Управленческий учет для чайников

Как построить систему управленческого учета с нуля

Управленческий учет — система сбора и анализа информации о деятельности предприятия, которая ориентирована на потребности его руководства. Она позволяет контролировать текущую деятельность, планировать стратегию и тактику, оптимально использовать ресурсы, измерять и оценивать результаты работы.

Рассмотрим, как построить управленческую систему учета в компании, приведем пример управленческого учета запасов.

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ ПО ПОСТРОЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Шаг 1. Выясняем у собственников и топ-менеджмента компании, что они стремятся получить от системы управленческого учета, какие отчеты и показатели хотят видеть, с какой периодичностью их нужно предоставлять.

Систему учета необходимо настроить на обеспечение руководства информацией, которая помогает оценивать текущее положение дел в компании, соответствие показателей целевым и плановым. Это позволит управленцам своевременно вмешаться и откорректировать ситуацию.

Шаг 2. Создаем рабочую группу. Как правило, когда речь идет о внедрении управленческого учета, в штат принимают экономиста или создают отдельные экономические подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Ошибкой будет возложить все функции исключительно на «классических» бухгалтеров.

Специфика бухгалтерской работы — следовать букве закона, при отсутствии регламентов бухгалтер просто теряется. У большинства бухгалтеров сложности вызывает и проведение финансового, экономического анализа.

Другое дело, что для целей управленческого учета нужна та же первичная учетная документация — накладные складов, банковская выписка. Соответственно, от бухгалтера понадобятся фактические данные. Поэтому главного бухгалтера (его заместителя) в состав рабочей группы необходимо включить обязательно. Идеальный вариант для внедрения и ведения управленческого учета — экономист с навыками бухгалтера (или наоборот).

В рабочую группу включают специалиста отдела информационных технологий. Его обязанности:

  • автоматизация процесса получения показателей (например, путем импорта данных о поступлениях денежных средств из системы «Клиент-Банк»);
  • построение форм отчетности в используемом программном обеспечении.

В состав рабочей группы включают профильных специалистов, руководителей подразделений. Если поставлена задача внедрить управленческий учет запасов, то в группу должны войти начальник материального отдела бухгалтерии, заведующий складом.

Следует определить, будет ли компания пользоваться услугами сторонних экспертов. Если да, то нужно выбрать консалтинговую фирму или конкретного эксперта.

Задачи рабочей группы:

1. Разработка и внедрение управленческого учета.

2. Принятие решений по утверждению выработанных стандартов, правил, методик учета.

3. Принятие управленческих решений в процессе выполнения работ.

4. Администрирование системы учета, руководство процессом, контроль.

5. Непосредственные контакты с владельцами информации.

Важно, чтобы сотрудники, занимающиеся управленческим учетом, владели методологией, были компетентными, имели доступ к необходимой информации. Например, часто от экономистов скрывают аспекты, имеющие отношение к оптимизации налогообложения. Поэтому перед руководством стоит выбор: получать достоверную управленческую отчетность и предоставить экономисту соответствующие права доступа или продолжать скрывать отдельные факты (тогда об адекватности и достоверности отчетов не может быть и речи).

Шаг 3. Анализируем хозяйственную деятельность, существующую систему учета, набор первичной учетной документации «как есть», проводим ревизию источников информации (табл. 1).

Таблица 1. Система учета

№ п/п

Хозяйственная операция

Документ, в котором отображается операция

Лицо, ответственное за оформление и сдачу документа

Лицо, ответственное за отображение операции в бухгалтерском и налоговом учете

1

Денежные средства

1.1

Поступление денежных средств

Банковская выписка, платежное поручение, заявка на оплату, фискальный чек

Бухгалтер-операционист, бухгалтер финансового отдела, кассир

Бухгалтер-операционист, бухгалтер финансового отдела, кассир

1.2

Расходование денежных средств

2

Реализация продукции и услуг

Счет-фактура, накладная, акт выполненных работ, договор, спецификация к договору, заявка от клиента

Менеджер отдела продаж, бухгалтер, специалист по договорам, менеджер отдела доставки

Бухгалтер по реализации, бухгалтер по учету доходов

3

Основные средства

3.1

Поступление (приобретение) основных средств

Накладная, акт приема-передачи (внутреннее перемещение) основных средств, акт приема-передачи отремонтированных и модернизированных объектов, ведомость начисления амортизации

Отдел снабжения, склад, отдел по контролю за работой оборудования, бухгалтер по основным средствам, начальники подразделений

Бухгалтер по основным средствам

3.2

Ввод в эксплуатацию

3.3

Ремонт, модернизация, реконструкция основных средств

3.4

Списание и выбытие основных средств

3.5

Амортизация

4

Запасы (склады)

4.1

Покупка (поступление) ТМЦ

Накладная, требование, заявка на получение ТМЦ, лимитно-заборная карта, инвентаризационная опись, акт уценки, акт на списание

Отдел снабжения, заведующий складом, кладовщики склада

Бухгалтер материального отдела, бухгалтер производственного отдела

4.2

Передача на производство

4.3

Внутреннее перемещение между складами, местами хранения

4.4

Списание ТМЦ

4.5

Уценка/дооценка ТМЦ

5

Заработная плата

5.1

Начисление заработной платы

Штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, сдельные нормы времени и расценки, наряд, сменное задание, рапорт, платежная ведомость

Отдел нормирования, руководители подразделений, инспектор отдела кадров, бухгалтер расчетного отдела

Бухгалтер расчетного отдела, главный бухгалтер

5.2

Социальные отчисления

5.3

Удержания из заработной платы

6

Производство

6.1

Изготовление продукции

Технологический процесс, лимитно-заборная карта, накладная, наряд, сменное задание, рапорт, дефектная ведомость, акт о браке, отчетная калькуляция, материальные балансы, отчеты цехов

Руководители цехов, производственных и ремонтных участков, экономист ПЭО, бухгалтер производственного отдела, склад готовой продукции, бухгалтер материального отдела, диспетчер производственного отдела

Бухгалтер производственного отдела, бухгалтер материального отдела, экономист, главный бухгалтер

6.2

Сдача готовой продукции на склад

Задачи анализа и ревизии:

  • определение специфики заполнения документов;
  • определение методики расчетов;
  • рассмотрение сценариев заполнения документов;
  • изучение процесса перенесения данных бухгалтерского учета в аналитическую отчетность планово-экономического отдела.

Например, в целях управленческого учета важно знать, какие данные указывает начальник отдела снабжения при оформлении заявки на оплату поставщикам, поскольку на их основе формируется очередность оплаты, аналитика оплаты по направлениям деятельности, проектам.

Шаг 4. Выбираем инструментарий, системы, методику управленческого учета (далее — инструмент). В данном случае используют информацию, полученную на предыдущих этапах, а также опыт, навыки и теоретические знания членов рабочей группы.

Рабочей группе предстоит выбрать один или несколько инструментов:

  • метод учета затрат и формирования себестоимости — позаказный, попередельный (попроцессный) или нормативный;
  • проектное управление;
  • бюджетирование;
  • управленческий план счетов;
  • ключевые показатели эффективности;
  • расчет точки безубыточности;
  • директ-костинг, АВС-костинг, тагет-костинг, стандарт-костинг;
  • анализ — финансовый, функционально-стоимостной, факторный, SWOT;
  • статические и динамические инструменты инвестиционных расчетов.

Шаг 5. Разрабатываем управленческую отчетность (формы, таблицы, диаграммы).

При разработке управленческой отчетности необходимо следовать указаниям руководителя, который на основании этой отчетности будет принимать решения.

Как я делал управленческий учет в Excel

Я работаю обычным аналитиком и, так получилось, что летом 2014 года, участвуя в одном e-commerce проекте, на коленке за 3 недели сделал управленческий учет в MS Excel. Давно планировал и наконец-то решил выложить на Хабр. Думаю, будет полезно малым предпринимателям, понимающим важность управления финансовыми потоками, но не желающим тратить значительное количество времени и средств на ведение управленческого учета. Не претендую на истину в последней инстанции и буду рад иным решениям, предложенным участниками сообщества.
Бизнес, к которому я летом имел отношение, был обычным интернет-магазином одежды премиум и выше сегмента с оборотом около 1 млн рублей в месяц. Бизнес работал, не сказать, чтобы очень успешно, но работал и продолжает работать. Собственник понимал необходимость ведения управленческого учета и, с этим пониманием, взял меня в качестве финансового директора (аналитика/менеджера …), так как предыдущий ушел из бизнеса за 3 месяца до моего прихода. Собственно, дыра такой же продолжительности была и в ведении управленческого учета. Забегая вперед скажу, что дыру не устранил (решили не ворошить прошлое), но создал систему, которая успешно работает при минимальных трудозатратах и по сей день.
Мой предшественник вёл управленку в Финграде, который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to…» не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае — морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы — чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?
Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград», либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:
— возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
— простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
— гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
— отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.
Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР — «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции — колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.
Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):
1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета — своего рода мапинг полей.

2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).

3. Управленческий учет построен на базе .xls выгрузки из Финграда (отсюда странные для сторонних пользователей названия и, в целом избыточное количество колонок). Убедительная просьба не воспринимать всерьез значения колонок «Приход», «Расход» — многое рандомно изменено.

Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым — БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)
4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).

5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».

6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт — для БДДС.

7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас — вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.

8. Собственно сам файл управленческого учета.
PS: Долго думал над тем, как автоматизировать процесс «перелива» информации из формы Google Docs, пока не пришел к мысли о необходимом ручном контроле вводимой разнородной информации (много людей заполняет формы + наличие минимум одного банк-клиента + 1С). Тем более не знаю VBA… Отдаю на суд хабрасообщества как есть, надеюсь, кому-нибудь поможет или просто будет интересно.
UPD от 30.04.2020: ввиду текущей экономической ситуации решил вспомнить Excel и бесплатно помочь малому бизнесу созданием подобных инструментов до конца 2020 года. Все интеллектуальные права останутся за мной и будут опубликованы в виде статьи (без данных, содержащих коммерческую тайну).
Критерии попадания в выборку кому хочу помочь:
1. Ваше дело имеет очевидную ценность для общества (благотворительные фонды, волонтерские движения и т.д.)
2. Вы платите белые зарплаты и приемлемый для оборота объем налогов (придется доказать выписками перечислений в фонды и на счета ФНС)
3. Вы не МММ, продавцы алкоголя возле школ, микрофинансовые организации и прочие лохотронщики
3 пункт — обязательный, также необходимо попадание в 1 или 2 пункты. Если попадаете в выборку, то пишите в личку.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *