Место делопроизводства в структуре управления.
- Главная
- Избранное
- Популярное
- Новые добавления
- Случайная статья
12
Лекция 1. Классификация и виды документов
Вопросы:
1. Введение. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.
2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда.
3. Государственная структура управления делопроизводством, документооборотом и архивами Республики Беларусь.
Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.
Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.
Цели делопроизводства:
создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).
Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.
К средствам письменной (документированной) связи относятся:
деловые письма, договоры, соглашения;
доклады, отчеты;
телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;
Устная связьосуществляется при помощи:
устных переговоров, совещаний;
телефонных переговоров;
переговорных устройств и громкоговорящей связи;
телеконференций и т.п.
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).
Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:
создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
регистрация документов;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
передача документов для их последующего решения;
систематизация документооборота в организации.
Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.
Основными принципами современного делопроизводстваявляются:
оперативность в составлении и прохождении документов;
высокое качество документов;
оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
применение безбумажных технологий обмена информацией.
Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:
оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
применение специализированного программного обеспечения.
Место делопроизводства в структуре управления.
Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений. Значительно большее количество составляют технические операции и действия по составлению, согласованию, регистрации, контролю исполнения подготовленных документов.
Делопроизводство представляет собой часть технологии управления и обработки документов.
Процесс труда с документами можно подразделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие операции:
к техническимотносится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документов, перемещение документа, контроль исполнения, подписание документов и др.;
логические – включают ознакомление с документом, подбор необходимой информации, проведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.;
творческие– определяют специфику труда руководителя, состоят из определения состава оптимального решения, документирования принятого решения и пр.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ — научная дисциплина, изучающая способы и закономерности образования документов, принципы организации работы с ними — от создания до уничтожения или передачи на архивное хранение.
За рубежом документоведение не рассматривается как самостоятельное научное направление, а данные вопросы изучаются в курсах информатики или менеджмента управления документацией.
В России документоведение зародилось в середине — второй половине XIX века; в работах Н. В. Варадинова, В. Н. Вельдбрехта, Ф. Н. Наливкина и И. И. Рихтера предпринята первая попытка систематизации делопроизводственной документации, составления правил оформления документов, выделения этапов их движения, применения десятичной классификации к документам, создаваемым в учреждениях. Представление о документе как носителе информации расширило появление новых способов документирования: фотографии (1839 год), звуковой записи (1877 год), кинозаписи (1895 год), которые стали существовать наряду с традиционными бумажными носителями.
В 1920-х-начале 1930-х годов в сферу управления активно внедрялась научная организация труда (НОТ). Большое внимание в работе АО «Бюро организационного строительства «Оргстрой»» (образовано в 1925 году при ЦКК — Наркомате РКИ СССР) и Государственного института техники управления (1926 год) уделялось вопросам стандартизации форм документов, а также применяемых при их создании материалов (бумага, лента для пишущих машин, чернила) и средств (ручки, перья, механические приспособления). Были разработаны первые стандарты на отдельные виды документов. Разработанный Государственным институтом техники управления проект «Общие правила документации и документооборота» можно считать первой научной попыткой создания в стране единой системы делопроизводства. С отказом от разработки научной организации труд как направления (начало 1930-х годов) и закрытием Государственного института техники управления (1932 год) работы по изучению документа и технологии работы с ним были свёрнуты.
В 1960-е годы резкое увеличение числа документов потребовало внедрения средств механизации, а затем автоматизации, что, в свою очередь, вызвало необходимость углублённого изучения документа, его унификации и стандартизации и приведения к единообразию технологии его обработки. В 1960 году в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ, ныне Историко-архивный институт в составе Российского государственного гуманитарного университета) образована первая в СССР кафедра документоведения.
Постановлением Совета министров СССР от 25.07.1963 года Главное архивное управление при Совете министров СССР было назначено головной организацией для координации работ по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); в 1966 году образован Документоведения и архивного дела институт. Постановлением Совета министров РСФСР от 08.05.1964 года в Московском историко-архивном институте открыт факультет государственного делопроизводства.
Делопроизводство стало складываться как самостоятельная научная дисциплина, связанная с практическими потребностями улучшения работы государственного аппарата. Дальнейшее развитие документоведения происходило на стыке многих научных дисциплин (архивоведения, дипломатики, источниковедения, палеографии, сфрагистики, правоведения, языкознания, информатики и др.). В Московском историко-архивном институте разработан курс документоведения, из которого постепенно выделяются отдельные дисциплины — организация и технология документационного обеспечения управления, информационное обеспечение управления, документная лингвистика, оргпроектирование.
В 1987 году постановлением коллегии Министерства высшего и среднего специального образования СССР в Московском историко-архивном институте создано Учебно-методическое объединение по специальности «документоведение и документационное обеспечение управления». Постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике от 04.09.1973 года одобрены «Основные положения Единой государственной системы делопроизводства» (последняя редакция — 1988 год), которые явились результатом научной и практической работ по документоведению. Тогда же создан комплекс государственных стандартов на управленческую документацию (в первую очередь, организационно-распорядительную).
С середины 1990-х годов развитие документоведения происходит в условиях возникновения новых форм экономических отношений и повсеместного внедрения компьютерных технологий. С 1993 года Институт документоведения и архивного дела при участии Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета ежегодно проводит международные конференции по делопроизводству — «Документ в информационном обществе». С 1997 года издаётся специализированный журнал «Делопроизводство». В начале 2000-х годов более ста российских вузов, в которых созданы специальные кафедры, готовят специалистов по документоведению и документационному обеспечению управления. В 1977, 1988, 2006 годах публиковались учебные пособия (М. П. Илюшенко, Т. В. Кузнецова, Я. З. Лившиц).
Служба делопроизводства
Смотреть что такое «Служба делопроизводства» в других словарях:
-
Федеральная служба по надзору в сфере природопользования России — Эмблема Росприроднадзора Флаг Росприроднадзора Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор) федеральный орган исполнительной власти России, находящийся в ведении Министерства природных ресурсов. Осуществляет функции… … Википедия
-
Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения — (Росздравнадзор) … Википедия
-
Федеральная служба судебных приставов — (ФССП России) … Википедия
-
Государственная архивная служба Украины — Дата открытия 1917 год, как Библиотечно архивный отдел Департамента искусств Генерального секретарства дел образовательных Сайт Офіційний веб портал Державної архівної служби Укр … Википедия
-
Федеральная служба государственной статистики — (Росстат) Общая информация Дата создания 1991 год (Госкомстат России) Предшествующее ведомство Госкомстат СССР Руководство деятельностью осуществляет Правительство России Штаб квартира Москва, ул. Мясницкая, 39 Число сотрудников 23 000 (2010 … Википедия
-
Федеральная служба по труду и занятости — (Роструд) Общая информация Страна Россия Дата создания 9 марта 2004 Руководство деятельностью осуществляет Правительство Российской Федерации Вышестоящее ведомство Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации Штаб квартира Москва,… … Википедия
-
Федеральная служба по надзору в сфере природопользования — Эмблема Росприроднадзора … Википедия
-
Московская патриархия — Русской православной церкви Адрес: 119034, г. Москва, Чистый пер., 5 Тип организации: каноническое подразделение Московского патриархата Официальные языки … Википедия
-
Викариатство — (в некоторых случаях также викарная епархия) в православных церквях церковно административная территориальная единица, входящая в состав епархии, во главе с викарием епископом, не являющимся правящим архиереем (иерахом), но… … Википедия
-
Управления Администрации Президента Российской Федерации — В статье представлен список управлений – самостоятельных подразделений Администрации Президента Российской Федерации и их начальников. С 2004 г. основным подразделением Администрации Президента является управление Президента Российской Федерации … Википедия
Роль делопроизводства в управлении
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.
Делопроизводство — это важная составная часть работы каждого предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).
В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.
После образования древнерусского государства письменность стала необходимой для ведения переписки с другими странами, а также для заключения межгосударственных договоров. В условиях формирования классового общества возникла необходимость в составлении завещаний, записях о долгах, заключении торговых контрактов, в надписях на вазах об их предназначении и т.п.
Важными документами той эпохи были «княжьи уставы» и «уроки», а также церковные уставы.
Актовое делопроизводство
Как форму ведения делопроизводства актовые книги начали применять на территории западных славянских земель уже в XIII веке. Все, что происходило в судах, заносилось в актовые книги.
Приказное делопроизводство
В конце XV — начале XVI веков сложилась система приказов — центральных органов государственного правления, которые ведали отдельными отраслями в качестве ведомственных учреждений.
В практике деятельности приказов появились определенные формулы составных частей документов, порядок их оформления и перемещения, как в самих приказах, так и между ними. Документы стали разделять на законодательные (царские указы, решения Боярской Думы) и распорядительные (грамоты и указания органов государственного правления).
Коллегиальное делопроизводство
В 1717-1718 гг. на смену устаревшей системе приказов было создано 12 коллегий, каждая из которых вела определенную отрасль хозяйства или сферу управления и была подчинена сенату.
Для отношений между высшей властью и властью на местах были установлены соответствующие месту каждого учреждения виды документов. Высшие учреждения давали указания, подчиненные — писали «доносы» об их выполнении. Была создана не только иерархия учреждении, но и иерархия документов.
Исполнительное делопроизводство
Руководители структурных подразделений имели право получать и подписывать документы соответственно должности каждого. Документы поступали сверху вниз: от царя — манифесты, высочайшие приказы и рескрипты, от сената — указы и распоряжения. Министры и руководители департаментов подписывали циркуляры и приказы, губернские власти — указания и т.д.
В каждом учреждении входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах, состоящих из трех частей: для регистрации документов высшей власти, для обыкновенных документов и для секретных.
В это же время возникла практика составления разнообразных письмовников, ставших отечественной традицией. Нужно подчеркнуть, что, хотя эти сборники и носили название письмовников, вмещали они все виды документов: распоряжения, указания, циркуляры и т.п.
Достаточно было найти в письмовнике образец нужного документа или, еще лучше, заменив фамилию, дату и адрес, переписать документ заново. Благодаря письмовнику можно было также, используя типовые обращения или формуляр нужного документа, составить по нему новый.
Формы организации работы с документами. Состав сотрудников ДОУ
В разных учреждениях службы ДОУ имеют свои названия.
1. Управление делами – создается в министерствах, ведомствах, в краевых струк-турах. Делится на различные департаменты, до нескольких десятков отделений может быть, все зависит от объема документов.
2. Общий отдел – создается в исполнительных комитетах, органах управления, на заводах, в академических учебных заведениях. Делится на отделы: юридический, прото-кольная часть.
3. Канцелярия. Характерна для предприятий, школ, научно-исследовательских учреждений. Делится на отделы.
4. Управление делопроизводства.
5. Секретарь (в одном лице сосредотачивает всю работу с документами).
В зависимости от характера деятельности учреждения, объема работы, количества документов используют следующие системы делопроизводства:
1. Полная централизованная система делопроизводства. Применяется в учрежде-ниях с небольшим документооборотом и небольшим количеством структурных подразде-лений. Суть: все операции по документам сосредоточены в одном месте.
2. Частичная централизация. Применяется в учреждениях со сложной структурой и большим объемом документооборотом. Суть системы: часть операций осуществляется централизовано, а остальные сосредоточены по структурным подразделениям (например, ТГУ).
3. Децентрализованная системы. Такая система осуществляется только в структур-ных подразделениях (вся работа с документами), и характерно для филиалов предприя-тий.
Часто встречается первые 2 системы.
Впервые наименование должностей, занятых в делопроизводстве были разработа-ны в 1967 г. В настоящее время основным документом, регламентирующим наименова-ние должностей является «Общероссийский классификатор профессий рабочих специа-листов и служащих», утвержденный в 1998 г. Министерством труда и социального разви-тия РФ. По характеру труда работники сферы документации делятся на 3 категории:
1. Руководители.
2. Специалисты.
3. Технические исполнители.
1. Руководители. К руководителям относятся заведующие архивом, заведу-ющие всех отделений, созданных в управлении кадров. Основные функ-ции – распределение работы между сотрудниками, планирование, подго-товка различных документов, контроль за управлением осуществляется, но количество руководящего состава не должно превышать 20% от обще-го состава делопроизводственного персонала.
2. Специалисты – лица, обладающие специальными знаниями, опытом ра-боты в определенной сфере (архивист, референт, методист, документо-вед, инспектор, секретарь, ведущий специалист и т.д.). Функции: выпол-нение технических и оперативных задач, анализ и обобщение информа-ции, подготовка разного рода документов, исполнение заданий руково-дителя).
3. Технические исполнители: экспедитор, курьер, машинистка, стеногра-фист, делопроизводитель, корректор. Обязанности: выполнение опера-ций по учету, передачи, доставки информации, хранение, выполнение всех операций по документам.
Для знания какой нужен штат сотрудников, предлагают подготовить штатное рас-писание. В нем определяются все структурные подразделения предприятий, с точным ко-личеством состава людей. Это официальный документ. Затем указывается месячный оклад каждого сотрудника и месячный фонд заработной платы, отмечают надбавки, пре-мии. Штатное расписание подписывается руководителем.