Срок временного хранения

Содержание

Документы временного и постоянного срока хранения

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

Одним из основных способов классификации документов в организации является разделение на документы временного и постоянного хранения, для каждого из которых определены сроки хранения. Что представляют из себя документы временного и постоянного срока хранения и какое время их нужно сохранять в компании?

К документам временного хранения относятся документы со сроком хранения не более 10 лет. В отличие от них документы постоянного хранения, то есть те, которые нужно хранить не менее 75 лет и постоянно, имеют одну важную особенность: документы постоянного хранения в случае ликвидации или закрытия компании необходимо в обязательном порядке передавать в государственный или муниципальный архив.

Однако прежде чем это сделать, каждый документ нужно тщательно подготовить, то есть подвергнуть его архивной обработке (см. статья Архивная обработка).

Сроки хранения постоянных и временных документов

Сроки хранения временных и постоянных документов определяются общими и ведомственными перечнями, которые регламентируют минимальные сроки. Пометка «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» значит, что документы имеют лишь практическую ценность. Для отдельных документов сроки хранения устанавливает сама организация, в то время как для других время хранения устанавливается не менее 5 лет.

Документы постоянного срока хранения руководитель должен передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации:

  • приказы по основной деятельности
  • журнал регистрации приказов по основной деятельности
  • штатные расписания
  • структура организации
  • номенклатура дел
  • описи дел
  • акты об уничтожении дел и утрате документов
  • целевые программы информатизации
  • прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
  • годовые планы и отчеты
  • годовые бухгалтерские балансы
  • годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
  • годовые сметы и др.
  • уставные документы
  • документы о приватизации
  • реестры акционеров
  • реестры владельцев ценных бумаг
  • списки лиц, имеющих право на дивиденды
  • журналы, книги учета работы с акциями
  • заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
  • гранты
  • лимиты
  • паспорта сделок
  • документы о благотворительной деятельности
  • и другие документы

Документы временного срока хранения (5-10 лет хранения)

  • приказы на отпуска и командировки
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности
  • договоры с юридическими лицами
  • документы по госзакупкам
  • акты о приеме выполненных работ
  • бухгалтерские документы
  • путевые листы
  • и другие документы

Сроки хранения отдельных видов документов

Чем определены сроки хранения документов?

Любая организация работает с некоторыми типовыми документами, которые участвуют в развитии компании. Чтобы избежать ошибок при хранении и ведении документации, необходимо знать, как правильно это делать.

Какой документ регламентирует сроки хранения документов?

Официальные документы для определения сроков хранения документов выглядят так:

  • перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2010 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
  • перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2007 г. № 1182);
  • отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
  • федеральные законы.

Какие сроки хранения устанавливаются для документов, которых нет в перечнях?

Если вы не обнаружили нужный документ в списках ведомственных и типовых перечней, то необходимо обратиться к экспертной комиссии (ЭК), которая примет решение в отношении вашей документации, согласно законным основаниям.

Сроки хранения управленческих документов

Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.

Управленческие документы могут находиться на хранении:

  • 1 год, 5 лет, 75 лет и на постоянном хранении;
  • до минования надобности;
  • до замены документа новым.

Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года.

Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия. Она работает с документами коммерческих, государственных, муниципальных организаций.

Сроки хранения первичных документов

Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.

Для документов бухгалтерии, которые ведутся в электронном виде, необходимо создать копии по первому требованию налоговых служб. Это правило регламентируется п. 7 статьи 9 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В 17 статье Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится о хранении первичных документов не менее 5 лет.

НК РФ устанавливает другую длительность хранения первичных документов. Статья 23 Налогового кодекса говорит, что документация, которая необходима для исчисления и уплаты налогов, хранится 4 года, а документы, которые подтверждают убыток компании, необходимо хранить столько, сколько потребуется организации на уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму раннее полученного убытка – говорится в статье 283 Налогового кодекса РФ.

Многим компаниям тяжело разделить документы бухучета и предназначенные для налоговой службы, поэтому лучше хранить такие документы в течение 5 лет.

Архивное законодательство также регламентирует длительность срока хранения первичной документации, которая составляет 5 лет. Такая информация находится в перечне типовых управленческих документов, которые образуются в ходе деятельности организации.

Сколько лет хранятся документы временного и постоянного хранения?

Для удобного хранения первичных и организационных документов лучшим решением будет их классифицировать. Существуют 2 группы документов, которые отличаются между собой по сроку хранения:

  • Документы временного срока хранения – до 10 лет, свыше 10 лет.
  • Документы постоянного срока хранения – бессрочно.

Как устанавливается срок хранения документов временного и постоянного хранения?

Информация о минимальных сроках хранения временных и постоянных документов указана в типовых и ведомственных перечнях. Документ может иметь срок хранения «до минования надобности» (не менее 1 года). Срок хранения некоторых документов может быть установлен самой организацией, тогда как другие документы следует хранить не меньше 5 лет.

Что относится к документам постоянного хранения?

  • приказы по основной деятельности;
  • акты об уничтожении дел и утрате документов;
  • номенклатура дел;
  • штатные расписания;
  • журнал регистрации приказов по основной деятельности;
  • описи дел постоянного хранения и по личному составу;
  • целевые программы информатизации;
  • ценники, тарифы на продукцию и услуги;
  • уставные документы;
  • реестры владельцев ценных бумаг;
  • годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты;
  • годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС;
  • документы о приватизации;
  • списки лиц, имеющих право на дивиденды;
  • паспорта сделок;
  • документы о долгосрочной кредитной и инвестиционной деятельности (гранты, таблицы, заключения);
  • документы о благотворительной деятельности.

Какие документы относятся к документам временного хранения?

  • акты о приеме выполненных работ;
  • приказы по административно-хозяйственной деятельности;
  • документы по государственным закупкам (кроме документов по крупным поставкам);
  • путевые листы;
  • первичные учетные документы;
  • договоры подряда с юр. лицами;
  • кассовые документы;
  • регистры бухгалтерского учета;
  • счета-фактуры.

Когда срок годности истек… О требованиях к срокам годности пищевых продуктов

Когда срок годности истек… О требованиях к срокам годности пищевых продуктов

Торговля, как лакмусовая бумажка, отражает все изменения, происходящие в обществе. Где, как ни в торговле мы, так или иначе, сталкиваемся с проблемами, вызванными мировым экономическим кризисом: повышение уровня безработицы ведет к снижению уровня доходов населения, а, следовательно к снижению его покупательской способности.

А дальше, как следствие, тот факт, что некоторые товары «залеживаются» на полках, сроки годности продукции истекают, а предприимчивые продавцы начинают принимать «срочные меры».

В соответствии со статьей 5 Закона Российской Федерации от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей» на ряд товаров изготовитель обязан устанавливать срок годности — период, по истечении которого товар считается непригодным для использования по назначению.

ВНИМАНИЕ! Продажа товара по истечение установленного срока годности, а также товара, на который должен быть установлен срок годности, но он не установлен, запрещается.

Сроки годности в обязательном порядке должны быть установлены на :

  • продукты питания;
  • парфюмерно-косметическую продукцию;
  • медикаменты;
  • товары бытовой химии;
  • иные подобные товары.

Как следует из п. 1 ст. 16 Федерального закона от 02.01.2000 № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов (в последней редакции), сроки годности указываются для пищевых продуктов, материалов и изделий, качество которых по истечении определенного срока с момента их изготовления ухудшается, то есть они приобретают свойства, представляющие опасность для здоровья человека, и в связи с этим утрачивают пригодность для использования по назначению.

Срок годности товара определяется конкретной датой, до наступления которой товар пригоден к применению, либо периодом времени, в течение которого товар пригоден для использования (ст. 473 ГК Российской Федерации и п. 2 ст. 19 Закона Российской Федерации «О защите прав потребителей»). Такой период исчисляется со дня изготовления товара.

В соответствии с ГОСТ Р 51074-2003 «Продукты пищевые. Информация для потребителя» до сведения потребителей в наглядной и доступной форме должна быть доведена информация о сроке годности товара.

Информация для потребителя должна быть представлена непосредственно с пищевым продуктом в виде текста, условных обозначений и рисунков на потребительской таре, этикетке, контрэтикетке , кольеретке , ярлыке, пробке, листе-вкладыше способом, принятым для отдельных видов пищевых продуктов.

Информация для потребителя должна быть однозначно понимаемой, полной и достоверной, чтобы потребитель не мог быть обманут или введен в заблуждение относительно состава, свойств, пищевой ценности, природы, происхождения, способа изготовления и употребления, а также других сведений, характеризующих прямо или косвенно качество и безопасность пищевого продукта, и не мог ошибочно принять данный продукт за другой, близкий к нему по внешнему виду или другим органолептическим показателям.

NB ! Информация о сроке годности товара может быть указана следующим образом:

  • «Годен… (часов, суток, месяцев или лет)»;
  • » Годен до… (дата)»;
  • «Использовать… (употребить) до … (дата)».

Если срок годности пищевого продукта указывают после слов «годен до …» или «использовать до …», то его окончание обозначают датой:

  • день, месяц и год (если срок годности не превышает три месяца);
  • месяц и год (если срок годности превышает три месяца).

Если срок годности исчисляется часами, то указывают: » Годен в течение… часов».

При сроке годности, превышающем три месяца, срок годности продолжается до первого числа указанного месяца.

Допускается при сроке годности, превышающем три месяца, проставлять день, месяц и год. При этом срок годности продолжается до дня, указанного на потребительской таре.

Необходимо отметить, что помимо сроков годности на ряд пищевых продуктов могут быть установлены сроки хранения или сроки реализации.

Срок хранения — период, в течение которого пищевой продукт при соблюдении установленных условий хранения сохраняет свойства, указанные в нормативном или техническом документе.

Истечение срока хранения не означает, что продукт не пригоден для использования по назначению.

NB ! Срок хранения пищевого продукта исчисляют с даты изготовления и указывают следующим образом:

  • «срок хранения до … (дата)»;
  • «срок хранения… (суток, месяцев или лет)».

Срок хранения устанавливается на следующие товары:

  • рыба живая и мороженая, нерыбные объекты промыслов;
  • продукты переработки зерна (например, мука, крупа; За исключением хлопьев кукурузных, пшеничных, рисовых и геркулеса, на которые устанавливается срок годности);
  • хлебобулочные изделия фасованные и упакованные штучные (за исключением бараночных и сухарных изделий, соломки, хлебцев хрустящих, хлебных палочек, на которые устанавливается срок годности);
  • крахмал;
  • мед;
  • макаронные изделия;
  • пищевые концентраты (на которые может быть уставлен срок годности или срок хранения);
  • сушеные ягоды, плоды, овощи и картофель;
  • кофе, уксус, ароматизаторы пищевых добавок;
  • водка и ликероводочные изделия (за исключением алкогольных напитков с объемной долей этилового спирта менее 10%, на которые установлен срок годности).

Срок реализации — период, в течение которого пищевой продукт может предлагаться потребителю.

NB ! Срок реализации пищевого продукта исчисляют с даты изготовления и указывают следующим образом:

  • «реализовать до … (час, дата)»;
  • «реализовать в течение… (часов, суток)».

Срок реализации устанавливается на хлебобулочные изделия неупакованные (за исключением пирогов, пирожков, пончиков, на которые устанавливается срок годности).

ВНИМАНИЕ! В последнее время участились случаи выявления продажи товаров с истекшим сроком годности, без информации о дате выработки товара (что не позволяет установить срок годности такой продукции), а также пищевых продуктов, на которых продавцами перемаркирована дата выработки или срок годности. Все это может создать угрозу жизни и здоровью населения.

Работников предприятий торговли, осуществляющие продажу товаров с истекшим сроком годности, могут быть привлечены к административной, а в ряде случаев и к уголовной ответственности. Кроме того, согласно ст. 43 Закона Российской Федерации «О защите прав потребителей» за нарушение прав потребителей продавец (изготовитель, импортер) товара несет также и гражданско-правовую ответственность.

Меры административного воздействия за продажу товаров без указания

даты выработки/срока годности, с истекшим сроком годности

Нарушение

Статья

КоАП РФ

Административный штраф

Введение в заблуждение относительно потребительски свойств, качества товара (например, при переклеивании маркировки даты выработки/срока годности товара)

На граждан и должностных лиц — штраф в размере от 1 до 2 тысяч рублей.

На юридических лиц — от 10 до 20 тысяч рублей.

Продажа товаров с нарушением санитарного законодательства

ч. 2 ст. 14.4

На граждан — штраф от 2 до 2,5 тысяч рублей с конфискацией товаров или без таковой.

На должностных лиц — от 4 до 5 тысяч рублей.

На индивидуальных предпринимателей — штраф от 4 до 5 тысяч рублей с конфискацией товаров или без таковой либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток с конфискацией товаров или без таковой.

На юридических лиц — штраф от 40 до 50 тысяч рублей с конфискацией товаров или без таковой либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток с конфискацией товаров или без таковой.

Продажа товаров, не соответствующих требованиям стандартов, техническим условиям или образцам по качеству, комплектности или упаковке

ч. 1 ст. 14.4

На граждан — штраф от 1 до 1,5 тысяч рублей.

На должностных лиц — штраф от 2 до 3 рублей.

На юридических лиц — штраф от 20 до 30 рублей.

М.В. Жирных,

заместитель начальника

отдела защиты прав потребителей

Управления Роспотребнадзора по Алтайскому краю

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

16.1. Систематизация документов

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хра­нения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных докумен­тов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное ко­личество нормативно-методической литературы, то организа­ция хранения электронных документов в делопроизводстве за­частую осуществляется стихийно.

Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудни­ками организации на компьютерах, быть получены по элек­тронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электрон­ную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостря­ет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранно­сти документов в электронной форме.

Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера — записать в виде файла на жестком дис­ке. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы мо­гут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.

Прежде всего необходимо создать на жестком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «ди­ректория»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные пап­ки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного — чаще всего это одна папка.

Пакет MS Office создает папку с названием «Мои докумен­ты», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно на­зывают по фамилии работника — «Документы Иванова», «До­кументы Сидорова». Однако при большом количестве докумен­тов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними не­скольких сотрудников требуется более четкая система органи­зации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номиналь­ный признак, т.е. группировка документов по их видам.

Начинаться название папки должно с вида документов (при­казы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, во­просе, корреспонденте, периоде, за который группируются доку­менты (файлы), и т.п. В отличие от традиционного делопроиз­водства термин «документы» или «материалы» опускается. Груп­пировка может производиться в несколько уровней. Например: С:\ Переписка\ поставщики металлоконструкций\ завод Витязь\ имя (файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.97 лежит в папке завод Витязь, которая находится в папке постав­щики металлоконструкций, находящейся в общей папке Пере­писка на диске С:. Другой пример: D:\ Отчеты\ 1997 г.\ квартальные\ отдел нефтепродуктов\ имя файла и т.п.

Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспонден­тов по географическому признаку. Например: Переписка с диле­рами Уральского региона.

В более крупных фирмах для хранения документов выде­ляется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «договоры», «переписка с фирмой N», «типовые согла­шения» и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хра­нить и общие базы данных, например, сведения по организа­циям-партнерам, данные о номенклатуре продукции на скла­де, полученных заказах и т.п.

В небольшой фирме для этих же целей достаточно создать несколько каталогов на одном или нескольких компьютерах и предоставить их для совместного доступа с использованием средств Windows 95 (если используются старые компьютеры с небольшим объемом оперативной памяти — с помощью Win­dows 3.11 для рабочих групп). Если необходимо обеспечить разделение прав доступа сотрудников к отдельным каталогам или файлам, используется Windows NT Workstation 4.0.

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компью­терах. В этом случае они также будут иметь порядковые буквен­ные номера и с ними можно работать как с устройствами, раз­мещенными на собственном компьютере. Для этого на компью­тере, содержащем необходимые ресурсы (файлы и папки, жест­кие диски и т.п.), устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для опре­деленных пользователей или групп пользователей. Для ограни­чения доступа к папке можно ввести пароль — отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке. Если к данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений, пароль не вводится.

Для более эффективного использования места на жестком диске компьютера может быть создан логический диск, исполь­зующий сжатие файлов (например, с помощью программы DriveSpace, входящей в Windows 95). Организация совместного доступа к логическому диску производится аналогично органи­зации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических файлов типа bmp, pcx, tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более.

Следующий этап — установление доступа к папкам или дис­кам с другого компьютера.

Подключение пользователей к папкам и дискам на уда­ленном компьютере может производиться по мере необходи­мости или выполняться единовременно при конфигурирова­нии системы. В последнем случае пользователи могут посто­янно видеть и пользоваться папками и файлами, физически находящимися на других компьютерах, как если бы они нахо­дились на том компьютере, на котором сейчас работают. Од­нако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам кото­рых установлен доступ, должны быть включены. Рекоменду­ется устанавливать автоматическое подключение только для постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как включение компьютера в тот момент, когда сетевой диск не­доступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), приведет к приостановке запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.

Именно поэтому в организациях с большим объемом со­вместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры — файл-серверы — рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимо­сти обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудни­ков, тем более что на современном жестком диске емкостью в несколько гигабайт (1 Гб ≈ 1 000 Мб ≈ 1 000 000 Кб)* может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих раз­мер, исчисляемый в десятках килобайт.

* Если быть точным, 1 Мб = 1024 Кб, но на практике эту разницу можно не учитывать.

Документы в процессе создания и редактирования, чернови­ки и варианты должны находиться лишь в личной папке со­трудника. Все документы, поступившие в делопроизводствен­ный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *