Резолюция на документе

<Письмо> ФГБУ «ФКП Росреестра» от 17.07.2015 N 10-2316-КЛ «Для сведения и руководства в работе» (вместе с <Письмом> Росреестра от 25.06.2015 N 14-06777/15)

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ,
КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«ФЕДЕРАЛЬНАЯ КАДАСТРОВАЯ ПАЛАТА ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ»

ПИСЬМО
от 17 июля 2015 г. N 10-2316-КЛ

ДЛЯ СВЕДЕНИЯ И РУКОВОДСТВА В РАБОТЕ

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Федеральная кадастровая палата Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии» (далее также — Учреждение) направляет для сведения и руководства в работе копию письма Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 25.06.2015 N 14-06777/15 по вопросу применения правил пункта 9 части 1 статьи 15, части 4.2 статьи 25 Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» в части направления копии разрешения на ввод объекта капитального строительства в эксплуатацию в порядке информационного взаимодействия и осуществления на кадастровый учет объекта недвижимости на основании указанного документа.

Просим довести информацию, изложенную в письмах, до сведения сотрудников филиала ФГБУ «ФКП Росреестра» в соответствии с приказом Учреждения от 21.03.2014 N П/057 «Об ознакомлении сотрудников филиалов ФГБУ «ФКП Росреестра» с письмами методического характера».

Органам, осуществляющим кадастровый учет объектов недвижимости, расположенных на территории Крымского федерального округа, направляется для сведения.

Заместитель руководителя
К.А.ЛИТВИНЦЕВ

Приложение

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ,
КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ

ПИСЬМО
от 25 июня 2015 г. N 14-06777/15

С 01.03.2015 применяются правила пункта 9 части 1 статьи 15, части 4.2 статьи 25 Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» (далее — Закон о кадастре) в части направления копии разрешения на ввод объекта капитального строительства в эксплуатацию в порядке информационного взаимодействия и осуществления постановки на кадастровый учет объекта недвижимости на основании указанного документа.

Как следует из части 1 статьи 55 Градостроительного кодекса Российской Федерации, выполнение строительства, реконструкции объекта капитального строительства в полном объеме в соответствии с разрешением на строительство, соответствие построенного, реконструированного объекта капитального строительства градостроительному плану земельного участка или в случае строительства, реконструкции линейного объекта проекту планировки территории и проекту межевания территории, а также проектной документации удостоверяется разрешением на ввод объекта в эксплуатацию.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 01.03.2013 N 175 «Об установлении документа, необходимого для получения разрешения на ввод объекта в эксплуатацию» одним из документов, необходимых для получения разрешения на ввод объекта в эксплуатацию, помимо предусмотренных частью 3 статьи 55 Градостроительного кодекса Российской Федерации, является технический план, подготовленный в соответствии с требованиями статьи 41 Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» (далее — Закон о кадастре).

Как следует из приказа Минстроя России от 19.02.2015 N 117/пр «Об утверждении формы разрешения на строительство и формы разрешения на ввод объекта в эксплуатацию», разрешение на ввод объекта в эксплуатацию недействительно без технического плана, в связи с чем такое разрешение (документ, воспроизводящий содержащиеся в нем сведения) направляется в орган кадастрового учета наряду с техническим планом.

Учитывая, что подготовка технического плана для целей получения разрешения на ввод объекта в эксплуатацию осуществляется до удостоверения выполнения строительства объекта недвижимости, указать в таком техническом плане сведения о годе ввода объекта недвижимости в эксплуатацию не представляется возможным.

В этой связи Управление методического обеспечения и анализа в сфере регистрации прав и кадастрового учета обращает внимание на то, что при постановке объекта недвижимости на государственный кадастровый учет на основании разрешения на ввод объекта в эксплуатацию (документа, воспроизводящего содержащиеся в нем сведения) год ввода объекта недвижимости в эксплуатацию должен быть внесен в государственный кадастр недвижимости с учетом сведений, содержащихся в таком разрешении.

И.о. начальника Управления
методического обеспечения
и анализа в сфере регистрации
прав и кадастрового учета
И.В.ДОМРАЧЕВА

Оформление резолюции

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Cтруктура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

  • указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;
  • характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);
  • указание сроков ожидаемого исполнения;
  • подпись руководителя;
  • дата резолюции.

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюции — адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

  • «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
  • «дополнительно переговорить»;
  • «подтвердить получение»;
  • «сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

  1. Ситуация является стандартной
  2. Ситуация не является стандартной.
  3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

  1. Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:
  2. Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом:

Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

  • к руководству»,
  • к исполнению»,
  • к сведению».

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.

Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Сроки исполнения

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля.Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.

Подпись руководителя и дата резолюции

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

Месторасположение резолюции

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Делайте правильный выбор

Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.

РЕЗОЛЮЦИЯ

Смотреть что такое «РЕЗОЛЮЦИЯ» в других словарях:

  • РЕЗОЛЮЦИЯ — (resolution) Имеющее обязательную силу решение участников компании. Если общему собранию членов компании представлено предложение и собрание одобряет его необходимым большинством голосов, предложение проходит и становится резолюцией. Резолюция… … Финансовый словарь

  • РЕЗОЛЮЦИЯ — (лат., от resolvere разрешать). Решение на словах или на письме; приговор; надпись начальствующего на деловой бумаге, с указанием необходимого по ней решения. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910.… … Словарь иностранных слов русского языка

  • Резолюция — (resolution) Имеющее обязательную силу решение акционеров компании. Если общему собранию представлено предложение (motion) и собрание его одобряет необходимым большинством голосов, предложение принимается и становится резолюцией. Резолюция может… … Словарь бизнес-терминов

  • резолюция — и, ж. resolution f. &LT; лат. resolutio решение. 1. устар., разг. Распоряжение, решение по какому л. вопросу. БАС 1. Требовал я последней ресолюции у хана с великим дерзновением, для чего он меня и бухарского посла удерживает. 1. 10. 1719.Ф.… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

  • резолюция — См … Словарь синонимов

  • резолюция — Имеющее обязательную силу решение участников компании. Если общему собранию членов компании представлено предложение и собрание одобряет его необходимым большинством голосов, предложение проходит и становится резолюцией. Резолюция может быть… … Справочник технического переводчика

  • Резолюция — (лат. resolution решение, разрешение) решение, принятое должностным лицом или совещательным органом, международной организацией (например, Генеральной Ассамблеей Организации Объединённых Наций или Генеральной конференцией ЮНЕСКО) … Википедия

  • РЕЗОЛЮЦИЯ — (от лат. resolutio разрешение) 1) решение, принимаемое собранием, съездом, конференцией.2) Надпись на служебном документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение … Большой Энциклопедический словарь

  • РЕЗОЛЮЦИЯ — РЕЗОЛЮЦИЯ, резолюции, жен. (лат. resolutio). 1. Решение или постановление, вынесенное по обсуждении какого нибудь вопроса. Предложить резолюцию. Вынести резолюцию. Принять резолюцию. Обсудить резолюцию. 2. Устное распоряжение или надпись… … Толковый словарь Ушакова

  • РЕЗОЛЮЦИЯ — РЕЗОЛЮЦИЯ, и, жен. 1. Постановление, принятое в результате обсуждения какого н. вопроса. Принять, вынести резолюцию. 2. Решение, распоряжение начальника в форме надписи на бумагах. Наложить резолюцию. | прил. резолюционный, ая, ое (к 1 знач.).… … Толковый словарь Ожегова

Тесты для дифференцированного зачёта по документационному обеспечению управления (2015 год)

Автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ленинградский государственный университет имени А.С. Пушкина»

Бокситогорский институт (филиал)

Колледж

УТВЕРЖДАЮ

Зав. отделением по СПО

Бокситогорского института (филиала)

________________ В.И.Марущак

«____» _______________ 2015 г.

ДИФФЕРЕНЦИРОВАННЫЙ ЗАЧЁТ

Учебная дисциплина Документационное обеспечение управления_____________ __________________________________________________________________

Специальность 090205 Прикладная информатика (по отраслям) 2 курс

КОНТРОЛИРУЕМЫЕ ПАРАМЕТРЫ

1вариант

Темы

Номера тестовых заданий

Документирование управленческой деятельности.

26 36 40 41 44 45

Основные требования к оформлению документов.

2 3 4 5 6 10 12 19 31 32 33 34 35 37 38 39 42 43

Системы документации. Организация работы с документами. Организация хранения документов.

1 7 8 9 11 13 14 15 16 17 18 20 21 22 23 24 25 27 28 29 30

2 вариант

Темы

Номера тестовых заданий

Документирование управленческой деятельности.

18 22 23 35 39 44

Основные требования к оформлению документов.

1 3 10 15 16 17 19 20 21 25 26 27 28 29 33 34 38 45

Системы документации. Организация работы с документами. Организация хранения документов.

2 4 5 6 7 8 9 11 12 13 14 24 30 31 32 36 37 40 41 42 43

КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ:

Количество правильных ответов

Процент выполнения

Оценка

более 40

более 90%

отлично

80-90%

хорошо

60-79%

удовлетворительно

менее 26

менее 60%

неудовлетворительно

ФОРМА ТЕСТОВЫХ ЗАДАНИЙ

Форма тестовых заданий

Пример тестовых заданий

Пример ответов

Тестовое задание закрытой формы с выбором одного или нескольких вариантов ответа

Состоит из неполного тестового утверждения с одним ключевым элементом и множеством допустимых заключений, одно или несколько из которых являются правильными. Число заключений может быть разным, но не менее 3 (3-6)

Какой документ относится к нерегистрируемым?

А) письмо-запрос

Б) жалоба гражданина

В) сопроводительное письмо

Г) рекламное письмо

Г

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

1 вариант

1. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?

А) Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

Б) Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

В) Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

Г) Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

2.Какие из документов относятся к распорядительным?

А) протокол

Б) инструктивное письмо

В) приказ по вопросам общей деятельности

Г) положение

3.Датой приказа является дата…

А) согласования

Б) подписания

В) утверждения

Г) регистрации

4.Какие документы относятся к организационным?

А) приказ

Б) положение

В) указание

Г) справка

5.Руководитель фирмы с помощью организационных документов…

А) осуществляет увольнение работников

Б) определяет права и обязанности сотрудников

В) поощряет отличившегося работника

Г) определяет последовательность действий при выполнении той или иной работы

6.Приказ — это правовой акт, издаваемый…

А) руководителем организации на правах единоначалия с целью разрешения основных вопросов

Б) высшими органами исполнительной власти

В) руководителем организации по вопросам информационно-методического характера

Г) совещательными органами учреждения

7.Какое определение относится к справке? «Документ, содержащий …»

А) подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора

Б) подробный ход какого-либо мероприятия

В) перечень мероприятий

Г) подтверждение или описание тех или иных фактов и событий

8.Во вводной части распорядительного документа содержатся…

А) цели и причины создания документа

Б) основные направления деятельности учреждения

В) распоряжения руководителя

Г) сроки исполнения распоряжения

9.К какой группе документов относится протокол?

А) к распорядительным

Б) к личным

В) к справочно-информационным

Г) к организационным

10.Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

А) наименования учреждения-автора

Б) наименования вида документа

В) заголовка к тексту документа

Г) адресата

11.Как называется документ, в котором определяются должностные обязанности работника учреждения?

А) правила

Б) инструкция

В) устав

Г) положение

12.Документ, фиксирующий ход обсуждения какого-либо вопроса — это…

А) акт

Б) протокол

В) приказ

Г) докладная записка

13.К какой группе документов относятся справка и докладная записка?

А) к справочно-информационным

Б) к личным

В) к распорядительным

Г) к организационным

14.Какая оргтехника используется для оперативной пересылки служебных писем?

А) компьютер

Б) факс

В) ксерокс

Г) телефон

15.Объяснительная записка подписывается…

А) руководителем предприятия, организации

Б) составителем

В) председателем и членами комиссии

Г) секретарем руководителя

16.Текст акта должен заканчиваться…

А) рассылкой по экземплярам

Б) отметкой о приложении к документу

В) подписями

Г) печатью

17.Заверительная надпись на документе «Верно» удостоверяет, что…

А) правильно указан адрес

Б) паспортные данные заявителя соответствуют действительности

В) дата документа верна

Г) копия документа точно совпадает с подлинником

18.Документооборот — это движение документа с момента…

А) его создания до отправки

Б) его получения до подшивки в дело

В) его создания до подшивки в дело

Г) его получения или создания до подшивки в дело или отправки

19.Где располагается реквизит «Название вида документа»

А) в верхней части страницы слева

Б) в верхнем правом углу под кодом предприятия

В) слева или посредине страницы

20.Какой документ имеет реквизит «Гриф утверждения»

А) служебное письмо

Б) протокол

В) приказ

Г) акт

21.В состав реквизита «подпись» входят:

А) наименование должности, личная подпись, еѐ расшифровка

Б) наименование должности должностного лица (включая название учреждения), с которым согласовывается документ

В) личная подпись визирующего лица

22.По месту составления документы подразделяются на:

А) внутренние и внешние

Б) простые и сложные

В) типовые, трафаретные, индивидуальные

23.По юридической силе документы подразделяются на:

А) обычные, секретные и для служебного пользования

Б) подлинные и подложные

В) подлинники (оригиналы), копии

24.Автором служебного письма является…

А) организация, фирма, от имени которой посылается письмо

Б) должностное лицо, которое посылает письмо

В) исполнитель, который готовит письмо

Г) лицо, отправившее письмо

25. На каком формате бумаги исполняются служебные документы?

А) А2

Б) А7

В) А5

Г) А4

26.Реквизит служебного письма — это…

А) часть текста письма

Б) фирменный бланк

В) его отдельный элемент

Г) штамп организации, написавшей письмо

27.Датой акта является дата…

А) установленного события

Б) подписания

В) утверждения

Г) изготовления акта

28.Резолюцию на служебном письме можно писать…

А) по тексту письма

Б) на отдельном листе бумаги

В) в отдельном специальном журнале

Г) на свободном от текста месте

29.Где помещается «Отметка о поступлении документа в организацию»?

А) на левом поле

Б) на верхнем поле

В) на нижнем поле

Г) на любом свободном от текста месте

30.Документы формируются в дела в соответствии с:

А) положением об учреждении

Б) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения

В) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию

Г) номенклатурой дел учреждения

Д) инструкцией по делопроизводству данного учреждения.

31.Какую информацию содержит итоговая запись к номенклатуре дел?

А) об общем количестве заведенных дел

Б) о поврежденных при хранении делах

В) о сдаче дел на архивное хранение

Г) о незаведенных делах

32.Выберите номер правильного утверждения:

А) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем выборочно, в соответствии с утвержденным «Примерным перечнем документов, которые не подлежат регистрации»

Б) из всех поступивших в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

В) все поступившие в организацию документы регистрируются секретарем

Г) поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению

33.Какого способа регистрации не существует:

А) карточный

Б) журнальный

В) контрольный

Г) автоматизированный

34.Факт поступления документа в организацию фиксируется:

А) регистрацией документа в регистрационно-контрольной форме

Б) проставлением отметки о контроле

В) проставлением отметки о поступлении

35.Какие документы относятся к входящим?

А) объяснительные записки

Б) должностные инструкции

В) служебные письма

36.Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа: Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до:

А) передачи на исполнение

Б) подшивки в дело

В) завершения исполнения или отправки

37.Какие могут быть номенклатуры дел?

А) конкретная

Б) примерная

В) типовая

Г) все вышеперечисленные

38.В номенклатуре дел документы систематизируются:

А) по видам документов

Б) по содержанию

В) по срокам хранения

Г) все вышеперечисленные

39.Понятие «Делопроизводство» — это:

А) система хранения документов

Б) составление документов

В) документирование и организация работы с документами

40.Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

А) инструкция по делопроизводству

Б) регламент работы

41.Регистрационные индексы каких документов могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа?

А) докладные и объяснительные записки

Б) приказы по личному составу

В) заявления, жалобы и предложения

42.Какие текстовые документальные потоки подлежат регистрации:

А) только входящие

Б) только исходящие

В) только внутренние

Г) все вышеперечисленные

43.Какая номенклатура разрабатывается на предприятии:

А) типовая

Б) систематизированная

В) примерная

Г) индивидуальная

44.Где указывается срок хранения документов:

А) внизу обложки дела

Б) посередине нижнего поля лицевой стороны документа

В) посередине верхнего поля лицевой стороны документа

Г) по усмотрению секретаря

45.По завершении делопроизводственного года дела, имеющие срок хранения постоянный или долговременный:

А) перекладываются в другой шкаф

Б) передаются в ведомственный архив

В) передаются в государственный архив

2 вариант

1.Автором служебного письма является…

А) организация, фирма, от имени которой посылается письмо

Б) должностное лицо, которое посылает письмо

В) исполнитель, который готовит письмо

Г) лицо, отправившее письмо

2.Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

А) наименования учреждения-автора

Б) наименования вида документа

В) заголовка к тексту документа

Г) адресата

3.Реквизит служебного письма — это…

А) часть текста письма

Б) фирменный бланк

В) его отдельный элемент

Г) штамп организации, написавшей письмо

4.Датой акта является дата…

А) установленного события

Б) подписания

В) утверждения

Г) изготовления акта

5.Резолюцию на служебном письме можно писать…

А) по тексту письма

Б) на отдельном листе бумаги

В) в отдельном специальном журнале

Г) на свободном от текста месте

6.Где помещается «Отметка о поступлении документа в организацию»?

А) на левом поле

Б) на верхнем поле

В) на нижнем поле

Г) на любом свободном от текста месте

7.Документы формируются в дела в соответствии с:

А) положением об учреждении

Б) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения

В) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию

Г) номенклатурой дел учреждения

Д) инструкцией по делопроизводству данного учреждения.

8.Какую информацию содержит итоговая запись к номенклатуре дел?

А) об общем количестве заведенных дел

Б) о поврежденных при хранении делах

В) о сдаче дел на архивное хранение

Г) о незаведенных делах

9.Выберите номер правильного утверждения:

А) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем выборочно, в соответствии с утвержденным «Примерным перечнем документов, которые не подлежат регистрации»

Б) из всех поступивших в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

В) все поступившие в организацию документы регистрируются секретарем

Г) поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению

10. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?

А) Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

Б) Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

В) Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

Г) Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

11.Какие из документов относятся к распорядительным?

А) протокол

Б) инструктивное письмо

В) приказ по вопросам общей деятельности

Г) положение

12.Датой приказа является дата…

А) согласования

Б) подписания

В) утверждения

Г) регистрации

13.Какие документы относятся к организационным?

А) приказ

Б) положение

В) указание

Г) справка

14.Руководитель фирмы с помощью организационных документов…

А) осуществляет увольнение работников

Б) определяет права и обязанности сотрудников

В) поощряет отличившегося работника

Г) определяет последовательность действий при выполнении той или иной работы

15.Приказ — это правовой акт, издаваемый…

А) руководителем организации на правах единоначалия с целью разрешения основных вопросов

Б) высшими органами исполнительной власти

В) руководителем организации по вопросам информационно-методического характера

Г) совещательными органами учреждения

16.Какое определение относится к справке? «Документ, содержащий …»

А) подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора

Б) подробный ход какого-либо мероприятия

В) перечень мероприятий

Г) подтверждение или описание тех или иных фактов и событий

17.Во вводной части распорядительного документа содержатся…

А) цели и причины создания документа

Б) основные направления деятельности учреждения

В) распоряжения руководителя

Г) сроки исполнения распоряжения

18.К какой группе документов относится протокол?

А) к распорядительным

Б) к личным

В) к справочно-информационным

Г) к организационным

19.На каком формате бумаги исполняются служебные документы?

А) А2

Б) А7

В) А5

Г) А4

20.Как называется документ, в котором определяются должностные обязанности работника учреждения?

А) правила

Б) инструкция

В) устав

Г) положение

21.Документ, фиксирующий ход обсуждения какого-либо вопроса — это…

А) акт

Б) протокол

В) приказ

Г) докладная записка

22.К какой группе документов относятся справка и докладная записка?

А) к справочно-информационным

Б) к личным

В) к распорядительным

Г) к организационным

23.Какая оргтехника используется для оперативной пересылки служебных писем?

А) компьютер

Б) факс

В) ксерокс

Г) телефон

24.Какие могут быть номенклатуры дел?

А) конкретная

Б) примерная

В) типовая

Г) все вышеперечисленные

25.В номенклатуре дел документы систематизируются:

А) по видам документов

Б) по содержанию

В) по срокам хранения

Г) все вышеперечисленные

26.Понятие «Делопроизводство» — это:

А) система хранения документов

Б) составление документов

В) документирование и организация работы с документами

27.Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

А) инструкция по делопроизводству

Б) регламент работы

28.Регистрационные индексы каких документов могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа?

А) докладные и объяснительные записки

Б) приказы по личному составу

В) заявления, жалобы и предложения

29.Какие текстовые документальные потоки подлежат регистрации:

А) только входящие

Б) только исходящие

В) только внутренние

Г) все вышеперечисленные

30.Какая номенклатура разрабатывается на предприятии:

А) типовая

Б) систематизированная

В) примерная

Г) индивидуальная

31.Где указывается срок хранения документов:

А) внизу обложки дела

Б) посередине нижнего поля лицевой стороны документа

В) посередине верхнего поля лицевой стороны документа

Г) по усмотрению секретаря

32.По завершении делопроизводственного года дела, имеющие срок хранения постоянный или долговременный:

А) перекладываются в другой шкаф

Б) передаются в ведомственный архив

В) передаются в государственный архив

33.Объяснительная записка подписывается…

А) руководителем предприятия, организации

Б) составителем

В) председателем и членами комиссии

Г) секретарем руководителя

34.Текст акта должен заканчиваться…

А) рассылкой по экземплярам

Б) отметкой о приложении к документу

В) подписями

Г) печатью

35.Заверительная надпись на документе «Верно» удостоверяет, что…

А) правильно указан адрес

Б) паспортные данные заявителя соответствуют действительности

В) дата документа верна

Г) копия документа точно совпадает с подлинником

36.Документооборот — это движение документа с момента…

А) его создания до отправки

Б) его получения до подшивки в дело

В) его создания до подшивки в дело

Г) его получения или создания до подшивки в дело или отправки

37.Где располагается реквизит «Название вида документа»

А) в верхней части страницы слева

Б) в верхнем правом углу под кодом предприятия

В) слева или посредине страницы

38.Какой документ имеет реквизит «Гриф утверждения»

А) служебное письмо

Б) протокол

В) приказ

Г) акт

39.В состав реквизита «подпись» входят

А) наименование должности, личная подпись, еѐ расшифровка

Б) наименование должности должностного лица (включая название учреждения), с которым согласовывается документ

В) личная подпись визирующего лица

40.По месту составления документы подразделяются на:

А) внутренние и внешние

Б) простые и сложные

В) типовые, трафаретные, индивидуальные

41.По юридической силе документы подразделяются на:

А) обычные, секретные и для служебного пользования

Б) подлинные и подложные

В) подлинники (оригиналы), копии

42.Какого способа регистрации не существует:

А) карточный

Б) журнальный

В) контрольный

Г) автоматизированный

43.Факт поступления документа в организацию фиксируется:

А) регистрацией документа в регистрационно-контрольной форме

Б) проставлением отметки о контроле

В) проставлением отметки о поступлении

44.Какие документы относятся к входящим?

А) объяснительные записки

Б) должностные инструкции

В) служебные письма

45.Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа: Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до:

А) передачи на исполнение

Б) подшивки в дело

В) завершения исполнения или отправки

Ответы на тестовые задания

1 вариант

1.Б

2.В

3.БГ

4.Б

5.Б

6.А

7.Г

8.А

9.В

10.Б

11.Б

12.Б

13.АБ

14.АБ

15.Б

16.А

17.Г

18.Г

19.В

20.Г

21.А

22.А

23.Б

24.А

25.Г

26.В

27.А

28.БГ

29.В

30.Г

31.А

32.А

33.А

34.В

35.В

36.Б

37.Г

38.В

39.В

40.А

41.В

42.Г

43.АВГ.

44.А

45.Б

Ответы на тестовые задания

2вариант

1.А

2.Б

3.В

4.А

5.БГ

6.В

7.Г

8.А

9.А

10.Б

11.В

12.БГ

13.Б

14.Б

15.А

16.Г

17.А

18.А

19.Г

20.Б

21.Б

22.АБ

23.АБ

24.Г

25.В

26.В

27. А

28.В

29.Г

30.АВГ

31.А

32.Б

33.Б

34.А

35.Г

36.Г

37.В

38.Г

39.А

40.А

Название 1. Делопроизводство в организации
страница 2/3
Дата публикации 19.03.2013
Размер 291.92 Kb.
Тип Документы

odtdocs.ru > Информатика > Документы

^ 6. Распоряжение — это:

а. правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано;

б. одно из правомочий собственника какого-либо имущества;

в. правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа в целях разрешения кадровых вопросов;

г. властное требование о выполнении действий, обращенное к лицу, обязанному их выполнить;

^ 7. Указание — это:

а. Распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов;

б. Организационный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов;

в. Справочно-информационный документ методического характера, издаваемый органами государственного управления по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов.

г. Методический документ, издаваемый органами государственного управления по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов;

^ 8. Постановление — это:

а. документ, который издают высшие органы государственной власти, образуемые при органах власти;

б. решение, вынесенное судом в строгом соответствии с законом, соблюдением процессуальной формы, наравне с другими решениями суда вступающее в законную силу и носящее обязательный характер;

в. методический документ, в котором суд аргументирует свое решение по конкретному уголовному делу;

г. одна из форм решения суда;

а. распорядительный документ коллегиального органа управления;

б. организационный документ коллегиального органа управления;

в. методический документ коллегиального органа управления;

г. информационно-справочный документ коллегиального органа управления;

    ^ 10. На какой срок действия рассчитаны распоряжения?

а. длительный, кратковременный и для быстрого решения конкретного вопроса;

Тема 5. Информационно-справочные документы

^ 1. Какое определение относится к справке? «Документ, содержащий . «

а . подтверждение или описание тех или иных фактов и событий

б. подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора
в. подробный ход какого-либо мероприятия
г. перечень мероприятий

^ 2. Автором служебного письма является.

а. организация, фирма, от имени которой посылается письмо
б. должностное лицо, которое посылает письмо
в. исполнитель, который готовит письмо
г. лицо, отправившее письмо

^ 3. К какой группе документов относится протокол?

а . К справочно-информационным

б. К распорядительным
в. К личным
г. К организационным

^ 4. Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

а. Наименования вида документа

б. Наименования учреждения-автора
в. Заголовка к тексту документа
г. Адресата

^ 5.Документ, фиксирующий ход обсуждения какого-либо вопроса – это.

б. акт
в. приказ
г. докладная записка

^ 6. Реквизит служебного письма – это.

а . его отдельный элемент

б. часть текста письма
в. фирменный бланк
г. штамп организации, написавшей письмо

^ 7.К какой группе документов относятся справка и доклодная записка?

а . К справочно-информационным

б. К личным
в. К распорядительным
г. К организационным

^ 8. Резолюцию на служебном письме можно писать.

а . на свободном от текста месте

б. по тексту письма
в. на отдельном листе бумаги
г. в отдельном специальном журнале

^ 9. Объяснительная записка подписывается.

а. руководителем предприятия, организации
б. составителем
в. председателем и членами комиссии
г. секретарем руководителя

^ 10. Текст акта должен заканчиваться.

а . отметкой о приложении к документу

б. рассылкой по экземплярам
в. подписями
г. печатью

Тема 6. Документы по личному составу

^ 1. При передаче дел в архив заверительную подпись на «листе-заверителе дела» ставит :

^ 2. Причина, по которой заявление не пишется :

д. очередной отпуск

3. В течение какого времени, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку на вновь принятого сотрудника :

г. по окончании испытательного срока

^ 4.Что можно отнести к дополнительным условиям трудового договора :

а. предоставление дополнительного отпуска

г. срок действия трудового договора

^ 5. В течение какого времени работник должен быть ознакомлен с приказом о приеме на работу :

а. в течение 3 дней

б. в день издания приказа

в. по истечении 3 дней

г. в течение 5 дней

^ 6. Срок хранения приказов по личному составу составляет :

7. На основании какого документа вносятся записи в трудовую книжку :

б. личное заявление

г. служебная записка руководителя подразделения

^ 8. Что подтверждает основной трудовой стаж работника :

б. справка с места работы

в. трудовая книжка

г. выписка из приказа

^ 9.В какой срок работник, оповестивший работодателя о своем увольнении, имеет право отозвать свое заявление :

а. до истечении срока предупреждения об увольнении

^ 10. Какие данные не фиксируются в трудовой книжке :

а. данные о взысканиях

а. сведения о работе

в. информация о смене имени или фамилии

г. данные о поощрениях

Тема 7. Организация делопроизводства

а. самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое заведующим, подчиняющимся непосредственно руководителю организации;

б. самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся главному бухгалтеру организации;

в. самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое секретарем, подчиняющимся непосредственно руководителю организации;

д. подотчетное структурное подразделение, возглавляемое заведующим, подчиняющимся непосредственно главному бухгалтеру;

^ 2. Какие бывают формы работы с документами:

а. централизованная, децентрализованная и смешанная;

б. централизованная и децентрализованная;

в. смешанная и централизованная;

г. длительный, кратковременный и без срока;

^ 3. Инструкция по документированию управленческой деятельности — это:

а. нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами;

б. нормативный документ вышестоящего органа власти, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами;

в. нормативный документ вышестоящего органа власти, определяющий правила работы с документами;

г. должностная инструкция начальника отдела делопроизводства (секретариата).

^ 4. Табель форм документов – это:

а. перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования;

б. перечень входящих и исходящих документов, включающий описание их формы и адресатов;

в. перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику юридического статуса;

г. перечень документов, обязательный для управленческой деятельности любой организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования;

^ 5. Регистрация документов – это:

а. запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации;

б. запись необходимых сведений о документах в журнал «Входящих и исходящих документов» с последующим проставлением даты регистрации;

в. запись необходимых сведений на документах;

г. внесение в регистрационную ведомость входящих данных о документах.

^ 6. Индексация в делопроизводстве — это:

а. проставление порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений на документах при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения;

б. проставление необходимых условных обозначений на документах при регистрации, указывающих место их хранения;

в. проставление порядковых (регистрационных) номеров на документах при регистрации, указывающих место их исполнения;

г. проставление порядковых (регистрационных) номеров, указывающих место их исполнения и хранения;

^ 7. Какую форму регистрации документов используют организации, где документооборот менее 500-600 документов год?

^ 8. Справочная картотека состоит из:

а. карточек на неисполненные документы и карточек на исполненные документы;

б. карточек на неисполненные документы;

в. карточек на исполненные документы;

г. карточек на входящие и исходящие документы.

^ 9. Сроки исполнения документов бывают:

а. типовыми и индивидуальными;

в. срочными и бессрочными;

^ 10. Контроль за временем исполнения документов, соответствии экземпляров, подписей осуществляет:

б. руководители всех рангов;

в. исполнители документов;

г. исполнители документов и служба ДОУ.

Тема 8. Структура и объем документооборота

^ 1. Организация работы с документами — это:

а. организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;

б. обеспечение движения документов в службе ДОУ, их использования в справочных целях и хранения;

в. обеспечение движения документов в структурном подразделении организации, их использования в справочных целях и хранения;

г. организация приема и отправки входящей и исходящей документации.

^ 2. Из каких потоков состоит документооборот?

а. входящих, исходящих и внутренних документов.

б. поступающих и отправляемых документов;

в. входящих и исходящих документов;

г. внутренних и исходящих документов;

^ 3. Какие документы не вскрываются при их поступлении?

а. с пометкой «личное» и адресованные общественным организациям.

б. адресованные руководителю организации;

г. с пометкой «личное»;

^ 4. Какие документы не подлежат регистрации службой ДОУ?

а. формы статистической отчетности;

б. входящие письма;

в. исходящие письма;

^ 5. Что включает в себя «отметка о поступлении»?

а. дату поступления и номер;

б. дату поступления и подпись;

в. номер и подпись;

г. дату поступления, подпись, номер дела.

^ 6. Что включает в себя «Резолюция»?

а. кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дату;

б. кому, что сделать, дату;

в. к какому сроку, что сделать и подпись руководителя;

г. кому, что сделать, к какому сроку и подпись руководителя.

^ 7. Какие этапы включает в себя обработка исходящих (отправляемых) документов?

а. составление проекта документа, согласование проекта, проверка правильности оформления документа, подписание или утверждение (если необходимо),регистрация корреспонденции, отправка документа адресату, подшивка второго экземпляра в дело;

б. составление проекта документа, согласование проекта, проверка правильности оформления документа, подписание или утверждение (если необходимо), отправка документа адресату, подшивка второго экземпляра в дело;

в. согласование проекта, проверка правильности оформления документа, подписание или утверждение (если необходимо),регистрация корреспонденции, отправка документа адресату, подшивка второго экземпляра в дело;

Очень часто секретарям приходится сталкиваться в своей работе с резолюциями. О том, что это такое, как оформляется и какие выполняет функции – читайте далее.

Из статьи вы узнаете:

Что такое резолюция

Одним из важнейших реквизитов, регулирующих распорядительную деятельность руководителя, является резолюция. Это на документе, требующем принятия решения, отображается в виде распоряжения, подписи и расшифровки, а также даты принятия решения.

Существуют различные варианты данного реквизита, которые зависят от типа принятого решения в отношении определенного документа, а оно, в свою очередь, может быть отрицательным или положительным. Помимо этого, резолюции на документах могут содержать решение вопроса или устанавливать порядок его решения. Во втором случае резолюция руководителя должна также содержать должность, фамилию и инициалы сотрудника, который назначен ответственным за выполнение данного поручения. Пример резолюции мы рассмотрим более подробно далее.

Назначение резолюции

По своей юридической силе резолюция на документе приравнивается к распорядительным документам. Можно смело сказать, что резолюция на документах вполне может считаться полноценным распорядительным документом, но только в том случае, если она оформлена в соответствии со всеми правилами.

Следует отметить, что многие руководители частных компаний (особенно небольших) не любят издавать по любому поводу распорядительные документы. В таком случае устные распоряжения руководства не только становятся трудно исполняемыми, но и могут быть вовсе позабыты сотрудниками. Подобная халатность очень часто становится причиной многих проблем и задержек в исполнении поручений. Кроме того, контроль исполнения документов в данном случае становится невозможен по одной простой причине – отсутствия распорядительных документов. Поэтому, чтобы избежать подобных проблем, рекомендуем показать вашему руководителю примеры резолюции на документах.

Функции резолюции

Как уже было сказано выше, резолюции на документы ставятся в том случае, если в отношении них необходимо издать какое-то распоряжение. При этом данный реквизит должен быть максимально приближен к форме распорядительного документа. Он должен четко, кратко и ёмко давать распоряжение по поводу дальнейших действий в отношении данной деловой бумаги.

Следует понимать, что наличие резолюции руководителя на документах (примеры приведены ниже) является полноценным поводом для того, чтобы деловая бумага была поставлена на контроль исполнения. В таком случае в регистрационной форме указываются сроки и исполнители, перечисленные в резолюции, а в качестве номера используется номер деловой бумаги, на которой проставлен упомянутый реквизит.

Правила оформления

Любые резолюции на документе состоят из трех строк: исполнитель (исполнители), распоряжение, дата и подпись руководителя. В том случае, если к исполнению распоряжения привлекается несколько сотрудников, первой необходимо указать фамилию ответственного исполнителя. В его задачи будет входить непосредственный контроль исполнения распоряжения остальными назначенными лицами, а также отчет о проделанной работе. В случае необходимости по данному поводу ответственный работник может даже организовать собрание, в ходе которого будет определен порядок исполнения поручений.

Важно! Фамилии исполнителей необходимо указывать в именительном или дательном падежах.

Строка распоряжения должна коротко и ясно отображать суть поручения по данному документу. Как правило, само распоряжение начинается с глагола, отображающего основное действие. К примеру, » Подготовить ответ…Внести предложения…Принять участие…Подготовить комплексную программу…Связаться с отправителем и согласовать дату визита. Рассмотрите и сообщите свое мнение…Согласовать с . отделом…»

В том случае, если это требуется, распоряжение может быть дополнено сроком исполнения. В данном случае не рекомендуется указывать временные рамки в формате количества дней или недель, а лучше указать дату, до которой распоряжение должно быть выполнено.

Пример

Неправильно: 10 дней, 2 недели, 1 месяц и т.д.

Правильно: по 20.08.2017, до 15.08.17 и т.д.

Следует отметить, что в обязанности секретаря входит проверка срока исполнения. Вполне возможно, что срок отчета исполнителя может выпасть на праздничные или выходные дни.

Срок исполнения можно не указывать в том случае, если для данного документа предусмотрены типовые сроки или они имеются в тексте деловой бумаги.

Последняя составляющая резолюции представляет собой дату ее создания и личную подпись. Важно понимать, что существуют случаи, в которых распорядительный реквизит может быть проставлен не только руководителем компании, но и начальником структурного подразделения, заместителем руководителя и т.д. В этом случае необходимо проследить, чтобы распоряжение данного сотрудника не выходило за рамки его должностных полномочий.

Важно! В том случае, если документ не имеет места для нанесения распорядительного реквизита, его можно оформить на отдельном листке формата А6 или А7. В таком случае необходимо дополнительно указать номер документа, в отношении которого издается распоряжение, и дату его регистрации.

Оформление последовательного наложения

В любой организации может возникнуть ситуация, когда в рамках одного и того же распоряжения постоянно назначаются новые ответственные лица. Например, в том случае, если руководитель организации поручил начальнику бухгалтерии рассмотреть данный документ. В таком случае начальник бухгалтерии может передать данное поручение на исполнение своему подчиненному и т.д. Подобные решения оформляются в виде последовательных резолюций. При этом каждая последующая пишется под предыдущей и никоим образом не отменяет первоначальную. В конечном итоге об исполнении будет отчитываться самый первый указанный сотрудник компании.

Примеры резолюций руководителя на документах

Резолюция на письме

Резолюцию на служебном письме можно писать в том случае, если оно уже прошло регистрацию в компании. Кроме того, секретарь должен самостоятельно определять, кому следует отправить данное письмо. Вполне возможно, что поручение, касающееся данного документа, не будет иметь столь важный характер, чтобы его рассматривал сам руководитель. Более того, это будет являться не только примером неэффективного документооборота, но и пустой тратой времени начальства.

В том случае, если резолюция на документе (образец представлен ниже) может быть проставлена только руководителем компании, имеет смысл подготовить проект. Проект резолюции всегда готовится на отдельном листе бумаги и представляется руководителю в отпечатанном виде вместе с документом. Руководитель вправе внести в проект любые коррективы: изменить состав исполнителей или ответственного исполнителя, детализировать поручение, сократить сроки исполнения и т. д. Если руководитель, внеся изменения, подписал проект, он, таким образом, зафиксировал принятое им решение, т. е. наложил резолюцию.

  • Мольков Г.Г. | доцент кафедры информационных систем Государственного университета управления

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Резолюции и поручения руководителя

Основными факторами, влияющими на скорость документооборота компании, являются принципы и стиль управления, которых придерживается руководитель. Они реализуются в том числе с помощью простой управленческой техники – оформления резолюций.

Организационной основой любой системы документооборота является четкое распределение функций и ответственности органов управления компанией, а также разграничение функциональных обязанностей между руководителем компании и его заместителями, предоставление прав и полномочий руководителям структурных подразделений и иным должностным лицам нижестоящего управленческого уровня. Ответственность органов управления, подразделений и должностных лиц, а также взаимосвязи между ними отражаются прежде всего в организационной структуре компании. Секретарю всегда необходимо понимать, что поручение должно быть адресовано прежде всего тому, кто имеет право и обязан в рамках своих функциональных обязанностей принимать решения в конкретной области, конечно же, с учетом иерархии и подчиненности. Документ должен быть направлен на исполнение в то подразделение, руководитель и сотрудники которого быстро и профессионально смогут подготовить для руководителя или принять самостоятельно самое эффективное решение.

По форме представления приоритетными являются поручения, зафиксированные в письменном виде. Поручения руководителя, данные в устной форме, должны быть в последующем оформлены в письменном виде и поставлены на контроль в общем порядке, что и осуществляет обычно секретарь руководителя, действуя самостоятельно или передавая это поручение в делопроизводственную службу компании.

Общие правила оформления резолюции

Одна из операций в технологии делопроизводства, которая предшествует контролю исполнения, называется «направление документа на исполнение» и является важнейшим управленческим действием, связанным с письменным оформлением принятого решения или прямого поручения. Руководитель, рассмотрев представленный ему документ, дает прямое указание уполномоченным сотрудникам, как решить конкретный вопрос, или просто распределяет документы по своим заместителям в рамках системы разграничения обязанностей или делегирования полномочий. Но самое главное – руководитель дает так называемую косвенную, неформальную обратную связь, выражая в резолюции свое отношение к вопросу, изложенному в документе; к корреспонденту, от которого он получен; к сотруднику своей компании, который назначен им исполнителем по данному документу.

Направление документа на исполнение находит свое документальное оформление в виде резолюции, проставленной на документе. Резолюция является важнейшей отметкой на документе, возникающей в процессе его технологической обработки.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлен порядок оформления резолюции: «Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату… Допускается оформление резолюции на отдельном листе» (п. 3.17). Не рассматривая последнее допущение (резолюция может отсутствовать на самом документе), обратим внимание на четкую последовательность и состав элементов резолюции.

Основной речевой формулой для выражения собственно решения или поручения руководителя является формула «Кому – что сделать – когда/к какому сроку». Фамилии исполнителей указываются в дательном падеже, инициалы оформляются после фамилии.

Поручения руководителя в резолюции могут быть индивидуальными (указана одна фамилия исполнителя) или коллективными (перечислены несколько фамилий). Но ответственным исполнителем всегда является тот, чья фамилия названа первой. Именно он отвечает за организацию исполнения, окончательное решение вопроса, подготовку ответного документа, отчитывается о результатах исполнения и взаимодействует с секретарем руководителя или службой контроля в процессе снятия поручения с контроля или переноса срока исполнения. Ответственный исполнитель вправе установить промежуточные сроки исполнения, созывать оперативные совещания и привлекать иных сотрудников (с согласия их руководителей) в целях качественного исполнения поручения. Это общее правило обычно закрепляется в инструкции по делопроизводству или иных внутренних нормативных документах компании.

Соисполнители (их фамилии также указаны в резолюции руководителя) обязаны участвовать в подготовке общего решения в рамках своих функций и зон ответственности.

Формулировка решения должна начинаться с глагола, например: представить на утверждение к…, включить в план…, подготовить ответ, рассмотреть к… и т.п. Формулировки прошу подготовить ответ, прошу рассмотреть к… отражают демократичный стиль управления, которого придерживается руководитель, и свидетельствуют о проявлении служебной этики, они нисколько не снижают роль резолюции как прямого указания.

Срок исполнения, установленный руководителем в резолюции, является индивидуальным сроком исполнения и будет использован в качестве основного критерия в процессе анализа исполнительской дисциплины (исполнено вовремя / нет). Руководитель обычно устанавливает сроки исполнения исходя из значимости для деятельности компании конкретного вопроса, изложенного в документе. Но при рассмотрении повторяющихся вопросов (например, в регулярной переписке с постоянными контрагентами и партнерами) целесообразно устанавливать одни и те же сроки рассмотрения документов. К тому же, ответ на письма клиентов с резолюцией руководителя, содержащей конкретное и исчерпывающее решение вопроса, лучше подготовить в тот же день.

Отмечая для себя сроки исполнения документов с повторяющимися вопросами (особенно в переписке) и фиксируя статус (вопрос/корреспондент – управленческое решение/резолюция – срок), секретарь может таким образом начать формировать перечень типовых сроков исполнения документов, которые рассматриваются руководителем и содержат его резолюцию. Эти типовые сроки исполнения в конкретной компании в дальнейшем могут быть подготовлены к утверждению в качестве самостоятельного внутреннего норматива или включены в состав инструкции по делопроизводству. Традиции документооборота своей компании («приоритетный вопрос», «лучший клиент» и т.п.) секретарь-помощник должен сочетать с требованиями общегосударственных нормативно-методических документов (например, Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991) вводит понятие типовых сроков исполнения документов и содержит соответствующий перечень).

Особенности практики

Итак, залогом успешного взаимодействия руководителей, секретарей и всех сотрудников компании является понимание следующего:

— резолюция – это прямое указание руководителя о характере решения вопроса, который содержится в документе, представленном ему на рассмотрение;

— резолюция должна быть подписана и датирована ее автором;

— резолюция проставляется, как правило, на самом документе;

— резолюция является не только обязательным к исполнению поручением, «рабочим инструментом» руководителя, но и способом выразить и донести до исполнителей оценку фактов, отношение к ним, дать сотрудникам компании неформальную обратную связь;

— резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.

Опытные секретари знают, что на рассмотрение первому руководителю должны представляться важнейшие для деятельности компании документы по вопросам, которые относятся к его сфере ответственности и полномочиям. Это письма от наиболее значимых партнеров и клиентов (адресованные компании или на имя руководителя), переписка по услугам и сделкам, которые курируются им лично, письма от руководителей субъектов Российской Федерации, органов государственного управления (министерств, ведомств) и их территориальных подразделений, руководителей муниципальных органов, контролирующих и регулирующих организаций и т.п. Все эти документы требуют незамедлительного рассмотрения, четких и конкретных решений, так как от этого зависит репутация компании, что должен всегда помнить секретарь-помощник. Секретарь составляет перечень видов документов, которые в обязательном порядке рассматривает руководитель компании, с указанием конкретных вопросов и корреспондентов. Со временем этот перечень также может быть включен в инструкцию по делопроизводству, в состав раздела, который устанавливает правила предварительного рассмотрения документов, поступивших в компанию.

На рассмотрение руководителю компании могут направляться также внутренние докладные и служебные записки, которые составлены по самым разным вопросам, даже по тем, которые могли быть решены на нижестоящих уровнях управления, но по каким-то причинам этого не было сделано. Такие служебные записки, как правило, должны содержать конкретный проект одного решения или варианты предлагаемых решений (с указанием, что сделать, и сроками). Небольшая часть служебных записок содержит просьбу «дать указание…». Это связано с тем, что руководители нижестоящих подразделений компании не смогли принять согласованного решения (договориться) и выстроить эффективное взаимодействие, а один из них прибегает к возможности повлиять на ситуацию за счет резолюции/волевого решения первого руководителя, использовав административный ресурс. Незначительное количество составляют внутренние служебные записки информационного характера, как правило на начальной стадии переговоров и контактов с контрагентами (например, сопроводительные записки к предложениям о покупке бизнеса и т.п.).

Таким образом, практика бизнеса и установленная система принятия решений определяют направление основных документопотоков и организацию контроля исполнения в любой компании.

Интересны сведения, полученные нами в результате анализа техники личной работы руководителей в крупной российской компании.

В целом первый руководитель и его заместители понимают важность правильного оформления поручений своим подчиненным. Резолюции на документах они формулируют по стандартной речевой модели: «Кому – что сделать – когда».

Но ее полная форма, с указанием срока исполнения, используется лишь в 18–20 % поручений (например, в среднем за один месяц из 70 проставленных первым руководителем резолюций лишь 13 содержали конкретный срок исполнения, который необходимо было установить). Резолюции всегда подписываются руководителями, но очень редко датируются. Поскольку срок исполнения поступившего документа исчисляется с даты его получения адресатом, т.е. с даты, которая указана в регистрационном штампе или штампе с отметкой о получении, этот вопрос должен контролироваться секретарем, который создает резерв времени, сэкономленного на операциях передачи документа (и в бумажной форме, и в электронном виде). Только в момент анализа отчетов об исполнении поручений и оценки уровня исполнительской дисциплины своих сотрудников, а также при исполнении запросов контролирующих органов руководитель осознает, что ему также необходимо руководствоваться общепринятой нормой: поступивший документ должен быть рассмотрен (а значит, должна быть проставлена резолюция) в день его получения.

Резолюции первого руководителя почти всегда адресуются заместителям или топ-менеджерам компании (одному или двум, максимально в одной резолюции упоминаются 4 фамилии). Функции и зоны ответственности своих заместителей руководитель хорошо знает и утверждает официально, например, в приказе о разграничении полномочий или положении о должности/должностной инструкции. На уровень руководителей структурных подразделений (кроме финансового и юридического департаментов) поручения в резолюциях практически не распространяются. Иногда документ направляется на исполнение с резолюцией тому заместителю, которому руководитель ранее давал подобное длительно действующее поручение, о котором помнит. Секретарь должен помнить о том, что из таких длительных и постоянных поручений могут быть сформированы новая функция, новая зона ответственности, которые подлежат обязательной регламентации.

При рассмотрении документов руководитель обычно руководствуется зонами ответственности, которые закреплены на верхнем уровне системы делегирования полномочий. Поручения адресуются, как правило, заместителям и тем топ-менеджерам компании, с которыми он встречается почти каждый день, например членам правления или иного коллегиального органа. Анализ показывает, что для руководителя важен именно этот статус ответственного исполнителя, т.е. иерархия должностей все-таки продолжает оставаться определяющим фактором при направлении документа на исполнение.

Характер резолюций

Оценивая полноту элементов стандартной речевой модели резолюции «Кому – что сделать – когда», рекомендуем обратить внимание на характерные особенности, в которых и проявляются индивидуальные черты стиля управления. Интересны, например, такие варианты:

— Прошу предложений.

— Прошу решить и подготовить необходимые документы.

— Прошу совместного решения.

— Прошу предложений о сотрудничестве.

— Прошу подготовить распоряжение.

— Прошу согласовать позиции.

— Прошу обеспечить выполнение к указанному сроку.

— Прошу представить план реализации.

Подобные формы резолюции отражают демократичный и доверительный стиль управления, свидетельствуют о соблюдении этических правил, четкости задач, стремлении к краткости инструкций и поддержании духа сотрудничества (руководитель помнит, что исполнителям предоставлена самостоятельность, а система контроля действует эффективно). Руководителю на рассмотрение представляются только самые важные для компании документы и документопоток ограничен. При этом он не экономит на уважительном указании инициалов после фамилии (Петрову Ю.С.), выражает прямое поручение в форме просьбы (даже если иногда глагол прошу сокращается до условного обозначения «Пр.»), тем самым правильно транслируя сотрудникам компании культуру эффективного взаимодействия.

Иногда руководитель вместе с поручением «Что сделать» дополнительно формулирует в резолюции свою оценку вопроса или предлагаемого в документе решения. Эта оценка является для секретаря и для исполнителя – автора документа самым важным элементом неформальной обратной связи:

— Оплатить. Это важно.

— Согласен. Опасно.

— Прошу учесть. Интересно.

— Разумно.

— Надо решить. Предлагайте.

— Что это?

— Зачем?

Такие резолюции важно научиться правильно читать и понимать, чтобы, например, изменить приоритеты и ускорить процесс оплаты, воздержаться либо отказаться от сделки, более убедительно и развернуто обосновать предложение, правильно выстроить аргументы в поддержку проекта решения. Передавая документ с резолюцией на исполнение, секретарь в подобных случаях может принять на себя ответственность за правильную трансляцию поручения.

Нестандартные резолюции

Особого внимания требуют необычные формы резолюций, которые возникают из-за стремления руководителя сэкономить время в процессе рассмотрения документов, но постепенно превращаются в элементы условного языка и особые правила, которые соблюдаются при взаимодействии руководителя и секретаря. Они не соответствуют требованиям стандарта, но на их основе в компании формируются обычаи документооборота, которые становятся общеизвестными и соблюдаются всеми сотрудниками с большим приоритетом, чем требования инструкций.

Один из примеров такой резолюции – подпись руководителя, означающая согласие (положительную резолюцию). Наиболее часто проставляется руководителями в процессе рассмотрения внутренних служебных или докладных записок, которые хорошо проработаны, содержат обоснованные и исчерпывающие проекты решений с точными датами, показателями, результатами, фамилиями исполнителей. В этом случае секретарь должен передать документ с подобной резолюцией на дальнейшее исполнение, т.к. он будет служить основанием (инициативным документом) для последующего издания приказа, утверждения штатного расписания, введения в действие нормативного или технологического документа и др.

В дополнение к подписи, заменяющей положительную резолюцию, руководитель может проставить утвердительное слово «Да». В такой форме резолюции яснее всего выражается согласие с предложенным проектом решения, который может поступить на рассмотрение, оформленный и как внутренний документ компании (инициативная служебная или докладная записка), и в письме, полученном от клиента или контрагента. Секретарю в подобных случаях необходимо контролировать, чтобы резолюции «Да» и просто подпись не проставлялись на документах, содержащих альтернативные проекты решений («или-или»), поскольку толковать конкретные решения руководителя секретарь не может, а повторно обращаться к нему за устными разъяснениями не всегда удобно.

Часто резолюция оформляется как простое адресование «Кому» с обозначением фамилии и инициалов исполнителя (с подписью руководителя или без). Подобная форма означает, что документ по существу не рассматривался, руководитель считает, что решение должен принять один из его заместителей или руководитель подразделения компании в рамках закрепленной сферы ответственности, предоставленных полномочий или текущих рабочих функций, о которых руководитель знает и соблюдение которых может лично контролировать. В этом случае руководителем осуществляется простое и сугубо техническое распределение документов по исполнителям в рамках выполнения операции «направление документов на исполнение». Вопрос, содержащийся в документе, руководитель воспринимает как информацию для сведения. Передавая документ с такой резолюцией на дальнейшее исполнение, секретарь отмечает, какие конкретные вопросы, в каких документах, полученных от каких адресатов руководитель поручает решать (делегирует) своим заместителям или руководителям конкретных подразделений. В дальнейшем эта информация может быть использована в процессе совершенствования системы делегирования полномочий — для подготовки новых версий приказов о разграничении функций, актуализации положений о должности, должностных инструкциях и т.п.

Резолюция иногда может выглядеть, как отметка на документе, и содержать глагол «Ознакомлен» и подпись, которые означают, что решение руководителем не принято, конкретное поручение отсутствует, информация получена для сведения, решение вопроса отложено. Внутренний документ с подобной резолюцией (например, служебную записку) секретарь должен возвратить автору, документ, поступивший от внешнего корреспондента, – передать в профильное функциональное подразделение или сформировать в дело с перепиской, которое хранится в приемной руководителя и составляет его документальный фонд.

Памятка секретаря

Секретарь должен:

…помнить, что документооборот – это фактор оборота капитала. Быстрота решения вопроса зависит от направления и времени движения документа, в котором изложен этот вопрос.

…понимать, что направление движения документа определяет руководитель, принимая решение и проставляя резолюцию. Тем самым он задает темп документопотоков своей компании и играет решающую роль в организации документооборота.

…направлять документ на исполнение непосредственно тому исполнителю и в то подразделение, в котором вопрос должен быть решен конкретно, по существу и в минимальные сроки. Если система делегирования полномочий выстроена правильно, не стесняться направлять документ на исполнение на нижестоящие уровни управления.

…изучить правила оформления управленческих решений и поручений в форме резолюций (ГОСТ Р 6.30-2003).

…постоянно анализировать речевые модели, которые использует руководитель для проставления резолюций в зависимости от рассматриваемого вида документа, значимости вопроса и предлагаемых в документе решений, анализировать приоритеты, которые расставляет руководитель, устанавливая сроки исполнения.

…опираться в работе на четкие основы технологии работы с документами – формировать и представлять на утверждение перечни и классификаторы документов, отражающих и нормативные требования, и технику личной работы руководителя, и традиции документооборота.

…кратко сформулировать и отразить на схеме организационной структуры компании все предметные области, зоны ответственности, полномочия руководителей и функции подразделений, использовать схему в качестве основного справочника для направления документов на исполнение и постоянно ее актуализировать.

…укреплять сотрудничество, взаимопонимание и взаимодействие с руководителем в трансляции управленческих решений, получении обратной связи по ним и укреплении исполнительской дисциплины в компании.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *