Резервирование товара

В настоящей статье рассматривается схема резервирования, обеспечения и отгрузки товара с ордерного склада в конфигурации 1С:Управление торговлей 11.4. В рассматриваемом примере используется конфигурация версии 11.4.6.207. В конце публикации расположена подробная видеоинструкция.

Все организации, занимающиеся торговой деятельностью, сталкиваются с необходимостью резервирования товара. Это может быть резерв товара, который хранится на складе, либо резерв товара который еще находится в пути или еще только заказан. В настоящей статье мы рассмотрим как работает схема резервирования товара в конфигурации 1С:Управление торговлей 11.4. Рассматривать будем 2 случая: первое это когда товар имеется на складе в нужном количестве и второе, когда нужного количества на складе не хватает и по его поступлению на склад, он должен попасть в резерв под определенный заказ. Смоделируем ситуацию, что к нам обратилось 2 клиента, которые хотят купить у нас 3000 болтов. Первый клиент заказывает у нас 2000 шт., а второй 1500 шт.

Первое что нам нужно сделать, это проверить наличие болтов на складе. Сделать это можно сформировав отчет «Остатки и доступность товаров», который находится в подсистеме «Склад и доставка»→Отчеты по складу.

Чтобы нам было проще работать, сделаем так, чтобы в отчете выводился только нужный нам товар, для этого наложим фильтр на него в настройках отчета.

Сформировав отчет, мы видим, что на складе у нас имеется 2570 единиц данного товара.

Но первый клиент заказывает у нас 2000 шт. товара, а второй 1500 шт. итого получается 3500. То есть путем простого математического расчета вычисляем, что нам не хватает 930 шт.

Рассмотрим сначала ситуацию первого клиента.

Создаем документ Заказ клинета, данный документ имеет статусы 2 статуса: «На согласовании» и «К выполнению». Статус «На согласовании», означает, что заказ еще окончательно не согласован, по нему могут быть какие-то изменения или же он может быть вообще отменен. Статус «К выполнению» означает, что заказ уже согласован, оплачен и запускается в работу.

После создания заказа мы отравляем на него счет клиенту, это можно сделать прямо из этого документа, выбрав печатню форму «Счет на оплату» или «Счет на оплату с факсимиле».

Или же если у нас включена настройка «ведение учета и хранение выставленных счетов на оплату», тогда необходимо создать на основании «Заказа клиенту» документ «Счет на оплату», здесь следует отменить, что елси в Заказе клента, стоит статус «На согласовании», то то программа не даст создать «Счет на оплату». При данной схеме счета можно создавать только на основании согласованных заказов.

Отправить счет можно либо напрямую из программы нажав на соответствующую кнопку в печатной форме документа (должна быть сделана настройка электронной почты).

Либо выгрузив счет в папку на компьютере, и отправив его через e-mail. Сделать это можно нажав значок дискеты печатной форме документа, выбрать путь, формат и нажать «сохранить».

После того как счет оплачен, либо у нас есть подтверждение того что он будет оплачен или есть какие то другие договоренности, мы можем поставить товар в резерв. Причем неважно, в каком статусе находится документ, можно зарезервировать товар как статусе «На согласовании» так соответственно и «К выполнению». Сделать это можно нажав «Обеспечение»→»Заполнить обеспечение».

В открывшейся форме выбираем «резервировать на складе».

Чтобы удостовериться в том, что товар попал в резерв, возвращаемся в отчет «Остатки и доступность товаров» и формируем его заново и видим, что на данный момент на складе в наличии 2570 шт. единиц товара, из них 2000 в резерве (те которые мы поставили) и доступно для отгрузки 570.

Товар готов к отгрузке, чтобы его отгрузить, возвращаемся в документ «Заказ клиента», если мы еще не изменили статус на «К выполнению», то меняем его и после этого жмем «Обеспечение»→»Заполнить обеспечение» и выбираем «Отгрузить».

После этого возвращаемся в отчет «Остатки и доступность товаров», переформировываем его и видим, что наш зарезервированный товар теперь отгружается, но при этом в наличии на складе товара по прежнему 2570 шт., а доступно для отгрузки и резервирования 570 шт.

После этого мы можем выписывать отгрузочные документы для клиента. Для этого снова возвращаемся в документ «заказ клиента», жмем создать на основании и выбираем «Реализация товаров и услуг».

В открывшейся форме документа жмем провести и оформить счет-фактуру при необходимости, если организация находится на Общей системе налогообложение.

Данные документы распечатываем и передаем заказчику, либо пересылаем ему через 1С-ЭДО. Далее необходимо выписать ордер на отгрузку. Обычно это делает работник склада по распоряжению на отгрузку, которым будет являться «Заказ-клиента». Чтобы это сделать нужно перейти в подсистему «Склад и доставка» и выбрать там отгрузка.

Перед нами откроется рабочая область «Отгрузка товаров со склада», тут нам необходимо выделить наш заказ, нажать «Создать ордера», выбрать «по выделенным распоряжениям» и нажать «ок».

После этих действий будет создан расходный ордер на товары, который Вы можете увидеть в нижней части этой рабочей области.

Также он будет доступен для просмотра и печати в журнале «Расходные ордера на товары».

После того как проведем ордер возвращаемся в отчет «остатки и доступность товаров», переформировываем его и видим что нашего товара в отчете больше нет.

Теперь рассмотрим вторую ситуацию, когда на складе недостаточно количество товара, которое требуется клиенту. В нашем примере, второй клиент заказывает у нас 1500 болтов, но как мы видим у нас на складе их всего 570. В этом случае нужно зарезервировать товар, имеющийся в наличии и также поставить в резерв товар из предстоящей поставки.

Открываем новый заказ, выбираем нужное количество товара, в поле действие по умолчанию ставиться «К обеспечению». Далее двойным щелчком кликаем по этому поле в табличной части.

И перед нами открывается окно выбора действия, где мы видим, что заказано по документу 1500 позиций, и все они по умолчанию стоят «К обеспечению» под ближайшую поставку, но также мы видим что для резерва у нас доступно 570 единиц товара. Нам необходимо имеющейся в наличии товар зарезервировать, а недостающий поставить к обеспечению под ближайшую поставку.

Чтобы это сделать мы кликаем на синюю стрелочку напротив «резервировать на складе» и жмем «ок».

После этого программа в табличной части документа «Заказ-Клиента» имеющийся товар поставит в резерв, а недостающий к обеспечению под ближайшую поставку.

После этого снова сходим в отчет «остатки и доступность товара» и убедимся что весь товар, который имеется в наличии теперь в резерве.

В ближайшей поставке нам приходит 3000 болтов.

Снова идем в отчет «Остатки и доступность товара» и видим, что остаток товара увеличился на то количество, которое поступило по накладной.

Теперь нам необходимо чтобы часть этого товара попала в резерв под наш заказ для второго клиента, для этого возвращаемся в наш документ «заказ-клиента», жмем обеспечение, состояние обеспечении.

Перед нами открывается окно «Состояние обеспечения заказов», где мы видим, что появилась возможность поставить в резерв недостающий товар.

Нажимаем на гиперссылку «Резервировать» и видим, что товар из обеспечения попадает в резерв.

Что также видно и в нашем отчете «остатки и доступность товаров».

Далее для отгрузки товара проделываем все те же действия, которые описывались в случае первого клиента, когда товар имелся на складе.

Резервирование товара – гарантия бесперобойных поставок

Как наладить бесперебойные поставки товара?

Какие варианты резервирования товара может использовать компания?

Как выстроить алгоритм внедрения системы резервирования товара?

Какие риски возникают при резервировании товара и как их избежать?

В компанию обратился потенциальный клиент, но на складе не оказалось товара, и клиент ушел к другому поставщику. Компания заключила договор, но не может его выполнить: из-за несогласованной работы структурных подразделений товар числится в складской программе, но фактически отсутствует.

Как избежать таких ситуаций? Поможет резервирование товара.

Система складского резервирования — это порядок формирования доступа к товарам на складах.

Резерв — это запас чего-либо на случай надобности.

Физически лежащий на складе товар в один момент времени может быть зарезервирован, а в другой — нет.

Свободный избыток товара на складах — это товар, который есть на складах, не зарезервирован под заказ и/или складской ордер.

Какие варианты резервирования товара может использовать компания?

2 варианта резервирования товара:

1. Компания самостоятельно планирует резервы товаров на складе в качестве товарных запасов.

2. Резервирование товаров в соответствии с условиями договора

Компания самостоятельно планирует резервы товаров на складе в качестве товарных запасов

Закупки и поставки компания планирует в соответствии с утвержденными нормативами резервов товаров. Размер резервов компания определяет самостоятельно. Обычно это 10–20 % от всех товаров, своего рода «неснижаемый остаток».

Все товары, которые находятся на складе, должны быть отражены в ведомости.

Иллюстрированный самоучитель по «1С:Управление торговлей 8»

Система резервирования товаров на складах

Принципы резервирования

Система складского резервирования – это система организации доступа к товарам на складах. Это означает, что списание зарезервированных товаров возможно только при определенных условиях, например, при продаже товаров под определенный заказ.

Все товары, которые не зарезервированы, называются свободным остатком. Контроль свободного остатка и анализ зарезервированных товаров выполняются при оформлении документов реализации.

В конфигурации различаются два вида резервирования:

  • резерв под заказ,
  • резерв по документу.

Резерв под заказ – это количество товаров, которое зарезервировано под определенный заказ. В качестве заказа может выступать заказ от покупателя или внутренний заказ от конкретного подразделения или склада на пополнение складских запасов.

Перемещение таких товаров необходимо оформлять документами, в которых указан заказ, совпадающий с тем, под который резервировались эти товары.

Пример.

Резерв под заказ оформлен при поступлении товаров документом Поступление товаров и услуг с указанием конкретного заказа покупателя. Перемещение зарезервированного товара с одного склада на другой оформляется документом Перемещение товаров. При этом в табличной части документа Перемещение товаров необходимо указать конкретный заказ покупателя, под который ранее этот товар был зарезервирован.

Снятие резерва под заказ можно проводить, например, при отгрузке товаров (документом Реализация товаров и услуг) или при изменении схемы резервирования (документ Резервирование товаров).

При использовании ордерной системы документооборота возникает понятие «резерв по документу». Этот механизм необходим для того, чтобы, например, между выписыванием финансового документа реализации и оформлением расходного ордера товар, отгружаемый по этим документам, не попадал бы в свободный остаток и не был бы выписан другим менеджером.

Аналогичным образом можно запретить продажу товаров, которые оформлены приходным складским ордером, но на которые еще не оформлены финансовые документы поступления.

Резервирование по заказам покупателей, внутренним заказам

В конфигурации предусмотрено две схемы резервирования товаров: по заказам покупателей, внутренним заказам. Резервирование товаров по заказам покупателей, внутренним заказам может производиться из текущего остатка товаров на складе или в момент поступления товаров на склад. Резервирование из текущего остатка на складе производится в момент проведения документа Заказ покупателя (Внутренний заказ). Причем по одному заказу можно зарезервировать товар на нескольких складах предприятия. Склады, на которых резервируется товар, указываются в табличной части документа Заказ покупателя, Внутренний заказ (графа Размещение).

При поступлении товаров на склад можно зарезервировать поступившие товары под конкретный заказ покупателя или внутренний заказ. Для этого в табличной части документа поступления необходимо указать конкретный заказ покупателя или внутренний заказ.

Резервирование по документу при поступлении товаров по приходному ордеру

При оформлении приходного ордера весь объем товаров, зафиксированный в этом документе, может помечаться как резерв по этому документу. То есть, несмотря на то, что общее количество товара на складе увеличилось, часть этого товара будет помечена как зарезервированная и не подлежащая продаже. В документе Приходный ордер на товары для этого есть флажок Без права продажи. Резервировать весь объем товаров по приходному ордеру или нет, решается для каждого ордера отдельно. Пользователь может явно указать в документе, доступен ли этот объем для продажи (переход в свободный остаток) или нет.

Далее при оформлении финансового документа поступления все зарезервированные под документ (под соответствующий приходный ордер) товары будут сняты с резерва. Если в финансовом документе поступления указан заказ покупателя или внутренний заказ, под который пришли товары, они будут переведены в резерв под заказ покупателя или внутренний заказ. Снятие резерва под документ будет проводиться конфигурацией автоматически, по мере оформления финансовых документов поступления на основании приходных ордеров.

Резервирование по документу при реализации товаров

После оформления финансового документа реализации товары снимаются с резерва под заказ, если в документе реализации указан соответствующий заказ. Далее если используется ордерная схема, то формируется резерв под документ, который может быть списан только после оформления расходного ордера. Таким образом, то количество товара, которое выписано в финансовом документе реализации, уже не может быть выписано другим менеджером вторично. Использование расходных ордеров в системе не является обязательным. Однако если в финансовом документе пользователь указывает необходимость выписки для этой операции расходных ордеров, то резервирование под документ производится конфигурацией в обязательном порядке.

Таким образом, понятие «свободного остатка» товаров на складах сводится к следующему: свободный для продажи остаток товаров на складах – это количество товаров, которое реально есть на складах, не зарезервировано под заказ, не зарезервировано под документ.

Руководитель дистрибуционной компании на презентационной встрече StockM пожаловался: «Рынок падает. Текущие клиенты сокращают объемы закупок. А менеджеры по-прежнему не успевают искать новых. Они загружены работой с текущими. В итоге, в компании серьезный недостаток денежных средств».

Анализ работы менеджеров по продажам показал: люди в постоянном действии. С утра до вечера они плотно заняты, и у них действительно нет времени на поиск новых клиентов. Они принимают заказы клиентов по телефону, а дальше начинается «выпрашивание» товаров у коллег — других менеджеров по продажам. Дело в том, что ходового товара чаще всего или нет в наличии, или его остаток на складе зарезервирован. И часто этот резерв оказывается «липовым», «на всякий случай», «а вдруг клиент придет». Клиент резервирования не просил и даже не догадывается о нем. Итог — склад полон, нужный товар в наличии, но продать его реальному клиенту невозможно или возможно после совершения некоторого обряда.

Один из постулатов теории ограничений гласит «все люди — хорошие», поэтому важно понимать, чем вызвано такое поведение людей. А вызвано оно страхом менеджеров не удовлетворить запрос клиента и остаться без продажи. Не раз и не два каждый из менеджеров сталкивался с ситуацией, когда клиент отказывался размещать заказ из-за отсутствия всех необходимых товаров на складе. Поэтому резервирование товара — это личная подстраховка каждого менеджера для спасения продаж и получения бонусов. Вот и занимаются менеджеры импровизированной предпринимательской деятельностью, каждый день резервируя товар на возможный случай продажи. Только, в отличие от собственника, они не вкладывают свои собственные средства в запасы, замороженные в резервах.

Нельзя сказать, чтобы руководство компании об этом не догадывалось. Поэтому раз в месяц резервы проверяются, и если товар в резерве более 14 дней, то резерв обнуляется. Но менеджеры нашли выход, и накануне дня «Х» просто обновляют даты своих резервов.

Такую же ситуацию мы видели и у производителей. Например, на одном из заводов подспорьем для менеджеров по продажам были дилеры, которые искали клиентов и размещали крупные заказы на отгрузку, обеспечивая менеджеру хорошие бонусы. Однако невозможно было угадать, какого клиента найдёт дилер и какая именно продукция ему понадобится. Поэтому накануне активного сезона менеджеры отправляли дилерам счета со списком товаров, пополнение которых в сезон вызывало сложности: более трудоёмкий товар, более ходовой… Дилеры даже оплачивали эти счета при условии, что они могут изменять список и количество товаров. В итоге к концу активного сезона выяснялось, что на складе компании лежат так и не востребованные резервы той продукции, по которой компания терпела упущенные продажи весь активный сезон. В этой компании доходило до скандалов: менеджеры не могли продать товар новым клиентам, т.к. он весь был в резерве, а производственники, видя большие запасы конкретного товара не производили его больше на склад, мотивируя тем, что сначала этот товар надо продать. В итоге на складских площадях кругом лежали резервы, а компания теряла клиентов. Если Вам знакомы подобные ситуации, Вы можете воспользоваться нашим калькулятором упущенных продаж, чтобы оценить какую сумму прибыли теряет компания и понять, что даже 5% упущенных продаж, это существенно больший процент потерянной прибыли.

Одна из попыток угадать, что производить или привезти, которую предпринимают некоторые компании — собирать с постоянных клиентов планы-обязательства по закупке на ближайший месяц и резервировать товар на складе под эти планы. Но «хотите рассмешить Бога — расскажите ему про Ваши планы». Оптовые клиенты, как и Ваши сотрудники, не смогут точно сказать, какие товары и в каком количестве потребуются их клиентам.

Стремление подстраховаться, раздувая при этом запасы, резервируя товар на всякий случай или пытаясь добиться определённости от клиентов в виде планов-обязательств, не позволит компании улучшить существующую ситуацию.

Теория ограничений Голдратта предлагает признать неопределённость среды как факт, понять, как можно снизить эту неопределённость и работать эффективно в её условиях.

Остановимся на нескольких моментах.

1. Буфер запасов

У менеджеров по продажам или дилеров не должно быть личной подстраховки в виде резервирования товара на всякий случай. Невозможно угадать колебания спроса в товаре каждого клиента или клиентов каждого менеджера, поэтому должна быть общая защита. Защитить всех участников по каждому товару в каждой точке хранения помогает буфер запасов (подробнее читайте в статье Управление запасами без прогноза продаж). В этом случае положительные колебания в закупках одного клиента будут компенсироваться отрицательными колебаниями другого. Но этого недостаточно.

2. Механизм динамического управления буфером (ДУБ)

Спрос клиентов меняется. Кроме того, поставщики не работают «как часы». Нужен механизм изменения размера буфера, учитывающий отклонения от первоначальных оценок. В теории ограничений такой механизм есть — механизм динамического управления буфером. Но, учитывая широкий ассортимент компаний, изменения буфера должны происходить автоматически, с возможностью ручной корректировки для специфических случаев (промо-акции, смена поставщика, альтернативные товары и т. д.). И правила таких изменений наработаны практикой внедрения решений теории ограничений.
Как работает механизм динамического управления буфером мы рассказали .

3. Цикл поставки

Важно понимать, что поведение менеджеров по продажам — это следствие сложившейся ситуации — клиенты часто отказываются от покупки из-за отсутствия товаров на складе. Поэтому в первую очередь, проводится работа с отделом закупок и логистики: четкие графики формирования заказов, прозрачность информации о товарах в пути и о критичности остатков на складе по каждому товару, пересмотр схем и периодичности поставок.

Стремление увеличить партии в производстве и в заказах дистрибьюторов приводит к удлинению времени поставки, а значит и к увеличению запасов «на руках» — придется держать в магазине товаров на более длительный срок. В условиях непостоянного спроса это рискованно, ведь товар может устареть, испортиться, выйти из моды… Помимо этого, хранение запасов стоит денег — проценты за кредит, арендные и коммунальные платежи за склады, трата усилий на инвентаризацию и контроль качества залежавшегося товара. Важно понять, пока мы выжидаем до набора крупного заказа, на складе заканчивается ряд наиболее ходовых товаров и компания терпит убытки из-за упущенных продаж. Поэтому условия поставок необходимо пересмотреть. Это не значит, что вместо ежемесячных мы будем делать ежедневные заказы в пустом транспорте. Внедрение буфера запаса позволяет даже при сохранении прежней частоты поставок увеличить разнообразие товаров в каждой машине. В итоге при той же частоте транспорта, периодичность прихода конкретного товара возрастает. Мы написали отдельную статью про цикл поставки.

4. Центральный склад

Считаете, что прямые поставки от поставщиков в магазины помогают компании экономить средства, т.к. не нужно тратить деньги на хранение и распределение товаров из центрального склада? Однако центральный склад позволяет существенно сократить время поставки в магазины и, как следствие, сократить запасы в магазинах и оптимально перераспределять их во всей цепи.
Здесь выложено видео, где я рассказывала о роли центрального склада для решения проблем прогнозирования или можно почитать вариант статьи на его основе.

Если товары будут приходить регулярно и быстро, потребность в резервировании «на всякий случай» отпадет. Но страх остаться без товара и упустить продажи у менеджеров велик.

Поэтому на переходный период, пока менеджеры по продажам не уверены, что внедрение новой системы приведет к наличию товаров, мы рекомендуем руководству компаний придерживаться политики резервирования товаров при размещении пусть частичной, но предоплаты со стороны клиентов. Если резервирование без предоплаты предусмотрено с рядом клиентов договорами, то предлагаем все резервирование перенести под контроль одного сотрудника. Он увидит ситуацию, когда резерв «завис» и не будет иметь личного интереса придержать товар на всякий случай. Кроме того, необходим ввод ряда процедур по анализу излишков запасов, понимание, что считаем резервом и исключаем из расчета свободного к продаже остатка. Буквально через 1−2 месяца (зависит от длительности производственного цикла или длительности поставки товара от поставщиков) менеджеры почувствуют изменения на складе. Это отразится даже в их словах от

«Я не могу отказаться от резервов! Это очень важный клиент, а вдруг ему понадобятся эти товары?»
до

«Все нормально. У нас все есть на складе. Работать стало легче»
через 2 месяца и до

«Вы представляете! К нам пришел новый клиент со словами — мне Вас порекомендовали, как компанию в которой все всегда есть!» через 4 месяца.

Работа по анализу процессов компании является обязательной услугой при внедрении программного обеспечения Stock-M — программного обеспечения с алгоритмами на основе теории ограничений. Программное обеспечение включает модуль управления буферами запасов и автозаказа и следующие модули:

  • модуль аналитики ассортимента,
  • модуль оценки надежности поставщиков,
  • анализа динамики показателей управления запасами.

Но важно не забывать про процедурные вопросы. Они решаются индивидуально с каждым клиентом во время внедрений. От этого во многом зависит, насколько эффективно будет работать система управления запасами. Поэтому в программном обеспечении StockM также есть функция контроля, следуют ли сотрудники установленным процедурам. Да, возникают ситуации, когда человек знает больше, чем программа (скачок курса валют, планируемые акции, остановки в снабжении из-за ремонта на производстве…), и должна быть возможность внесения корректировок человеком. Но все факты изменений фиксируются и анализируются. Грамотное внедрение изменений в политике управления запасами и ассортиментом окупает затраты на внедрение за 4−6 месяцев. Помогают этому два фактора:

  • Растут продажи, т.к. повышается уровень наличия товаров в магазине (складе). Уровень наличия — не то же самое, что уровень запасов. Уровень наличия показывает не количество единиц на складе, а количество наименований на складе — какой процент товаров из установленной матрицы присутствует в магазине
  • Освобождаются замороженные в излишках запасов денежные средства, и, как следствие, появляются средства для расширения ассортимента и дальнейшего роста продаж.

Цель внедрения решений теории ограничений — увеличить продажи при меньшем уровне запасов

А аналитические отчеты Stock-M покажут, как мы продвигаемся к этой цели.
Напишите нам в форме обратной связи и консультант Stock-M consulting расскажет Вам больше о решениях теории ограничений для управлении запасами и о программном продукте Stock-M.
Или приходите на вебинары о нашем программном продукте. Мы проводим их периодически.

С уважением,
директор Stock-M Consulting,
Наталья Анисимова

Другие статьи сайта:

  • Централизация или децентрализация управления запасами?

  • Управление запасами без прогноза продаж

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *