Согласовано утверждено

Кто согласовывает смету, а кто утверждает: особенности составления документа

Чтобы грамотно произвести строительный процесс, необходимо учесть все статьи, по которым впоследствии вы совершите ряд определенных расходов. Для этого, все планируемые затраты вносятся в смету. Кто согласовывает смету, а кто утверждает, что это за документ и как правильно его оформить, узнаем далее в представленном материале.

Кто согласовывает смету, а кто утверждает?

Что собой представляет строительная смета

Под таким понятием, как смета проекта, подразумевается документ, отражающий все затраты, происходящие в рамках определенного строительного процесса. Искомые затраты и операции по ним в смете рассматриваются максимально подробно, и кроме того, производится абсолютное указание всех трат:

  • как мелких;
  • так и крупных.

Разумеется, преимущественно речь идет о приобретении строительных материалов, или услугах сторонних организаций, занимающихся возведением объектов различного типа.

Строительство различных объектов сопровождается процедурой оформления ряда обязательных документов, одним из которых выступает проектная смета, позволяющая подсчитать расход денег и материалов, попутно добившись иных положительных эффектов

В смете производится также последующая калькуляция расходов. Иными словами, в ней подсчитываются такие показатели, как стоимость материалов, их количество и т.д.

Цена реализации работ (строительные услуги) также проходит в смете, как материал, требующийся для достижения окончательной цели.

Таблица 1. Цели ведения сметы

Цель Описание
Предупреждение пустых трат Основной целью составления сметы является не столько учет расходов, сколько упорядоченная трата денег впоследствии, что позволяет предупредить развитие неэффективного процесса распоряжения имеющимся на строительство капиталом.
Экономия материалов впоследствии и их учет в настоящем времени Кроме того, еще один положительный эффект, которого можно добиться при оформлении данного документа, заключается в ведении учета оставшихся материалов, которые могут быть использованы в дальнейшем, но сейчас не понадобились.

Цели ведения сметы, в основном, ограничиваются предупреждением неэффективного использования ресурсов, а также экономией времени, денег и закупленных материалов

Актуальные на сегодняшний день в Российской Федерации законы никоим образом не оказывают какого-либо влияния на экономическое содержание данного документа. Но, тем не менее, компания, занимающаяся строительством, имеет перед законом обязательства по подготовке полноценного комплекта сопроводительной документации по каждому объекту. Среди пунктов требуемого перечня можно также обнаружить и смету.

Специалисты в области строительства выказывают уверенность в том, что чем более точно отражены в смете такие нюансы, как проделанная работа и количество потраченного материала, тем эффективнее можно оценить качество выполненных по каждому проекту работ.

Смета демонстрирует наглядным образом то, куда ушли средства, выделенные на тот или иной проект, а потому она является также весьма действенным инструментом контроля:

  • как для крупных строительных компаний;
  • так и в рамках частного строительства.

Смета позволяет не только рассчитать множество нюансов, но также их определить, то есть превратить из неожиданных в ожидаемые, и на этой почве уже планировать дальнейшие действия, связанные с организацией и проведением строительных работ

Кто согласовывает смету, а кто утверждает

Отвечая на интересующий нас вопрос, нужно заметить, что кто станет лицом утверждающим или согласовывающим смету, будет зависеть от того, кто задействован в строительном процессе в роли:

  • исполнителя;
  • заказчика.

Таким образом, согласно основным правилам, обозначенным непосредственно в Гражданском Кодексе нашей страны, интересующие нас компетенции, будут распределяться следующим образом.

Таблица 2. Кто утверждает смету, а кто согласовывает

Обстоятельства Описание
За утверждение сметы отвечает заказчик Согласование и утверждение – две стороны одного и того же процесса. Поскольку заказчик сам не имеет возможности выполнить строительные работы, и нанимает подрядчика, он и должен утверждать предложенный ему план дальнейших действий, к деталям которого можно отнести также и материальную сторону вопроса.
За согласование сметы отвечает подрядчик Поскольку подрядчик получает запрос от заказчика, который он берется выполнить, значит, он и составляет смету, а впоследствии имеет необходимость и согласовать ее с лицом, фактически обеспечивающим материальную базу проекта.

Государство постановило, что смета должна являться неотъемлемой частью каждого строительного проекта, но непосредственно экономическое наполнение оной оно не регулирует и не ограничивает каким-либо образом

Существенные моменты при составлении сметы

Заказчик может вложить собственные средства в проект только в том случае, когда имеется соответствующий и четкий план работ. Смета является одной из составных частей данного плана.

Полноценное отслеживание трат и материалов возможно только при условии, что в работе строительной бригады используется так называемая локальная смена, отражающая:

  • закупку материалов;
  • прочие манипуляции, совершенные с денежным вложением заказчика.

Смета в обязательном порядке должна описывать некоторые важнейшие нюансы по согласованному перечню. В остальном допускаются различные формы оформления этой бумаги

Основные разделы документа

Согласно действующим на сегодняшний день правилам, в каждой смене, оформляющейся для проведения строительства, должны обязательно присутствовать основные разделы.

Таблица 3. Основные разделы в смете

Раздел Описание
Расходы накладного характера Под термином «накладные расходы» скрываются траты, которые обуславливаются не приобретением материалов, а сопутствующими процессами, такими, как:

  • организация строительства;
  • обслуживание процесса;
  • управление процессом.
  • Прямые расходы В эту категорию затрат включаются выплаты, которые идут на:

  • покупку материалов;
  • покупку или взятие в аренду нужных инструментов;
  • оплату строительных работ.
  • Прибыль Эта трата отражает положенное организации-подрядчику вознаграждение за труды.

    Все описанные выше разделы и пункты сметы в обязательном порядке указываются сразу со стоимостью, так как только в этом случае возможно оперативное отслеживание финансовых затрат, а также оставшихся у подрядчика и заказчика в распоряжении денежных сумм.

    У каждой сметы обязательно есть титульный лист, который кратко вводит в курс дела относительно содержания проекта, его особенностей, утверждающей и согласовывающей стороны

    План составления сметы

    При составлении плана сметы используется строительный проект, который изначально придуман и проработан заказчиком и подрядчиком. Итак, вот, как будет выглядеть структура сметы.

    1. Первая часть искомого документа представлена титульным листом, содержащим основную информацию относительно того:
      • что собой представляет данный проект;
      • кто является заказчиком, утверждающим смету;
      • кто подрядчик, оную согласующий.
    2. Вторая часть будет описывать прямые затраты на строительства, а именно:
      • закупленные строительные материалы;
      • выплаты заработной платы;
      • использование оборудования (аренда, ремонт, закупка и т.д.).
    3. Третья часть описывает расходы накладного характера, а именно:
      • на командировочные;
      • направленные на охрану труда;
      • выплаты в фонды;
      • организаторские мероприятия, связанные с установлением порядка работы на площадке, и т.д.
    4. Четвертая часть будет описывать сметную прибыль – оплату трудов подрядчика, о которой мы рассказывали выше.

    Смета расходов

    Чтобы подготовить смету, необходимо иметь полное представление относительно того, какие материалы вам необходимы, по какому перечню работ предстоит трудиться организации, являющейся подрядчиком, какая специализированная техника будет привлекаться в процессе.

    После того, как будут обозначены описанные пункты, необходимо будет определить величину каждого из них, а именно:

    • согласовать рыночную стоимость каждого наименования, требующегося для дальнейшей работы;
    • рассчитать затраты согласно кол-ву материалов, и прочих затрат, а также стоимости каждой единицы данных наименований.

    Предварительный расчет затрат по смете осуществляется согласно актуальным рыночным ценам, установленным на необходимые товары и услуги

    Итоговая оценка и корректировка сметы

    Как только интересующая нас бумага будет готова, останется разобраться только в том, кто будет смету согласовывать, а кто утверждать. Кем кто будет, мы уже говорили вам выше, поэтому, теперь дело за малым: нужно, чтобы каждое из ранее обозначенных лиц просто завизировало личной подписью составленную бумагу.

    По итогу смету останется завизировать подписями

    Разновидности смет в современном строительстве

    Сегодня существует немало разновидностей смет. Каждая из упомянутых разновидностей характеризуется уникальными особенностями, которые в обязательном порядке должны приниматься во внимание в момент подготовительных работ.

    Локальные сметы

    Сметы локальной категории оформляются на процесс монтажа и непосредственно строительство, по каждому этапу этих сложных и длительных процессов. Обычно, в смету данные заносятся не сразу, а по мере того, как появляются, то есть непосредственно в ходе проведения работ, всяческих закупок и т.д.

    Если в рамках одного проекта возводится сразу несколько строительных объектов, то составление локальной сметы потребуется для каждого из них.

    Если один комплекс состоит из нескольких зданий, то смету локального типа требуется оформить на каждое из них

    Объектные сметы

    В данном документе производится объединение всех созданных ранее локальных смет. Следовательно, объектная смета отражает полную величину трат, совершаемых в рамках одного проекта, а также общие вложения лимитированного характера, к числу которых можно отнести временные постройки.

    Оформление объектной схемы в большинстве случаев является обязательной процедурой, хотя в ряде ситуаций при постройке каких-либо объектов допускается оформление только документов локального типа. Обычно это актуально только в случаях с частным строительством.

    Смета — эффективный инструмент распределения ресурсов, позволяющий повысить эффективность строительной работы и понизить затраты

    Что такое ЗОС в строительстве? В специальной статье рассмотрим для чего необходимо заключение о соответствии и каким образом его можно получить.

    Заключение

    По сути своей, смета представляет инструмент планирования, с помощью которого можно не только наиболее эффективным способом распределить финансовые и строительные ресурсы, но также и отследить их использование, сделав процесс возведения объектов максимально качественным и эффективным. Кроме того, благодаря смете возможно и грамотное планирование работы, так как ее заполнение будет согласовываться только при четком определении очерёдности этапов деятельности подрядчика.

    Кроме того, смета помогает многим заказчикам понять, способны ли они сохранить в ходе строительства платежеспособность. Проще говоря, рассчитав предварительную стоимость, они смогут определить, хватит ли у них денег, чтобы довести проект до конца, или лучше подстраховаться займами, или в принципе от данного проекта отказаться.

    Сегодня смету все чаще составляют даже в рамках частного строительства, что позволяет предотвратить намеренное завышение строительных услуг, и весьма эффективно добиться поставленных задач, а также решить проблемы, возникающие в ходе работы.

    При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

    Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

    Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности:

    Последовательность согласования документа

    -составитель документа;

    -руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

    -заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;

    -общественные организации (при необходимости);

    -руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

    -заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

    -руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.

    Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

    Печать

    Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

    Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.

    В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.

    Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных

    Способы удостоверения документов (подпись, гриф утверждения, печать)

    Способы удостоверения документов (17, 23, 27). Удосто­верение документов является формой выражения ответ­ственности за их содержание и законность. Основные спосо­бы удостоверения документов — подписание, утверждение и проставление печати.

    Подпись (23). Реквизит выступает обязательным элемен­том документа. В его состав входят:

    1) наименование должности лица, подписавшего документ (печатают от нулевого положения табулятора);

    2) личная подпись;

    3) расшифровка подписи (печатается от шестого положения табулятора (после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм (2,6 мм • 48 = 124,8 мм), причем инициа­лы размещают перед фамилией, пробелы между инициала­ми и фамилией не делают.

    Если документ подписан не на бланке, то в состав наиме­нования должности включают наименование организации:

    Директор АО «Полесье» (подпись) Е.Л. Кротов

    Две и более подписи проставляют в том случае, ес­ли за содержание документа несут ответственность несколь­ко лиц (это относится к финансовым документам, актам, до­кументам на получение товарно-материальных ценностей). Например:

    Директор завода (подпись) В.М. Морозов

    Главный бухгалтер (подпись) Л. П. Куравлева

    Утверждение — особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений и должностных лиц.

    Документ, подлежащий утверждению, приобретает юри­дическую силу только с момента его утверждения.

    Утверждение имеет два варианта оформления:

    • утверждение документа руководителем;

    • издание распорядительного документа (постановление, решение, приказ).

    Гриф утверждения (17). Реквизит проставляют в правом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора (40 печатных знаков от границы левого ноля или 100 мм).

    В соответствии со способом утверждения документа гриф имеет два варианта оформления.

    В первом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования учрежде­ния, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Во втором случае пи­шется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид распоряди­тельного документа (в именительном падеже), его номер и дата. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ набираются прописными буквами без кавычек и пробелов.

    УТВЕРЖДАЮ

    Председатель правления банка

    (подпись) В. И. Зотов

    05.07.200Х

    УТВЕРЖДЕНО

    Приказ министра

    финансов Республики Беларусь

    11.12.200Х№22

    Для удостоверения наиболее важных документов ставит­ся печать, свидетельствующая об их подлинности.

    Печать (27) проставляется таким образом, чтобы ее от­тиск затрагивал часть названия должности и личной подпи­си подписавшего документ. Например:

    Директор (печать) (подпись) С.А. Киселев

    От 6-го положения табулятора после 48 печатных знаков 120 мм

    Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окруж­ности дается полное наименование организации. Оттиск та­кой печати проставляется на подлинниках документов, удос­товеряющих личность, стаж, квалификацию, на договорах, актах. Б]е проставление часто оговаривается в специальных нормативных правовых актах. Кроме гербовой печати в ор­ганизации бывает несколько простых печатей. Они могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треу­гольную, круглую. Место герба занимает название организа­ции или ее структурного подразделения. Простыми печатя­ми удостоверяют размножение экземпляра распорядитель­ных документов, копии документов, пропуск и др.

    Служебные отметки на документах (резолюция, отметка о контроле, отметка об исполнителе, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении, отметка о переносе данных на машинный носитель)

    Резолюция (18).Реквизит содержит указания руководи­теля по исполнению документа. Он включает:

    1) фамилию, инициалы исполнителя;

    2) предписание действий;

    3) порядок и сроки исполнения;

    4) подпись руководителя;

    5) дату наложения резолюции.

    Резолюция располагается на первом листе документа. Она выполняется рукописным способом под реквизитом «Ад­ресат» или на любой свободной от текста площади параллель­но или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя. Общие указания содер­жат предлог «к», например «к сведению», «к исполнению».

    Конкретные указания выражаются в форме повелитель­ного наклонения или в неопределенной форме глагола и ад­ресуются подчиненным лицам, например: «Срочно принять меры»; «Немедленно подготовить письмо»; «Разобраться и доложить».

    Градович Ю.М. Акулич В.В.

    К исполнению

    Подпись руководителя 10.10.2005

    Отметка о контроле (20)необходима на документах, ис­полнение которых проверяется, и состоит из заглавной бук­вы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом ноле докумен­та на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

    Отметка об исполнителе(28). Реквизит располагается на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы ле­вого поля и включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона.

    Ниже данного реквизита допускается указывать индекс машинистки (первые буквы в ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. При оформлении на компьютере отметка выполняется размером шрифта 9 пт, перед фамилией исполнителя размещают индекс структурного подразделения, в котором создавался доку­мент, а на второй строке добавляется имя файла. Например:

    Соколов 250 35

    45 МЛ 5

    Отметка о заверении копии (29). Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлин­ного документа и все его внешние признаки или часть его.

    Организация может выдавать копии только тех докумен­тов, которые созданы в процессе ее деятельности. Характер­ной особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник, поэтому подлежит заверению.

    Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого ноля. В нее входят: слово Вер­но (с прописной буквы без кавычек), наименование должнос­ти лица, заверившего копию, его личная подпись, расшиф­ровка подписи и дата заверения, например:

    Верно

    Инспектор отдела кадров (подпись, дата) Е.В. Крылов

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу пер­вой страницы документа и включает:

    1)слова «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел,
    в которое будет подшит документ;

    2)краткие сведения о порядке решения вопроса;

    3)подпись исполнителя (руководителя структурного подразделения -исполнителя);

    4) дату.
    Например:

    В дело № 5-35

    Подготовлен ответ № 13-17/214 от 20.01.200Х

    (подпись) В. В. Лисов

    22.01.200Х

    Отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в пра­вом нижнем углу первой страницы документа. В состав рек­визита входят сокращенное наименование организации (по­ручителя), дата поступления и регистрационный индекс до­кумента. Например:

    АО «Импульс»

    Можно ли в грифе утверждение не согласовывать первое слово с наименованием вида утверждаемого документа?

    • при утверждении документа распорядительным документом (приказом, распоряжением, протоколом, решением, постановлением) атрибут реквизита «гриф утверждения» — слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) согласовывается с наименованием вида утверждаемого документа. Примеры оформления этого атрибута грамотно приведены в вопросе читателя;
    • при утверждении документа должностным лицом используется слово «УТВЕРЖДАЮ».

    Но в данной ситуации считаем необходимым поддержать руководителя организации. И вот почему.

    Реквизит — это самостоятельный и формализованный элемент оформления документа, в котором уже может не быть грамматических связей с другими реквизитами и с текстом. Процесс формализации реквизитов продолжается. Начался он в XIX веке, когда от текста отделились фактически все реквизиты и каждый из них получил свое место на листе бумаги. А сейчас этот процесс идет дальше: в реквизитах уже формализуются их составные элементы, которые называются атрибутами. Это связано с внедрением информационных технологий и вызвано необходимостью проектировать электронные шаблоны документов.

    Например, в реквизите «гриф утверждения» документа самостоятельными атрибутами являются (и «подгружаются» в системе по 4 отдельным полям):

    • слово УТВЕРЖДАЮ или УТВЕРЖДЕНО (либо еще другие формы этого слова при грамматическом согласовании с наименованием вида утвержденного документа, как того требуют стандарты);
    • наименование должности лица либо утвердивший документ;
    • при утверждении должностным лицом:
      • визуализация электронной подписи или расшифровка подписи;
      • дата.

    Действительно, можно упростить задачу для информационной системы — в первом из перечисленных полей использовать только 1 из 2-х вариантов слова, который будет зависеть от способа утверждения: руководителем или документом. Для этого установите в Инструкции по делопроизводству организации 2 правила:

    • если документ утверждается должностным лицом организации, то гриф оформляется с применением атрибута «УТВЕРЖДАЮ», отражающего принцип единоначалия: Пример 1 СвернутьПоказать
    • если документ утверждается приказом или иным распорядительным документом, то гриф оформляется с применением атрибута «УТВЕРЖДЕНО», который всегда имеет нейтральный характер и не согласовывается с наименованием утверждаемого документа: Пример 2 СвернутьПоказать

    Заметьте также, что при оформлении грифа согласования не требуется грамматически согласовывать атрибут — слово «СОГЛАСОВАНО» — с наименованием вида документа, прошедшего согласование.

    Полистать демо-версию печатного журнала

    About the author

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *