Протокол совещания

О протоколах без протокола

Михаил Крюков

Теперь, товарищ старшина,
дозвольте пару слов без протокола…
Владимир Высоцкий

Давно известно, что технари предпочитают общаться на каком-то своём, «птичьем» языке, который окружающим непонятен и вызывает раздражение.

В этой статье мы поговорим о протоколах передачи звука по сетям Ethernet, но постараемся разобраться в этом непростом вопросе без зубодробительной технической терминологии.

ЧТО ТАКОЕ СЕТЬ ETHERNET?

Ethernet – это технология передачи данных между компьютерами, объединёнными в локальную вычислительную сеть (ЛВС). Оная была разработана почти 40 лет назад, но распространение получила в 90-х годах прошлого века, когда, опередив другие решения, стала самой распространённой. В Ethernet соединение между компьютерами осуществляется с помощью кабеля витой пары. Взгляните на торец своего ноутбука. Если вы увидите серый провод, прикрытый пластиковым колпачком, это он и есть.

ЧТО ТАКОЕ ПРОТОКОЛ И ЗАЧЕМ ОН НУЖЕН?

Протокол – это просто-напросто набор правил для решения определённой задачи, которых придерживаются все производители. Чтобы передать информацию, один и тот же протокол должен действовать и в передатчике, и в приёмнике. Причём этот протокол должно понимать как «железо», так и программное обеспечение, под управлением которого это «железо» работает. Бывает оборудование, которое «понимает» многие протоколы, а бывает, наоборот, работающее только с каким-то одним протоколом. Преимуществом первого варианта является универсальность, а преимуществом второго – наиболее полное использование возможностей избранного протокола.

А ПОЧЕМУ НЕЛЬЗЯ ПЕРЕДАВАТЬ ЗВУК ПО СЕТЕВЫМ ПРОТОКОЛАМ? РАЗВЕ ИМ НЕ ВСЕ РАВНО, ЧТО ПЕРЕДАВАТЬ?

Безусловно, всё равно. Файл – он файл и есть, а что в нём – документ Word, картинка, видео или звук – безразлично. Но проблема в том, что нужно передавать не просто звук, а т.н. «потоковое мультимедиа», когда звук непрерывно поступает с передатчика и воспроизводится приёмником в масштабе реального времени, скажем, при воспроизведении музыки онлайн. Кроме того, в рамках старых протоколов Ethernet невозможно или очень неудобно организовать, например, аудиоконференцию.

С другой стороны, за десятилетия использования сетей Ethernet во всём мире были проложены, наверное, десятки тысяч километров кабелей витой пары. Вот инженеры и решили использовать старые сети для решения новых задач. Такое уже не раз бывало в технике. Например, на ранних этапах развития Интернет для коннекта использовались телефонные линии, которые изначально для этого не предназначались, но которыми была буквально опутана вся планета. Люди постарше, наверное, помнят хрипящие и булькающие модемы…


Принцип передачи цифрового звука по сети Ethernet

ЧТО ТАКОЕ «ПРОЗРАЧНЫЙ ПРОТОКОЛ?»

Протоколов в современном хайтеке существует великое множество. К счастью, большинство из них являются «прозрачными» для пользователя, это означает, что они работают автоматически и не нуждаются в управлении. Мы с вами об их существовании можем и не догадываться. Они как суслик, которого никто не видит, а он есть! Решений для передачи звука, основанных на инфраструктуре Ethernet-сети, существует много. Самые распространённые из них – это CobraNet, EtherSound, Dante и AVB.

Общими требованиями к этим протоколам являются передача сигнала без искажений качества с задержкой не более 10 мс, возможность многоканальной передачи данных с минимальным взаимным влиянием и гибкая маршрутизация. Затраты на инсталляцию должны быть меньше, чем для обычных систем.

Если для передачи звука используют один передатчик и один приёмник, соединённые кабелем, то такой метод называют методом «точка-точка». Его главный недостаток – необходимость прокладки специальных аудио кабелей, что усложняет инсталляцию и повышает стоимость оборудования. Использование Ethernet эту проблему снимает, поскольку позволяет объединять передатчики и приёмники в сложные, разветвлённые сети.

Протокол CobraNet® был разработан в 90-х годах прошлого века компанией Peak Audio и стал первой коммерчески успешной технологией передачи звука по кабелю витой пары. В наши дни оборудование с использованием CobraNet® выпускается многими компаниями и, в основном, используется в средних и крупных инсталляциях (конгресс-центры, стадионы, концертные залы и т.д.). В 2001 году технологию CobraNet® купила известная компания Cirrus Logic и стала выпускать на её основе сравнительно недорогие устройства. Недостатком протокола является то, что он поддерживает только 100 Мбит Ethernet (например,100BaseT), однако отдельные сетевые сегменты могут включать линии и с более высокой скоростью передачи данных (до 1 гбит).

Протокол EtherSound® – разработка французской компании Digigram, увидевшая свет в 2001 году. В 2003 году появились первые инсталляции с применением EtherSound®, а в 2006 году вышли улучшенные версии ES-100 и ES-Giga. К сожалению, эти протоколы не совместимы друг с другом.

EtherSound® – это протокол, рассчитанный, прежде всего, на передачу «живого» звука с минимальными сетевыми задержками в гастрольных турах и других мобильных инсталляциях. Схема соединения устройств не сетевая, а последовательная или «кольцо».

Разработка протокола Dante® начата австралийской компанией Audinate в 2006 году. Он поддерживает 100 Мбит или 1 гбит Ethernet.

Особенностью Dante®, по сравнению с другими протоколами, является то, что он может быть интегрирован в сеть, состоящую из обычных маршрутизаторов. Это означает, что сеть может быть структурирована по студиям, этажам и т.п. Вообще, Dante® не предъявляет специальных требований к сетевому оборудованию. Также Dante® поддерживает технологию PLUG&PLAY и работу по оптическим кабелям.

Dante® превосходит конкурентов в простоте использования, гибкости и возможностям расширения системы. Это комплексное решение для передачи несжатого аудио с низкой задержкой, прецизионной посэмпловой синхронизацией, автоматическим определением новых устройств, удобной маршрутизацией.

Модуль Dante подключается к любому микшерному рэку и консоли iLive и позволяет, кроме всего прочего, выполнить многоканальную запись звука с помощью программы Dante Virtual Soundcard. Израильская компания Kramer Electronics и Audinate обнародовали соглашение, в соответствии с которым Kramer стала 150-й компанией-производителем, лицензировавшей сетевую технологию Dante.

AVB (Audio Video Bridging) – сетевой стандарт, создаваемый при участии AVNU (альянс производителей профессионального оборудования). Этот протокол является единственной из рассматриваемых некоммерческой открытой технологией.

Потребителям бытового рынка сети AVB позволят объединять медиа данные между всеми устройствами в квартире или доме. В принципе, похожие системы уже известны, однако, использование транспортных протоколов AVB позволит расширить сферу применения и сделать их более доступными. Все устройства будут иметь один и тот же разъем RJ45.


Временные задержки при передаче цифрового звука

КАКОЙ ЖЕ ПРОТОКОЛ ВЫБРАТЬ?

В технике на подобные вопросы обычно не существует однозначного ответа. У каждого протокола есть свои достоинства и недостатки, поэтому выбирать нужно, исходя из поставленных задач, имеющегося оборудования и бюджета проекта.

Протоколы AVB и Cobranet позволяют использовать все топологии сетей, допустимые в Ethernet, в том числе, кольцевые. Это означает, что можно без переделки использовать существующие сети, однако нужно помнить, что AVB – единственный из рассматриваемых протоколов – требует использования специальных AVB-совместимых сетевых коммутаторов.

Протоколы Cobranet и EtherSound способны передавать данные с максимальной частотой дискретизации 96 кгц в реальном масштабе времени, а в AVB и Dante этот параметр может быть увеличен до 192 кгц. Но, вообще говоря, чем выше частота дискретизации, тем ниже максимальная пропускная способность сети.

Большое значение для аудиопротокола имеет поддерживаемое количество аудиоканалов, чтобы можно было без проблем передавать в любую точку сети необходимое количество аудиоданных. Cobranet, EtherSound и AVB способны передавать до 64 аудио каналов, а вот Dante обеспечивает передачу только 48 каналов в Ethernet 100BaseT. Однако Cobranet, EtherSound и AVB могут существовать только в рамках одной подсети, тогда как Dante может передавать аудио данные через маршрутизаторы за пределы подсети.

EtherSound требует последовательной, закольцованной, схемы соединения от первого до последнего устройства. Такая схема очень выгодна для мобильных инсталляций, поскольку достаточно проложить только один кабель от первого до последнего устройства в сети. В Cobranet, AVB и Dante используется обычная сетевая маршрутизация, которая позволяет создавать сложные древовидные структуры.

За счёт использования последовательного кольца, протокол EtherSound обеспечивает очень низкую задержку звука – всего 0,125 мс, тогда как минимальная задержка в сети Cobranet составляет 1,3 мс, у AVB 0,25 мс, а у Dante – 0,8 мс. Чем быстрее сеть, тем меньше задержка в ней.

В сетях Cobranet одно устройство (т.н. «диспетчер») передаёт бит-пакет 750 раз в секунду (каждые 1,3 мс). Все абоненты сети в течение бит-пакета должны подтвердить контрольную сумму для всех 64 каналов.

В сетях EtherSound синхронизации выполняется проще, потому что так называемые «Primary Master», стоящие во главе каждой цепочки, контролируют весь нисходящий трафик.

В AVB и Dante общая концепция синхронизации определяется во всей сети в соответствии с IEEE1588. Это означает, что синхронизация обеспечивается априори.



И в EtherSound, и в Cobranet, по сравнению с AVB и Dante, задержки являются потенциально очень серьёзной проблемой, которая может создать нежелательные звуковые эффекты.

Cobranet может передавать Ethernet данные совместно с пакетами аудио данных, однако возможно их паразитное влияние друг на друга.

Совместное использование сетевых данных, не относящихся к EtherSound, также потенциально опасно появлением аудио артефактов.

AVB требует использования AVB-совместимых коммутаторов (свитчей), поэтому данные, не относящиеся к AVB, не могут разрушить аудио трафик.

Таким образом, в области транспорта и взаимодействия трафиков данных управления и аудио данных протоколы AVB и Dante имеют преимущества по сравнению с Cobranet и EtherSound.

С другой стороны, все преимущества Dante, Cobranet и EtherSound может перевесить то, что протокол AVB – бесплатный и полностью открытый. Не секрет, что в мире хайтека не утихают «священные войны» на тему того, за кем будущее: за проприетарными, то есть платными протоколами или открытыми, общедоступными и бесплатными. Ближайшее будущее покажет, кто прав.

Посмотрим.

Как правильно протоколировать совещания

1. Что такое идеальное протоколирование?

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

Обычное протоколирование

Идеальное протоколирование

Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания

Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование

Все по-разному понимают итоги встречи

Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата

Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание

Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах

Необязательность выполнения принятых на совещании решений

Обязательность выполнения принятых к выполнению задач — ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок

Несоблюдение или отсутствие повестки совещания

Следование визуальной повестке совещания

Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще — еще позже

Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!

На контроль принятых решений уходит много времени

На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Идеальное протоколирование совещания выглядит так: протокол совещания согласуется, распечатывается и подписывается сразу же на самом совещании. Пока участники идут из переговорной комнаты на свои рабочие места, им назначаются задачи, и, придя на рабочее место, они должны получить на электронную почту финальную версию протокола, а так же назначенные им к исполнению задачи в корпоративной системе управления задачами. И это возможно! Давайте узнаем, как.

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Рис.2. Внесите организационные детали

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

  • Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
  • Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
  • Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
  • Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
  • Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
  • Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
  • Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
  • Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

У большинства совещаний обычно нет письменной повестки. Это означает, что большинство участников не очень точно понимают, а зачем вообще они пришли на совещание. Это приводит к большим потерям времени в начале совещания, на включение всех участников

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1., вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось. Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

Следующие три пункта тесно связаны друг с другом. Речь идет о результате совещания. Вообще, зачем люди собираются вместе? Для того, чтобы договориться о том, что делать дальше. Эти договоренности могут быть трех видов:

  • Решения, которые касаются всех
  • Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
  • Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Итак, решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Мы предлагаем Вам скачать совершенно бесплатно описанный выше шаблон, а так же методику его настройки и использования! Для этого просто заполните форму ниже, и мы все пришлем Вам!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

Отзывы:

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания. Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу. Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

В.В.САЛМИН

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!

———————————————————————-

Протокол: образцы документов

Главная / Образцы / Протокол является док-том, в котором присутствует хронологическая запись обсуждения каких-либо вопросов, а также принятия определенных решений в ходе заседаний коллегиальных структур, совещаний, собраний и конференций. Док-т также отображает деятельность по групповому принятию ключевых решений группой сотрудников, либо же коллегиальной структурой. При этом следует отметить тот факт, что протоколы, которые создаются в управленческой деятельности учреждений, не имеют ничего общего с протоколами, создаваемыми органами охраны правопорядка и административными учреждениями. Среди разновидностей протоколов также нужно выделить документы договорного характера (например, протоколы разногласий и их согласования, обсуждения цены и пр.). Также нельзя не отметить, что протокол может быть издан как в полной, так и в краткой форме.

Популярные образцы

  1. Протокол собрания участников общества с ограниченной ответственностью
  2. Протокол соглашения о договорной цене
  3. Протокол договорной цены
  4. Протокол допроса свидетеля
  5. Протокол заседания комиссии
  6. Протокол заседания совета директоров
  7. Протокол заседания совета директоров (заочное голосование)
  8. Протокол разногласий к договору
  9. Протокол собрания учредителей
  10. Протокол согласования договорной цены
  11. Протокол согласования разногласий
  12. Протокол согласования цены
  13. Протокол заседания трудового коллектива
  14. Протокол о ликвидации ООО

Образцы документов

  • Индивидуальный протокол тестирования. Форма N 4
  • Итоговый протокол результатов конкурса на право заключения договора подряда на обслуживание жилых домов. Форма N 7
  • Итоговый протокол квалификационного экзамена на аттестат аудитора
  • Итоговый протокол результатов конкурса профессионального мастерства среди сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации на звание «Лучший по профессии
  • Итоговый протокол рассмотрения апелляций выпускников IX классов общеобразовательных учреждений Московской области. Форма N 10
  • Контрольный протокол проведения серологических исследований
  • Образец бланка протокола расширенного заседания Совета Федерального агентства морского и речного транспорта (Росморречфлота)
  • Образец бланка протокола заседания правления ОАО «РЖД» и пример его оформления
  • Образец бланка протокола рабочей встречи президента ОАО «РЖД» и руководителя субъекта Российской Федерации и пример его оформления
  • Образец бланка протокола совещания у президента ОАО «РЖД» и пример его оформления
  • Образец бланка протокола Федеральной службы судебных приставов
  • Образец выписки из протокола заседания Консультационного совета по промышленно-производственным особым экономическим зонам
  • Образец обобщенного протокола лабораторных испытаний аккредитованной испытательной лаборатории (центра)
  • Образец оформления краткого протокола в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта
  • Образец оформления краткого протокола совещания у руководителя Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам
  • Образец оформления полного протокола Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
  • Образец оформления краткого протокола Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
  • Образец оформления протокола совещания у руководителя Федерального агентства морского и речного транспорта (Росморречфлота)
  • Образец оформления протокола согласительного совещания у заместителя руководителя Федерального агентства морского и речного транспорта (Росморречфлота)
  • Образец оформления полного протокола заседания Совета Федерального агентства железнодорожного транспорта
  • Образец оформления краткого протокола оперативного совещания у руководителя Федерального агентства железнодорожного транспорта
  • Образец оформления полного протокола заседания Центральной экспертной комиссии МВД России по режиму секретности
  • Образец оформления краткого протокола совещания при начальнике департамента тыла МВД России
  • Образец оформления протокола согласительного совещания Минтранса РФ
  • Образец оформления протокола Минтранса РФ
  • Образец оформления полного протокола в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта
  • Образец оформления полного протокола
  • Образец оформления краткого протокола
  • Образец оформления протокола совещания у Министра информационных технологий и связи Российской Федерации
  • Образец оформления протокола совещания у статс-секретаря — заместителя Министра информационных технологий и связи Российской Федерации
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
  • 41
  • Следующая «

Справочно-информационные документы — виды, порядок составления и оформления

Другие дисциплины › Делопроизводство

Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки и переписку, а также протоколы, предложения, представления.

Протокол – понятие, реквизиты, формы, порядок оформления

Деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников отражает протокол.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

Различают следующие виды протоколов:

  • протоколы заседаний в управленческой деятельности предприятий;
  • протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка;
  • протоколы, используемые при выработке и заключении договоров.

Протоколы заседаний в управленческой деятельности оформляются на основании черновых записей хода этих заседаний, тезисов докладов и выступлений, проектов решений, стенограммы, звукозаписи и др. Ответственность за подготовку и правильность записей протокола лежит на председателе и секретаре, ведущих заседание.

Протокол может оформляться как на общем бланке предприятия, так и на специальном бланке протокола или на листах формата А4.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

При оформлении различают два типа (формы) протоколов:

  • полный протокол — содержит запись всех выступлений на заседании;
  • краткий протокол — содержит только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Здесь представлены образцы оформления протоколов в полной и краткой форме.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря, всех присутствующих на заседании (в алфавитном порядке) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если в заседании принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Если количество присутствующих превышает 15 человек, то делается ссылка на список, который является неотъемлемой частью протокола.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

  • СЛУШАЛИ:
  • ВЫСТУПИЛИ:
  • ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Протокол может также фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Запись выступления излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Предложение и представление как виды справочно-информационной документации

Предложение – документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Такие предложения касаются служебной и административной деятельности.

Коммерческие предложения, как правило, оформляются в виде письма-предложения.

Предложение по служебной (административной) деятельности составляется аналогично докладной записке, где содержание разделяется на две части: обоснование и заключение – перечень предложений.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, оформляются на стандартном листе бумаге, подписываются составителем, представляются руководству.

Кроме того, предложения могут представляться и в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в их компетенции. Оформляются такие предложения на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения, (наименование организации, если адресованы в вышестоящую организацию), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (если адресованы в вышестоящую организацию), заголовок к тексту, адресат, подпись.

Под представлением понимается документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику конкретных мер или о совершении в отношении работника определенных действий. Инициатива в данном случае исходит от начальника того структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

Во многом представления напоминают характеристики. Более того, в некоторых из них характеристики включаются в виде отдельных блоков. Однако — это разные документы, отличающиеся как по содержанию, так и по оформлению.

Здесь представлен образец оформления представления к поощрению сотрудника предприятия.

Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Другие статьи по данной теме:

  • назад: Порядок составления и оформления организационно-распорядительных документов (приказа, распоряжения, постановления и др.)
  • далее: Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления
  • Образцы оформления полного и краткого протокола заседания Совета директоров

Список использованных источников

  1. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. (утв. Росархивом);
  2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16;
  3. Логинова Н.К. Делопроизводство и корреспонденция. Учебно-методическое пособие. УрГЭУ, 2007.;
  4. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. Пенза. 2005.;
  5. Характеристики и представления: рекомендации по составлению и оформлению / Журнал «Кадры предприятия» №2, 2005г. – режим доступа: http://www.dis.ru;
  6. Энциклопедия делопроизводства. Информационный сайт «Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела»: edou.ru.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *