Регистрация форма

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Содержание

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе. 📌 Реклама Отключить

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота Минусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки. 📌 Реклама Отключить

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет. Согласно статье 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Аналогичные положения установлены в части гражданского процесса.

📌 Реклама Отключить

В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

📌 Реклама Отключить

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов. 📌 Реклама Отключить

На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

  1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

  1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота. 📌 Реклама Отключить

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.

📌 Реклама Отключить

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

📌 Реклама Отключить

Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».

Удостоверяющий центр:

  1. создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
  2. устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
  3. аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
  4. выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
  5. ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
  6. устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
  7. создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
  8. проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
  9. осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
  10. осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.

Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:

  1. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
  2. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).

В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование. 📌 Реклама Отключить

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

📌 Реклама Отключить

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры. В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ-7-2/169@».

📌 Реклама Отключить

К таким документам относятся:

  1. требования о представлении пояснений;
  2. уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
  3. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
  4. налогового уведомления;
  5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
  6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
  7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
  8. иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании. 📌 Реклама Отключить

Как организовать хранение электронных документов?

Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.

Каким образом необходимо хранить документы?

Во-первых, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

📌 Реклама Отключить

Во-вторых, необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

В-третьих, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».

В-четвертых, нужно заархивировать документы.

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.

📌 Реклама Отключить

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Формат описи может выглядеть следующим образом:

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
Название раздела
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
Дата подписи
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
Подпись Расшифровка
Дата подписи
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)
Подпись Расшифровка
Дата подписи

В целом, хранить документы в электронном виде намного удобнее, ведь нет необходимости в дальнейшем при поиске документов перерывать целую комнату бумажной документации. Также проще предоставлять документы в электронном виде по запросу налоговой, Пенсионного фонда, а также иных проверяющих. 📌 Реклама Отключить

В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.

В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется по-прежнему на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.

Формы регистрации документов

Для регистрации документов могут использоваться карточная или журнальная формы. Причем обе формы регистрации могут вестись как в ручном варианте, когда журнал или карточки создаются на бумажном носителе, так и в автоматизированном режиме с использованием компьютеров и программного обеспечения. Какую форму и режим регистрации документов целесообразно использовать в настоящее время? Ответить на этот вопрос вы сможете после прочтения статьи, в которой описываются обе формы регистрации в двух режимах и перечисляются преимущества и недостатки каждой из них.

Регистрация документов в системе электронного документооборота

Карточная форма регистрации в автоматизированном режиме в большинстве случаев ведется в системе электронного документооборота (СЭД). В СЭД при регистрации документа создается регистрационная карточка (РК) или регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. В нее вносятся основные данные о документе, и, как правило, прикрепляется сам электронный документ или электронная копия документа (рис. 1 и 2), после чего внесенные данные и прикрепленные файлы сохраняются в базе данных СЭД.

Совокупность реквизитов (полей) и вид РК документов в разных СЭД могут различаться. При этом некоторые системы позволяют для РК определенной группы самостоятельно добавлять перечень дополнительных реквизитов или создавать внешний вид РК и определять, какие реквизиты она должна включать.

Отметим, что приложение к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) содержит перечень сведений, которые должны вводиться в СЭД при регистрации документов, среди которых:

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование текста.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Часть сведений, указанных в этом приложении, характерна только для входящих документов. К этим сведениям относятся адресант, дата поступления документа, входящий номер документа.

Рис. 1. Регистрационная карточка входящего документа в СЭД «ДЕЛО»

Рис. 2. Регистрационная карточка исходяшего документа в СЭД «ДЕЛО»

При этом Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти разрешают во время регистрации вводить в СЭД и другие сведения о документах, т.е. состав реквизитов, вносимых при регистрации в регистрационную форму, не ограничивается и может при необходимости самостоятельно дополняться организацией.

Преимущества регистрации документов в СЭД

Регистрация документов в СЭД в настоящее время является удобнее и эффективнее для дальнейшей работы по сравнению с другими способами регистрации.

■ СЭД позволяют вести регистрацию разных групп документов централизованным или децентрализованным способом. То есть некоторые виды документов (например, приказы руководителя организации по основной деятельности) могут регистрироваться централизованно в службе ДОУ, а другие – децентрализовано (например, каждое подразделение может регистрировать служебные записки, которые создаются в нем).

■ Независимо от места регистрации (централизованная или децентрализованная регистрация) все данные о документах сохраняются в одной базе данных. При этом права пользователей в СЭД разграничиваются на регистрацию, редактирование, удаление, просмотр документов и т.д. Соответственно, обладая определенными правами, можно ознакомиться в СЭД с разными документами, которые были зарегистрированы в разных подразделениях организации.

■ СЭД предоставляет удобный механизм поиска зарегистрированных документов и данных о них. Поиск документа или нескольких документов может осуществляться по любому реквизиту или по любой совокупности реквизитов, указанных в РК, а также по прикрепленным файлам текстового формата. Кроме того, СЭД очень быстро отбирает документы, соответствующие поисковому запросу, и при этом учитываются права пользователей на доступ к информации в системе. Например, за несколько секунд можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале, а можно найти все входящие документы, зарегистрированные в первом квартале, поступившие от определенного корреспондента и посвященные определенному вопросу, и т.д. Найденные документы, как правило, отображаются в виде таблицы (журнала), каждая строка которой содержит сведения об одном документе. При выборе какой-либо строки открывается РК документа. При необходимости таблица, содержащая сведения о найденных документах, может быть распечатана или отправлена по электронной почте.

■ СЭД предоставляют удобные механизмы заполнения РК. В настроенной СЭД заполнение РК осуществляется, как правило, быстрее, чем внесение такого же объема информации в электронный журнал в MS Excel или бумажный журнал, а также бумажную карточку. В большинстве СЭД некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников (или словарей), при этом можно использовать механизм автопоиска (автоподставки), позволяющий в кратчайшие сроки выбрать необходимое значение из справочника, или использовать заранее сохраненные списки значений. Отметим, что выбор значений из справочников, во-первых, позволяет пользователям не совершать орфографических ошибок при заполнении карточек, во-вторых, в дальнейшем облегчает поиск документов.

Остальные поля РК являются текстовыми (например, краткое содержание документа или текст резолюции), и для экономии времени при их заполнении можно использовать заранее сохраненные списки текстов, выбирая из них нужный текст или его часть. Кроме того, некоторые СЭД при заполнении текстовых полей позволяют использовать механизм автозамены.

■ Действия пользователей в СЭД протоколируются, т.е. записываются в специальный системный журнал. Благодаря этому можно посмотреть точное время регистрации документа, каким именно пользователем был зарегистрирован документ, вносились ли изменения в РК документа, какие пользователи и в какое время просматривали РК и сам документ и т.д.

■ СЭД позволяет нескольким пользователям одновременно регистрировать документы одной группы. Например, при большом объеме документооборота входящие документы могут одновременно регистрировать несколько человек. При этом регистрационные номера документов присваиваются автоматически, по порядку и с учетом требований инструкции по делопроизводству организации.

■ Большинство СЭД поддерживают однократную регистрацию документов и позволяют отслеживать движение документов как в электронном, так и бумажном виде. Другими словами, при использовании СЭД исчезает потребность в повторной регистрации документа, поступившего из другого подразделения. Документ регистрируется в СЭД однократно (один раз документу присваивается регистрационный номер, один раз заполняется и сохраняет РК), а затем в системе автоматически фиксируются все данные о передаче документа (его РК). И в любом подразделении можно легко получить список документов, поступивших из других подразделений за указный период времени.

■ СЭД позволяют прикреплять к РК файлы, содержащие электронный документ или электронную копию документа. При этом многие СЭД позволяют быстро и удобно сканировать документы на бумажном носителе. Например, некоторые СЭД предоставляют возможность поточного сканирования документов на бумажном носителе для создания их электронных копий и сохранения этих копий в базе данных СЭД. Технология поточного сканирования основана на том, что при регистрации на документ наносится уникальный штрих-код, который однозначно идентифицирует РК этого документа и содержит информацию о параметрах сохранения электронной копии. При сканировании любого количества документов СЭД самостоятельно анализирует штрих-код каждого документа, автоматически обрабатывает и прикрепляет электронные копии документов к соответствующим РК.

■ Многие СЭД позволяют проводить автоматическую проверку на повторность поступления документов. Например, сначала входящее письмо может прийти по факсу и быть зарегистрировано в СЭД. Через некоторое время это же письмо может быть доставлено почтой, и при его регистрации СЭД выдаст сообщение о том, что данный документ ранее поступал в организацию и уже зарегистрирован в системе.

■ СЭД позволят устанавливать связки или связывать несколько РК документов, имеющих логическую, тематическую или иную связь, и обеспечивает переход к работе из одной РК документа в другую. Например, можно установить связку между РК письма-запроса и РК письма-ответа.

■ СЭД позволяют в автоматизированном режиме формировать различные отчеты. То есть для подготовки отчета нужно задать только его параметры (например, период времени, виды документов, по которым формируется отчет, и т.д.), все остальное сделает СЭД.

Обратите внимание! Если в организации внедрена СЭД, то регистрация документов обязательно должна производиться в системе. Без выполнения данного условия (создания и заполнения РК документа) не получится автоматизировать в СЭД дальнейшую работу с документами.

В настоящее время СЭД используются не во всех организациях. Некоторые организации на начальном этапе формирования системы делопроизводства не могут позволить себе приобретение и внедрение СЭД или думают, что СЭД им не по карману. Но ряд СЭД (не все) позволяют внедрять их поэтапно: на первом этапе можно купить несколько рабочих мест СЭД только для работников службы ДОУ, автоматизируя некоторые процессы делопроизводства (в т.ч. регистрацию документов) в службе ДОУ, или рабочие места для работников службы ДОУ и работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Далее можно автоматизировать больше функций делопроизводства, к тому же при таком внедрении пропадет потребность в повторной регистрации документов, поступающих в структурные подразделения.

Регистрация документов в электронных журналах

Электронные журналы регистрации удобнее всего вести в табличном процессоре MS Excel. При данном способе регистрации на каждую регистрируемую группу документов (входящие документы, исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения по основной деятельности и т.д.) необходимо завести отдельный электронный журнал. А для организации удобной работы с электронными журналами рекомендуем для каждого из них создать отдельный файл MS Excel. Другими словами, не нужно размещать несколько журналов на разных листах одного файла.

Состав столбцов в каждом электронном журнале определяет организация самостоятельно. А так как виды документов отличаются по составу реквизитов, то состав столбцов в электронных журналах может различаться. Для подготовки электронных журналов можно использовать приведенный выше Перечень обязательных сведений о документах из Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, при необходимости дополняя его другими данными. Например, для удобства ведения справочно-информационной работы в электронный журнал можно включить столбец, содержащий ссылки на отсканированные образы документов (рис. 3), т.е. при нажатии на ссылку будет открываться электронная копия документа.

Данные по каждому документу вносятся в отдельную строку таблицы (см. рис. 3).

Для удобства регистрации желательно выделить шапку таблицы (строку, содержащую наименования столбцов) и зафиксировать ее область. Для этого необходимо выделить строку, расположенную под шапкой таблицы, и на вкладке Вид в группе Окно щелкнуть кнопку Закрепить области, а затем выбрать команду с таким же наименованием (см. рис. 3). Выполнение данной операции позволить наименованиям столбцов таблицы всегда находиться в поле зрения.

Рис. 3. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel.

Закрепление области

Для ведения справочно-информационной работы по документам в MS Excel можно использовать функции поиска и фильтрации. Например, для быстрого получения информации о документе по исходящему номеру (регистрационному номеру, присвоенному корреспондентом) удобно использовать поиск. Для этого сначала желательно выделить столбец, содержащий исходящие номера, а затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Найти и выделить и выбрать команду Найти (рис. 4). В результате откроется окно Найти и заменить (рис. 5), в которое можно ввести номер и быстро перейти к строке, содержащей информацию о нужном документе.

Рис. 4. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel. Поиск документа

Рис. 5. Окно найти и заменить

Для получения, например, перечня документов, поступивших от одного корреспондента, будет удобнее воспользоваться фильтром (рис. 6). В отфильтрованных данных отображаются только строки, соответствующие заданным условиям, а ненужные строки скрываются. После отбора данные о документах можно просматривать, выводить на печать, преобразовывать в диаграммы, копировать и т.д.

Кроме того, возможен отбор по нескольким столбцам. Несколько фильтров можно применять одновременно. Фильтры действуют по дополнительному принципу, т.е. каждый новый фильтр накладывается на фильтр, примененный до него, и в еще большей степени ограничивает подмножество данных. Например, можно получить перечень документов, поступивших от определенного корреспондента за определенный период времени.

Рис. 6. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel. Использование фильтров

Для создания фильтра нужно выделить ячейку в области данных, которые в дальнейшем нужно будет фильтровать, и затем на вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Сортировка и фильтр и выбрать команду Фильтр. После установки фильтра в каждой ячейке с наименованием столбца появится кнопка, позволяющая выбрать условия фильтрации (см. рис. 6).

В рамках данной статьи нельзя рассказать подробно про функции поиска и фильтрации MS Excel. Однако всю необходимую информацию о работе данных функций можно найти в справке MS Excel, которая открывается при нажатии клавиши F1 на клавиатуре. А для освоения MS Excel будут полезны бесплатные учебные курсы, размещенные на сайте Microsoft: http://office.microsoft.com/ru-ru/training/CR010047968.aspx.

Итак, возможности MS Excel по регистрации документов и дальнейшей работе с данными значительно уступают СЭД. Поэтому данный способ регистрации можно использовать при небольшом объеме документооборота, когда регистрацию документов в каждом электронном журнале осуществляет один человек. Если документов много, то стоит задуматься о приобретении СЭД.

Однако регистрация документов в MS Excel удобнее и эффективнее по сравнению с использованием бумажных журналов и карточек. Функции MS Excel позволяют более оперативно и качественно вести информационно-справочную работу по документам. При необходимости в MS Excel кроме названных нами функций поиска и фильтрации можно использовать другие средства: сводные таблицы, диаграммы, формулы и т.д.

Регистрация документов с использованием бумажных картотек

При данном способе регистрации РК создаются и заполняются на бумажном носителе, а затем вручную расставляются в картотеки в соответствии с используемыми классификаторами. На один документ может создаваться несколько РК, включаемых одновременно в несколько самостоятельных картотек. При этом могут использоваться следующие картотеки:

● справочная (информационная);

● тематическая (кодификационная);

● сроковая (контрольно-справочная).

Справочная (информационная) картотека используется для регистрации документов и их дальнейшего поиска. По одной картотеке, в которой РК систематизируются по видам документов и регистрационным номерам, не всегда удобно производить поиск документов. Поэтому в организации могут одновременно вестись сразу несколько справочных картотек, в которых РК систематизируются по другим параметрам: корреспонденту, исполнителю и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создается тематическая (кодификационная) картотека. В данной картотеке составляется отдельная карточка на каждый вопрос, содержащийся в тексте документа. Сами карточки в данной картотеке систематизируются в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Сроковая (контрольно-справочная) картотека используется для осуществления контроля за исполнением документов и поручений.

Формы РК самостоятельно определяет организация и закрепляет их в инструкции по делопроизводству. Обычно РК делаются на плотной бумаге формата А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм).

Регистрационная карточка входящего документа

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Наименование корреспондента

ООО «Траст-Инвест»

Наименование вида документа Кол-во листов документа Кол-во листов прилож.

Письмо (входящие) 2 10

Дата документа

Регистрационный номер документа

Исходящая дата документа

Исходящий номер документа

Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

О страховании транспортных средств

Поручение / резолюция (исполнитель, содержание, автор, дата)

Резолюция Павлова Н.Н. от 04.07.2011:

Смирнову Г.Н. прошу рассмотреть предложения ООО «Траст-Инвест» и доложить о них к 07.07.2011.

Срок исполнения 07.07.2011

Оборотная сторона

Ход исполнения

Отметка об исполнении поручения и направлении документа в дело

Для ведения нескольких картотек, т.е. для создания нескольких РК по одному документу, используют одну из следующих технологий:

● заполняют несколько РК и затем расставляют их по картотекам;

● заполняют одну карточку, затем снимают необходимое количество копий карточки и расставляют их по картотекам.

Итак, карточная форма регистрации, построенная на применении традиционных ручных средств, является неудобной и трудоемкой для самого процесса регистрации. Кроме того, такой способ регистрации не удовлетворяет современным требованиям оперативности и полноты получения информации. При работе с РК, созданными на бумажном носителе, затруднено составление статистических и аналитических обобщающих сводок, проведение оперативного многоаспектного поиска, накопление, обработка и хранение больших объемов информации.

Однако данный способ регистрации нельзя назвать самым неэффективным. Самый трудоемкий и неудобный способ регистрации – это регистрация в бумажных журналах. Кратко опишем особенности использования журналов на бумажном носителе.

Регистрация документов с использованием бумажных журналов

Регистрация документов в бумажных журналах является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

При использовании бумажных журналов (аналогично с электронными) на каждую регистрируемую группу документов (входящие документы, исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения по основной деятельности и т.д.) необходимо заводить отдельный журнал. Состав столбцов в каждом бумажном журнале также самостоятельно определяется организацией.

Бумажные журналы значительно уступают по удобству использования электронным аналогам. Традиционные журналы не имеют никаких средств, позволяющих облегчить поиск документов, составление отчетов и т.д. Журнал на бумажном носителе предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Поэтому при поиске нужно постранично просматривать все записи в журнале, а это очень трудоемко и неэффективно. Кроме того, несколько человек не могут одновременно работать с одним бумажным журналом и во время просмотра журнала в него нельзя вносить данные о регистрируемых документах. Поэтому использовать бумажные журналы для регистрации организационно-распорядительных документов нецелесообразно. Сегодня нужно регистрировать документы в бумажных журналах только в том случае, если требование к ведению журналов на бумажных носителях закреплено в правовых актах или когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии и конфликтные ситуации (например, при выдаче документов об образовании, пропусков).

Извлечение

из Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства

(утверждены приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н)

50. Журнал регистрации денежных чеков ведется органом Федерального казначейства на бумажном носителе в следующем порядке…

Далее в статье оба вида карточек будут обозначаться аббревиатурой РК.

Максимальный эффект от СЭД может быть достигнут, когда рабочие места системы установлены всем должностным лицам, осуществляющим работу с документами. Однако если СЭД позволяет внедрять ее поэтапно, то многие организации пользуются этим. При таком подходе внедрение на первых этапах требует меньше времени и стоит дешевле. В последующем организация может принять решение о докупке необходимого числа рабочих мест и расширении состава автоматизируемых функций делопроизводства. При этом большинство работ на последующих этапах внедрения могут осуществлять работники организации, которые уже хорошо знают систему.

Для того чтобы СЭД можно было установить только в службе ДОУ и работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, система должна позволять настраивать права пользователям таким образом, чтобы один пользователь в СЭД одновременно мог работать за нескольких должностных лиц. Это нужно для того, чтобы работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении, мог в одном разделе СЭД получать документы, адресованные любому должностному лицу в подразделении, мог вводить в систему резолюции руководителя подразделения и его заместителя, а также контролировать их исполнение и т.д. В дальнейшем рабочие места СЭД могут быть докуплены для всех работников подразделения, а права пользователя, ответственного за ведение делопроизводства, могут быть изменены.

Для некоторых видов документов (не относящихся к системе организационно-распорядительной документации) вид журнала регистрации может устанавливаться правовыми актами, принятыми на общегосударственном или региональном уровне.

Здесь и далее порядок действий указан для MS Excel 2007.

Или можно использовать горячие клавишы Ctrl+F.

С нашей точки зрения, электронные журналы, которые должны храниться до 10 лет, не нужно распечатывать в конце года для их хранения. При этом в номенклатуре дел в графе «Примечание» стоит делать отметку о том, что журнал ведется в электронном виде. А чтобы избежать потери данных в процессе заполнения журналов, следует периодически делать резервную копию файлов с электронными журналами. Если же журнал регистрации должен храниться постоянно или свыше 10 лет, то в конце года при необходимости он распечатывается.

Для некоторых видов документов (не относящихся к системе организационно-распорядительной документации) вид журнала регистрации может устанавливаться правовыми актами, принятыми на общегосударственном или региональном уровне.

Оплата регистрации по месту пребывания и месту жительства

Регистрация граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации производится бесплатно.

Что такое место пребывания?

Место пребывания — гостиница, санаторий, дом отдыха, пансионат, кемпинг, туристская база, медицинская организация или другое подобное учреждение, учреждение уголовно-исполнительной системы, исполняющее наказания в виде лишения свободы или принудительных работ, либо не являющееся местом жительства гражданина Российской Федерации жилое помещение, в которых он проживает временно.

Что такое место жительства?

Место жительства — жилой дом, квартира, комната, жилое помещение специализированного жилищного фонда либо иное жилое помещение, в которых гражданин постоянно или преимущественно проживает в качестве собственника, по договору найма (поднайма), договору найма специализированного жилого помещения либо на иных основаниях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и в которых он зарегистрирован по месту жительства. Местом жительства гражданина, относящегося к коренному малочисленному народу Российской Федерации, ведущего кочевой и (или) полукочевой образ жизни и не имеющего места, где он постоянно или преимущественно проживает, в соответствии с настоящим Законом может быть признано одно из поселений, находящихся в муниципальном районе, в границах которого проходят маршруты кочевий данного гражданина.

Что такое фиктивная регистрация?

Фиктивной регистрацией гражданина по месту пребывания или по месту жительства является регистрация гражданина по месту пребывания или по месту жительства на основании предоставления заведомо недостоверных сведений или документов для такой регистрации, либо его регистрация в жилом помещении без намерения пребывать (проживать) в этом помещении, либо регистрация гражданина по месту пребывания или по месту жительства без намерения нанимателя (собственника) жилого помещения предоставить это жилое помещение для пребывания (проживания) указанного лица.

Регистрационный учет граждан Российской Федерации по месту пребывания или месту жительства в пределах Российской Федерации

Граждане Российской Федерации, прибывшие для временного проживания в жилые помещения, не являющиеся их местом жительства, или изменившие место жительства, обязаны обратиться к лицам, ответственным за прием и передачу в органы регистрационного учета документов для регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации. Также граждане вправе направить заявления о регистрации по месту пребывания или по месту жительства в орган регистрационного учета в форме электронного документа через Единый портал предоставления государственных и муниципальных услуг или по почте (только для регистрации по месту пребывания).

Регистрация новорожденных детей по месту жительства

Правовое основание

Закон Российской Федерации от 25.06.1993 №5242-1 «О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации» (далее – Закон) обязывает граждан Российской Федерации независимо от возраста регистрироваться по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации (статья 3).

Порядок регистрации несовершеннолетних граждан, не достигших 14-летнего возраста, регламентируется пунктом 28 Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июля 1995 г. № 713.

Федеральный закон от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» устанавливает обязанность подачи родителями заявления о рождении ребенка в орган записи актов гражданского состояния.

Обязанность по регистрации и сроки

Федеральный закон от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» устанавливает обязанность подачи родителями заявления о рождении ребенка в орган записи актов гражданского состояния (ЗАГС) не позднее, чем через месяц со дня рождения ребенка.

После этого родители должны обратиться в установленном порядке с заявлением о регистрации по месту жительства ребенка не позднее семи дней со дня получения на него свидетельства о рождении.

Выбор места регистрации ребенка

Если родители проживают раздельно, при выборе места жительства ребенка им следует руководствуются требованиями гражданского (статья 20 ГК РФ) и семейного (статья 65 СК РФ) законодательства Российской Федерации.

Ответственность за отсутствие регистрации ребенка

В том случае, если родители допустили проживание ребенка без регистрации свыше установленного Правилами срока, необходимо иметь в виду, что Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрен штраф для граждан в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей, собственников жилого помещения (физических лиц) — от двух тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот пятидесяти тысяч до семисот пятидесяти тысяч рублей. Указанное нарушение, совершенное в городе федерального значения Москве или Санкт-Петербурге, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на нанимателей, собственников жилого помещения (физических лиц) — от пяти тысяч до семи тысяч рублей; на юридических лиц — от трехсот тысяч до восьмисот тысяч рублей (ст. 19.15.1 КоАП РФ).

Относительно проживания такого ребенка без регистрации по месту жительства (по месту пребывания) свыше установленного Правилами срока, он не подлежит административной ответственности во-первых, потому что не достиг 16-летнего возраста (часть 1 статьи 2.3 КоАП РФ), а во-вторых потому, что не достижение лицом указанного возраста на момент совершения противоправного действия (бездействия) является обстоятельством, исключающим производство по делу об административном правонарушении (пункт 2 части 1 статьи 24.5 КоАП РФ).

На основании изложенного, а также учитывая, что в бездействии родителей, допустивших проживание без регистрации их малолетних детей, не наступают общественно-опасные последствия, к ним (родителям) возможно применение статьи 2.9 КоАП РФ.

Регистрация граждан, не достигших 14-летнего возраста

Заявление о регистрации по месту пребывания и по месту жительства, а также о снятии с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства от имени граждан, не достигших 14-летнего возраста, представляют их законные представители (родители, опекуны).

Документы, удостоверяющие личность граждан Российской Федерации

Документами, удостоверяющими личность граждан Российской Федерации (далее именуются — документы, удостоверяющие личность), необходимыми для осуществления регистрационного учета, являются:

паспорт гражданина Российской Федерации, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации;

паспорт гражданина СССР, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, до замены его в установленный срок на паспорт гражданина Российской Федерации;

свидетельство о рождении — для лиц, не достигших 14-летнего возраста;

паспорт гражданина Российской Федерации, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, — для лиц, постоянно проживающих за пределами Российской Федерации (только при регистрации по месту пребывания).

Правовая основа

Конституция Российской Федерации (статья 27);

Закон Российской Федерации от 25 июня 1993 г. № 5242-1 «О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации»;

постановление Правительства Российской Федерации от 17 июля 1995 г. № 713 «Об утверждении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и Перечня лиц, ответственных за прием и передачу в органы регистрационного учета документов для регистрации и снятия с регистрационного учета граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации»;

приказ МВД России от 31 декабря 2018 г. № 984 «Об утверждении Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по регистрационному учету граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации».

Регистрация граждан Российской Федерации по месту пребывания

Регистрация граждан по месту пребывания осуществляется без их снятия с регистрационного учета по месту жительства.

Граждане, прибывшие для временного проживания в жилых помещениях, не являющихся их местом жительства, на срок более чем 90 дней, обязаны до истечения указанного срока обратиться к лицам, ответственным за прием и передачу в органы регистрационного учета документов, и представить:

документ, удостоверяющий личность;

заявление установленной формы о регистрации по месту пребывания;

документ, являющийся основанием для временного проживания гражданина в указанном жилом помещении (договоры найма (поднайма), социального найма жилого помещения, свидетельство о государственной регистрации права на жилое помещение или заявление лица, предоставляющего гражданину жилое помещение).

В случае регистрации по месту пребывания на основании договора социального найма жилого помещения, заключенного в соответствии с жилищным законодательством Российской Федерации, или свидетельства о государственной регистрации права на жилое помещение гражданин вправе не предъявлять эти документы, а только указать в заявлении о регистрации по месту пребывания их реквизиты.

В таком случае орган регистрационного учета самостоятельно запрашивает в государственных органах, органах местного самоуправления информацию о таких документах и производит регистрацию гражданина по месту пребывания.

Органы регистрационного учета регистрируют граждан по месту пребывания в жилых помещениях, не являющихся местом их жительства, в установленном порядке и выдают им свидетельство о регистрации по месту пребывания.

По желанию гражданина свидетельство о регистрации по месту пребывания может быть направлено органом регистрационного учета по почте по адресу жилого помещения, указанного в заявлении о регистрации по месту пребывания.

Также гражданин может уведомить орган регистрационного учета о сроке и месте своего пребывания по почте или в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего доступа, в том числе сети Интернет, включая федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

Регистрация граждан Российской Федерации по месту жительства

Гражданин, изменивший место жительства, обязан не позднее 7 дней со дня прибытия на новое место жительства обратиться к лицам, ответственным за прием и передачу в органы регистрационного учета документов, и представить:

документ, удостоверяющий личность;

заявление установленной формы о регистрации по месту жительства;

документ, являющийся в соответствии с жилищным законодательством Российской Федерации основанием для вселения в жилое помещение.

Гражданин вправе не предъявлять документ, являющийся основанием для вселения гражданина в жилое помещение (договор социального найма, договор найма жилого помещения государственного или муниципального жилищного фонда, прошедшие государственную регистрацию договор или иной документ, выражающие содержание сделки с недвижимым имуществом, свидетельство о государственной регистрации права на жилое помещение либо иной документ), если сведения, содержащиеся в соответствующем документе, находятся в распоряжении государственных органов или органов местного самоуправления. В данном случае орган регистрационного учета самостоятельно запрашивает в государственных органах, органах местного самоуправления соответствующий документ (сведения, содержащиеся в нем), выписку из соответствующего реестра, иную информацию в соответствии с законодательством Российской Федерации и производит регистрацию гражданина по месту жительства.

Регистрации в жилых строениях, расположенных на садовых участках

Регистрация граждан Российской Федерации по месту жительства (по месту пребывания) в жилых строениях, расположенных на садовых и дачных земельных участках возможна.

Правовое основание

Постановлениями Конституционного Суда Российской Федерации от 14 апреля 2008 г. № 7-П и от 30 июня 2011 г. № 13-П признан не соответствующим Конституции Российской Федерации, ее статьям 27 (часть 1) и 55 (часть 3) абзац второй статьи 1 Федерального Закона «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» в той части, в какой им исключается возможность регистрации граждан по месту жительства в принадлежащих им на праве собственности жилых строениях, которые пригодны для постоянного проживания и расположены на садовых земельных участках, относящихся к землям населенных пунктов или сельскохозяйственного назначения.

С учетом вышеуказанных постановлений Конституционного Суда Российской Федерации решение о регистрации по месту жительства собственника и членов его семьи, не имеющих регистрации по месту жительства в переделах Российской Федерации, в жилое строение, расположенное на садовом земельном участке, который относится к землям населенных пунктов или сельскохозяйственного назначения, принимается на основании решения суда либо уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации о признании такого жилого строения пригодным для постоянного проживания собственника и членов его семьи.

Кем и где осуществляется регистрация

Регистрация осуществляется подразделениями по вопросам миграции территориального органа МВД России на районном уровне.

Необходимые документы

Осуществляется регистрация собственников жилых строений и членов их семей при поступлении от них:

  • заявлений о регистрации по установленной форме
  • паспортов, удостоверяющими их личности,
  • судебных решений о признании принадлежащих им жилых строений пригодными для постоянного проживания, вступивших в законную силу, либо распоряжений глав местных администраций о признании данных жилых строений пригодными для постоянного проживания.

Устанавливается порядок уведомления органа регистрационного учета о проживании граждан без регистрации по месту пребывания или по месту жительства

В случае, если собственник (наниматель) готов зарегистрировать по месту пребывания или по месту жительства гражданина, проживающего в жилом помещении, но тот по каким-либо причинам отказывается регистрироваться, то собственник (наниматель) жилого помещения по истечении 90 дней для регистрации по месту пребывания и 7 дней для регистрации по месту жительства обязан уведомить в течение 3 рабочих дней орган регистрационного учета о проживании гражданина в указанном жилом помещении по установленной форме при личном обращении, по почте или по Интернету, в том числе и через Единый портал госуслуг.

В случае неуведомления о проживании такого гражданина, собственник (наниматель) может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с частями 3 и 4 статьи 19.15.2 КоАП РФ влечет:

наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей; на юридических лиц — от четырех тысяч до семи тысяч рублей (для территории Российской Федерации);

наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от семи тысяч до десяти тысяч рублей (для города федерального значения Москвы или Санкт-Петербурга).

Если уведомление направлено, то подобная административная ответственность наступает в отношении гражданина, проживающего без регистрации.

В том случае, если гражданин своевременно был зарегистрирован в жилом помещении по месту пребывания или по месту жительства собственнику (нанимателю) жилого помещения уведомлять орган регистрационного учета о проживании такого гражданина не нужно.

Снятие граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства

Граждане считаются снятыми с регистрационного учета по месту пребывания в жилых помещениях, не являющихся местом их жительства, по истечении сроков, указанных в их заявлениях о регистрации по месту пребывания.

Снятие гражданина с регистрационного учета по месту пребывания в гостиницах, санаториях, домах отдыха, пансионатах, кемпингах, медицинских организациях, на туристских базах или в иных подобных учреждениях, учреждениях уголовно-исполнительной системы, исполняющих наказания в виде лишения свободы или принудительных работ, производится по выбытии такого гражданина администрацией соответствующего учреждения.

При досрочном убытии гражданина из жилого помещения, не являющегося его местом жительства, этот гражданин либо лицо, предоставившее ему жилое помещение для временного проживания, обращается с заявлением в произвольной форме о снятии его с регистрационного учета по месту пребывания с указанием даты убытия (если такая дата известна) либо направляет заявление почтовым отправлением или через Единый портал в орган регистрационного учета, который производил регистрацию по месту пребывания этого гражданина.

Собственник (наниматель) жилого помещения в случае получения уведомления о регистрации по месту пребывания гражданина, которому он не давал согласие на временное проживание, может подать заявление в произвольной форме об аннулировании этому гражданину регистрации по месту пребывания в орган регистрационного учета, который производил регистрацию по месту пребывания этого гражданина.

Снятие гражданина с регистрационного учета по месту пребывания производится органами регистрационного учета в случае выявления факта фиктивной регистрации такого гражданина по месту пребывания в жилом помещении, не являющемся местом его жительства, в котором этот гражданин зарегистрирован, — на основании решения органа регистрационного учета в порядке, установленном Министерством внутренних дел Российской Федерации.

Снятие гражданина с регистрационного учета по месту жительства производится органами регистрационного учета в случае:

а) изменения места жительства — на основании заявления гражданина о регистрации по новому месту жительства или заявления о снятии его с регистрационного учета по месту жительства (в письменной форме или в форме электронного документа). При регистрации по новому месту жительства, если гражданин не снялся с регистрационного учета по прежнему месту жительства, орган регистрационного учета в 3-дневный срок обязан направить соответствующее уведомление в орган регистрационного учета по прежнему месту жительства гражданина для снятия его с регистрационного учета;
г) признания безвестно отсутствующим — на основании вступившего в законную силу решения суда;
д) смерти или объявления решением суда умершим — на основании свидетельства о смерти, оформленного в установленном законодательством порядке;
е) выселения из занимаемого жилого помещения или признания утратившим право пользования жилым помещением — на основании вступившего в законную силу решения суда;

ж) обнаружения не соответствующих действительности сведений или документов, послуживших основанием для регистрации, а также неправомерных действий должностных лиц при решении вопроса о регистрации — на основании вступившего в законную силу решения суда;

з) изменения гражданином, относящимся к коренному малочисленному народу Российской Федерации, ведущему кочевой и (или) полукочевой образ жизни, маршрутов кочевий, в результате которого такие маршруты стали проходить за границами муниципального района, по адресу местной администрации поселения которого он зарегистрирован по месту жительства, — на основании заявления гражданина в письменной форме с приложением документа, подтверждающего ведение гражданином кочевого и (или) полукочевого образа жизни;

и) прекращения гражданином, относящимся к коренному малочисленному народу Российской Федерации, ведущему кочевой и (или) полукочевой образ жизни, данного образа жизни — на основании заявления гражданина в письменной форме;

к) выявления факта фиктивной регистрации гражданина по месту жительства в жилом помещении, в котором этот гражданин зарегистрирован, — на основании решения органа регистрационного учета в порядке, установленном Министерством внутренних дел Российской Федерации.

О порядке подачи заявления о регистрации по месту пребывания по почте

При представлении в орган регистрационного учета заявления о регистрации по месту пребывания посредством почтового отправления заявитель одновременно представляет следующие документы:

— копию паспорта, паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации (для лиц, постоянно проживающих за пределами территории Российской Федерации).

— копию документа, являющегося основанием для временного проживания гражданина в заявленном жилом помещении, верность которой засвидетельствована лицом, уполномоченным в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате, либо лицом, ответственным за прием и передачу в органы регистрационного учета документов.

— согласие собственника (нанимателя), а также проживающих совместно с нанимателем жилого помещения совершеннолетних пользователей, наймодателя и всех участников долевой собственности (при необходимости), засвидетельствованное лицом, уполномоченным в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате, либо лицом, ответственным за прием и передачу в органы регистрационного учета документов.

Одновременно с заявлением о регистрации по месту пребывания (по почте) по форме № 1ПР направляется форма федерального статистического наблюдения (заполняется при регистрации по месту пребывания на срок от 9 месяцев и более).

В случае волеизъявления гражданина оформленное свидетельство о регистрации по месту пребывания выдается ему на руки в приемные дни непосредственно в подразделении, либо направляется органом регистрационного учета почтовым отправлением по адресу жилого помещения, указанному гражданином в заявлении о регистрации по месту пребывания.

Собственнику (нанимателю) направляется письменное уведомление об оформленной регистрации по месту пребывания в его жилом помещении гражданина.

Порядок подачи заявления, а также иных документов в орган регистрационного учета в форме электронных документов через Единый портал размещен на сайте www.gosuslugi.ru.

Системы регистрации данных как инструмент контроля производства

9 Октября 2018

Алексей Тюрин

В статье рассмотрены современные системы сбора, хранения и анализа данных на примере видеографических регистраторов Graphtec. Описаны возможности таких устройств в области регистрации и мониторинга основных показателей технологических процессов и операций, протекающих в различных сферах производственной деятельности. Регистрация данных позволяет контролировать точность и надежность выполнения подобных операций и обеспечивать оптимальный режим работы оборудования.

Одним из передовых решений в области регистрации параметров измерений сегодня являются многоканальные универсальные видео­графические регистраторы данных, такие как регистраторы производства Graphtec Corp.

Видеографические регистраторы Graphtec имеют опыт применения практически во всех сферах человеческой деятельности по всему миру: от использования в бытовых условиях до мониторинга сложных лабо­раторных исследований крупными автомобильными корпорациями, а также компаниями-разработчиками микроэлектроники.

В настоящее время, пройдя все лабораторные испытания для внесения в государственный реестр средств изме­рений (Госреестр СИ), данные приборы считаются полноценными системами сбора, хранения и анализа данных, в том числе способными при необходимости сигнализировать о выходе регистрируемых параметров за пределы заданного пользователем диапазона.

Модельный ряд регистраторов Graphtec включает различные конструктивные решения, позволяющие подобрать наиболее оптимальную модель для конкретного процесса или оборудования. Рассмотрим некоторые из доступных моделей подробнее.

Компактный логгер модульного типа GL100

Компактный логгер (регистратор данных) модульного типа GL100 (рис. 1) разработан для регистрации и управления потоками данных, поступающих от сменных блоков­модулей, сенсоров и датчиков (температуры, влажности, освещенности и др.). Входные сменные модули подключаются через специальный разъем, при этом с использованием адаптера­разветвителя можно подсоединить до двух сменных блоков-модулей параллельно (при условии, что они являются разнотипными). Виды датчиков и адаптеров, а также измеряемые ими показатели представлены в табл. 1 и 2. Пример комплектации GL100 для одновременного измерения концентрации СO2 (GS-CO2) и уровня освещенности/ультрафиолета в окружающей среде (GS-LXUV) приведен на рис. 2.


Рис.1. Логгер GL100

Рис.2. Комплектация GL100 с одновременным использованием датчиков GS-CO2 и GS-LXUV

Таблица 1. Виды датчиков и измеряемые ими показатели.

Тип датчика Характеристики измерений
GS-3AT (датчик ускорения и температуры) Измерение ускорения по трем осям с пределом ускорения до 10 G
Диапазон измерения температуры -10 … +60 °С
GS-TH (датчик температуры и влажности) Диапазон измерения температуры -20 … +85 °С
Диапазон измерения влажности 0-100%
GS-CO2 (датчик оценки концентрации СО2) Предельное значение концентрации 9999 ч. м. (число молей)
GS-LXUV (датчик освещенности и оценки количества ультрафиолетового излучения) Предельное значение освещенности — 200 кЛк
Предельное значение количества ультрафиолетового излучения — 30 мВт/см2
Возможные комбинации одновременного применения датчиков GS
GS-TH и GS-LXUV Одновременное измерение температуры, влажности, освещенности и уровня ультрафиолетового излучения
GS-TH и GS-CO2 Одновременное измерение температуры, влажности и уровня концентрации углекислого газа (СО2)
GS-LXUV и GS-CO2 Одновременное измерение освещенности, уровня ультрафиолетового излучения и концентрации углекислого газа (СО2). Комплектацию можно увидеть на рис. 2

Таблица 2. Виды адаптеров и измеряемые ими показатели.

Тип адаптера Характеристики измерений
GS-4VT (адаптер температуры/напряжения) Представлен в виде модели с 4 каналами винтового типа соединения для измерения напряжения (до 500В) или температуры в диапазоне термопар типов К или Т и с 4 каналами для логического либо импульсного сигнала
GS-4TSR (адаптер-термистор) Представлен в виде модели с 4 каналами винтового типа соединения для измерения температуры в диапазоне -40 … + 120 °С и с 4 каналами для логического или импульсного сигнала
GS-DPA-AC (адаптер токовых клещей) Представлен в виде трех моделей с предельными измеряемыми среднеквадратическими значениями тока в 50, 100 и 200 А. Осуществляет измерение однофазного и трехфазного тока

Регистрируемые данные с устройств GL100 могут передаваться в режиме реального времени на компьютер или смартфон с установленным программным обеспечением. Для передачи можно использовать проводной USВ-канал или беспроводную связь (при помощи встроенного Wi-Fi-модуля). Беспроводное вещание ведется в соответствии со стандартом IEEE802.11 — как у обычного Wi-Fi-poyтepa. Дальность устойчивой передачи сигнала — около 40 м при скорости передачи до 500 Мбит/с (зависит от конкретных условий работы аппаратуры).

Благодаря компактным размерам и наличию встроенного Wi-Fi-модуля GL100 оптимально подходит для оперативного мониторинга на местах проведения технологических процессов и операций, в том числе для контроля параметров окружающей среды.

Регистраторы серий GL240 И GL840

Регистраторы серий GL240 (с 10 каналами) и GL840 (с 20-200 каналами) представляют собой мультифункциональные многоканальные регистраторы данных и предназначены для регистрации, хранения и первичной обработки информации, поступающей от датчиков (преобразователей) измерения различных типов. Эти устройства являются одновременно логгерами температуры, влажности, напряжения, импульса и логики, позволяя параллельно отслеживать и комбинировать несколько типов измерений физических величин.

Рис. 3. Регистратор GL240

Рис. 4. Регистратор GL840

Модель GL240 (рис. 3) имеет входной терминал, который включает 10 винтовых аналоговых каналов, а GL840 (рис. 4), представленный в двух вариантах исполнения (стандартный, GL840-M, и модель высокого напряжения GL840-WV), содержит в обычной комплектации съемный входной терминал с 20 винтовыми аналоговыми каналами (рис. 5). При этом за счет того, что входной терминал у моделей GL840-M и GL840-WV является съемным и конструктивно способен объединяться с аналогичными съемными терминалами гирляндным способом в цепь до 10 единиц (рис. 6), общее число каналов одного устройства данной серии может быть увеличено до 200. Что значительно расширяет возможности применения компактных моделей GL840 для регистрации большого количества параметров, улучшая и оптимизируя процесс сбора и анализа информации.

Рис. 5. Съемный 20-канальный терминал для регистратора GL840

Рис. 6. Расширение входных каналов у GL840

Кроме того, регистраторы серий GL240 и GL840 способны передавать информацию по беспроводному соединению (рис. 7): эта функция позволяет им взаимодействовать между собой, объединяя устройства всех серий GL, в том числе и модель GL100, в одну комплексную систему. Также модели серий GL могут получать данные и от беспроводных датчиков (преобразователей) сторонних производителей.

Рис. 7. Регистратор GL840 со сменным Wi-Fi-модулем и аккумулятором

Модели серии GL240 могут присоединить к себе по беспроводному соединению одно устройство типа GL100, а регистратор GL840 способен поддерживать потоки данных от пяти таких устройств.

Встроенное в сериях GL240 и GL840 программное обеспечение путем преобразования токовых сигналов позволяет измерять большой спектр наиболее востребованных в производственных сферах физических параметров, таких как сила тока, напряжение, длина, площадь, объем, скорость, ускорение, частота, масса, энергия, давление, скорость пото­ка, температура, искажение, яркость и концентрация.

При этом благодаря возможности проведения межканальных математических операций (сложение, вычитание, умножение и деление) можно не только увеличить количество вариантов измеряемых величин, но и более широко применять данные устройства, выполняя разнообразные расчеты между показаниями каналов. Например, осуществлять контроль общего объема жидкости в системе, состоящей из нескольких отдельных емкостей, суммируя объемы каждой и выводя полученное общее значение на экран устройства в виде графической последовательности.

Основные технические характери­стики моделей GL240 и GL840 приведены в табл. 3.

Таблица 3. Технические характеристики регистраторов GL240 и GL840.

Параметры и характеристики измерения Модель
GL240 GL840M GL840WV
Количество винтовых аналоговых каналов 10 от 20 до 200
Напряжение 20 мВ- 100 В, 1-5 В (полная шкала)
Предельное выдерживаемое напряжение (между каналами, каналом и землей) 350 В (одну минуту) 350 В (одну минуту) 600 В (одну минуту)
Поддерживаемые термопары Тип: К, J, Е, Т, R, 5, В, N, W(Wre5-26)
Платиновые термодатчики Ptl 00 (IEC751 ), JPtl 00 UIS), Ptl ООО (IEC751)
Влажность 0-100% пои использовании датчика В-530
Импульсный вход 4 канала: режим чередующегося расчета, накопительный, моментальный
Логический вход 4 канала
Максимальная частота дискретизации записи на канал 100 выборок/с

Специальные модели серий GL7000 PLUS, GL980, GL2000

GL7000 Plus — мультифункциональный платформенный логгер (модульный регистратор данных, рис. 8), разработанный для проведения объемных комплексных измерений физических величин (напряжения, силы тока, влажности, температуры и прочих параметров). При этом базовый модуль (регистратор-платформа) объединяется в один комплекс с дополнительными подключаемыми модулями сбора информации от сенсорных устройств и датчиков. В общей сложности можно пристыковать до десяти модулей приема данных с возможностью параллельно задействовать до 112 каналов приема.

Рис. 8. Платформенная система сбора данных GL7000 PLUS

Данная модель может стать оптимальным выбором в сложных высокоспециализированных проектах, где необходим индивидуальный подход к решению конкретных производственных задач.

GL980 — многофункциональная высокочастотная модель с восемью изолированными универсальными входными ВNС-каналами, позволяющая осуществлять регистрацию (измерение) температуры, влажности, напряжения, импульсного и логического сигналов и др. с высокой точностью и частотой дискретности сбора данных (до 1 млн выборок/с) от большого количества разнообразных типов датчиков (преобразователей).

GL2000 — многофункциональная высокочастотная модель высокого напряжения с четырьмя изолированными универсальными входными ВNС-каналами, которая дает возможность регистрировать температуру, влажность, высокое напряжение, импульсные и логические сигналы и прочие параметры с высокой точностью и частотой дискретности сбора данных (до 1 млн выборок/с) от множества различных типов датчиков (преобразователей).

Основные технические характеристики моделей GL980 (рис. 9) и GL2000 (рис. 10) приведены в табл. 4.

Рис. 9. Регистратор GL980

Рис. 10. Регистратор GL2000

Таблица 4. Основные технические характеристики регистраторов GL980 и GL2000.

Параметры и характеристики измерения Модель
GL980 GL2000
Количество ВNС-каналов и винтовых аналоговых каналов 8 4
Напряжение 20 мВ- 500 В, 1-5 В {полная шкала) 20 мВ- 1000 В, 1-5 В {полная шкала)
Предельное выдерживаемое напряжение (между каналами, каналом и землей) 1000 В (одну мин.) 6000 В (одну мин.)
Поддерживаемые термопары Тип: К, J, Е, Т, R, 5, В, N, W(Wre5-26)
Платиновые термодатчики Ptl 00 IIEC751 ), IPtl 00 (11S), Ptl ООО IIEC751)
Влажность 0-100% при использовании датчика В-530
Импульсный вход 4 канала: режим чередующегося расчета, накопительный, моментальный
Логический вход 4 канала
Максимальная частота дискретизации записи на канал 4 выборок/с

Модели серий GL980 и GL2000 за счет своих характеристик могут стать оптимальным решением в тех областях производства, где необходима точная и стабильная регистрация показателей высокого напряжения, а также там, где важна высокая частота регистрации быстропротекающих процессов, например, взрывов. Кроме того, наличие каналов со стандартным ВNС-разъемом позволяет данным приборам осуществлять запись показаний от широкого спектра современных сенсоров и датчиков (преобразователей).

Заключение

Представленный в статье модельный ряд регистраторов (самописцев) производства компании Graphtec Corp. является доказательством того, что в современном мире контроль и мониторинг за параметрами работы производственного оборудования, в том числе технологических сред, – это важный инструмент для понимания характера и структуры происходящих процессов практически в любой сфере человеческой деятельности. И чем точнее и более комплексно осуществляется данный контроль (мониторинг), тем более полная и ясная картина складывается у специалистов о технологических операциях, режимах работы и условиях эксплуатации того или иного оборудования. И тем лучше они определяют дальнейший путь к оптимизации производств и технологий.

Видеографические регистраторы нового поколения Graphtec служат практическим решением в данном вопросе, позволяя регистрировать основные параметры работы практически любого технологического оборудования или процесса. При этом собранные данные могут быть выведены как на ЖК-дисплей регистратора, так и через оригинальное приложение — на экраны персональных компьютеров и смартфонов в виде цифровых и графических последовательностей, создавая при этом наглядное представление о динамике происходящих процессов.

Кроме того, посредством сети Интернет по защищенному каналу передачи данных (в том числе по беспроводному соединению) устройства серий GL могут быть объединены в одну общую автономную систему, осуществляющую сбор, хранение и первичный анализ целого ряда физических показателей работы единиц оборудования или технологических процессов, даже расположенных на больших расстояниях друг от друга. При этом контролировать полученные данные можно также дистанционно, вдали от мест регистрации, что становится все актуальнее в современном динамично развивающемся мире.

Литература

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *