Управление по инструкциям

Документационное обеспечение организации



В статье приводится актуальность исследования особенностей документооборота на предприятии. На сегодняшний день любой процесс в организации сопровождается движением различных документов. Правильное их оформление позволит повысить эффективность управления в организации, а также, как следствие, позволит прийти к высокой производительности труда, финансовой устойчивости и т. д.

Ключевые слова: документооборот, документационное обеспечение управления, документ, организация, управленческое решение.

Keywords: document management, document management, document organization, management decision.

Документационное обеспечение управления (или, как его еще называют, делопроизводство) — это такая область деятельности в рамках конкретной организации, которая обеспечивает документирование и полную организацию работы с различными документами .

Документационное обеспечение — это обязательный, важный аспект работы, стороны деятельности любого предприятия: в любой организации составляются и в дальнейшем принимаются необходимые документы, которые включают в себя: итоги деятельности, финансовое состояние организации в конкретный период времени, взаимодействие с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. д. Иными словами, подобные документы отражают все стороны деятельности предприятия в письменной форме, в виде конкретных документов.

На документы возлагается важнейшая функция — обеспечение управленческих функций в рамках организации. Документы включают в себя различные планы, показатели деятельности и иную, не менее важную, информацию. Таким образом, именно порядок работы с документами в организации во многом определяет в целом оперативность и качество решений, которые принимаются в данной компании, а также становится возможным сделать вывод об эффективности реализации данных решений.

Работа с документами — немаловажная составляющая управленческого процесса. Все операции с документами оказывают влияние на эффективность управления в целом.

Стоит отметить, что принятие управленческого решения состоит из ряда связанных между собой этапов, среди которых :

− получение исходной информации;

− переработка исходной информации;

− глубокий анализ переработанной информации;

− подготовка проекта управленческого решения;

− принятие данного управленческого решения.

Так, названные этапы принятия решения наиболее тесно связаны с документационным обеспечением процесса управления. Для того, чтобы извлечь из деятельности положительный экономический эффект важно, в первую очередь, качественно извлечь, обработать и интерпретировать информацию. При этом стоит отметить, что информация может быть разная.

В том случае, если в организации процесс работы с документами находится на неудовлетворительном уровне, то в значительной степени снижается качество управления, так как оно напрямую определяется качеством информации особенностями ее передачи, обработки и т. д. Кроме того, процесс управления определяется четкостью поиска, хранения и использования имеющихся документов.

Как правило, перед делопроизводством в организации стоит три четкие задачи, среди которых :

− документирование — данный процесс подразумевает под собой составление, оформление, согласование и изготовление документов.

− работа с соответствующими документами в рамках управленческого процесса — это, в первую очередь, обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов.

− приведение архива документов в единую систему.

Что касается функций, которые выполняются процессом работы с документами в учреждении, то среди них можно выделить следующие:

− утверждение единого порядка документооборота в организации;

− обработка входящих и исходящих документов;

− регистрация и учет документов (внутренних, поступающих и отправляемых);

− приведение имеющихся документов в единую систему, а также их хранение и использование;

− работа с обращениями от граждан;

− обеспечение необходимой степени информационной защиты.

Стоит отметить, что в том случае, когда предприятие расширяется, в том числе, увеличивается и численность его сотрудников, все более актуальным становится вопрос эффективности документационного обеспечения (оптимизации документооборота).

Среди основных проблем документооборота можно выделить следующие :

− отсутствие у руководства комплексной картины происходящего в организации;

− низкая степени скоординированности действий отдельных подразделений — иными словами, отделы не располагают информаций других подразделений, это в значительной степени осложняет процесс взаимодействия. Таким образом, следствием этого может стать падение качества обслуживания клиентов;

− следствием предыдущей проблемы может стать падение производительности труда и возникновение дефицита ресурсов — в первую очередь, человеческих.

− увеличение объема материальных затрат на оборудование новых рабочих мест, коммуникации, обучение и т. д.

− дополнительные инвестиционные вложение в случае изменения базовых технологий производства.

Необходимо отметить, что в России отсутствует, как таковой, единый орган власти, на который возлагалась бы вся ответственность за создаваемую и используемую организацией документацию .

А значит, отсутствует и единый подход к основополагающим вопросам делопроизводства. Иногда некоторые вопросы работы с документами регулируются высшими органами государственной власти и управления. Однако, пожалуй, наиболее сильное воздействие на процесс регламентации делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в том числе, Государственная архивная служба РФ.

Что касается основных функций Государственной архивной службы России (или еще, как ее называют, Росархив), то в качестве таковых выделяют сбор и хранение документов. Данные функции призваны отражать материальную и духовную стороны жизни ее народов, которые имеют историческое, научное и культурное значение.

Не менее важным вопросом является исследование нормативной базы регулирования процесса документационного обеспечения организации.

Итак, одним и нормативных актов, регулирующих данную сферу, является Положение о службе ДОУ. Это правовой акт, который устанавливает порядок образования, обязанности и организацию работы соответствующего подразделения, в том числе, правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Кроме того, важным документом в рамках нормативного регулирования ДОУ является должностная инструкция. Должностная инструкция — это организационный документ, который устанавливает соответствующие разграничения обязанностей и прав между отдельными сотрудниками. Это необходимо для того, чтобы устранить параллелизм и дублирование в исполнении операций.

Инструкция по делопроизводству — это еще один нормативный документ регулирования ДО, который регламентирует необходимые правила, процессы создания документов, непосредственно технологию работы с документами .

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель представляет собой конкретный перечень унифицированных форм документов, которые необходимы в целях осуществления документационного обеспечения функций и задач, разрешаемых компанией. Данный табель включает в себя характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования.

Подводя итог, стоит отметить, что данные нормативно-методические документы утверждают наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций.

Итак, документы — это важнейшая составляющая процесса управления организацией. Практически все действия и шаги должны быть в обязательном порядке зафиксированы в письменном виде в форме конкретных документов. Документационное обеспечение организации — это как раз-таки процесс создания, обработки, внедрения и иных действий, осуществляемых с документами в организации. Документы тесным образом связаны с информацией и ее движением. Информация в организации на сегодняшний день — это двигатель деятельности и в целом повышения эффективности ее работы.

Литература:

Модели управления предприятием: какую выбрать? Часть 2

В 1960-е годы традиционный подход управления по инструкциям (MBI — Management By Instructions) сменился управлением по целям (MBO — Management By Objects), за последние 10-15 лет возник новый подход — управление на основе ценностей (MBV — Management By Values). Однако из-за роста социальной напряженности в обществе, вызванной многими причинами, в том числе и коррупцией на всех уровнях управления и в отраслях экономики, наметилась тенденция перехода к модели ближайшего будущего — управления на основе социальных потребностей (MBS(d) — Management By Social demands). И главную роль в этой модели должны играть общественные организации и профессиональные объединения, призванные выражать потребности и тревожные настроения различных социальных слоев общества и профессий. Эта тенденция была подтверждена и на Всемирном экономическом форуме в Давосе в начале 2012 года, а на 10-м ежегодном заседании клуба «Валдай» в 2013 году президент РФ В. Путин заявил: «К сожалению, в истории нашей страны ценность отдельной человеческой жизни была невелика. Слишком часто люди оставались лишь средством, а не целью и миссией развития. У нас больше нет не только права, но и возможности бросать в топку развития миллионы людей. Именно образованные, творческие, физически и духовно здоровые люди, а не природные ресурсы или ядерное оружие будут главной силой России этого и последующего веков». И мнение президента РФ начинает разделять и российское бизнес-сообщество, в частности, президент Банковского холдинга республиканской финансовой корпорации А. Мальчевский отметил: «Мы стараемся быть полезными людям, создавать продукты и услуги по их потребностям, равно как и по их доходам». Генри Форд миссией своей автомобилестроительной компании определил создание дешевых автомобилей для того, чтобы население США могло осваивать обширные просторы своей страны, попутно заработав на этом бизнесе $300 млрд в сегодняшних ценах.
Социальные приоритеты государства провозглашаются и Конституцией РФ: «Российская Федерация — социальное государство, политика которого направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие человека» (ст.7, п.1).
Разработка проблем научного управления в начале XX века, сосредоточившая свое внимание на деятельности и специализации руководителя, столкнулась с необходимостью анализа построения организации в целом и формулирования принципов ее функционирования. Ответом на эту потребность деловой жизни стали работы теоретика и практика менеджмента, основателя административной (классической) школы управления Анри Файоля (1841-1925), который в 1916 г. во Франции опубликовал свою работу «Общее и промышленное управление», где впервые была дана полная версия теории управления и предложены организационные принципы. С 1888 г. по 1918 г. он руководил крупной горнодобывающей компанией. На основе своего управленческого опыта и научного склада мышления им были выделены 5 функций менеджмента, представляющие собой самостоятельные направления, но связанные с другими направлениями процесса управления, а именно:

  • Предвидение
  • Организация
  • Распорядительство
  • Координация
  • Контроль

А. Файоль рассматривал искусство управления как набор соответствующих принципов, применимых в конкретной ситуации. Он предложил 14 принципов управления, хотя и утверждал, что их может быть намного больше. Группировка указанных принципов, которые не потеряли своей актуальности и сегодня, по разным признакам приведена в таблице.
Группировка принципов Файоля

Структурные принципы Принципы процесса Принципы конечного результата
Разделение труда — перепоручение работникам отдельных операций
и, как следствие, повышение производительности труда,
ввиду того, что персонал получает возможность
сосредоточения своего внимания
Справедливость — уважение и законность администрации к подчиненным,
сочетание доброты и правосудия
Порядок — рабочее место для каждого работника,
а также каждый работник на своем рабочем месте
Единоначалие — каждый работник отчитывается
только перед одним руководителем
и только от него получает распоряжения
Дисциплина — необходимость соблюдения правил,
установленных внутри организации.
Для поддержания дисциплины требуется
наличие на всех уровнях руководителей,
способных применять адекватные санкции к нарушителям порядка
Стабильность персонала — текучесть кадров ослабляет организацию
и является следствием плохого менеджмента
Централизация — естественный порядок в организации,
имеющей управляющий центр.
Требуется поддержание баланса централизации и децентрализации
Вознаграждение — наличие справедливых методов
стимулирования работников
Инициатива — предоставление возможности проявления
личной инициативы работникам
Власть и ответственность — право отдавать приказы
должно быть уравновешено ответственностью за их последствия
Единство действий — группа работников должна работать
только по единому плану,
направленному на достижение одной цели
Корпоративный дух — сплоченность работников,
единая коллективная сила воли
Иерархия (цепь) — организационное деление на уровни управления Подчиненность интересов — интересы работника или группы работников
не должны ставиться выше интересов организации

Структурные принципы лежат в основе создания системы взаимосвязанных задач, прав и ответственности. Организаторские функции включают дробление задач на более мелкие подзадачи, перегруппировку этих задач во взаимосвязанных подразделениях, назначение руководителя каждого подразделения и передачу ему прав и ответственности и, наконец, соединение подразделений цепью целевых команд. Рассмотрим более подробно каждый из основных принципов организации управления.
1. Принцип разделения труда. Согласно Файолю, разделение и специализация труда — естественный способ произвести больше продукции с лучшими качественными характеристиками, прилагая те же усилия. Посредством специализации сокращается количество объектов, на которые должны быть направлены внимание и усилия работника. Основатель политэкономии Адам Смит рассматривал разделение труда как основной фактор экономического роста, поднимал проблему стоимости произведенных товаров и услуг. Анри Файоль считал специализацию лучшим средством использования индивидов и групп людей. В то же время разделение труда имеет свои пределы, которые не могут быть превышены. Такие методы упрощения труда, как стандарты работ и исследование в действии и во времени, акцентировали внимание на технических сторонах работы, а не на поведенческих. Позднее, в начале 1930-х годов, появился подход, описывающий человеческие отношения и позволяющий более углубленно рассматривать разделение труда в организациях с учетом влияния человеческого фактора.

В качестве ярчайшего примера успешного применения принципа разделения труда можно привести сельское хозяйство Голландии, где каждый занимается своим делом, совершенствуя его. Выращиваешь — с тебя качественный овощ. Хранишь — построй такой склад, чтобы урожай дожил до следующего сезона (кстати, в РФ при хранении портится до 50% урожая, в Голландии — не более 3%). Все звенья работают в связке — в отработанной столетиями системе сельхозкооперации. В этой цепочке банк, под 1,5% кредитующий фермеров — Рабобанк, созданный самими крестьянами. Сегодня у него берут в долг даже европейские госструктуры. В основе — «золотой треугольник»: правительство, обозначающее, что ему нужно сельские хозяйство (плюс небольшая госпомощь); наука, готовая развивать заданную тему; предприниматели, которые вкладывают деньги, заручившись поддержкой государства, пользуясь плодами научных работ. Для воздушного транспорта — это выделение в начале 1990-х годов из состава авиапредприятий аэропортов в качестве самостоятельных юридических лиц, оказывающих услуги по аэропортовому и наземному коммерческому и техническому обслуживанию, в то время как авиакомпании стали заниматься авиаперевозками и частично — инженерно-техническим обслуживанием воздушных судов. Госкорпорация по ОрВД, будучи в подчинении Росавиации, оказывает услуги авиакомпаниям по управлению воздушным движением.
2. Принцип единоначалия. Виды работ, которые появляются в результате разделения труда, должны быть скоординированы и направлены к единой цели. Процесс группировки задач по определенным признакам называется департаментализацией. Файоль не выделил базис для департаментализации, но он действительно выработал основное направление, в соответствии с которым деятельность, имеющая общую цель, должна производиться по единому плану и управляться одним руководителем. Принцип объясняет необходимость назначения руководителя для координации взаимозависимой деятельности.
В СССР существовало единое ведомство — Министерство гражданской авиации, после его распада в 1991 году прошла череда реформ, конечным результатом которых явилось образование федеральных органов исполнительной власти и одного межгосударственного органа СНГ, каждый из которых функционально отвечает за свои направления деятельности, обозначенные в таблице.
Федеральные органы исполнительной власти в области воздушного транспорта

Наименование ведомства Функции
Министерство транспорта
(Минтранс)
Выработка государственной политики
и нормативно-правовое регулирование
в сфере гражданской авиации,
использования воздушного пространства
и аэронавигационного обслуживания
пользователей воздушного пространства
Российской Федерации,
авиационно-космического поиска и спасания,
морского (включая морские порты,
кроме портов рыбопромысловых колхозов),
внутреннего водного, железнодорожного, автомобильного,
городского электрического (включая метрополитен)
и промышленного транспорта,
а также дорожного хозяйства
Федеральное агентство
воздушного транспорта
(ФАВТ)
Оказание государственных услуг
и управление государственным имуществом
в сфере воздушного транспорта (гражданской авиации),
использования воздушного пространства
Российской Федерации,
аэронавигационного обслуживания пользователей воздушного пространства
Российской Федерации
и авиационно-космического поиска и спасания,
функции по оказанию государственных услуг
в области транспортной безопасности в этой сфере,
а также государственной регистрации прав
на воздушные суда и сделок с ними
Примечание

  1. Росимущество управляет государственным имуществом, в том числе эксплуатируемым на объектах воздушного транспорта.
  2. ФГУП «АГА» управляет государственным имуществом аэропортов (аэродромов).
  3. Госкорпорация по ОрВД оказывает услуги по управлению воздушным движением.
Федеральная служба
по надзору в сфере транспорта
(Ространснадзор)
Контроль (надзор) в сфере гражданской авиации,
использования воздушного пространства Российской Федерации,
аэронавигационного обслуживания пользователей
воздушного пространства Российской Федерации,
авиационно-космического поиска и спасания,
морского (включая морские порты), внутреннего водного,
железнодорожного транспорта, автомобильного и городского наземного электрического транспорта
(кроме вопросов безопасности дорожного движения),
промышленного транспорта и дорожного хозяйства,
а также обеспечения транспортной безопасности в этой сфере
и на метрополитене
Управление государственного надзора
за деятельностью в гражданской авиации
(Госавианадзор)
Контроль (надзор) в сфере гражданской авиации,
использования воздушного пространства Российской Федерации,
аэронавигационного обслуживания пользователей воздушного пространства Российской Федерации
(кроме авиационно-космического поиска и спасания).
Является структурным подразделением Ространснадзора
Межгосударственный авиационный комитет
(МАК)
1. Сертификация:

  • типов ВС, двигателей, воздушных винтов, комплектующих изделий,
    летной годности, разработчика гражданской авиационной техники,
    ремонтной организации,
    типа по шуму на местности,
    производство материалов;
  • аэродромов,
    светосигнального и светотехнического оборудования аэродромов,
    радиотехнического оборудования центров УВД,
    аэродромов и воздушного транспорта, метеорологического оборудования;
  • авиакомпаний, авиационно-технических баз, учебных центров, высших и средних учебных заведений, медицинских учреждений.

2. Расследование авиационных происшествий на воздушном транспорте

В период со 2 по 18 октября 2001 года группа аудиторов ИКАО провела проверку организации контроля за обеспечением безопасности полетов в гражданской авиации Российской Федерации по следующим направлениям деятельности:

  1. Основное авиационное законодательство;
  2. Организационная структура ведомства гражданской авиации;
  3. Выдача свидетельств авиационному персоналу;
  4. Эксплуатация воздушных судов;
  5. Летная годность воздушных судов.

По результатам проверки была представлена 41 рекомендация по указанным выше направлениям деятельности:

  1. 2 рекомендации
  2. 5 рекомендаций
  3. 9 рекомендаций
  4. 5 рекомендаций
  5. 20 рекомендаций

Большинство рекомендаций носило технический характер и было адресовано ГСГА Минтранса России. Следующие 5 рекомендаций были обращены непосредственно Правительству РФ:

  • Правительству следует в приоритетном порядке принять постановление или закон, определяющий круг полномочий и сферу компетенции Государственной службы гражданской авиации России и разработать положение, касающееся передачи необходимых полномочий руководителю ГСГА, первому заместителю министра транспорта РФ по разработке правил и процедур производства полетов;
  • Правительству следует обеспечить, чтобы в случае, если в будущем будет проводиться реорганизация органа гражданской авиации, то она соглаосвалась с этим органом, а полномочия и сфера компетенции новой структуры утверждались до упразднения существующей;
  • Правительству следует обеспечить ГСГА достаточными фондами для введения новых должностей, которые обеспечат необходимое внедрение связанных с безопасностью полетов стандартов и рекомендаций и существующих процедур. Правительству следует также принять необходимую политику и предпринять административные шаги для утверждения конкурентоспособного, по сравнению с отраслью, уровня вознаграждения, для того, чтобы ГСГА РФ могла дополнительно набрать квалифицированный и опытный персонал;
  • Правительству следует обеспечить ГСГА РФ достаточными средствами для того, чтобы технический персонал получал периодическую специализированную подготовку, которая помогает поддерживать уровень технической экспертизы в рамках ГСГА РФ на одном уровне с отраслью, за которой она осуществляет надзор;
  • Правительству следует существенно увеличить общее финансирование ГСГА РФ, чтобы она как можно точно выполняла свои обязанности по надзору и контролю над авиационной отраслью.

Спустя 12 лет с момента выдачи этих рекомендаций ИКАО можно не сомневаться, что по официальным бумагам они были выполнены, однако, сама жизнь свидетельствует об обратном — к несчастью, по количеству авиакатастроф за 2012 год Россия заняла печальное первое место в мире, а черные ящики разбившихся самолетов продолжают скорбный подсчет жертв. Вот, и трагедия 17 ноября 2013 года с 23-летним Боингом-737 авиакомпании «Татарстан» в Казани, унесшей жизни 50 человек, явилась очередным печальным свидетельством системного кризиса отечественной гражданской авиации, корнями которого являются не только «человеческий фактор», но и ставшая небезопасной западная авиатехника, взятая в лизинг из десятых рук, и нестабильное финансово-экономическое состояние перевозчиков, и отсутствие в высшем руководстве российских авиакомпаний авторитетных профессионалов, за редким исключением, с базовым авиационным образованием и успешным опытом работы в отрасли, и этот список можно продолжить. К слову сказать, типичным доказательством, ставшим уже национальной бедой, — новым классом «эффективных топ-менеджеров», способных управлять чем угодно, — является образование гендиректора печально упомянутого перевозчика: в области мелиорации и механизации, финансов и бухгалтерии.
Тотальная инвентаризация отрасли с заменой нынешних управленцев, не имеющих базового авиационного образования, позитивного научного опыта управления и системных достижений в отрасли, на специалистов и экспертов специализированных общественных организаций и успешных выпускников отраслевых учебных заведений позволит вывести гражданскую авиацию из пике, выровнять многолетний крен и набрать устойчивые обороты для взлетного режима и безопасного полета в будущее. А нынешним и будущим авиапассажирам не нужно будет перед покупкой билетов или вылетом узнавать подлинную историю жизненного цикла и степень готовности самолета к рейсу, а также уровень профессионализма летчиков, и при малейшем подозрении — отказываться от полета. И как тут не вспомнить афоризм Козьмы Пруткова «Зри в корень», который уже натер мозоль на языке авторитетных отраслевых экспертов и специалистов и даже получил благозвучное для уха наименование — непрофессионализм, относящийся, как к управлению материально-техническими, так и людскими ресурсами. А ведь за этим ставшим привычным и характерным для любой отрасли экономики России термином скрываются участившиеся аварии и трагедии, избежать которых можно было бы с участием преданных своему делу профессионалов. Этот факт подтверждается тем обстоятельством, что примерно половина выпускников отраслевых учебных заведений (за исключением летных и инженерно-технических факультетов) не работает по полученной специальности и квалификации.
В этой связи нельзя не упомянуть о том, что в СМИ уже давно звучат предложения восстановить министерство гражданской авиации, что из-за «семи нянек дитя без присмотра». Однако если следовать этой логике, то и автомобилисты должны бы потребовать для себя отдельное ведомство — Минавтотранс, железнодорожники — Минжелтранс, водники — Минводтранс, ну а трубопроводники, видимо, постесняются просить Минтрубтранс, иначе дело будет совсем — «труба». А необдуманная, не основанная на научных исследованиях и позитивном опыте (включая зарубежный) очередная реформа системы управления такой стратегической отрасли экономики, каковым является транспорт для самой большой страны мира, чревата очень негативными последствиями и для экономики, и для общества, особенно в период глобального экономического кризиса.
В основе современной государственной системы управления транспортом, включающей воздушный, положены рассмотренные выше принципы разделения труда, иерархии, единоначалия и централизации.
3. Принцип централизации. Этот принцип связан с увеличением или снижением объема власти руководителя, что позволяет говорить о той или иной степени централизации и децентрализации. Принцип утверждает, что для каждой ситуации существует оптимальный баланс между централизацией и децентрализацией и что этот баланс нельзя определить без учета способностей руководителя, который координирует деятельность департаментов (отделов).
4. Принцип власти и ответственности. Этот принцип утверждает, что должна существовать связь между ответственностью руководителя и той властью, которой он наделен. Желательная связь состоит в равенстве этих двух факторов. Оценить эту связь, особенно при исследовании задач руководителей высшего уровня, весьма сложно. Суть дела в том, что поскольку ответственность передана руководителю, то ему должны быть даны и права отдавать приказы, и власть требовать послушания.
5. Принцип иерархии (цепи). Естественный результат применения предыдущих 4-х принципов — создание соподчиненной цепи руководителей от высших звеньев управления до низших уровней. Цепь — это путь для вертикальных связей в организации. Соответственно, все связи от низшего уровня должны пройти через каждого руководителя в цепи команд. А связи, идущие сверху, должны пройти через каждую подчиненную единицу, прежде чем они достигнут должного уровня. Такая цепь будет результативной до того предела, когда: 1) задания однозначно определены; 2) деятельность департаментов основывается на четко установленном базисе и определенных критериях; 3) полномочия специально передаются на нижестоящие уровни управления. В то же время необходимо учитывать возможность существования горизонтальных связей. Для руководителя часто необходимо контактировать с другими сослуживцами на том же уровне организации.
Рассмотренные выше 5 принципов определяют главные вопросы, требующие решения при создании структуры задач и власти. Они не являются подробно фиксированными правилами, а лишь намечают ведущие направления в деятельности руководителей.
Принципы процесса сосредоточены на действиях руководителей, направляющих деятельность организации, особенно когда руководители общаются с подчиненными. Справедливость руководителей рассматривается как основной фактор побуждения наемных работников к добросовестному выполнению своих задач.
Принцип справедливости отражен и в справедливом вознаграждении. Этот принцип гласит, что оплата труда и оклад должны соответствовать объему и качеству выполненной работы.
Принцип дисциплины относится к практике заключения стабильных соглашений между производственной организацией и ее наемными работниками. При этом должно предусматриваться применение санкций в случае невыполнения соглашений. Применение санкций должно осуществляться в соответствии с принципом справедливости и подчинения личных интересов общим. Это означает, что в конфликтных ситуациях общие интересы должны превалировать над интересами индивидуума.
Согласно принципу единства действий руководитель никогда не должен демонстрировать превосходство при общении с подчиненными или нарушать цепь команд. Считается, что любой исполнитель должен подчиняться только одному начальнику. Такая связь и взаимодействие учитываются при формировании организационных структур.
Принципы конечного результата определяют желаемые характеристики организации. Хорошо спланированная и направленная деятельность организации должна характеризоваться порядком и стабильностью, а рабочие — инициативным выполнением своих задач. Эти атрибуты деятельности организации, по Файолю, могут проистекать из ощутимого использования принципов структуры и процесса.
Истоками принципов можно считать XIX век, когда в 1870 году в мире появились первые крупные предприятия, а их фундаментом — армию, которая была в то время единственной крупной постоянной организацией со структурой, основанной на подчинении приказам и контроле их исполнения.
В условиях рыночной экономики, глобализации и открытости границ для движения товаров, услуг, рабочей силы конечной целью применения принципов можно определить конкурентоспособность, от которой зависит жизненный цикл организации.
С рассмотренными выше принципами организации управления сопряжены принципы эффективного менеджмента, которые должны быть присущи стилю руководства предприятием, среди которых можно выделить следующие:

  1. Лояльность к работникам.
  2. Ответственность как обязательное условие успешности менеджмента.
  3. Коммуникации, пронизывающие предприятие по горизонтали и вертикали.
  4. Атмосфера на предприятии, способствующая обнаружению и раскрытию человеческого капитала и творческого потенциала.
  5. Установление долевого участия каждого работника в общих результатах.
  6. Своевременная реакция на изменения в окружающей среде.
  7. Методы работы с людьми, обеспечивающие их удовлетворенность работой.
  8. Непосредственное участие менеджеров в работе групп на всех этапах как условие согласованной работы.
  9. Умение слушать тех, с кем сталкивается менеджер в своей работе.
  10. Этика бизнеса — золотое правило менеджмента.
  11. Честность и доверие к людям.
  12. Опора на фундаментальные основы менеджмента: качество, затраты, сервис, нововведение, контроль ресурсов, персонал, дисциплина.
  13. Качество личной работы, ее постоянное совершенствование.
  14. Самостоятельное овладение новыми знаниями и их распространение среди коллег на протяжении профессиональной жизни.

Эти принципы носят универсальный характер и применяются ко всем видам менеджмента, а именно:

  • Административный — общее управление предприятием;
  • Производственный — управление технико-технологическими процессами;
  • Финансовый — регулирование финансовых средств предприятия;
  • Маркетинг — регулирование рыночным поведением предприятия;
  • Инновационный — управление созданием и внедрением различного рода новшеств и технологий;
  • Управление персоналом — деятельность по комплектованию штатов, развитию и эффективному использованию персонала;
  • Стратегический — наука, изучающая методы и способы конкурентной борьбы на рынке;
  • Система менеджмента качества — управление качеством продукции, процессов и услуг.

Кстати, первым использовал термины «менеджмент» и «менеджер» родоначальник «научного менеджмента» Фредерик У. Тейлор, которым были разработаны следующие основные положения теории научного управления:

  1. Вместо волевых решений научно обосновывать каждый элемент работы;
  2. С помощью определенных критериев отбирать, а затем обучать, образовывать и развивать рабочую силу;
  3. Тесно сотрудничать с людьми, обеспечивая при этом выполнение работы в соответствии с разработанными принципами науки;
  4. Обеспечивать обоснованное разделение труда и ответственность между руководителем и работниками.

Современные зарубежные теории управления акцентируют внимание на профессионально-личностном росте специалистов, создании персонал-технологий, которые учитывают потенциал личности работника, его стремления, ценности, мотивы (Т. Питер, Р. Уотермен, Б. Швальбе, У. Оучи, М. Вудкок, Д. Френсис, О. Доннал и др.). Профессиональный фундамент для будущих поколений специалистов закладывается сейчас в высших школах, где студенты должны культивировать в себе такие качества, как мобильность, динамизм, конструктивность, профессиональный универсализм — способность менять сферы и способы деятельности, а во главу угла образовательной деятельности профессорско-преподавательского состава должен быть положен афоризм: «Если сегодня учить как вчера, потеряешь завтра».

Должностная инструкция — Специалист по документационному обеспечению персонала

Должностная инструкция
Специалист по документационному обеспечению персонала

Должностные инструкции с учетом профстандартов 2016-2017

Образец должностной инструкции специалиста по документационному обеспечению персонала

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по управлению персоналом

1. Общие положения

1.1. На должность специалиста по документационному обеспечению персонала принимается лицо:

1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;

2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

1.2. Специалист по документационному обеспечению персонала должен знать:

1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;

2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;

3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

5) основы документооборота и документационного обеспечения;

6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

8) структуру организации;

9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;

10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

11) нормы этики и делового общения;

12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

14) Правила внутреннего трудового распорядка;

15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

1.3. Специалист по документационному обеспечению персонала должен уметь:

1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;

2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;

4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;

6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;

8) разрабатывать проекты кадровых документов;

9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;

11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

13) вести деловую переписку;

14) соблюдать нормы этики делового общения;

15) ……… (другие навыки и умения)

1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.6. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

2) ведение документации по учету и движению кадров;

3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по документационному обеспечению персонала исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;

2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);

3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;

2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;

3) проводит сбор и проверку личных документов работников;

4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;

6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;

7) ведет учет рабочего времени работников;

8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;

2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;

4) осуществляет подготовку:

— по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

— уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;

— информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Специалист по документационному обеспечению персонала имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по документационному обеспечению персонала привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом», утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения)

Должностные инструкции работников ДОУ (детского сада)

На странице представлены новые должностные инструкции работников ДОУ (детского сада) по Профстандартам, разработанные в соответствии с ФГОС ДО в 2020 году специалистами нашей организации для дошкольных образовательных учреждений.

Данные должностные инструкции для работников ДОУ с учетом Профстандартов и ФГОС ДО используются работниками детского сада для осуществления качественного образования и воспитания воспитанников дошкольного образовательного учреждения, обеспечения безопасных условий образовательного и воспитательного процесса детей. Должностные инструкции для ДОУ по профстандарту можно купить и скачать.

Все новые должностные инструкции работников детского сада с учетом Профстандартов и ФГОС ДО для удобства распределены на должностные инструкции педагогических работников ДОУ, должностные инструкции обслуживающего персонала ДОУ и должностные инструкции работников пищеблока (кухни).

Представленные как образец новые должностные инструкции для ДОУ (детского сада), разработанные по профстандартам в 2019-2020 годах, содержат 7 необходимых разделов инструкции, правильно и грамотно оформлены, учитывают обновления ФГОС дошкольного образования и ФЗ «Об образовании в РФ».

Должностные инструкции
педагогов ДОУ по Профстандартам 2020

Новые должностные инструкции педагогов ДОУ в 2020 году включают в себя должностную инструкцию воспитателя детского сада по Профстандарту 01.001 «Педагог», педагога-психолога детского сада по Профстандарту 01.002 «Педагог-психолог», педагога дополнительного образования по Профстандарту 01.003 «Педагог дополнительного образования детей и взрослых», 01.005 «Специалист в области воспитания». Добавлены должностные инструкции контрактного управляющего и заведующего ДОУ.

скачать: Должностные инструкции для ДОУ (Профстандарт)
31 инструкция поштучно и пакетом, обновление — 25 марта 2020 года

Должностные инструкции по Профстандартам:

  1. Должностная инструкция воспитателя ДОУ (профстандарт)
  2. Должностная инструкция педагога-психолога в ДОУ (профстандарт)
  3. Должностная инструкция педагога-организатора ДОУ (профстандарт)
  4. Должностная инструкция социального педагога ДОУ (профстандарт)
  5. Должностная инструкция инструктора по физкультуре в ДОУ (профстандарт)
  6. Должностная инструкция педагога дополнительного образования в ДОУ (профстандарт)

Должностные инструкции по ЕКС:

  1. Должностная инструкция методиста в ДОУ
  2. Должностная инструкция педагога дополнительного образования в ДОУ (ЕКС)
  3. Должностная инструкция контрактного управляющего в ДОУ
  4. Должностная инструкция заведующего ДОУ по пожарной безопасности
  5. Должностная инструкция ответственного за пожарную безопасность в ДОУ
  6. Должностная инструкция начальника ГО в ДОУ
  7. Должностная инструкция начальника штаба ГО в ДОУ


скачать: пакет Положений для ДОУ
51 положение пакетом или поштучно. Дата обновления: 02.04.2020 г
Должностные инструкции разрабатываются заведующим дошкольным образовательным учреждением, в помощь он может задействовать руководителей структурных подразделений (заместителей заведующего), а также по вопросам охраны труда воспользоваться помощью специалиста по охране труда (ответственного за охрану труда).

Должностные инструкции
обслуживающего персонала ДОУ по Профстандартам

Новые должностные инструкции обслуживающего и технического персонала ДОУ (детского сада) по профстандартам и ФГОС ДО в 2020 году включают в себя должностную инструкцию главного бухгалтера и бухгалтера ДОУ по Профстандарту 08.002 «Бухгалтер», специалиста по охране труда по Профстандарту 40.054 «Специалист в области охраны труда», должностную инструкцию делопроизводителя по Профстандарту 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и дворника по Профстандарту 16.007 «Рабочий по комплексной уборке территории».

скачать: Должностные инструкции для ДОУ (Профстандарт)
31 инструкция поштучно и пакетом, обновление — 25 марта 2020 года

  1. Должностная инструкция заместителя заведующего по АХЧ (профстандарт)
  2. Должностная инструкция заместителя заведующего по АХР (профстандарт)
  3. Должностная инструкция завхоза ДОУ по профстандарту
  4. Должностная инструкция няни в ДОУ (профстандарт)
  5. Должностная инструкция помощника воспитателя ДОУ по профстандарту
  6. Должностная инструкция младшего воспитателя ДОУ по профстандарту
  7. Должностная инструкция главного бухгалтера ДОУ (профстандарт)
  8. Должностная инструкция бухгалтера ДОУ (профстандарт)
  9. Должностная инструкция специалиста по охране труда в ДОУ (профстандарт)
  10. Должностная инструкция делопроизводителя ДОУ (профстандарт)
  11. Должностная инструкция секретаря заведующего ДОУ (профстандарт)
  12. Должностная инструкция кладовщика в ДОУ (профстандарт)
  13. Должностная инструкция дворника ДОУ (профстандарт)
  14. Должностная инструкция слесаря-сантехника в ДОУ (профстандарт)
  1. Должностная инструкция диетсестры в ДОУ
  2. Должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ

Должностные инструкции
работников кухни (пищеблока) ДОУ по Профстандартам

Новые должностные инструкции для работников пищеблока (кухни) ДОУ (детского сада), разработанные в 2019-2020 годах на основе профстандартов, включают в себя должностную инструкцию повара ДОУ по Профстандарту 33.011 «Повар», а также шеф-повара и кухонного рабочего по ЕКС.

скачать: документы по Пожарной безопасности в ДОУ
33 документа с учетом приказов на 18 марта 2020 г

  1. Должностная инструкция шеф-повара ДОУ (профстандарт)
  2. Должностная инструкция повара в ДОУ (профстандарт)
  3. Должностная инструкция помощника повара в ДОУ (Профстандарт)
  1. Должностная инструкция шеф-повара в ДОУ (ЕКС)
  2. Должностная инструкция повара в ДОУ (ЕКС)
  3. Должностная инструкция кухонного рабочего ДОУ (ЕКС)


скачать: инструкции по Охране труда для пищеблока (кухни)
Инструкции для пищеблока Школы, ДОУ, Столовой, Ресторана, Кафе. Обновление: 15.04.2020г
Для полноты предлагаемый пакет должностных инструкций по профстандарту для ДОУ (детского сада) дополнен некоторыми должностными инструкциями, разработанными по новым законам в области образования и единому квалификационному справочнику должностей.

Рекомендуем перейти к:
Инструкциям по пожарной безопасности в ДОУ
Инструкциям по охране труда на кухне ДОУ

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *