Виды номенклатуры дел

Источник: Журнал Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения»

В деятельности любой организации образуется огромное количество документов – внутренние (локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и пр.) и поступающие из других организации и учреждений (письма, распоряжения вышестоящих учреждений или министерства и пр.). Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить. В этом нам поможет номенклатура дел. Как ее составить – расскажем в данной статье.

Необходимость номенклатуры дел

Ранее определение номенклатуры дел давалось в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Однако Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст он признан утратившим силу. Поэтому обратимся к Основным правилам работы архивов организации (далее – Правила), одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Согласно п. 3.4.1 Правил номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. 📌 Реклама Отключить

Зачем нужна номенклатура дел? Для ответа на данный вопрос необходимо проанализировать законодательство в области архивного хранения документов. Давайте разберемся.

Любая организация должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также утвержденными перечнями (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Два перечня утвердило Минкультуры:

  1. Приказом от25.08.2010 № 558 –Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения;
  2. Приказомот 31.07.2007 № 1182 –Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Дополнительно применяется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988. 📌 Реклама Отключить

Именно номенклатура дел помогает правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при подготовке их к архивному хранению.

Более того, согласно Правилам номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (п. 2.3.3).

А в силу п. 3.4.3 Правил номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. При этом закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

С чего начать составление номенклатуры?

Согласно п. 3.4.4 Правил различают три вида номенклатур дел: 📌 Реклама Отключить

  • типовая (устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом);
  • примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);
  • индивидуальная (определяет состав дел для конкретной компании).

При этом и типовые, и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Номенклатура дел может разрабатываться самим учреждением. Можно ее составление поручить и сторонней организации. Конечно, предпочтительней первый вариант, так как никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятого порядка работы с ними. Но у такого способа есть и свои минусы – большая трудоемкость, а при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки. Тем не менее, правила разработки понять нетрудно, основная сложность состоит в аналитической работе по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов. Поэтому лучше все же разрабатывать номенклатуру самостоятельно.

📌 Реклама Отключить

Обратите внимание

Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (секретариат, канцелярию и пр.).

Чтобы правильно составить номенклатуру, первым делом необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. Для этого изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т. д.), плановые и отчетные документы, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

📌 Реклама Отключить

Кроме этого, можно использовать типовые и примерные номенклатуры дел. Назовем некоторые номенклатуры, которые разработаны на ведомственных уровнях и на которые стоит ориентироваться при составлении номенклатуры дел конкретной организации:

  • примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденная Приказом Минюста РФ от 19.12.2013 № 229;
  • примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная Судебным департаментом при ВС РФ 09.06.2011;
  • примерная номенклатура дел таможни, утвержденная Приказом ГТК РФ от 01.11.2002 № 1160;
  • номенклатура дел федерального агентства по образованию, утвержденная Приказом Минобрнауки РФ от 31.12.2009 № 2371;
  • примерная номенклатура дел избирательной комиссии субъекта РФ, утвержденная Постановлением ЦИК РФ от 30.11.2001 № 144/1321-3;

примерная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения, утвержденная Приказом Минтруда РФ от 30.05.2000 № 141. 📌 Реклама Отключить

Отметим, что дополнительно различают номенклатуры дел структурных подразделений (отдела кадров, бухгалтерии и т. д.) и сводную номенклатуру дел (всей организации). Последняя оформляется на общем бланке организации по форме приложения 7 к Правилам на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8 к Правилам). Однако, как показывает практика, сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на специалиста, ответственного за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

Составляем и оформляем номенклатуру

Первым делом скажем, что сейчас разработано и принято достаточное количество нормативных актов, позволяющих правильно составить и оформить номенклатуру. Назовем некоторые из них: 📌 Реклама Отключить

  1. Приказ Роспатента от 17.12.2012 № 159 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности»;
  2. Приказ Минздрава РФ от 27.06.2012 № 19 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации»;
  3. Приказ Рослесхоза от 06.03.2012 № 86 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве лесного хозяйства»;
  4. Приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики».

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров). 📌 Реклама Отключить

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

Номенклатура составляется по утвержденной форме приложения 8 к Правилам.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т. д.).

📌 Реклама Отключить

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок их расположения внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Обычно первыми располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

К сведению

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. При этом заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

📌 Реклама Отключить

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например, «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

📌 Реклама Отключить

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Утверждаем и вводим в действие

После составления номенклатуру необходимо утвердить. Первым делом данный документ визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив. Затем номенклатура подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения. И только после этого номенклатура утверждается руководителем учреждения. 📌 Реклама Отключить

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. По правилам должно быть три или четыре экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения;
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения);
  • в архиве организации;
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Обратите внимание

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При этом номенклатура согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п. 3.4.6 Правил).

📌 Реклама Отключить

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил).

Приведем пример оформления номенклатуры дел.

ФГБНУ «Научно-исследовательский радиофизический институт»

(наименование организации)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

Директор

(наименование должности руководителя организации)

г. Нижний Новгород

Солнцев

П. И. Солнцев

(место составления)

(подпись) (расшифровка подписи)
На год Дата

Индекс

дела

Заголовок дела

Кол-во

ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

01. Руководство

01-01 Устав Постоянно, ст. 51
01-02 Положения о структурных подразделениях организации, филиалах и представительствах Постоянно, ст. 55
01-03 Доверенности, выданные филиалам, представительствам 5 л. ЭПК, ст. 60
01-04 Переписка с органами местного самоуправления по основным направлениям деятельности 5 л. ЭПК, ст. 32

03. Отдел делопроизводства и документоведения

03-01 Документы (служебные письма, записки, докладные записки, справки и др.), предоставляемые структурными подразделениями руководству организации 5 л. ЭПК, ст. 87
03-02 Журнал регистрации входящих и исходящих документов 5 л., ст. 258

04.Отдел радиофизического дистанционного зондирования природных сред и изучения динамических процессов

04-01 Положение об отделе Постоянно, ст. 55
04-03 Договоры о повышении квалификации работников 5 л.*, ст. 721 * После истечения срока действия договора
04-04 Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний 5 л. ЭПК, ст. 24

Начальник отдела 📌 Реклама Отключить

делопроизводства и документоведения Петрова, /А. П. Петрова/

НОМЕНКЛАТУРА

от латинского слова nomenklatura — список) — список должностей, утверждаемых сверху; господствующий класс в тоталитарных обществах коммунистической окраски, состоящий из партийно-государственной бюрократии.

Сталинский марксизмленинизм как моноидеология тоталитарного общества отвергал любые разговоры о бюрократическом перерождении правящего в странах «реального социализма» слоя номенклатуры в особый «новый класс», называл подобные разговоры ревизионистскими выдумками известного югославскою политика и политолога Милована Джиласа (см.: Новый класс. Анализ коммунистической системы. Нью-Йорк, 1957). Однако, в противоположность этим утверждениям ни К.Маркс (см. азиатский способ производства), ни Ф.Энгельс не отрицали возможности возникновения новых классов при посредстве исполнения общих управленческих функций.

Так, Ф.Энгельс в работе «Происхождение семьи, частной собственности и государства» (1884), говоря о возникновении отношений господства и подчинения, классового деления, подчеркивал, что «они возникают двояким путем» (Соч., т.20, с. 183). В данном случае особое значение имеет первый путь. Он заключается в том, что необходимое для существования любого общества, в том числе и первобытного, осуществление общих функций, сосредоточиваясь в руках отдельных лиц, все более обособляется от общества, превращаясь в функции, передаваемые и используемые в корыстных целях, что приводит к противопоставлению господствующих групп и подчиненных масс. «Нам нет надобности, — писал Ф.Энгельс, — выяснять здесь, каким образом эта все возрастающая самостоятельность общественных функций по отношению к обществу может со временем вырасти в господство над обществом; каким образом первоначальный слуга общества, при благоприятных условиях, постепенно превращается в господина над ним; каким образом господин этот выступает, смотря по обстоятельствам, то как восточный деспот или сатрап, то как греческий родовой вождь, то как кельтский глава клана и т.д.; в какой мере он при этом превращении применяет в конце концов и насилие и каким образом, наконец, отдельные господствующие лица сплотились в господствующий класс» (Соч., т.20, с. 184). Развивая свою мысль, он добавлял: «Нам важно только установить здесь, что в основе политического господства повсюду лежало отправление какой-либо общественной должностной функции и что политическое господство оказывалось длительным лишь в том случае, когда оно эту свою общественную должностную функцию выполняло» (там же).

Милован Джилас, рассматривая партийно-государственную бюрократию, номенклатуру как «новый класс», надолго утвердившийся в качестве господствующего в странах «реального социализма», рассуждал в рамках истинно марксистских традиций. Тем более, что Ф.Энгельс прямо называл бюрократию «классом». Как же утверждалась в странах «реального социализма» власть номенклатуры, каковы цели и исторические судьбы этого «нового класса»? Ключевое значение для ответа на эти вопросы имеет вопрос о номенклатуре в СССР — «первой стране социализма», ибо случившееся в других странах «реального социализма» шло уже проторенным путем, но со своими особенностями.

В СССР номенклатура утвердила свою власть и реализовала свой социальный идеал в рамках Советов и под руководством И.Сталина. Дело в том, что в реальном процессе, посредством которого утверждались и развивались Советы, с самого начала содержалась опасность постепенного угасания в них черт народовластия и признаков самоуправления. Речь идет об общих ограниченностях представительной демократии, которые были присущи и Советам. Когда, используя представительную демократию, говорят: властвует народ, правит пролетариат и т.д., то все сведущие люди прекрасно понимают, что это не совсем так, хотя бы потому, что ни весь народ, ни даже весь класс не могут усесться в правительственное кресло. Поэтому на деле «от имени» народа или класса власть вершат их представители, которые могут при этом действовать только от имени народа, осуществляя по сути свои собственные интересы, а могут и действительно вершить власть народа, реализуя его интересы, осуществляя его цели. В том и состоят диалектические качества представительной демократии, что она, делая причастными к власти, к общественному управлению миллионы людей, выбирающих и посылающих в органы власти своих представителей, вместе с тем посредством представительных органов маскирует, чья действительная власть (какого класса или слоя) на самом деле реализуется в том или ином демократическом государстве. Длительный опыт функционирования представительной демократии в ряде стран позволил выработать механизмы контроля, позволяющие классу или общественнополитической силе, пришедшим к политической власти, осуществлять через представителей свои интересы.

Таким опытом не обладали рабочие трудящиеся Страны Советов, впервые пришедшие к власти при отсутствии в стране демократических традиций. Это в огромной степени способствовало бюрократии, возникавшей номенклатуре постепенно оттеснить рабочий класс, трудящихся от политической власти. Если Ленин, указывая на существующие здесь сложности, подчеркивал, что «низкий культурный уровень делает то, что Советы, будучи по своей программе органами управления через трудящихся, на самом деле являются органами управления для трудящихся через передовой слой пролетариата, но не через трудящиеся массы» (ПСС, т. 38, с.170) и намечал пути реализации программной задачи Советов, то И.Сталин повел развитие в сторону узурпации власти создаваемой им партийно-государственной бюрократией — номенклатурой. Идя по этому пути, Советы постепенно превратились в безвластную демократическую ширму, прикрывавшую реальное господство в стране номенклатуры.

Что же собой представляет номенклатура? Каково ее историческое место, ее социальный идеал и перспективы?

Говоря о номенклатуре как новом угнетательском и эксплуататорском классе партийно-государственной бюрократии, сразу же следует подчеркнуть, что этим термином обозначаются вовсе не все государственные чиновники и не все члены правящей монопартии, а только высший корпоративный слой администраторов и функционеров, оторвавшихся от трудящихся, от народа и использующих управленческие функции, свое господствующее положение в своих корыстных интересах, чем этот класс и тормозит общественный прогресс, препятствует ему. В основе формирования и развития партийно-государственной бюрократии как нового класса лежит номенклатурный принцип, т.е. назначение и перемещение руководящих кадров по воле «верхов» партийно-государственной иерархии, а чаще всего и прямо по воле «вождя и учителя». Это и есть главный антидемократический стержень командно-административной системы управления, ибо этот принцип обеспечивает личную зависимость назначаемых кадров от верха управленческой пирамиды и полную неподотчетность этих кадров трудящимся, тем, кем они управляют. Это, если можно так выразиться, та самая покрытая позолотой власти и глазурью привилегий палочка-выручалочка, которую обсиживают все жаждущие власти и благ, готовые взамен быть беспрекословными исполнителями, бездумно подчиняющимися верхним эшелонам власти, молящимися на «вождя и учителя», от желания и каприза которого зависит не только их благополучие, но также карьера, а то и сама жизнь.

В историческом процессе для всевластья номенклатуры нет законного места. Поэтому и ее собственный социальный идеал наполовину если не украден, то позаимствован: это — «казарменный псевдосоциализм» — общество-монстр, двуликий Янус, клянущийся в своей верность людям труда, но служащий интересам партийно-государственной бюрократии. Создаваемая номенклатурой экономика — «мобилизационная экономика» — антигуманна, ибо ее цель — не удовлетворение насущных потребностей населения, а решение внеочередных чрезвычайных задач правящей номенклатуры, причем ценой разрушения самих механизмов общественного прогресса, что шаг за шагом заводит тоталитарное общество, управляемое номенклатурой в социально-экономический тупик. Господство номенклатуры обречено: дело в том, что господство партийно-государственной бюрократии в любой стране «реального социализма» содержит в себе неразрешимое противоречие. Его суть заключается в глубоком разрыве сущности и формы, слова и дела. Реализуя свои корыстные интересы (при обещании улучшить жизнь всех трудящихся), номенклатура вынуждена постоянно изобретать все новые и новые приемы, способы, методы сокрытия своего фактического всевластия и своей корысти. Именно это неразрешимое противоречие между обещаемым народу и делаемым для себя, противоречие политического и фактического господства бюрократии и порождает постоянные взрывы недовольства на обеих сторонах противоречия: со стороны масс, где накапливается критическое напряжение, и внутри номенклатуры, где периодически появляются лидеры типа Н.Хрущева и М.Горбачева, приближающиеся к тому, чтобы в борьбе с засильем партийно-государственной бюрократии встать на сторону народа и в противоречивом союзе с ним повести борьбу за свержение всевластья номенклатуры, за разрушение общества-монстра и возвращение на общечеловеческий путь прогрессирующей цивилизации.

Номенклатура. Вождь революции Ленин изобрел организацию профессиональных революционеров. Глава аппарата Сталин изобрел номенклатуру. Изобретение Ленина было рычагом, которым он перевернул Россию, оно, как писал Шульгин, сдано в музей революции. Изобретение Сталина было аппаратом, при помощи которого он стал управлять Россией, и оно оказалось гораздо более живучим.

Латинское слово «номенклатура» обозначает буквально перечень имен или наименований. Этимологический смысл термина в общем соответствует его содержанию в странах реального социализма.

Первоначально этим термином обозначали распределение функций между различными руководящими органами. Но постепенно этот смысл утрачивался и вытеснялся другим. Поскольку при распределении функций были расписаны между руководящими органами и те высокопоставленные должности, на которые эти органы должны были производить назначения, именно этот кадровый аспект, оказавшийся исключительно важным, и вместил в себя все содержание термина «номенклатура».

Номенклатура — это: 1) перечень руководящих должностей, замещение которых производит не начальник данного ведомства, а вышестоящий орган, 2) перечень лиц, которые такие должности замещают или же находятся в резерве для их замещения.

В 1937 г. — через 20 лет после Октябрьской революции — ленинская гвардия профессиональных революционеров была весьма немолода. Но до естественного ухода ей оставалось еще примерно полтора десятка лет, если не больше. Этихто лет жизни ей и не хотели давать обосновавшиеся в разных звеньях номенклатуры карьеристы, метившие на занятые постаревшими революционерами высшие посты. Помните пророчество Шульгина: «Их, конечно, скоро ликвидируют», как только под ними «образуется дружина, прошедшая суровую школу. Эта должна уметь властвовать…»?

Номенклатурная дружина образовалась, прошла суровую школу и научилась властвовать. Осталось ликвидировать «двурушников» — ленинскую гвардию.

Опыт истории показывает, что господство каждого класса всегда было властью незначительного меньшинства над огромным большинством. Обеспечение устойчивости такой системы требует многочисленных тщательно продуманных мер. Тут — прямое насилие над недовольными и угроза его применения в отношении потенциальных противников, экономическое давление и поощрение, идеологическое одурманивание и не в последнюю очередь — маскировка подлинных отношений в обществе.

Так было всегда. Власть класса феодалов маскировалась как освященная Богом власть короля и тех, кому он ее делегировал. Господствующий класс стремился скрыть факт своего господства.

«Новый класс» идет в своей маскировке еще дальше: он скрывает самое свое существование. В области теории выдвигается с этой целью сталинская схема структуры советского общества; в области практики класс «управляющих» употребляет все свое искусство мимикрии, чтобы представить себя частью нормального — хотя при реальном социализме всегда патологически раздутого — государственного аппарата, армии обычных служащих, которые есть во всех странах мира.

Номенклатура и есть пресловутый «один из отрядов интеллигенции», «профессионально занимающийся управлением» и поставленный «в несколько особое положение по отношению к тем, кто занят исполнительским трудом». Ей принадлежит «особое место в общественной организации труда при социализме». Зачисленные в номенклатуру и есть «лица, которые от имени общества… выполняют организаторские функции в производстве и во всех других сферах жизни общества». Номенклатура — та организованная Сталиным и его аппаратом «дружина», которая научилась властвовать, а в годы ежовщины перегрызла горло ленинской гвардии. Номенклатура и есть господствующий класс советского общества. «Управляющие» — это номенклатура.

Она знает это и окружает себя завесой секретности. Все данные о номенклатурных должностях хранятся в строгой тайне. Списки номенклатуры считаются совершенно секретными документами. Только крайне ограниченному кругу лиц рассылаются отпечатанные типографским способом в виде книжки с заменяющимися листами «Списки руководящих работников», хотя, казалось бы, что в них секретного?

…Номенклатура возникла как историческое продолжение организации профессиональных революционеров, сделавшихся после победы революции профессиональными правителями страны. Номенклатура — это «управляющие». Функция управления — стержень номенклатуры. С точки зрения исторического материализма, речь идет об управлении общественным производством. Во всех формациях господствующий класс осуществляет такую функцию. Но было бы неверно игнорировать существенную разницу в этом отношении между классом номенклатуры и классом буржуазии — управляющим общественным производством при капитализме.

Буржуазия руководит в первую очередь именно экономикой, непосредственно материальным производством, а уже на этой основе играет роль и в политике. Так пролег исторический путь буржуазии от ремесла и торговли, от бесправия третьего сословия к власти.

Иначе проходит исторический путь номенклатуры. Он ведет от захвата государственной власти к господству и в сфере производства. Номенклатура осуществляет, в первую очередь, именно политическое руководство обществом, а руководство материальным производством является для нее уже второй задачей. Политическою управление- наиболее существенная функция номенклатуры.

В своей совокупности номенклатура обеспечивает всю полноту власти в обществе. Все действительно подлежащие выполнению решения в стране реального социализма принимаются номенклатурой. Эта особенность делает необходимым четкое разделение политико-управленческого труда в номенклатуре.

Четкое осознание номенклатурой принципа разделения в ее рамках политико-управленческого труда нашло отражение и в номенклатурном жаргоне. На этом косноязычном, но всегда точно выражающем понятия волапюке принято говорить, что вышестоящие в номенклатуре не должны «подменять» нижестоящих.

Каждый номенклатурщик имеет свой отведенный ему участок властвования. Здесь заметно сходство режима номенклатуры с феодальным строем. Вся номенклатура является своеобразной системой ленов, предоставляемых соответствующим партийным комитетом — сюзереном его вассалам — членам номенклатуры этого комитета. Известно, что на заре средневековья эти лены состояли не обязательно из земельных наделов, но, например, и из права собирать дань с населения определенных территорий. Не кто иной, как Маркс, писал о «вассалитете без ленов или ленах, состоящих из дани». Номенклатурный «лен» состоит из власти.

Даже термин, применяемый в партжаргоне к номенклатуре, соответствует средневековому русскому термину, применявшемуся по отношению к вассалам: «посадить». О князе говорили в феодальной Руси, что сам он «сел на княжение», своих же ленников «посадил» в различные города и области; отсюда и термин «посадник» /княжеский уполномоченный/. В сегодняшней советской номенклатуре вы тоже то и дело слышите, что товарища такого-то «посадили на министерство», «посадили на область», «посадили на кадры».

Главное в номенклатуре — власть. Не собственность, а власть. Буржуазия — класс имущий, а потому господствующий. Номенклатура — класс господствующий, а потому имущий. Капиталистические магнаты ни с кем не поделятся своими богатствами, но повседневное осуществление власти они охотно уступают профессиональным политикам. Номенклатурные чины — сами профессиональные политики и, даже когда это тактически нужно, боятся отдать крупицу власти своим же подставным лицам. Заведующий сектором ЦК спокойно относится к тому, что академик или видный писатель имеет больше денег и имущества, чем он сам, но никогда не позволит, чтобы тот ослушался его приказа.

Оцените определение: Отличное определение — Неполное определение ↓

Источник: Сравнительная политология в терминах и понятиях

«Отдел кадров коммерческой организации», 2010, N 4

Номенклатура дел в организации

В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти. А ведь есть документы, требующие контроля исполнения, на некоторые необходим письменный ответ и т. д. Чтобы знать, где взять документ, сколько нужно его хранить и нужно ли вообще, а в дальнейшем для удобства подготовки дел к передаче на архивное хранение составляют номенклатуру дел.

Виды номенклатуры дел

В соответствии с п. 75 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <1> под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Поскольку номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения, п. 3.4 Основных правил работы архивов организаций (далее — Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, дает практические рекомендации по ее составлению и оформлению.

<1> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Организациям, финансируемым из бюджетов различных уровней, гораздо проще разработать номенклатуру дел, так как примерные типовые номенклатуры у них утверждены нормативными актами. Например:

— генеральным директором Судебного департамента при ВС РФ 30.12.2008 утверждена Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей;

— Приказом Минобрнауки России от 31.12.2009 N 2371 утверждена Номенклатура дел Рособразования;

— Письмом от 29.09.2000 N 711/28-16 Минобразования предложило Примерную номенклатуру дел для использования в работе учреждений дополнительного образования детей.

Коммерческим организациям придется самим разрабатывать и утверждать номенклатуру.

Итак, различают три вида номенклатур дел:

— типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом);

— примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);

— индивидуальная (устанавливает состав дел конкретной организации).

Как правило, организации сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, а затем данные сводятся в одну единую номенклатуру дел конкретной организации.

Составляем и оформляем

Для правильного составления номенклатуры дел следует тщательно изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. Сделать это можно по номенклатурам, представленным структурными подразделениями. Если организация небольшая и отделов немного, можно сразу составить индивидуальную номенклатуру дел. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа. Причем либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре нужно прописать условие о том, что они обязаны это делать. Если такого условия не содержится в документах работника, составляющего номенклатуру дел, привлечь его к дисциплинарной ответственности за несоблюдение сроков для сдачи разработанной номенклатуры, установленных приказом, не получится.

Составление номенклатуры лучше всего поручить отделу документационного обеспечения. При его отсутствии это может сделать офис-менеджер или же кадровый работник.

Если численность организации не превышает 100 человек, с обязанностями по составлению номенклатуры дел справится один работник. Если в трудовом договоре не содержалось условий об этом, нужно заключить дополнительное соглашение с работником, где оговорить, какие трудовые функции у него прибавились и как это будет ему оплачиваться. На основании соглашения издается приказ и конкретный работник назначается ответственным за разработку и оформление номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В частности, можно обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000.

На основании п. 3.4.6 Правил сводная номенклатура дел организации составляется по утвержденной форме (Приложение 7).

ООО «Понедельник»

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

22.11.2009 14 —————————

———— N ——- Наименование должности

г. Архангельск руководителя организации

——————— Егоров В. П. Егоров

(место составления) ——- ————

Подпись Расшифровка

2010 подписи

На ———— год 22.11.2009

Дата ———-

Как видим по таблице, в номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

Обратите внимание! На предстоящий календарный год номенклатура дел организации составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае существенного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п. 3.4.6 Правил).

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочии организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.).

Напомним, что структурные подразделения должны самостоятельно разработать номенклатуру дел. Сделать это можно по форме Приложения 8 к Правилам.

ООО «Понедельник»

Наименование организации

отдел кадров

Наименование структурного

Подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

15.10.2009 12

———— N ——-

г. Архангельск

(место составления)

На ———— год

Индекс
дела

Заголовок дела

Кол-во
ед. хр.

Срок хранения
и N статей по
Перечню

Примечание

Отдел кадров

Положение об
отделе кадров,
копия

Постоянно,
ст. 16

После замены
новыми, копия в ДОУ

Должностные
инструкции
работников

75 лет ЭПК,
п. «а» ст. 35

После замены новыми

Приказы
руководителя
организации по
основной
деятельности

До минования
надобности,
п. «а» ст. 6

Приказы
руководителя
организации по
личному составу

75 лет ЭПК,
п. «б» ст. 6

Приказы об
отпусках,
взысканиях,
краткосрочных
командировках —
5 лет

Документы —
основания для
приказов по
личному составу

5 лет, ст. 343

Штатное
расписание и
изменения к нему

Постоянно,
п. «а» ст. 32

При разработке в
отделе кадров

Протоколы
заседания
квалификационных
аттестационных
комиссий
(справки, листы,
отзывы)

15 лет ЭПК,
ст. 359

Личные карточки
работников

75 лет ЭПК,
ст. 339

Трудовые
договоры

75 лет ЭПК,
ст. 338

Трудовые книжки

До
востребования,
ст. 342

Не востребованные
не более 50 лет

График отпусков

1 год, ст. 356

Переписка о
награждении
работников,
присвоении
почетных званий,
присуждении
премий

5 лет ЭПК,
ст. 386

Наименование должности Королева П. Р. Королева

Руководителя структурного ——— ——————-

Подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата ———-

СОГЛАСОВАНО <*>

Протокол ЭК структурного

Подразделения

От _____________ N ___________

Наименование должности

Руководителя архива

(лица, ответственного

За архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

<*> При наличии ЭК структурного подразделения.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел как структурных подразделений, так и организации в целом определен п. 3.4.9 Правил.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например, 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения (из штатного расписания), 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например, приказы по основной деятельности — 02-03, 03-03, 04-03 и т. д.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу. Например, «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Приведем образец.

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в —- году

В организации

По срокам хранения

Всего

В том числе:

Переходящих

С отметкой «ЭПК»

Постоянного

Временного (свыше 10
лет)

Временного (до 10 лет
включительно)

ИТОГО:

Гаранина /Л. О. Гаранина/

Начальник ОДО ——— —————

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Гаранина /Л. О. Гаранина/

Начальник отдела делопроизводства ——— —————

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЭК организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. Помните, что номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет.

После утверждения номенклатуры дел организации необходимо сделать выписки по соответствующим разделам для руководителей структурных подразделений и раздать им для использования.

А. И.Сувернева

Эксперт журнала

«Отдел кадров

Коммерческой организации»

Подписано в печать

Номенклатура дел

Номенклатура дел — понятие, сущность и функции

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции:

  • Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
  • Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
  • Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
  • Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
  • Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Рис. 5.1. Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

Рис. 5.2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).

Содержание номенклатуры

Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

  • название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
  • название адресата или корреспондента;
  • краткое содержание документов дела;
  • название местности, с которым связано содержание документов;
  • даты (период), к которым относится содержание дела;
  • указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Рис. 5.3.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.


About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *