для секретаря

Содержание

6 мифов о секретарях

Секретарь — в буквальном смысле правая рука шефа, без которой он чувствует себя, в определенном смысле, беспомощным. Ведь только секретарь точно знает, где что лежит, когда и на какую встречу сегодня нужно ехать и кто когда звонил.

Говорят, что хороший секретарь ценится на вес золота. Это утверждение верно, с одной только поправкой: хороший секретарь ценится на вес золота. Это сотрудник, который приходит раньше шефа, уходит с работы позже него, осведомлен о том, какие процессы (в том числе и скрытые) проходят в коллективе, и умеет ими руководить. Хороший секретарь прекрасно изучил характер и все привычки руководителя. И если он вам говорит, что сегодня к «самому» лучше «не соваться», значит, так оно и есть. Хороший секретарь знает, когда нужно сказать свое веское слово, а в каких случаях стоит промолчать, как правильно (согласно деловому этикету) принять гостей и многое-многое другое.

Тем не менее, в отношении этой профессии существует немало мифов, которые, скажем так, несколько преуменьшают ее значение и престиж.

Миф 1. Секретарю не требуется большого ума и способностей. То есть им может стать каждый.

На самом деле. Да, действительно, чтобы работать секретарем, не обязательно иметь высшее образование, иногда достаточно окончить специализированные курсы или получить диплом об окончании колледжа, техникума, где преподают делопроизводство. Однако психологи утверждают, что ум человека — не только всем известный показатель IQ, но и так называемым «эмоциональный интеллект». Этот термин не так давно ввел один американский ученый, специализирующийся в области психологии. Под термином подразумевается умение личности тонко чувствовать и правильно реагировать на поведение окружающих. Другими словами, таких индивидов можно поэтически назвать «знатоками душ человеческих» или «мудрецами в науке жизни». Чтобы прекрасно разбираться в этой науке, вовсе не обязательно иметь кучу дипломов о высших образованиях, нужно просто уметь наблюдать. Удается это далеко не каждому, иногда умнейшие и не единожды «дипломированные» люди в обыденной жизни и в плане построения отношений с окружающими оказываются, мягко говоря, не на высоте.

Хороший секретарь имеет очень высокий уровень «эмоционального интеллекта», она прекрасно разбирается в людях, весьма тактична и ответственна. Согласитесь, при всем желании такого человека «неумным» назвать нельзя.

Миф 2. Секретарь — это высокая длинноногая блондинка. Ее основная задача — быть украшением офиса.

На самом деле. Этот расхожий миф, скорее всего, был придуман любителями пикантных анекдотов. На самом деле красота (согласно общепринятых канонов) не важна. Для занятия вакансии вполне достаточно иметь обыкновенную приятную наружность, поскольку существуют еще такие понятие как «чувство стиля» и «наличие вкуса». Хороший секретарь имеет и то и другое, поэтому она — образец элегантности, «деловое» лицо компании, поэтому, действительно, в некоторой степени, служит украшением офиса. Именно стиль одежды секретаря, ее поведение, умение грамотно изъясняется, действовать в соответствии с элементарными правилами этикета формирует первое впечатление о компании, а деловые партнеры уже на подсознательном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело. Руководитель, заботящийся о престиже, никогда не посадит в приемную красивую, но абсолютно непрофессиональную даму, не умеющую организовать работу шефа и офиса, потому что именно это — одна из главных обязанностей секретаря.

Миф 3. Секретарь — очень легкая профессия. В ее обязанности входит всего лишь варить кофе, подавать документы на подпись руководителю и отвечать на телефонные звонки.

На самом деле. Начнем с того, что секретарь — это прежде всего эмоционально выматывающая работа. Даже если дел у секретаря не так много (хотя такое случается крайне редко, частенько ее «нагружают» функциями офис-менеджера, «кадровика» и т. д), на нее возлагается «священная» обязанность «лелеять» шефа. А у боса может быть, например, плохое настроение, и первой под «горячую» руку попадает именно секретарь, принимающая на себя основной удар начальственного гнева. К тому же хороший секретарь, как уже отмечалось выше, должен улавливать малейшие оттенки настроения шефа и желательно предотвращать возможную «бурю». Кто-то не согласится с подобной постановкой вопроса. Действительно, вряд ли в служебной инструкции вы найдете соответствующую запись. Но дело в том, что от умения «держать удар» зависит, в первую очередь, уровень взаимодействия самого секретаря с руководителем. Шеф изначально, по своему положению, находится выше, поэтому «ключик» к его поведению придется подбирать именно подчиненному, а не наоборот.

Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык и с коллективом, налаживая со всеми ровные, деловые отношения, ни в коем случае никого не выделяя. Почему? Потому что секретарь — это своего рода связующее звено между директоратом и коллективом, его отношение к кому-либо, приязненное или нет, будет отождествляться с отношением руководства к этому сотруднику. Поэтому секретарю не рекомендуется «заводить» дружбу или враждовать с кем-либо на работе.

Помимо этой тонкой психологической работы, отнимающей, кстати, достаточно много эмоциональных ресурсов, в обязанности секретаря входит планирование рабочего дня шефа, ведение деловой переписки, ответы на телефонные звонки, прием гостей, контроль работы приемной или даже всего офиса. А еще секретарь должен быть всегда корректным, выдержанным, предельно тактичным. В больших компаниях в приемной работает по два-три секретаря, поскольку один сотрудник не может справиться с большим объемом работы просто физически.

Миф 4. Секретарь — профессия не престижная. Это кто-то вроде «девочки» для исполнения поручений, никакого решающего значения фигура секретаря в компании не имеет, принятие важных решений от нее не зависит.

На самом деле. Если говорить прямо, то хороший секретарь, успевший завоевать авторитет у коллектива и по достоинству оцененный начальством, — это «серый кардинал», который незримо, но существенно влияет на работу компании. Частенько именно она является последней, (и утверждающей) инстанцией, к которой за советом обращается руководитель. Потому что секретарь порой обо всем и обо всех осведомлен гораздо лучше, чем шеф и его заместители, и может дать правильный, выверенный совет. От секретаря, например, зависит, сможете ли вы вовремя попасть к шефу, насколько быстро будут подписаны ваши документы и т.д., хотя профессионал никогда не будет использовать свое служебное положение во вред кому-либо, мы уже это отмечали. Более того, именно секретарь задает тон рабочего дня, ведь руководству всегда приятно утром увидеть, что кабинет полностью готов к очередному трудовому дню, а на столе аккуратными стопочками лежат свежие газеты, все необходимые сводки, справки, аналитическая информация и т.д.

Миф 5. Секретари лишены возможности карьерного роста. Эта профессия не предполагает повышения в должности.

На самом деле. Миф верен отчасти. Действительно, хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя, образно говоря, на привязи, потому что это и правая рука, и первый помощник. Шеф постарается деликатно пропускать мимо ушей все намеки своего секретаря о том, что она уже давно «переросла» свою должность и может заниматься чем-то более значимым, например, возглавлять какой-либо отдел компании. Вопрос в том, кто заменит «повышенного» секретаря, поскольку его продвижение по карьерной лестнице может напрямую сказаться на рабочем комфорте шефа, который уже привык, что его с полуслова и полувзгляда понимают, стойко переносят любое настроение. И вообще, шеф точно знает, что на своего секретаря можно положиться в любых обстоятельствах. Где и когда еще он сможет найти такого специалиста. Как видим, профессионализм и преданность могут сыграть с секретарем «злую шутку». С другой стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного продвижения в границах той же компании.

Миф 6. Секретарь — сугубо женская профессия. Мужчины не занимают подобные должности.

На самом деле. Действительно, секретарями работают в основном женщины. Объяснить это можно тем, что в эмоциональном плане дамы более гибки, им легче подстроится под настроение и характер шефа, уладить какие-либо конфликты, где-то промолчать и т.д. К тому же женщины умеют сделать более комфортным кабинет и придать уютно-деловой стиль офису, что немаловажно и для работы компании и для «произведения» впечатления на посетителей. Мужчины тоже вполне способны справиться с работой секретаря, тем более, что многие крупные фирмы, точнее их боссы, предпочитают брать на эту должность именно представителей сильной половины человечества, даже переименовав ее на «помощник руководителя».

Секретарь-референт

Полное описание

Программа работает на платформе современной БД MS SQL Server 2005 Express Edition и максимально задействует ее производительность и масштабирование.
Выбранная нами технология разработки позволяет избежать дополнительных затрат на покупку лицензий и upgrade компьютеров. Все процессы делопроизводства можно организовать как в локальной сети, так и на одном компьютере делопроизводителя.
Комплекс выполнен с использованием интуитивно-понятного интерфейса и не требует специального обучения сотрудников. Исходя из нашего опыта, обычный, неискушенный пользователь ПК учится самостоятельной работе с программой примерно за 1 час.
Всем пользователям устанавливается единое клиентское приложение по количеству приобретенных клиентских лицензий. Приобретаемый базовый пакет программы изначально включает 3-х пользователей, из них 1 пользователь наделяется правами администратора БД. Права доступа пользователей, справочники, состав полей в карточках и Журналах, а также настройки определяются администратором БД. При необходимости можно приобрести любое число пользовательских лицензий.

Наряду с основной функцией по автоматизации работы секретаря-референта, программа предоставляет широкие возможности для организации коллективной работы по исполнению указаний и приказов руководства и улучшения исполнительской дисциплины.
Все уведомления Исполнителям формируются в программе «Секретарь-референт» и дублируются по имеющимся у организации почтовым системам.
В программном комплексе мы активно используем такую форму как «Поручение руководителя». Это значительно расширяет функциональность и эффективность программы и предоставляет руководителю и секретарю-референту широкие контрольные функции. В целом, получаем такой важный управленческий эффект от работы программы как эффективное использование рабочего времени и повышение исполнительской дисциплины на предприятии.
Основными объектами учета в программе являются:
•Расписание руководителя
•Приказы
•Поручения
•Совещания
•Задачи
Дополнительные (компонента «Учет корреспонденции»)
•Входящие документы;
•Исходящие документы;
Вспомогательные сервисы
•Печать конвертов;
•Формирование «Списка почтовых отправлений»
•Сканирование документов (поточное)
•Шаблоны и СТП;
Всего в системе 3 категории пользователей:
• Руководитель
• Секретарь-референт
• Исполнитель
Архитектура программного комплекса
«Секретарь-референт» — это три взаимосвязанных Автоматизированных Рабочих Места (АРМ): АРМ «Руководитель, АРМ «Секретарь-референт» и АРМ «Исполнитель».
АРМ «Руководитель»
— Удобный просмотр Расписания (на день, неделю, месяц);
— Планировать совещания;
— Контроль исполнения решений и поручений;
— Просмотр Протокола любого совещания, и его историю (карточку в которой отражены участники, вопросы, докладчики);
— Просмотр переписки.
— Формирование Поручений и Указаний.
АРМ «Секретарь-референт» (с правами администратора БД)
-Отслеживать ход исполнений поручений;
-Формировать и поддерживать в актуальном состоянии Расписание руководителя;
-Назначать совещания. Формировать повестку совещания, назначать участников и докладчиков. При этом, программа автоматически высылает приглашение участникам и напоминания.
-Вести протокол совещания и отслеживать результат исполнения решений.
-Назначать поручения исполнителям и отслеживать ход их исполнения;
-Вести учет собственных задач.
АРМ «Исполнитель»
-Получение уведомлений о поступлении на его имя корреспонденции или поручения, участия в совещании;
-Просмотр своей корреспонденции и поручений;
-Заполнение карточки Поручение (заполнение полей результат исполнения, дата исполнения…)
-Формирование отчетов по своим документам;
-Использование справочника «Сотрудники» как телефонного справочника и справочника Ф.И.О, должности и электронных адресов сотрудников предприятия;
-Использование типовых бланков из раздела «Шаблоны и СТП» ;
-Доступ к актуальным документам (Инструкциям и Положениям, составляющих стандарты предприятия).
Преимущества
•Исключает двойное ведение Расписания руководителем и секретарем-референтом.
•Обеспечивает хранение материалов Совещаний;
•Укрепляет исполнительскую дисциплину.
•Исключает затраты на лицензии ПО третьих фирм. Весь функционал находиться в одной программе.

•Стоимость компоненты не зависит от количества рабочих мест.
•Низкая стоимость владения.

Как стать хорошим пресс-секретарем

От автора
Сегодня у каждой мало-мальской компании есть своя пресс-служба или пресс-секретарь. Вся хотят быть на виду, становиться героями хороших публикаций и сюжетов. Однако нередки случаи, когда пресс-секретари работают неэффективно — строчат никому не нужные пресс-релизы, не имеют нормального контакта с журналистами, занимаются всякой фигней.
Задача этой небольшой книжки — рассказать о том, каким должен быть идеальный пресс-секретарь с точки зрения журналиста. Я считаю, что именно журналист может научить пиарщика полезным вещам, потому что он смотрит на вещи под совершенно другим углом.
Я уже больше восьми лет работаю в разного рода СМИ. И за это время достаточно повидал пресс-секретарей — хороших и плохих, посетил множество мероприятий, прочел сотни пресс-релизов и многие из них выкинул. Так что имею право на свое мнение.
В общем, не будем тянуть кота за разные части его тела, и начнем.
Михаил Палочкин
Заявите о себе
Зарубите себе на носу — журналисты должны узнать о том, что вы есть. Сколько я встречал случаев, когда в компании есть пресс-секретарь, а пишущая братия даже не знает о его существовании. Конечно, можно спереть это на нелюбопытность журналистов. Но с моей точки зрения, рассказать о себе журналистам должны вы сами.
Практические советы такие: когда вы начинаете работать пресс-секретарем в какой-либо компании, определите для себя список изданий и журналистов, с которыми вам нужно наладить контакты. Найдите их контакты. Разошлите всем им пресс-релиз по электронной почте. Там должно быть написано: «В компании «Сукин и сын» появился пресс-секретарь Ванятка Писулькин. К нему можно обращаться по всем вопросам». И укажите все свои контакты, пароли и явки.
Следующий этап — телефонный разговор. Звоним всем интересующим нас журналистам и знакомимся с ними.
Но самый лучший вариант — это личное знакомство. Отрываем жопу от стула, договариваемся о встрече и едем знакомиться с каждым из журналистов. Конечно, если вы работаете с журналистами из других регионов, съездить к ним не получится. Тогда остаются электронная почта и телефон.
Вообще, ваши контактные данные должны быть выложены где-нибудь на главной странице сайта, или на отдельной странице, на которую ведет заметная ссылка. Вас не должны искать. Зашел журналист на сайт — и сразу вас увидел. Понятно, что почта должна быть рабочей, аська и скайп — актуальными, а сотовый телефон — включенным. При этом я советую давать именно сотовый телефон. Рабочий тоже можно, но уже вторым номер. Тем более что журналисты обычно не сидят на месте, и общение по сотовому для них удобнее.
Поставьте себя в компании
Вы должны правильно позиционировать себя в компании. Это нужно, чтобы иметь в ней вес и напрямую общаться с руководством. Если вы вынуждены записываться на прием к шефу за два дня, то оперативно комментарий вы не подготовите.
Планируйте свою работу
Разработайте стратегию и тактику продвижения компании, согласуйте ее с руководством. Такие вещи должны соответствовать целям компании в целом. Все это должно быть формализовано, где-то записано и утверждено.
Создавайте базу данных СМИ, журналистов, отслеживайте выход публикаций и т. д. Во всем должна быть система.
Определите приоритеты
Выберите наиболее важные для вас СМИ и налаживайте контакт в первую очередь с ними. При этом не забывайте и про другие издания. Особенно хорошо отнеситесь к тем, кто сам захотел с вами работать. В общем, работаем со всеми, но приоритет должен быть однозначно.
Не обещайте того, чего не сможете сделать
Не надо на*бывать журналистов и п*здеть им. Я помню случай. Приходит ко мне пресс-релиз о том, что одна российская компания открывает филиал в Барнауле. Даются контакты пресс-секретаря в Новосибирске и обещания организовать все что угодно — вплоть до личного интервью с гендиректором. Звоню этой девице с вопросом — а когда именно откроется филиал. А она этого не знает. Послала меня к пресс-секретарю в Москву. И та ни *уя не знает. Спрашивается — на кой ляд было слать пресс-релиз с такими обещаниями. Так что следите за базаром, камрадос.
Если ваша компания информационно закрытая — то не обещайте быстро отвечать на запросы, давать эксклюзивные комментарий и т. д. Все равно вы не сможете этого выполнить. Хотя если компания закрытая — то нахуа там пресс-секретарь?
Будьте полезными для журналистов
Журналисты и пиарщики — это как красные и белые. Цели у них разные. У пиарщика — на халяву пропиарить компанию. У журналиста — с меньшими усилиями получить ценную информацию. Понятно, что нужно искать компромисс.
Что нужно сделать для этого? Ваше общение с журналистами (пресс-релизы, пресс-конференции и т. д.) должно содержать достаточное количество полезной информации. Это может быть аналитика по рынку, выявление общих тенденций, полезные советы. Предположим, что вы работаете в банке. И пишете пресс-релиз о том, что банк «Х» за прошлый год увеличил объем привлеченных депозитов на 15 %. Кому это будет интересно? Только узкоэкономическим или банковским изданиям. И то не всегда.
Если же вы сделаете релиз о том, что происходит в банковской системе региона в целом, то инфа будет уже гораздо более полезной. Скажем, в связи с отзывом лицензий граждане паникуют, забирают вклады из небольших банков и относят их в госбанки. Опишите и прокомментируйте эту тенденцию. И будет вам полезный пресс-релиз. Который, вероятнее всего, будет опубликован.
Или сейчас многих волнует вопрос с мошенничеством с пластиковыми картами. Проведите пресс-конференцию о том, как с этим бороться, и вы получить внимание СМИ.
Запомнить просто: описываем тенденцию, комментируем ее. А не просто тупо пиаримся.
Здесь есть еще один дополнительный плюс. Комментируя ситуацию на рынке, ваш спикер и ваша компания повышает свой авторитет в качестве эксперта в профессиональных кругах. А это дорогого стоит.
Еще раз о пользе
Не устану повторять — будьте полезными для журналиста. Даже если ваша компания не может прокомментировать его запрос по каким-то причинам, постарайтесь ему чем-то помочь. Слить полезную информацию, дать ссылку на полезный сайт и т. д. Принцип как в продвижении товаров — покупатель (то бишь журналист) не должен уходить от вас с пустыми руками.
В этом плане можно брать пример с сайтов по инфобизнесу. Вы заходите на него, не находите нужного вам и собираетесь уходить. А тут выскакивает окошечко — не уходите без подарка, скачайте нашу книгу или видеокурс. Так что побудьте Дедами Морозами для журналистов. Если вы на запрос ответить не смогли.
В свое время меня поразил один пресс-секретарь. Его фирма не стала комментировать запрос. Но он как человек ответственный позвонил мне и дал полезную информацию. Нет, он не сливал инфу о компании. Просто по-человечески помог разобраться в ситуации на рынке, открыл глаза на подводные камни. И это не за упоминание его компании или еще что-то. Это просто так. Вернее, здесь есть своя выгода — таким образом строятся хорошие отношения. А отношения — залог успеха.
Другой пресс-секретарь продолжал давать комментарии даже когда, когда его фирма совсем дышала на ладан. Руководство уже не общалось с прессой, а он помогал мне в подготовке материалов про недвижимость. Очень уважаю этого человека.
И снова о пользе
Не устану повторять тезис о пользе. Приходит в голову пример. Приходит человек в мясной магазин. И там ему навязывают холодец. А ему нужны сосиски. Он говорит вам о своих потребностях, а вы ему пихаете холодец: на мол, жри, нам его продавать надо. Так и пресс-служба — журналист просит у нее полезную информацию, а зачастую получает всякую фигню.
Отвечайте на запросы журналистов
Совершенно недопустимо, когда журналист обращается к вам с запросом, а вы посылаете его под предлогом занятости. Был у меня случай — звоню в пресс-службу одной энергокомпании. Нужен комментарий для серьезного издания. Мне отвечают — нам некогда сейчас комментарии давать, отчет перед шефом делаем. Таких ситуаций вы не должны допускать никогда. Все отчеты подождут, когда вы нужны журналисту.
Или другой случай был. Звоню в пресс-службу другой крупной компании. Там пиарщиков работает человек шесть. Пожилая тетушка, шеф всей этой службы, говорит мне: вы запрос присылайте, но мы на него не ответим. Некогда.
Какого *уя эти люди делают на работе? На месте начальника я бы гнал всех их в шею.
Это просто издевательство
Как-то я отправил запрос в пресс-службу одной лизинговой компании. Ждал неделю, писал, спрашивал — мне не ответили. А потом из этой же пресс-службы приходит пресс-релиз — мол, мы выпустили цветной буклет о нашей пресс-службе, почитайте про нас, какие мы хорошие и чем мы увлекаемся в свободное от работы время.
Честно говоря, журналистам совершенно по*уй ваши хобби и интересы. Особенно если вы игнорите их потребности.
Не пичкайте пресс-релизы рекламой.
Примерно 90 % посылаемых в СМИ пресс-релизов не будет опубликована. Причина в том, что это запретит делать бесплатный отдел. Никто не позволит пиарить вашу компанию на халяву. Поэтому помните — делаем либо очень полезные пресс-релизы, либо платим из их размещение рекламщикам.
Платите за рекламу
Есть вещи, за которые нужно платить — подробное описание новых продуктов, услуг и т. д. То есть, вы занимаетесь связями с общественностью, добиваетесь бесплатных публикаций, но и про платные не забываете.
Нужно четко делить — вот бюджет на продвижение, вот чисто на рекламу. И следовать этому делению.
Пресс-релиз. Обратите внимание
Куда высылать пресс-релиз? На актуальные электронные ящики журналистов и редакторов. Вы должны быть уверены, что люди их проверяют, что они не устарели.
Пресс-релиз лучше высылать в двух форматах — в тексте письма и плюс прикрепленным текстовым файлом. Это удобно. Также если есть необходимость, можно приложить фото спикера или с мероприятия. Кроме того, включаем в текст письма ссылку на сайт компании — это позволит увеличить его посещаемость. Разумеется, в подписи к письму должны быть все ваши контакты. Если в релизе дается другое контактное лицо, то убедитесь, что человек на самом деле готов давать комментарии, уполномочен на это и обладает всей нужной информацией.
Имейте четкий алгоритм действий
Для хорошего взаимодействия с журналистами вам необходим четкий алгоритм действий. Рассмотрим ситуацию. Журналист обращается к вам с запросом по электронной почте. Вы читаете письмо, отвечаете, что берете запрос в работу (по почте или по телефону), начинаете работать. Берете комментарий у спикера, согласовываете его, посылаете журналисту, уведомляете его, отслеживаете выход публикации, добавляете ее в свой архив. Примерно так это выглядит.
Важные дедлайны
Обращайте внимание на дедлайны — сроки, в которые нужно ответить на запрос. Обычно у них есть еще какой-то запас, то есть если вам говорят ответить к вечеру вторника, то это терпит до обеда среды. Но так происходит не всегда, да и злоупотреблять этим не стоит. Не можете ответить в срок — предупредите журналиста заранее.
Поймите — любое СМИ — это конвейер. И там все должно делаться четко в срок. Если из-за вас сорвется или зависнет публикация — журналист получит втык от главного редактора. Естественно, что после этого он общаться с вами будет очень плохо.
Будьте готовы комментировать непрофильные темы
Обычно бизнесмены хотят участвовать прежде всего в текстах на профильные для них темы. Однако журналисту часто нужны эксперты, готовы комментировать любые темы. Как-то я готовил текст про то, как успешные люди управляют своими финансами. Из 30 человек ответили всего четыре. Остальные не захотели светиться в непрофильной для них теме. А ведь могли пропиариться бесплатно.
А вот другой пример. Есть у меня знакомый предприниматель, который готов комментировать любую тему. В опросе про гимны стран мира он рассказал мне, что знает гимн США и чем он ему нравится. В опросе про детство рассказал, как играл мушкетера в школе на утреннике. Блин, этот человек — настоящая находка для журналиста. Таких цитируют, берегут и пиарят.
Так что убедите своего шефа участвовать в текстах на непрофильные темы. И упоминать вас будут чаще. Ваш начальник станет своего рода звездой, у которой пытаются узнать мнение по разным вопросам. С моей точки зрения это хорошо.
Пиарьте своего шефа
Важно заниматься личным пиаром первого лица компании, если конечно он не предпочитает быть не на виду. Многие успешные компании связаны с личностями людей — Владимир Довгань, Олег Тиньков, Евгений Чичваркин. Так что пусть ваш шеф выступает в печати, участвует в передачах на радио и ТВ. Ваша задача — обеспечить ему все это.
Топ-менеджер-пиарщик
Бывают случаи, когда руководитель компании сам занимается общением с прессой. Ну такой вот он открытый человек. Комментарии раздает, регулярно в СМИ светится. В таком случае пресс-секретарь тоже нужен. Нужна систематическая работа по работе с прессой. И если начальник ваш мегаобщительный, то вы тоже необходимы. Пишите пресс-релизы, отслеживайте упоминаемость компании. В общем, вам есть чем заняться.
Не мыслите приземленно
Многие пресс-секретари мыслят сугубо практическими категориями. Вот устроили мы мероприятие, журналистов напоили-накормили, одарили чем-нибудь. А теперь они обязаны нам это отработать. Написать о нас статьи, снять сюжеты и т. д. И некоторые «пиарасы» реально давят этим на журналистов. Это неверно.
Не ждите прямого и быстрого «выхлопа» от своих мероприятий. Продвижение — это как выращивание растения. Сначала нужно посадить, поливать, ухаживать — а вырастет оно только в конце года. Так и здесь. Запаситесь терпением и проводите свои пресс-конференции и пресс-туры. И я уверен — рано или поздно это выстрелит.
Прежде всего, вы получите лояльно настроенных журналистов. Которые будут хорошо относиться к вам и вашей компании, будут брать у вас комментарии и приглашать участвовать в различных проектах.
Пресс-туры
Пресс-туры — хорошая штука. Вы везете журналистов на свое предприятие, производство. Они общаются с людьми, снимают, делают записи. Организуйте пресс-тур комфортно. Тур должен начинаться в удобное время. Забирайте журналистов в удобном для них месте. Обязательно организуйте питание и развлечения.
Хорошие пресс-туры оставляют впечатление на долгое время.
Создайте пул журналистов
Постарайтесь сформировать пул журналистов. Это те люди, которые регулярно с вами сотрудничают. Создайте клуб журналистов. Устраивайте регулярные сборы вроде деловых завтраков с топ-менеджером компании раз в месяц. Дарим какие-то сувениры. Делаем знаки отличия вроде красивых удостоверений и грамот. От такого клуба не ждем прямого выхлопа — нам важно сформировать лояльность.
Общайтесь в соцсетях
Подружитесь с журналистами, с которыми сотрудничаете, в соцсетях. Это еще один канал вашего общения с ними. Плюс в соцсети кидаете ссылки на новости компании — это тоже полезно. Правда, ссылками злоупотреблять не стоит.
Налаживайте контакты с руководством СМИ
Знакомьтесь не только с обычными журналистами, но и с редакторами СМИ и редакторами отделов. Это может сослужить вам полезную службу. Эти люди уполномочены решать серьезные вопросы. Именно через редактора вы сможете договориться о бесплатном размещении или о снятии очерняющего вас материала.
Контакты нужно налаживать не только с редакцией, но и с рекламным отделом. И главное — с учредителем. На этом уровне можно решить многие проблемы. Если вы крупный рекламодатель или друг учредителя — плохо о вас никогда не напишут.
Писать самим или нет
Часто пиарщики сталкиваются с ситуацией — нужно разместить рекламную статью о компании в определенном СМИ. Писать самому или отдать журналисту? Я бы посоветовал второе. Журналист работает в формате издания, знает все требования к текстам и чувствует своего рода дух газеты.
Только если вас текст не устраивает — берете и пишите другой сами. Но при этом ни в коем случае не ругайте и не унижайте журналиста. А то он вам это припомнит.
Работайте с начинающими СМИ
Конечно, вам хочется продвигать свою компанию в крутых СМИ. Однако не забывайте и про небольшие издания, которые выходят недавно. Там и реклама дешевле, и бесплатно можно иногда опубликоваться. Молодые издания гораздо более охотно взаимодействуют с компаниями. Скажу по себе — я делал два сайта, и частенько публиковал там информацию о компаниях, если они это просили. Потому что мне важно было наработать пул экспертов.
Антикризисный пиар
У вас должен быть четкий план действий на случай ЧП с вашей компанией. Нужно определить, кто сможет в таком случае общаться с прессой, какая информация раскрывается. Вариант — компания в таких случаях информационно закрывается. Но этой плохой вариант. Если вы промолчите — текст все равно выйдет. Но вашей позиции там не будет.
Был случай — орган власти распространил негативную информацию об одной из компаний. Мол, она и производство сворачивает, и рабочих увольняет, и вообще ко дну идет. Я позвонил директору этой компании. И он четко все объяснял. Да, проблемы есть. Часть людей сократили. Но десять человек, а не пятьдесят. Да, производство остановили. Но в этом время монтировали новое оборудование. И получился хороший, взвешенный материал.
Совет такой — не будьте молчунами.
Как быть с шантажистами
Есть СМИ, которые поливают грязью компании, чтобы получить от них рекламу. И многие предприниматели платят деньги таким шантажистам. По моему мнению, платить им не надо никогда. Судиться, разговаривать — да. А вот платить — нет. А то оборзеют и совсем рамки потеряют.
Об авторе
Михаил Палочкин родился в Барнауле. Окончил лицей №86 и факультет журналистики АлтГУ. Работал корреспондентом газет «Вечерний Барнаул» и «Ваше дело», публиковался в газетах «№1. Ваша газета на Алтае», «Свободный курс», журнале «Город Бизнеса».
Создал сайт «Рынок недвижимости в Алтайском крае». Был редактором сайта «Аргументы и факты – Алтай», главным редактором делового журнала «Приоритетное мнение».
Работал журналистом в ряде сибирских деловых СМИ — «Коммерсантъ-Новосибирск», «Эксперт-Сибирь», «Континент-Сибирь». Публиковался на сайтах Банкир.ру и Эксперт онлайн. Победитель конкурса «Сибирь-территория надежд – 2009» — автор лучшей аналитической статьи.
Сейчас работает редактором сайта «Московский комсомолец на Алтае»
В январе 2014 года создал проект www.finans22.ru, является его главным редактором.
Михаил Палочкин — автор книг «Откровенный разговор. Интервью разных лет» (2014), «Ошибки интернет-проектов» (2014 год) http://finans22.ru/knigi/

Поставьте горшки с растениями

Растения с легкостью украсят ваш стол и улучшат воздух в офисе. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники работают на 15% эффективнее, если в их кабинете есть цветок.

Фото: MKDA

Выберите растение с учетом количества света, который проникает сквозь окна вашего офиса. Например, суккуленты неприхотливы, но им нужно много солнца. Если у вас в офисе плохое естественное освещение, лучше остановиться на сансевиерии (в народе — «щучий хвост» или «тещин язык»), эпипремнуме и спатифиллуме.

Сервисы и услуги для вашего бизнеса от проверенных компаний. Только в B2B-магазине Rusbase.

Если в вашем офисе нет окон, чаще выходите на улицу

Согласно исследованию 2014 года, проведенному учеными Северо-Западного университета и Иллинойского университета, сотрудники офисов без окон чувствуют себя гораздо хуже тех, кто работает в помещениях с естественным освещением.

Постарайтесь каждый день проводить на солнце несколько часов.

«Дневной свет необходим для поддержания биологических ритмов, от которых зависит ваша когнитивная деятельность, выработка серотонина и пищеварение, — рассказала Кристин Эверетт, старший дизайнер нью-йоркского агентства MKDA. — Благодаря солнцу мы в буквальном смысле чувствуем себя счастливее и внимательнее».

Уберите длинные кабели, которые мешаются под ногами

Наверняка у вас под столом есть провода от системного блока, клавиатуры, мыши, телефона, наушников, зарядки для мобильного и других устройств.

Фото: Mike McCune/flickr/attribution

Для поддержания продуктивного рабочего ритма необходимо, чтобы эти кабели вам не мешали. Выровняйте их длину и закрепите в одном месте с помощью специальных держателей, клипс или липучек. Есть даже специальные органайзеры для проводов. Можете пометить кабели, чтобы знать, от какого они устройства.

Поставьте на стол то, что будет напоминать вам о вашей цели

Найдите один или два предмета, которые будут вдохновлять вас работать, и поставьте их на рабочий стол. Это может быть какая-нибудь корпоративная награда, фотография семьи или девиз компании.

Например, генеральный директор Evernote Крис О’Нил держит на рабочем столе флаг США и Канады, напоминая себе о своем двойном гражданстве и международной политике своей организации. Кроме того, на его столе можно найти фото его детей, которые вдохновили его на использование Evernote.

Рабочий стол гендиректора Evernote Криса О’Нила. Фото: Evernote

А в компании Zillow у каждого сотрудника на столе стоит значок, показывающий сколько лет они проработали в фирме.

Держите под рукой полезные закуски

Иногда стоит перекусить, чтобы поднять уровень своей энергии. Лучше всего держать в столе смесь орехов, протеиновые батончики и сухофрукты.

Фото: Sarah Jacobs/Business Insider

Надевайте шумоподавляющие наушники без музыки

Все больше исследований советуют не слушать музыку во время работы.

Дэниел Левитин, специалист по когнитивной нейробиологии и автор книги «Так выглядит ваш мозг во время музыки», сообщил, что музыка мешает продуктивности, если только вы не выполняете повторяющиеся задачи.

Лучше слушать ее в течение 10-15 минут перед работой, чтобы насладиться приятными нейротрансмиттерами, которые она вызывает.

Если в вашем офисе шумно из-за телефонных звонков и разговоров, обязательно воспользуйтесь шумоподавляющими наушниками. Но не стоит включать в них белый шум. Исследование 2010 года показало, что ученики с нарушениями внимания лучше выполняют задания на память, если занимаются в тишине. А еще наушники увеличат вашу продуктивность, потому что коллеги вряд ли захотят отвлекать на болтовню человека, который закрылся в наушниках.

Вам не нужен стол для работы стоя. Просто сидите меньше

Исследования показывают, что если каждый час совершать пятиминутные прогулки, вы будете меньше уставать и хотеть есть.

Фото: MKDA

Холодный воздух снижает продуктивность

Если из-за кондиционера в вашем офисе бывает слишком холодно, держите в столе теплый свитер, обогреватель и перчатки без пальцев.

В 2004 году исследователи Корнеллского университета обнаружили, что при повышении температуры воздуха в офисе с 20° до 25° градусов, количество опечаток в документах сотрудников снижается на 44%, а продуктивность во время набора текста увеличивается на 150%.

Пользуйтесь блокнотом и стикерами для заметок

Хоть мы и живем в цифровом мире, это не значит, что стоит отказываться от бумажных записей. В блокноте можно держать все важные заметки, например, о совещаниях и необходимых звонках. Там же можно записывать и идеи.

Фото: Zillow Group

Отрегулируйте кресло и монитор так, чтобы сидеть правильно

Согласно данным исследовательского центра Клиника Мэйо, плохая поза для сидения может привести к негативным последствиям — головной боли, болям в спине и шее, проблемам с дыханием, защемлению нервов в плечах и боли в челюсти.

Поменяйте положение вашего кресла и монитора так, чтобы сидеть прямо. Если у вас в офисе плохое кресло, не пожалейте денег на его улучшение. «Некачественные кресла вызывают усталость и могут даже привести к проблемам со спиной», — считает Мелисса Фредериксен, владелец и старший дизайнер студии Atmosphere 360.

Не работайте за столом

Как бы хорошо ни был организован ваш рабочий стол, иногда стоит работать не только за ним. Встав из-за него, вы уже улучшите свою продуктивность.

Рон Фридман, психолог и автор книги «Лучшее место для работы», считает, что когда вы уходите работать на кухню, на диван или в комнату отдыха, вы посылаете себе сигнал, что пора сосредоточиться.

Генеральный директор SoundHound Кевин Мохайер обычно уходит в солнечный уголок на втором этаже офиса, когда ему надо спокойно поработать или пообщаться с командой. Фото: Soundhoud

Уберите в стол вещи, которыми вы не пользуетесь каждый день

Старайтесь следить за тем, что окружает вас на рабочем месте. Если вы можете убрать лишнее, то почувствуете заметный результат.

На столе должно быть только самое необходимое: компьютер, телефон, блокнот, ручки и бутылка с водой. Остальное можно положить в стол.

Если у вас много бумаг, заведите для них специальный шкаф. А лучше отсканируйте документы и храните их в цифровом виде. Ничто так не замедляет продуктивность, как окружение из множества бумаг и необходимость копаться в документах.

Синие, зеленые и желтые тона улучшают продуктивность

Разные цвета по-разному влияют на настроение человека. Синий и красный улучшают работу мозга.

Ученые считают, что прохладные тона (например, синий) действуют успокаивающе. Стол со множеством синих акцентов поможет вам чувствовать себя уравновешенно в течение дня.

С красным цветом стоит быть осторожнее — этот оттенок может увеличить скорость сердцебиения, полагает Эндрю Эллиот из Рочестерского университета. Не стоит использовать его в офисе, если только ваша работа не связана с физической активностью или вы работаете интенсивными интервалами.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *