Слияние в ворде

Информационные технологии в подготовке научных публикаций

Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащего переменную часть.

Для обработки данных научного исследования может понадобиться выполение процедуры слияния.

Каждый документ из рассылаемых содержит как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого документа слияния поступают из источника данных. Процесс слияния состоит из нескольких общих действий. Соответсвующие этим действиям кнопки и команды расположены на вкладке «Рассылки».

Настройка основного документа

Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма. Для подготовки такого документа на вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выберают команду «Начать слияние» и тип документа, который нужно создать.

  • Комплект конвертов — обратные адреса на всех конвертах одинаковые, а адрес получателя в каждом случае уникален.
  • Комплект наклеек (для конвертов) с адресами — на каждой наклейке указаны уникальные фамилия и адрес.
  • Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты — основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит уникальные сведения (например, фамилию или адрес).
  • Каталог или папка — для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.

Подключение документа к источнику данных

Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма. Данные в документе должны быть структурированы определенным образом. Если это текстовый документ формата doc(docx), то даные в нем должны располагаться в одной таблице. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ. Источником данных также может быть любой лист или именованный диапазон книги Excel.

  • На вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выберают команду «Выбрать получателей», а далее один из пунктов:
  • «Контакты Outlook», если нужно использовать список контактов приложения Outlook,
  • «Использовать существующий список» при работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных и выбирают этот файл в диалоговом окне «Выбор источника данных».
  • «Создание списка», если файла данных еще не существует, используют открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.

Уточнение списка получателей или элементов

В результате слияния будет создана копия основного документа для каждого элемента или записи из источника данных. При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ. Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполняют следующие действия. На вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выбирают команду «Изменить список». В диалоговом окне «Адресаты слияния» выполняют одно из следующих действий:

  • «Выделение отдельных записей». Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Необходимо установить флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снять флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.
  • «Сортировка записей». Выбирают заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Повторный щелчок по заголовку столбца, отсортирует список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я).
  • «Фильтрация записей». Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.

Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)

После подключения основного документа к файлу данных в текст документа добавляют текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные. Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля будут соответствовать заголовкам столбцов таблицы в файле данных. При слиянии данные из первой строки файла данных замещают поля в основном документе, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д. Перед вставкой поля в основном документе необходимо выполнить щелчок в месте, где необходимо вставить поле. Поля добавляют одной из команд группы «Составление документа и вставка полей» на вкладке «Рассылки»:

  • «Блок адреса» – позволяет добавить элементы адреса
  • «Строка приветствия» – позволяет сформировать строку с обращением по имен и \или фамилии

Примечание: Если появится диалоговое окно «Подбор полей», значит, не найдены некоторые сведения для формирования полей. Щелкнув стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), выбирают соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

  • «Вставить поле слияния» – позволяет вставлять сведения из отдельных полей, комбинируя их в нужной последовательности по потребностям.

Предварительный просмотр результатов слияния

Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения. Для просмотра необходимо выполнить команду «Просмотреть результаты» в группе «Просмотреть результаты» вкладки «Рассылки». Для постраничного просмотра каждого составного документа используют кнопки «Следующая запись» и «Предыдущая запись» в группе «Просмотр результатов». Конкретный документ можно выбрать с помощью команды «Найти получателя». Получатели также могут быть определены в соответсвии сопределеннными критериями, для чего используются фильтры.

Примечание: Чтобы открыть диалоговое окно «Адресаты слияния», позволяющее отфильтровать список или исключить получателей, если в список попали нежелательные записи, на вкладке «Рассылки» в группе «Начать слияние» необходимо выбрать пункт «Изменить список получателей». Поля слияния форматируют так же, как форматируют текст. (Выделение обязательно должно включать двойные кавычки (» «), окружающие поле).

Завершение слияния

Word сохраняет результаты слияния в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы. На вкладке «Рассылки» в группе «Завершение» необходимо выбрать пункт «Завершить и объединить», а затем выполнить «Печать документов» – если результаты слияния необходимо распечатать. «Изменить отдельные документы» – позволяет сохранить весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или диапазон документов.

Основной документ сохраняют отдельно (он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний). При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных.

Использование инструмента Слияние для подготовки комплексных документов в MS Word 2007

Методические указания к выполнению практической работы «Инструмент Слияние в MS Word»

Использование инструмента Слияние для подготовки комплексных документов в MS Word

В жизни часто возникает необходимость подготовки документов стандартной формы нескольким адресатам (приглашения, уведомления, ведомости результатов и т. п). В подобной ситуации можно последовательно выполнить все действия: оформить основной текст, ввести имя первого адресата, распечатать письмо, изменить имя адресата, распечатать следующее письмо и т.д. Однако текстовый процессор Word предоставляет возможность автоматизированной подготовки подобных документов для рассылки. Программа вставляет по очереди предварительно подобранные данные в стандартный текст и распечатывает результаты. Эта операция позволяет автоматически создать множество копий шаблона документа с различными реквизитами. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством страниц. Для этого надо первоначально подготовить сам шаблон в виде произвольного документа Word и список реквизитов в отдельном файле, а затем выполнить их слияние. Слияние можно использовать для создания любого типа документов, в которых поля сопоставляются данным.

Процедура слияния состоит из нескольких этапов:

  1. Создание или выбор существующего источника данных. Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Источником данных может быть практически любая структурированная в таблицу информация.
  2. Создание основного документа. Основным документом слияния называется документ, который содержит текст и рисунки, одинаковые в каждой версии конечного документа.
  3. Вставка полей слияния. Поля, в которые переносится переменная информация из источника данных в основной документ перед выводом готового документа на печать, называются полями слияния.
  4. Вывод стандартного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. При этом составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.

Рассмотрим выполнение этих действий на примере слияние данных MS Excel и MS Word.

1 этап. Подготовка данных электронной таблицы

Таблица, предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям:

  • в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы.
  • все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.
  • на листе документа MS Excel таблица должна располагаться с певой строки и первого столбца.

В качестве примера рассмотрим таблицу с перечнем заказов на изготовление продукции некоторой рекламной фирмы.

2 этап. Подготовка шаблона документа Word

На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ-шаблон, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.

Предположим нам необходимо разослать квитанции всем заказчикам буклетов.

Текст документа будет одинаковым за исключением сведений об организации заказчика, типа рекламы, количество заказов, стоимости одного заказа и общей суммы, и даты заказа. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)

Таким образом, на этом этапе в документе Word печатается общий для всех квитанций (писем) текст.

Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется активировать опцию Выделить поля слияния в группе Составление документа и вставка полей ленты Рассылки. Если эта опция включена, то поля слияния будут отображаются в документе-шаблоне на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.

3 этап. Работа Мастера слияния MS Word

Открываем файл документа-шаблона MS Word.

Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word 2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки.

В версиях до Word 2007 следует выполнить команду меню Сервис  Письма и рассылки  Слияние. Кроме того, для более удобной работы в версиях до Word 2007 можно вывести панель инструментов Слияние

Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

1 шаг: выбираем тип документа для рассылки, в нашем случае это Письма

2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки, им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы выбираем Текущий документ

3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка. Затем с помощью кнопки Обзор… выбираем нужный файл в Проводнике

После выбора файла раскрывается диалоговое окно с выбранной таблицей. Если нам нужны все записи, то сразу нажимаем ОК.

При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд.

Возможности фильтрации и поиска здесь, конечно, намного беднее, чем в Excel, но сделать простейшую выборку по текстовым или числовым значениям можно. Кроме того, возможно выбрать записи для рассылки вручную с помощью флажков.

В нашем случае требуется установить фильтр по полю Тип рекламы по значению «Буклет».

4 шаг: вставляем нужные поля в документ. Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова «Заказчик». Так как нам нужны отдельные поля, выбираем Другие элементы…

Раскрывается диалоговое окно для выбора полей слияния. Выбираем поле Заказчик, нажимаем Вставить  Закрыть, то же самое для поля Тип рекламы. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор в соответствующие позиции квитанции-шаблона, снова нажимаем ссылку Другие элементы…, выбираем необходимое поле в окне Вставка поля слияния нажимаем Вставить  Закрыть. Аналогично вставляем оставшиеся поля. Вставить поля слияния можно также воспользовавшись опцией Вставить поле слияния в группе Составление документа и вставка полей ленты Рассылки.

5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки навигации. На этом шаге также можно изменить список получателей, применив фильтр или убрав флажки. Так как мы применили фильтр ранее, получателей осталось 4.

Присмотревшись повнимательней к полученному результату, видим, что он не вполне соответствует нашим ожиданиям:

Значения стоимости отображаются без наминала денежных единиц. В дате – сначала месяц, а потом день, хотя в таблице Excel всё было в порядке. Такие же неприятности могут возникнуть при импорте ячеек с десятичными и целыми числами, денежным форматом и т.д. Вывод: при слиянии форматирование чисел и дат не сохраняется. Но выход есть! Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с датой заказа, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей.

Получим следующее {MERGEFIELD «дата_заказа»}

Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Добавим после кода поля формат даты, получим: {MERGEFIELD «дата_заказа»\@»DD.MM.YYYY»}, вызовем контекстное меню и выберем Обновить поле.

Для добавления текста после значений полей Суммы и Стоимости одного заказа кликнем по ним правой кнопкой мыши и выберем команду Изменить поле… В появившемся окне диалога Поле отметим флажок опции Текст для вставки после и справа в текстовой области введем нужный текст.

И получаем окончательный вариант шаблона для формирования квитанций:

6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем… и просматриваем получившийся документ, при необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить на печать.

Задания для самостоятельного выполнения.

Задание 1.

Сформировать основную и вспомогательную таблицы. Использовать для вычислений данные вспомогательной таблицы.

Вариант 1.1.

При вычислении оклада использовать значение ставки МРОТ (1 100р.).

Должность

Коэффициент

Вед. инженер

Инженер I к.

Инженер II к.

Вариант 1.2.

№ пп

Наименование товара

Кол-во

Дата реализации

Цена

Стоимость

евро

руб.

евро

руб.

Утюг Bosch

5 янв

Кофеварка Philips

12 янв

Пылесос Brown

12 янв

Эл. чайник Tefal

22 янв

Пылесос Samsung

22 янв

Дата

Курс

5 янв

33,75 р.

12 янв

33,80 р.

22 янв

34,10 р.

Вариант 1.3.

Тип площади

Стоимость 1 кв. м

Требуемая площадь

Итого за месяц

Кол-во месяцев

Итого

Офис

Производство

Стоянка

Склад

Тип площади

Офис

Производство

Склад

Стоянка

Стоимость 1 кв. м

$5,0

$2,5

$1,7

$2,0

Вариант 1.4.

№ пп

Наименование товара

Фирма-произв.

Дата

Цена (евро)

Цена поступл. (руб.)

Цена реализации (руб.)

поступления

реализации

Холодильник

12 янв

28 янв

Холодильник

5 янв

25 янв

Стиральная машина

22 янв

25 фев

Стиральная машина

5 янв

30 янв

Стиральная машина

12 янв

22 янв

Холодильник

22 янв

1 фев

Стиральная машина

5 янв

10 фев

Дата

Курс

5 янв

33,75 р.

12 янв

33,80 р.

22 янв

33,85 р.

1 февр

34,10 р.

10 февр

34,10 р.

Задание 1.

Выполните задания, используя таблицы из предыдущих вариантов.

Задание 2.1.

Создайте расчетную ведомость на каждого сотрудника с указанием его должности, оклада, премии, налога и суммой к выдаче.

Задание 2.2.

Создайте ценники на товары с указанием наименования товара, количеством на складе, ценой в евро и рублях.

Задание 2.3.

Сформируйте квитанцию на оплату аренды, укажите тип площади, стоимость 1 кв. м, количество кв. м., срок аренды, итоговую сумму.

Задание 2.4.

Создайте ценники на товары с указанием наименования товара, ценой реализации в евро и рублях.

Лучкова О. К. МОУ «СОШ №55 г.Саратов»

Слияние документов в Word

Слияние документов (mail merge) используется для распечатки множества документов с переменными данными.

На этой странице будут обсуждаться только основные возможности, позволяющие начать эффективную работу с описываемой функцией.

Из английского названия можно догадаться, что это часто используется для распечатки писем. Например, вы хотите выслать много однотипных писем разным людям. В каждом письме меняется только ФИО и адрес.

Каждый, кому пришлось распечатать десяток-другой подобных документов (не говоря про сотни), прекрасно понимает, насколько трудоемка и чревата ошибками эта работа.

Некоторые другие примеры:

  • конверты;
  • электронные письма;
  • наклейки;
  • финансовые документы (расчетные листки и др.);
  • грамоты;
  • аттестаты;
  • анкеты для получения загранпаспорта группой;
  • доверенность на сотрудника;
  • типовая справка;
  • приглашения на мероприятия;
  • список можно продолжать бесконечно.

Способов выполнения этой работы достаточно много, но мы разберем один – последовательный с подговкой файлов вручную.

Для выполнения слияния потребуется создать два документа: основной и файл с данными.

Основной документ

Поскольку основное назначение слияния заключается в распечатке документов, будем обсуждать его именно на этом примере.

Основной документ представляет из себя то, что должно быть отпечатано на бумаге в виде бланка (пустографки). Но, если в обычной ситуации нужные места мы заполняет от руки, либо «впечатываем» их в текстовом редакторе, в эти места, то при объединении, в указываемые места вставятся нужные фрагменты текста.

Далее возможны два варианта:

  1. распечатываемый документ состоит из постоянной и переменной частей;
  2. надо «попасть» в нужные места готового бланка.

Нужно заметить, что документ может быть сколь угодно сложен, а при распечатке на цветном принтере и плотной бумаге иметь весьма «представительный» вид.

Пример подготовленного основного документа:

Предположим, нам надо распечатать много таких грамот.

На первой стадии

«Попадание» в уже распечатанный бланк

Документ с данными

Представляет собой документ Word с обычной таблицей, где каждая строка содержит данные для одного «письма». (Хотя источником может быть и файл базы данных.)

Названия граф должны содержать будущие имена вставляемых полей, в связи с чем, они не могут содержать пробелов, стандартно заменяемых на символ подчеркивания. Во многих литературных источниках настоятельно рекомендуется использовать для названий только латинские буквы и цифры. (То есть не использовать русские и другие национальные алфавиты.) Начинаться оно должно с буквы.

Ограничение: 63 колонки, то есть 63 фрагмента переменной информации.

Пример подготовленного файла с даными:

Слияние документов

Для начала соединения двух документов нужно выполнить команду меню Сервис→Письма и рассылки→Слияние… (Tools→Letters and Mailings→Mail Merge), которая запустит в панели задач (справа) помощника слияния. Того же можно достичь, открыв соответствующий пункт панели задач (Ctrl+F1). Работа разделяется на 6 шагов.

Для эффективной работы нужно включить инструментальную панель слияния, которая на первом этапе будет неактивной:

но активируется полностью после завершения работы:

Итак, 1-й этап: определение вида документа.

Этап 2:

Этап 3:

Этап 4:

Этап 5:

Этап 6:

Выбрать тип документа (Main document setup)

Открыть источник данных (Open Data Source)

Адресаты слияния (Mail Merge Recipients)

Блок адреса (Insert Address Block)

Строка приветствия (Insert Greeting Line)

Вставить поля слияния (Insert Merge Fields)

Поля/данные (View Merged Data) – переключатель, выводящий на экран либо имена полей, либо конкретные данные для записи.

Заполнение полей (Hightlight Merge Fields)

Сопоставление полей слияния (Match Fields)

Размножить наклейки (Propagate Labels). Активируется только для наклеек.

Панель навигации, позволяющая перемещаться на одну запись вперед/назад, в начало и конец списка, либо на запись с определенным номером.

Найти элемент (Find Entry) – производит последовательный поиск записей, содержащих указываемый текст в определенном поле.

Поиск ошибок (Check for Errors)

Слияние в Новый документ (Merge to New Document). Наиболее разумный способ для полной предпечатной проверки.

Слияние при печати (Merge to Printer).

Слияние по электронной почте (Merge to E-mail).

Слияние при отправке по факсу (Merge to Fax). Как видно, кнопка остается неактивна, так как в компьютере нет факс-модема.

Трудности

За основными затруднениями можно обратиться к Справке.

Вместе с тем, самое главное нигде не упоминается. Дело в том, что Word компонует распечатываемый документ в соответствии с настройками текущего принтера. Если вы подготовили основной файл на одном компьютере, а печатать собираетесь на другом, то будьте готовы к тому, что все может «развалиться».

Данные не помещаются в отведенном месте и происходит сдвигание последующих элементов или обрезание данных. Проблему надо предусматривать заранее!

Лабораторная работа 6: Ассистент слияния

Пусть в компьютере вашей фирмы находится большой список всех ее клиентов. Такой список может, например, пополняться при регистрации новых клиентов. Вам поставлена задача уведомить каждого из клиентов о предстоящем мероприятии, обратившись к ним персонально. Было бы мало удовольствия подготавливать все послания клиентам вручную.

В редакторе Microsoft Word есть средства, позволяющие без труда на основе списка адресатов и стандартного текста обращения к ним создать любое количество персональных посланий. Это Ассистент слияния. Он осуществляет объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть.

Например, сообщение участникам олимпиады, как собственно текст делового письма, можно рассматривать в качестве постоянной информации. Это основной документ. Такое письмо нужно отправить участникам олимпиады. Переменной информацией являются Фамилия, Имя, Отчество участника и сумма набранных им баллов. Список участников представляет собой источник данных.

Подготовка персональных копий стандартного письма проводится в 3 этапа:

1. на 1 этапе создается документ с исходными данными (источник данных). Это может быть, например, список адресов, фамилий и т.д.;

2. на 2 этапе создается основной документ (стандартное письмо) с полями слияния для последующего заполнения;

3. на заключительном этапе дается команда объединить исходные данные с основным документом. После выполнения команды Вы будете иметь множество писем, каждое из которых будет иметь своего получателя.

Общая схема слияния

Источник данных

Фамилия Имя Отчество Индекс Адрес Сумма баллов
Гамаюнов Владимир Генрихович г. Минск, ул. Красина 20, кв. 25
Алентов Петр Сергеевич г. Минск, ул. Енисейская, 53, кв. 20

Основной документ

Поле слияния

г. Минск, ул. Красина 20, кв. 25 Уважаемый Гамаюнов Владимир Генрихович! Сообщаем, что Вы, участвуя в олимпиаде по информатике, набрали 57 баллов. Оргкомитет г. Минск, ул. Енисейская, 53, кв. 20 Уважаемый Алентов Петр Сергеевич! Сообщаем, что Вы, участвуя в олимпиаде по информатике, набрали 35 баллов. Оргкомитет

Результат слияния


Чтобы воспользоваться Ассистентом слияния, необходимо выполнить следующие действия:

1. Создать источник данных (например, создать в отдельном документе таблицу со всей необходимой информацией, причем заголовки столбцов будут являться полями слияния). Источник данных можно создать, используя команду Выбрать получателей – Ввести новый списоквкладка Рассылки.Сохранить и закрыть этот файл.

2. Создать в отдельном файле письмо не заполняя места, где будут вставлены уникальные данные каждого получателя. Текст в стандартном документе набирается и форматируется обычным способом.

3. Открыть вкладку Рассылка. Выбрать команду Выбрать получателей — Использовать существующий список (группаНачало слияния), выбрать созданный ранее и сохраненный список получателей.

4.Установив курсор в нужном месте (например, там, где должна быть напечатана фамилия получателя) выбрать команду Вставить поле слияния и выбрать из открывшегося списка необходимое поле. Поле слияния выделяется в документе угловыми скобками:

5. Аналогичным образом заполняются все поля слияния:

6. Закончить ввод текста и полей слияния.

7. При необходимости, можно просмотреть результаты слияния. Для этого необходимо выбрать команду Просмотреть результаты в одноименной группе:

8. Для завершения слияния необходимо выбрать команду Найти и объединить – Изменить отдельные документы и выбрать Объединить все записи (группа Завершение). После этого можно сохранить полученный документ, отпечатать полученные письма или отредактировать их по отдельности.

Для удобства работы можно использовать мастер слияния, который открывается командой Начать слияние — Пошаговый мастер (группа Начало слияния). В правой части рабочего окна откроется мастер слияния, который пошагово помогает создать письмо:

Замечание. Если в результирующем документе требуется, чтобы вместо определенного поля подставилось значение в зависимости от некоторого условия, то используется стандартное поле Word IF…THEN…ELSE (команда Правила). При его выборе открывается диалоговое окно Вставка поля IF:


Далее следует:

а) выбрать в области Полеодно из полей слияния (например, «ПОЛ»);

б)в области Оператор выбрать один из способов сравнения (например, «Равно»),

в) в поле Значение ввести требуемый текст (например, «М»);

г) ввести разные тексты в поля для совпадающих и не совпадающих значений и щелкнуть покнопкеОК(Можно менять окончание слова, как на рисунке – таким способом формируется обращение к человеку в зависимости от пола «Уважаемый» если пол мужской, «Уважаемая» – если женский).

На экране появится один из вариантов обращения.

Ассистент слияния позволяет проводить отбор получателей по определенным критериям. Для этого можно использовать команду Изменить список получателей.Откроется таблицаПолучатели слияния:

В этой таблице выбрать нужное поле (например, Пол), далее Дополнительно (как на рисунке выше). Откроется диалоговое окно Отбор записей:

Выбрав соответствующий Оператор и задав необходимое Значение, можно отфильтровать весь список получателей.

Задания к лабораторной работе 6:
Ассистент слияния

Задание 1.Создать шаблон стандартного бланка письма следующего содержания:

Использовать при создании письма следующие элементы оформления:

· обрамление в рамку;

· заполнение фона обрамленного фрагмента;

· графическое изображение;

· различные способы форматирования текста письма.

Для созданного шаблона письма сформировать с помощью Ассистента слияния пять именных приглашения, используя следующие данные:

Организация Адрес Фамилия Имя Пол
АО «Книжный мир» г. Саратов, ул. Центральная, 10 Скворцов Петр М
АО «Проект» г. Москва, Ленина, 4 Попов Михаил М
Магазин «Научная книга» г. Могилев, ул. Цветочная,4 Игнатьева Наталья Ж
ОАО «Новый мир» г. Минск, ул. Платонова, 38 Савельева Ирина Ж
ОАО «Светоч» г. Брест, ул. Садовая,7 Иванова Анна Ж

В результирующем документе к лицам женского пола должно быть обращение «Уважаемая», а к лицам мужского пола – «Уважаемый».

Задание 2.Создать источник данных и основной документ, которые приведены ниже в данной лабораторной работе. Количество записей в источнике данных должно быть не менее 10.

Выполнить слияние основного документа и источника данных только для тех записей, в которых сумма баллов не менее 30.

Источник данных

Фамилия Имя Отчество Индекс Адрес Сумма баллов
Гамаюнов Владимир Генрихович г. Минск, ул. Красина 20, кв. 25
Алентов Петр Сергеевич г. Минск, ул. Енисейская, 53, кв. 20

Шаблон письма

Лабораторная работа 7: ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
С ПОМОЩЬЮ СТИЛЕЙ И ШАБЛОНОВ

7.1 Использование стилей для оформления документов

Если документ содержит несколько абзацев и помещается на одной странице, то, немного поэкспериментировав, Вы, конечно же, сможете отформатировать соответствующим образом ваш текст. Однако ситуация значительно осложнится, если документ имеет 20-60 страниц текста, несколько заголовков глав, много параграфов и подпараграфов. Форматируя каждый абзац по отдельности, Вы, дойдя только до середины текста, уже не в состоянии будете запомнить, как форматировать тот или иной абзац.

Вместо поэтапного конструирования и форматирования каждого из элементов при создании очередного нового документа можно использовать специальные шаблоны, названные стилями, с целью сохранения своих любимых форматов. Теперь все, что необходимо сделать после выделения символа, слова или абзацев, – это указать редактору Word выбранный вами стиль, и он применит к выделенному фрагменту все атрибуты форматирования, включенные вами в этот стиль.

Создание стиля

Для создания своего собственного стиля существует две возможности:

1. Использование команды группы СтиливкладкиГлавная.

2. Создание стиля по образцу.

Для того чтобы использовать первую возможность, необходимо открыть диалоговое окно Стили (вкладку Главная, группа Стили,нажать прямоугольную кнопку со стрелкой в правом нижнем углу этой группы) и выбрать Создать стиль :

· ввести имя нового стиля;

· выбрать стиль, на котором будет основываться ваш новый стиль;

· щелкнуть на кнопке Форматдиалогового окнаСоздание стиля и выбрав Шрифт, задать параметры шрифта, выбрав Абзац – параметры абзаца и т.д.;

· щелкнуть по кнопке ОК.

Рассмотрим вторую, более простую, возможность создания собственного стиля. Предположим, что, затратив некоторые усилия, Вы наконец-то отформатировали абзац так, как это вас устраивает. Теперь перед вами стоит задача, используя данный формат абзаца как образец, создать на его основе стиль, с помощью которого Вы затем отформатируете все необходимые абзацы текста. Для этого:

· выделите абзац с нужным форматированием;

· откройте диалоговое окно Стили;

· выберите команду Создание стиля;

· введите имя нового стиля и нажмите клавишу Enter;

· выделите абзац, который вы хотите отформатировать в соответствие с Вашими предпочтениями и укажите нужный стиль из списка Стили.

Данный способ форматирования является весьма удобным для создания по всему документу одинаково оформленных списков-перечислений, заголовков, подрисуночных надписей, названий таблиц и т.д.

Создание списка слияния с помощью Word

Создание списка рассылки в Word

В Word можно создать список рассылки для массовой отправки почты во время слияния.

  1. В меню Вид выберите пункт Разметка страницы.

  2. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Создать .

    Этот пустой документ используется для создания источника данных.

  3. В меню Сервис выберите пункт Диспетчер слияния почты.

  4. В разделе 1. Выберите тип документанажмите кнопку Создать и выберите Документы на бланке.

  5. В разделе 2. Выберите список получателейнажмите кнопку Получить список и выберите Новый источник данных.

  6. В поле Имена полей в заголовке щелкните имена полей, которые не нужно включать в источник данных, нажмите кнопку Удалить поле, а затем нажмите кнопку ОК.

  7. Введите имя и выберите расположение источника данных, после чего нажмите кнопку Сохранить.

    Запомните место, где был сохранен источник данных. Оно понадобится в дальнейшем.

  8. В диалоговом окне Форма данных введите данные одной из записей данных (например, имя получателя в поле Имя, фамилию в поле Фамилия, почтовый адрес в поле Адрес1 и т. д.).

    Примечание: Не вводите пробелы в полях, которые требуется оставить пустыми.

  9. Завершив заполнение полей для одной записи, нажмите кнопку Добавить.

  10. Повторите действия 8 и 9 для каждой записи, которую необходимо ввести.

  11. Добавив все нужные записи, нажмите кнопку ОК.

    Совет: Чтобы позднее вернуться к диалоговому окну Форма данных, в диспетчере слияния в разделе 2. Выберите список получателейнажмите кнопку Изменить источник данных .

  12. В меню Файл выберите команду Закрыть.

  13. Чтобы сохранить источник данных, нажмите кнопку Сохранить.

  14. Чтобы отменить создание источника данных, нажмите кнопку Не сохранять.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *