Таблица поставщиков в Excel

Как сделать сводную таблицу в Excel – пошаговая инструкция для чайников

В этом руководстве вы узнаете, что такое сводная таблица, и найдете подробную инструкцию, как по шагам создавать и использовать её в Excel.

Если вы работаете с большими наборами данных в Excel, то сводная таблица очень удобна для быстрого создания интерактивного представления из множества записей. Помимо прочего, она может автоматически сортировать и фильтровать данные, подсчитывать итоги, вычислять среднее значение, а также создавать перекрестные таблицы. Это позволяет взглянуть на ваши цифры совершенно с новой стороны.

Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не затрагиваются – что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши данные будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.

Что такое сводная таблица?

Это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления отчетов. Они помогут вам:

  • представить большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
  • группировать информацию по категориям и подкатегориям.
  • фильтровать, сортировать и условно форматировать различные сведения, чтобы вы могли сосредоточиться на самом актуальном.
  • поменять строки и столбцы местами.
  • рассчитать различные виды итогов.
  • разворачивать и сворачивать уровни данных, чтобы узнать подробности.
  • представить в Интернете сжатые и привлекательные таблицы или печатные отчеты.

Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:

И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН.

Однако, когда вы хотите сравнить несколько показателей по каждому продавцу либо по отдельным товарам, использование сводных таблиц является гораздо более эффективным способом. Ведь при использовании функций вам придется писать много формул с достаточно сложными условиями. А здесь всего за несколько щелчков мыши вы можете получить гибкую и легко настраиваемую форму, которая суммирует ваши цифры как вам необходимо.

Вот посмотрите сами.

Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж. И далее мы рассмотрим примеры построения сводных таблиц в Excel 2016, 2013, 2010 и 2007.

Как создать сводную таблицу в Excel.

Многие думают, что создание сводных таблиц Excel для «чайников» является сложным и трудоемким процессом. Но это не так! Microsoft много лет совершенствовала эту технологию, и в современных версиях Эксель они очень удобны и невероятно быстры.

Фактически, вы можете создать её всего за пару минут. Для вас – небольшой самоучитель в виде пошаговой инструкции:

1. Организуйте свои исходные данные

Перед созданием сводного отчета организуйте свои данные в строки и столбцы, а затем преобразуйте диапазон данных в таблицу. Для этого выберите все данные, перейдите на вкладку меню «Главная» и нажмите «Форматировать как таблицу».

Использование «умной» таблицы в качестве исходных данных дает вам очень хорошее преимущество — ваш диапазон данных становится «динамическим». Это означает, что он будет автоматически расширяться или уменьшаться при добавлении или удалении записей. Поэтому вам не придется беспокоиться о том, что в свод не попала самая свежая информация.

Полезные советы:

  • Добавьте уникальные, значимые заголовки в столбцы, они позже превратятся в имена полей.
  • Убедитесь, что исходная таблица не содержит пустых строк или столбцов и промежуточных итогов.
  • Чтобы упростить работу, вы можете присвоить исходной таблице уникальное имя, введя его в поле «Имя» в верхнем правом углу.

2. Создаем и размещаем макет

Выберите любую ячейку в исходных данных, а затем перейдите на вкладку Вставка > Сводная таблица .

Откроется окно «Создание ….. «. Убедитесь, что в поле Диапазон указан правильный источник данных. Затем выберите местоположение для свода:

  • Выбор нового рабочего листа поместит его на новый лист, начиная с ячейки A1.
  • Выбор существующего листа разместит в указанном вами месте на существующем листе. В поле «Диапазон» выберите первую ячейку (то есть, верхнюю левую), в которую вы хотите поместить свою таблицу.

Нажатие ОК создает пустой макет без цифр в целевом местоположении, который будет выглядеть примерно так:

Полезные советы:

  • В большинстве случаев имеет смысл размещать на отдельном рабочем листе. Это особенно рекомендуется для начинающих.
  • Ежели вы берете данные из другой таблицы или рабочей книги, включите их имена, используя следующий синтаксис: sheet_name!Range. Например, Лист1!$A$1:$E$50. Конечно, вы можете не писать это все руками, а просто выбрать диапазон ячеек в другой книге с помощью мыши.
  • Возможно, было бы полезно создать таблицу и диаграмму одновременно. Для этого в Excel 2016 и 2013 перейдите на вкладку «Вставка», щелкните стрелку под кнопкой «Сводная диаграмма», а затем нажмите «Диаграмма и таблица». В версиях 2010 и 2007 щелкните стрелку под сводной таблицей, а затем — Сводная диаграмма.
  1. Организация макета.

Область, в которой вы работаете с полями макета, называется списком полей. Он расположен в правой части рабочего листа и разделен на заголовок и основной раздел:

  • Раздел «Поле» содержит названия показателей, которые вы можете добавить. Они соответствуют именам столбцов исходных данных.
  • Раздел «Макет» содержит область «Фильтры», «Столбцы», «Строки» и «Значения». Здесь вы можете расположить в нужном порядке поля.

Изменения, которые вы вносите в этих разделах, немедленно применяются в вашей таблице.

3. Как добавить поле

Чтобы иметь возможность добавить поле в нужную область, установите флажок рядом с его именем.

По умолчанию Microsoft Excel добавляет поля в раздел «Макет» следующим образом:

  • Нечисловые добавляются в область Строки;
  • Числовые добавляются в область значений;
  • Дата и время добавляются в область Столбцы.

4. Как удалить поле из сводной таблицы?

Чтобы удалить любое поле, вы можете сделать следующее:

  • Снимите флажок напротив него, который вы ранее установили.
  • Щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите «Удалить……».

И еще один простой и наглядный способ удаления поля. Перейдите в макет таблицы, зацепите мышкой ненужный вам элемент и перетащите его за пределы макета. Как только вы вытащите его за рамки, рядом со значком появится хатактерный крестик. Отпускайте кнопку мыши и наблюдайте, как внешний вид вашей таблицы сразу же изменится.

5. Как упорядочить поля?

Вы можете изменить расположение показателей тремя способами:

  1. Перетащите поле между 4 областями раздела с помощью мыши. В качестве альтернативы щелкните и удерживайте его имя в разделе «Поле», а затем перетащите в нужную область в разделе «Макет». Это приведет к удалению из текущей области и его размещению в новом месте.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши имя в разделе «Поле» и выберите область, в которую вы хотите добавить его:

  1. Нажмите на поле в разделе «Макет», чтобы выбрать его. Это сразу отобразит доступные параметры:

Все внесенные вами изменения применяются немедленно.

Ну а ежели спохватились, что сделали что-то не так, не забывайте, что есть «волшебная» комбинация клавиш CTRL+Z, которая отменяет сделанные вами изменения (если вы не сохранили их, нажав соответствующую клавишу).

6. Выберите функцию для значений (необязательно)

По умолчанию Microsoft Excel использует функцию «Сумма» для числовых показателей, которые вы помещаете в область «Значения». Когда вы помещаете нечисловые данные (текст, дата или логическое значение) или пустые значения в эту область, к ним применяется функция «Количество».

Но, конечно, вы можете выбрать другой метод расчёта. Щелкните правой кнопкой мыши поле значения, которое вы хотите изменить, выберите Параметры поля значений и затем — нужную функцию.

Думаю, названия операций говорят сами за себя, и дополнительные пояснения здесь не нужны. В крайнем случае, попробуйте различные варианты сами.

Здесь же вы можете изменить имя его на более приятное и понятное для вас. Ведь оно отображается в таблице, и поэтому должно выглядеть соответственно.

В Excel 2010 и ниже опция «Суммировать значения по» также доступна на ленте — на вкладке «Параметры» в группе «Расчеты».

7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)

Еще одна полезная функция позволяет представлять значения различными способами, например, отображать итоговые значения в процентах или значениях ранга от наименьшего к наибольшему и наоборот. Полный список вариантов расчета доступен .

Это называется «Дополнительные вычисления». Доступ к ним можно получить, открыв вкладку «Параметры …», как это описано чуть выше.

Подсказка. Функция «Дополнительные вычисления» может оказаться особенно полезной, когда вы добавляете одно и то же поле более одного раза и показываете, как в нашем примере, общий объем продаж и объем продаж в процентах от общего количества одновременно. Согласитесь, обычными формулами делать такую таблицу придется долго. А тут – пара минут работы!

Итак, процесс создания завершен. Теперь пришло время немного поэкспериментировать, чтобы выбрать макет, наиболее подходящий для вашего набора данных.

Работа со списком показателей сводной таблицы

Панель, которая формально называется списком полей, является основным инструментом, который используется для упорядочения таблицы в соответствии с вашими требованиями. Чтобы сделать работу более удобной, вы можете настроить её по своему вкусу.

Чтобы изменить способ отображения вашей рабочей области, нажмите кнопку «Инструменты» и выберите предпочитаемый макет.

Вы также можете изменить размер панели по горизонтали, перетаскивая разделитель, который отделяет панель от листа.

Закрытие и открытие панели редактирования.

Закрыть список полей в сводной таблице так же просто, как нажать кнопку «Закрыть» (X) в верхнем правом углу панели. А вот как заставить его появиться снова – уже не так очевидно 🙂

Чтобы снова отобразить его, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите «Показать …» в контекстном меню.

Также можно нажать кнопку «Список полей» на ленте, которая находится на вкладке меню «Анализ».

Воспользуйтесь рекомендациями программы.

Как вы только что видели, создание сводных таблиц — довольно простое дело, даже для «чайников». Однако Microsoft делает еще один шаг вперед и предлагает автоматически создать отчет, наиболее подходящий для ваших исходных данных. Все, что вам нужно сделать, это 4 щелчка мыши:

  1. Нажмите любую ячейку в исходном диапазоне ячеек или таблицы.
  2. На вкладке «Вставка» выберите «Рекомендуемые сводные таблицы». Программа немедленно отобразит несколько макетов, основанных на ваших данных.
  3. Щелкните на любом макете, чтобы увидеть его предварительный просмотр.
  4. Если вас устраивает предложение, нажмите кнопку «ОК» и добавьте понравившийся вариант на новый лист.

Как вы видите на скриншоте выше, Эксель смог предложить несколько базовых макетов для моих исходных данных, которые значительно уступают сводным таблицам, которые мы создали вручную несколько минут назад. Конечно, это только мое мнение 🙂

Но при всем при этом, использование рекомендаций — это быстрый способ начать работу, особенно когда у вас много данных и вы не знаете, с чего начать. А затем этот вариант можно легко изменить по вашему вкусу.

Давайте улучшим результат.

Теперь, когда вы знакомы с основами, вы можете перейти к вкладкам «Анализ» и «Конструктор» инструментов в Excel 2016 и 2013 ( вкладки » Параметры» и » Конструктор» в 2010 и 2007). Они появляются, как только вы щелкаете в любом месте таблицы.

Вы также можете получить доступ к параметрам и функциям, доступным для определенного элемента, щелкнув его правой кнопкой мыши (об этом мы уже говорили при создании).

После того, как вы создали сводную таблицу на основе исходных данных, вы, возможно, захотите уточнить ее, чтобы провести более серьёзный анализ данных.

Чтобы улучшить дизайн, перейдите на вкладку «Конструктор», где вы найдете множество предопределенных стилей. Чтобы создать свой собственный стиль, нажмите кнопку «Создать стиль….» внизу галереи «Стили сводной таблицы».

Чтобы настроить макет определенного поля, щелкните на нем, затем нажмите кнопку «Параметры» на вкладке «Анализ» в Excel 2016 и 2013 (вкладка » Параметры» в 2010 и 2007). Также вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши поле и выбрать «Параметры … » в контекстном меню.

На снимке экрана ниже показан новый дизайн и макет.

Я изменил цветовой макет, а также постарался сделать таблицу более компактной, изменив параметры представления товара. Какие параметры я использовал – вы видите на скриншоте.

Думаю, стало даже лучше. 😊

Как избавиться от заголовков «Метки строк» ​​и «Метки столбцов».

При создании сводной таблицы, Excel применяет Сжатую форму по умолчанию. Этот макет отображает «Метки строк» и «Метки столбцов» в качестве заголовков. Согласитесь, это не очень информативно, особенно для новичков.

Простой способ избавиться от этих нелепых заголовков — перейти с сжатого макета на структурный или табличный. Для этого откройте вкладку «Конструктор», щелкните раскрывающийся список «Макет отчета» и выберите » Показать в форме структуры» или » Показать в табличной форме» .

И вот что мы получим в результате.

Показаны реальные имена, как вы видите на рисунке справа, что имеет гораздо больше смысла.

Другое решение — перейти на вкладку «Анализ», нажать кнопку «Заголовки полей», выключить их. Однако это удалит не только все заголовки, а также выпадающие фильтры и возможность сортировки. А для анализа данных отсутствие фильтров – это чаще всего нехорошо.

Как обновить сводную таблицу.

Хотя отчет связан с исходными данными, вы можете быть удивлены, узнав, что Excel не обновляет его автоматически. Это можно считать небольшим недостатком. Вы можете обновить данные, выполнив операцию обновления вручную или же это произойдет автоматически при открытии файла.

Как обновить данные вручную.

  1. Нажмите в любом месте на свод.
  2. На вкладке «Анализ» нажмите кнопку «Обновить» или же нажмите клавиши ALT + F5.

Кроме того, вы можете по щелчку правой кнопки мыши выбрать пункт Обновить из появившегося контекстного меню.

Чтобы обновить все сводные таблицы в файле, нажмите стрелку кнопки «Обновить», а затем — «Обновить все».

Примечание. Если внешний вид вашей сводной таблицы сильно изменяется после обновления, проверьте параметры «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении» и » Сохранить форматирование ячейки при обновлении». Чтобы сделать это, откройте «Параметры сводной таблицы», как это показано на рисунке, и вы найдете там эти флажки.

После запуска обновления вы можете просмотреть статус или отменить его, если вы передумали. Просто нажмите на стрелку кнопки «Обновить», а затем — «Состояние обновления» или «Отменить обновление».

Автоматическое обновление сводной таблицы при открытии файла.

  1. Откройте вкладку параметров, как это мы только что делали.
  2. В диалоговом окне «Параметры … » перейдите на вкладку «Данные» и установите флажок «Обновить при открытии файла».

Как переместить на новое место?

Может быть вы захотите переместить своё творение в новую рабочую книгу? Перейдите на вкладку «Анализ», нажмите кнопку «Действия» и затем — «Переместить ….. «. Выберите новый пункт назначения и нажмите ОК.

Как удалить сводную таблицу?

Если вам больше не нужен определенный сводный отчет, вы можете удалить его несколькими способами.

  • Если таблица находится на отдельном листе, просто удалите этот лист.
  • Ежели она расположена вместе с некоторыми другими данными на листе, выделите всю её с помощью мыши и нажмите клавишу Delete.
  • Щелкните в любом месте в сводной таблице, которую хотите удалить, перейдите на вкладку «Анализ» (см. скриншот выше) => группа «Действия», нажмите небольшую стрелку под кнопкой «Выделить», выберите «Вся сводная таблица», а затем нажмите Удалить.

Примечание. Если у вас есть какая-либо диаграмма, построенная на основе свода, то описанная выше процедура удаления превратит ее в стандартную диаграмму, которую больше нельзя будет изменять или обновлять.

Надеемся, что этот самоучитель станет для вас хорошей отправной точкой. Далее нас ждут еще несколько рекомендаций, как работать со сводными таблицами. И спасибо за чтение!

График поставки материалов

При заключении между организациями договора поставки материалов, часто в качестве приложения к нему формируется специальный график. Наибольшее распространение данный документ имеет в строительной сфере, где для постройки объекта требуется бесперебойная поставка строительных материалов.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк графика поставки материалов .docСкачать образец оформления графика поставки материалов .doc

Для чего нужен документ

График поставки материалов отражает конкретные сроки, в которые поставщик должен доставить заказчику те или иные материалы. График формируется в виде таблицы, носит предварительный характер, согласовывается и подписывается представителями сторон.

Таким образом, график является официальным письменным обязательством одного субъекта договорных отношений перед другим.

Прежде чем сформировать график, предприятия, между которыми заключен договор поставки, должны точно определить, в какие даты и в каком количестве должна производится доставка того или иного вида материалов — именно эти числа указываются в графике. Для этого нужно заранее уточнить, есть ли необходимый товар в нужном количестве в наличии на складе или придется подождать, пока он будет произведен. Такое тщательное отношение позволит наиболее точно определиться с поставками и избежать в дальнейшем нежелательных сбоев.

Как отслеживать поставку

Вообще, для того, чтобы контролировать поставку материалов первым делом нужно назначить конкретное ответственное лицо.

Этот сотрудник должен будет следить за тем, чтобы все материалы приходили точно в установленную по графику дату. По факту доставки он же, как представитель заказчика, должен оформлять специальные документы, свидетельствующие о приеме-передаче материалов. В случае перебоев он же обязан информировать руководство и совместно с начальством и представителем второй стороны искать пути для решения возникших проблем. Можно составить претензию по договору поставки.

Можно ли вносить в график правки в процессе исполнения договора

Если поставщик не успевает по каким-либо причинам вовремя привозить необходимые материалы заказчику, в большинстве случаев он имеет возможность договориться с тем о корректировке графика (если иное не установлено в договоре). Это будет наиболее оптимальный путь по исправлению ситуации, который позволит избежать разногласий и споров, решаемых по суду.

Что будет, если нарушить сроки поставки по графику

Условия и общий период поставки материалов обычно отражается непосредственно в договоре, в графике даются более точные сроки и описание наименований и объемов поставок. В договоре же фиксируются и санкции, которые налагаются на поставщика в случае просрочек. Чаще всего это либо начисление штрафов для покрытия издержек, либо возможность разрыва договора в одностороннем порядке.

Если же срыв поставки по графику приводит к таким серьезным последствиям, как, например, нарушение сроков строительства объекта, пострадавшая сторона вправе подать на поставщика в суд и затребовать компенсации понесенных убытков.

Особенности формирования графика, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению графика поставки материалов, а вы не очень хорошо представляете, как именно это сделать, прочитайте приведенные ниже рекомендации и ознакомьтесь с примером – по его образцу вы легко сделаете собственных бланк.

Перед тем, как перейти к подробному описанию документа, дадим общую информацию, которая характерна для всех таких бумаг.

  1. График можно составлять в произвольном виде – установленной законодательно его формы не существует. Если в организации есть шаблон документа – допустимо формировать график по его типу.
  2. График можно делать на обычном листе бумаги, составлять его вручную или рисовать в компьютере – второй способ намного удобнее.
  3. График составляется в двух идентичных экземплярах – по одному для каждой стороны и обязательно ими подписывается.
  4. Проштамповывать документ следует только в том случае, если условие о применении штемпельных клише прописано в учетной политике компаний, участвующих в его формировании.

Графику обязательно должен быть присвоен номер (как приложения к договору). Сведения о нем обязательно должны быть зафиксированы в специальном журнале учета договоров и приложений к ним.

К составлению графика следует относиться крайне внимательно и скрупулезно, просчитывая все нюансы. Не надо забывать о том, что в случае перебоев с поставками именно этот документ может стать юридически значимым и обрести доказательную силу как для одной, так и для другой стороны.

Образец графика поставки материалов

С точки зрения составления график не так уж и сложен. В начале документа нужно отметить:

  • его номер (как приложения к договору) и дату формирования;
  • ссылку непосредственно на договор, к которому он прилагается (указав его номер и дату заключения);
  • сведения о предприятиях, между которыми заключен договор поставки (при желании).

Далее посередине строки нужно написать название документа.

После этого идет основная часть. Она выглядит в виде таблицы, куда вносятся:

  • порядковый номер материалов;
  • их наименование;
  • количество;
  • цена за единицу;
  • общая стоимость партии;
  • срок поставки.

Если стороны считают необходимым, таблицу можно дополнить и другими сведениями – например, о единице измерения материалов, сортности, категории и прочих идентификационных характеристиках.

В заключение график обязательно должен быть подписан представителями сторон: директорами компаний или их законными представителями.

Как с помощью модели в Excel выбрать наиболее выгодного поставщика

Многим компаниям, которые работают с большим количеством поставщиков, сложно контролировать эффективность закупок. Практика их работы показывает большую вероятность нарушений и прямых злоупотреблений со стороны сотрудников снабженческих подразделений. В результате компании теряют значительные суммы. Ведь нарушения выявляют только по итогам внутренних проверок, а взыскать полученный ущерб с виновных не так просто, поскольку договоры поставок подписаны руководителем и юридически считаются согласованными компанией.

Приемлемым выходом из подобных ситуаций может стать предварительный контроль выгодности заключения контракта с поставщиком с помощью расчетной модели в файле Excel, разработку которой мы рассмотрим в данной статье.

ЭФФЕКТИВНАЯ РАСЧЕТНАЯ МОДЕЛЬ ДЛЯ ОЦЕНКИ ПОСТАВЩИКОВ

В служебные обязанности руководителя экономической службы, как правило, входит контроль над закупочными ценами. У средних и крупных компаний количество коммерческих предложений от поставщиков исчисляется десятками и сотнями, поэтому качественно выполнить эту задачу сложно.

Поскольку в учетных программах компаний специализированные инструменты для сравнения эффективности этих коммерческих предложений не предусмотрены, то согласование в основном происходит после простого сравнения цены закупки. Однако вполне возможно организовать эффективный предварительный контроль выгодности коммерческих предложений поставщиков с помощью табличного редактора Excel. Такая модель позволит руководителю экономической службы оперативно находить наиболее выгодное для компании коммерческое предложение и аргументировано обосновать его выбор руководству.

Расчетная модель для оценки выгодности поставщика сырья или товаров строится в три этапа:

  1. Выбор критериев оценки (что считаем) и алгоритмов расчета показателей (как считаем).
  2. Построение модели (создание файла Excel с расчетной таблицей и формул для вычисления показателей) и тестирование ее работоспособности.
  3. Регламентация работы с расчетной моделью (утверждение источников данных для модели и порядка проведения оценки выгодности поставщиков).

Выбор критериев оценки выгодности работы с поставщиками и алгоритмов расчета показателей

Прежде чем начинать построение оценочной модели, руководитель экономической службы должен на подготовительном этапе выбрать критерии оценки и алгоритмы расчета показателей. Поскольку у различных поставщиков договоры могут значительно отличаться в части обязанностей покупателя, порядка расчетов за поставки, дополнительных бонусов за выполнение договорных условий и штрафных санкций за их нарушение, то для корректности сравнения коммерческих предложений нужна стандартизация критериев проведения оценки.

На этом этапе руководитель экономической службы анализирует договорные условия поставок сырья или товаров и по итогам анализа определяет перечень показателей, которые влияют на полную закупочную стоимость и будут включены в оценочную модель. В перечень должны войти следующие критерии:

  • закупочная цена единицы сырья или товара;
  • наличие скидок или бонусов для покупателя при выполнении определенных условий закупки (объем закупки, ассортимент продукции, график поставок и т. д.);
  • условия доставки продукции со склада поставщика (самовывоз, доставка транспортом поставщика, включение транспортных расходов в закупочную цену);
  • наличие скидок или наценок на закупочную цену в зависимости от условий оплаты поставок (предоплата, аванс, оплата по факту поставки, предоставление отсрочки платежа, факторинг);
  • возможность возникновения курсовых разниц (при заключении договора поставки с расчетами в иностранной валюте).

В перечень могут войти:

  • таможенные сборы и пошлины (при поставке продукции из иностранных государств);
  • расходы на командировки представителей покупателя (если договором предусмотрена приемка сырья или материалов непосредственно на складе поставщика);
  • другие затраты, связанные с закупкой продукции.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Для рассматриваемой модели предлагаем ограничиться пятью первыми критериями, поскольку они охватывают большинство коммерческих предложений поставщиков и позволяют создать эффективную оценочную модель для компаний любой сферы деятельности.

Определившись с критериями оценки, можно перейти к выбору алгоритмов расчета их показателей.

Закупочная цена единицы сырья или продукции служит базовой величиной для последующих расчетов и вносится пользователем в модель вручную на основании данных коммерческого предложения поставщика.

Скидки или бонусы для покупателя за выполнение определенных условий закупки должны быть отражены в расчетной модели отдельными строками. Дело в том, что сумма скидки рассчитывается умножением закупочной цены на договорной размер скидки, а бонус определяется как сумма бонуса, деленная на количество закупаемого сырья или товара.

Влияние условий доставки продукции со склада поставщика будет показано в модели как транспортные расходы на закупку. Транспортные расходы на единицу продукции рассчитывают делением суммы расходов на количество единиц в поставке. Если продукцию доставляют транспортом поставщика, сумму расходов берут из коммерческого предложения. Если доставка осуществляется транспортом покупателя, сумму расходов рассчитывают на основе фактических данных учетной базы покупателя.

ЭТО ВАЖНО

Когда транспортные расходы включены поставщиком в закупочную цену, то данная строка в оценочной модели имеет нулевое значение.

Наличие скидок или наценок в зависимости от способа оплаты за поставку продукции отражается в расчетной модели отдельными строками, поскольку скидки уменьшают закупочную цену, а наценки ее увеличивают. Сумма скидок и наценок считается в модели как произведение закупочной цены на размер скидки или наценки.

Выбор способа оплаты в рамках договорных условий поставщика зависит от наличия финансовых ресурсов. Если компания использует для оплаты собственные средства, она может получить скидку за предоплату поставки. Если используются кредитные ресурсы, то к закупочной цене может добавиться наценка за отсрочку платежа.

Курсовые разницы предусмотрены в модели на тот случай, если среди оцениваемых коммерческих предложений будет поставщик, работающий с покупателями по договорам поставок с оплатой в иностранной валюте. В этом случае руководитель экономической службы должен заполнить в модели сведения о предполагаемом курсе валюты на дату поставки продукции и на дату ее оплаты. На основании этих сведений модель рассчитает данные о влиянии курсовых разниц на закупочную цену.

По сумме расчетов всех показателей модель определит полную закупочную стоимость поставки по каждому из коммерческих предложений и позволит обосновать рекомендации по выбору того или иного поставщика.

Построение оценочной модели в файле Excel и тестирование ее работоспособности

Оценочная модель создается в таблице, которая имеет следующие параметры:

  • в строках размещаются данные о показателях, формирующих полную закупочную стоимость сырья или товара;
  • в столбцах содержится аналитика по коммерческим предложениям поставщиков. В модели есть вспомогательная таблица со справочной информацией, которая нужна для автоматизации расчетов. Модель состоит из двух листов книги MS Excel — «Данные» и «Оценка».

Рассмотрим методику построения оценочной модели на примере производственной компании «Альфа». Руководителю экономической службы нужно сделать выбор из четырех коммерческих предложений на поставку замороженной говядины для выпуска мясопродуктов. Для реализации этой задачи в файле Excel сначала создают вспомогательную таблицу (лист «Данные»), которая включает следующие сведения:

  1. условие предоставления покупателю скидок или бонусов за поставку продукции;
  2. способ доставки продукции со склада поставщика;
  3. возможный способ оплаты за поставку продукции;
  4. размер скидок и наценок при выборе того или иного способа оплаты;
  5. валюта поставки и расчетов за нее.

Данные таблицы пользователь вносит вручную на основании информации из коммерческих предложений или прайс-листов поставщиков. Необходимая для расчета информация состоит из следующих показателей:

  • по строке «Условия скидок» — минимально необходимый для получения скидки объем закупки и размер скидки в процентах к базовой цене продукции;
  • по строке «Условие бонусов» — минимально необходимый для предоставления бонуса объем закупки и размер бонуса в процентах к базовой цене продукции;
  • по строке «Возможный способ доставки» указывают сумму транспортных расходов на доставку продукции со склада поставщика в зависимости от возможного способа доставки (самовывоз, транспортом поставщика). Если стоимость доставки уже включена в закупочную цену, то по данной строке будут нулевые показатели;
  • по строке «Возможный способ оплаты» отражают информацию о предоставляемых поставщиком скидках за предоплату поставки или наценках за предоставление отсрочки поставщику. Пользователь вносит в таблицу сведения в соответствии с финансовыми возможностями компании по способу оплаты. Если компания располагает собственными средствами на закупку, то в таблице отражаются размеры скидок за предоплату, если закупка планируется за счет кредитов, то размеры наценок за отсрочку платежа;
  • по строке «Валюта договора» указывают валюту расчетов по договору поставки. Когда расчеты ведут в иностранной валюте, заносят данные о предполагаемых курсах этой валюты на момент поставки продукции и на момент оплаты ее поставщику.

Представим вспомогательную таблицу, заполненную на основе коммерческих предложений поставщиков компании «Альфа» (табл. 1).

Таблица 1. Справочная информация для расчетов по оценке поставщиков

Данные

Поставщики

1

2

3

4

Условие скидок

партия

нет

15 000

нет

10 000

размер, %

–2,50

–1,50

Условие бонусов

объем за месяц

50 000

размер, %

5

Возможный способ доставки

самовывоз

80 000

30 000

транспорт поставщика

60 000

включены в цену закупки

да

Возможный способ оплаты

скидка (предоплата)

–2 %

–4 %

наценка (отсрочка)

Валюта договора

единица расчетов

руб.

руб.

евро

руб.

курс на дату поставки

66

курс на дату оплаты

68

Далее руководитель экономической службы может заняться расчетами для оценки выгодности закупки сырья или товаров между различными поставщиками. Для этого предназначена вторая таблица модели (лист «Оценка»), в которой пользователь отражает объем закупаемой партии в натуральных единицах выражения (штуки, метры, килограммы, литры и т. д.) и базовую закупочную цену одной единицы продукции. Все остальные показатели таблицы рассчитываются автоматически на основе формул и приводятся к рублям на единицу продукции.

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.



Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

  1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).
  2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.
  3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».
  4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

  1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».
  2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

  1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».
  2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

  • Автофильтр;
  • фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

  1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».
  2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».
  3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.
  4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.
  5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».
  6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Готово!

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

  1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.
  2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

  • сумма (суммировать данные);
  • счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
  • среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
  • максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
  • произведение (результат умножения данных);
  • стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

  1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».
  2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

  1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. . Образец:
  2. Простейший шаблон.. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *