Текст документа

Гиперссылки

Гиперссылки и якоря. Введение

HTML предлагает большое количество согласованных публичных идиом для создания сложных структурированных документов, но что отличает его от большинства других языков разметки, так это богатые возможности гипертекста и интерактивные документы.

В этом разделе вводится понятие ссылки (или гиперссылки, ссылки Web), базовой конструкции гипертекста. Ссылка — это соединение одного Web-ресурса с другим. Несмотря на простоту концепции, ссылка является одной из фундаментальных сил, приведших к успешному развитию Web.

Ссылка имеет два конца — называемых якорями — и направление. Ссылка начинается от якоря «источника» и указывает на якорь «назначения», который может быть любым ресурсом Web (напр., изображением, видеоклипом, аудиофрагментом, программой, документом HTML, элементом в документе HTML и т.д.).

«Посещение» связанного ресурса

Акцией по умолчанию, ассоциированной со ссылкой, является запрос другого ресурса Web. Такое действие является обычным и неявно подразумевается при выборе гиперссылки (напр., щелчком на ней мышью, вводом с клавиатуры и т.д.).

Следующий отрывок HTML содержит две ссылки, якорь одной из которых указывает на документ HTML с названием «chapter2.html», а якорь другой — на GIF-изображение в файле «forest.gif»:

<BODY> …текст… <P>Вы найдёте многое на <A href=»chapter2.html»>chapter two</A>. См. также здесь <A href=»../images/forest.gif»>карту леса.</A> </BODY>

Активировав эту ссылку (щелчком мыши, вводом с клавиатуры, голосовой командой и т.п.), пользователь может посетить этот ресурс. Заметьте, что атрибут href в каждом якоре специфицирует адрес якоря назначения с применением URL.

Якорь назначения для гиперссылки может быть элементом в документе HTML. Якорю назначения должно быть дано имя, и любой URL, адресующий этот якорь, должен включать это имя как идентификатор фрагмента.

Якоря назначения в документах HTML могут быть специфицированы элементом A (атрибутом name ) или любым другим элементом (атрибутом id ).

Так, например, автор может создать оглавление, вхождения которого связаны с элементами H2, H3 и т.д. в этом же документе. Используя элемент A для создания якоря назначения, мы могли бы написать:

<H1>Оглавление</H1> <P><A href=»#section1″>Введение</A><BR> <A href=»#section2″>Фон</A><BR> <A href=»#section2.1″>Несколько заметок</A><BR> …остальная часть оглавления… …тело документа… <H2><A name=»section1″>Введение</A></H2> …раздел 1… <H2><A name=»section2″>Фон</A></H2> …раздел 2… <H3><A name=»section2.1″>Несколько заметок</A></H3> …раздел 2.1…

Того же эффекта можно достичь, сделав элементы-заголовки якорями:

<H1>Оглавление</H1> <P><A href=»#section1″>Введение</A><BR> <A href=»#section2″>Фон</A><BR> <A href=»#section2.1″>Несколько заметок</A><BR> …остальная часть оглавления… …тело документа… <H2 id=»section1″>Introduction</H2> …раздел 1… <H2 id=»section2″>Фон</H2> …раздел 2… <H3 id=»section2.1″>Несколько заметок</H3> …раздел 2.1…

Другие соотношения гиперссылок

Чаще всего гиперссылки используются для запроса другого ресурса Web, как в предыдущих примерах. Однако, авторы могут включать в свои документы гиперссылки, которые не только выполняют действия типа «активировать эту ссылку для посещения соответствующего ресурса». Гиперссылки, выражающие соотношения других типов, имеют тот или иной тип ссылок, специфицированный в якоре этого ресурса.

Роли гиперссылки, определяемые A или LINK, установлены атрибутами rel и rev.

Например, ссылки, определённые элементом LINK, могут описывать позицию документа в серии документов. В следующем отрывке гиперссылки в документе, озаглавленном «Chapter 5», указывают на следующую и предыдущую главы:

<HEAD> …другая информация «шапки»… <TITLE>Chapter 5</TITLE> <LINK rel=»prev» href=»chapter4.html»> <LINK rel=»next» href=»chapter6.html»> </HEAD>

Тип первой ссылки — «prev», а второй — «next» (два из нескольких распознаваемых типов ссылок). Гиперссылки, специфицированные в LINK, не рассматриваются как содержимое документов, хотя ПА могут отображать их другими способами (напр., утилитами навигации).

Даже если они не используются для навигации, эти гиперссылки могут интерпретироваться интересными способами. Например, ПА, печатающий серию документов HTML как единый документ, может использовать информацию этих ссылок как базис связного линеарного документа. Ниже дана информация о гиперссылках для использования возможностей поисковых машин.

Спецификация якорей и гиперссылок

Хотя гиперссылки на другие ресурсы создаются разными элементами и атрибутами (напр., элемент IMG, элемент FORM и т.д.), в этом разделе рассматриваются гиперссылки и якоря, создаваемые элементами LINK и A.

Элемент LINK может появляться только в «шапке» документа.

Элемент A может появляться только в теле документа.

Если в элементе A установлен атрибут href, этот элемент определяет якорь -источник гиперссылки, который может быть активирован пользователем для запроса Web-ресурса. Якорь источника это размещение объекта A, а якорь назначения — это ресурс Web.

Запрошенный ресурс может быть обработан ПА различными способами:

  • открытие нового документа HTML в том же окне ПА,
  • открытие нового документа HTML в другом окне,
  • запуск другой программы для обработки ресурса и т.д.

Поскольку элемент A имеет содержимое (текст, изображения и т.п.), ПА могут обозначить наличие этого содержимого, например, подчёркиванием гиперссылки.

Если атрибуты name или id элемента A установлены, данный элемент определяет якорь, который может служить якорем назначения других гиперссылок.

Авторы могут установить атрибуты name и href одновременно в одном и том же A.

Элемент LINK определяет взаимоотношение между текущим документом и другим ресурсом. Хотя LINK не имеет содержимого, взаимоотношения, определяемые им, могут воспроизводиться некоторыми ПА.

Заголовки гиперссылок

Атрибут title может быть установлен элементами A и LINK для добавления информации о ссылке. Эта информация может произноситься ПА, может быть показана как подсказка, вызывать изменение вида курсора и т.д.

Таким образом, мы можем расширить предыдущий пример, добавив заголовок к каждой ссылке:

<BODY> …текст… <P>Вы найдёте многое на <A href=»chapter2.html» title=»Go to chapter two»>chapter two</A>. <A href=»./chapter2.html» title=»Get chapter two.»>chapter two</A>. См. также здесь <A href=»../images/forest.gif» title=»GIF image of enchanted forest»>карту леса.</A> </BODY>

Интернационализация и гиперссылки

Поскольку гиперссылки могут указывать на документ, имеющий другой набор символов, элементы A и LINK поддерживают атрибут charset. Этот атрибут даёт авторам возможность уведомлять ПА о кодировке, дате и других данных.

Атрибут hreflang снабжает ПА информацией о языке ресурса гиперссылки так же, как атрибут lang даёт информацию о языке содержимого элемента или значениях атрибутов.

Вооружённые новыми данными, ПА должны исключить показ пользователю различного «мусора». Вместо этого они могут или указать на ресурсы, необходимые для корректного воспроизведения документа, или, при невозможности размещения ресурса, как минимум предупредить пользователя о том, что документ не будет прочитан и указать причину.

Правила написания текстов

  • Как мы читаем текст?
  • Структура текста
  • Оформление текста
  • Советы по составлению текстов
  • Проверьте ваш текст согласно полученной информации
  • Полезные ресурсы

Как мы читаем текст?

Прежде чем рассказать о правилах оформления текста стоит упомянуть о том, как происходит чтение текста. Как правило, чтение незнакомого текста происходит в три этапа: Сначала человек просто бросает взгляд на текст и решает – читать дальше или нет. Это занимает до трех секунд. За это время читающий оценивает сложность восприятия текста, и о смысле здесь речи еще не идет. За две секунды на листе А4 глаз человека способен выделить и проанализировать до десяти элементов – так называемых крючков. Крючками могут быть абзацы, фото, заголовки. Каждый из них способен привлечь внимание и удержать его.

Если по ряду признаков человек решает, что читать текст будет легко, то переходит ко второму этапу – пробегает его глазами, то есть выхватывает кусочками – фрагментами, отдельными предложениями. Начаться такое «чтение» может с любого места. Только потом, если кусочки заинтересовали человека, он начинает сначала.

Структура текста

Правильный текст должен иметь следующую структуру:

Заголовок

Любой текст должен начинаться с заголовка. Заголовок должен быть достаточно крупным и контрастным. Для контрастности заголовка можно использовать либо более жирное начертание основного шрифта, либо другой шрифт, главное, чтобы он был в гармонии с основным. Помимо этого, заголовок можно выделить цветом — оттенком основного цвета или дополнительным цветом, используемым в дизайне.

Абзацы

Оптимальный размер абзаца — 4-5 предложений. Лучше усваиваются короткие и неширокие абзацы. Комфортная ширина абзаца — 40-50% от ширины страницы. Это правило больше применимо к веб-страницам, но можно использовать и для печатного текста.

Подзаголовки

Отделите каждые 2–3 абзаца подзаголовками. Таким образом, вы структурируете текст. Разбейте его на смысловые части, дополнительно упрощая чтение.

Оформление текста

Предлагаем вам несколько советов по оформлению текста, которые сделает его простым, понятным и удобным для восприятия.

Крайне дурным тоном считается выравнивание текста по центру или по ширине. Выравнивая по ширине, мы получаем неравномерные пробелы и отступы между буквами. Они где-то маленькие, где-то большие. Выравнивая текст по центру, мы получаем неровный левый и правый край. Такой текст читать еще сложнее, ведь каждая новая строка начинается с нового места.

Существует выравнивание по правому краю. На наш взгляд оно имеет право на существование, но только когда продиктовано необходимостью использования в дизайне.

Идеальное решение — выравнивание текста по левому краю. Правый край, при этом, необходимо сделать максимально ровным путем переноса всех предлогов и слов меньше трех символов на новую строку. Читать такие абзацы довольно комфортно, и визуально они вписываются в 99% дизайнов.

Межстрочный интервал

Гораздо более приятно читать, когда есть место для отдыха глаз между строками. Как правило, стараются использовать межстрочный интервал (интерлиньяж), по крайней мере, на 2 пункта больше, чем размер шрифта. Например: для максимального удобства чтения текста при размере шрифта 10 pt необходимо задать интерлиньяж хотя бы 12 pt.

Между абзацами должен быть 1,5 интервал. Межстрочный интервал выдерживается относительно величины шрифта и измеряется в процентах.

Для разделения предложений на абзацы лучше использовать швейцарскую красную строку – перенос на одну строку вниз, без отступа, как, например, в данном тексте.

Ссылки

Ссылка может оформляться двумя способами:

1) Подчеркивание. Стандартный и самый популярный способ, всеми воспринимается как ссылка, особенно если выделен синим цветом. Для того, чтобы подчеркивание не бросалось в глаза и смотрелось органично в любом дизайне, можно сделать его полупрозрачным. Отдельно хотелось бы сказать, что мы не рекомендуем использовать подчеркивание в качестве приема для выделения слова или текста. Подчеркивание – это всегда ссылка.

2) Изменение начертания текста ссылки на более жирное. Менее желательный способ, так как использование разных начертаний затруднит восприятие текста.

Типы шрифтов

Для дизайна шрифты важны ничуть не меньше, чем правильно выбранные цвета или убедительные тексты. Шрифты делятся на три основные группы — с засечками, без засечек и рукописные.

Шрифты с засечками

У шрифтов, относящихся к данной группе, на краях букв имеются засечки или «хвостики». К таким шрифтам можно отнести Times New Roman, Century, Times, Garamond и некоторые другие (обозначаются как Serif). Как правило, шрифты с засечками лучше подходят для печатных материалов. Засечки помогают создать пространство между буквами, а также отделить один знак от другого, благодаря чему текст лучше читается на бумажном носителе. Шрифты с засечками подчеркивают авторитет, интеллект и профессионализм.

Шрифты без засечек

У данного типа шрифтов отсутствуют засечки, края букв прямые и простые, без каких-либо дополнительных элементов. Примеры — Arial, Verdana, Helvetica и другие (гарнитура Sans-Serif). Их обычно используют для веб-страниц, потому что с экрана компьютера удобнее читать именно округлые и простые буквы. Шрифты без засечек, как правило, подчеркивают стиль, рациональность, молодость и современность.

Рукописные шрифты

И последняя группа — рукописные шрифты. Как понятно из названия они имитируют текст, написанный от руки. Такие шрифты бывают очень симпатичными и могут стать украшением вашего документа, но их очень трудно читать. Поэтому не рекомендуем использовать рукописные шрифты для оформления длинных текстов. Они больше подходят для оформления заголовков, создания логотипов.

Размеры шрифтов

Для того, чтобы текст хорошо читался, размер шрифта для основного текста должен быть 12 или 14 px. Не рекомендуем использовать шрифты менее 10 px. Для заголовка стандартный размер шрифта для может от 16 до 24 px. Идеальный междустрочный интервал – 1,5.

Цвет шрифта

Какого бы цвета ни был шрифт — он должен быть контрастным — т.е. легко читаться. Самое выгодное сочетание — темный шрифт на светлом фоне. Обратный вариант — светлый шрифт на темном фоне, менее предпочтителен, но может неплохо смотреться на небольших текстах, заголовках, с крупными размерами шрифтов. Яркие шрифты могут быть трудны для чтения. Также, необходимо избегать сложных вибрирующих сочетаний, таких как красный на зеленом. Самый беспроигрышный вариант — черный (темно-серый) шрифт на белом фоне.

Правила работы со шрифтами

В одном дизайне нужно использовать один, максимум два типа шрифта. Если вы используете 2 типа шрифта, то они должны хорошо сочетаться друг с другом. При этом один шрифт используется для основного текста, другой — для заголовков или для представления информации, которую нужно как-то выделить, например, контакты. Если вы думаете, что двух шрифтов недостаточно, попробуйте поэкспериментировать с жирным и обычным начертанием, курсивом, прописными и строчными буквами.

Очевидно, что шрифт стоит подбирать под конкретную задачу. Например, если вы разрабатываете приложения, вам подойдут лаконичные, немного футуристичные шрифты. А если вы продаете старые книжки — рекомендуем подобрать что-нибудь винтажное, старомодное. В любом случае, для основного текста лучше использовать простые, легко читаемые шрифты, так как дизайн — это не только красота — это, прежде всего, функциональность и удобство.

Советы по составлению текстов

Используйте простые предложения

Мы рекомендуем использовать в тексте, по-возможности, короткие предложения для удобства усвоения информации. Поэтому предложения с перечислениями разбивайте точками. Сложные обороты упрощайте. Глаз должен скользить по тексту.

Разберитесь с «Не»

Частица «не» меняет вид предложения и делает его сложным для восприятия. Всю негативную формулировку меняем на позитивную. Например, вместо «Несложный» лучше писать «Простой», вместо «Не используйте длинные предложения» лучше — «Используйте короткие предложения» и т.д.

Избавьтесь от аббревиатур и иностранных слов

Аббревиатуры и сокращения значительно затрудняют восприятие текста. Вместо того, чтобы скользить по тексту, читатель постоянно спотыкается. Человек не должен ломать голову, пытаясь понять, что вы хотели сказать ему. Даже распространенные сокращения лучше развернуть. Иностранные слова, как и аббревиатуры, мешают правильному восприятию текста.

Будьте аккуратны с использованием терминов

Термины нужны и важны, если вы пишете текст для специалистов. Но если вы пишите для массового читателя, то лучше не рисковать и заменить термины на знакомые каждому человеку понятия.

Проверьте ваш текст согласно полученной информации

  • Заголовок выделен;
  • Предложения короткие, простые. Сложные разбиты на два.
  • В абзаце по 3-5 предложений. Выравнивание по левому краю. Ширина абзаца – 50% от ширины страницы.
  • Текст разбит на смысловые части по 2-3 абзаца. Смысловые части выделены подзаголовками.
  • Шрифт с засечками для бумажных документов, шрифт без засечек для веб-страниц.
  • Размер шрифта основного текста – 12 px, размер шрифта в заголовках – 14 px.
  • Все шрифты контрастные и легко читаются.
  • Язык простой и понятный, без сленга, сложных терминов и иностранных слов.
  • Все формулировки положительные, без частицы «НЕ».
  • Все речевые обороты меняем по возможности на одно слово.

Структурные единицы текста

Прежде чем приступить к рассмотрению вопросов связанных с работой в текстовом редакторе необходимо иметь представление о структуре текстового документа и свойствах тех или иных его составляющих.

Понимание структуры документа дает возможность грамотно его оформить и без труда переформатировать в случае необходимости, а представление о свойствах элементов текстового документа и есть основа форматирования.

Любой, даже самый простейший, документ состоит из различных разделов. Под разделом мы понимаем часть текста несущую определенный функциональный смысл.

К примеру, документ «Текстовые редакторы» разбит на разделы «Параграф», каждый из которых разбит на разделы «Пункт». В параграфах рассматриваются различные стороны работы с текстовыми редакторами (примеры параграфа: «Форматирование текста», «Подготовка документа к публикации» и так далее). В пунктах происходит детализация темы парафграфа (пример пунктов: «Свойства символов», «Свойства абзацев» и так далее).

Так как одни разделы являются частями других (документ состоит из параграфов, параграфы состоят из пунктов), то разделы различают по уровням, раздел, входящий в состав другого на уровень его ниже. Проводя обобщение, момжно сказать, что весь текстовый документ — это раздел 1 уровня, разделы из которых он состоит – разделы 2 уровня и так далее.

Такое обязательное свойство разделов, как его название принято называть заголовком по уровню их разделов: заголовок 1 уровня, заголовок 2 уровня и так далее.

Пример: документ «Текстовые редакторы» – раздел1 уровня, параграфы – разделы2 уровня, пункты – разделы 3 уровня.

Примечание: названия разделов разного уровня составляют оглавление документа.

Однако структуру текстового документа формируют не только разделы. Каждый абзац можно классифицировать по тому функциональному смыслу, который он несет.

Пример структурных элементов типа абзац: пример, основной текст, примечание, формула.

Предложения, не являющиеся абзацами, и даже отдельные слова, также можно классифицировать по их функциональному смыслу. Такие функциональные единицы называют сивмольными структурными элементами.

Пример символьных структурных элементов: пример, основной текст, определение, главная мысль.

Таким образом различают три типа функциональных единиц или структурных элементов текстового документа: разделы, абзацные и символьные структурные элементы.

Вычленение структурных элементов текста обеспечивает структуризацию документа, что позволяет более адекватно воспринимать его читателю. Одинаковые структурные элементы (например, название глав книги), естественно, оформляются одинаково. Причем, как создателю, так и читателю документа должно быть понятно, какой из этих элементов, что означает и с каким из них читатель имеет дело в данный момент.

Примечание: специальных элементов оформления к разделам, как правило, не применяют, поэтому в дальнейшем, в вопросах оформления структурных элементов, мы будем подразумевать абзацные и символьные элементы.

Каждый создатель текстового документа имеет право применять к структурным элементам то оформление, которое считает нужным, как он привык или как ему удобно. Однако восприятие других людей данного документа отличается от восприятия автора, но они тоже имеют право читать данный документ в той форме, которая для них более удобна. Таким образом текстовый редактор должен обладать возможностью создавать и применять к структуриванному текстовому документу свое оформление. Однако в настоящий момент это еще не реализовано.

Помимо вкусов различных читателей и авторов существуют ряд требований по оформлению официальных документов (ГОСТы), независящих от вкусов конкретного человека.

Каким образом можно одновременно предоставить максимальную свободу по оформлению документов его создателю, и одновременно с этим сделать его удобным для читателя или удовлетворить формальным требованиям? И в этом нам на помощь приходит текстовой редактор.

При грамотной структуризации документа все структурные элементы текста должны быть четко определены. Каждый из них имеет собственное форматирование (стиль), которое описывается всего один раз.

Примечание. Разные текстовые редакторы реализуют это по-разному, но для понимания того, как работают стили удобно рассмотреть технологию СSS, применяемую для написания Web-страничек, как одного из примеров текстовых документов. В начале документа (или в отдельном файле) перечисляются стили, используемые в документе и описание элементов их форматирования. К примеру: Стиль «Заголовок» имеет 12 размер, полужирное начертание, выровнен по центру; стиль «Основной текст» имеет 10 размер, нормальное начертание, основное выравнивание. После описания стилей идет собственно содержание документа с указанием какой участок текста каким элементом является (и, естественно, какой стиль применяется к данному элементу).

Таким образом, каждый пользователь имеет возможность создавать стили, которые ему кажутся удобными (или которые от него требуют формальные правила), применять их к чужому (но, структурированному) документу, и получать на выходе документ оформленный в соответствии с собственными требованиями.

Примечание. В большинстве развитых текстовых редакторов понятие «стиль» и «структурный элемент документа» отожествляют, однако это не совсем так. Под «структурным элементом документа» следует понимать функционально определенную часть текста, а под «стилем» набор элементов форматирования. То есть различные стили можно применять к различным элементам (по желанию автора).

К примеру: пользователь описал десять различных стилей, в его текущем документе два раздела, причем ему необходимо оформить его в двух видах: для собственного архива и для передачи своему начальнику; пользователь описывает структурные элементы, сохраняет две копии документа, причем в одной копии он связывает элементы текста с одними стилями (применяет одни стили), а в другой – с другими.

Но если в текстовом редакторе не предусмотрено раздельное описание стилей и элементов документа, то под под стилем, как раз, и следует понимать структурный элемент. В некоторых текстовых редакторах стили имеют название структурных элементов. К примеру: Заголовок, Основной текст, Подпись и др.

Примеры типов структурных единиц

Заголовок

Под заголовком, как правило понимают название (или заглавие) документа или какой-либо его части. Хотя заголовок – это свойство раздела, однако, когда он визуализирован, то по своим свойствам отностся к абзацным структурным элементам.

К примеру название книги — это заголовок. Книга состоит из глав, главы из параграфов. Название глав и параграфов — также заголовки. Однако нзвание книги, название глав и название параграфов имеют различный «вес», то есть название параграфа определяет более узкую и конкретную информацию, чем название книги. В связи с этим заголовки делят на уровни, чем более общую информацию (в данном документе) описывает заголовок тем выше его уровень.

Например: название книги — это заголовок первого уровня, а название параграфа — заголовок третьего уровня.

Заголовки, как правило делают крупнее, чем основной текст документа, и более плотным (жирным) начертанием (это позволяет более быстро находить заголовки в тексте). Выравнивают заголовки обычно по центру, хотя это и не правило. Заголовки более высокого уровня оформляются более весомо (крупнее кегль, более жирное начертание и т.д.) чем заголовки менее высокого уровня.

Основной текст

Под основным текстом понимают наиболее информативную часть документа. Этих элементов, как правило, больше, чем всех остальных, поэтому основной текст делают неплотным (в целях экономии чернил) и простым (не фигурным), что позволяет не утомлять глаза читателя. Основной текст обычно выравнивают основным выравниванием, что позволяет документу выглядеть более красиво.

Подпись (или Автор)

Это тоже одно из свойств раздела. Размещают этот элемент сразу под заголовком или в конце раздела (в зависимости от типа документа). Относится к разряду абзацных структурных элементов. В отдельных случаях, на пример, в цитатах, может быть и символьным элементом.

Автор» – это сопроводительная информация к названию раздела, поэтому она должна отличаться от основного текста, но быть менее броской, чем заголовок. Как правило этот раздел выделяют курсивом и правым выравниванием. Если подпись стоит вверху документа, то возможно увеличение размера, по отношению к основному тексту.

Вспомогательная информация

Вспомогательной информацией могут быть сноски, примечания, пояснения, заметки и т.д. Так как информация вспомогательная, то читатель имеет право ее пропустить, не опасаясь потерять смысловую линию, которую ведет автор. Вследствие этого данный элемент оформляется более мелким размером, чем основной текст. Иногда к вспомогательной информации применяют большие отступы, чем к основному тексту.

Важная информация

Это может быть определение, вывод, предупреждение или любая другая информация, на которую стоит обратить внимание. Исходя из своего функционала данный элемент должен обращать на себя внимание читателя, поэтому его выделяют или более крупным шрифтом (в случаях абзацных элементов) или более плотным начертанием.

Цитаты, адреса и ссылки на другие документы

Как правило относятся к символьнм структурным элементам. Выделяют их обычно курсивным начертанием.

Заключение

Правильная структуризация документа важна не только для пользователей непосредственно работающих с ними, но и для людей пользующихся поисковыми системами и системами автоматического учета электронной документации, которые все больше и больше входят в повседневную жизнь. При правильно построенной структуре поисковый робот может более адекватно классифицировать Ваш документ и внести в каталог учета ресурсов корректную информацию.

Пример. Робот поисковик вносит в каталог название документа и его аннотацию. В случае отсутствия аннотации он будет использовать введение или первые несколько абзацев основного текста. Если Вы правильно структурировали документ, то робот найдет первый заголовок и первый основной текст и запишет к себе в каталог, но если Вы оформили весь основной текст, как вспомогательную информацию, или как заголовок более низкого уровня, то в каталог робота попадет только название документа без описания.

Рекомендации по оформлению ссылок на КонсультантПлюс

1. Существуют ли единые правила оформления библиографических ссылок?

Основные требования оформления библиографических ссылок предусмотрены национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.5-2008.

Однако применение ГОСТ является добровольным. Поэтому можно указывать ссылки на систему КонсультантПлюс и сайт consultant.ru в рекомендуемом нами порядке.

Предлагаемый нами формат позволяет идентифицировать источник информации. При этом вы вправе включать и другие сведения в соответствии с ГОСТ.

Допускается также применять сложившийся в вашем научном или профессиональном сообществе формат проставления ссылок на источник. Главное, не забывать делать ссылку на СПС КонсультантПлюс либо на сайт consultant.ru.

2. Как правильно оформлять ссылки на документы, размещенные в системе КонсультантПлюс или на сайте consultant.ru?

  • Рекомендуем в начале учебно-методической или научной работы делать ссылку общего характера:

«Подготовлено при информационной поддержке СПС КонсультантПлюс».

  • Далее по тексту работы при цитировании или упоминании конкретного материала из Системы КонсультантПлюс или с сайта consultant.ru/ необходимо указывать сведения в следующем объеме:

Название документа и его реквизиты // СПС КонсультантПлюс (либо http://www.consultant.ru/).

  • Указанной в ссылке информации достаточно. Тем не менее автор может включить в ссылку любые необходимые, на его взгляд, данные, относящиеся к материалу (например, указать год издания статьи или конкретную страницу сайта и дату обращения к ней.

Пример:

Другие примеры ссылок, их форматы в зависимости от расположения в тексте приведены в Приложении А к ГОСТ Р 7.0.5-2008, см. «Библиографические ссылки на электронные ресурсы».

3. Существует ли разница между оформлением ссылок на правовой акт и на авторский материал?

Никакой разницы нет. В обоих случаях в ссылках следует приводить название документа с реквизитами, а в качестве источника указывать СПС КонсультантПлюс либо сайт consultant.ru.

При этом автор, ссылаясь на СПС КонсультантПлюс, может сделать в своей работе еще и ссылку на официальный источник опубликования документа (информация о нем содержится в СПС КонсультантПлюс в разделе «Справка» к документу), что не противоречит законодательству.

Примеры для правовых актов:

  • Пример 1: Федеральный закон от 01.12.2011 N 376-ФЗ «О внесении изменения в статью 24 Федерального закона «О воинской обязанности и военной службе» // СПС КонсультантПлюс
  • Пример 2: Постановление Правительства РФ от 13.12.2013 N 1154 «О перечне товаров, таможенных процедурах, а также случаях, при которых таможенное декларирование товаров может осуществляться в письменной форме» // http://www.consultant.ru
  • Пример 3: Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» // СПС КонсультантПлюс // Опубликован 08.04.2013 на официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru

Примеры для авторских материалов:

Требования к тексту документа

Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 3.19 ГОСТ Р 6.30-97, посвященный тексту документа, начинается с указания на язык текста. «Документ может быть составлен как на русском, так и национальном языке в соответствии с законодательством о государственных языках Российской Федерации и субъектов Российской Федерации». ГОСТ определяет также случаи, когда тексты документов пишутся только на русском языке. Только на русском языке текст оформляется при направлении документов:

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

При составлении документа руководствуются следующими правилами.

Сначала уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет правильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и характер изложения текста.

Затем необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого рода. Это самый главный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составителем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обеспечит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

Далее изучаются ранее изданные документы как вышестоящей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке распорядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть привлечены справки, отчеты, докладные записки, акты, письма и т.д.


Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы, и собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Прежде всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:

Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:

В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации учета особо ценных документов …»

или

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 1’5.06.95 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства»…

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. При использовании компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.

Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту*. Например: акт — совершать, составлять, подписывать, утверждать; заявка — выполнять, давать, делать, подавать, принимать, отклонять, удовлетворять и т.д.

* Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. -М.: Главархив СССР, 1982, с.24-43.

Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать тавтологии — использования в одном предложении однокоренных слов. Например: следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от третьего лица единственного числа (Иванов возражает … и предлагает).

Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-морские силы — ВМС; отдел труда и зарплаты — ОТЗ; абсолютный — абс.; страница — с.; так далее — т.д.; смотри — см. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку. Например: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта* и правилами русской орфографии. Однако эти документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений ** русского языка.

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов, п.4.12. Сокращения.

** Алексеев Д. И, Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. — М.: Русский язык, 1984.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации, четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации. Например:

В январе 1998 г. институт проводит конференцию «Проблемы развития предпринимательства в России». Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предпринимательства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета И.А. Скокшина

В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:

Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.

Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой — без мотивировки, приказы — с одной распорядительной частью. Например:

Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1,5 ставки с 15 августа 1998 года.

или

УВОЛИТЬ

Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 1998 года по собственному желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух — трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.

ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но начинать от полей.

Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92* Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1, 1.2.2, 2.9.1 и т.д.

* ГОСТ Р 1.5-92, п. 4.2, 4.3.

Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами, в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляются должностная инструкция, положение о структурном подразделении.

Особые требования предъявляются к составлению бухгалтерских документов.

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровом виде. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма. Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.*

* Инструкция по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. М.: Министерство финансов РФ, 2000, с.7.

В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом сказано в п. 5 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»: «Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений».

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но во избежание возможных ошибок даются и в словесном варианте. При их написании следует помнить, что количественные числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных. Например: с восьмьюстами тридцатью пятью рублями, до трехсот семидесяти тысяч рублей.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты — «опросные листы для получения определенных сведений»*. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

* Толковый словарь русского языка. Под ред. Д.Н. Ушакова. T.I. М., 1935, с.41.

Анкетирование — один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТ Р 6.30-97 указано: «При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков».

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да-нет», развернутым ответом, числовыми показателями.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *