В проведении мероприятия

25 советов, как организовать мероприятие и не облажаться

Мероприятие — лучший способ сбора средств, повышения узнаваемости вашей организации, а также приятное времяпрепровождение (если все организовано хорошо). В фильме «Криминальное чтиво» (Pulp Fiction) Квентина Тарантино есть один занимательный герой — мистер Уинстон Вульф. Он абсолютно незаменим, ведь Вульф способен продумать и организовать любое действие за небольшой отрезок времени. Четкая и спланированная организация — это залог успеха любого мероприятия. Поэтому делимся с вами простыми, но такими нужными советами по организации мероприятия.
«Подготовка мероприятия на стадии «ах, да, точно, скоро мероприятие!»
1. Не в ЦА! — эту фразу хотя бы раз слышали все, кто хоть раз сталкивался с рекламой и терпел неудачу. А еще это пункт №1 во всех занятиях по маркетингу и event-сфере — нужно четко понимать целевую аудиторию вашего мероприятия. Начните с определения ЦА, и со всеми остальными пунктами все станет проще и понятнее.
2. Нам нужен список! Вы обязательно похвастаетесь своей невероятной памятью позже в кругу друзей, а для подготовки мероприятия непременно нужен блокнот (например, в электронном виде). В списке вы должны отразить все, что потребуется для event’a: от освещения и транспорта до салфеток и бумаги в принтере.
3. Ответ на вопрос: Зачем? Вы должны знать ответ на этот вопрос не только для директора вашего НКО или потенциальных доноров, а в первую очередь для себя. Этот вопрос должен вызывать у вас недоумение и желание ответить: «Как зачем? В смысле зачем?». Не стесняйтесь ставить для себя и крупные цели, например, получить несколько грантов, ведь так вы будете действовать увереннее и разумнее.
4. «Друзья мои, тут Бритни Спирс приезжает. Мы не сможем.» По возможности сверяйтесь с афишей и погодными сводками на выбранную дату, чтобы потенциальные гости вашего мероприятия не пропустили его или не ходили с кислыми минами по вашему фуршету, расстраиваясь, что не попали куда-то еще. С погодой сложнее, ведь мы призываем вас планировать все заранее, но, используйте здравый смысл: концерт на открытом воздухе в конце августа — не самая лучшая затея.
5. ПЛАН Б! Будьте заранее готовы, что все необратимо поменяется. Придет больше или меньше людей, изменится место действия, подведет кейтеринг-партнер — да мало ли что еще. Это абсолютно нормально и происходит почти всегда, поэтому не стоит бояться — адаптируйтесь. Постарайтесь в составленный ранее список внести все, что может пойти не так, и подготовить запасной вариант. Сломается аудио-система, заболеет конферанс, пойдет дождь, рухнет сайт для пожертвований — у вас уже есть две запасные колонки, знакомый ведущий, набор зонтиков и дождевиков, а также запасной онлайн-кошелек. Классно же?
«Бухгалтер, милый мой бухгалтер…»
6. Калькулятор — наш друг. Казалось бы, такой простой и очевидный пункт, но отчего-то многие project-менеджеры упорно откладывают моменты подсчетов. Финансовый план — это то, что нужно составить раньше всего. Там вы должны подсчитать все затраты, возможный заработок в виде пожертвований, гранты от фондов и спонсоров. Конечно, найти спонсоров мероприятия — это самый лучший и простой вариант. Если со спонсорами не получается, то стоит объявить предварительную продажу билетов, чтобы хотя бы примерно понимать, сколько придет людей и сколько денег вы получите. Отправятся ли деньги с билетов в фонд вашего НКО или на что-то конкретное — уже решать вам.
7. Снимайте розовые очки. Занижайте бюджет и финансовые цели, ведь потратите вы, скорее всего, больше, а заработаете меньше, чем запланировали. Лучше потом обрадоваться, чем подсчитывать потери.
8. Попросите у людей. Мы уже рассказывали, что краудфандинг — наш друг, товарищ и брат. Почему бы не устроить краудфандинговую кампанию по сбору денег на ваше мероприятие? Обычно люди с радостью вносят пожертвования, а потом приходят посмотреть, на что были потрачены их кровные.
«Приходите, ну, пожалуйста…»
9. Реклама. Реклама, реклама, реклама… и еще раз реклама.
10. Зачем? Наш любимый вопрос, помните? Теперь настало время ответить на него для тех, кого вы хотите увидеть на вашем мероприятии. Емко отразите в рекламном сообщении, зачем к вам, собственно, приходить.
11. Друзья не придут… если их не позвать. Не будьте так уверены, что ваши друзья точно придут без предварительного уведомления. Не стесняйтесь напоминать о себе, а если в вашем event’e участвуют спикеры — попросите их проинформировать о мероприятии и свою аудиторию через доступные им каналы.
12. СМИритесь. Масс-медиа — ваши друзья. Если у вас уже есть свой пул журналистов — заручитесь их поддержкой. Помните, о вашем НКО говорят устами представителей СМИ, а значит, с журналистами нужно уметь общаться. Следите за качеством изданий, которые о вас пишут или снимают видеосюжеты, ведь в этом есть прямая связь с вашей репутацией (и репутацией вашего мероприятия)
13. Социальные сети. Весь мир сейчас в соцсетях. Если упоминаний о вашем мероприятии нет в Фейсбуке, Твиттере, Инстаграме или Вконтакте, то считайте, что вашего event’a просто не существует. У вас также должен быть свой хэштег мероприятия (желательно запоминающийся). Не стесняйтесь проплачивать рекламу в соцсетях, ведь она работает лучше, а стоит дешевле.
14. Видео с котиками. Нет, необязательно, конечно, с котиками, но свой след на платформе YouTube вы непременно должны оставить. Воспринимайте ее как отдельную площадку для рекламы вашего мероприятия, которая при должном применении может оказаться лучшей среди прочих. Снимайте видео-приглашения, процесс подготовки — в общем, все, что может оказаться интересным вашим зрителям.
15. Блогеры! Скоро этот пункт будет объединен с пунктом «СМИ», но пока о нем нужно говорить отдельно. Некоторые блогеры давно обогнали по популярности самые известные телеканалы, и с этим нужно считаться. Видеоблогеры очень охотно идут на контакт с НКО, поэтому не упустите шанс познакомиться с кем-нибудь, кто может быть интересен вашей аудитории, либо наоборот — вы можете быть потенциально интересны его подписчикам.
16. Онлайн-регистрация или никакой вообще. Регистрация на мероприятие может понадобиться в разных ситуациях. Если она вам все же нужна, то используйте онлайн-сервисы (электронную почту, Google Docs и так далее) и социальные сети. Любой другой способ — это неудобно и в 95% случаях отпугивает потенциальных посетителей.
Поделим пьесу по ролям
17. Все в одиночку… это плохо. Даже если ваш НКО состоит из двух человек, распределите обязанности. Как вы уже понимаете, чем больше в вашей организации людей, тем больше усилий должно быть вовлечено в проект. Не стесняйтесь делегировать полномочия, нагружать и просить поучаствовать. Когда за все отвечает один человек — это либо голливудский фильм, либо все идет очень тяжело.
18. Любите спонсоров. Нисколько не стесняйтесь уделять больше внимания тем, кто напрямую помогает вам средствами — будь то гранты от фондов или просто жертвователи больших сумм. Даже если и ваши, и их помыслы целиком состоят из искренности и добродетели, почувствовать себя особенным хочется каждому. Это, в свою очередь, сподвигнет других пожертвовать вам больше.
19. «Вам понравилось?» Будьте готовы к хорошим, а особенно к плохим отзывам о вашем мероприятии. Более того, сами просите оставить для вас фидбэк, даже если вы и так знаете, что прошло хорошо, а что вам не очень удалось. Любая критика способна помочь, а любая похвала воодушевляет на новые подвиги.
20. В свет софитов! Соберите все свои манеры, природное обаяние и лучезарную улыбку и выходите с этим к публике. Или учитесь прятаться, ведь есть два варианта организаторов мероприятий: «Санта-Клаусы», которые творят добро и счастье, при этом оставаясь невидимыми, и «Депутаты», которые стараются сделать все, так сказать, от первого лица. Выбирайте близкий вам вариант и вперед!
21. «Все хорошо?» Не стесняйтесь спрашивать у гостей, нравится ли им все происходящее на данный момент. Так вы сможете держать руку на пульсе и устранять какие-либо недочеты (например, убавить мощность кондиционера), о которых гости зачастую стесняются говорить на самом мероприятии, зато любят в красках рассказать о них после.
22. «Вы прирожденный оратор!» Риторическая подготовка в жизни не помешает никогда. Если вы стесняетесь говорить на публике или вовсе не умеете, запишитесь на пару уроков риторического мастерства и ораторского искусства. Проверено, что каких-то два занятия многократно увеличивают вашу лингвистическую привлекательность (а вместе с ней и природную).
23. Приоденьтесь! Да, это очевидный пункт, в котором мы ненавязчиво просим вас не являться на ваш event в спортивном костюме, если только мероприятие изначально этого не подразумевает.
24. Не нервничайте! Хм, нам, конечно, это легко говорить, но хотя бы постарайтесь. Попробуйте сами проникнуться вашим событием, несмотря на то, что вы знаете о нем абсолютно все. Тем более, нервозность имеет свойство передаваться, лучше этого не допускать.
25. Готово, вы восхитительны!
Любое мероприятие — это стресс. Особенно для НКО, которые привыкли существовать без большого количества средств. Но то, что можно выжать из одного event’a, с легкостью перекрывает все возможные финансовые и эмоциональные потери. Поэтому если вы еще не решились — решайтесь, а если уже решили — дерзайте! Удачи!

Как пишется: «на мероприятии» или «на мероприятие»?

Когда какое-либо требуемое имя существительное (например, слово «мероприятие») находится в каком-то из косвенных падежей и сочетается при этом с тем или иным предлогом, то такой грамматический эпизод часто называют «предложно-падежным сочетанием». Определение «предложно-падежное» используется не потому, что падеж должен быть предложным. Он бывает любым, кроме именительного. «Предложное» — от слова предлог.

Всё это в данном случае очень важно чётко знать, потому что «на мероприятие \ на мероприятии» — это как раз и есть подобные сочетания. Предлог один и тот же — «НА», а падежи существительного разные. Они используются не как попало, а в зависимости от смысла в предложении.

Например:

Так или иначе, мы видим, что в первой группе примеров сосредоточены предложно-падежные сочетания в использованием предложного падежа. А во втором абзаце — с применением винительного. Где предложный (где?) — там окончание «-И». Где винительный — там слово не изменяет начальной своей формы («-Е»).

Особенности тематических анимационных программ

Организация тематического мероприятия — дело творческое и сложное. Организуя тематические мероприятия, аниматорам следует проявить максимум изобретательности и выдумки, позаботиться, чтобы он был обличен в яркую эмоциональную форму, чтобы никто не уходил с вечера равнодушным.

Наряду с устными выступлениями обычно широко используются наглядные и художественные иллюстрации, дополняющие и обогащающие каждое отдельное выступление и всю тему. Хорошо, когда демонстрируются новые методы работы, образцы продукции, действующие модели машин, схемы, диаграммы, показываются сцены из спектаклей, фрагменты из кинофильмов, произведения изобразительного искусства, исполняются различные музыкальные произведения.

По социально-психологической ситуации, лежащей в его основе, театрализованный тематический вечер чрезвычайно близок к массовому празднику на открытом воздухе. Не случайно такие вечера, как правило, проводимые клубами в праздничные дни или посвящаемые важнейшим событиям в жизни данного коллектива, села, города, страны, порождают праздничное состояние человека.

Наличие особого психологического состояния народной массы, выливающегося в праздничную, ситуацию, создает потребность в такой форме массовой работы клуба, которая заставила бы людей испытать эмоциональное потрясение и побудило бы к активному массовому действию. Очевидно, не всякий тематический вечер в клубе должен быть таким, хотя все они в той или иной степени театрализованы, т. е. построены по законам театра, что диктуется их обязательной сценарной основой.

Так, тематическое мероприятие отличается от других мероприятий не только наличием темы и программы, ее раскрывающей, но и тесным слиянием информационно-логической и эмоционально-образной линий в едином сценарии. Диапазон тематического вечера очень широк. Он может представлять собой простейшее иллюстративное соединение информационно-логического и эмоционально-образного начал, но может перерасти в синтетическое театрализованное массовое представление.

Все, что происходит в тематической анимационной программе нацелено на нечто конкретное, например, посвящено знаменитой личности, празднику, важной исторической дате и т.д.

Тематическая анимационная программа представляет собой событие, историю, действие, нацеленное на определенную тему, вопрос. Все, происходящее по этой программе должно соответствовать выбранной тематике.

Организация тематического мероприятия

В основе тематической анимационной программы обязательно должен лежать сценарий, т.е. подробная литературная разработка содержания тематического вечера, в которой в строгой последовательности излагаются отдельные элементы действия, раскрывается тема, показаны авторские переходы от одной части действия к другой, приводится примерное направление всех публицистических выступлений, вносятся используемые художественные произведения или отрывки из них, предусматриваются средства повышения активности участников, оформление и специальное оборудование помещений клуба.

Отсутствие тщательно разработанного сценария мероприятия, замена его лишь сценарным или режиссерским планом или так называемвм планом организации будущего мероприятия приводит к несоразмерности и несогласованности отдельных его частей, механическому их соединению, обеднению выразительных возможностей и недостаточному раскрытию идеи тематического вечера. Профессиональный подход к работе, в частности к проведению тематических мероприятий, требует от сегодняшних аниматоров умения составлять сценарий и воплощать его.

Рассмотрим основные этапы работы над сценарием тематического мероприятия. В начале работы необходимо придумать идейно-тематическая основа будущего мероприятия, четко определяются тема и идея. В аниматорской практике эти понятия часто недооцениваются, смешиваются, подменяются одно другим, что неминуемо сказывается на качестве сценария.

Тема — круг жизненных явлений, отобранных и освещенных автором в сценарии. Другими словами, тема — это то, о чем автор хочет рассказать участникам вечера.

Идея — основной вывод, основная мысль, авторская оценка изображаемых в сценарии событий. Идея — это то, ради чего проводится вечер. На основе идеи решаются методические вопросы.

Идея сценария, ставшая точкой зрения автора, служит стержнем для подбора документального и художественного материала, представляет конфликт, композицию, образный строй, подбор выступающих. Нечеткость идеи, как правило, оборачивается нечеткостью сценария, его основных смысловых акцентов.

Тема обычно задана с самого начала, а к идее, как общему главному выводу, сценарист и режиссер должны подвести участников и зрителей театрализованного действия. Типичная ошибка некоторых практических работников состоит в том, что они нередко стараются подать идею в готовом виде с самого начала тематического мероприятия. Между тем задача в том, чтобы пробудить активное восприятие действия, заставить каждого как бы включиться в события и самому осмыслить идею, которой подчинено развитие действия. В этом творческом процессе зритель становится соучастником массового мероприятия.

Тема и идея неразрывно связаны друг с другом и в совокупности создают идейно-тематическую основу сценария. Однако для создания клубного сценария, как и всякого литературного произведения, определить его тему еще не достаточно. В сценариях зачастую отсутствует конкретный сюжет, т.е. основные, развивающиеся по ходу действия события, цепь событий, построенных на конфликте.

Поиски яркого, интересного сюжета — неотъемлемая часть работы над сценарием, важное требование клубной драматургии. Избрав сюжет для массового мероприятия, нужно организовать художественный и публицистический материал так, чтобы сюжет развивался от события к событию, в сценическом действии.

Тематическое мероприятие — это идейно и сюжетно организованное единство, связная цепь устных выступлений, действий, зрительных образов, слитых в рамках сюжета сценарно-режиссерским замыслом.

Развитие сюжета в сценарии тематического вечера невозможно без определения и разработки конфликта. Он может выражаться в преодолении людьми трудностей, препятствий при достижении определенных целей.

Если выбрана тема сценария, определена идея, найден сюжет. Следующим шагом становится разработка композиции будущего сценария, т. е. реализация конфликта, развитие сюжета в сценическом действии. Композиция есть организация действия, а значит, и соответствующее расположение материала.

В начале сценария необходима экспозиция, т. е. короткий рассказ о событиях, предшествовавших возникновению конфликта, вызвавших его. Экспозиция в сценарии обычно перерастает в завязку. Экспозиция и завязка должны быть предельно четкими, лаконичными. Они несут большую психологическую нагрузку, так как сосредоточивают внимание зрителя, подготовляют его к восприятию действия, настраивают на определенный лад.

Следующая часть сценарной композиции — основное действие, т. е. изображение процесса борьбы, ее перипетий, цепи событий и столкновений, в которых решается конфликт. Основное действие обычно распадается на цепь взаимосвязанных и взаимообусловленных эпизодов. Каждый из них имеет свою логику, свою внутреннюю композицию, через которую красной нитью проходят идея и тема сценария.

Это антуражные события с ролями и атрибутикой, тематической подборкой музыки и места проведения. В данном мероприятии гости становятся непосредственными участниками программы, её персонажами в тщательно разработанных образах. Специалисты нашей компании смогут перенести Вас и Ваших гостей в любое место и время, не важно будет ли это прием в великолепном дворце королевы Елизаветы, или же пиратская вечеринка на вражеском фрегате. Одна из важнейших составляющих организации такого мероприятия — эксклюзивный сценарии, который разрабатывается индивидуально, в зависимости от события и пожелания заказчика. Форма — тематическое мероприятие подойдёт для любого торжества, будь то корпоративный Новый год или Юбилей компании.

Действие в сценарии подчиняется следующим основным методическим требованиям:

1. Строгая логичность построения сюжета и развития конфликта. Каждый эпизод сценария должен быть логически обусловлен, связан смысловыми мостиками с предыдущим и последующим. Заметим, однако, что логичность совсем не обязательно должна означать хронологическую последовательность, как это часто понимается авторами клубных сценариев.

2. Постепенное нарастание действия. Заданное экспозицией-завязкой действие должно развиваться по нарастающей линии к кульминации и развязке.

3. Законченность каждого отдельного эпизода. Сценарий всегда состоит из эпизодов. Каждый из них обладает внутренней логикой построения и должен быть обязательно закончен, прежде чем начинается, другой. В миниатюре каждый эпизод должен повторить все элементы сценария, законченную композицию.

Действие обязательно должно быть подведено к кульминации, т. е. к наивысшей его точке. В момент кульминации наиболее концентрированное выражение находит идея клубного театрализованного представления

После кульминации должна следовать развязка — финал действия. Это весьма важная часть композиции, ее отсутствие или незавершенность оставляет ощущение неоконченности всего мероприятия. Финал несет особую смысловую нагрузку, так как является наиболее выгодным моментом для максимального проявления активности участников массового мероприятия. Распространенной формой финала в массовом мероприятии являются объединенное выступление на сцене всех исполнителей, коллективное массовое пение, принятие письма, клятвы, обращения.

Чтобы подобранный материал не представлял собой «рваного монтажа», не страдал бы излишней пестротой, был стройным произведением, важно обрабатывать стыки между эпизодами. Удачный монтаж создает ощущение целостности, слитности двух совершенно разных элементов: песни и кинокадров, музыки и драматургического фрагмента, сливает воедино художественную иллюстрацию и документальное выступление. Умение монтировать разнообразный материал в единое целостное произведение — это важнейший навык клубного сценариста.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *