Все 30 реквизитов

ТЕСТЫ ДЛЯ ОЦЕНКИ СТЕПЕНИ УСВОЕНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ» тест по теме

Тесты для оценки степени усвоения дисциплины

1. Продолжите «Делопроизводство» — это..

Ответ 1 Система хранения документов

Ответ 2 Составление документов

Ответ 3 Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2. Укажите термин, имеющий такой же смысл, как и термин «делопроизводство».

Ответ 1 Документирование

Ответ 2 Система документации

Ответ 3 Документационное обеспечение управления

Ответ 4 Документированная информация

3. К какому документу относится следующая характеристика «является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации»?

Ответ 1 Инструкция по делопроизводству

Ответ 2 Номенклатура дел

Ответ 3 Регламент работы

4. Обязательно ли должна быть инструкция по делопроизводству в каждом учреждении, организации?

Ответ 1 Да

Ответ 2 Нет

5. Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна?

Ответ 1 Потому что она учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки

Ответ 2 Так как она в каждой организации разрабатывается разными людьми.

Ответ 3 Потому что в разных организациях по-разному называется служба делопроизводства

6. Что обычно дается в приложениях к инструкции по делопроизводству?

Ответ 1 Образцы документов, формы документов, различные списки

или перечни.

Ответ 2 Образцы подписей руководителей, формуляры документов,

списки должностных лиц, имеющих право подписи документов.

7. Назовите виды письменных документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации?

Ответ 1 Организационные и распорядительные документы

Ответ 2 Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы

Ответ 3 Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по трудовым отношениям

8. Зачем документ нужно правильно оформлять?

Ответ 1 Чтобы придать юридическую силу

Ответ 2 Чтобы подготовить к размножению

Ответ 3 Чтобы подготовить к согласованию

9. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов организационно-распорядительных документов?

Ответ 1 ГОСТ 6.37-98

Ответ 2 ГОСТ Р 6.30-2003

Ответ 3 ГОСТ Р 6.30-97

Ответ 4 ЕГС ДОУ

10. На какие документы распространяется ГОСТ Р 6.30-2003?

Ответ 1 На организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к унифицированной системе ОРД

Ответ 2 На все документы, сопровождающие деятельность любой организации, учреждения или предприятия

Ответ 3 На управленческие и экономические документы

11. Восстановите пропущенное слово: «Реквизит — это обязательный элемент оформления … документа».

Ответ 1 Официального

Ответ 2 Служебного

Ответ 3 Любого

12. Сколько реквизитов используются при оформлении документов?

Ответ 1 29

Ответ 2 30

Ответ 3 31

13. Что такое формуляр документа?

Ответ 1 Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

Ответ 2 Описание порядка оформления реквизитов для конкретного вида документа

Ответ 3 Форма конкретного документа, подготовленная в виде текста трафарета

14. От чего зависит конкретный набор необходимых реквизитов на

документе?

Ответ 1 От способа подготовки документа, выбранного формата бумаги и технологии работы с документами, принятой в организации

Ответ 2 От вида документа, этапа его подготовки и работы с ним

Ответ 3 От решения автора документа и от квалификации исполнителя

15. Сколько вариантов бланков установлено в зависимости от способа расположения реквизитов?

Ответ 1 Один

Ответ 2 Два

Ответ 3 Четыре

16. Какие три вида бланков установлены для организации, ее структурного подразделения и должностного лица?

Ответ 1 Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа

Ответ 2 Бланк внутренний, внешний и для факсов

Ответ 3 Бланк для распорядительных документов, для писем и для справок

17. В соответствии с какими документами помещают на бланках организации ее эмблему?

Ответ 1 В соответствии с уставом (положением об организации)

Ответ 2 В соответствии с приказом руководителя, закрепляющим определенный способ изображения эмблемы

Ответ 3 В соответствии с лицензией, выданной на тот или иной вид деятельности организации

18. Когда на документах приводят сокращенное наименование организации?

Ответ 1 Когда оно закреплено в учредительных документах организации

Ответ 2 Когда документ большой, и необходимо сэкономить место на поле документа

Ответ 3 Когда приказом руководителя разрешено его использование

19. Какие сведения приводят в справочных данных об организации?

Ответ 1 Форма собственности, название должности и фамилия руководителя, наименование вышестоящей организации

Ответ 2 Почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации

20. Выберите правильный вариант оформления почтового адреса в «Справочных данных об организации-авторе».

Ответ 1 ОАО «Пилот»

ул. Золотаревская, 3, офис 112,

г. Ульяновск, 212109

Ответ 2 ОАО «Пилот»

212109, г. Ульяновск,

ул. Золотаревская, 3, офис 112

21. «Дата» — обязательный реквизит в любом документе?

Ответ 1 Нет

Ответ 2 Да

22. Какой момент может считаться основной датой документа?

Ответ 1 Всегда — это дата подписания документа

Ответ 2 Это может быть дата подписания, утверждения документа или

дата события, зафиксированного в нем

Ответ 3 Это дата утверждения или согласования документа

23. Выберите правильный способ оформления даты при регистрации письма или приказа?

Ответ 1 14.12.2010

Ответ 2 14.12.10

Ответ 3 14.12.2010 г

24. Регистрационный номер документа — это… (выберите правильный вариант продолжения определения).

Ответ 1 Его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации

Ответ 2 Порядковый номер документа в организации-отправителе

Ответ 3 Порядковый номер документа в организации-получателе

24. В каких случаях используется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

Ответ 1 Когда документ готовится в ответ на какой-то запрос, или подготавливаемое письмо является ответом на другое письмо

Ответ 2 Когда в тексте документа нужно сделать ссылку на другой документ (нормативный акт, положение, инструкцию)

26. Когда оформляется реквизит «Место составления или издания документа»?

Ответ 1 Всегда, на каждом документе

Ответ 2 В тех случаях, если затруднено определение места составления

или издания документа по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации»

Ответ 3 Во всех случаях, когда документы отправляются из организации

27. Выберите правильный вариант оформления реквизита «Гриф утверждения», когда утверждение происходит должностным лицом.

Ответ 1 УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Пилот»

Подпись А.В. Петров

Ответ 2 Утверждаю

Директор ЗАО «Пилот»

Подпись А.В. Петров

Ответ 3 «Утверждаю»

Директор ЗАО «Пилот»

Подпись А.В. Петров

28. В каком месте документа располагают гриф утверждения документа?

Ответ 1 В левом верхнем углу

Ответ 2 По центру верхнего поля

Ответ 3 В правом верхнем углу

29. Где указываются инициалы при адресовании документа должностному лицу?

Ответ 1 Перед фамилией

Ответ 2 После фамилии

30. Где указываются инициалы при адресовании документа физическому лицу?

Ответ 1 Перед фамилией

Ответ 2 После фамилии

31. Что включает в себя резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом?

Ответ 1 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату

Ответ 2 Инициалы исполнителей, фамилию, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату

Ответ 3 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения

(при необходимости), срок исполнения, подпись

32. Что должен включать реквизит «Заголовок к тексту»?

Ответ 1 Краткое содержание документа

Ответ 2 Аннотацию

Ответ 3 Краткое название документа

33. На какие вопросы может отвечать реквизит «Заголовок к тексту»?

Ответ 1 О чем (о ком)? Чего (кого)?

Ответ 2 Кому? Чему?

Ответ 3 Что? Кто?

34. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Что указывают в первой части?

Ответ 1 Причины, основания, цели составления документа

Ответ 2 Решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации

35. К письму прикладывается положение о кредитовании. Как оформить отметку о наличии приложения, если оно названо в тексте письма?

Ответ 1 Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Ответ 2 Приложение: 1. Положение о кредитовании на 5 л. в 2 экз.

36. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование (внутри учреждения)?

Ответ 1 Визой согласования

Ответ 2 Грифом согласования

37. Каким реквизитом оформляется внешнее согласование (с другими учреждениями)?

Ответ 1 Визой согласования

Ответ 2 Грифом согласования

38. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласования» с должностным лицом.

Ответ 1 «Согласовано_______»

Директор ОАО «Пилот»

Подпись В.В. Петров

Ответ 2 СОГЛАСОВАНО

Директор ОАО «Пилот»

Подпись В.В. Петров

Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»

Директор ОАО «Пилот»

Подпись В.В. Петров

39. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласова-

ния» при согласовании другим документом.

Ответ 1 СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

от 05.09.2000 № 65-17/184

Ответ 2 СОГЛАСОВАНО

Письмом Минздрава России

от 05.09.2000 № 65-17/184

Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»

Письмо Минздрава России

от 05.09.2000 № 65-17/184

40. Что включает в себя виза согласования документа?

Ответ 1 Подпись и должность визирующего документ, расшифровку

подписи и дату подписания

Ответ 2 Подпись и должность визирующего документ, его номер телефона

Ответ 3 Подпись визирующего документ и дату подписания

41. Перечислите элементы реквизита «Подпись».

Ответ 1 Обозначение должности лица, подписавшего документ; рукописная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Ответ 2 Рукописная подпись лица, подписавшего документ; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Ответ 3 Рукописная подпись лица, подписавшего документ

42. Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать

название организации?

Ответ 1 Да

Ответ 2 Нет

43. В каком случае при оформлении документа должность лица в подписи не указывают?

Ответ 1 Должность лица в подписи обязательно должна быть указана

всегда

Ответ 2 При оформлении на бланке должностного лица

Ответ 3 При оформлении на общем бланке

44. Как оформляется должность в реквизите «Подпись» при подписании документа, составленного комиссией?

Ответ 1 Указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их

обязанности в составе комиссии

Ответ 2 Указывают должности лиц и их место работы

45. Для чего на документах проставляют оттиск печати?

Ответ 1 Для заверения подлинности подписи должностного лица

Ответ 2 Для подтверждения достоверности текста документа

Ответ 3 Для обеспечения гарантии исполнения документа

46. Нужно ли письмо, подготовленное на бланке, удостоверять печатью?

Ответ 1 Да, всегда

Ответ 2 Нет, никогда

Ответ 3 Нужно только гарантийное письмо

47. Что включает в себя отметка об исполнителе?

Ответ 1 Инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона

Ответ 2 Фамилию, имя и отчество исполнителя полностью

Ответ 3 Номер телефона исполнителя

48. С какой целью на служебном письме указывают инициалы, фамилию и телефон исполнителя:

Ответ 1 Для оперативной связи с исполнителем

Ответ 2 Для придания документу юридической силы.

49. Выберите правильный вариант оформления «Отметки о заверении копии».

Ответ 1 Заверяю:

Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010

Ответ 2 Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010

50. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то кто отвечает за выполнение поручения руководителя?

Ответ 1 Лицо, указанное в списке исполнителей первым

Ответ 2 Лицо, определенное соответствующим дополнительным указанием руководителя

Ответ 3 Лицо, которому первому будет передан документ на исполнение

51. Когда на документе проставляется реквизит «Отметка о контроле»?

Ответ 1 Если документ важен, и необходимо предотвратить его потерю

Ответ 2 Если документ требует исполнения и берется на контроль

Ответ 3 Когда секретарь боится забыть срок исполнения документа

52. Каким образом делают отметку о контроле за исполнением документа?

Ответ 1 Обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»

Ответ 2 Обозначают буквой «И», словом или штампом «Исполнено»

Ответ 3 Обозначают буквой «В», словом или штампом «Выполнено»

53. Кто подписывает и датирует реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?

Ответ 1 Руководитель организации

Ответ 2 Руководитель службы ДОУ

Ответ 3 Исполнитель, работавший с документом, или руководитель его

структурного подразделения

54. Выберите правильно указанные минимально допустимые размеры полей, которые устанавливает для управленческих документов

ГОСТ.

Ответ 1 Левое =20 мм, верхнее =15 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм

Ответ 2 Левое =20 мм, верхнее =10 мм, правое =15 мм, нижнее =20 мм

Ответ 3 Левое =25 мм, верхнее =10 мм, правое =10 мм, нижнее =10 мм

Ответ 4 Левое =30 мм, верхнее =20 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм

Требования к оформлению реквизита «Наименование организации» автора документа

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Требования к оформлению реквизита «Справочные данные об организации»

Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.1 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

почтовый индекс.

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка

Основные реквизиты документов

Формат бумаги и размеры полей

Правила составления документов

Правила составления документов устанавливает Государственный стандарт РФ из Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-ст. Важное замечание: требования стандарта являются рекомендуемыми, то есть при необходимости документы могут оформляться по правилам, отличным от предложенных стандартом.

Стандарт устанавливает следующие форматы бланков документов:

•A4 размером 210 x 297 мм;

•A5 как половина A4, размером 148 x 210 мм.

Каждый лист документа, оформленный на бланке либо без него, должен иметь следующие размеры полей:

•левое – не менее 20 мм;

•правое – не менее10 мм;

•верхнее и нижнее – не менее 20 мм.

Бумага для документов, как и бланки, должна быть белой или светлой.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов.

1. Государственный герб РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

2. Герб субъекта РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Ее помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации при наличии таковой. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают в скобках ниже полного или за ним.

9. Справочные данные об организации. Они включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другое).

10. Наименование вида документа должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Дата документа. Она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 8 марта 2007 года следует оформлять как 08.03.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 08 марта 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2007.03.08.

12. Регистрационный номер документа. Он состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т. д.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14. Место составления или издания документа. Его указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

15. Адресат. Это организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

17. Резолюция. Она включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

18. Заголовок к тексту. Он включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем (о ком)?».

19. Отметка о контроле над исполнением документа. Она обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20. Текст документа составляется в соответствии с языком управленческих документов (см. далее).

21. Отметка о наличии приложения; оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, решениям) на его первом листе в правом верхнем углу пишут Приложение № с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

22. Подпись. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24. Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати. Он заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

27. Отметка об исполнителе. Она включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается проставлять в виде штампа.

30. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Правила оформления реквизитов документов

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет следующее определение:

Реквизит — обязательный элемент оформления официального документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление. Состав и правила оформления реквизитов определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Всего установлено 30 реквизитов.

01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации — автора документа;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации — автора документа;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии.

Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Различают постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные – указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Реквизит 01 — «Государственный герб Российской Федерации»помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ (с изменениями, внесенными Федеральным конституционным законом от 09 июля 2002 года № 2-ФКЗ).

В соответствии с этим законом воспроизведение Государственного герба Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

— федеральных конституционных законов и федеральных законов;

— указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

— постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

— постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

— постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

— решений Конституционного суда Российской Федерации;

— решений Верховного суда Российской Федерации;

— решений Высшего арбитражного суда Российской Федерации;

— Президента Российской Федерации;

— Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

— Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации

— Правительства Российской Федерации;

— Конституционного суда Российской Федерации;

— Верховного суда Российской Федерации;

— Высшего арбитражного суда Российской Федерации.

Государственный герб Р Ф в одноцветном варианте помещается на бланках:

— Администрации Президента Российской Федерации;

— полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

— федеральных органов исполнительной власти;

— Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

— Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

— Счетной палаты Российской Федерации;

— Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

— Центрального банка Российской Федерации.

Реквизит 02 – «Герб субъекта Российской Федерации» помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом города Москвы от 20 января 1999 года № 3 «О московской городской символике» и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы на бланках документов допускается:

— органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;

— окружными управлениями органов исполнительной власти города;

— районными управлениями органов исполнительной власти города;

— органами власти района — районной управой;

— представительствами органов исполнительной власти города;

— комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (преимущественно на бланках нормативных правовых актов, писем и др.).

Реквизит 03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 года № 3520 (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 24 декабря 2002 года № 176-ФЗ).

Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации). Изображение эмблемы, товарного знака может помещаться на бланках писем, нормативных правовых документах, на бланках строгой отчетности.

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Реквизит 04 – «Код организации»проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов. В бланках документов код организации включают в состав справочных данных.

Код организации — автора документа (автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит 05 – «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица»проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

ОГРН проставляется в бланках документов ниже справочных данных об организации и наименования вида документа в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «О Едином государственном реестре юридических лиц» от 16 июня 2002 года № 438.

Реквизит 06 – «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер входит в состав справочных данных об организации наряду с кодом по ОКПО и ОГРН.

Реквизит 07 – «Код формы документа» проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем. Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД. На бланках писем, инструкций, справок, заявлений и т.п. код формы не проставляется.

Реквизит 08 – «Наименование организации».

Наименование организации — автора документа должно быть указано на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие, филиал, структурное подразделение организации, должностное лицо и др.

На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные реализуют правовую функцию и необходимы для придания управленческому документу юридической силы.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация должна иметь полное и может иметь сокращенное наименование на русском языке, на государственном языке субъекта Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование или аббревиатура размещается на бланках после полного наименования (в скобках).

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций одного уровня располагают на одном уровне.

В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-правовую форму. Например:

Общество с ограниченной ответственностью «КРОСВЭРО»

Согласно Гражданскому кодексу РФ некоммерческие и унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности. Например:

Муниципальное унитарное предприятие жилищно-коммунального хозяйства № 2.

Реквизит 09 – «Справочные данные об организации»содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.

Справочные данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; номера телефаксов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Для остальных документов обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация. Адрес организации пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи:

ул. Профсоюзная, 82, Москва, 117393

Реквизит 10 – «Наименование вида документа».

Наименование вида документа – обязательный реквизит всех документов, кроме письма. Этот реквизит позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию. Наименование должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000): справка, объяснительная записка, сводка, отзыв, протокол, список, приказ, постановление, распоряжение, решение и др. Как правило, печатают его прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Реквизит 11 – «Дата документа».

Дата — обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска. Датой документа является:

1) дата его подписания — для приказов, справок, писем, докладных записок;

2) дата принятия документа коллегиальным органом — для решений, постановлений;

3) дата утверждения — для положения, устава, инструкции;

4) дата заседания (принятия решения) — для протокола;

5) дата события – для акта.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 июня 2005 года следует оформлять: 25.06.2005.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц — буквами, год — четырьмя цифрами. Например, 05 июня 2004 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, — обязательно.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты: например, 09 сентября 2003 года. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.Стандарт предусматривает и другие способы датирования, например: год, месяц, число (2003.07.07). Действующий ГОСТ допускает также датирование в соответствии с международными стандартами.

Реквизит 12 – «Регистрационный номер документа»состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению организации буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Например:

218/08-17/А, где 218 — порядковый регистрационный номер; 08-17 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов); А — условное обозначение категории исполнителя.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Номер документа проставляется на входящих, исходящих и внутренних документах рядом с реквизитом «Дата документа».

Реквизит 13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Например: на № 23/6-5 от 25.07.2005.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Реквизит 14 – «Место составления или издания документа»указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления (например, название населенного пункта) указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Для юридического лица местом издания документа может быть место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (юридический адрес).

Реквизит 15 – «Адресат».

В качестве Адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее в примерах наименования организаций и их справочные данные являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:

Генеральному директору

ОАО «Полет»

В.А. Николаеву

Если документ отправляют нескольким однородным организациям или структурным подразделениям одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Московской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. В соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации — юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

Реквизит 16 – «Гриф утверждения»документа.

Документ утверждается руководителем организации, иным должностным лицом, специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Росток» ___________А.Н. Скакунов Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 15.04.2005 № 16

или

УТВЕРЖДЕНО Приказом ВНИИДАД от 15.04.2005 № 16

Реквизит 17 – «Резолюция».

Основная функция резолюции — побудить сотрудников к практическим действиям в соответствии с теми задачами, которые поставлены в документе. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте и включает в себя: фамилию исполнителя, краткое изложение поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:

Н.В. Морозову Н.А. Федосеевой Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой «Термика» к 15.04.2005 Личная подпись Дата

При наличии нескольких исполнителей первой в резолюции указывается фамилия ответственного исполнителя. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Реквизит 18 — «Заголовок к тексту».

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку, позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, используется при поиске документа. Заголовок пишется одной фразой и должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: О подготовке проекта договора.

На документах формата А5, в телефонограммах, телеграммах, письмах, содержание которых не более 7 строк, заголовок не указывают. Располагается заголовок в левом верхнем углу бланка ниже (на 2-3 межстрочных интервала) реквизитов «Дата», «Регистрационный номер документа». Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: карточку, журнал регистрации, базу данных.

Реквизит 19 – «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя организации. Срок проставляется в форме даты завершения исполнения. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах.

Реквизит 21 – «Отметка о наличии приложения».

Отметка о наличии приложения предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, без кавычек, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1,5 интервалами. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о наличии приложения они должны быть указаны полностью. Например:

Приложения: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7л. в 2 экз.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.

Например: Приложение к приказу ректора ИГЭА от 11.04.2005 № 243

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать его, наименование документа, дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2004№51

Реквизит 22 – «Подпись»включает: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий А.А. Борисов

При оформлении документа на должностном бланке должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института М.В. Ларин

Главный бухгалтер Т.В. Марфина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор АО «Союз» Директор ЗАО «Сигма»
_________ Ю.Г. Демин _________ А.Н. Гордеев

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан и.о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия.

Например: И.о. директора Личная подпись А.Н. Скакунов

Реквизит 23 – «Гриф согласования документа» состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Академии маркетинга

____________А.Г. Громов

дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук от 05.06.2004 № 430-162

С помощью согласования расширяется круг лиц, ответственных за составленный документ. Согласование осуществляется до того, как документ подписан или утвержден.

Согласование документа может быть внутренним и внешним.

Внутреннее согласование производится в учреждении со структурными подразделениями, а также с ответственными работниками, специалистами, имеющими отношение к данному вопросу. Это повышает надежность документа.

Внешнее согласование документа производится с заинтересованными или подчиненными организациями, а также с органами государственного надзора и вышестоящими органами. Как правило, на подобное согласование уходит много дополнительного времени.

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования может оформляться следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества
СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО «Партнер» _____ А.Г. Громов дата СОГЛАСОВАНО Генеральный директор АО «Дон» _____ А.Г. Волков дата
СОГЛАСОВАНО Президент Ассоциации Региональных предприятий _____ К.И. Романов дата СОГЛАСОВАНО Председатель Правления банка «Прогресс» ______А.С. Лунев дата

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

Реквизит 24 – «Визы согласования документа».

Согласование проектов документов в пределах одной организации (внутреннее согласование) оформляют визой, включающей в себя должность и подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Оформление отдельных реквизитов документа

Требования к оформлению реквизитов

Эмблема организации или товарный знак. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами. Эмблема располагается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации, относится к постоянным реквизитам

Код организации. Проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) в соответствии с документами, выданными Государственным комитетом РФ по статистике, включает 8 знаков и является постоянным реквизитом. Например: Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева – ОКПО 52016909.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, включает 13 знаков и является постоянным реквизитом.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт (ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учёт проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН), включает 10 знаков и является постоянным реквизитом КПП включает 9 знаков и является постоянным реквизитом. Например: Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева ИНН 2466044590, КПП 246601001.

Код формы документа. Код формы документа представляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации – ОКУД; только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификаторы управленческой документации. Код состоит из 7 знаков. Код формы документа – обязательный реквизит для оформления всех документов, кроме письма.

Наименование организации. Автор документа указывается на каждом документе. Автором документа выступает организация и её наименование указывается в соответствии с положением или уставом, на основе которого она образована. Под наименованием организации указывают полное её наименование. При наличии вышестоящей организации её наименование указывается выше наименования организации. Наименование организации, постоянный реквизит и используется при изготовлении всех организационно-распорядительных документов. Сокращённое наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращённое наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Справочные данные об организации. Обязательно указывать почтовый адрес и номера телефонов. Почтовый адрес оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утверждённых Постановлением Правительства РФ в 2004 году. В нём указывается: название улицы, номер дома, наименование населённого пункта (города, посёлка), наименование области, края, почтовый индекс.

Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата его принятия. Для акта — дата события. Дата документа представляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы, изданные двумя организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год. Буква «г» не ставится. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точками, год четырьмя арабскими цифрами. Например: 04.10.2003. В текстах документов, содержащихся сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год». Например: 04 октября 2003г.

Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется каждому входящему, исходящему документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, в пределах календарного года, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре, индексом должностного лица. На документах, совместно составленных двумя и более организациями регистрационные номера проставляются каждой из этих организаций, через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ на № _______ от _________Этот реквизит размещается на бланке и заполняется при составлении письма-ответа.

Место составления или издания документа. Этот реквизит указывается на общем бланке или бланке вида документа (например: приказ, распоряжение, постановление, протокол и т.д.).Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Адресат. Документы отправляются в адрес организации, их структурных подразделений, должностных или физических лиц. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например: Председателю профсоюзной организации КГПУ им. В.П. Астафьева О.Г.Софроновой. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо.

Например: Председателям профсоюзных организаций университета

Документ не должен содержать более четырёх адресатов.

Гриф утверждения документа. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Председатель профсоюзного комитета КГПУ им. В.П. Астафьева

личная подпись О.Г. Софронова

Дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется число и месяц. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования, утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например: УТВЕРЖДЁН

решением общего собрания трудового коллектива

от 10.02.2003 № 2

Резолюция. Резолюция пишется руководителем от руки непосредственно на документе под реквизитом «Адресат» и включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя (кому поручается исполнение); содержание поручения (при необходимости конкретные действия); срок исполнения; подпись руководителя; дату подписания

Например: Н.А. Налимовой

Прошу подготовить справку к статотчёту к 15.12.2003

Личная подпись 05.12.2003

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя (без пометки «ответственный»), остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. ГОСТ Р 6.30 – 2003 предусматривает составление резолюции и в виде отдельного документа.

Заголовок к тексту. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чём? О ком?

Например: Приказ (о чём?) о приёме на работу

Письмо (о чём?) об оказании материальной помощи

Акт (о чём?) о списании материальных ценностей

Заголовок к тексту протокола является наименованием коллегиального органа, заседание которого протоколируется. Для должностной инструкции заголовок к тексту является наименование должности.

Например: Должностная инструкция (кого?) инженера

Применение реквизита «Заголовок к тексту» обязателен для всех документов, оформленных на бумаге на бумаге формата А4. Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк и располагают его слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце заголовка не ставится

Отметка о контроле. Реквизит проставляется на тех документах, исполнение которых поставлено на контроль. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 отметка о контроле обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Реквизит наносится ярким фломастером, цветным карандашом или специальным штампом. Отметка проставляется на левом поле документа, напротив реквизита «Заголовок к тексту».

Текст документа. Текст документа печатают отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.

Например: «имеющие», «владеете», «были», «находились» и т.д.

Текст документов, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели, составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, то в тексте может содержаться одна заключительная часть. Например:

Приказы – распорядительную часть без констатирующей;

Письма, заявления – просьбу без пояснения.

Текст большого объёма можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило, содержит основание или причину создания документа, вторая – просьбу, решение, распоряжение.

Отметка о наличии приложения. Если приложение упоминается в тексте документа, то отметку о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 5л., в 2экз. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала). Слово «Приложение» печатается от левого поля, после чего ставится двоеточие, указывают число листов и число экземпляров. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько их нумеруют и текст разделяют 1,5 интервалами.Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы в отметке о приложениях, они должны быть указаны полностью.

Например:

Приложение: 1. Статистический отчёт за 2013 год на 1л., в 1экз.

2.Отчёт о правовой работе на 2л., в 1экз.

Нумерация страниц основного документа и приложений общая (например, если текст приказа занимает две страницы, то первая страница приложения к нему будет иметь номер три).

Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия).

Например: на бланке:

Председатель профкома личная подпись О.Г. Софронова

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала. В документах, подготовленных комиссией, указывается не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии, в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии личная подпись В.Н. Моисеева

Члены комиссии: личная подпись Е.А. Галкина

личная подпись Л.В. Павлова

При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей должности. Например:

Председатель профорганизации личная подпись Е.Н. Белова

Бухгалтер личная подпись Л.В. Панова

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. Не допускается косой черты перед наименованием должности, надпись от руки «Зам» и т.д.

Гриф согласования документа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Слово согласовано печатается прописными буквами без кавычек. В расшифровки подписи указывают инициалы, затем фамилию. Круг документов, подлежащих согласованию, определяется в инструкции по делопроизводству или в распорядительном документе. Согласование документа может быть в формах внутреннего согласования и внешнего согласования. Для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего оформляется гриф согласования. При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на письмо, протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа, при этом в грифе согласования наименование документа указывают в именительном падеже. Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания президиума профкома КГПУ

от 05.06.2003 № 10

Распространённой ошибкой в практике работы организаций являются неверное оформление процедуры согласования документа, когда в грифе согласования документа проставляется личная подпись руководителя. Гриф согласования оформленный таким способом подтверждает факт согласования документа лично руководителем , а не с самой организацией и её коллегиальным органом. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования или ниже подписи руководителя.

Виды согласования документа. Данный реквизит используют для внутреннего согласования документов. Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например

Заведующий отделом практики личная подпись В.Ф. Иванов

При согласовании документа возможны замечания, не согласие визирующего. В этом случае виза дополняется надписями «замечания прилагаются», «не согласен с п.3» Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись».

Оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи руководителя. Печать проставляется на подлинных документах, удостоверяющих факт расходования денежных средств, материальных ценностей, на организационных документах и т.д. Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

ПЕЧАТЬ

Например:

Председатель личная подпись О.Г. Софронова

На финансовых документах, личных документах граждан, документах статистической отчётности печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально для этого отведённом месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «МП», «Место для печати».

Отметка о заверении копии. Копия документа должна воспроизводить все реквизиты подлинного документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Верно

Председатель профкома личная подпись О.Г. Софронова

Проставление печати на копиях документов обязательно, если документ представляется в другие организации.

Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составил текст документа, подписанный руководителем. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например: Н.А. Налимова 23 23 16

При этом типичной ошибкой является когда делают дополнительные надписи «Исп.», «Подготовил», «тел.», или «т».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка проставляется на документах, которые исполнены и подлежат последующему хранению и использованию в справочных целях. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

Отправлен ответ 01.12.2003 № 10 – 03

Отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит содержит порядковый номер документа по журналу входящих документов и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Эту отметку можно проставлять в виде штампа автоматическим нумератором, в правом углу нижнего поля первого листа документа.

Например:

Вх. № 100 03.04.2003

(дата)

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *