Уничтожение персональных данных

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

1. Федеральный закон «О персональных данных» устанавливает требование, которому должно соответствовать хранение персональных данных, а именно: хранение необходимо осуществлять в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении (ст. 5).

В случае если оператор на основании договора поручает обработку персональных данных другому лицу, существенным условием договора является обязанность обеспечения указанным лицом конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке (ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»).

2. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37*(116), в разделе «Должностные обязанности» квалификационных характеристик ряда должностей руководителей и специалистов, предусмотрено выполнение трудовых обязанностей на основе персональных данных работников или с их использованием.

К этим должностям относятся:

— главный специалист по защите информации (руководит выполнением работ по комплексной защите информации; участвует в работе по созданию безопасных информационных технологий, отвечающих требованиям комплексной защиты информации; выполняет весь комплекс работ, связанных с контролем и защитой информации; обеспечивает контроль за соблюдением действующего законодательства при решении вопросов, касающихся защиты информации; координирует деятельность подразделений и специалистов по защите информации в организации);

— заместитель директора по управлению персоналом (организует управление формированием, использованием и развитием персонала организации; возглавляет работу по формированию кадровой политики, определению ее основных направлений; организует разработку и реализацию комплекса планов и программ по работе с персоналом с целью привлечения и закрепления на предприятии работников требуемых специальностей и квалификации; проводит работу по формированию и подготовке резерва кадров для выдвижения на руководящие должности и т.д.);

— менеджер по персоналу (определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников; организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры; организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей; совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников; разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста; принимает участие в разрешении трудовых споров и конфликтов; составляет и оформляет трудовые договоры; ведет личные дела работников и другую кадровую документацию);

— начальник отдела кадров (возглавляет работу по комплектованию организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении; принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия; осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств; осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения работников; организует проведение аттестации работников, ее информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации; осуществляет хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам; проводит работу по созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному предоставлению необходимой информации пользователям и т.д.), а также главный бухгалтер, начальник отдела по подготовке кадров и др.

Среди должностей специалистов назовем бухгалтера, документоведа, инженера по защите информации, инженера по подготовке кадров, инженера по кадрам, инспектора по кадрам, специалиста по защите информации, специалиста по кадрам, техника по защите информации, экономиста по труду и др.

Должностные обязанности ряда технических исполнителей фактически предусматривают (в определенных случаях) работу с персональными данными работников. Например, в должностных обязанностях секретаря руководителя предусмотрено принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

Включение функций, связанных с персональными данными, в должностные обязанности работников определяет соответствующее право работодателя, разрабатывая на их основе должностные инструкции, локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение о персонале и др.), а также трудовые договоры, предусмотреть положения о порядке защиты персональных данных работников организации. В частности, он устанавливает круг лиц, имеющих право на получение персональных данных работников, основания их получения, условия, обеспечивающие сохранность передаваемых данных, сроки пользования этой информацией.

3. На работодателя возлагается обязанность обеспечить хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в организации, к которой относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (см. п. 8 комментария ст. 85).

4. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении, в случае смерти работника — его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей). Согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденному Главархивом СССР 15 августа 1988 г., не востребованные трудовые книжки хранятся не менее 50 лет*(117).

5. В распоряжении Правительства РФ от 21 марта 1994 г. N 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»*(118) учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций рекомендовано включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

6. Статьей 8 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлено, что срок хранения органами Пенсионного фонда РФ сведений, составляющих содержание общей части индивидуального лицевого счета застрахованного лица, представленных в виде документов в письменной форме, а также документов в электронной форме, юридическая сила которых подтверждена электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством РФ, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже и представляемых в Пенсионный фонд РФ работодателями для целей индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, составляет не менее шести лет.

Срок хранения в вышеуказанных формах документов, содержащих иные сведения, составляет не менее трех лет. Уничтожение документов индивидуального (персонифицированного) учета, содержащих сведения о страховых взносах и страховом стаже, по истечении установленного срока их хранения производится после ознакомления застрахованного лица (работника) со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете за соответствующий период, и вручения ему указанных сведений.

7. Порядок хранения персональных данных, личных дел гражданских служащих установлен Федеральным законом «О системе государственной службы Российской Федерации», Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

8. Трудовым кодексом также установлено, что второй экземпляр акта о несчастном случае на производстве, акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с копиями материалов расследования хранится в течение 45 лет работодателем (его представителем), у которого произошел данный несчастный случай (ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1).

Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования хранится в течение 75 лет в центре государственного санитарно-эпидемиологического надзора и в организации, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания. Если организация ликвидируется, акт передают для хранения в центр государственного санитарно-эпидемиологического надзора (п. 33 Положения о расследовании и учете профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 декабря 2000 г. N 967*(119)).

9. Наличие трудовых отношений требует от работодателя (организации, индивидуального предпринимателя) обеспечения сохранности персональных данных работника, предоставляемых им как при заключении трудового договора, так и в процессе трудовой деятельности. Это определяет необходимость разработки и принятия локального нормативного акта. Работодатель принимает такой акт без учета мнения представительного органа работников.

Локальный нормативный акт, посвященный защите персональных данных работников в организации, разрабатывается работодателем на основе положений законодательства с учетом специфики деятельности организации.

В локальном нормативном акте о защите персональных данных работников организации закрепляются положения:

— о персональных данных работников, необходимых работодателю в связи с трудовыми отношениями;

— о круге должностных лиц, имеющих право получить у работника информацию, относящуюся к его персональным данным;

— о хранении персональных данных на бумажных и электронных носителях в предназначенном для этого помещении;

— об основных условиях проведения обработки персональных данных работников;

— о круге должностных лиц, имеющих право на доступ к персональным данным, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей, порядок их предоставления;

— о должностном лице, ответственном за организацию и хранение персональных данных работников;

— о должностном лице, осуществляющем контроль за хранением персональных данных работников;

— о передаче персональных данных работников;

— о правах работника, обеспечивающих защиту персональных данных, хранящихся у работодателя;

— об обязанностях работника в целях обеспечения достоверности его персональных данных;

— об ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников, и др.

Акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях

Если компания больше не нуждается в информации о своих сотрудниках или клиентах, то она обязана уничтожить носители с персональными данными этих лиц. Это нужно сделать, чтобы информация не попала к злоумышленникам. Уничтожение должно сопровождаться работой специально созданной комиссии, а также составлением и подписанием соответствующего акта. Как правильно его оформить, читайте в статье.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта уничтожения персональных данных на бумажных носителях .docСкачать образец акта уничтожения персональных данных на бумажных носителях .doc

Общие сведения

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к физическому лицу (клиенту или сотруднику предприятия). К персональным данным относятся ФИО, место и дата рождения, семейное положение, сведения об имуществе и т.д.

Любое учреждение, юридическое лицо или ИП, производящее обработку персональных данных, называется оператором персональных данных.

Уничтожение персональных данных — это действия, итогом которых будет невозможность восстановления сведений о физических лицах — уничтожение материальных носителей информации. Такие процедуры проводят, когда данные теряют актуальность (сотрудник уволился, работа с клиентом закончена) либо субъект отозвал согласие на обработку персональных данных и т.д.

Законодательное регулирование

Самый главный нормативный акт в данной сфере — это закон «О персональных данных» — ФЗ №152 от 27.07.2006 года. Он содержит информацию об условиях обработки, хранении сведений, правах и обязанностях оператора и субъекта персональных данных и т.д. Именно на этот документ нужно ссылаться при составлении акта об уничтожении персональных данных.

Кроме того, в зависимости от ситуации можно обращаться к другим законодательным документам, посвященным сфере работы с персональными сведениями физических лиц.

В отношении ответственности и контроля в данной области ужесточились нормы, они прописаны в Постановлении Правительства №146 от 13.02.2019 г.

Порядок уничтожения персональных данных

Для сведения к минимуму ошибок при процедуре при ее осуществлении необходимо соблюдать определенный законодательством порядок:

  1. В компании приказом руководства должна быть создана специальная комиссия для выявления неактуальных персональных данных и последующего их уничтожения и составления сопроводительного акта. К такому делу чаще всего привлекают сотрудников кадрового отдела, бухгалтерии, делопроизводителей.
  2. Комиссия выявляет список необходимых для ликвидации документов и проводит процедуру уничтожения.
  3. Комиссия составляет акт с перечнем уничтоженных документов. Функция этой бумаги — удостоверить, что процедура была совершена по всем правилам. Члены комиссии в подтверждение этого ставят на акте свои подписи.
  4. Уничтоженные бумажные носители с персональными данными должны быть списаны с различных книг и журналов учета подобного рода документов.

Важно! Если из организации увольняются сотрудники, то оригиналы, а в некоторых случаях еще и копии документов должны быть выданы им на руки, уничтожению подвергаются только копии документов и только после определенного срока хранения. То же самое касается клиентов компании.

Способы уничтожения

Информация на уничтожаемых носителях не должна быть подвержена восстановлению. В случае с бумажными носителями используют такие способы уничтожения, как измельчение (ножницами или с помощью шредера), сжигание, гидрообработка. При данной обработке носители будут невосстановимы.

За результативность процесса несут ответственность члены специально созданной комиссии в компании.

Составляем акт уничтожения персональных данных на бумажных носителях

Акт можно написать от руки или набрать на компьютере и впоследствии распечатать и подписать. Желательно брать «фирменный бланк» компании с ее реквизитами.

Итак, в шапке документа должны быть:

  1. Наименование оператора персональных данных. Это название организации.
  2. Отметка руководителя об утверждении акта. Здесь должны быть указаны дата подписания, должность и подпись с расшифровкой. Блок заполняется в последнюю очередь.
  3. Наименование документа.
  4. Место составления.
  5. Дата составления.

Далее начинается основная часть, где указывают следующее:

  1. Состав комиссии. Пишут должности и ФИО членов комиссии и председателя.
  2. На основании какого документа действует комиссия (приказ, распоряжение). Чаще всего это приказ.
  3. Ссылку на закон о персональных данных — ФЗ №152 от 27.07.2006 г.
  4. Дату уничтожения.
  5. Тип носителей.
  6. Список уничтоженных документов. Его можно оформить в виде таблицы с следующими графами: порядковый номер, номер и наименование носителя, примечание или пояснение.
  7. Каким путем было проведено уничтожение данных.
  8. Основание для проведения процедуры уничтожения.

Завершают документ подписи председателя и членов комиссии. После подписания акт передают руководителю для утверждения. Он ставит свою подпись в соответствующей графе на бланке.

В идеале в документе не должно быть ошибок (орфографических, грамматических и любых других). Если вдруг была обнаружена фактическая ошибка, то ее, конечно, нужно исправить, используя стандартный порядок исправления и завизировав внесенные коррективы. При большом количестве ошибок лучше взять новый бланк, заполнить его, а старый документ уничтожить.

Как происходит процесс уничтожения персональных данных?

Из Интернета Из бумажного Из электронного

Что это такое?

Уничтожение персональных данных – это мероприятия, при выполнении которых становится невозможным восстановить содержание личных данных в информативной системе ПД, а еще уничтожаются материальные носители персональных данных.

Какие есть способы?

Уничтожения документов, содержащих ПД, происходит следующими методами:

  • сожжение;
  • дробление;
  • химическое разложение;
  • превращение в бесформенную массу или порошок. .

Общий порядок действий с документами содержащими ПД

ПД хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и подлежат уничтожению. Для этого существует следующий порядок действий:

  1. Носители, в которых содержится персональная информация, подлежат уничтожению, согласно утверждённому приказу руководителя организации. Занимается уничтожением специальная комиссия.
  2. Распространители, содержащие ПД, удаляются в срок, который не превышает 30 дней с момента достижения цели обработки личных данных или утраты необходимости в их достижении.
  3. Комиссия выполняет отбор машинопечатных и бумажных носителей ПД, которые подлежат удалению.
  4. На отобранные к уничтожению распространители составляется акт. В акте исправления не допускаются.
  5. Комиссия выполняет проверку всех носителей, занесенных в акт.
  6. По окончании сверки в акт подписывают всех членом комиссии, а затем его утверждает руководитель организации.
  7. Распространители ПД, подлежащие удалению и включённые акт, после сверки комиссией складывают в нужное место и опечатывают.
  8. Персональные данные могут быть уничтожены любым способом, который не позволит провести их дальнейшую обработку.

Оформление сопровождения процедуры

Удаление носителей, содержащих личные данные, происходит под контролем специальной Комиссии. Она создаётся приказом руководителя организации. Во время манипуляции составляется акт об уничтожении ПД. После составления акта в течение 3-х дней направляются на утверждение руководителю организации.

Внимание! После его утверждения хранится акт в сейфе у руководителя соответствующего подразделения.

Факт удаления носителя с персональными данными заносится в «Журнал регистрации носителей информации, содержащих ПД и иную конфиденциальную информацию», где в графе «Дата и номер акта уничтожения» вносятся соответствующие данные. Этот журнал является конфиденциальной документацией и вместе с актами уничтожения его хранят в сейфе

Акт об удалении

Об удалении носителей комиссия составляет и подписывает соответствующий акт. Его отправляют на утверждение руководителю организации. В акте указываются следующие сведения:

  • дату, место и время уничтожения персональных данных;
  • должности, фамилии, инициалы членов комиссии;
  • вид и количество уничтожаемых носителей, содержащих персональные данные физических лиц;
  • основание удаления персональных данных;
  • способ уничтожения.

Скачать бланк акта об удалении (уничтожении) персональных данных

Как удалить из различных носителей: пошаговая инструкция

Из Интернета

В зависимости от типа носителя, существует свой способ удаления ПД из интернета:

  1. Google.

    Необходимо зайти на страницу с настройками и нажать «закрыть аккаунт и удалить все службы и сведения, связанные с ним». Этот шаг считается самым радикальным, но при этом действенным, на случай, если вы желаете навсегда удалить следы своего нахождения в сети.

  2. Вконтакте.

    Зайти на страницу личных настроек, «промотать» до конца и нажать на ссылку «удалить свою страницу». Теперь нужно указать причину такого решения и написать последнее сообщение бывшим друзьям. Но это делается пожеланию. Можно просто удалить страницу и все данные, без каких-либо объяснений.

  3. Facebook.

    Удаление личных данных из этой социальной сети происходит немного сложнее. Так как эта компания не собирается хранить ПД в течение нескольких лет, а разгребать запросы на составления у них нет времени, так что перед стиранием аккаунта желательно сохранить его копию. Для этого предстоит перейти на страницу с настройками и внизу из перечня общих настроем выбрать «Загрузить копию».

    После этого вы можете скачать единым архивом фото, лайки, историю переписок и список друзей. Сюда же входит техническая информация по IP входа и coockies. Теперь через поисковую систему нужно отыскать «удаление аккаунта». Удаленные сведения будут находиться на хранении в «резерве» от 1 до 3-х месяцев.

    По истечении этого времени все данные будут утрачены безвозвратно. Но есть другой, менее «кровавый» методу. Для этого выбрать в настройках аккаунта пункт «Безопасность», а затем кликните «Деактиворовать аккаунт».Эта операция позволит скрыть всю вашу персональную информацию, включая «список друзей»,

Из бумажного

Когда срок хранения документации подошёл к концу, то удаление происходит методом измельчения на мелкие части или же другим способом, исключающим возможность дальнейшего восстановления информации. Бумажные носители могут сжигаться.

Из электронного

По завершении указанных сроков хранения машинные носители ПД, подлежащие уничтожению, физически удаляются с целью невозможности восстановления и последующего использования. Достичь это можно путем деформирования, нарушения единой целостности носителя и его сжигания. Файлы, подлежащие уничтожению и находящиеся на жёстком диске компьютера, удаляют средствами операционной системы с дальнейшим очищением корзины.

Удаление личных данных – это процедура уничтожения с невозможностью дальнейшего использования и обработки. Способ уничтожения зависит от того, какой тип носителя был использован для хранения ПД. Все манипуляции, совершаемые специальной комиссией, должны быть вписаны в соответствующий акт.

Работник отзывает согласие по обработке персональных данных. Может ли он продолжать работать и возможно ли его уволить?

15 апреля 2019

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Отзыв работником согласия на обработку персональных данных не может служить основанием для отстранения его от работы или увольнения.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 86 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) работодателю предоставлено право обрабатывать персональные данные работника исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), является его персональными данными. Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
В соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях. Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ). Буквальное толкование данной нормы позволяет заключить, что в иных случаях получение согласия на обработку персональных данных не требуется. В частности, п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ допускает обработку персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
Таким образом, если работодатель получает от работника, хранит лишь ту информацию, которая необходима для исполнения трудового договора, получение согласия работника на такие действия не требуется (смотрите апелляционное определение СК по гражданским делам Оренбургского областного суда от 21.06.2017 по делу N 33-4566/2017).
Стоит отметить, что ч. 2 ст. 9 Закона N 152-ФЗ предусмотрено право субъекта персональных данных отозвать свое согласие на их обработку. Согласно ч. 5, ч. 6 ст. 21 Закона N 152-ФЗ в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных оператор обязан прекратить их обработку и уничтожить их, если их сохранение более не требуется для целей обработки персональных данных.
При этом ч. 2 ст. 9 Закона N 152-ФЗ специально оговаривает, что оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных в случае отзыва им согласия на их обработку при наличии оснований, указанных в пп. 2-11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10 и ч. 2 ст. 11 данного закона. К таковым относятся случаи обработки персональных данных без согласия работника.
Таким образом, поскольку работодатель осуществляет обработку персональных данных только своих работников, отношения с которыми основаны на трудовом договоре, согласие работников на обработку работодателем персональных данных в силу п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ не является обязательным.
На этом основании мы полагаем, что работодатель вправе осуществлять обработку персональных данных работников без их согласия, но только если объем обрабатываемых данных не выходит за установленные нормативными актами перечни необходимых сведений, а также соответствует целям обработки, предусмотренным трудовым законодательством. Аналогичные выводы содержатся в разъяснениях Роскомнадзора (смотрите также ответ 1 специалистов Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»).
Следовательно, в случае, если работник отзовет согласие на обработку персональных данных, работодатель вправе продолжить обрабатывать персональные данные работника без его согласия при наличии оснований, перечисленных в пп. 2-11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10 и ч. 2 ст. 11 Закона N 152-ФЗ. Оснований для отстранения такого работника от работы или расторжения с ним трудового договора не возникает. Данная позиция находит свое подтверждение и в правоприменительной практике, среди специалистов Роструда (смотрите ответ 2, ответ 3, ответ 4 с информационного портала «Онлайнинспекция.РФ»).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Бездеткина Дарья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *