Скрепление документов

Как прошивать документы

Если организация работает с огромным количеством документов, а их сохранность имеет большое значение, то для простого хранения нужно каким-то образом систематизировать документы. В этом случае полезной будет прошивка документации. После скрепления бумаг можно быть уверенным, что никакой документ не потеряется. Рассмотрим, какие документы подшиваются и для чего это происходит.

Для чего сшивать документы нитками

Прошивка документов требуется Законом, и это не одна причина, по которой следует прошнуровать документацию. Постановление Правительства №439 включает руководство, как сшивать документы по стандартам ГОСТ.

Помимо этого, сшивание документации требуется для ее правильной передачи в какое либо учреждение, чтобы в последующем не возникало вопросов о недостаче каких-то листков. Также для всех учреждений действует единое правило, что при передаче не одного листа подшить документацию придется обязательно. Иногда нужно делать сшитие документов в банке сотрудницам соответственных отделов и писать на них номер отдела, также документация прошивается в суде и вставляется в файл.

Как прошить документы

Теперь встает вопрос о том, как правильно это делать. Некоторые сотрудники начинают паниковать и думают, что прошивка имеет очень строгие правила, что скрепляющий листок обязательно должен быть подписан печатными буквами, нить только с нейлона и т. д.

Однако, четких указаний по поводу того, каким образом следует подшивать документацию не существует. Главное, что должно быть соблюдено – это не потерять нужные бумаги к прошивке, ведь их сохранность и является основной задачей скрепления документации. А иногда случается, что третьи лица с целью мошенничества или скрытия информации могут подменить листы в папке, или вовсе их выложить.

Чтобы проверить, что отсутствующих бумаг нет, все прошитые листки должны быть пронумерованы. С обратной стороны сшитой документации приклеивают небольшой лист бумаги, где проставляется печать организации. С целью безопасности существует требование, чтобы штамп выходил за рамки наклеенной бумаги.

На приклеенной бумаге делается соответствующая запись: прошито, пронумеровано (однако количество страниц пишутся прописью и числами), прошнуровано, скреплено печатью. Заверяет документацию руководитель или сотрудник, который подготовил документы для сшивания.

Образец оформления прошитой документации

Peгулиpoвaниe пpoшивки дoкумeнтoв в дeлoпpoизвoдcтвe

Согласно требованиям Минюста России систематизация документации необходима для того, чтобы весь пакет бумаг был в порядке, по стандартам сдан в архив и т. д. На данный момент практически в каждой компании есть большое количество бумаг. Для правильного сохранения документов их передают в архив, откуда по заявлению можно получить архивированные листы, используемые бумаги в работе остаются в открытом доступе для сотрудников.

Важно! Необходимо знать, какие документы сшиваются, и на основании каких законных актов происходит данный процесс.

Дoкумeнты, пoдлeжaщиe пpoшивкe

Каждый сотрудник фирмы, который имеет дело с большим количеством документации, должен понимать, что не вся она подлежит сшиванию. Документ необходимо сброшюровать, если он состоит не менее, чем с двух листов.

Работники кадрового отдела прошивают следующие оригиналы:

  • утвержденные штаты;
  • состав личного и общего приказа.

Бухгалтера должны сшивать:

  • задаточные отчеты;
  • накладные;
  • счет-фактуры;
  • технические паспорта;
  • книги доходов;
  • ведомость по оборотам и остатков на счету;
  • акты проведения работ;
  • если зарплата наличными в кассе предприятия – ведомости на з/п.

Обратите внимание! Как прошивать документы должны знать работники, которые имеют дело с юридическими лицами, однако в данном случае документы – копии, поэтому печать не обязательно ставится. Если сказать в общем, то практически все компании имеют дело с прошивкой документов, различие только в процессе выполнения работы.

Hopмaтивныe aкты, peгулиpующиe пpoшивaниe дoкумeнтoв

На законодательном уровне не определены стандарты прошивки документации каждыми структурами фирмы, но при этом существуют общие правила сшивки листов. Приказ Росархива «Делопроизводство и архивное дело» №76, приказ Минкультуры №536 имеют рекомендации того, каким образом происходит скрепление документов, стандартная инструкция по делопроизводству.

Постановление Правительства РФ №439 имеет общую теорию, для чего это нужно, и каким образом это происходит, однако закон РФ «Об архивном деле» описывает только обязанность всех организаций сохранять документацию, но в законе, каким образом следует это производить не указано. Приказ № 02 – 213 «По делопроизводству в ЦБ» также описывает стандарты хранения документов в архиве во всех банках. Как прошить устав для налоговой, диктует условия налоговая инспекция. Налоговая служба также контролирует сохранность документов для физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Вариант скрепления документов по ГОСТу

Методика подготовки конфиденциальных документов к прошивке

Перед тем, как сшить документы их нужно пропустить через некоторые подготовительные к прошивке этапы. Правильный процесс прошивки регулируется Приказом от Росархива №76. Сначала листы надо пронумеровать, это предотвратит от вероятной утери листа или сокрытия информации. Листы нумеруются все, кроме страницы описи. Если при прошивке есть конверт, то вначале идет нумерация конверта, а после вложенных в него документов.

Чистые листки не вкладываются в прошивку – их уничтожают. Если вложены какие-либо картинки, диаграммы и т. д., то номер проставляется с обратной стороны вверху слева. Если вложен лист большого формата, то с правой стороны в верхнем углу ставится номер по очереди листа. Заверяет надпись ответственный сотрудник, указывает свою должность, подпись, дату формирования, количество листов.

Прошитая документация должна иметь опись, на которой не проставляется порядковый номер. На описи должна быть указана такая информация:

  • название документа, дата;
  • перечень всех подшитых документов, их количество, подпись руководителя.

Пройдя первый этап, можно приступать к главному этапу прошивки.

Пошаговая инструкция прошивки документов

Разберем, как правильно прошить документы нитками пошаговую инструкцию. Изначально нужно понимать, что прошивка документов предусматривает прошивку в две, три дырки, и даже в четыре и пять. Ознакомимся с каждым вариантом подробнее.

В две дырки

Документы, которые не имеют большой важности, сшиваются одним из самых простых вариантов – в две дырки. Но даже при таком простом способе многие сотрудники задаются вопросом, как прошить документы правильно. Чтобы не напутать, можно придерживаться следующих правил:

  • перед тем, как дыроколить листы, их нужно поровнять. Чтобы сделать два отверстия можно использовать дырокол или обычную иглу;
  • затем нужно нитку (желательно использовать прочную) пропустить через два отверстия таким образом, чтобы ее концы встретились с тыльной стороны;
  • нитки нужно связать. На узел наклеивается прочная бумага, зачастую в виде треугольника. На наклеенной бумаге ставится печать.

Это один из самых простых способов прошивки документации. Остальные варианты встречаются чаще, но по выполнению сложнее.

Обратите внимание! Склеивают узел для того, чтобы не произошла потеря листов. Также прописывается количество листов, данные специалиста, который осуществлял процедуру. Для тех документов, у которых срок давности больше 10 лет рекомендуется использовать для склеивания узла папиросную бумагу.

В три дырки

Используется методика прошивки такая же, как и при двух дырках, однако прокол делается на три дырки. Расстояние между отверстиями не должно быть больше 3-х см:

  • с другой стороны необходимо провести нитку, но через среднее отверстие. То есть конец должен быть с начального листа, следует оставлять примерно 7 см в запасе;
  • затем следует с лица просунуть нитку и иглу, направив в нижнее отверстие с другой стороны документа;
  • после этого следует снова нитку провести через среднее отверстие, образовывая, таким образом, прошитые два узелка;
  • теперь надо отрезать нитку и сохранить 7 см, как при первом обороте нитки. Кончики следует связать между собой.

Для сохранности документов ответственный сотрудник клеит листок прямоугольной формы, на нем надо написать имя сотрудника, подпись, а также число прошитых листов.

В четыре дырки

Необходимо сделать четыре дырки, расстояние между которыми должно составлять 1,5 см. Дальше надо вставить нитку во второе отверстие с тыльной стороны, протянуть ее в первое отверстие, затем провести через второе, третье и четвертое отверстие.

Образец прошивки в 4 дырки

В пять дырок

Зачастую прошив в пять отверстий используют в бухгалтерских отчетах, потому как комплект такой документации достигает гораздо большей толщины по сравнению с остальной. Между пятью дырками расстояние должно составлять до 5 см. В данной схеме можно также использовать сшиватель документов или пресс со сверлами. Чтобы в таком случае листы не были повреждены, следует использовать картонки, как обложки.

Как пошагово прошить документ в 5 дырок:

  • в среднее отверстие нужно просунуть нитку, оставляя 10 см. Затем нитка проходит через второе отверстие сверху;
  • с тыльной стороны нитка выходит в первое отверстие, а после входит снова во второе отверстие. Сделав это – один край готов;
  • с тыльной стороны в среднюю дырку снова вставляется нитка и выводится через четвертую;
  • теперь снова нитка надо просунуть в самое нижнее отверстие и с лицевой стороны направить в четвертую дырку;
  • таким образом, с тыльной стороны получается два кусочка нитки, которые необходимо между собой соединить.

Как прошить конверт с секретными документами

Секретная документация при передаче должна сохраняться в светонепроницаемых пакетах. На секретном пакете прописывается, что его нужно отдать лично в руки, либо указано, что это секретная информация.

Такие документы сшиваются крест-накрест.

Kaк зaвepить пpoшитыe дoкумeнты

Заверить документацию обязан ответственный сотрудник, без этого не получится отдать документацию на проверку либо отправить на сохранение. При этом нельзя допускать ошибки, ведь при проверке может появиться много проблем. Поэтому лучше не упускать данный момент.

Важно! Сотрудник, который подписывает документацию, берет на себя всю ответственность за ее подачу и содержание. Ответственность можно переложить на другого сотрудника, но только при наличии отдельного приказа.

Заверение документов

В целом прошивка документации является хорошей защитой ценных бумаг и подтверждает, что все подшитые документы подлинные. Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и как происходит данный процесс, можно не переживать за возврат документов и необходимость их повторной систематизации.

Опломбирование кадровых документов

Поговорим о таком нюансе оформления кадровых документов, как скрепление сургучной печатью или опломбирование. Ведь для некоторых документов это является обязательным требованием, невыполнение которого может привести к печальным последствиям. Но обо всем по порядку.

Для начала определимся, для каких документов это требование обязательно, а для каких желательно, но можно обойтись и без него.

К первой категории (требование обязательно) относятся прежде всего книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книги учета). Так, в п. п. 40 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила) установлены основные требования к ним.

Книги учета должны быть (абз. 4 п. 41 Правил):

— пронумерованы;

— прошнурованы;

— заверены подписью руководителя организации;

— скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Как раз на последнем требовании многие работодатели (а точнее, кадровые работники) «спотыкаются».

А ведь невыполнение даже одного из перечисленных требований приводит к нарушению трудового законодательства и к привлечению работодателя и руководителя к административной ответственности, что подтверждает судебная практика.

Судебная практика. Государственная инспекция труда (ГИТ) в г. Москве в связи с обращением работника провела внеплановую документальную проверку соблюдения трудового законодательства у работодателя. По результатам составлен акт о выявленных нарушениях трудового законодательства и выдано предписание об их устранении. В частности, отмечено о необходимости вести книгу учета движения трудовых книжек, опломбированную или скрепленную сургучной печатью.

Проверяя законность указанных актов ГИТ, судебные органы подтвердили их правомерность, отметив, что ГИТ действовала в пределах своей компетенции, а выявленные в предписании нарушения работодателем трудового законодательства являются очевидными и подтверждаются представленными доказательствами, достоверность которых опровергнута не была (Апелляционное определение Московского городского суда от 02.11.2012 по делу N 11-24946).

Судебная практика. Суд, рассматривая дело по обжалованию актов ГИТ, в которых установлены нарушения, допущенные работодателем, подтвердил их законность. Так, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не скреплена сургучной печатью или пломбой, что является нарушением требований ст. 66 ТК РФ и абз. 2 п. 41 Правил. Указанными действиями работодатель совершил административное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (Постановление Московского городского суда от 10.09.2012 N 4а-1925/12).

Требование об опломбировании (скреплении сургучной печатью) оправдано, поскольку срок хранения заполненной книги, установленный п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утв. Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010), составляет 75 лет.

Для остальных кадровых (и не только) многостраничных документов требование о скреплении сургучной печатью или опломбировании не обязательно, но иногда целесообразно, дабы защитить их, например, от несанкционированной замены или потери листов. К таким документам можно отнести локальные нормативные акты, журналы регистрации (например, по охране труда), книги учета и т.д.

Рассмотрим оба способа защиты документа, отметив, что выбор конкретного способа остается за работодателем.

Скрепление сургучной печатью

Главное назначение сургучной печати — подтвердить не то, что она проставлена конкретной организацией (или конкретным лицом), а то, что целостность документа (книги, журнала, письма и т.п.) не нарушена.

К сведению. С давних времен надежной защитой для сохранения тайн и секретов важных документов являлись печати, изготовленные из сургуча, о чем свидетельствует и выражение «за семью печатями».

Сургуч попал в Европу из Китая и стал известен под названием «испанский воск». Только испанские мастера длительное время изготавливали сургуч и тщательно скрывали тайну его производства. Но в XVI в. один из немецких авторов раскрыл в своем сочинении столь охраняемый рецепт.

Производство сургуча стало налажено в промышленных масштабах. Возможность купить сургуч появилась у всех желающих. Сургучные палочки стали распространяться по всему свету.

В числе первых, оценивших те возможности, которые давала сургучная печать, стали дипломаты. Поначалу только дипломатическая почта тщательно опечатывалась; государственные секреты требовали соблюдения строжайшей секретности. Постепенно и частные лица стали использовать печати из сургуча; письмо с такой печатью очень солидно выглядело и требовало серьезного отношения.

В XX в. сургуч стал использоваться в более прозаических целях. Почта России запечатывала им письма и посылки. Затем сургучной печатью стали скреплять прошитые и пронумерованные документы.

Сургучной печатью скрепляют, как правило, документы недлительного хранения, поскольку сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется.

В случае выбора этого способа скрепления документов необходимо учесть, что:

1) для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов и пожаров;

2) печать должна быть металлической (латунной) с высокой ручкой;

3) печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно.

Надо отметить, что ни Правила, ни какие-либо иные нормативные правовые акты не дают четких разъяснений о том, какие реквизиты должна содержать печать для опломбирования сургучом указанных книг. Следовательно, на сургучной печати могут быть любые реквизиты, свидетельствующие о принадлежности печати работодателю, например:

— наименование работодателя;

— ИНН, ОГРН;

— словесный или изобразительный товарный знак работодателя (ст. 1477 ГК РФ);

— иное изображение, позволяющее установить принадлежность печати работодателю.

Форма печати также может быть любой, не обязательно круглой.

Так как речь идет о печати, необходимо разработать собственный макет и утвердить оттиск печати соответствующим приказом.

Если у работодателя несколько печатей (а может, еще и штампов), то лучше утвердить положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в организации, в котором упомянуть такой вид печати, как сургучная.

Скрепление пломбой (опломбирование)

Правилами требования к пломбе не установлены. Поэтому необходимо определиться, что такое «пломба» и что можно использовать в качестве пломбы.

В нормативных актах само понятие «пломба» не определено.

К сведению. Слово «пломба» происходит от латинского plumbum — «свинец».

В словаре С.И. Ожегова дается следующее определение понятия «пломба» — это жестяная пластинка или сплюснутый кусочек свинца либо другого пластичного материала, которым опечатывают (опломбировывают) различные предметы, товары, помещения.

Отметим, что происхождение и словарное определение слова «пломба» не обязывают работодателя использовать только свинцовые пломбы. В настоящее время пломбы изготавливаются из разных материалов, выбор которых остается за работодателем.

При этом целесообразно учитывать следующие характеристики, которым должна отвечать пломба:

— персональную идентификацию;

— одноразовое действие;

— обеспечение защиты объекта от несанкционированного доступа;

— индикацию вмешательства;

— сдерживание от проникновения.

Такой вывод следует из Межгосударственного стандарта ГОСТ 31282-2004 «Устройства пломбировочные. Классификация» (далее — ГОСТ 31282-2004), действующего с 01.01.2006.

Ведь в п. 3.1 данного Стандарта установлено, что пломбировочные устройства — это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах проникновения.

Учитывая, что Правилами не установлены конкретные требования к пломбе, при опломбировании книг учета необходимо использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004.

Среди видов пломбировочных устройств, перечисленных в ГОСТ 31282-2004, для применения в нашем случае наиболее подходят пленочные пломбы. Часто их именуют пломбами-наклейками или индикаторными пломбами. Их используют на стеклянных, деревянных, пластмассовых, металлических поверхностях, а также там, где по техническим причинам невозможно применение иных типов опечатывающих устройств.

Рассмотрим особенности данного вида пломб:

— она может быть выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем;

— на поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки;

— как правило, такие пломбы имеют индивидуальный, неповторяющийся номер;

— о вскрытии такой пломбы будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на пломбе при попытке ее отклеить;

— по желанию работодателя на нее может быть нанесен логотип компании, предусмотрена графа для проставления даты опломбирования и подписи лица, его осуществившего.

Но главное преимущество данного вида пломб состоит в том, что она плоская и не будет создавать помех при заполнении книг учета. При этом пленочная пломба более устойчива к повреждениям, в отличие от сургучной печати или свинцовой пломбы.

К сведению. Ранее действовал ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры», утвержденный Постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Им устанавливалось 7 типов пломб, один из которых — пломбы бумажные. Именно от этого документа пошло применение бумажных наклеек в виде пломбы. Однако ГОСТ уже не действует! Поэтому одной бумажной наклейки для подтверждения выполнения требований по оформлению книг учета недостаточно.

Теперь скажем несколько слов об особенностях использования индикаторных пломб:

— перед нанесением пленки необходимо очистить поверхность от грязи и пыли и произвести ее обезжиривание;

— далее надо снять с пломбы бумажную ленту, наклеить пленку на рабочую поверхность в контрольной зоне и как следует разгладить, чтобы предотвратить образование воздушных пузырей;

— после этого заполнить заверительную надпись.

Обратите внимание: чтобы книги учета считались опломбированными, необходимо вписать номер пломбы в соответствующую строку.

Учитывая, что пленочные пломбы — это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, целесообразно вести журнал учета движения.

В заключение напомним, что невыполнение требований, установленных трудовым законодательством, является правонарушением, за которое предусмотрена административная ответственность. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ с 01.01.2015 штраф, налагаемый на организацию, составляет от 30 000 до 50 000 руб., а на должностное лицо — от 1000 до 5000 руб.

Прошнуровано и пронумеровано — образец

Каждый документ, состоящий более чем из одного листа (Для ИП это форма 21001, для ООО это Устав), прошивается и проклеивается на последнем листе нижеприложенными стикерами с указанием количества листов и подписью Заявителя (для юридических лиц заявитель, это тот, чья подпись заверяется у нотариуса).

Исключение составляют формы заверяемые нотариусом по Юридическим лицам (Р11001, Р13001, Р14001 их прошивает, проклеивает и заверяет НОТАРИУС). Для ИП формы 21001, 24001 и 26001 можно не заверять и нотариуса. Тогда их следует прошить и проклеить самостоятельно.

При первичной регистрации Общества Заявителем может быть только один из его учредителей физических лиц, либо, если в составе учредителей есть юридическое лицо, то заявителем может выступать руководитель этого юридического лица-учредителя (обращаем внимание, что речь идет не о руководителе (генеральном директоре) вашего создаваемого ООО!!!)

Для прошивки нужно собрать листы в порядке нумерации, взять дырокол и сделать отверстия, прошить ниткой листы, вырезать один из нижеразмещенных текстовых блоков и с обратной стороны заклеить место прошивки. Вписать количество листов (не страниц с текстом, а именно листов) поставить свою Фамилию, Инициалы в формате (Иванов И.И.) и подпись. Желательно чтобы часть подписи выходила за пределы вырезанного блока и попала на лист документа.

Скачать Образец документа Прошито и пронумеровано в word.

Печать закрытия и скрепления мастерской работы

» Огненная колесница — НЛО и славянское ведическое православие. Инопланетяне это древние Божества.
Пн Апр 27, 2020 12:15 pm автор Weluma8
» Характеристика личности на Таро.
Вс Апр 26, 2020 7:07 pm автор Гость
» Магическая помощь
Ср Апр 22, 2020 5:30 pm автор Гость
» ПРАВИЛА ФОРУМА
Вс Апр 19, 2020 9:20 am автор кувшинка
» Сильная рассорка (Горы ль вы высокие…)
Пн Апр 13, 2020 5:48 pm автор Гость
» Сон всем снам
Сб Апр 11, 2020 8:02 pm автор Alexandra
» став «Продавец» Продажа любых объектов.
Пт Апр 03, 2020 11:04 am автор ♥Росинка♥
» Приворот на Библии
Пт Фев 21, 2020 9:04 pm автор alla666
» История Агафоника о силе Богородичной молитвы
Ср Фев 12, 2020 7:57 pm автор Гость
» 14 февраля день Святого Трифона
Вт Фев 11, 2020 10:06 pm автор Гость
» На похудение в кратчайшие сроки
Пт Фев 07, 2020 6:20 am автор alla666
» Технические проблемы
Сб Фев 01, 2020 7:14 pm автор ♥Росинка♥
» Ключи — поправители
Сб Янв 18, 2020 11:49 pm автор Гость
» Отливка оловом и свинцом. Мастерские подходы и тонкости
Вт Янв 07, 2020 8:38 am автор Гость
» Обряды 7 января
Вс Янв 05, 2020 7:13 pm автор Катерина
» Ритуалы на Рождество
Вс Янв 05, 2020 6:34 pm автор Катерина
» Краткая молитва на Рождество
Вс Янв 05, 2020 6:32 pm автор Катерина
»
Чт Дек 05, 2019 3:03 am автор Leprekon
» Денежные заговоры на каждый день недели
Чт Ноя 28, 2019 8:57 pm автор АРМИНА
» Псалом благословляющий семью на счастье
Вс Ноя 24, 2019 5:59 pm автор Анастасия
» Оберег «Месть»
Вс Ноя 24, 2019 5:55 pm автор Анастасия
» Колесница победы.
Вт Ноя 19, 2019 1:42 pm автор Лена
» Диагностика
Чт Ноя 07, 2019 11:08 am автор wolchitsa
» Пятака на фарт заречить
Сб Ноя 02, 2019 7:44 pm автор АРМИНА
» ✔✔✔ ВОПРОС УЧАСТНИКАМ ФОРУМА !!!
Пт Ноя 01, 2019 4:54 am автор Гэлла

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *