Система делопроизводства в организации

Место делопроизводства в структуре управления.

• Главная
• Избранное
• Популярное
• Новые добавления
• Случайная статья

12

Лекция 1. Классификация и виды документов

Вопросы:

1. Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.

3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.

Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);

организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

деловые письма, договоры, соглашения;

доклады, отчеты;

телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связьосуществляется при помощи:

устных переговоров, совещаний;

телефонных переговоров;

переговорных устройств и громкоговорящей связи;

телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);

регистрация документов;

передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;

передача документов для их последующего решения;

систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводстваявляются:

оперативность в составлении и прохождении документов;

высокое качество документов;

оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);

применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;

оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;

создание компьютерных сетей и сетевых технологий;

применение специализированного программного обеспечения.

Место делопроизводства в структуре управления.

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.

Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.

Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:

к техническимотносится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;

логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;

творческие– определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ — научная дисциплина, изучающая способы и закономерности образования документов, принципы организации работы с ними — от создания до уничтожения или передачи на архивное хранение.

За ру­бе­жом документоведение не рас­смат­ри­ва­ет­ся как самостоятельное научное на­прав­ле­ние, а дан­ные воп­ро­сы из­уча­ют­ся в кур­сах ин­фор­ма­ти­ки или ме­недж­мен­та уп­рав­ле­ния до­ку­мен­та­ци­ей.

В Рос­сии документоведение за­ро­ди­лось в середине — второй половине XIX века; в ра­бо­тах Н. В. Ва­ра­ди­но­ва, В. Н. Вельд­брех­та, Ф. Н. На­лив­ки­на и И. И. Рих­те­ра пред­при­ня­та пер­вая по­пыт­ка сис­те­ма­ти­за­ции де­ло­про­из­вод­ст­вен­ной до­ку­мен­та­ции, со­став­ле­ния пра­вил оформ­ле­ния до­ку­мен­тов, вы­де­ле­ния эта­пов их дви­же­ния, при­ме­не­ния де­ся­тич­ной клас­си­фи­ка­ции к до­ку­мен­там, соз­да­вае­мым в уч­ре­ж­де­ни­ях. Пред­став­ле­ние о до­ку­мен­те как но­си­те­ле ин­фор­ма­ции рас­ши­ри­ло по­яв­ле­ние но­вых спо­со­бов до­ку­мен­ти­ро­ва­ния: фо­то­гра­фии (1839 год), зву­ко­вой за­писи (1877 год), ки­но­за­писи (1895 год), ко­то­рые ста­ли су­ще­ст­во­вать на­ря­ду с тра­диционными бу­маж­ны­ми но­си­те­ля­ми.

В 1920-х-начале 1930-х годов в сфе­ру управ­ле­ния ак­тив­но вне­дря­лась на­учная ор­га­ни­за­ция тру­да (НОТ). Боль­шое вни­ма­ние в ра­бо­те АО «Бю­ро ор­га­ни­за­ци­он­но­го строи­тель­ст­ва «Орг­строй»» (об­ра­зо­ва­но в 1925 году при ЦКК — Нар­ко­ма­те РКИ СССР) и Государственного института тех­ни­ки управ­ле­ния (1926 год) уде­ля­лось во­про­сам стан­дар­ти­за­ции форм до­ку­мен­тов, а так­же при­ме­няе­мых при их соз­да­нии ма­те­риа­лов (бу­ма­га, лен­та для пи­шу­щих ма­шин, чер­ни­ла) и средств (руч­ки, пе­рья, ме­ха­нические при­спо­соб­ле­ния). Бы­ли раз­ра­бо­та­ны пер­вые стан­дар­ты на отдельные ви­ды до­ку­мен­тов. Раз­ра­бо­тан­ный Государственным институтом тех­ни­ки управ­ле­ния про­ект «Об­щие пра­ви­ла до­ку­мен­та­ции и до­ку­мен­то­обо­ро­та» мож­но счи­тать пер­вой на­учной по­пыт­кой соз­да­ния в стра­не еди­ной сис­те­мы де­ло­про­из­вод­ст­ва. С от­ка­зом от раз­ра­бот­ки на­учной ор­га­ни­за­ции тру­д как на­прав­ле­ния (начало 1930-х годов) и за­кры­ти­ем Государственного института тех­ни­ки управ­ле­ния (1932 год) ра­бо­ты по изу­че­нию до­ку­мен­та и тех­но­ло­гии ра­бо­ты с ним бы­ли свёр­ну­ты.

В 1960-е годы рез­кое уве­ли­че­ние чис­ла до­ку­мен­тов по­тре­бо­ва­ло вне­дре­ния средств ме­ха­ни­за­ции, а за­тем ав­то­ма­ти­за­ции, что, в свою оче­редь, выз­ва­ло не­об­хо­ди­мость уг­луб­лён­но­го изу­че­ния до­ку­мен­та, его уни­фи­ка­ции и стан­дар­ти­за­ции и при­ве­де­ния к еди­но­об­ра­зию тех­но­ло­гии его об­ра­бот­ки. В 1960 году в Московском государственном ис­то­ри­ко-ар­хив­ном институте (МГИАИ, ны­не Историко-архивный институт в со­ста­ве Российского государственного гуманитарного университета) об­ра­зо­ва­на пер­вая в СССР ка­фед­ра до­ку­мен­то­ве­де­ния.

По­ста­нов­ле­ни­ем Совета министров СССР от 25.07.1963 года Главное ар­хив­ное управ­ле­ние при Совете министров СССР бы­ло на­зна­че­но го­лов­ной ор­га­ни­за­ци­ей для ко­ор­ди­на­ции ра­бот по раз­ра­бот­ке Еди­ной государственной сис­те­мы де­ло­про­из­вод­ст­ва (ЕГСД); в 1966 году об­ра­зо­ван До­ку­мен­то­ве­де­ния и ар­хив­но­го де­ла ин­сти­тут. По­ста­нов­ле­ни­ем Совета министров РСФСР от 08.05.1964 года в Московском историко-архивном институте от­крыт факультет государственного де­ло­про­из­вод­ст­ва.

Делопроизводство ста­ло скла­ды­вать­ся как са­мо­сто­ятельная на­учная дис­ци­п­ли­на, свя­зан­ная с прак­тическими по­треб­но­стя­ми улуч­ше­ния ра­бо­ты государственного ап­па­ра­та. Даль­ней­шее раз­ви­тие документоведения про­ис­хо­ди­ло на сты­ке многих научных дис­ци­п­лин (ар­хи­во­ве­де­ния, ди­пло­ма­ти­ки, ис­точ­ни­ко­ве­де­ния, па­лео­гра­фии, сфра­ги­сти­ки, пра­во­ве­де­ния, язы­ко­зна­ния, ин­фор­ма­ти­ки и др.). В Московском историко-архивном институте раз­ра­бо­тан курс документоведения, из ко­то­ро­го по­сте­пен­но вы­де­ля­ют­ся отдельные дис­ци­п­ли­ны — ор­га­ни­за­ция и тех­но­ло­гия до­ку­мен­тационного обес­пе­че­ния управ­ле­ния, ин­фор­мационное обес­пе­че­ние управ­ле­ния, до­ку­мент­ная лин­гвис­ти­ка, орг­про­ек­ти­ро­ва­ние.

В 1987 году по­ста­нов­ле­ни­ем кол­ле­гии Министерства выс­ше­го и сред­не­го специального об­ра­зо­ва­ния СССР в Московском историко-архивном институте соз­да­но Учеб­но-ме­то­дическое объ­е­ди­не­ние по спе­ци­аль­но­сти «до­ку­мен­то­ве­де­ние и до­ку­мен­та­ци­он­ное обес­пе­че­ние управ­ле­ния». По­ста­нов­ле­ни­ем Государственного комитета Совета министров СССР по нау­ке и тех­ни­ке от 04.09.1973 года одоб­ре­ны «Ос­нов­ные по­ло­же­ния Еди­ной го­су­дар­ст­вен­ной сис­те­мы де­ло­про­из­вод­ст­ва» (по­след­няя редакция — 1988 год), ко­то­рые яви­лись ре­зуль­та­том научной и практической ра­бот по документоведению. То­гда же соз­дан ком­плекс государственных стан­дар­тов на управ­ленческую до­ку­мен­та­цию (в пер­вую оче­редь, ор­га­ни­за­ци­он­но-рас­по­ря­ди­тель­ную).

С середины 1990-х годов раз­ви­тие документоведения про­ис­хо­дит в ус­ло­ви­ях воз­ник­но­ве­ния но­вых форм эко­но­мических от­но­ше­ний и по­все­ме­ст­но­го вне­дре­ния ком­пь­ю­тер­ных тех­но­ло­гий. С 1993 года Институт до­ку­мен­то­ве­де­ния и ар­хив­но­го де­ла при уча­стии Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета еже­год­но про­во­дит ме­ж­ду­народные кон­фе­рен­ции по делопроизводству — «До­ку­мент в ин­фор­ма­ци­он­ном об­ще­ст­ве». С 1997 года из­да­ёт­ся спе­циа­ли­зированный журнал «Де­ло­про­из­вод­ст­во». В начале 2000-х годов бо­лее ста российских ву­зов, в ко­то­рых соз­да­ны специальные ка­фед­ры, го­то­вят спе­циа­ли­стов по документоведению и до­ку­мен­тационному обес­пе­че­нию уп­рав­ле­ния. В 1977, 1988, 2006 годах пуб­ли­ко­ва­лись учеб­ные по­со­бия (М. П. Илю­шен­ко, Т. В. Куз­не­цо­ва, Я. З. Лив­шиц).

Служба делопроизводства

Смотреть что такое «Служба делопроизводства» в других словарях:

• Федеральная служба по надзору в сфере природопользования России — Эмблема Росприроднадзора Флаг Росприроднадзора Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор) федеральный орган исполнительной власти России, находящийся в ведении Министерства природных ресурсов. Осуществляет функции… … Википедия

• Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения — (Росздравнадзор) … Википедия

• Федеральная служба судебных приставов — (ФССП России) … Википедия

• Государственная архивная служба Украины — Дата открытия 1917 год, как Библиотечно архивный отдел Департамента искусств Генерального секретарства дел образовательных Сайт Офіційний веб портал Державної архівної служби Укр … Википедия

• Федеральная служба государственной статистики — (Росстат) Общая информация Дата создания 1991 год (Госкомстат России) Предшествующее ведомство Госкомстат СССР Руководство деятельностью осуществляет Правительство России Штаб квартира Москва, ул. Мясницкая, 39 Число сотрудников 23 000 (2010 … Википедия

• Федеральная служба по труду и занятости — (Роструд) Общая информация Страна Россия Дата создания 9 марта 2004 Руководство деятельностью осуществляет Правительство Российской Федерации Вышестоящее ведомство Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации Штаб квартира Москва,… … Википедия

• Федеральная служба по надзору в сфере природопользования — Эмблема Росприроднадзора … Википедия

• Московская патриархия — Русской православной церкви Адрес: 119034, г. Москва, Чистый пер., 5 Тип организации: каноническое подразделение Московского патриархата Официальные языки … Википедия

• Викариатство — (в некоторых случаях также викарная епархия) в православных церквях церковно административная территориальная единица, входящая в состав епархии, во главе с викарием епископом, не являющимся правящим архиереем (иерахом), но… … Википедия

• Управления Администрации Президента Российской Федерации — В статье представлен список управлений – самостоятельных подразделений Администрации Президента Российской Федерации и их начальников. С 2004 г. основным подразделением Администрации Президента является управление Президента Российской Федерации … Википедия

Роль делопроизводства в управлении

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.

Делопроизводство — это важная составная часть работы каждого предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).

В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.

После образования древнерусского государства письменность стала необходимой для ведения переписки с другими странами, а также для заключения межгосударственных договоров. В условиях формирования классового общества возникла необходимость в составлении завещаний, записях о долгах, заключении торговых контрактов, в надписях на вазах об их предназначении и т.п.

Важными документами той эпохи были «княжьи уставы» и «уроки», а также церковные уставы.

Актовое делопроизводство

Как форму ведения делопроизводства актовые книги начали применять на территории западных славянских земель уже в XIII веке. Все, что происходило в судах, заносилось в актовые книги.

Приказное делопроизводство

В конце XV — начале XVI веков сложилась система приказов — центральных органов государственного правления, которые ведали отдельными отраслями в качестве ведомственных учреждений.

В практике деятельности приказов появились определенные формулы составных частей документов, порядок их оформления и перемещения, как в самих приказах, так и между ними. Документы стали разделять на законодательные (царские указы, решения Боярской Думы) и распорядительные (грамоты и указания органов государственного правления).

Коллегиальное делопроизводство

В 1717-1718 гг. на смену устаревшей системе приказов было создано 12 коллегий, каждая из которых вела определенную отрасль хозяйства или сферу управления и была подчинена сенату.

Для отношений между высшей властью и властью на местах были установлены соответствующие месту каждого учреждения виды документов. Высшие учреждения давали указания, подчиненные — писали «доносы» об их выполнении. Была создана не только иерархия учреждении, но и иерархия документов.

Исполнительное делопроизводство

Руководители структурных подразделений имели право получать и подписывать документы соответственно должности каждого. Документы поступали сверху вниз: от царя — манифесты, высочайшие приказы и рескрипты, от сената — указы и распоряжения. Министры и руководители департаментов подписывали циркуляры и приказы, губернские власти — указания и т.д.

В каждом учреждении входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах, состоящих из трех частей: для регистрации документов высшей власти, для обыкновенных документов и для секретных.

В это же время возникла практика составления разнообразных письмовников, ставших отечественной традицией. Нужно подчеркнуть, что, хотя эти сборники и носили название письмовников, вмещали они все виды документов: распоряжения, указания, циркуляры и т.п.

Достаточно было найти в письмовнике образец нужного документа или, еще лучше, заменив фамилию, дату и адрес, переписать документ заново. Благодаря письмовнику можно было также, используя типовые обращения или формуляр нужного документа, составить по нему новый.

Формы организации работы с документами. Состав сотрудников ДОУ

В разных учреждениях службы ДОУ имеют свои названия.
1. Управление делами – создается в министерствах, ведомствах, в краевых струк-турах. Делится на различные департаменты, до нескольких десятков отделений может быть, все зависит от объема документов.
2. Общий отдел – создается в исполнительных комитетах, органах управления, на заводах, в академических учебных заведениях. Делится на отделы: юридический, прото-кольная часть.
3. Канцелярия. Характерна для предприятий, школ, научно-исследовательских учреждений. Делится на отделы.
4. Управление делопроизводства.
5. Секретарь (в одном лице сосредотачивает всю работу с документами).
В зависимости от характера деятельности учреждения, объема работы, количества документов используют следующие системы делопроизводства:
1. Полная централизованная система делопроизводства. Применяется в учрежде-ниях с небольшим документооборотом и небольшим количеством структурных подразде-лений. Суть: все операции по документам сосредоточены в одном месте.
2. Частичная централизация. Применяется в учреждениях со сложной структурой и большим объемом документооборотом. Суть системы: часть операций осуществляется централизовано, а остальные сосредоточены по структурным подразделениям (например, ТГУ).
3. Децентрализованная системы. Такая система осуществляется только в структур-ных подразделениях (вся работа с документами), и характерно для филиалов предприя-тий.
Часто встречается первые 2 системы.
Впервые наименование должностей, занятых в делопроизводстве были разработа-ны в 1967 г. В настоящее время основным документом, регламентирующим наименова-ние должностей является «Общероссийский классификатор профессий рабочих специа-листов и служащих», утвержденный в 1998 г. Министерством труда и социального разви-тия РФ. По характеру труда работники сферы документации делятся на 3 категории:
1. Руководители.
2. Специалисты.
3. Технические исполнители.
1. Руководители. К руководителям относятся заведующие архивом, заведу-ющие всех отделений, созданных в управлении кадров. Основные функ-ции – распределение работы между сотрудниками, планирование, подго-товка различных документов, контроль за управлением осуществляется, но количество руководящего состава не должно превышать 20% от обще-го состава делопроизводственного персонала.
2. Специалисты – лица, обладающие специальными знаниями, опытом ра-боты в определенной сфере (архивист, референт, методист, документо-вед, инспектор, секретарь, ведущий специалист и т.д.). Функции: выпол-нение технических и оперативных задач, анализ и обобщение информа-ции, подготовка разного рода документов, исполнение заданий руково-дителя).
3. Технические исполнители: экспедитор, курьер, машинистка, стеногра-фист, делопроизводитель, корректор. Обязанности: выполнение опера-ций по учету, передачи, доставки информации, хранение, выполнение всех операций по документам.
Для знания какой нужен штат сотрудников, предлагают подготовить штатное рас-писание. В нем определяются все структурные подразделения предприятий, с точным ко-личеством состава людей. Это официальный документ. Затем указывается месячный оклад каждого сотрудника и месячный фонд заработной платы, отмечают надбавки, пре-мии. Штатное расписание подписывается руководителем.