Выписка из номенклатуры дел

Рассылка новостей журнала «Отдел кадров»

Понятие номенклатуры дел

Исходя из ч. 5 п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 26.07.2018; далее — Инструкция по делопроизводству), номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, составление которого является одним из наиболее рациональных способов упорядочения и систематизации документов организации. В номенклатуру дел включаются документы, образующиеся в деятельности организации, независимо от сроков их хранения.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения, а также обеспечивает эффективный учет и поиск документов в процессе их формирования и оперативного хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений, сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Также она используется для учета и передачи в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Кто составляет номенклатуру дел организации

Сводную номенклатуру дел составляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений. При отсутствии в организации службы ДОУ сводную номенклатуру дел составляет лицо, ответственное за ДОУ. В составлении сводной номенклатуры дел также участвует архив организации (п. 153 Инструкции по делопроизводству).

Номенклатуру дел структурного подразделения составляет лицо, ответственное за ДОУ в данном подразделении, или другое лицо, определенное руководителем организации или структурного подразделения.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.  
Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск — копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.  

ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА — заверенная копия части документа.  
Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова Верно , наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения  
ВЫПИСКА ИЗ ДОКУМЕНТА— копия части документа.  
Выписка из документа 36 Выпуск 36  
В 1970 г. был введен в действие ГОСТ 16487—70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения , включивший определения 18 терминов (до-.кумент, подлинник документа, черновик документа, копия, выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, номенклатура дел, оформление дела, документоведение и др.). Стандарт установил единую терминологию и их обязательность для применения в документации всех видов, научно-технической, учебной, справочной литературе. Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, так как применение терминов-синонимов запрещалось. В 1975 г. был утвержден ГОСТ 6.10.2—75 Унифицированные системы документации. Термины и определения , включавший определения уже 129 терминов.  

По назначению «(стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика — документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого проставляется слово копия , соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготовляется одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется. Выписка из документа — копия части документа, а дубликат — второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой, например, подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.  
Критерий юридической силы документа взаимосвязан с критерием подлинности, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы. В некоторых случаях юридической силой обладают также вторые и последующие экземпляры документа (договоры, акты), копии документов об образовании, актах гражданского состояния и выписки из документов, но при условии правильно оформленного состава удостоверения.  
Выписки из документов заверяют проставлением тремя интервалами ниже реквизита подпись заве-рительной надписи Верно , наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи и даты заверения.  
При оформлении приемки товаров с использованием штампа о приемке товарно-материальных ценностей в случае направления на разные склады товаров, поступивших по одному документу поставщика, указанный штамп проставляется на соответствующих выписках из документа поставщика (подпункт и пункта 34 настоящей Инструкции).  
Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.  
По воспроизведению документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов. Подлинник — это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции. Копия — воспроизведение всех реквизитов документов. Выписка — копия части документа.  
Глава 20 КОПИИ И ВЫПИСКИ ИЗ ДОКУМЕНТОВ  
Качественная оценка играет значительную роль для целей управления. В рамках качественной оценки используются результаты наблюдений, подробные описания, открытые собеседования, выписки из документов, фотографии, видеопленки и итоги проведения экспертизы, с помощью которых оценивают явления, «с трудом поддающиеся измерению». Результаты конкретных исследований и других качественных оценок могут помочь чиновникам и руководителям организаций разобраться в механизмах реализации программ и получаемых результатах на основании ожиданий клиентов и непосредственных исполнителей, разъяснять значение количественных показателей оценки и изменения в эффективности программ.  
Еще сложнее решается вопрос при помещении документа в дело. Если информация, зафиксированная в документе, имеет большое научное и практическое значение, при формировании дел иногда снимают копии или делают выписки из документа и помещают в разные дела в соответствии с номенклатурой. На обложках дел, сформированных из сложных документов, содержание, как правило, не раскрывается, а лишь указываются виды документов, автор и даты.  
Во многих случаях для завоевания преимущественного положения на рынке можно прибегнуть к упрощению или устранению части процесса по предоставлению услуги. Примером может служить заблаговременная выписка из отеля. Клиент заранее заполняет платежные документы и указывает дату выезда, что экономит труд работников и время клиента.  
Документы составляются по ходу совершения хозяйственных операций в цехах, на складах и в других структурных подразделениях предприятия. Они используются прежде всего в организации, планировании и контроле за ходом хозяйственных процессов. С помощью распределительных документов (приказов, нарядов, требований) администрация дает указания о проведении хозяйственных операций. Исполнительные или оправдательные документы (акты, квитанции, выписки из расчетных счетов) освещают содержание и объем выполненных операций и служат для контроля за правильностью и эффективностью действий должностных лиц, ответственных за совершенные хозяйственные операции. Затем документы поступают в бухгалтерию, где после обработки они служат основанием для счетных записей. Прохождение документа с момента его выписки до архива бухгалтерии называется документооборотом. Правильная постановка учета и контроля требует не только доброкачественного оформления первичной документации, но и организации четкой системы документооборота. Если небрежно составленный документ приводит к неправильному, искаженному отражению хозяйственных процессов в учете, то всякая задержка в поступлении первичного документа в бухгалтерию вызывает отставание в учете, вследствие чего он перестает служить средством оперативного руководства и контроля. Документооборот разрабатывается и контролируется главным (старшим) бухгалтером предприятия.  
На каждого вновь принятого работника заводится личное дело и учетная личная карточка. В личном деле хранятся все документы, связанные с приемом, перемещениями и увольнением работника заявление о приеме на работу, анкета, автобиография, выписки из приказов, касающихся данного работника, характеристики и т. д. В личной карточке приводятся основные анкетные данные работника (возраст, национальность, партийность, производственный стаж, профессия, разряд и т. д.) и регистрируются все основные изменения в его работе на данном предприятии (перевод из одного разряда тарифной сетки в другой, установление нового оклада, изменение должности и т. д.). Кроме того, при поступлении принятый работник обязан сдать свою трудовую книжку, в которой отдел кадров делает отметку о приеме и оставляет ее у себя на хранение впредь до увольнения работника с предприятия.  
Все записи по счету Расчетный счет производятся бухгалтерией предприятия на основании выписок банка по расчетному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов. Учреждения банка систематически составляют и передают предприятию выписки из его расчетного счета, в которых отражаются все операции и остаток средств на расчетном счете.  
Кроме того, схема б применяется при условии наличия у изготовителя системы испытаний, включающей контроль всех характеристик на соответствие требованиям, предусмотренным при сертификации такой продукции, что подтверждается выпиской из акта проверки и оценки системы качества, а также при сертификации импортируемой продукции поставщиком, не являющимся изготовителем и имеющим сертификат на свою систему качества, если номенклатура сертифицируемых характеристик и их значения соответствуют требованиям нормативных документов, применяемых в России.  
При недостаточности или отсутствии средств на счетах организации платежные документы оплачиваются по мере поступления средств. Ежедневно или в другие сроки, установленные по договору с организацией, банк представляет выписки из расчетного счета с приложением копий соответствующих платежных документов.  
Выписка из счетов организаций в банках — документы, выдаваемые учреждениями банков организациям и отражающие движение денежных средств на расчетных (текущих) счетах.  
Движение средств на расчетном счете организации банк фиксирует в выписке из расчетного счёта, в которой показываются остатки денежных средств на начало рабочего дня, зачисление средств на расчетный счет, их списание со счета и остатки средств на конец рабочего дня. В установленные сроки выписка банка из расчетного счета организации с приложенными к ней документами на поступление и списание средств передается владельцу расчетного счета. Бухгалтер организации проверяет выписку и приложенные к ней документы, после чего проставляет корреспонденцию счетов. Если при проверке выписки банка обнаружена ошибка, организация сообщает об этом в учреждение банка.  
Вопрос 6. К какому типу документов относятся выписки из расчетного счета Ответы  
Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.  
Документы о выплате пособий, пенсий, листов нетрудоспособности по государственному страхованию (копии отчетов, выписки из протоколов заключения) 5 5  
Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении, откомандировании, увольнении, объявлении благодарности, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров рабочих, служащих, ИГР, научных работников  
В соответствии с действующим положением о бухгалтерском учете и отчетности приказом руководителя предприятия для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия (включая главного бухгалтера). Проведению инвентаризации предшествует определенная подготовительная работа. Материально ответственные лица приводят в порядок имеющиеся в наличии ценности, сдают в бухгалтерию все документы о поступлении или выдаче ценностей. Работники учета заканчивают обработку документов по движению имущества и финансовых обязательств, делают записи в учетных регистрах, исчисляют остатки ценностей по счетам материально ответственных лиц. Бухгалтерия посылает дебиторам выписки из их лицевых счетов с требованием погашения задолженности или письменного подтверждения суммы долга. От кредиторов должна быть затребована выписка об остатках задолженности с тем, чтобы проверить правильность взаимных расчетов.  
Выписка из счета предприятия в банке — документ, выдаваемой учреждением банка предприятию и отражающий движение денежных средств на расчетных (текущих) счетах.  
Банк, который обслуживает расчетный счет организации, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса. Программа Клиент — банк позволяет создавать платежные поручения, передавать их в банк по модему, а также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения защиты информации используется электронная подпись, без которой передаваемые документы недействительны, а также специальная система шифрования информации. Система крайне удобна, экономит время и позволяет получать информацию о приходе денег на расчетный счет от различных клиентов и таким образом существенно ускорить их обслуживание. Кроме того, система Клиент — банк избавляет организации от поездок в банк для осуществления платежей.  
Для проверки общих оборотов по реализации товаров (работ, услуг), показанных в налоговой декларации, также используются выписки из расчетного (текущего) счета предприятия в учреждении банка, банковские и кассовые документы, ведомости реализации товаров и расчетов с поставщиками, счета, оплаченные покупателями, и другие бухгалтерские документы.  
График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы.  

Передача экспортеру выписки из счета и документов о поступлении денег экспортеру.  
Исследователи, работающие в читальном зале СНТД, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования.  
Затем следует процедура государственной регистрации выпуска ценных бумаг. Для этого общество должно подать в регистрационный орган (например, московское региональное отделение ФКЦБ) следующие документы заявление на государственную регистрацию выпуска ценных бумаг по установленной форме, два (если ведение реестра акционеров осуществляется регистратором, то три) экземпляра решения о выпуске ценных бумаг, выписки из протокола собрания (заседания) уполномоченного органа эмитента, содержащие решение о размещении ценных бумаг, и утверждение этого решения. Если все документы в порядке, то регистрирующий орган обязан зарегистрировать выпуск ценных бумаг либо принять мотивированное решение об отказе в регистрации не позже чем в течение тридцати дней с даты представления документов.  
Носитель информации — способ отражения фактов хозяйственной жизни, который проявляется в составлении документов — символов фактов. Документы могут быть преобразованы, трансформированы в специальные, так называемые машинные носители, которые в определенных случаях заменяют эти документы. Исторически носителями информации выступали глиняные таблицы — кирпичи (Вавилон), папирус (Египет), веревки (Перу), воск (Греция и Рим) и т.п. Очень давно в качестве информационных носителей в виде документов выступает исключительно бумага. Но с развитием вычислительной техники появились и новые виды носителей, сначала они были бумажными (перфокарты, перфоленты), потом их заменили магнитные носители (диски, ленты и т.п.). При характеристике носителей информации в счетоводстве возникает сверхважный вопрос что считать оригиналом документа и что его копией. Практика выработала весьма интересное решение важнейшие документы составляются в одном экземпляре. Однако часто приходиться прибегать к выписке нескольких экземпляров. Например, если расходный кассовый ордер выписать в нескольких экземплярах, то по нему можно будет получить несколько раз указанную в нем сумму. Если каждый из документов имеет одинаковые подписи и самостоятельное функциональное назначение, то каждый экземпляр считается оригиналом. Например, накладную на реализуемые товары выписывают  

Выписка из номенклатуры дел: как оформить?

Как оформить выписку из сводной номенклатуры дел для структурных подразделений? Какие сведения приводятся на титульном листе выписки? Какая форма принята для последующих листов, где приводится номенклатура структурного подразделения?

Нужно ли в конце выписки указывать:

– составителя;

– начальника отдела делопроизводства;

– с кем согласовано (руководитель архива предприятия);

– дату составления выписки? Следует ли давать ссылку на перечень со сроками хранения?

Существуют ли нормативные документы по правилам оформления выписок из номенклатуры дел? В п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организации указано только то, что структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Где можно найти более подробную информацию по правилам их оформления?

Нормативных документов, регламентирующих оформление выписок из номенклатуры дел, нет. Порядок действий, предписанный Основными правилами работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002, такой: сначала структурные подразделения формируют собственную номенклатуру дел и оформляют ее титульный лист в соответствии с приложением 8 к п. 3.4.6 Основных правил. Затем номенклатуры дел подразделений сводятся в единую номенклатуру дел организации (приложение 7 к п. 3.4.6), которая подписывается и утверждается в установленном порядке. Наконец, готовая сводная номенклатура дел снова «разбирается» на выписки по структурным подразделениям.

Согласно п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Поскольку форма выписки в Основных правилах не приведена, она оформляется по общим правилам, содержащихся в Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003; далее – Указ).

Общие правила подготовки выписок документов для внутреннего использования, сложившиеся из общей практики делового оборота и порядка, предписанного Указом, следующие.

  1. В выписке полностью воспроизводятся реквизиты бланка документа, из которого делается выписка (в нашем случае – номенклатуры дел), при этом в реквизит «Наименование вида документа» вносится информация о том, что это выписка.
  2. Регистрационный номер и дата регистрации (утверждения), воспроизводимые на выписке, соответствуют данным исходного документа (выписка не утверждается и отдельно не регистрируется).
  3. Реквизит «Подпись» оформляется следующим образом: указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего исходный документ, а личная подпись при этом отсутствует.
  4. Поскольку выписка является, как уже говорилось, «копией, заверенной в установленном порядке», то завершает ее реквизит «Отметка о заверении копии документа»: надпись или штамп «Верно», должность, подпись, расшифровка подписи заверяющего, дата. Печать, о которой говорится в Указе, не нужна, т.к. выписка предназначается для использования внутри организации.

Узнать больше

Выписка из сводной номенклатуры дел приведена в Примере 1.

Выписки

Выписка – это документ, представляющий собой копию части другого документа. Есть выписки, правила составления которых строго оговорены законом. Как правило, это копии документов определенного типа.

Что собой представляет выписка?

Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.

В подобных случаях оформляется выписка. То есть, копия нужной части документа. Она и предоставляется для стороннего использования. Выписка необходима при наличии этих обстоятельств:

  • Сделать копию всего документа нельзя из-за того, что в нем есть конфиденциальные сведения.
  • Делать копию просто нецелесообразно из-за того, что большая часть документа пользователю не нужна.

Иногда форма выписок оговорена законом. Все зависит от того, копия какого документа делается. К примеру, регламентирована форма выписки из протокола собрания Военного совета. Установлена она приказом Минобороны №280 от 24 июля 2006 года.

Кто может запросить выписку?

Выписка часто запрашивается этими лицами:

  • Бывшие сотрудники.
  • Сотрудники, работающие в компании.
  • Контрагенты.
  • Клиенты.
  • Пенсионный фонд.
  • Налоговая.

Как правило, выписки запрашиваются именно государственными органами.

Особенности составления

Но для большинства видов выписок форма не утверждена. Но отсутствие жестко регламентированной формы не обозначает, что при составлении документа человек имеет полную свободу. В выписке должны присутствовать обязательные реквизиты:

  • Наименование документа: «выписка из…». К примеру, если это копия информации из приказа, документ называется «выписка из приказа».
  • Дата регистрации бумаги, из которой делается копия. То есть, нужно указывать именно дату составления оригинала документа, а не дату оформления выписки.
  • Подпись лица, который подписывал оригинал. Подпись на выписке ставить не обязательно.
  • Реквизиты бланка. Как правильно, реквизиты оригинала полностью переносятся в копию.

Выписка – это один из видов копий. Для того чтобы документ получил юридическую силу, требуется его заверить. А потому в бумаге рекомендуется проставить реквизит «отметка о заверении». Если компания решает заверять документ печатью, нужно закрепить этот способ в локальном акте.

Выписки составляются по тому же принципу, что и оригиналы документов. То есть, в них должны быть реквизиты фирмы: ее название, ИНН, адрес и телефон.

ВАЖНО! Для создания выписки обычно используется фирменный бланк компании.

ВНИМАНИЕ! Обязательно ли заверять копию печатью? Необходимо это только в том случае, если бумага предназначена для сторонних пользователей. Если же копия нужна для внутренних целей, печать ставить не обязательно.

Разновидности выписок

Выписки подразделяются на эти разновидности:

  • Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
  • Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.

Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.

Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:

  • О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
  • Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
  • Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
  • Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
  • О назначении на должность.
  • О назначении премий.
  • О командировке.

Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.

Срок действия выписки

Нет закона, который ограничивал бы срок действия выписки. Следовательно, она может считаться бессрочной.

Не установлен также порядок хранения документа. Как правило, копия хранится в личном деле. Не оговорен также срок хранения документа в компании. Обычно этот срок соответствует сроку хранения личного дела сотрудника.

Срок предоставления выдержки, если на это есть соответствующий запрос, составляет 3 суток. Под запросом понимается, как правило, письменное обращение (заявление и прочее).

Можно подразделениям не направлять выписки из утвержденной номенклатуры дел организации?

Архивными правилами1 предусмотрено, что номенклатура дел организации разрабатывается на основании номенклатур дел структурных подразделений, которые передаются в службу делопроизводства за подписью руководителей подразделений. Т.е. «заготовки», полученные от подразделений, специалистами службы делопроизводства и архива не включаются в сводную номенклатуру дел в первозданном виде — они сначала оптимизируются: в службе делопроизводства обеспечивают правильную систематизацию документального фонда в целом, исключают дублирование дел, редактируют заголовки и уточняют сроки хранения оригиналов и копий документов в каждом подразделении и т.п.

Пример 1 СвернутьПоказать

Дело с заголовком «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» может быть включено в номенклатуру дел практически любого структурного подразделения организации. А в графе «Примечание» у него необходимо указать место хранения оригиналов: «Подлинники — в отделе кадров».

Однотипным делам (если это возможно) стараются присваивать одинаковые номера внутри номенклатур дел всех подразделений, например: 03-03, 04-03, 05-03 и т.д.

И вот такой оптимизированный вариант сводной номенклатуры дел подписывает руководитель службы делопроизводства и утверждает руководитель организации. Далее из него в структурные подразделения возвращаются соответствующие выписки, и сведения в них могут отличаться от направленных первоначально «из подразделений в центр». Причем такие выписки внешне представляют собой просто фрагмент табличной части сводной номенклатуры дел организации, который содержит данные о делах только этого подразделения, — т.е. ни слова «ВЫПИСКА», ни наименований организации и подразделения, ни отметки о заверении на нем может не быть (за исключением случаев, когда управляющая компания холдинга направляет удостоверенные выписки своим организациям).

А в небольших организациях передается в подразделения бумажная копия всей номенклатуры дел организации.

Это — давно сложившаяся практика.

Но в современных условиях номенклатура дел (электронная копия) может быть целиком опубликована в соответствующей базе данных СЭД вместе с приказом об утверждении, размещена на внутреннем портале Intraweb для постоянного использования всеми сотрудниками, направлена по массовой рассылке руководителям и ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.

СвернутьПоказать

  1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *