Совместный приказ

Прошу объяснить разницу в понятиях «довести приказ…» и «ознакомить». Это одно и то же действие? Если да, то какую формулировку лучше использовать в приказе?

Эти слова на практике давно относятся к терминосистеме делопроизводства и управления документами. Однако процедура ознакомления с документом и завершающая ее отметка об ознакомлении не определяются ни терминологическим ГОСТ Р 7.0.8-2013, ни словарем «Управление документами. Термины и определения» (М.: ВНИИДАД, 2013). Устойчивый речевой оборот «довести до сведения», имеющий глубокие исторические корни (встречался уже в последней четверти XVIII в.), до сих пор применяется при составлении текстов документов, но также остается без официального определения.

С точки зрения словарей современного русского языка значения этих слов почти одинаковые, их можно отнести к синонимам, поскольку в определениях их значений на первое место ставится самая главная цель – сообщить. Но оттенки смысла все-таки существуют:

Например:

  • вместо разговорного варианта «Вы переведены на старшего специалиста, распишитесь»
  • лучше сказать: «Ирина Петровна, ознакомьтесь с приказом» или «Доведите до сведения специалиста Петровой, что она переведена на должность старшего специалиста».

Кроме того, ознакомление работника под подпись предусматривает абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68, ч. 2 ст. 84.1, п. 8 ст. 86, абз. 5 ст. 88 и др. Трудового кодекса РФ (ТК РФ), что позволяет отнести «ознакомление» к правовым терминам. А почти во всех учебниках по делопроизводству упоминается «отметка об ознакомлении с документом», которая оформляется по образцу визы.

Добавим, что термин «довести до сведения» в ТК РФ также встречается, но гораздо реже – см. ч. 2 ст. 84.1, ч. 4 ст. 103, ч. 1 ст. 301 и пр. Причем в ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ термины «ознакомить» и «довести до сведения» фактически используются в качестве синонимов. Однако приоритет отдается именно термину «ознакомить». Поэтому для приказов по личному составу и локальных нормативных актов, связанных с трудовой деятельностью конкретных работников, а также коллективного договора лучше использовать именно его.

С точки зрения документной лингвистики какие-либо правила употребления этих слов не разработаны, тем более что различия и оттенки значения постепенно стираются. Люди используют данные слова прежде всего в общем их значении «сообщить». Поэтому будем руководствоваться опытом лучших практик, который формируется за счет типовых ситуаций языкового общения в конкретных управленческих ситуациях:

  • в приказах, требующих широкого ознакомления с помощью рассылки документа или предоставления прав доступа к нему в соответствующей базе данных СЭД, используется оборот: «Довести приказ до сведения руководителей структурных подразделений к…»;
  • но в связи с внедрением информационных систем и формированием новой операции трансляции (публикации) информации и документов на сайте, внутреннем портале или в базах данных СЭД получает распространение речевая формула: «Опубликовать приказ в БД «Приказы» СЭД и довести его до сведения руководителей структурных подразделений к…». И эта формула означает, что руководители получат соответствующие права доступа к данному приказу в информационной системе.

Между тем обратите внимание, что в новой Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) дается следующая рекомендация (п. 3.26): «Не включается в текст приказа пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения и должные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа». Имеется в виду, что не только служба делопроизводства маршрутизирует документы, но и исполнитель несет ответственность за тот или иной маршрут направления документа на исполнение.

Итак, если в управленческой ситуации необходимо письменное подтверждение факта ознакомления с информацией, документом (в случае подтверждения ответственности, в конфликтных или чрезвычайных ситуациях, в работе с конфиденциальными документами, если ознакомления требует ТК РФ) определенных лиц, то рациональной является речевая формула такого рода: «Ознакомить с приказом руководителей структурных подразделений к…».

О необходимости индивидуального ознакомления сотрудника-исполнителя в приказе, как правило, не указывают. Этот человек уже фигурирует в формулировке поручения (кому – что сделать – к какой дате), поэтому повторять его имя с указанием ознакомить с документом нет надобности.

Как оформить лист рассылки и лист ознакомления с документом? Можно ли их объединить? Ответ в журнале № 5′ 2019 Полистать демо-версию печатного журнала

ТЕМА 4,5. Организационно-распорядительная документация. Назначение. Состав. Особенности оформления

1234

Для всех специальностей экономического отделения

ТЕМА 1. Введение. ДОУ. Значение. Терминология. Цели. Задачи

1/ГОСТ Р.6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов в количестве:

1. 30

2. 29

3. 31

4. 25

2. Согласно определению, документом может быть:

1. все вышеперечисленное

2. текст

3. рисунок

4. аудио- и видеозапись

3. ГОСТ Р.6.30-29003 распространяется на:

1. организационно-распорядительные документы

2. первичные учетные документы

3. статистические документы

4. финансовые документы

4. Функциями документа являются:

1. все вышеперечисленные

2. информационная

3. организационная

4. юридическая

5.Определите наименьший формат бумаги согласно ГОСТа Р 6.30.-2003:

1. А6

2. А0

3. А3

4. А4

ТЕМА 2.Государственные унифицированные системы

6. Согласно ГОСТа Р 6.30.-2003, устанавливаются следующие размеры полей:

1. левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 15 мм, нижнее – 20 мм

2. левое – 10 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 15 мм

3. левое – 15 мм, правое – 20 мм, верхнее – 10 мм, нижнее – 20 мм

4. левое – 20 мм, правое – 15 мм, верхнее – 10 мм, нижнее – 10 мм

7. В каком случае правильно оформлена нумерация второй страницы в документе:

1. 2

2. 2 с.

3. -2-

4. 2 стр.

8. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа представляет собой:

1. схему расположения реквизитов организационно-распорядительного документа

2. макет бланка документа, подготовленного к изданию типографским способом

3. образец бланка документа

4. образец конкретного вида организационно-распорядительного документа

9. В качестве исполнителей должностным лицом в резолюции указаны 3 фамилии. Кто является в этом случае ответственным за исполнение документа:

1. исполнитель, чья фамилия указана первой

2. исполнитель, чья фамилия указана второй

3. исполнитель, чья фамилия указана третьей

4. все исполнители


10. Печать на организационно-распорядительных документах проставляется:

1. должна быть захвачена часть наименования должности лица и личная подпись подписавшего документ

2. на любом свободном месте

3. должна быть захвачена личная подпись

4. ниже реквизита «подпись»

ТЕМА 3. Общие нормы и правила оформления различных документов

11. Заголовок к тексту документа можно не оставлять:

1. на документах формата А5

2. на совместных документах

3. на документах, составленных на бланках должностного лица

4. на документах, направляемых в подведомственные учреждения

12. Визы согласования документа, подлинник которого остается в организации, проставляются:

1. в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа

2. на последнем листе второго экземпляра документа

3. на первом листе подлинника документа на нижнем его поле

4. на последнем листе подлинника ниже реквизита «подпись»

13. Резолюция на документах проставляется:

1. на любом свободном месте документа, кроме полей

2. в правом верхнем углу

3. на полях документа

4. под реквизитом «подпись»

14. На документах разрешается проставлять не более:

1. четырех адресатов

2. двух адресатов

3. одного адресата

4. трех адресатов

15. Отметку об исполнителе располагают:

1. на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу


2. на оборотной стороне первого листа документа

3. на лицевой стороне первого листа документа на нижнем поле

4. на левом поле документа

16. Реквизит «подпись» на документах, подписываемых двумя должностными лицами одного уровня, располагается:

1. на одном уровне

2. одна подпись под другой

3. в столбик

4. по одной подписи в двойном количестве экземпляров документа

ТЕМА 4,5. Организационно-распорядительная документация. Назначение. Состав. Особенности оформления

17. Совместный организационно-распорядительный документ оформляется:

1. на чистом листе бумаги формата А4

2. на бланке одной из организаций

3. на совместном бланке двух организаций

4. на бланках вышестоящих организаций

18. Основаниями для издания приказа могут быть:

1. все перечисленное

2. нормативные документы вышестоящих и контролирующих органов

3. решения коллегиальных органов учреждения, общих собраний

4. производственная необходимость

19. На какой срок может быть заключен срочный трудовой договор:

1. не более 5 лет

2. не более 3 лет

3. не более одного года

4. не более 10 лет

20. Если срочный трудовой договор по истечении его срока не расторгнут, он считается:

1. заключенным на неопределенный срок

2. расторгнутым

3. продленным на такой же срок

4. заключенным еще на год

21. Прием на работу оформляется:

1. приказом

2. служебной запиской

3. актом

4. договором

22. Прием на работу, перемещение по службе, увольнение предоставление отпусков оформляется:

1. приказом по личному составу

2. приказом по основной деятельности

3. решением

4. указанием

23. При увольнении трудовая книжка выдается работнику:

1. в день увольнения

2. на следующий день после увольнения

3. не выдается

4. по просьбе работника

24. Невостребованные трудовые книжки хранятся на предприятии:

1. не менее 50 лет

2. не менее 25 лет

3. не менее 1 года

4. уничтожаются

25. В состав регистрационного индекса входящего документа не разрешается включать:

1. буквенные обозначения (кроме писем, заявлений и жалоб граждан)

2. индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации

3. номер дела по номенклатуре дел

4. индекс структурного подразделения

В коммерческих организациях, в особенности, если они каким-то образом юридически связаны, например входят в одну группу, иногда возникает необходимость издать совместный документ. Как это грамотно сделать, учитывая, что на законодательном уровне вопрос об издании совместных документов двумя юридическими лицами не урегулирован?

Нормативная база

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержатся некоторые положения, касающиеся издания совместных документов:

● регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (п. 3.12);

● в совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили») (п. 3.20);

● при подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке (п. 3.22).

Положения, касающиеся издания совместных документов, присутствуют и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Извлечение

из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

3.3.5.1. Состав документов

федерального органа исполнительной власти

В установленных законодательством случаях в федеральном органе исполнительной власти могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

Приложение № 11

к п. 3.3.2

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Дата документа

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа…

Текст документа

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем…, решили…

Приложение № 15

к п. 3.3.5.2

ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ (РАСПОРЯЖЕНИЙ)

Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа – ПРИКАЗ – располагается центрованным образом;

дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Кроме того, нормативными правовыми актами некоторых государственных органов утверждаются собственные инструкции по делопроизводству, в которых содержатся в т.ч. положения об оформлении совместных документов. Среди них:

● Инструкция по делопроизводству в федеральной службе судебных приставов, утвержденная приказом Минюста России от 25.06.2008 № 126 (п. 12, 21, 36);

● Методические рекомендации о порядке подготовки и оформления приказов, указаний в министерствах социальной защиты населения республик в составе Российской Федерации, комитетах, департаментах, главных управлениях, управлениях и отделах социальной защиты населения органов исполнительной власти краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга, учреждениях, организациях, подведомственных Министерству (письмо Минсоцзащиты России от 09.06.1995 № 2117/1-34) (раздел «Совместные приказы (решения)»);

● Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утвержденная распоряжением Губернатора Московской области от 05.08.2008 № 314-РГ (п. 2.6.3, 2.8.4);

● Регламент Комитета физической культуры и спорта Правительства Москвы, утвержденный приказом Комитета физической культуры и спорта Правительства Москвы от 05.09.2002 № 617а (п. 3.1.9, 3.7.4).

Итак, государственные органы могут создавать совместные документы. Однако следует учесть, что это возможно исключительно при их взаимодействии между собой в установленных законодательством случаях по вопросам, входящим в компетенцию обоих органов. Иными словами, если в законе не указываются, что те или иные органы могут взаимодействовать при решении определенных вопросов, то совместные документы и не составляются.

Возникает вопрос: в отличие от регламентированных ситуаций взаимодействия государственных органов власти в законе не указаны конкретные случаи или сферы, в рамках которых юридические лица могут вступать во взаимоотношения, и, соответственно, порядок таких взаимоотношений. Каким образом они будут издавать совместные документы?

С одной стороны, в законе действительно не указывается процедура взаимодействия юридических лиц между собой. Но с другой стороны, это вовсе не означает, что они не могут самостоятельно для себя решить этот вопрос. В целом отношения между юридическими лицами являются гражданско-правовыми и могут основываться на нормах гражданского законодательства, которое, в свою очередь, не требует наличия специальных нормативных актов для того, чтобы юридические лица могли взаимодействовать. В частности, основой таких взаимоотношений является гражданско-правовой договор. Это может быть договор возмездного оказания услуг, договор подряда, договор поставки, договор аренды и т.д.

Особенности оформления отдельных реквизитов совместных документов

Проекты приказов (распоряжений) составляются в количестве, соответствующем числу организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов. При этом реквизиты приказов (распоряжений) печатаются шрифтом № 14 без помарок и исправлений на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 (210 x 297 мм). Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.

■ Бланк документа. В совместных приказах (распоряжениях) бланки не используются.

■ Наименования организаций. Наименования организаций располагают на одном уровне, например:

Общество с ограниченной ответственностью «Бизнес» Открытое акционерное общество «Консалт»

При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа.

■ Наименование вида документа. Наименование вида документа – ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) располагается центрированно.

■ Дата. Датой документа является день его подписания. Соответственно, приказы (распоряжения), изданные совместно с другими организациями, регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации (подписания) приказа (распоряжения).

■ Регистрационный номер. Регистрационный номер совместного приказа (распоряжения) состоит из регистрационных номеров каждой организации, расположенных в порядке их перечисления последовательно (слева направо) через косую черту, например: № 45/18

■ Место составления или издания документа. Местом составления (издания) приказа (распоряжения) будет являться населенный пункт, в котором находятся организации, издавшие его.

■ Текст документа. В совместном с другими организациями приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа, например: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «ПРЕДЛАГАЕМ», «ОБЯЗЫВАЕМ».

■ Подпись. При подписании совместного приказа (распоряжения) несколькими должностными лицами их подписи располагают ниже текста (на 3 межстрочных интервала) на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной организационной структурой, например:

Генеральный директор Генеральный директор

ООО «Бизнес» ОАО «Косалт»

Рогов В.Е. Рогов Серов А.Е. Серов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. На всех экземплярах подписи руководителей должны быть подлинными. В наименование должности реквизита «Подпись» должно быть включено наименование организации. Следует учесть, что подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации – инициатора создания документа.

■ Визы согласования документа. Оформление виз совместного приказа (распоряжения) осуществляется на отдельном для каждой организации листе согласования, при этом наименования должностей лиц, визирующих приказ, указываются слева от их инициалов и фамилий.

Согласование проекта совместного приказа осуществляет структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта приказа. Визирование проекта приказа производится каждой стороной на всех экземплярах.

Пример совместного приказа приводится на с. ___.

Совместный приказ о проведении рекламной акции

ПРИКАЗ

Москва

О проведении

рекламной акции

по продвижению йогуртов

«Манго плюс» на рынке

В целях стимулирования спроса на йогурты «Манго плюс» среди отдельных групп потребителей

ПРИКАЗЫВАЕМ:

1. Провести рекламную акцию под названием «Манго плюс» в период с 15 декабря 2010 года по 15 января 2011 года.

2. Утвердить Перечень рекламной продукции (Приложение 1).

3. Утвердить Правила проведения рекламной акции «Манго плюс» (Приложение 2).

4. Утвердить форму Отчета о проведении рекламной акции «Манго плюс» (далее – Отчет; Приложение 3).

5. В целях обеспечения выполнения приказа:

– начальнику отдела рекламы и маркетинга ООО «Манго-М» Крюкову Н.Г.: обеспечить проведение рекламной акции «Манго плюс» в соответствии с Правилами;

предоставить Отчет в срок до 20 января 2011 года;

– старшему менеджеру по продвижению продукции ЗАО «Манго» Розову Е.В. обеспечить заключение необходимых договоров, связанных с проведением рекламной акции «Манго плюс» с третьими лицами.

6. Начальнику канцелярии ЗАО «Манго» Носковой Е.В. довести настоящий приказ до сведения лиц, поименованных в реестре (Приложение 4).

7. Секретарю ООО «Манго-М» Раскиной К.О. довести настоящий приказ до сведения лиц, поименованных в реестре (Приложение 5).

8. Контроль исполнения приказа оставляем за собой.

Генеральный директор ЗАО «Манго» Генеральный директор ООО «Манго-М»

___Васильев_______ И.Н. Васильев ________Косов_________ А.Е. Косов

10 декабря 2010 г. № М-38-2010 15 декабря 2010 г. № А-16-2010

Подводя итог, хотелось бы отметить, что составление совместных организационно-распорядительных документов коммерческими организациями не менее важно, чем составление таких документов государственными органами, поскольку при отсутствии подобных документов сложно осуществлять контроль над выполнением поручений работниками разных организаций. Тем более что в этом случае затрагиваются вопросы подчинения: работники одной организации не могут подчиняться руководителю другой организации, а также руководители одной организации не могут давать поручения работникам другой организации. Соответственно, при участии в мероприятии работников разных организаций оптимальным решением будет издание совместных организационно-распорядительных документов.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *