Сопроводительное письмо, образец

Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

  • к договору на подпись;
  • при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
  • к акту сверки;
  • к коммерческому предложению;
  • к документации в налоговую инспекцию;
  • к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
  • к исполнительной документации;
  • к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

  1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
  2. Номер и дата обращения.
  3. Перечень прилагаемых документов.
  4. Лицо, подтверждающее достоверность.
  5. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

  • прошу подтвердить получение;
  • прошу подписать и возвратить в срок;
  • прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
  • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
  • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
  • прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

Например:

  1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
  2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Сопроводительное письмо, пример

Скачать

Бланк сопроводительного письма

Скачать

приложенные документы

Смотреть что такое «приложенные документы» в других словарях:

  • Документы строгой отчетности в избирательной документации — в РФ избирательные бюллетени; открепительные удостоверения; отрывные талоны открепительных удостоверений; списки избирателей; протоколы избирательных комиссий об итогах голосования, о результатах выборов и приложенные к ним материалы; сводные… … Финансовый словарь

  • Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (товарный отчет) — (форма № ОП 14) применяется для контроля за движением и сохранностью сырья и готовых изделий на кухне, в баре, буфете и др.; составляется в двух экземплярах ежедневно в стоимостном выражении заведующим производством; первый экземпляр со всеми… … Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия

  • БАНКОВСКАЯ ГАРАНТИЯ — письменное обязательство одного лица кредитной или страховой организации (гаранта), принятое им по просьбе другого лица (принципала), уплатить третьему лицу кредитору принципала (бенефициару) в соответствии с определенными условиями денежную… … Энциклопедия юриста

  • ГРАЖДАНСКИЙ ИСК — обращение заинтересованного физического или юридического лица в суд за защитой нарушенного или оспариваемого права либо охраняемого законом интереса, оформленное исковым заявлением. В соответствии со ст. 242 ГПК исковое заявление о возбуждении… … Юридический словарь современного гражданского права

  • БАНКОВСКАЯ ГАРАНТИЯ — согласно п. 1 ст. 310 ГК банковская гарантия является одним из способов обеспечения исполнения обязательств. Понятие и виды банковской гарантии приведены в ст. 164 БК. В силу банковской гарантии банк или небанковская кредитно финансовая… … Юридический словарь современного гражданского права

  • Международные расчёты — (International settlements) Расчёты по международным торговым операциям Основные формы и правовые особенности международных расчётов, системы для их проведения Содержание Содержание Раздел 1. Основные понятия . 1Определения описываемого предмета… … Энциклопедия инвестора

  • АРБИТРАЖНЫЙ ПРОЦЕССУАЛЬНЫЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ — Принят Государственной Думой 5 апреля 1995 года Одобрен Советом Федерации Раздел I . Общие положения Глава 1. Основные положения Статья 1. Осуществление правосудия арбитражным отнесенных к его компетенции настоящим Кодексом и другими федеральными … Большой Энциклопедический словарь

  • банковская гарантия — один из способов обеспечения обязательств. По гражданскому законодательству РФ в силу Б.г. банк, иное кредитное учреждение или страховая организация (гарант) дают по просьбе др. лица (принципала) письменное обязательство уплатить кредитору… … Большой юридический словарь

  • Банковская гарантия — (англ. bank guarantee) в гражданском праве РФ один из способов обеспечения исполнения обязательств. В соответствии со ст. 368 ГК РФ* в силу Б.г. банк, иная кредитная или страховая организация (гарант) дают по просьбе др. лица (принципала)… … Энциклопедия права

  • Правовое регулирование сферы государственных наград России — Информация в этой статье или некоторых её разделах устарела. Вы можете помочь проекту … Википедия

  • ВЕДЕНИЕ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ — порядок приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов, заполнения кассовой книги, хранения денег в кассе предприятия. Правила организации кассовых операций на пр тиях закреплены в «Порядке ведения кассовых операций в Российской… … Финансово-кредитный энциклопедический словарь

В наши дни довольно часто у граждан возникает вопрос, как написать письмо в прокуратуру Российской Федерации и где скачать его образец. Эта необходимость возникает, когда люди сталкиваются с нарушением законодательства, бездействием правоохранительных органов и властей, а также обвинением в мошенничестве и коррупции. Одним из правоохранительных органов, которые занимаются такими нарушениями, является прокуратура.

Эта правоохранительная организация была создана, чтобы контролировать выполнение законов и действия других правоохранительных органов, соблюдения прав, охраны интересов человека и жителей страны. Поэтому в случае правонарушения, гражданин может написать обращение в прокуратуру в письменном виде или онлайн. При проведении проверки решающим фактором могут стать документы, поэтому с ними нужно отправить сопроводительное письмо.

Виды прокуратур

Прокуратура является важным государственным органом Российской Федерации, являющимся единой структурированной системой:

  • Генпрокуратура;
  • подразделения городов;
  • специализированные ведомства (субъектов РФ, по надзору в уголовно-исполнительных учреждениях);
  • военная прокуратура;
  • следственный комитет (следственные управления и отделы).

Генеральная прокуратура контролирует деятельность всех структурных подразделений, таких как военная, природоохранная и транспортная. Каждый из структурных подразделений этого правоохранительного органа контролирует законность деятельности учреждений и лиц в определенной отрасли. Также этим учреждением осуществляется контроль соответствия законам всех правовых актов.
Военная прокуратура следит за выполнением законов в армии РФ. Ее подразделениями являются: Главная военная прокуратура, военная прокуратура военных округов и флотов, Московская военная прокуратура. Заданием этого правоохранительного органа является контроль деятельности различных структур, а также разъяснение прав пострадавшим. Военная прокуратура следит за выполнением законов и прав военнослужащих, а также их семей.

Природоохранное структурное подразделение осуществляет контроль в сфере экологии, если только территориальное ведомство не справляется. Подразделения по надзору в уголовно-исполнительных учреждениях контролируют соблюдение законов в исправительных учреждениях. Все вопросы, касающиеся транспорта, рассматривает транспортное подразделение.
В случае наличия правонарушения целесообразным является обращение в прокуратуру РФ. Вследствие этого будет инициирована прокурорская проверка и возбуждено дело о правонарушении. От вида правонарушения будут зависеть дальнейшие действия прокурора. В случае судебного разбирательства или разбирательства в арбитражном суде прокурор может защищать права потерпевшего вместо него.

Прокуратура РФ является важным правоохранительным органом, призванным проводить надзор за выполнением законов. В случае наличия ситуаций, касающихся нарушения прав гражданина, необходимо написать заявление в прокуратуру. В случае правонарушений, связанных с военными, следует подать заявление в военное подразделение.

Чтобы ускорить процесс рассмотрения дела к заявлению следует добавить сопроводительное письмо с документами, доказывающими правоту заявителя. Образец заявления можно найти онлайн на сайте одного из структурных подразделений.

Причины обращения

Подача жалобы в прокуратуру целесообразна почти во всех случаях Заявление, как любая другая жалоба, должно иметь причину. Чаще всего в прокуратуру пишут письма по причинам:

  • правонарушение;
  • бездействие работодателей;
  • бездействие органов правопорядка;
  • превышение полномочий;
  • обвинение в мошенничестве;
  • неоказание услуг;
  • отказ в выдаче документов;
  • несоблюдение прав отбывающих наказание;
  • отсутствие заработной платы;
  • нарушение норм жилищно-коммунальных услуг;
  • отказ в перепланировке помещения без оснований.

Также обращение в прокуратуру возможно на основании ущемления прав граждан и учреждений в случае их обвинения в мошенничестве. Заявитель может обратиться с целью выплаты материального ущерба. Согласно закону РФ, в таких случаях, как обращение по факту обвинения в мошенничестве, может быть заведено уголовное дело, согласно статье о мошенничестве Уголовного Кодекса РФ.

Наиболее распространенной является жалоба на работодателя. Чаще всего это связано с отсутствием зарплаты, либо ее задержкой, а также с непригодными для работы условиями. Жалоба подается в соответствие с регистрацией учреждения. Каждый гражданин может подать информацию о нарушении закона в форме жалобы или заявления.

Обращение можно подать непосредственно на приеме у прокурора, по почте или по факсу. Письмо для прокурора можно написать в произвольном порядке. Прошение в военное подразделение пишется точно так же, только на имя военного прокурора. Военная прокуратура рассматривает все вопросы, связанные с военными правонарушениями.

В случае нарушения порядков жилищно-коммунальных услуг, стоит попытаться решить проблемный вопрос самостоятельно, прежде чем написать жалобу в правоохранительные органы. Вмешательство правоохранительных органов должно быть законным и аргументированным.

В обращении заявитель должен грамотно обосновать факт правонарушения и указывать достоверные факты. А значит, прежде чем писать жалобу следует тщательно продумать ее содержание от начала до конца. Заявитель по возможности может ссылаться на закон, что может ускорить процесс принятия решения.

Как написать письмо

Все действия, которые проводит военная прокуратура и другие подразделения, влекут за собой определенные последствия. Поэтому писать обращение следует при наличии крайней необходимости. Следует помнить, что за подачу ложных обвинений заявитель может понести наказание, в соответствии с законами РФ.

Письмо в прокуратуру РФ это официальный документ, который должен составляться с учетом ряда правил. Его может написать любой гражданин РФ. Чтобы написать обращение правильно, можно изучить и проанализировать образец. Все структурные подразделения этого правоохранительного органа, в том числе военная прокуратура, имеют свой интернет сайт.

Там возможно найти онлайн образец, а также дополнительную информацию о том, какие документы нужно вложить в сопроводительное письмо. В некоторых случаях в дополнение к документам необходимо вкладывать фотографии, доказывающие факт правонарушения.

От правильности написания прошения зависит срок рассмотрения дела и проведения проверки. Сопроводительное письмо с документами может ускорить этот процесс. Простые заявления рассматриваются до 15 дней, а те, что необходимо дополнительно пересмотреть — до 30 дней.

По истечении срока заявитель должен получить ответ. Он дается в письменной форме и высылается по данным, указанным заявителем. В ответе должно быть указано решение прокурора о проведении проверки. Прокурор обязан разъяснить причины принятого решения.

Обращение состоит из 3 частей: вводной, описательной и заключительной. Главная часть — описательная. Во вводной части необходимо указать наименование правоохранительного органа и имя прокурора. Все структурные подразделения, в том числе военная прокуратура, не рассматривают прошения, в которых не указаны данные заявителя.

В описательной части следует написать об обстоятельствах, которые стали причиной обращения в правоохранительные органы (обвинение в мошенничестве, невыплата заработной платы, превышение полномочий представителей правоохранительных учреждений, неоказание услуг государственными учреждениями).

В заключительной части указываются нормативные документы, которые подтверждают факт правонарушения. Эта часть содержит просьбу о проведении проверки. В случае если к прошению прилагаются их оригиналы, следует указать этот факт после подписи.

Также необходимо написать перечень всех документов, их наименования, количество листов в каждом из них. Вместе с документами подается сопроводительное письмо. Прошение можно написать только один раз. Повторные жалобы рассматриваться не будут.

Особенности написания письма

Письмо в правоохранительные органы, как каждая официальная бумага, имеет свои особенности написания. Обращение можно написать от руки и послать его по почте, добавив сопроводительное письмо либо создать его онлайн. Заявление составляется в двух экземплярах.

Если прошение пишется от руки, его текст должен быть разборчивым, в противном случае его не будут рассматривать. В случае если жалоба не рассматривается, прокурор обязан уведомить об этом заявителя. Также заявление не рассматривается, если оно написано бессмысленно. В жалобе не должно быть лишней информации.

В «шапке» письма стоит указать наименование структурного подразделения, инициалы прокурора и данные заявителя (паспортные данные, адрес, контактный телефон). Далее следует написать заголовок заявления (Заявление или Жалоба). Так как это письмо является обращением к прокурору, следовательно, вторую часть необходимо начать с просьбы о проведении проверки по факту нарушения.

Обращение к прокурору имеет главную часть, которую стоит начинать со слов «Прошу провести прокурорскую проверку…». Например: «Прошу провести прокурорскую проверку по причине обвинения в мошенничестве…». После этого прописываются обстоятельства преступления с указанием даты и места, также следует назвать лицо, совершившее его.

12.1 KiB
54 Downloads
Детали

Категория: Разное
Дата: 18.11.2016

В заключительной части прописываются документы, подкрепляющие вышеизложенные факты. В конце ставится подпись и дата, когда был составлен документ. Заявитель может приложить к документам сопроводительное письмо, которое составляется на бланке. В нем указывается перечень документов, которые отправляет заявитель.

10.7 KiB
75 Downloads
Детали

Категория: Разное
Дата: 17.11.2016

Сопроводительное письмо является доказательством того, что документы были отправлены. В документе указывают информацию о получателе (ФИО прокурора и наименование ведомства правоохранительного органа). Сопроводительное письмо включает в себя также обращение к получателю, которое начинается со слов: «Направляю вам…». Далее указываются наименования и номера документов, дата и заголовок. Сопроводительное письмо должно содержать описание всех документов.

13.7 KiB
46 Downloads
Детали

Категория: Разное
Дата: 18.11.2016

Заявление о мошенничестве создается, как в письменном, так и в устном виде. Обращение в правоохранительные органы по факту обвинения в мошенничестве должно содержать достоверные факты и ссылки на нормативные акты. Также заявитель может обратиться за помощью к юристу, чтобы правильно составить заявление по факту обвинения в мошенничестве. Жалоба на работодателя должна быть подтверждена свидетелями и документально.

13.5 KiB
288 Downloads
Детали

Категория: Разное
Дата: 18.11.2016

Письмо в правоохранительную структуру важно написать официальным языком. Главная ошибка при написании заявления это наличие нецензурных слов. Официальные бумаги, содержащие оскорбления, прокурором не рассматриваются. В течение 7 дней заявителю могут вернуть заявление, если в обращении не хватает данных. Прокурор обязан объяснить, каких данных не хватает и куда можно обратиться, чтобы их получить.

Принципы написания сопроводительного письма

Направлять резюме потенциальному работодателю, нужно вместе с сопроводительным письмом. Главная задача сопроводительного письма объяснить некоторые аспекты резюме и показать ценность Вас для работы, на которую Вы претендуете.

Сопроводительное письмо – это второй, а может быть и первый по важности документ, который поможет Вам быстрее найти лучшую работу. Большинство людей не пользуется этим инструментом. Между тем сопроводительное письмо позволяет «протолкнуть» резюме и Вас именно к тем людям, которые принимают решение.

Если основное назначение резюме – дать представление работодателю о Вашем опыте, навыках, умении, то сопроводительное письмо необходимо для того, чтобы установить личностный, индивидуальный контакт с менеджером по персоналу или работодателем.

Роль сопроводительного письма сложно переоценить, ведь оно позволяет соискателю «выделить» свое резюме из общей массы, которые сотнями приходят HR менеджерам и руководителям. Посредством сопроводительного письма вы можете донести до работодателя свою заинтересованность в данной вакансии, свою неординарность и осведомленность, установить первый эмоциональный контакт, причем, не встречаясь с ним ни разу. В обычном случае соискателям удается это сделать только на первом собеседовании, да и то не всем. Но ведь на него нужно еще попасть, не так ли?

Так же, сопроводительное письмо может быть необходимо, если в Вашем резюме есть аспекты, которые, возможно, могут говорить не в вашу пользу и которые невозможно скрыть. В таком случае следует дополнительно объяснить «скользкие» моменты Вашей трудовой биографии и сообщить читателю письма, почему у Вас вызывает интерес данная должность. Сопроводительное письмо должно доказать работодателю, что не смотря ни на что, Вы идеально подходите на эту позицию.

Цель сопроводительного письма состоит в том, чтобы побудить потенциального работодателя обратить внимание на ваше резюме. Прежде чем составлять сопроводительное письмо, необходимо собрать как можно больше информации о компании, в которую вы собираетесь направить резюме. Письмо должно отражать вашу заинтересованность в получении работы именно в этой компании, поэтому вам необходимо продемонстрировать знание сферы деятельности потенциального работодателя и желательно небольшие нюансы этой деятельности.

При написании сопроводительного письма помните о нескольких правилах:

  • Как можно подробнее узнайте о компании и о конкретных людях, с которыми планируете общаться;
  • «Поражайте» и заинтересовывайте адресата своими знаниями его компании или его самого;

  • Избегайте частого использования местоимений таких как «Я»;
  • Будьте конкретны и лаконичны при изложении цели вашего обращения. Не увлекайтесь перефразированием своего резюме;
  • Содержание должно быть полностью подчинено его «цели» — не распыляйтесь;
  • Стиль написания — персонифицированное деловое письмо;
  • Формат написания — одна неполная страница текста, несколько абзацев.

Структура сопроводительного письма такова:

Обращение;

  • Представление кандидата, т.е. Вас;
  • Цель вашего обращения к работодателю;
  • Ваша ценность для работодателя: навыки и конкурентные преимущества перед другими соискателями;
  • Благодарность и контактная информация.

Теперь разберем подробнее каждый из пунктов.

Обращение:

Желательно, чтобы сопроводительное письмо было именным. Вы можете обращаться как к менеджеру по персоналу, так и к известному Вам руководителю в этой компании. Есть большой шанс, что ему передадут Ваше послание.

Вы так же можете собрать эту информацию самостоятельно — это довольно просто: можно позвонить в компанию, сказать, что хотите отправить резюме по электронной почте, и спросить на чье имя лучше его адресовать. Есть вероятность, что секретарь назовет имя менеджера по персоналу. К тому же на многих корпоративных сайтах есть такая информация.

Объясните, почему вы обращаетесь к данному лицу (напоминание о предшествующем телефонном звонке или встрече, ссылка на лицо знакомое адресату, или на какую-нибудь информацию о данном лице или организации).

Заголовок или обращение письма, вполне может содержать девиз, слоган, крылатую фразу, которая сможет произвести сильное впечатление на того, кто будет его читать. С этой фразы можно начать письмо.

Представление:

В этом пункте очень кратко дайте информацию о себе: ключевое образование и ключевой приобретенный опты (специализация), желательно, чтобы именно в этом опыте и нуждалась компания в данный момент.

Цель обращения к работодателю:

Укажите должность, на которую претендуете, откуда узнали о вакансии. Укажите Вашу специализацию и название должность и, если возможно, компании, где Вы сейчас работаете. Постарайтесь указать что-нибудь, что показало бы, что Вы знакомы с тем, что сейчас происходит в компании. Например, пришла новая управленческая команда, идет реорганизация, создан новый отдел, появилось новое направление деятельности, внедряют новую систему, идет работа над проектом и пр. Укажите, почему Вас заинтересовала эта компания и эта вакансия, почему именно Вы подходите и компании и должности, что Вы сможете сделать для компании.

Ценность и конкурентные преимущества:

Опишите, чем именно Вы можете быть полезным для компании на конкретной должности. Укажите (если это правда), что обладаете опытом и навыками для работы на данной должности. Можно привести пример удачно решенной проблемы: «На предыдущем месте работы мне удалось …». Укажите самые основные факты о Вас, для того, чтобы можно было составить впечатление о Вас, не читая резюме.

Благодарность и контактная информация:

Поблагодарите за время, которое менеджер или руководитель потратили на прочтение. Здесь также удачный момент указать время, место и способ, по которому с вами можно связаться, и что Вы перезвоните через какое-то время, если с вами не свяжутся раньше.

На последок хочется еще раз напомнить несколько золотых правил при написании сопроводительного письма:

  • Будьте кратки и лаконичны — пишите только по существу,
  • Не перебарщивайте с «похвалами» как себя, так и вашего адресата — это может быть воспринято как нездоровая лесть,
  • Выдерживайте деловой и практичный стиль.

Порядок отсылки сопроводительного письма.

Момент непосредственного отправления письма с резюме является достаточно важным и к нему также необходимо отнестись внимательно.

Представьте себе, что менеджер по подбору персонала современной компании в день получает десятки, если не сотни писем от кандидатов. Менеджер в кадровом агентстве однозначно получает сотни писем в день.

К тому же, не стоит забывать, что менеджер загружен «текучкой»: проведение собеседований, обзвон, подготовка отчетов, участие в аттестациях, организация обучения и пр. Ему некогда читать такую уйму писем, он лишь быстро просматривает заголовки писем и начальные фразы.

Поэтому очень важно внимательно отнестись к теме письма. Можно, конечно, просто указать название должности, что сразу сориентирует кадровика. А можно придумать что-то более оригинальное.

По тем же причинам имеет значение и порядок расположения сопроводительного письма и резюме при отправке. Прежде всего, не стоит использовать вложенные (прикрепленные) документы, большинство менеджеров по персоналу предпочитают им те письма, в которых резюме написаны в основном теле письма — имейте это в виду и не уменьшайте своих шансов.

В теле письма, в его начале, располагается сопроводительное письмо, а за ним уже располагается само резюме.

Это дает возможность сразу же заинтересовать HR-менеджера или руководителя неординарностью послания и привлечь его в дальнейшем и к вашему резюме.

В некоторых случаях сопроводительное письмо имеет смысл отправлять по обыкновенной почте или же отнести самостоятельно в компанию.

Примеры сопроводительных писем

ОБРАЗЕЦ №1

Уважаемый Сергей Петрович!

Компания «Барель» известна мне как один из лидеров рынка в области подбора менеджеров среднего и высшего звена.

Сфера моих профессиональных интересов (и мое желание продолжить карьеру) лежит в области постановки регулярного менеджмента и реализации функций бизнес — администрирования.

У меня 2-х летний опыт работы в сфере бизнес — администрирования в должности помощника топ — менеджеров, в результате чего я получил возможность сформировать определенное комплексное видение функционирования различных систем управления. Имею практический опыт постановки с нуля и инициирования работы системы регулярного менеджмента (стратегическое и оперативное планирование, бюджетирование, управленческая отчетность и управленческий анализ, администрирование).

Считаю, что моя кандидатура могла бы заинтересовать Вас в данном контексте. Возможно, Вас также заинтересует наличие высшего профильного образования, дипломов с отличием, а также наград и стипендий за победы в региональных и всероссийских олимпиадах по менеджменту, что в определенной степени свидетельствует о моем стремлении к самосовершенствованию.
Полагаю, что с учетом своей квалификации мог бы претендовать на должности:

  • специалист по бизнес — администрированию,
  • помощник топ-менеджера (первого лица),
  • заместитель исполнительного, административного директора.

В компании, где должным образом будет оценена моя работоспособность, инициативность и стремление делать на несколько шагов больше.

Спасибо за внимание моему письму.

С уважением, Андрей Смирнов

ОБРАЗЕЦ №2

Уважаемый Анатолий Семенович!

От вашего сотрудника, Станислава Николаевича Седого, узнал о том, что в вашей компании есть вакантная должность менеджера по маркетингу. Игорь Петрович в общих чертах ознакомил с тем, в чем заключается эта работа, в результате чего я пришел к выводу, что могу принести значительную пользу вашей компании, работая в этой должности.

В настоящее время являюсь менеджером по маркетингу корпорации «Оберон». У меня прекрасные отношения с руководством компании, но, учитывая свои профессиональные достижения и сильные стороны, я пришел к выводу, что мои деловые качества больше соответствую той атмосфере предпринимательского бизнеса, которая присуща вашей компании.

Как будет видно из прилагаемого к этому письму резюме, широкий диапазон маркетинговых функций, которые я выполнял на протяжении всей своей карьеры, вполне соответствует сфере деятельности компании «Фаворит», распространившейся в последнее время на 27 новых регионов. Кроме того, у меня имеется обширный опыт в следующих областях: совместная торгово-промышленная реклама, региональные продвижения продуктов, маркетинговые исследования рынка — т.е. в тех сферах деятельности, которые, как я предполагаю, были бы моими основными должностными обязанностями, если бы я был принят на работу в вашу компанию. Как может подтвердить Станислав Николаевич, я чрезвычайно прилежный и преданный работник, хорошо адаптируюсь в любом коллективе.

Если у вас есть какие-то вопросы, связанные с любым аспектом моей трудовой биографии, можете обращаться ко мне в любое удобное для вас время. С удовольствием приму предложение встретиться с вами и рассказать несколько больше о том, какую пользу, по моему мнению, я мог бы принести вашей фирме.

Чрезвычайно признателен вам за интерес и внимание, проявленные к моему письму. Надеюсь на ответ на мое предложение.

С уважением,

Злобин Николай Николаевич

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к документам .docСкачать образец сопроводительного письма к документам .doc

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  • «Просим информировать установленным порядком»;
  • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Сопроводительное письмо

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Приложения:

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *