Реквизиты письма

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке письма

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Рис. 2.
Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке приказа организации

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Рис. 3.
Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке письма организации

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. При этом выделяют три вида бланков документов по автору:

  • бланк организации;
  • бланк структурного подразделения;
  • бланк должностного лица.

Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица.

Примеры оформления реквизита «Наименование организации» на бланках структурного подразделения и должностного лица приводятся в следующих пунктах «Энциклопедии делопроизводства»: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида.

Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке можно также посмотреть в приложение Б к ГОСТу Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5).

В пределах границ зоны расположения реквизит «Наименование организации» размещают одним из способов:

  • центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);
  • флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

Образец письма о смене реквизитов организации

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок и отсутствии уведомления о нововведениях проблемы в первую очередь возникнут у поставщика. Дело в том, что, с юридической точки зрения, покупатель делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.

Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.

Что относится к реквизитам

Разберем, какие освновные данные нужно указать, составляя образец письма об изменении банковских реквизитов организации. Разделяют общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:

  • наименование;
  • ИНН и КПП;
  • ОГРН;
  • место нахождения;
  • почтовый адрес;
  • сведения о руководителе.

Платежные данные представляют собой следующий перечень:

  • расчетный счет;
  • наименование банка;
  • БИК;
  • корреспондентский счет.

Образец письма об изменении банковских реквизитов

Скачать

Как составить письмо

Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Тем не менее, следует обратить внимание на ряд особенностей.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации желательно оформлять на бланке организации. В этом случае корреспонденция будет носить более официальный характер, в отличие от простого листа А4.

В самом бланке последовательно излагается следующее:

  1. Наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
  2. Название документа.
  3. Город, в котором составлен документ, дата и исходящий номер (при наличии).
  4. Сообщение о новых данных.
  5. Дата, с которой изменения вступают в силу.
  6. Дополнительная информация.
  7. Подпись руководителя поставщика, печать (при наличии).

Форма письма для заполнения

Скачать

Как составить уведомление

Вы можете скачать наш образец уведомления об изменении реквизитов банка по ссылкам ниже или разработать свой. Для этого укажите:

  • причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
  • день, когда закрылся старый счет;
  • день, когда открыт новый счет;
  • дату, с которой нужно проводить платежи по актуальным сведениям;
  • сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/сч и кор/сч в банке).

Подписать образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации может руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.

Скачать бланк уведомления об изменении банковских реквизитов

Скачать

Скачать заполненный образец уведомления о смене реквизитов

Скачать

Как уведомить заказчика об изменениях

После того как исполнителю стало известно о дате начала действия новой информации, он составляет образец уведомления о смене банковских реквизитов организации.

Передать ее заказчику можно лично либо воспользоваться услугами почты. Для того чтобы оперативно поставить покупателя в известность, можно дополнительно отправить ему копию в электронном виде. Однако действительной будет считаться та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

Получение сообщения на такой адрес свидетельствует о получении сообщения самим контрагентом, пока он не докажет обратное.

При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений. В том числе это может быть адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вам известно (должно быть известно), что он недостоверен (п. 64 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Если в договоре такой адрес не закреплен, направьте уведомление по адресу, указанному:

  • в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
  • в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.

Если уведомление доставят по этому адресу, оно считается полученным, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Однако если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление об изменении банковских реквизитов и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.

ВАЖНО! Исполнитель должен удостовериться в приеме покупателем данного документа. Сделать это можно, запросив у адресата входящий номер и дату либо расписку о получении. В противном случае в период доставки уведомления он может перечислить деньги на ваш старый расчетный счет.

Когда можно обойтись без письма об изменении реквизитов

Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после вскрытия конвертов (открытия доступа к электронным документам), когда вносить правки уже будет невозможно. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник может отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.

В случае когда заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены реквизитов возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.

Письмо о смене реквизитов – это вид деловой корреспонденции, применяемый достаточно широко. Согласно ст. 165.1 Гражданского Кодекса РФ, данный документ относится к юридически значимым сообщениям.

Все реквизиты, имеющиеся у компании, принято делить на две группы – общие и банковские.

Общие

К таковым относят:

  • название компании;
  • ее организационно-правовую форму;
  • ИНН/КПП;
  • ОГРН;
  • почтовый, юридический и фактический адреса;
  • информацию о руководителе.

При изменении хотя бы одного из них составляется собственно информационное письмо.

Банковские

Речь идет о:

  • наименовании банка, в котором открыт счет компании;
  • его БИКе;
  • его корреспондентском счете;
  • номере расчетного счета компании.

А вот при изменениях банковских реквизитов необходимо написать письмо-уведомление.

Кому писать о смене реквизитов

Данный документ официально уведомляет контрагентов (партнеров, клиентов, заказчиков), банки, кредиторов и дебиторов, государственные органы и контролирующие структуры о смене тех или иных реквизитов компании. Исключением является территориальная налоговая служба. Согласно приказу ФНС № ММВ-7-14/292@ от 23.05.2014, эта обязанность возложена на банки.

Что же касается остальных получателей, то их уведомление является практически обязательным, так как подобная процедура прописана в абсолютном большинстве договоров. Главное, сделать это заблаговременно, чтобы не столкнуться с потерей важных документов или денежных средств, которые были отправлены по предыдущим адресам и расчетным счетам.

Необходимо также учитывать, что осуществляя отправку по последним из имеющимся у контрагента реквизитам, он абсолютно прав с юридической точки зрения, и, соответственно, не несет ответственности за пропажу отправления. Так что шансы отсудить что-либо обратно равны нулю.

Скачать бланки:

Кто составляет письмо о смене реквизитов компании

Как правило, составлением писем-уведомлений о смене реквизитов компании занимается юридический отдел, но эту функцию могут выполнять как секретарь, так и сотрудники, имеющие прямые контакты с соответствующими контрагентами. Важно только, чтобы все они имели представление о том, по каким принципам составляется деловая корреспонденция.

Правила составления

Как уже говорилось ранее, письмо об изменении реквизитов относится к юридически значимым сообщениям. Тем не менее, законодатели не установили строгой единой формы для его составления. Однако все-таки некоторые правила и стандарты необходимо соблюдать.

Для написания данного документа можно использовать как обычный лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Очевидно, что второй путь предпочтительнее, так как он придает документу более официальный и презентабельный вид.

Написано письмо может быть как от руки, так и напечатано на машинке или компьютере, но обязательно должно содержать оригинальную подпись руководителя организации или уполномоченного на составление документа лица. Так как с 2016 года печать не является обязательной для корреспонденции юридических лиц, то ее можно не ставить.

Естественно, что тон письма должен быть максимально вежливым. Развязность и панибратство исключены, как, впрочем, и чрезмерная сухость. Следует тщательно следить за соблюдением всех правил русского языка (грамматических, пунктуационных и лексических), выдерживать деловой стиль.

Документ составляется в необходимом количестве экземпляров. Каждый заинтересованный адресат должен его получить. Важно следить, чтобы все отправки фиксировались в журнале исходящей корреспонденции. При возникновении возможных недоразумений это позволит уточнить дату отправки извещения.

Пример составления письма о смене реквизитов организации

Заполнение шапки письма

В этой части документа необходимо указать следующие данные:

  • название (в соответствии с регистрационными данными), адрес и телефон компании-отправителя;
  • название компании-получателя;
  • фамилия, имя, отчество и должность уполномоченного представителя организации-получателя;
  • дата и место написания документа;
  • его исходящий регистрационный номер;
  • название документа.

Заполнение тела письма

В информационную часть письма обязательно вносятся следующие данные:

  • указывается, какие именно реквизиты подвергаются изменению;
  • номер договора, к которому эти изменения относятся;
  • дата, начиная с которой изменения вступают в силу;
  • новые реквизиты;
  • просьбы отправителя, связанные с будущими и уже имеющимися документами по данному договору;
  • подпись уполномоченного на составление документа лица, с расшифровкой и указанием занимаемой должности;
  • фамилия, инициалы, телефон и адрес электронной почты исполнителя, составлявшего письмо.

Кроме того, в зависимости от того, какие именно данные подверглись изменениям, вносится следующая информация:

  • при изменении банковских реквизитов, указывается причина смены, дата закрытия старого и открытия нового счетов, а также дается ссылка на документы, послужившие основанием для изменений;
  • при смене директора указывается дата внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ. Желательно так же указать причину изменений и вытекающие из этого следствия. Ведь у нового руководителя может быть свое видение взаимодействия с данным контрагентом (вплоть до прекращения сотрудничества). Соответствующее письмо является проявлением норм делового этикета и направлено на повышение доверия со стороны контрагентов, так как уведомлять о смене директора организация обязана только банки и налоговые органы.

К этому письму желательно приложить копию выписки из ЕГРЮЛ.

Как отправить письмо

Учитывая важность содержащихся в нем сведений, соответствующее письмо лучше всего направлять в «бумажном» виде, используя при этом либо почтовые сервисы, либо курьерскую службу. Это гарантирует доставку, особенно при использовании формы заказных писем с уведомлением о вручении.

Можно совместить несколько способов отправки. В частности, для ускорения передачи соответствующей информации, можно параллельно с отправкой сообщения на бумажном носителе, продублировать информацию по электронной почте или по факсу. Это позволит сочетать оперативность с надежностью.

Однако необходимо учитывать насколько моментов. Во-первых, форма отправки уведомления должна быть юридически верной, а таковой она является только тогда, когда совпадает с прописанной в контракте. Во-вторых, в договоре может быть указан исключительный адрес для пересылки юридически значимой корреспонденции. В этом случае информацию об изменении реквизитов посылать необходимо именно на него.

В-третьих, в случае сомнений в правильности указанного в контракте адреса и невозможности напрямую его уточнить, письмо может быть послано по реквизитам, указанным в ЕГРЮЛ (для контрагента – юридического лица) или ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).

Согласно п. 3 ст. 54 и п. 3 ст. 23 Гражданского Кодекса РФ, вся корреспонденция, отправленная по данным адресам, считает полученной, независимо от реального расположения получателя.

Деловая корреспонденция или служебная переписка.
Правила составления делового письма

Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

На основе этого ГОСТа Россархивом разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477. Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности.

Деловая переписка — это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.

Самым распространенным является служебное или деловое письмо.

Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.

Особенности оформления писем:

  • отсутствие наименования вида документа;
  • справочные данные об организации обязательны;
  • письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля.

Любое письмо при поступлении в организацию (поступающее) или направлении в стороннюю организацию (отправляемое) регистрируется в журнале регистрации (электронной базе данных). При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата. Письма в журнале (базе данных) нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года.

При оформлении любого вида письма используется стандартный набор реквизитов.

В реквизиты служебного письма входят:

  • Герб или эмблема;
  • Наименование организации;
  • Справочные данные об организации;
  • Гриф ограничения;
  • Адресат;
  • Регистрационный номер документа;
  • Дата;
  • Ссылка на индекс и дату входящего документа;
  • Заголовок к тексту;
  • Текст:
  • Отметка о приложении;
  • Подпись;
  • Отметка об исполнителе.

Оформление реквизита «Адресат»:

Адресат располагается в верхнем правом углу как на бланке с угловым, так и с продольным расположении реквизитов.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В качестве адресата могут быть:

  • Организации
  • Структурные подразделения организаций
  • Должностные лица
  • Физические лица

В органах государственной власти, как правило, принято адресовать служебные письма руководителю организации, а не в структурное подразделение или конкретному исполнителю (это часто приято в коммерческой переписке для ускорения принятия решения).

Руководитель организации (и.о., заместитель), особенно органа исполнительной власти, вправе и обязан сам определять исполнителя, если письмо содержит просьбу, запрос или поручение.

При адресовании письма указывают:

— наименование организации — в именительном падеже;

— должность лица, которому адресован документ — в дательном падеже;

— Ф.и.о. должностного лица – в дательном падеже. Инициалы должностного лица указывают перед фамилией.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций муниципальных образований Республики Алтай

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

Садовая ул., д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Директору организации…..», не знаете должности — «Руководителю организации……».

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2015 г. следует оформлять 05.06.2015.

Регистрационный номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Ссылка на регистрационный номер и дату письма включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Заголовок к тексту

В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма. Если в письме один, два абзаца, заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен. Заголовок письма должен отвечать на вопрос: о чем (о ком)?

Структура текста делового письма

Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, приложения.

Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа.

В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор».

Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др.

Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея организации.

При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – «уважаемый товарищ военком», «уважаемый товарищ полковник» и т. п.

Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма, то есть письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д.

Далее следует основной текст письма, где должна быть изложена ситуация, озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа — просим, направляем, предлагаем — или от 1-го лица единственного числа – прошу, предлагаю и т.д. Чаще первая форма – так как письмо отправляется от имени организации.

Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы). Все остальные материалы оформляются приложениями к письму.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм).

Параметры шрифта – от 12 до 14 кегль, полуторный интервал. Times New Roman или Arial.

Даже если письмо является ответом на какое-либо обращение, не нужно делать ссылку на входящее письмо, так как она указана в реквизите «Ссылка на входящие номер и дату документа», также тема письма обозначена в его заголовке.

Текст письма не должен начинаться с фразы «В ответ на ваше обращение, письмо, просьбу….. от … № …», номер и дата в этом случае ничего не скажут руководителю.

Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы).

Не рекомендуется включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

В заключении служебного письма кратко подводятся итоги всего написанного.

Письмо может заканчиваться стандартными формулировками, при этом фраза «С уважением» не используется, если письмо начинается с обращения «Уважаемый». В этом случае письмо лучше закончить фразой «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «Заранее благодарны», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу».

Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе.

Отметка о наличии приложения располагается после текста документа. Приложения подразделяются на:

  • указанные в тексте;
  • не указанные в тексте.

Оформление реквизита начинается с указания слова «Приложение» с большой буквы, после чего ставится двоеточие. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов:

1. Если есть приложение к документу, упоминаемое в тексте, то после слова «Приложение:» указывается только количество листов и экземпляров документа.

Например, Приложение: на 2 л. в 2 экз.

2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, после слова «Приложение:» необходимо указать наименование приложения с указанием количества листов и количества экземпляров.

Например, Приложение: Проект договора на 5 л. в 2 экз.

3. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту.

Например,

Приложения: 1. Проект договора на 5 л. в 2 экз.

2. Накладная от 12.1.2011 № 55 на 1 л. в 1 экз.

4. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре.

5. При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается.

Подпись

Письма на имя первых лиц подписывает только руководитель или его заместитель — это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Соответствие рангов должно соблюдаться.

Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Поэтому пишите: «заместитель директора» или «и.о. директора Петров».

Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 64

Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма.

Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Принято выделять следующие виды деловых писем (условное деление, можно встретить и другие деления).

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

— письмо-запрос составляется для получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса, либо с целью получить какой-либо документ. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование о необходимости разъяснения вопроса, получения документа.

Стандартные фразы

В целях ознакомления с… , проведения мероприятия…..

Прошу предоставить информацию…

…просим предоставить…

Направляю в Ваш адрес запрос о……

По поручению председателя Комитета осуществляется сбор информации….

— информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата.

Информационное письмо содержит в себе сведения официального характера: сообщение, просьбу, напоминание, предложение и прочее.

Ключевые фразы:

Информируем Вас о (об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности)

Доводим до Вашего сведения……

Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что…..

Представляем Вам информацию, проект, отчет, перечень, предложения, акт……

— письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

Шаблонными фразами письма-напоминания являются:

Напоминаем Вам…

Ставим Вас в известность …

Обращаем Ваше внимание…

Считаем необходимым уведомить Вас…

Убедительно/настоятельно просим…

— письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

Письмо содержит:

ключевую фразу о приглашении

точную и полную информацию о времени, месте и содержании мероприятия

может содержать просьбу ответить, ссылку на дополнительный источник информации о мероприятии.

— письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

Шаблонные фразы письма-просьбы

Обоснование просьбы:

В связи с…

Учитывая…

Ввиду…

Исходя из…

В целях…

На основании…

Согласно…

В соответствии с…

Текст просьбы:

Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить
/проинформировать/направить/ выслать …

Обращаемся к Вам с просьбой…

Просим Вашего содействия в…

Просим Вашего согласия на…

— сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких- либо документов, материальных ценностей и т.п.

Сопроводительное письмо обычно начинается со слов:

Направляем Вам…

Высылаем Вам…

Представляем Вам…

Просим информировать…

Просим возвратить…

Просим подтвердить получение…

Просим передать…

Просим руководствоваться… и т.п.

— письма — отказы

Логическая схема такая:

повторение просьбы

обоснование причины отказа

констатация отказа

Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает.

В ответ на ваше обращение…

Рассмотрев вашу просьбу о…..

— благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу.

Стандартные фразы;

Выражаем благодарность…

Выражаем глубокую признательность…

— письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования

Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам…..

Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …

Для нас было огромным потрясением известие о …

Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …

Мы были глубоко огорчены, узнав о …

Нам трудно поверить печальному известию о …

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

  1. Письма-ответы – ответы на инициативные письма.
  2. Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

По признаку получателя деловые письма делят на:

  1. Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
  2. Обычные письма — адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

  1. Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
  2. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

  1. Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
  2. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь.

Правила составления электронных писем во многом повторяют «бумажные». Например, самое распространенное вежливое обращение к адресату — «Уважаемый …..». Посылать письма с приветствием типа «Добрый день» не имеет смысла, поскольку трудно рассчитывать на то, что адресат прочтет послание немедленно или именно днем. Правда, некоторые используют формулу «Доброго времени суток», однако вряд ли ее можно применять в официальной переписке.

При всей неформальности общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными буквами без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska@mail.ru. В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать.

Чего делать не нужно

Неприемлемо начинать текст с вашего отказа в ответ на какую-либо просьбу. Советуем объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.

Кроме того, за рамками делового этикета находятся фразы типа: «Настоятельно прошу изучить и решить вопрос положительно». Иными словами, навязывание ожидаемого исхода вопроса приведет, скорее, к противоположному результату.

Не советуем также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

Оставьте любые намеки на возможную невнимательность, некомпетентность, используя формулировки типа: «Предлагаю внимательно изучить».

И проверьте ваше письмо на наличие орфографических и стилистических ошибок.

Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки нерешаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он – чиновник или работодатель.

Об электронном документообороте

Огромный массив бумажных и электронных документов приводит к тому, что в них все труднее становится ориентироваться, сложнее оперативно найти необходимый документ, понять, у кого тот или иной документ находится, и уж тем более сложно определить, на какой он стадии работы: просмотрен ли, согласован, завизирован.

В России около 80% всей оперативной и справочной информации поступает на бумажных носителях; 20% — в электронном виде, в основном это текстовая информация и лишь 10% — в виде документов, приспособленных для дальнейшей автоматизированной обработки.

Электронный документооборот не нужно путать с перепиской по электронной почте. Любой электронный документ должен быть заверен соответствующим образом лицензированной электронной подписью.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти – автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем федерального органа исполнительной власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

О проблемах использования «факсимильной подписи»

В настоящее время понятие «факсимильной подписи» законодательно не определено. В переводе с латинского факсимиле означает «сделай подобное» и представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

Гражданским кодексом РФ установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Официальная позиция по данному вопросу заключается в том, что использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия (смотрите письма Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13, от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404, МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042).

Наиболее разумным представляется использование факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, так как главным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.

Если все-таки организация решится применять факсимильную подпись на соответствующих документах, то оформить это нужно локальным актом организации, где будет прописан порядок использования такой подписи и поименованы документы, на которых может быть воспроизведена подпись с помощью факсимиле. Кроме того, рекомендуем назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, и закрепить эту обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Реквизиты служебных писем

Вопросы делопроизводства не входят в предмет нашего курса, однако правильное оформление служебной корреспонденции является частью профессиональной культуры служащих, что важно в СО. Поэтому кратко рассмотрим основные реквизиты служебных писем, без знания которых невозможен корректный ответ на обращения граждан.

Служебное письмо оформляется на бланке организации формата А4. Бланки бывают продольными и угловыми. В первом случае информация об организации размещается в верхней части листа по всей его ширине, во втором — только в левой верхней части листа. Корректно оформление писем на угловых бланках.

Информация об организации включает:

  • • герб (эмблему);
  • • краткое и сокращенное официальное наименование организации;
  • • почтовые (полный адрес, индекс) реквизиты;
  • • контактные данные (номер телефона, факса, официальный сайт, адрес электронной почты, аккаунты в социальных сетях);
  • • банковские реквизиты организации (номер ОГРН, ИНН, ОКПО, ЕГРЮЛ).

Право использования на бланках государственного герба Российской Федерации имеют только организации, согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Федеральные органы исполнительной власти используют свои официальные геральдические изображения. Органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления и подведомственные им организации используют на своих бланках геральдические изображения соответствующих территорий.

Ниже рассмотренных данных приводится дата и индекс (номер) исходящего письма, которые присваиваются службой по работе с корреспонденцией после того, как письмо подписано и готовится к отправке. Ссылка на дату и номер входящего документа указываются для исходящих писем.

В письмах не указывается наименование вида документа (письмо), а собственное наименование (заголовок) документа указывается не всегда. Заголовок отвечает на вопрос «О чем?» и располагается под номером и датой, от левого поля, выше основного текста.

Адресат письма указывается в правой верхней части письма, напротив данных об организации. Адресат содержит:

  • • для физических лиц: фамилию и инициалы имени и отчества в дательном падеже, почтовый или электронный адрес;
  • • юридических лиц: указание должности, фамилии и инициалов руководителя в дательном падеже, адрес организации;
  • • должностных лиц: должность, инициалы и фамилию лица в дательном падеже;
  • • писем в органы власти: наименование органа власти в именительном падеже.

Одно письмо может быть направлено нескольким адресатам, данные

0 которых указываются друг под другом без слова «Копия». При этом каждому адресату направляется отдельный подписанный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, то составляется список рассылки на отдельном листе, а на бланке вместо адреса указывается «По списку рассылки».

Текст письма начинается с обращения. Обращение состоит из слова «Уважаемый(ая)», имени и отчества адресата, если они известны, и заканчивается восклицательным знаком. Если адресатов двое, указываются их имена, а если более двух, то обращение не приводится. Обращение располагается на 2—3 отступа строки ниже наименования документа и на 1—2 отступа выше основного текста.

Текст письма оформляется шрифтом Times, 12 — 14 кеглем через

1 — 1,5 интервала, единообразно по размеру, без помарок и исправлений. Текст начинается с отступа абзаца 1,25 см. Между абзацами отступ не делается. Рекомендуется разбивать текст на две части — вводную и основную. В вводной части указываются причины составления письма, сопровождаемые ссылками на факты и документы; в основной части формулируются основная цель и выводы. Лексика письма должна сочетать нормы литературного и делового русского языка. Служебные письма на бланке организации составляются в третьем лице единственного числа («ведомство считает»), а на бланке должностного лица — от первого лица единственного числа («я благодарю»).

Рекомендуемый объем письма не должен превышать одну страницу. Если в письме более одной страницы, вторая и последующие страницы нумеруются сверху от центра арабскими цифрами. Справочные данные (таблицы, статистика) выносятся в приложение.

Отметка о наличии приложения делается на 1—2 строки под основным текстом, с абзаца. Указывается количество листов и экземпляров приложения («Приложение: на 5 л. в 2 экз.»). Многостраничные приложения нумеруются отдельно от текста письма. При направлении письма в несколько адресов приложение может направляться как но всем адресам, так и в один адрес. Если приложений несколько, они нумеруются.

Подпись размещается на 2—3 отступа строки ниже отметки о приложении. Этот реквизит состоит из указания должности лица (слева), инициалов и фамилии (справа) и росчерка подписи (на свободном месте в центре). При наличии слова «уважаемый» в обращении слова «с уважением» рядом с подписью не ставятся.

Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу письма, включает фамилию и служебный телефон исполнителя. Шрифт данного реквизита на 1—2 кегля меньше основного шрифта письма. Подпись исполнителя ставится на втором экземпляре письма, как и визы согласования других должностных лиц (если необходимо).

Печать на письмах, оформленных на бланке организации, не ставится.

Дополнительными реквизитами являются отметки о конфиденциальности, направлении в дело, заверении копии, особом контроле и др.

***

1. Обращения граждан классифицируются на заявления, обращения и жалобы, они поступают в устном и письменном виде. Анализ тематики и характера обращений граждан может служить показателем гражданской активности, динамики социально-экономических процессов и является важным каналом связи населения с органами власти.

Обращения граждан как правовое явление имеет многофункциональный характер — это и обеспечение права граждан на участие в управлении государственными и общественными делами, и обратная связь на деятельность органов публичной власти, и форма защиты прав и свобод гражданина, и обеспечение прозрачности деятельности органа государственной власти и местного самоуправления. Для граждан, прежде всего, важно не столько само право на обращение, сколько реакция властей на него, т.е. реальное решение затронутых ими вопросов.

Расширяется практика электронных обращений: в федеральных органах их доля достигает 70%, а в регионах уже каждое третье обращение поступает в электронном виде.

  • 2. Устные обращения рассматриваются в общественных приемных, в ходе встреч с населением, на личном приеме, по телефонам горячих (прямых) линий. Горячие линии активно вошли в систему организации СО в органах власти, хотя отсутствует общая нормативно-методическая база для этой формы общения с гражданами. Каждый регион, орган власти и государственная структура имеет собственные регламенты этой деятельности.
  • 3. В ходе работы с гражданами важно, чтобы они могли связаться с должностным лицом и получить компетентный ответ, чтобы все обращения были оперативно отработаны, снижалась доля повторных обращений. Для государственных служащих важно соблюдать культуру делового общения, в том числе по телефону, поскольку от этого зависит формирование имиджа государства.
  • 4. Законодательно зафиксировано положение о праве заявителя получать письменный ответ по существу и в установленные сроки. Большое внимание в законодательстве уделено организационным и материально- техническим вопросам выполнения этой деятельности, однако содержательная сторона урегулирована слабо, что позволяет должностным лицам направлять формальные ответы, отписки. Это положение следует исправлять как образовательными, так и дисциплинарными мерами.
  • Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространенияв федеральных органах исполнительной власти…».

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *