Реквизит 22 подпись

Начинающему секретарю: оформляем правильно реквизиты документов (продолжение)

Продолжение. Начало в № 6 за 2012.

Продолжая цикл публикаций, посвященных оформлению реквизитов служебных документов, предлагаем вашему вниманию статью, посвященную правилам оформления переменных реквизитов, придающих документу юридическую силу, – подписи, печати, грифа утверждения, а также даты документа и его регистрационного номера.

В отличие от постоянных реквизитов, которые в обязательном порядке отображаются на бланках организационно-распорядительных документов определенного вида, переменные реквизиты указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильно оформить реквизиты, придающие документу юридическую силу: подпись, печать, гриф утверждения, а также дату документа и его регистрационный номер. С документоведческой и управленческой точки зрения документ, не имеющий регистрационного номера и даты, не имеет юридической силы.

Наш словарик. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Дата документа (реквизит 11)

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлены два способа оформления реквизита – цифровой и словесно-цифровой.

Наш словарик. Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

При использовании цифрового способа элементы даты документа указываются в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например: 12.10.2012. Обозначения «год», «года», «г.» при этом способе оформления даты не проставляются.

При словесно-цифровом способе день месяца обозначают двумя цифрами, месяц указывают словом в родительном падеже, год – четырьмя цифрами, в конце пишут «г.», например: 12 августа 2012 г.

Обратите внимание! Если день и/или месяц содержат одну цифру, перед ней обязательно проставляется ноль, например: 01.08.2012; 01 августа 2012 г.

При подготовке некоторых документов, например доверенностей, все элементы даты пишут словами, например: Первое августа две тысячи двенадцатого года.

Датой приказа, распоряжения, договора, письма, докладной, служебной и объяснительной записок, информационной и аналитической справок является дата подписания документа, которая проставляется на бланке в момент регистрации.

Обратите внимание! Исходящие и внутренние документы должны быть зарегистрированы в день подписания (утверждения), входящие документы – в день их поступления в организацию.

Справку о месте работы, занимаемой должности и размере заработной платы рекомендуется регистрировать не в день ее подписания, а при выдаче справки работнику. Таким образом, датой справки с места работы будет являться дата ее выдачи.

Если документ подлежит утверждению, датой такого документа является дата утверждения. К таким документам относятся локальные нормативные акты (положения, инструкции, правила, регламенты), штатное расписание и др. При подготовке документа в грифе утверждения могут быть заранее напечатаны название месяца и год, число проставляется непосредственно при утверждении документа должностным лицом, утверждающим документ:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Романов

Н.П. Романов

«

«

августа

2012 г.

Совет. В грифе утверждения документа, передаваемого на утверждение в последний день месяца, заранее печатать название месяца не рекомендуется.

Датой некоторых документов является дата события. Так, датой протокола является дата заседания (собрания, совещания), датой акта – дата актируемого события.

Документы, изданные несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая должна соответствовать наиболее поздней дате подписания, например:

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
№ 670

ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА
№ 421

ПРИКАЗ
от 26 октября 2007 года

Об утверждении формы сведений о привлечении работодателем

иностранных работников к трудовой деятельности,

прибывших в Российскую Федерацию в порядке, требующем

получения визы, представляемой работодателем в орган

исполнительной власти субъекта Российской Федерации,

ведающий вопросами занятости населения

Если в документе место для проставления даты никак не отмечено, дата документа проставляется ниже реквизита «Подпись» непосредственно от левого поля. Так оформляется дата в рукописных документах: в докладной, служебной, объяснительной записках, в заявлении. Например:

Начальник склада Шариков О.Н. Шариков

Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

Обязательной регистрации подлежат все создающиеся и поступающие в организацию документы, требующие исполнения и контроля – такие как приказы, распоряжения, исходящие и входящие письма и др. Организация может принять решение о необходимости регистрации и таких документов, как служебные, докладные и объяснительные записки, представления, заявления и др.

Регистрационный номер проставляется на документе при его регистрации, обязательно включает номер документа по журналу регистрации данного вида документов и может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел и дополнительными буквенными индексами, облегчающими идентификацию документов. Вопрос о том, какие разделительные знаки будут использоваться в регистрационных индексах, решается делопроизводственной службой организации. Ниже приведены примеры регистрационных номеров документов.

Наш словарик. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер письма 45/1-5,

где 45 – порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5 – индекс дела по номенклатуре дел, состоящий из кода подразделения (1) и номера дела (5), в котором будет храниться подлинник входящего письма или копия исходящего письма.

Регистрационный номер трудового договора 35/12,

где 35 – порядковый номер договора по журналу регистрации;

12 – указание на год, в котором заключен трудовой договор.

Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору 3-35/12,

где 3 – порядковый номер дополнительного соглашения к определенному трудовому договору;

35/12 – номер трудового договора, к которому заключено данное дополнительное соглашение.

Регистрационные номера многих внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки и др.

Совет. Правила индексации документов рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей последовательности указания наименований организаций в заголовочной части документа. Например:

Приказ ФСТЭК России, ФСБ России, Мининформсвязи России

от 13.02.2008 № 55/86/20

Регистрационный номер документа проставляется одновременно с датой документа на подлиннике документа в специально отведенном месте на бланке и на копии, остающейся в деле организации (Примеры 1, 2).

ПРИМЕР 1

Фрагмент углового бланка письма с центрированным расположением реквизит

ПРИМЕР 2

Фрагмент продольного бланка приказа с центрированным расположением реквизитов

Закрытое акционерное общество «Новые технологии»

ПРИКАЗ

Об утверждении инструкции по делопроизводству

Гриф утверждения документа (реквизит 16)

Как уже было сказано, гриф утверждения документа оформляется на локальных нормативных актах и других документах.

Наш словарик. Гриф утверждения документа – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу титульного листа или, при отсутствии титульного листа, на первой странице документа.

Документ может быть утвержден должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным документом.

Если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения включает (см. выше):

  • слово «утверждаю», написанное прописными буквами без кавычек;
  • наименование должности лица, утверждающего документ;
  • ичную подпись должностного лица. Если гриф утверждения расположен на бланке организации, достаточно указать наименование должности по штатному расписанию, например: Генеральный директор. Если гриф утверждения оформлен на стандартном листе бумаги формата А4, в состав наименования должности следует включить наименование организации, например: Генеральный директор ЗАО «Новые технологии»;
  • расшифровку подписи, состоящую из инициалов и фамилии. Между инициалами пробел не ставится, фамилия отделяется от инициалов одним пробелом;
  • дату утверждения.

Если документ утверждается двумя должностными лицами, слова «утверждаю», наименования должностей и расшифровки подписей в грифах утверждения располагают на одном уровне.

Документ может быть утвержден другим документом – постановлением, решением, приказом, протоколом. В этом случае гриф утверждения включает:

  • слово «утвержден» (или «утверждена», «утверждено», «утверждены» – в зависимости от наименования вида утверждаемого документа), написанное прописными буквами без кавычек;
  • наименование вида утверждающего документа в творительном падеже;
  • дату и регистрационный номер утверждающего документа.

Например:

УТВЕРЖДЕН

приказом от

или:

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего собрания акционеров

от

Гриф утверждения документа печатается через одинарный междустрочный интервал, слово «утверждаю» ((«утвержден», «утверждена», «утверждено» или «утверждены») отделяется от последующего текста увеличенным интервалом.

Согласно п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

Обратите внимание! Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях.

Подпись (реквизит 22)

Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи: инициалы и фамилия.

Если наименование должности лица, подписавшего документ, занимает более одной строки, расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности.

Наш словарик. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Реквизит «Подпись» располагается на 2–3 междустрочных интервала ниже текста или реквизита «Отметка о наличии приложения», если он оформлен в документе. Наименование должности печатают непосредственно от границы левого поля. Сокращение слов при написании должности не допускается.

Приведем пример оформления реквизита «Подпись» на стандартном листе бумаги:

Исполнительный директор
ЗАО «Новые технологии» Федоров Н.А. Федоров

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке:

Исполнительный директор Федоров Н.А. Федоров

Обратите внимание! При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности этого лица в реквизите «Подпись» не указывают.

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица:

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности, например:

Генеральный директор Медведев М.А. Медведев

Главный бухгалтер Логинова Н.И. Логинова

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, расшифровку их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора по экономике Заместитель директора
по производству

Козлов О.Г. Козлов Шумов Л.Д. Шумов

В актах и других документах, составленных комиссией, в реквизите «Подпись» должности лиц, подписавших документ, не указываются. Следует указать их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии Иванов П.А. Иванов

Члены комиссии Греков Д.К. Греков

Извлечение

из Методических рекомендаций

по разработке инструкций по делопроизводству

в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Приложение № 11

к п. 3.3.2

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Подпись должностного лица

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. заместителя Министра Подпись И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности

заместителя Министра Подпись И.О. Фамилия

Протоколы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем, либо председательствующим на заседании.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ

«Об акционерных обществах»

(в ред. от 30.11.2011)

Статья 63. Протокол общего собрания акционеров

1. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее трех рабочих дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.

Статья 68. Заседание совета директоров (наблюдательного совета) общества

4. Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Статья 70. Коллегиальный исполнительный орган общества (правление, дирекция)

2. Проведение заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции) организует лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества (директор, генеральный директор), которое подписывает все документы от имени общества и протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), действует без доверенности от имени общества в соответствии с решениями коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), принятыми в пределах его компетенции.

Оттиск печати (реквизит 25)

В соответствии с п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Извлечение

из Методических рекомендаций

по разработке инструкций по делопроизводству

в федеральных органах исполнительной власти

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

Приложение № 11

к п. 3.3.2

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Основное правило, которое необходимо соблюдать при проставлении оттиска печати, можно сформулировать следующим образом: оттиск печати следует ставить так, чтобы была четко видна подпись должностного лица и вся информация на оттиске печати.

Оттиск можно размещать, не задевая подписи, на свободном месте.

Обратите внимание! Ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица, недопустимо.

Требования к печатям с воспроизведением Государственного герба установлены ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденным постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст (в ред. от 04.03.2004).

Согласно п. 3.5 ГОСТ Р 51511-2001 печать должна иметь круглую форму, на печати должно быть отображено полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках – его краткое наименование (если таковое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Кроме того, вокруг Государственного герба Российской Федерации располагается микротекст, включающий информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН), а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Требования к печатям акционерных обществ изложены в Федеральном законе от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 30.11.2011), согласно ч. 7 ст. 2 которого общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.

Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

Аналогичная норма содержится в ч. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 06.12.2011).

В соответствии с ч. 2 ст. 54 ГК РФ место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. В подавляющем большинстве случаев в качестве места нахождения общества указывают название населенного пункта (например: Москва; г. Саратов; Московская область, г. Жуковский).

Согласно п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 12-ФЗ «О некоммерческих организациях» (в ред. от 16.11.2011) некоммерческая организация должна иметь печать с полным наименованием этой некоммерческой организации на русском языке.

Некоммерческая организация вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему.

На практике кроме полного фирменного наименования организации и указания на место ее нахождения на печатях акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью часто отображают ОГРН и ИНН, которые, в отличие от наименования и места нахождения, являются уникальными идентифицирующими признаками организации:

Кроме печати организации (печати работодателя) в организации могут быть и печати структурных подразделений, например печать отдела кадров.

Совет. В организации рекомендуется разработать инструкцию по применению имеющихся печатей. В инструкции приводится перечень печатей, места их хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями, порядок пользования, а также перечни документов, которые можно заверять печатью организации и печатями структурных подразделений.

Продолжение следует.

Приложение 1

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

РАСЦЕНКИ на производство работ.

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ФОРМЫ унифицированных документов.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение 2

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (логотипа)

АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

ЗАЯВКИ на получение билетов для проезда на транспорте.

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

НОРМЫ расхода.

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

ПЕРЕПИСКА с заграничными представительствами.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.

РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

СОГЛАШЕНИЯ.

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

УДОСТОВЕРЕНИЯ.

УСТАВЫ организаций.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.

Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 25.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 54.

В Приложении 1 приведен примерный перечень документов, подлежащих утверждению.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 65.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 66.

ФСТЭК – Федеральная служба по техническому и экспортному контролю; ФСБ – Федеральная служба безопасности; Мининформсвязи – Министерство информационных технологий и связи; с 12 мая 2008 г. – Министерство связи и массовых коммуникаций (Минкомсвязь России).

В Приложении 2 приведен примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (логотипа).

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 53.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 50.

Выделено автором.

Здесь и ниже выделено автором.

Оформление реквизита «подпись»

Проверка проекта документа

Служба делопроизводства (или секретарь) организации осуществляет нормоконтроль качества составления и оформления официальных документов, проекты которых готовят исполнители в структурных подразделениях. Эта функция должна быть закреплена в положении о подразделении (или должностной инструкции секретаря1).

Нормоконтроль проекта документа служба делопроизводства осуществляет по следующему примерному алгоритму:

  • просматривается и оценивается текст: его грамотность и соответствие требованиям делового стиля русского литературного языка, исправляются выявленные грамматические и синтаксические ошибки, стилистические неточности, которые не были учтены исполнителем в процессе согласования проекта (или были просто проигнорированы им);
  • анализируется заголовочная часть, в которой оформляются реквизиты организации – автора документа. Оценивается правильность применения бланка того или иного вида;
  • проверяется правильность оформления двух атрибутов реквизита «подпись», которые появляются в проекте документа до его подписания: наименование должности и расшифровка подписи (фамилия с инициалами). Здесь обращается внимание на полномочия вписанного должностного лица подписывать подобные документы. Важно в каждом документе отслеживать логическую взаимосвязь реквизитов автор – текст – подпись, отвечая на вопрос: имеет ли право то должностное лицо, наименование должности и расшифровка подписи которого указаны в проекте документа, принимать решения, сформулированные в тексте документа от имени его автора.

Оформление перечисленных реквизитов обычно сверяется с требованиями Инструкции по делопроизводству организации, в которой, как правило:

  • закреплены положения пока еще действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», или
  • напрямую сделана отсылка к тексту этого стандарта, чтобы иметь возможность отвечать на «риторический» вопрос: «А где это прописано?»

Обратите внимание, что с 1 июля 2017 года на смену ГОСТ Р 6.30-2003 приходит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Поэтому далее в статье мы будем сравнивать рекомендации этих стандартов.

Настоящая статья была опубликована в журнале до переноса срока вступления в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 на год позже – с 1 июля 2018 года. Почему это произошло, вы можете

Только корректный документ передается на подпись уполномоченному руководителю. Дата и индекс оформляются службой делопроизводства после проставления им личной подписи.

Документ приобретает юридическую силу после оформления всех идентификационных реквизитов: автор, дата, индекс, текст, подпись.

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

13) автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ…

57) подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58) подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Составные элементы подписи

Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:

  • наименование должности лица, подписавшего документ;
  • собственноручная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.

Новый ГОСТ, как и прежний, рекомендует в подписи инициалы ставить перед фамилией, а также отказаться от использования каких-либо скобок и косых черт.

Пример 1

Сокращенное наименование должности в подписи

СвернутьПоказатьПример 2

Сокращенное наименование должности в подписи

СвернутьПоказатьПример 3

Сокращенное наименование должности в подписи

СвернутьПоказать

Звания, чины и ученые степени

Если подписант имеет воинское или почетное звание, дипломатический ранг, классный чин, категорию или звание государственной гражданской службы, ученое звание или степень и т.п., то их наименования указываются после наименования должности через запятую и оформляются со строчной буквы, например: генерал-лейтенант; полковник; заслуженный деятель культуры Российской Федерации; советник-посланник; действительный член Российской академии наук; советник государственной гражданской службы 2 класса и т.п.

В случае необходимости при оформлении званий применяются общепринятые и условные сокращения, например: академик РАН; декан факультета, д.и.н.; завкафедрой, профессор и т.п.

Пример 4

Сокращенное наименование должности с добавлением звания

СвернутьПоказатьПример 5

Сокращенное наименование должности с добавлением звания

СвернутьПоказатьПример 6

Сокращенное наименование должности с добавлением ученой степени

СвернутьПоказать

Полное или сокращенное наименование должности

Как указывать должность (полностью или сокращенно) зависит от того, оформляется ли документ на соответствующем бланке.

По ГОСТ Р 7.0.8-2013 бланк документа – это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Бланк документа может быть не только у организации, но и у ее подразделения или должностного лица (соответственно, данные о них вынесены на бланке в заголовочную часть), тогда в подписи их повторять не надо (см. Примеры 1–3 и 7–9). Если же документ оформляется не на бланке, то в состав реквизита «подпись» должно быть включено полное наименование должности (Примеры 10–12). В этом действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 солидарны.

Пример 7

Сокращенное указание должности на бланке организации

СвернутьПоказатьПример 8

Сокращенное указание должности на бланке структурного подразделения

СвернутьПоказатьПример 9

Отсутствие должности в подписи на бланке должностного лица

СвернутьПоказать

В Примерах 7–9 наглядно показано – чем больше сведений об авторе документа в бланке, тем меньше их остается в реквизите «подпись».

А Примеры 10–13 демонстрируют, что при полном указании должности в нее включается наименование организации, которая является автором документа и от имени которой имеет право действовать подписант (уполномоченное должностное лицо). Если же существуют официальные сокращения этого наименования (в уставе организации, в положении, в ЕГРЮЛ и т.п.), то их можно использовать.

Пример 10

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать Пример 11

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать Пример 12

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать Пример 13

Полное указание должности в подписи на документе, оформленном не на бланке

СвернутьПоказать См. статью «Делегируем право издания распорядительных документов»

Подписание при исполнении чужих обязанностей

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) устанавливает правила оформления реквизита «подпись» в случае, когда документ подписывается лицом, исполняющим обязанности уполномоченного руководителя или иного должностного лица. Предусматривается, что статус, дающий право подписания документа, оформляется документально.

См. ответ на вопрос об издании заведующим хозяйственной частью приказов по административно-хозяйственным вопросам

Временное делегирование или исполнение обязанностей оформляется приказом / распоряжением. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводятся примеры, которые отражают временное исполнение обязанностей. Заметим, что условные сокращения Врио, ВРИО, И.О. (где обе буквы заглавные) не применяются:

Пример 14

Подпись временно исполняющего обязанности

СвернутьПоказать Пример 15

Подпись временно исполняющего обязанности

СвернутьПоказать

Ранее действовавшие методические рекомендации об оформлении подписи при исполнении «чужих обязанностей» стали правилом в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.22):

  • не допускается ставить косую черту или предлог «за» перед наименованием должности;
  • исправления в наименование должности и расшифровку подписи в уже подготовленный и согласованный проект документа допускается вносить от руки или с применением соответствующих штампов, причем без зачеркиваний заранее оформленных атрибутов реквизита «подпись»:

Пример 16

Если подписывает не то лицо, которое указано в проекте документа

СвернутьПоказать

В Примере 16 за генерального директора Иванова документ подписывает коммерческий директор Петров. Для доказательства правомочности временного исполнения обязанностей может потребоваться предъявление приказа об этом (или его заверенной копии).

Но существует еще так называемое штатное заместительство, например, когда в отсутствие руководителя его обязанности автоматически исполняет его заместитель. Это должно оформляться локальными нормативными документами (должностной инструкцией заместителя, положением или др.), тогда дополнительно издавать приказ об исполнении обязанностей / делегировании уже нет необходимости. В подобной ситуации замещающее лицо может оформить подпись на документе сразу по своей занимаемой должности:

Пример 17

Если в проекте документа есть возможность сразу указать должность и Ф.И.О. замещающего лица

СвернутьПоказать

Обратите внимание, что в преамбуле договора указываются лица, подписывающие этот документ. Если нет возможности впечатать реального подписанта в проект договора, то нужно будет сделать исправления не только в реквизите «подпись», но и в преамбуле (см. Пример 18). Подписанты могут указываться в тексте и других документов (например, в актах), с ними нужно будет поступить аналогично.

Пример 18

Преамбула и подпись на договоре (если исправления приходится вносить «в полевых условиях»)

СвернутьПоказать

Если документ подписывается несколькими должностными лицами

Ситуация подписания документа несколькими должностными лицами рассматривается действующим ГОСТ Р 6.30-2003 и новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 одинаково.

Это могут быть подписи неравнозначных должностных лиц одной организации, тогда они располагаются в иерархическом порядке.

Например, гарантийное письмо всегда подписывается не только руководителем организации, но и ее главным бухгалтером. Оно может оформляться на бланке или без его применения.

Пример 19

Подписи на бланке письма организации

СвернутьПоказать Пример 20

Подписи на документе, оформляемом не на бланке

СвернутьПоказать

Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне:

Пример 21

Подписи на совместном документе

СвернутьПоказать

Это же правило соблюдается при подписании договора. Только перед подписями еще указываются «родовые» слова, введенные в преамбуле и используемые далее в документе в качестве условных сокращенных имен сторон договора (например, «Заказчик» и «Исполнитель» или «Покупатель» и «Поставщик»). См. Пример 18.

И, наконец, в актах, которые составляются коллегиально комиссией, предусматривается, что вместо наименования конкретных должностей членов комиссии там оформляется их статус («роли», полномочия) в составе комиссии, которые определяются в приказе (распоряжении) о ее создании.

Пример 22

Подписи на акте

СвернутьПоказать Читайте новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию»

И в качестве заключения совет: в связи со вступлением в силу с 1 июля 2017 года нового стандарта на оформление организационно-распоряди-тельных документов не забудьте подготовить необходимые изменения в Инструкцию по делопроизводству вашей организации. В оформлении подписи, как видите, существенных изменений не произойдет.

Желаем успехов!

Сноски

СвернутьПоказать

  1. Далее по тексту для упрощения будем упоминать только службу делопроизводства.Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

Реквизит 12 – Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа– это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит оформляется от руки лицом, регистрирующим документ.

В ГОСТе Р 6.30-2003 сказано: «Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.».

Из этого следует, что порядковый номер является обязательным элементом данного реквизита.

Порядковые номера присваиваются отдельно для каждого вида документов в пределах делопроизводственного года (с 01 января по 31 декабря календарного года; в образовательных учреждениях может быть с 01 сентября по 31 августа учебного года). Нумерация переходящих документов (трудовых договоров, личных карточек, локальных нормативных актов и др.) может быть продолжена в новом году, а может начаться заново – с № 1.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе».

Рассмотрим несколько примеров структуры регистрационных номеров.

Регистрационный номер письма:

82/1-5, где82– порядковый номер документа по журналу регистрации; 1-5 – номер дела по номенклатуре (1 — код подразделения, 5 — номер дела в подразделении)

или:

82/ГИ-5, где82– порядковый номер документа по журналу регистрации, ГИуказывает на то, что документ создан в службе главного инженера, 5 – номер дела.

Регистрационный номер договора:

12-дп, где 12– порядковый номер документа; дп– договор поставки (или ду– договор возмездного оказания услуг и др.). Регистрационные номера договоров на производство работ и оказание услуг могут иметь двойную нумерацию, например: Договор подряда № 17/21,где 17– порядковый номер документа в организации-заказчике, а 21– порядковый номер этого же документа в организации-подрядчике (то есть номера проставляются в том порядке, в котором указаны стороны в тексте договора). Регистрационный номер трудового договора может включать два элемента:5/07,где 5— это порядковый номер трудового договора; 07 — указание на год, в котором был заключен трудовой договор.


Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору может иметь более сложную структуру:1-07/94-06, где 1– порядковый номер дополнительного соглашения к трудовому договору; 07– указание на номер года, в котором заключено дополнительное соглашение; 94 – порядковый номер трудового договора; 06– указание на номер года, в котором был заключен трудовой договор.

Порядок регистрации документов и структуру их регистрационных номеров рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству или другом нормативно-методическом акте организации.

РЕКВИЗИТ 13 – ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА

В ГОСТе Р 6.30-2003 сказано: «Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ».

Указание этого реквизита облегчает дальнейшую работу с документом: если в организацию поступает ответное письмо с указанием ссылки на регистрационный номер и дату инициативного документа, секретарю (или другому работнику организации) значительно легче найти то письмо, на которое поступил ответ, и подложить его к поступившему документу для того, чтобы руководитель при рассмотрении входящего документа смог дать оценку поступившему ответу.

Указание данных о поступившем письме на бланке письма в виде отдельного реквизита исключает необходимость ссылаться на них в тексте ответного письма: в начале текста письма не следует писать «На Ваш № … от …» во избежание дублирования одной и той же информации в пределах одного документа.

Основная функция реквизита – поисковая.

Очень часто в работе бывает нестандартная таблица. То есть таблица, в которой число ячеек в одной строчке не равно числу ячеек в другой строчке. Рассмотрим случай «нестандартная таблица» на примере обязательного реквизита любого организационно-распорядительного документа ‒ гриф «Утверждение».

Это профессионально оформленный гриф «Утверждение»:

Как правило, утверждающий реквизит набирают обычным текстом и выравнивают по правому краю. На уроке 8 я говорила, что это признак дурного тона. Тем более и ГОСТ со мной согласен: «Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки». Можно воспользоваться табуляторами, абзационными отступами, но, на мой взгляд, лучше всего воспользоваться таблицей.

По окончании этого урока вы сможете:

  1. Создать мысленную таблицу
  2. Создать гриф «Утверждение», используя нестандартную таблицу таблицу на примере
  3. Поставить текстовый курсор перед таблицей
  4. Разделить ячейки
  5. Поставить на место смещенные границы ячеек

1. Создание мысленной таблицы

Шаг 1. Для начала я мысленно нарисуем таблицу, которая послужит основой для утверждающего реквизита:

Рисовать такую сложную таблицу себе дороже, поэтому я доведу до конца все линии, чтобы сделать таблицу, как можно стандартной:

Вот и таблица нарисовалась. Считаем: 5 строчек и 3 столбца. Желательно, чтобы ширина двух правых столбцов в сумме были бы равны ширине первого столбца, чтобы не связываться потом с выравниванием ширины столбцов. Калькулятор в руки брать не будем, а сделаем 4 абсолютно одинаковых столбца.

2. Создание грифа «Утверждение»

Шаг 1. Рисуем таблицу 4 столбца×5 строчек (лента Вставка → группа команд Таблица → матрица таблицы 4×5):

Шаг 2. Делаем все границы невидимыми (лента Конструктор → группа команд Оформление → выпадающее меню Границы → команда Нет границы из выпадающего меню):

Можно воспользоваться дублирующей командой (лента Главная → группа команд Абзац → команда Границы → команда Нет границы из выпадающего меню):

Шаг 3. Объединяем две верхние ячейки справа (выделяем две ячейки → лента Макет → группа команд Объединение → команда Объединить):

Шаг 4. Аналогично объединяем вторые две ячейки справа.

Шаг 5. Выравниваем содержимое ячеек справа снизу по левому краю (выделяем две ячейки → лента Макет → группа команд Выравнивание → команда снизу по левому краю):

Шаг 6. Обнуляем поля ячеек таблицы (выделяем всю таблицу → лента Макет → группа команд Выравнивание → команда Поля ячейки → нули по всем полям):

Шаг 7. Устанавливаем для ячейки с будущим словом «дата» выравнивание сверху по середине (выделяем нужную нам ячейку → лента Макет → группа команд Выравнивание → команда Выровнять сверху по середине)

Шаг 8. Назначаем видимыми нижнюю границу ячеек под подпись и дату (выделяем две ячейки → лента Макет → группа команд Абзац → команда Границы → Нижняя граница и Внутренняя горизонтальная граница):

Шаг 9. Заполняем гриф «Утверждение»:

По дороге не забудем уменьшить размер шрифта слова «дата» и назначить ему курсивное начертание. Заодно слово «Утверждаю» сделаем увесистым.

Шаг 10. Устанавливаем высоту строчек (выделение соответствующей строки → лента Макет → группа команд Размер ячейки → нужный размер в поле Высота):

Шаг 11. Отменяем режим «Непечатаемые символы» и режим «Отобразить сетку»:

По-моему, получилось очень аккуратно. Долго делать? Полторы минуты. Сохраните гриф «Утверждение» в укромном месте и пользуйтесь по мере необходимости.

Когда будете работать с реальной очень нестандартной таблицей, то не поленитесь мысленно «дорисовать» таблицу. Поверьте, вручную рисовать таблицу ‒ очень непростая работа.

3. Разделение таблицы

Рассмотрим ситуацию, когда сначала на первой странице создали таблицу, а потом решили сверху текст добавить. Собственно, мы только что создали такую ситуацию. Выход есть!

Шаг 1. Установите текстовый курсор в первую ячейку первой строки и разделите таблицу (лента Макет → группа команд Объединение → команда Разделить таблицу):

Получим результат:

Но лучше в такие ситуации на попадать.

4. Разделение ячеек

Шаг 1. Разделяем ячейку на две ячейки (выделяем ячейку → лента Макет → группа команд Объединение → команда Разделить ячейки → диалоговое окно почему-то называется «Разбиение ячеек» → в поле число столбцов устанавливаем нужное нам число):

Сложнее ситуация, когда нам необходимо несколько ячеек разделить. Кстати, на так уж редко встречающаяся.

Шаг 2. Разделяем 4 ячейки каждую на 3 ячейки (выделяем 4 ячейки → лента Макет → группа команд Объединение → команда Разделить ячейки → диалоговое окно почему-то называется «Разбиение ячеек» → в поле число столбцов устанавливаем нужное нам число):

И последний совет в этом уроке. Но поверьте этот совет позволит вам сэкономить кучу нервов.

5. Выравнивание ширины ячеек

Попадали ли когда-нибудь в такую ситуацию?

Если нет, то попадете обязательно. Что делать? Как правило неопытные пользователи подводят курсор к границе, зажимают судорожно левую клавишу мыши и начинают двигать границу. Если повезет, то получится сразу выровнять ширину ячеек:

Выход прост, как сермяжная правда.

Шаг 1. Выделяем всю таблицу и выравниваем ширину ячеек лента Макет → группа команд Размер ячейки → команда Выравнять ширину столбцов):

Шаг 2. Автоподбор таблицы по содержимому (лента Макет → группа команд Размер ячейки → команда Автоподбор → команда Автоподбор по содержимому):

Шаг 3. Автоподбор таблицы по ширине окна (лента Макет → группа команд Размер ячейки → команда Автоподбор → команда Автоподбор по ширине окна):

Я надеюсь, что мой совет, как побороть смещение границ, поможет вам в работе с таблицами. Берегите лучезапястную мышцу!

Теперь вы сможете:

  1. Создать мысленную таблицу
  2. Создать нестандартную таблицу на примере грифа «Утверждение»
  3. Поставить текстовый курсор перед таблицей
  4. Разделить ячейки
  5. Поставить на место смещенные границы ячеек

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *