Регистрация документов

Бухгалтерский учет

Определение термина «бухгалтерский учет»

Бухгалтерский учет — это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Бухгалтерский учёт в соответствии с законом о бухгалтерском учёте может вестись: главным бухгалтером, принятым на предприятие по трудовому договору, генеральным директором при отсутствии бухгалтера, бухгалтером, не являющимся главным, либо сторонней организацией (бухгалтерское сопровождение).

Объекты бухгалтерского учета

Объектами бухгалтерского учета являются имущество организации, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.

Основные задачи бухгалтерского учета

Основной задачей бухгалтерского учёта является формирование полной и достоверной информации (бухгалтерской отчётности) о деятельности организации и её имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности— руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним — инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности, на основании которой становится возможным:

  • предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации;

  • выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения финансовой устойчивости организации;

  • контроль соблюдения законодательства при осуществлении организацией хозяйственных операций;

  • контроль целесообразности хозяйственных операций;

  • контроль наличия и движения имущества и обязательств;

  • контроль использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

  • контроль соответствия деятельности утверждённым нормам, нормативам и сметам.

Основные элементы метода бухгалтерского учета

Задачи бухгалтерского учёта решаются посредством использования различных способов и приемов, совокупность которых называется методом бухгалтерского учёта, который включает в себя следующие основные элементы:

— документирование — письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета;

— оценка – способ выражения денежных средств и их источников в денежном измерении;

бухгалтерские счета- способ группировки текущего отражения имущества, обязательств и операций;

— двойная запись — взаимосвязанное отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, когда каждая операция одновременно записывается по дебету одного счета и кредиту другого счета на одинаковую сумму ;

— инвентаризация – проверка наличия числящегося на балансе организации имущества, проводимая путем подсчета, описания, взвешивания, взаимной сверки, оценки выявленных средств, и сравнении полученных данных с данными бухгалтерского учета;

— калькулирование – исчисление себестоимости единицы продукции, работ, услуг в денежном выражении, то есть расчет себестоимости ;

— бухгалтерский баланс — является источником информации и представляет собой способ экономической группировки имущества организации по составу, размещению и источникам формирования, выраженный в денежной оценке и составленный на определенную дату;

— бухгалтерская отчетность – совокупность показателей учета, отраженных в форме определенных таблиц и характеризующих движение имущества, обязательств и финансовое положение организаций за отчетный период.

Основные принципы бухгалтерского учета

Основными принципами бухгалтерского учета можно считать следующие принципы:

Принцип автономности – любая организация существует как самостоятельное юридическое лицо. В бухгалтерском учете отражается только то имущество, которое признано собственностью данной конкретной организации или предприятия.

Принцип двойной записи — все хозяйственные операции отражаются одновременно по дебету одного бухгалтерского счета и кредиту другого счета на одинаковую сумму.

Принцип действующей организации организация функционирует и планирует сохранять свои позиции на экономическом рынке в будущем, в указанные сроки и в установленном порядке погашая обязательства перед своими партнерами.

Принцип объективности состоит в том, что все хозяйственные операции должны находить отражение в бухгалтерском учёте, быть зарегистрированными на протяжении всех этапов учёта, подтверждаться оправдательными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

Принцип осмотрительности предполагает определённую степень осторожности в процессе формирования суждений, необходимых при расчётах, производимых в условиях неопределённости, позволяющую избежать завышения активов или доходов, и занижения обязательств, или расходов. Соблюдение принципа осмотрительности предотвращает возникновение скрытых резервов и чрезмерных запасов, сознательное занижение активов или доходов, либо преднамеренное завышение обязательства, или расходов.

Принцип начислений — все операции записываются по мере их возникновения, а не в момент оплаты, и относятся к тому отчётному периоду, когда была совершена операция. Этот принцип условно можно разделить на:

  • принцип регистрации дохода (выручки) — доход отражается в том периоде, когда он получен, а не когда произведена оплата;

  • принцип соответствия — доходы отчётного периода должны быть соотнесены с расходами, благодаря которым эти доходы были получены.

Принцип периодичности регулярное составление бухгалтерского баланса и отчетности за следующие периоды: год, полугодие, квартал, месяц. Этот принцип обеспечивает сопоставимость отчётных данных, позволяет по истечении определённых периодов времени исчислить финансовые результаты.

Принцип конфиденциальности. Содержание внутренней учётной информации — коммерческая тайна организации, за разглашение и нанесение ущерба её интересам предусмотрена установленная законодательством ответственность.

Принцип денежного измерения — единицей количественного денежного измерения фактов хозяйственной деятельности выступает валюта страны.

Необходимые документы

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ КАДАСТРОГО УЧЕТА И (ИЛИ) РЕГИСТРАЦИИ ПРАВ

В соответствии с частью 1 статьи 14 Федерального закона от 13.07.2015№ 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (далее — Закон № 218-ФЗ) государственный кадастровый учет и (или) государственная регистрация прав осуществляются на основании заявления, за исключением установленных Законом № 218-ФЗ случаев, и документов, поступивших в орган регистрации прав в установленном Законом № 218-ФЗ порядке.

Форма заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав (ссылка на форму) и требования к его заполнению, а также требования к формату такого заявления и представляемых с ним документов в электронной форме утверждены приказом Минэкономразвития России от 08.12.2015 № 920.

Порядок представления заявления и документов:

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы представляются в орган регистрации прав в порядке, установленном приказом Минэкономразвития России от 26.11.2015 № 883:

в форме документов на бумажном носителе:

— посредством личного обращения в орган регистрации прав, к уполномоченному лицу органа регистрации прав при выездном приеме, через МФЦ;

— посредством почтового отправления с объявленной ценностью при его пересылке, описью вложения и уведомлением о вручении;

в форме электронных документов и (или) электронных образов документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, если иное не предусмотрено федеральным законом:

— с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет», посредством единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), или официального сайта, или иных информационных технологий взаимодействия с органом регистрации прав.

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы в форме документов на бумажном носителе посредством личного обращения представляются независимо от места нахождения объекта недвижимости в подразделение органа регистрации прав или многофункциональный центр согласно перечню подразделений органа регистрации прав и многофункциональных центров, который опубликован на официальном сайте.

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы в форме документов на бумажном носителе посредством почтового отправления направляются в подразделение органа регистрации прав согласно перечню подразделений органа регистрации прав, который опубликован на официальном сайте.

В случае представления заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемых к нему документов посредством почтового отправления:

подлинность подписи заявителя на заявлении должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке, а также в нотариальном порядке удостоверена доверенность, подтверждающая полномочия представителя заявителя;

сделка с объектом недвижимости должна быть нотариально удостоверена;

доверенность, подтверждающая полномочия лица, совершившего сделку, должна быть нотариально удостоверена, если подлежащая государственной регистрации сделка с объектом недвижимого имущества или сделка, на основании которой подлежит государственной регистрации право либо ограничение права и обременение объекта недвижимости, совершена представителем, действующим на основании доверенности;

к заявлению дополнительно прилагаются копия документа, удостоверяющего личность физического лица (правообладателя, стороны или сторон сделки, а также представителя данных лиц, если заявителем является представитель), и копия документа, удостоверяющего личность физического лица — представителя юридического лица (если правообладателем, стороной или сторонами сделки являются юридические лица).

Документы, прилагаемые к заявлению

К заявлению о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав прилагаются, если федеральным законом не установлен иной порядок представления (получения) документов и (или) содержащихся в таких документах сведений, следующие документы:

документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя (если с заявлением обращается его представитель);

документы, являющиеся основанием для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав;

иные документы, предусмотренные Законом № 218-ФЗ и принятыми в соответствии с ним иными нормативными правовыми актами.

Не допускается истребование у заявителя дополнительных документов, если представленные им документы отвечают требованиям статьи 21 Закона № 218-ФЗ и требованиям принятых в соответствии с Законом № 218-ФЗ нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, если иное не установлено Законом № 218-ФЗ или иными федеральными законами.

Заявитель вправе представить по собственной инициативе для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав документы, которые в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» представляются в порядке межведомственного информационного взаимодействия.

При представлении заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав посредством личного обращения физическое лицо предъявляет документ, удостоверяющий его личность, а представитель физического лица — также нотариально удостоверенную доверенность, подтверждающую его полномочия, если иное не установлено федеральным законом. (В случае, если полномочия представителя органа государственной власти или органа местного самоуправления подтверждаются доверенностью, составленной на бланке данного органа и заверенной печатью и подписью руководителя данного органа, нотариальное удостоверение такой доверенности для ее представления вместе с соответствующим заявлением о государственной регистрации прав не требуется.)

За государственную регистрацию прав взимается государственная пошлина в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации (статья 17 Закона № 218-ФЗ).

Представление документа, подтверждающего внесение государственной пошлины за осуществление государственной регистрации прав, вместе с заявлением о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав не требуется. Заявитель вправе представить такой документ по собственной инициативе.

При этом орган регистрации прав обязан возвратить заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и документы, прилагаемые к нему, без рассмотрения, если информация об уплате государственной пошлины за осуществление государственной регистрации прав по истечении пяти дней с даты подачи соответствующего заявления отсутствует в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах и документ об уплате государственной пошлины не был представлен заявителем (статья 25 Закона № 218-ФЗ).

Основания для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав

В соответствии с частью 2 статьи 14 Закона № 218-ФЗ основаниями для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав являются:

акты, изданные органами государственной власти или органами местного самоуправления в рамках их компетенции и в порядке, который установлен законодательством, действовавшим в месте издания таких актов на момент их издания, и устанавливающие наличие, возникновение, переход, прекращение права или ограничение права и обременение объекта недвижимости;

договоры и другие сделки в отношении недвижимого имущества, совершенные в соответствии с законодательством, действовавшим в месте расположения недвижимого имущества на момент совершения сделки;

акты (свидетельства) о приватизации жилых помещений, совершенные в соответствии с законодательством, действовавшим в месте осуществления приватизации на момент ее совершения;

свидетельства о праве на наследство;

вступившие в законную силу судебные акты;

акты (свидетельства) о правах на недвижимое имущество, выданные уполномоченными органами государственной власти в порядке, установленном законодательством, действовавшим в месте издания таких актов на момент их издания;

межевой план, технический план или акт обследования, подготовленные в результате проведения кадастровых работ в установленном федеральным законом порядке, утвержденная в установленном федеральным законом порядке карта-план территории, подготовленная в результате выполнения комплексных кадастровых работ;

схема размещения земельного участка на публичной кадастровой карте при осуществлении государственного кадастрового учета земельного участка, образуемого в целях его предоставления гражданину в безвозмездное пользование в соответствии с Федеральным законом от 01.05.2016 № 119-ФЗ «Об особенностях предоставления гражданам земельных участков, находящихся в государственной или муниципальной собственности и расположенных на территориях субъектов Российской Федерации, входящих в состав Дальневосточного федерального округа, и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»;

иные документы, предусмотренные федеральным законом, а также другие документы, которые подтверждают наличие, возникновение, переход, прекращение права или ограничение права и обременение объекта недвижимости в соответствии с законодательством, действовавшим в месте и на момент возникновения, прекращения, перехода прав, ограничения прав и обременений объектов недвижимости;

наступление обстоятельств, указанных в федеральном законе.

Требования к документам

Документы, устанавливающие наличие, возникновение, переход, прекращение, ограничение права и обременение недвижимого имущества и представляемые для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, и отражать информацию, необходимую для государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на недвижимое имущество в ЕГРН.

Указанные документы должны содержать описание недвижимого имущества и, если иное не установлено Законом № 218-ФЗ, вид регистрируемого права, в установленных законодательством Российской Федерации случаях должны быть нотариально удостоверены, заверены печатями, должны иметь надлежащие подписи сторон или определенных законодательством Российской Федерации должностных лиц.

Тексты документов, представляемых для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в форме документов на бумажном носителе, должны быть написаны разборчиво, наименования юридических лиц — без сокращения с указанием их мест нахождения. Фамилии, имена и при наличии отчества физических лиц, адреса их мест жительства должны быть написаны полностью.

Если представленные в форме документов на бумажном носителе заявление и документы имеют подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные в них исправления, либо такие документы исполнены карандашом, имеют серьезные повреждения, которые не позволяют однозначно истолковать их содержание, то орган регистрации прав обязан возвратить такие заявление и документы, прилагаемые к нему, без рассмотрения.

Необходимые для осуществления государственной регистрации прав документы в форме документов на бумажном носителе, выражающие содержание сделки, являющейся основанием для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода, ограничения права и обременения недвижимого имущества, представляются:

не менее чем в двух экземплярах-подлинниках, один из которых возвращается правообладателю, второй помещается в реестровое дело, если такая сделка совершена в простой письменной форме;

не менее чем в двух экземплярах, один из которых (подлинник) возвращается правообладателю, если такая сделка совершена в нотариальной форме или право на основании такой сделки возникло до вступления в силу Федерального закона от 21.07.1997 № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (т.е. до 31.01.1998).

Межевой план, технический план, акт обследования, карта-план территории представляются в орган регистрации прав исключительно в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью кадастрового инженера.

Иные необходимые для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав документы в форме документов на бумажном носителе (за исключением актов органов государственной власти, актов органов местного самоуправления, а также судебных актов, установивших права на недвижимое имущество, и заявлений) представляются не менее чем в двух экземплярах, один из которых (подлинник) после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав должен быть возвращен заявителю.

Копии актов органов государственной власти, актов органов местного самоуправления в форме документов на бумажном носителе, а также судебных актов, установивших права на недвижимое имущество, в форме документов на бумажном носителе представляются для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в одном экземпляре, который после сканирования при выдаче документов после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав возвращается заявителю.

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав в форме документа на бумажном носителе представляется в единственном экземпляре-подлиннике.

Если документы представляются для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в форме электронных документов, электронных образов документов такие документы представляются:

в форме электронных документов, если Законом № 218-ФЗ предусмотрено, что такие документы при их представлении в форме документов на бумажном носителе должны быть представлены в подлиннике (один экземпляр таких документов должен быть подлинником), в том числе если такие документы выражают содержание нотариально удостоверенной сделки;

в форме электронных документов или электронных образов документов, если Законом № 218-ФЗ предусмотрено, что такие документы при их представлении в форме документов на бумажном носителе могут быть представлены в виде копии без представления подлинника.

Документы, представляемые в форме электронных документов, должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, и подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченных на то лиц, сторон договора или определенных законодательством Российской Федерации должностных лиц в установленных законодательством Российской Федерации случаях.

Документы, представляемые в форме электронных образов документов, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью лиц, подписавших такие документы на бумажном носителе, или лиц, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации уполномочены заверять копии таких документов в форме документов на бумажном носителе.

Сформированный комплект документов, необходимых для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав и представляемых в форме электронных документов, электронных образов документов, должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВА НА ОСНОВАНИИ ДОГОВОРА КУПЛИ-ПРОДАЖИ ОБЪЕКТА НЕЖИЛОГО НАЗНАЧЕНИЯ

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ НА ОБЪЕКТ ДОЛЕВОГО СТРОИТЕЛЬСТВА

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ ЗАСТРОЙЩИКА НА ЖИЛОЕ (НЕЖИЛОЕ) ПОМЕЩЕНИЕ, НАХОДЯЩЕЕСЯ В МНОГОКВАРТИРНОМ ДОМЕ, НЕ ЯВЛЯЮЩЕЕСЯ ПРЕДМЕТОМ ДОГОВОРА УЧАСТИЯ В ДОЛЕВОМ СТРОИТЕЛЬСТВЕ

ТЕСТ по проведению промежуточного контроля МДК 01.01. Документационное обеспечение управления для специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

ТЕСТ

по проведению промежуточного контроля (1 семестр) по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления для специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Вариант 1

1. Документ – это …

1. Зафиксированная информация, подтверждающая конкретные факты или действия

2. Материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию

3.Стандартный лист бумаги с воспроизведением на нем постоянной информации

4. Модель унифицированного бланка документа

2. Документ выполняет все перечисленные функции кроме …

1. Информационной 2.Коммуникационной

3.Специальной 4.Научно-исторической

3. Делопроизводство – это …

1. Система хранения документов

2. Составление документов

3. Документирование и организация работы с документами

4.Движение документов в организации

4. Принципом делопроизводства является

1.объективность и полнота информации

2.объективность и гармоничность информации

3.объективность и глубина информации

4.объективность и широта информации

5. Ответственным за разработку унифицированных систем документации является

1. Государственная архивная служба

2. Архив организации

3. Архивный фонд РФ

4. Федеральная архивная служба

6. В Унифицированной системе ОРД отражены

1. Состав и требования к оформлению документов

2. Виды и разновидности документов

3.Нормативные документы по организации делопроизводства

4.Правила организации работы с документами

7. Формирование и защита информационных ресурсов отражены в

1. Гражданском кодексе РФ

2. Законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации»

3.Конституции РФ

4. Законе РФ «О государственной тайне»

8. Определяет требования к оформлению документов (ОРД) государственный стандарт

1. ГОСТ Р 6.30-97

2.ГОСТ 6.10.5 — 87

3.ГОСТ Р 6.30-2003

4.ГОСТ 7.32-91

9. Порядок работы с документами определен в

1.Инструкции по делопроизводству

2.Регламенте работы

3.ГОСТ Р 6.30-2003

4.Номенклатуре дел

10. Руководитель фирмы с помощью организационных документов…

1. осуществляет увольнение работников

2. определяет права и обязанности сотрудников

3. поощряет отличившегося работника

4. определяет последовательность действий при выполнении той или иной работы

11. Утверждению подлежит организационный документ

1. Акт 2. Приказ

3. Протокол 4. Штатное расписание

12.Целью классификации документов является

1.Повышение ответственности исполнителей

2.Регулирование деятельности организации

3.Упрощение работы структурных подразделений

4.Определение расположения документов

13. Документы в которых постоянная часть текста отпечатана, а для переменной оставляют свободные места являются

1. Индивидуальными 2. Трафаретными

3.Примерными 4.Справочными

14. Бланки для внутренних и внешних документов различаются между собой

1. Составом реквизитов

2.Размерами полей

3. Форматом бумаги

4.Расположением и оформлением реквизитов

15. Реквизит «Наименование вида документа» указывается на всех документах, кроме…

1. Писем 2. Приказов

3. Актов 4. Протоколов

16. Приказ по основной деятельности издается

1. Секретарем 2. Директором

3.Главным бухгалтером 4. Специалистом отдела кадров

17. Акты подписываются

1.Председателем и секретарем

2. Председателем и членами комиссии

3. Директором и членами комиссии

4.Составителем

5.Исполнителем

Вариант 2

1. Документация это

1. Материальный носитель, содержащий в зафиксированном виде информацию

2. Оформленная по единым правилам совокупность документов

3. Подготовка и создание документов

4.Совокупность документов по организационным вопросам

2. Документ, являясь средством общения, выполняет функцию

1. Информационную

2.Коммуникационную

3.Научно-историческую

4.Управленческую

3. Документационное обеспечение управления это-

1.сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами

2.процесс установления и применения правил составления документов

3.процесс закрепления форм документов и систем документации

4.упорядочение потоков информации и установление видов документов

4. Документирование это —

1. запись информации на различных носителях по установленным правилам

2. движение документов в организации

3. деятельность, охватывающая организацию работы с официальными документами

4.деятельность структурных подразделений по обработке документов

5. Существуют следующие унифицированные системы документации кроме

1.Организационно-распорядительной

2.Информационной

3.Банковской

4.Учетной и отчетной бухгалтерской

6. В ГОСТ Р 6.30-2003 входят правила оформления документации

1. бухгалтерской 2.финансовой

3.ОРД 4.по снабжению и сбыту

7. Государственную политику в информационно-документационной сфере определяет

1. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

2. Конституция Российской Федерации

3.Гражданский кодекс Российской Федерации

4.Трудовой кодекс РФ

8. Вышестоящими организациями разрабатываются документы

1. Типовые и примерные

2. Индивидуальные

3. Информационно-справочные

4.Финансовые

9. Единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации установлен в

1. Инструкции по делопроизводству

2. Положении о службе делопроизводства

3.ГОСТ Р 6.30-2003

4.Уставе организации

10. Организационным документом является

1. приказ 2.положение

3. указание 4.справка

11. Положение о службе делопроизводства действует

1. 1 год 2. 3 года

3. 5 лет 4. до замены его новым

12. Классификации документов это —

1.формирование документов в дела

2.деление документов на группы по признакам сходства или различия

3.прием и обработка документов

4.группировка документов по алфавиту

13. Признак классификации, при котором документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические называется

1. По наименованию

2. По способу фиксации

3. По содержанию

4. По видам

14. Бланки документов могут изготавливаться с расположением реквизитов

1. Продольным

2. Угловым

3.Угловым флаговым и угловым центрованным

4. Верны все вышеперечисленные варианты

15. Реквизит документа это

1. Его отдельный элемент

2. Часть документа

3. Часть фирменного бланк

4.элемент бланка документа

16.Текст приказа состоит из частей текста

1. Констатирующей и распорядительной

2.Констатирующей и основной

3.Констатирующей и заключительной

4.Констатирующей и утвердительной

17. Гарантийное письмо обязательно должно быть подписано

1. руководителем предприятия и главным бухгалтером;

2. руководителем предприятия и ответственным исполнителем письма;

3. главным бухгалтером и ответственным исполнителем письма;

4. исключительно главным бухгалтером предприятия.

Ключ к тесту МДК 01.01

1 вариант

вопроса

№ ответа

2 вариант

вопроса

№ ответа

5 (отлично) – правильных ответов 17-15

4 (хорошо) – правильных ответов 12-14

3 (удовлетворительно) – правильных ответов 9-11

2 (неудовлетворительно) – правильных ответов 0-8

ТЕСТ

по проведению промежуточного контроля (2 семестр) по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления для специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Вариант 1

1. Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до

1. передачи на исполнение

2.подшивки в дело

3. завершения исполнения или отправки

4.уничтожения

2.Объем документооборота необходимо учитывать при

1. формировании штата структурных подразделений

2.формировании документов в дела

3. определении исполнителей документа

4.организации работы по исполнению документа

3.Проект исходящего документа составляется

1. Секретарем

2. Исполнителем

3. Директором

4.Руководителем структурного подразделения

4. Документы регистрируются в структурных подразделениях предприятия при

1. Централизованной форме регистрации

2. Децентрализованной форме регистрации

3. Смешанной форме регистрации

4.Карточной форме регистрации

5.Журнальной форме регистрации

5. К нерегистрируемым документам относятся
1. Факсы, письма- запросы
2. Поздравительные письма, приглашения
3. Письма-ответы

4.Приказы по личному составу

6. Срок исполнения документа может продлеваться

1. Исполнителем

2. Секретарем

3. Руководителем

4.Зам.директора

5.Руководителем службы ДОУ

7. Справочная картотека состоит из ячеек в количестве

1. 30 2. 31

3. 33 4. 29

8. На документе после его исполнения проставляется

1. Условное обозначение структурного подразделения

2. Отметка о поступлении

3. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

4.Отметка об исполнителе

9.Бизнес — план на 2012-2015 гг. подшивается в дело

1. 2012 года 2. 2011 года
3. 2015 года 4. 2016 года

10.Частичному оформлению подлежат

1. дела постоянного срока хранения

2. дела временного (свыше 10 лет) хранения

3. дела временного (до 10 лет) хранения

4.дела по личному составу

11.Экспертная комиссия возглавляется

1. одним из заместителей руководителя учреждения
2. секретарем организации
3. лицом, ответственным за архив учреждения
4. представителем любых сторонних организаций

12. Документы передаются в Госархив

1. только на постоянное хранение
2. только на временное хранение
3. на постоянное и временное хранение
4. на депозитарное хранение

13.Номенклатура дел предназначена для

1. Систематизации документов на предприятии
2. Группировки исполненных документов в дела и их учета
3. Для правильного хранения документов на предприятии
4. Соблюдения режима секретности на предприятии

14.В состав номенклатуры дел входят все перечисленные реквизиты кроме

1. Места составления или издания документа

2. Подписи

3. Наименования организации

4. Справочных данных об организации

15.Первым, из перечисленных документов, в номенклатуре дел указывается

1. письма

2. акты

3.приказы по основной деятельности

4. приказы по личному составу

16.Номенклатура дел утверждается

1. Зам.директора 2.Секретарем

3. Директором 4. Архивариусом

Вариант 2

1. К третьей категории относится учреждение с объемом документооборота

1. свыше 100 тыс. документов в год

2.до 10 тыс. документов в год

3.от 25-10 тыс. документов в год

4.от 25-100 тыс. документов в год

2. Все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях при форме делопроизводства

1. Централизованной

2. Децентрализованной

3. Смешанной

4.Универсальной

3. При отсутствии листов или приложений полученного документа необходимо

1. Поставить в известность руководителя

2. Поставить в известность отправителя документа

3. Поставить в известность отправителя документа и проставить отметку в журнале регистрации

4.Отправить письмо с жалобой в вышестоящую инстанцию

4. В России существует форма регистрации документов

1. Журнальная

2.Карточная

3.Автоматизированнная

4. Все вышеперечисленные

5. Регистрационный индекс исходящего документа включает

1. индекс дела по номенклатуре дел и регистрационный номер документа

2. условное обозначение структурного подразделения

3. № документа с начала года

4.первую букву фамилии автора документа

6. На служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя

1. Для оперативной связи с исполнителем

2. Для придания документу юридической силы

3. Для контроля за исполнением

4.Для поиска исполнителя

7.В справочной картотеке 32 ячейка предназначена

1. Для документов сроки исполнения которых наступят в следующем месяце

2.Для исполненных документов

3. Для не исполненных в срок документов

4.Для вновь поступивших документов

8. Контроль за исполнением документов ведет

1. Директор

2.Заместитель директора

3.Секретарь

4.Исполнитель

9. Дела формируются в соответствии с

1. номенклатурой дел организации

2.инструкцией по делопроизводству

3.типовой номенклатурой дел

4.правилами работы архивов организации

10. В скоросшивателях допускается хранить дела

1. Постоянного срока хранения

2. Временного свыше 10 лет хранения

3. Временного до 10 лет хранения

4.По личному составу

11. При проведении экспертизы ценности, необходимо в первую очередь начинать просмотр дел в

1. Отделе кадров 2. Бухгалтерии

3. секретариате 4. производственном отделе

12.В архив дела временного (до 10 лет) хранения передаются по

1. акту приема-передачи дел

2. номенклатуре дел

3. описи дел

4.регистрационному журналу

13. Бывают следующие виды номенклатур дел кроме

1. примерной 2. индивидуальной

3.типовой 4.трафаретной

14. Заголовок дела, внесенный в номенклатуру является правильным

1.»Входящие документы»

2.»Протоколы заседаний приемной комиссии за _____год»

3.»Руководящие материалы»

4.»Дела с отчетностью за ____год»

15. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры дел могут быть

1. Должности руководителей или специалистов

2.Должности исполнителей документов

3.Наименование организаций из которых поступил документ

4.Должности сотрудников службы ДОУ

16. Номенклатура дел согласовывается с

1.Секретарем

2. Зав.архивом

3. Секретарем и зав.архивом

4.Директором

5 (отлично) – правильных ответов 16-14

4 (хорошо) – правильных ответов 11-13

3 (удовлетворительно) – правильных ответов 8-10

2 (неудовлетворительно) – правильных ответов 0-7

ТЕСТ

по проведению промежуточного контроля (1 семестр) по МДК 01.03. Организация секретарского обслуживания для специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

Вариант 1

1.Какие из перечисленных качеств в работе секретаря являются личными (3качества)

1.Доброжелательность

2.Ответственность

3.Аккуратность

4.Профессионализм

5.Организованность

6.Стрессоустойчивость, не конфликтность

2.Во время приема посетителей руководителем секретарь может

1.Беседовать с сотрудником фирмы

2.Отвечать на телефонные звонки

3.Пить кофе, наводить макияж

4.Вести разговор с посетителем, ожидающим прием, о своем руководителе

3.Какие сведения не вносятся в журнал регистрации посетителей

1.Дата и время приема

2.ФИО посетителя

3.Домашний адрес

4.Место работы

4.В обязанности секретаря во время работы совещания не входит

1.принимать телефонные звонки и посетителей

2.печатать документы

3.принимать решения и доводить их до исполнителей

5.Входит ли в обязанности секретаря выяснять причины отсутствия работника на совещание

1.да

2.нет

3.в случае необходимости

6.Кто готовит программу командировки руководителя

1.Служба ДОУ

2.Секретарь

3.Канцелярия

4.Заместитель директора

7.Какой документ не нужен руководителю в командировке

1.Паспорт (загранпаспорт)

2.Командировочное удостоверение

3.Свидетельство о праве собственности

4.Авиа или железнодорожные билеты

8.Правильное освещение рабочего места предполагает

1.Подачу света на рабочую поверхность стола с левой стороны и сверху

2.Подачу света на рабочую поверхность стола с правой стороны

3.Подачу света на рабочую поверхность с любой стороны

9. Как правильно ответить на вопрос абонента «Иван Сергеевич у себя?»

1.Его нет и не будет

2.Его нет, будет после 14.00, что ему передать?

3.Кто вы такой?

4.Что вы хотели узнать?

10.Руководителю следует планировать выполнение наиболее важной работы

1.В дообеденные часы

2.В послеобеденные часы

3.В вечерние часы

4.В любое время

5 (отлично) – 9-10 правильных ответов

4 (хорошо) – 7-8 правильных ответов

3 (удовлетворительно) – 5-6 правильных ответов

2 (не удовлетворительно) – 4 и меньше правильных ответов

Вариант № 2

1.Какие из перечисленных качеств в работе секретаря являются деловыми (3качества)

1.Трудолюбие

2.Инициативность

3.Осведомленность

4.Добросовестность

5.Чувство юмора

6.Ответственность

2.Организуя прием сотрудников своего учреждения секретарь не должен

1.Доводить до сведения всех сотрудников учреждения часы приема

2.Пропускать всех беспрепятственно

3.Сообщать руководителю о посетителе по телефону

4.Определять регламент продолжительности посещений

3.Какую манеру поведения секретаря с посетителями вы бы взяли за основу

1.Мила вне зависимости от категории посетителя

2.Обладает целым арсеналом улыбок, предназначенных для людей нужных, не нужных ….

3.Никогда не улыбается

4.Сколько времени отводится секретарю для оформления протокола совещания

1. 10 дней

2. 1 день

3. от 3 до 5 дней

4. 7 дней

5.Что не включает в себя типовой текст приглашения на совещание

1.Характер совещания

2.Дату и время совещания

3.Фразу «Ваша явка обязательна»

4.Рассматриваемые вопросы

6.Как должен располагаться монитор компьютера

1.Справой стороны на расстоянии 25-30 см.

2.На уровне глаз на расстоянии не менее 40 см.

3.С левой стороны на расстоянии 50-60 см.

7.Какая зона не входит в состав рабочего помещения секретаря

1.Рабочая зона

2.Зона приема посетителей

3.Зона дружеского общения

4.Вспомогательная зона

8.Какой должен быть температурно-влажностный режим

1. Температура 17-19 С, влажность 30-40%

2.Температура 19-22 С, влажность 40-60 %

3.Температура 21-25 С, влажность 60-70 %

9.Как необходимо начинать телефонный разговор

1. «Представьтесь, пожалуйста»

2. «Здравствуйте, по какому вопросу вы звоните?»

3. «Доброе утро, Межкомбанк, у телефона Светлана Петровна»

10.Для чего необходимо планировать рабочее время

1. Для достижения конкретного результата

2. Для определения очередности выполнения работ

3. Для определения подготовительных мероприятий

4.Для анализа ранее выполненных работ

5 (отлично) – 9-10 правильных ответов

4 (хорошо) – 7-8 правильных ответов

3 (удовлетворительно) – 5-6 правильных ответов

2 (не удовлетворительно) – 4 и меньше правильных ответов

ТЕСТ

по проведению промежуточного контроля (2 семестр) по МДК 01.03. Организация секретарского обслуживания для специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

  1. Секретарь руководителя относится к категории

1.руководители

2.специалисты

3.технические исполнители

  1. Зона, где располагаются шкафы для хранения документов, является

  1. Основной зоной

  2. Зоной обслуживания посетителей

  3. Вспомогательной зоной

3.Под рабочим местом понимается

  1. пространство, в пределах которого работник, не перемещаясь, выполняет возложенную на него работу

  2. зона трудовой деятельности работника, оснащенная необходимыми средствами труда

  3. описание особенностей определенной профессии, раскрывающее содержание профессионального труда

  4. часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность

4.Соотношение запланированной активности к непредвиденной и спонтанной активности составляет

1. 80 : 20

2. 60 : 40

3. 50 : 50

5. Прием посетителей – это

1. организационно-административная работа

2. творческая работа

3. техническая работа

4. вспомогательная работа

6.Если на заседании присутствуют 16 членов коллегиального органа, их следует перечислить в разделе «Присутствовали:» или в приложении к протоколу? И что тогда пишут в разделе «Присутствовали:»?

1. 16 человек

2. список прилагается

3. 16 человек, список прилагается

4. указывается все фамилии и инициалы присутствующих

7. Кто подписывает протокол?

1. Директор

2. Председатель и секретарь

3. Председатель и члены комиссии

4.Секретарь и члены комиссии

8. Ваш руководитель возвращается из недельной командировки. Что стоит сделать к его приходу, чтобы помочь быстрее включить его в работу

1. подготовить краткий отчет, что произошло за неделю его отсутствия

2. постараться назначить на первый его день много встреч

3. Выделить время на совместный просмотр корреспонденции

9. Электронная почта это —

  1. включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства

  2. пересылка сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть

  3. служба сети Интернет, основанная на использовании меню, позволяющая осуществлять поиск информации по заголовку

10.Кто должен рассматривать обращения граждан

1. Специально выделенный работник (или секретарь)

2. заместитель директора

3. исполнительный директор

11. Срок хранения обращений граждан

  1. 15 лет

  2. 75 лет

  3. 5 лет

12. Что не является, из перечисленного, задачей секретаря при подготовке совещаний:

  1. подготовка и приведение в порядок помещения, его проветривание при необходимости;

  2. оповещение участников совещания и контроль их явки;

  3. выяснение и доклад руководителю причин отсутствия сотрудников;

  4. предоставление транспорта для доставки участников совещания.

5 (отлично) – 10-12 правильных ответов

4 (хорошо) – 8-9правильных ответов

3 (удовлетворительно) – 6-7 правильных ответов

2 (неудовлетворительно) – 5 и меньше правильных ответов

24. Цель, задачи регистрации

Регистрация — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Цели регистрации:

1) Обеспечение сохранности документов

2) Учет документов

3) Контроль за исполнением документов

4) Информационно-справочная работа по документам

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Документам в пределах календарного года присваиваются регистрационные номера – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.

25. Виды и формы регистрации отдельных групп документов

Регистрация — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Выбор той или иной формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит как от особенностей самого предприятия – его масштабов, производственного профиля, подчиненности, так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения). Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями.

Смешанная предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания  регистрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека).

В настоящее время существует три вида регистрационных форм: журналы, регистрационные карточки, автоматизированные системы.

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационный журнал. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.

Журнальная форма регистрации наиболее надежна и рекомендуется:

— при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов,

— в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными),

— тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков,

— когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Карточная форма имеет несомненное преимущество перед журнальной. Это однократность регистрации, возможность систематизации карточек, создание контрольной картотеки, возможность использовать для регистрации несколько работников, организация оперативного поиска документов.

Недостаток карточной системы – потери карточек.

Форма карточки (РКК- регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками — РКК) определяется учреждением. Как правило, требуется 3 экземпляра карточек.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере.

В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных.

Данная система регистрации позволяет:

 регистрировать документы на различных рабочих местах,

 объединять сведения о документах в единой базе данных организации,

 организовывать информационно-справочную работу с документами,

 организовывать контроль за исполнением документов.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *