Секретарь руководителя

Должностная инструкция секретаря руководителя

618 84179

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2020 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях».

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно — регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно — переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно — распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря руководителя

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя — образец 2020 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря-референта

Должностные инструкции

Открыть в формате WORD

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

— Конституцией Российской Федерации;

— Гражданским кодексом Российской Федерации;

— Трудовым кодексом Российской Федерации;

— Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;

— Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

— Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

— ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

— ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

— Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

— ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

— Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

— Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

— Единой государственной системой делопроизводства;

— Правилами и указаниями Росархива;

— Уставом Общества;

— Инструкцией по делопроизводству Общества;

— Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

— Приказами, распоряжениями руководства Общества;

— Настоящей должностной инструкцией.

1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

II. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

— прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

— подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

— контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

— контроль исполнения документов и поручений;

— организация работы приемной Генерального директора;

— документирование деятельности совещательных органов Общества;

— разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

— организация документов в делопроизводстве;

— организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

III. ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт:

3.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;

3.2. принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;

3.3. следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

3.4. выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);

3.6. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.7. получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

3.8. организует телефонные переговоры Генерального директора;

3.9. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.10. осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы;

3.12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

3.13. принимает документы на подпись Генеральному директору;

3.14. контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

3.15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;

3.17. ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

3.18. ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

3.19. ведет график работы водителей;

3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;

3.21. принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;

3.22. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;

3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела;

3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

3.25. подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

3.26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

3.27. выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

3.28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

IV. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;

4.2. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;

4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;

4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

4.6. работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;

4.7. осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;

4.8. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

4.9. организовывать прием и определять приоритет посетителей;

4.10. требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;

4.11. давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;

4.12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

4.13. принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;

4.14. вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;

4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;

4.16. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;

4.17. работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. своевременность передачи адресатам входящей информации;

5.2. своевременность отправки исходящей корреспонденции;

5.3. качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

5.4. небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

5.5. несвоевременную передачу информации Генеральному директору;

5.6. сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

5.7. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.8. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.9. нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;

5.10. невыполнение требований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

6.1. с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;

6.2. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;

6.3. со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Должностная инструкция

1.1. Секретарь руководителя относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря руководителя принимается лицо, имеющее:

1) высшее образование — бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование;

1) не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании.

1.3. Секретарь руководителя должен знать:

1) специфику основной деятельности организации;

2) основы административного права и трудового законодательства российской федерации;

3) руководящий состав организации и ее подразделений;

4) функции самоменеджмента;

5) принципы и правила планирования рабочего времени;

6) постановку целей;

7) правила проведения деловых переговоров;

8) особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);

9) основы управления временем;

10) телефонные контакты руководителя;

11) функции, задачи, структуру организации, ее связи по вертикали и горизонтали;

12) правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

13) правила поддержания и развития межличностных отношений;

14) правила защиты конфиденциальной информации;

15) порядок подготовки и проведения командировок;

16) порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;

17) деловой протокол;

18) этику делового общения;

19) правила организации приема посетителей;

20) правила речевого этикета;

21) правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;

22) структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;

23) правила сервировки чайного (кофейного) стола;

24) правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;

25) комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;

26) правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;

27) составление сметы расходов;

28) основы написания речей и докладов руководителя;

29) правила делового общения, делового этикета;

30) этикет и основы международного протокола;

31) общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;

32) принципы, способы информирования сотрудников;

33) управленческую структуру организации, руководство организации, образцы подписей руководящих сотрудников, круг их полномочий и ограничения их зон ответственности;

34) инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;

35) требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;

36) основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;

37) основы эргономики офиса и флористики;

38) стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений;

39) состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;

40) правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);

41) действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

42) структуру, руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности;

43) правила документационного обеспечения деятельности организации;

44) требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;

45) правила составления организационных документов (положений, инструкций, регламентов);

46) виды документов, их назначение;

47) основы документной лингвистики;

48) правила согласования документов организации (внутреннего и внешнего);

49) правила подписания и утверждения документов;

50) правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;

51) грамматические правила русского языка;

52) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;

53) современные информационные технологии работы с документами;

54) порядок работы с документами, схемы документооборота;

55) правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

56) правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;

57) правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

58) правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации;

59) системы электронного документооборота;

60) виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;

61) порядок формирования и оформления дел с указанием специфики формирования отдельных категорий дел;

62) правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;

63) правила выдачи и использования документов из сформированных дел;

64) правила подготовки и передачи дел в архив организации;

65) особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;

66) состав внешних информационных потоков;

67) состав внутренних информационных потоков;

68) структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;

69) особенности формирования баз данных в организации;

70) современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков;

71) методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;

72) нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;

73) структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;

74) классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;

75) формы предоставления управленческой информации;

76) источники управленческой информации;

77) методика отбора источников информации;

78) требования, предъявляемые к управленческой информации;

79) ……… (другие документы, материалы и т.д.)

1.4. Секретарь руководителя должен уметь:

1) устанавливать цели, определять иерархию целей;

2) определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;

3) оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;

4) выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;

5) обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;

6) выбирать и оформлять планировщик;

7) вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;

8) расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;

9) выбирать оптимальный ритм работы;

10) анализировать причины невыполнения задач;

11) применять информационно-коммуникационные технологии;

12) вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов руководителя;

13) использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;

14) вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;

15) сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;

16) использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;

17) соблюдать служебный этикет;

18) оформлять авансовые отчеты руководителя;

19) организовывать встречи руководителя с принимающей стороной;

20) оформлять командировочные документы;

21) обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;

22) обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;

23) применять способы делового общения;

24) использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;

25) организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;

26) управлять конфликтами;

27) учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;

28) использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;

29) создавать положительный имидж организации;

30) принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;

31) обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;

32) организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;

33) документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;

34) передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;

35) подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания (заседания);

36) сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;

37) соблюдать правила делового этикета и протокола;

38) поддерживать имидж организации;

39) создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу организации;

40) работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;

41) обеспечивать безопасность деятельности организации;

42) обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;

43) вести сроковую картотеку;

44) работать с информацией по контролю, систематизировать ее и представлять в виде сводных документов;

45) использовать средства коммуникации для передачи поручений руководителя;

46) использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;

47) оценивать результаты в рамках поставленных задач;

48) осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками;

49) создавать условия, обеспечивающие эффективную работу руководителя;

50) применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;

51) оснащать рабочее место руководителя и свое рабочее место необходимым оборудованием;

52) осуществлять замену расходных материалов, уход за оргтехникой;

53) осуществлять повседневный уход за копировальным аппаратом, замену и хранение картриджей, тонера;

54) контролировать состояние и пополнять запасы канцелярских товаров, средств гигиены, продуктов питания;

55) составлять и оформлять организационные и методические документы;

56) редактировать тексты служебных документов;

57) работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации;

58) пользоваться базами данных, в том числе удаленными базами данных;

59) использовать справочные правовые системы;

60) работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером;

61) пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы);

62) пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;

63) пользоваться электронной почтой;

64) пользоваться системами электронного документооборота;

65) пользоваться унифицированными формами документов;

66) оформлять кассовые финансовые документы и документы по учету накладных расходов;

67) печатать служебные документы;

68) работать с компьютером, сканером;

69) работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;

70) пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами;

71) составлять и оформлять нормативные акты;

72) разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом действующих нормативно-методических документов;

73) использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел;

74) формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации;

75) обеспечивать сохранность документов организации;

76) производить подготовку дел для передачи в архив;

77) осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации;

78) осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;

79) составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы;

80) осуществлять обработку и структурирование информации, образуя информационные ресурсы;

81) вводить новые данные в справочно-информационные системы;

82) вводить в память компьютера электронные образы документов;

83) производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;

84) использовать современные технологии сбора и передачи информации;

85) осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для деятельности руководителя;

86) осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;

87) осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

88) предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате;

89) многократно использовать полученную информацию, постоянно обновлять данные;

90) обеспечивать оперативность информационных потоков;

91) работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);

92) ……… (другие навыки и умения)

1.5. Секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.7. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации:

1) оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;

2) планирование рабочего дня секретаря;

3) организация телефонных переговоров руководителя;

4) организация командировок руководителя;

5) организация работы с посетителями в приемной руководителя;

6) организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий;

7) организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя;

8) организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;

9) разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря;

10) составление и оформление управленческой документации;

11) организация работы с документами в приемной руководителя;

12) организация хранения документов в приемной руководителя;

13) обеспечение руководителя информацией;

14) организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Секретарь руководителя исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:

1) осуществляет выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;

2) производит внесение информации в планировщик (органайзер);

3) производит согласование с руководителем временных планов;

4) производит согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

5) производит информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

6) производит предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;

7) осуществляет формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций;

3.1.2. В рамках трудовой функции планирование рабочего дня секретаря:

1) осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря;

2) осуществляет ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе);

3) производит согласование планов с планами и сроками работы руководителя;

4) производит распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);

5) производит перенесение невыполненных запланированных задач;

6) осуществляет выполнение типичных ежедневных дел;

3.1.3. В рамках трудовой функции организация телефонных переговоров руководителя:

1) выполняет ведение базы телефонных контактов руководителя;

2) производит соединение руководителя с конкретными абонентами;

3) производит подготовку материалов для телефонных переговоров руководителя;

4) осуществляет регистрацию поступающих в приемную телефонных звонков;

5) производит перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим сотрудникам;

6) осуществляет получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

7) осуществляет установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;

8) осуществляет оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций;

3.1.4. В рамках трудовой функции организация командировок руководителя:

1) осуществляет подготовку проекта служебного задания руководителя;

2) осуществляет подготовку проекта приказа о служебной командировке;

3) осуществляет выписку командировочного удостоверения и его регистрацию при необходимости;

4) выполняет подготовку документов на получение визы, заграничного паспорта;

5) производит заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;

6) производит оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий;

7) производит подготовку документов к поездке руководителя;

8) выполняет уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки;

9) осуществляет проработку маршрута руководителя, увязку его с расписанием транспорта;

10) производит обработку материалов командировки, оформление отчета о командировке;

3.1.5. В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя:

1) производит организацию личного приема посетителей руководителем;

2) производит установление порядка приема для различных категорий посетителей;

3) выполняет ведение журнала предварительной записи на прием;

4) производит регистрацию посетителей;

5) осуществляет содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;

6) осуществляет организацию приема деловых партнеров в офисе;

7) осуществляет организацию обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе;

8) выполняет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;

9) осуществляет принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя;

3.1.6. В рамках трудовой функции организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:

1) осуществляет подготовку повестки дня мероприятия;

2) производит оформление списка участников мероприятия;

3) осуществляет информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;

4) осуществляет выбор места и времени проведения мероприятия;

5) осуществляет подготовку предварительной сметы расходов;

6) проводит рассылку приглашений подтвердившим участие в мероприятии;

7) выполняет сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;

8) выполняет рассылку информационных материалов участникам конферентного мероприятия;

9) производит составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия;

10) осуществляет закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз;

11) осуществляет решение вопросов технического оснащения мероприятия;

12) оказывает помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;

13) осуществляет организацию подготовки президиума и рабочих мест участников;

14) осуществляет организацию встречи и регистрация участников мероприятия;

15) выполняет ведение протокола мероприятия;

16) осуществляет организацию сервисного обслуживания во время кофе-пауз;

17) осуществляет организацию культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения;

3.1.7. В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:

1) производит документальное оформление решений руководителя;

2) осуществляет доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя;

3) производит дкоординацию деятельности по исполнению решений руководителя;

4) осуществляет ведение срокового текущего и предупредительного контроля;

5) проводит проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок;

6) производит предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;

7) производит фиксацию исполнения поручений;

8) производит составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя;

3.1.8. В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:

1) производит обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями;

2) осуществляет организацию приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;

3) осуществляет организацию оформления интерьера приемной руководителя;

4) производит оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой;

5) осуществляет организацию оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами;

6) производит обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой;

7) производит заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания;

3.1.9. В рамках трудовой функции разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:

1) осуществляет разработку должностной инструкции секретаря;

2) осуществляет разработку положения о секретариате;

3) осуществляет разработку инструкции по делопроизводству;

3.1.10. В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации:

1) выполняет составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

2) осуществляет печать служебных документов и других материалов;

3) выполняет размножение служебных документов;

4) осуществляет контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);

3.1.11. В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя:

1) осуществляет получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов;

2) выполняет подготовку документов для рассмотрения руководителем;

3) проводит учет документов, поступающих на имя руководителя;

4) осуществляет организацию доставки документов исполнителям;

5) выполняет создание и ведение базы данных документов руководителя;

6) выполняет ведение информационно-справочной работы;

7) производит контроль исполнения документов и поручений руководителя;

3.1.12. В рамках трудовой функции организация хранения документов в приемной руководителя:

1) осуществляет разработку разделов номенклатуры дел организации;

2) производит формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;

3) выполняет подготовку и передачу дел в архив организации;

3.1.13. В рамках трудовой функции обеспечение руководителя информацией:

1) производит сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

2) выполняет проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;

3) осуществляет предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате;

4) производит выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных;

5) производит формирование и использование баз данных в организации;

3.1.14. В рамках трудовой функции организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации:

1) осуществляет информирование работников организации о решениях руководителя;

2) осуществляет организацию обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации;

3) производит оповещение работников о предстоящих мероприятиях;

4) осуществляет организацию встреч трудового коллектива с руководством;

5) производит информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;

3.1.15. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.16. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Секретарь руководителя имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Секретарь руководителя привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения).

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основной задачей секретаря является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору Компании.

1.4. Секретарь должен владеть навыками организации работы с документами, составления документации, организации управленческого труда, применения средств вычислительной и организационной техники (факс, принтер, сканер, ксерокс, мини-АТС), знать культуру труда и служебную этику, охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.

2. Функции

На секретаря возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам Компании.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов Компании.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и кадрового учета.

3. Должностные обязанности

Секретарь должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность Компании.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять получение и распределение входящей почты, а также отправку исходящей.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению управления персоналом компании:

— оформление приказов по личному составу;

— оформление личных карточек формы N Т-2 или личных дел;

— оформление трудовых книжек;

— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

— оформление командировочных документов;

— оформление листов нетрудоспособности;

— ведение табеля учета рабочего времени;

— подготовка и хранение локальных нормативных актов по персоналу;

— организация своевременного ознакомления новых работников Компании с документацией, необходимой для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также ознакомление сотрудников под роспись с приказами, распоряжениями руководителя Компании, руководителей структурных подразделений и др. документами по управлению персоналом Компании;

— выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.11. Осуществлять прием и распределение звонков.

3.12. Обеспечивать жизнедеятельность офиса, заказ воды, продуктов для кофе-брейк, канцелярии.

3.13. Выполнять отдельные поручения руководства.

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. Запрашивать у функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Компании.

4.3. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.4. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. Ответственность

Секретарь несет ответственность за;

5.1. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений.

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Должностные обязанности секретаря

Кто такой секретарь

Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя компании. Он является «правой рукой» директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку.

Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат). В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.

Квалификационные требования

Референт — это сотрудник, который от лица фирмы общается с людьми. Он встречает посетителей, отвечает на телефонные звонки. Поэтому при приеме на работу уделяют очень большое внимание внешности будущего работника (опрятности) и его коммуникативным навыкам. Требования к квалификации можно посмотреть в справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37. Какие-либо специальные требования к работникам по этой профессии не установлены. Но компания может придерживаться своих стандартов, главное, чтобы они не были дискриминационными.

Обязанности

Заполняя этот раздел должностной инструкции, нужно знать, какие обязанности у секретаря наиболее важны для конкретной компании, и перечислить максимально все, что может потребоваться от сотрудника в процессе работы. Чем подробнее окажется список, тем проще потом взаимодействовать работнику и работодателю.

При составлении должностной инструкции необходимо соблюдать и правила русского языка. Неправильно писать «обязанности секретарши». Должность будет называться «секретарь», независимо от пола сотрудника.

Права

Права сотрудника никак не зависят от того, что входит в обязанности секретаря руководителя. Но это не значит, что их не нужно указывать в должностной инструкции. Права работника — это важный обязательный раздел, который необходимо сформулировать в соответствии с требованиями закона.

Ответственность

Каких-либо особенностей в ответственности делопроизводителя нет. Негативные последствия могут быть дисциплинарными, административными, уголовными и материальными. Все зависит от того, какие правила нарушены и какой был причинен вред.

Образец должностной инструкции

Должностная инструкция не является обязательным документом. Все важные моменты должны быть указаны в трудовом договоре. Но если вы все-таки решили разработать такой документ, то нужно быть очень внимательными. С момента утверждения его исполнение становится обязательным как для работника, так и для работодателя.

Скачать

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *