Выписка из приказа

Выписка – это документ, представляющий собой копию части другого документа. Есть выписки, правила составления которых строго оговорены законом. Как правило, это копии документов определенного типа.

Нет закона, который ограничивал бы срок действия выписки. Следовательно, она может считаться бессрочной.

Не установлен также порядок хранения документа. Как правило, копия хранится в личном деле. Не оговорен также срок хранения документа в компании. Обычно этот срок соответствует сроку хранения личного дела сотрудника.

Срок предоставления выдержки, если на это есть соответствующий запрос, составляет 3 суток. Под запросом понимается, как правило, письменное обращение (заявление и прочее).

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

Эта обязанность регламентирована, в частности, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003) и Трудовым кодексом Российской Федерации. Одной из должностных обязанностей секретаря является изготовление копий с документов и их заверение. Однако иногда вместо копии целесообразнее выдать выписку из документа. Юридически выписка из документа будет иметь права копии, но только при условии ее правильного оформления.

В каких случаях выдается выписка из документа вместо его копии? Во-первых, в случае если документ содержит конфиденциальную информацию о других лицах, во-вторых, когда объем документа достаточно большой, но не вся информация, содержащаяся в нем, относится к существу запроса.

Рассматриваются разновидности заявлений, а также особенности их составления и оформления.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает определение выписки из документа: «копия части документа, заверенная в установленном порядке». Поскольку других официальных определений не существует, воспользуемся этим.

В соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x выписки из документов должны быть оформлены на бланках предприятий, учреждений и организаций, заверены подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. В выписке указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Организации, с учетом этих требований, регламентируют оформление выписки из документа локальным нормативным актом, как правило, инструкцией по делопроизводству.

Для оформления выписки из документа используется общий бланк организации, т.е. такой бланк, в котором указаны только наименование организации, место составления или издания документа и определены места для проставления даты и регистрационного номера документа. В этот бланк в зону, отведенную для размещения реквизита «Наименование вида документа», впечатывается информация о том, из какого документа делается выписка.

В управленческой практике наиболее часто делаются выписки из приказов и протоколов. Выписка из приказа оформляется следующим образом: в определенных бланком зонах указываются дата и регистрационный номер копируемого документа. Обязательно копируется заголовок к тексту. Если приказ имеет вводную (констатирующую) часть, она копируется полностью, включая слово ПРИКАЗЫВАЮ. Затем копируется нужный фрагмент документа и реквизит «Подпись», т.е. наименование должности лица, подписавшего приказ, и расшифровка его подписи. Личная подпись не копируется.

Если вводной части в документе нет, то копируется слово ПРИКАЗЫВАЮ и нужный фрагмент документа.

Обратите внимание! Часто можно встретить такие рекомендации: в копии или выписке писать слово «подпись» вместо личной подписи руководителя, подтверждая таким образом, что подлинник документа подписан. Следует отметить, что такая рекомендация не закреплена в каких-либо нормативных документах по делопроизводству и, по сути, является избыточной, т.к. только подписанный документ имеет дату и регистрационный номер.

Оформление выписки из кадрового приказа

Часто возникает необходимость сделать выписки из кадровых приказов, большинство из которых было оформлено по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

В этом случае выписку можно оформить двумя способами.

Первый способ – оформляем выписку в виде связного текста, используя общий

Второй способ – копируем фрагмент текста в виде таблицы, как в приказе.

Как и копия, выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Требование проставления оттиска печати, закрепленное в Указе Президиума ВС СССР, обязательно в отношении копий и выписок из документов, предоставляемых в сторонние организации. Если копия или выписка остается в организации, печатью ее можно не заверять. Этим же Указом предусмотрено право организации выдавать копии и выписки из имеющихся у нее документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В этих случаях при изготовлении выписок воспроизводятся реквизиты бланков.

Более подробно о том, как правильно оформить выписку из протокола, а также как правильно заверить выписки вы узнаете в №9 2014 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» .

Солнцева О. Н., бизнес-тренер в области ДОУ и кадрового делопроизводства

Гипермаркет профессиональной информации

«Современные технологии документооборота и делопроизводства» — журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Понятие “выписка из документа” в терминологическом стандарте – ГОСТе Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” – отсутствует. В стандарте есть лишь термин “архивная выписка”, который определяется следующим образом: “копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке”. Но понятие “архивная выписка” – это частное понятие по отношению к понятию “выписка из документа”. Определение термина “выписка из документа” приводится лишь в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран*: “выписка из документа – рукописная или машинописная копия части (частей) письменного документа”. Из приведенных определений следует, что выписка из документа – это копия части (частей) документа и что к оформлению выписок из документов, в принципе, стоит применять те же правила, что и к оформлению копий документов**. Однако это не всегда так.

Оформление выписки из документа

В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно или нецелесообразно, например в случае если документ имеет большой объем или содержит конфиденциальную информацию.

Выписка из документа – это способ извлечь из документа только ту информацию, которая важна для конкретного работника и к которой работнику разрешен доступ.

Для заверения копий документов в делопроизводстве используется реквизит “Отметка о заверении копии документа”. Требования к оформлению этого реквизита установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению реквизитов” (далее – Стандарт). Стандарт устанавливает следующее:

“При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись: “Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации”.

Поскольку выписка из документа – разновидность копии документа, этот реквизит (отметка о заверении копии документа) мы можем использовать и при заверении выписок из документов, но только в том случае, если для конкретного вида выписок не установлен иной порядок заверения. Кроме части (частей) текста документа, которые переносятся в выписку, в выписке полностью воспроизводится заголовочная часть документа, но вместо наименования вида документа указывается: выписка из приказа, выписка из протокола, выписка из постановления и др. Под текстом выписки указывают должность (должности) лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию.

Если оформляется выписка из протокола заседания, в выписку переносятся сведения о председателе (председательствующем), секретаре, лицах, присутствовавших на заседании, в повестке дня указывается только тот вопрос (вопросы), информация о котором переносится в выписку.

Для заверения выписки используется отметка о заверении копии, хотя в практике работы с документами нормативными актами организации может быть предусмотрено правило подписания выписки из документа (протокола, решения) тем должностным лицом, которым подписан документ.

Пример оформления выписки из протокола

Архивная выписка

Ведомственными нормативными актами может быть установлен иной порядок оформления выписки из документа, и таких примеров немало.

В начале статьи приводилось определение понятия “архивная выписка”, иначе говоря, выписки из архивного документа. Порядок оформления этого документа установлен нормативными актами, регулирующими сферу архивного дела. В частности, “Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук”, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (далее – Правила). Они устанавливают (п. 5.9.2), что в архивной выписке воспроизводятся полностью название архивного документа, его номер и дата. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т. д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами “Так в тексте оригинала”, “Так в документе”. После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. Архивные выписки подписываются руководителем архива или уполномоченным должностным лицом и заверяются печатью архива (в муниципальных архивах, не являющихся юридическим лицом, – печатью органа местного самоуправления).

Из приведенного текста Правил следует, что в архивной выписке указывается полностью “название архивного документа, его номер и дата” (например: Выписка из приказа ООО “Авента” от 15.04.1991 № 56), архивные выписки подписываются руководителем или иным уполномоченным должностным лицом и заверяются печатью архива (органа местного самоуправления).

Форма выписки из документа, утвержденная нормативным актом

Форма выписки из документа может быть утверждена нормативным актом. Например, приказом Минобороны России от 24.07.2006 № 280 “Об утверждении Инструкции об условиях и порядке приема в военные образовательные учреждения высшего профессионального образования Министерства обороны Российской Федерации” утверждена форма выписки из протокола заседания:

В данном случае выписка, так же как и сам протокол, подписывается председателем и секретарем, но печатью данная выписка не заверяется.

В настоящее время многими органами государственной власти формируются и ведутся автоматизированные базы данных, в т. ч. имеющие статус государственных баз данных, например:

Единый государственный реестр юридических лиц, Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей, Реестр федерального имущества, Реестр паевых инвестиционных фондов и многие другие.

Нормативными правовыми актами предусмотрена выдача заинтересованным юридическим и физическим лицам информации из данных реестров в виде выписок. Нормативными актами, как правило, предусматривается и форма выписки из реестра. Поскольку автоматизированные базы данных формируются на основании официальных документов, то и информация из этих баз данных выдается в виде выписок. Единых правил оформления данных выписок нет, поэтому в каждом конкретном случае нужно руководствоваться теми нормативными актами, которыми регламентирован порядок использования баз данных (реестров, регистров, кадастров). Например, постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 “О Едином государственном реестре юридических лиц” установлена форма выписки из реестра:

Похожая форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16.10.2003 № 630 для выписки из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей. И в том и другом случае выписки подписываются должностным лицом и заверяются печатью.

Еще один пример: приказом Минюста России от 25.03.2009 № 84 “Об утверждении форм документов, необходимых для создания и осуществления деятельности на территории Российской Федерации филиалов и представительств международных организаций и иностранных некоммерческих неправительственных организаций” установлена форма выписки из реестра и правила ее оформления, например (приводится в сокращении):

В приказе, в частности, отмечается, что выписка заполняется на официальном бланке Министерства юстиции РФ на русском языке. В качестве даты выдачи выписки указывается дата ее подписания. Выписка подписывается уполномоченным должностным лицом министерства, при этом указывается полное наименование должности лица, его фамилия, инициалы. Выписка заверяется печатью.

Приведенные примеры показывают, что при оформлении выписок из документов применяются различные правила. В одних случаях выписки заверяются, как копии документов, в других они подписываются должностными лицами, в одних случаях выписки заверяются печатью, в других – нет. Из этого следует, что при оформлении выписки из документа нужно основываться на нормативных актах, и только в случаях, не регулируемых законодательством, можно пользоваться теми правилами оформления выписок, которые приняты для заверения копий документов.

* Словарь современной архивной терминологии социалистических стран: Главархив СССР, ВНИИДАД. – М., 1982.
** Согласно ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Выписка из приказа

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.

То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк выписки из приказа .docСкачать образец заполнения выписки из приказа .doc

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.

Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.

Назначение выписки

Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.

Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.

Чем отличается выписка от копии

Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

Как получить выписку из приказа

Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).

Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано

  • название фирмы,
  • дата и место составления выписки,
  • подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

Пример составления выписки

  1. Вверху документа пишется полное наименование компании, выпустившей приказ, из которого делается выписка.
  2. Затем посередине строки указывается название документа и номер по внутреннему документообороту предприятия.
  3. После этого нужно указать населенный пункт, в котором работает организация и дату составления документа.
  4. Далее идет собственно сам текст, который должен в точности цитировать ту часть приказа, которой касается выписка.
  5. В завершение документ необходимо подписать у директора, а также заверить автографом ответственного лица.

Вы здесь:

В компанию периодически поступают запросы от ее контрагентов, проверяющих, а также от сотрудников, требующие предоставления сведений, содержащихся в приказах предприятия по основной деятельности или по личному составу. Как правило, в этих случаях в ответ на входящее письмо направляется заверенная копия распоряжения. Возможно предоставление части документа в виде выписки из приказа.

Цели и задачи выписки из приказа

Выписка из документа это официально оформленный бланк организации, который содержит цитату из ранее изданного оригинального документа, включающую все необходимую информацию по определенному вопросу, и надлежащим образом заверенный ответственными должностными лицами.

Ее главная цель заключается в обеспечении ограниченного доступа к данным, которые могут содержать коммерческую тайну фирмы и обеспечение конфиденциальности. Например, при поступлении запроса в компанию, о том работает ли в ней определенный человек или нет, в качестве подтверждения нужно отправить соответствующее распоряжение. Даже если требование исходит от правоохранительных органов, разумнее им предоставить не весь приказ о приеме на работу, а ту часть документа, в которой указаны только Ф.И.О., должность и дата поступления в организацию.

Выписка из приказа о приеме на работу не будет включать информацию об условиях работы и заработной платы, тем более что данные сведения не запрашиваются, и могут составлять коммерческую тайну организации. Также выписка позволяет упростить процедуру предоставления сведения. Например, приказ может быть размещен на нескольких листах и касаться деятельности всех структурных подразделений, а требуется предоставить информацию только по одному отделу, которому в этом документе, посвящен только один пункт. В этом случае эффективнее сделать выписку в несколько строчек, чем дублировать все содержимое распоряжения руководства.

Данный документ может быть по основной деятельности или по личному составу. Первая выписка обязательно содержит преамбулу оригинала, а затем следует необходимая цитата. При составлении второго вида документа, вводная часть приказа опускается, остается только распорядительная часть. Оформление выписок возлагается на секретарей, делопроизводителей, кадровых работников и других ответственных должностных лиц.

В основном, запросы о выдаче данных бланков поступают от пенсионного фонда, банка, организации, в которой сотрудник работает по совместительству, а также от регулирующих деятельность предприятия органов. В последнее время при заключении договоров и контрактов требуется в качестве подтверждения полномочий руководителя предоставление приказ о его назначении. В этом случае также целесообразней оформлять выписку.

Как оформить выписку из приказа образец

Порядок составления выписки:

  • Она оформляется так же как и сам приказ на фирменном бланке, содержащем название компании, ее реквизиты, адрес и телефон. Обязательно указывается наименование «Выписка из приказа».
  • Она должна содержать место, дату составления, а также номер и заголовок оригинала.
  • В документе повторяется вводная часть приказа, а также распоряжение («приказываю»). Далее в соответствии с запросом из распорядительной части документа выбираются необходимые пункты, и точно повторяется в выписке.
  • Потом заносятся так же как и в основном приказе должность, личные данные, лица, подписавшего его. Заново руководителю расписываться не надо, вместо его визы указывается слово «подпись».

Далее специалист сличает два документа, и после проверки ставит либо «Верно», либо «С оригиналом сверено», дату, а потом подписывает документ, расшифровывая свою должность, Ф.И.О. Выписку надо заверять печатью организации.

Нюансы

Если при оформлении документа вводная часть приказа опускается, должно обязательно присутствовать слово «приказываю».

Выписка из приказа образец

Выписка из приказа о приеме на работу образец скачать.

Как правильно оформить выписку из приказа о приеме на работу, образец документа

Что такое выписка из приказа о приеме на работу?

Выписка – это документ аналогичный приказу, но содержащий сведения только об одном сотруднике, устроенном в организацию.

В ней содержатся сведения об организации-работодателе, дате трудоустройства, должности и структурном подразделении трудоустраиваемого работника, ставятся печати и подписи ответственных лиц.

Никаких жестких требований к оформлению выписки нет, главное, чтобы была указана вся вышеперечисленная информация.

Унифицированного бланка выписки из приказа о приеме на работу не существует.

Образец выписки приказа о приеме на работу вы можете увидеть здесь и скачать в разделе ниже.

Как сделать выписку?

Каких-либо строгих правил по составлению выписки законодательством не предусматривается.

Документ должен содержать информацию, отраженную в приказе, но касательно одного сотрудника (бывают случаи, когда выписка делается сразу на нескольких принятых сотрудников).

Стандартная выписка делается на листе формата А4 и содержит следующие реквизиты:

  1. аналогичная приказу «шапка» документа. В нее входит эмблема работодателя (если имеется), полное и принятое сокращенное название. Возможно указание ИНН, КПП, адреса организации и телефона, но это – не обязательные реквизиты.
  2. Ниже, по центру пишется заголовок «Выписка из приказа» (допускается уточнение «по личному составу» или «о назначении на должность» и т.д.). Точка после заголовка не ставится. Указывается дата и номер самого приказа.
  3. Далее приводится выдержка из самого приказа с сохранением номера взятого пункта. То есть, указывается полностью ФИО сотрудника, отдел и должность, на которую он принимается, дата трудоустройства.
  4. Выписка подписывается директором организации, а также заверяется секретарем или специалистом отдела кадров (или же бухгалтером, отвечающим за кадровый документооборот).

    Для этого ставится надпись «Верно» или «Выписка верна» и т.п. Допускается наличие одной подписи руководителя. Обязательно ставится печать организации-работодателя.

Чаще всего, выписка полностью распечатывается. Но в некоторых организациях есть свой бланк, информация в который частично вносится ручкой. Такое оформление документа также не запрещено.

Как сделать выписку из приказа о приеме на работу, образец скачать.

Выписка из приказа о приеме на работу, бланк.

Темы: ДокументыКадрыОрганизация бизнеса

Оформление выписки из приказа может оказаться достаточно сложной задачей как для простого сотрудника, которому потребовался этот документ, так и для работника отдела кадров, в задачи которого входит непосредственно ведение кадровой документации и ее предоставление трудящимся. Узнайте, как правильно оформить выписку из приказа о приеме на работу, увольнении или отчислении — в этом могут помочь образцы готовой документации, пользуясь которыми можно не допустить распространенных ошибок и понять принципы составления документа.

Для чего необходима и какие бывают выписки из приказа

При ведении предпринимательской деятельности наличие выписки из приказа может потребоваться во множестве ситуаций. В первую очередь, это касается необходимости подтверждения каких-либо обстоятельств или задач стороннему лицу или иному структурному подразделению предприятия относительно определенного работника. Так, например, выписка из приказа может подтверждать факт того, что заключение договора является прямой задачей сотрудника. Либо же — свидетельствовать о том, что работник действительно был трудоустроен на предприятии.

Часто выписки из приказов требуются различным государственным учреждениям и службам, в том числе и контролирующим органам для проверки деятельности компании. В иных же ситуациях оформление выписки из приказа позволяет быстрее донести необходимую и важную информацию непосредственно до работников. Например, когда сам приказ является объемным документом, содержащим значительное количество сведений, однако конкретным трудящимся или структурным подразделениям важно иметь доступ только к небольшой части документа.

Выписка из приказа является документом, который в обязательном порядке проходит процедуру заверения уполномоченным сотрудником предприятия, и за счет этого она сама по себе часто является достаточной документацией для сторонних лиц. При этом предоставление выписки позволяет не обеспечивать доступ ко всему приказу в целом, а значит — не разглашать какую-либо конфиденциальную информацию или коммерческую тайну, если приказ сам по себе может ее содержать. Выписки из приказов могут выдаваться различными видами учреждений. Наиболее распространенными случаями, в которых может потребоваться выписка из приказа можно назвать ситуации, в которых оформляются:

  • Выписка из приказа о приеме на работу.
  • Выписка из приказа об увольнении.
  • Выписка из приказа об отчислении.

Это лишь небольшой перечень существующих вариантов выписок из приказов. Например, выписка из приказа о принятии положения о порядке обработки персональных данных и обеспечения защиты информации может гарантировать контрагенту факт сохранности его информации и давать понимание того, каким образом осуществляется обеспечение безопасности его сведений, если это важно для такового лица.

Выписка из приказа об увольнении

Наиболее частым случаем, в рамках которого может потребоваться оформление выписки из приказа об увольнении, можно назвать ситуацию, когда человек сталкивается с необходимостью восстановления утраченной трудовой книжки. Для подтверждения факта работы на предприятии в течение определенного периода может быть нужна в том числе и выписка из приказа об увольнении. Также, после прохождения воинской службы в целях ведения военного учета на предприятии может быть необходимо предоставление выписки из приказа об увольнении в запас.

Кроме этого, сотрудники или контролирующие органы также могут потребовать предоставления им выписки из приказа об увольнении в случае, если имеется подозрение на незаконное увольнение работника — как в рамках трудового спора, так и вне его, в том числе для подготовки документации для начала трудового спора.

Выписка из приказа об отчислении

Иногда человек может быть по тем или иным причинам отчислен из образовательного заведения. И если он хочет оспорить свое отчисление, или же сообщить сведения об отчислении сторонним лицам — может потребоваться оформление выписки из приказа об отчислении. Также, подобные документы могут быть необходимы контролирующим органам и иным учреждениям. Например — данные выписки направляются в военкоматы и органы социального обеспечения, ответственные за выплату стипендий студентам.

Выписка из приказа о приеме на работу

Так же, как и в случае документов, подтверждающих факт увольнения, чаще всего выписка из приказа о приеме на работу может быть необходима простым сотрудникам для восстановления их трудовой книжки, которая была утрачена. Однако такая документация тоже может требоваться различным контролирующим органам. Например — центру занятости, чтобы подтвердить факт трудоустройства сотрудника. Или же — в случае, когда возникает необходимость проверить сведения о приеме на работу и правомерность трудоустройства человека.

Как оформить выписку из приказа

Оформление выписки из приказа достаточно строго регламентировано действующим законодательством. В случае обращения любого сотрудника, которого затрагивает приказ, или уполномоченного третьего лица за выпиской из приказа путем подачи соответствующего заявления, такой документ должен быть оформлен в течение трех суток с момента принятия субъектом хозяйствования заявления.

Форма выписки из приказа не закреплена в законодательных нормативах, поэтому она может быть свободной. Однако, следует понимать, что чтобы выписка из приказа была полноценным юридически значимым документом, она должна как минимум иметь определенные реквизиты, а именно:

  1. Сведения о компании.
  2. Дата и номер приказа.
  3. Конкретная часть приказа, с которой необходимо ознакомление обратившегося лица.
  4. Должность и данные лица, подписавшего приказ.
  5. Заверение — надпись «Верно» и печать компании, если она имеет место, а также подпись и данные удостоверяющего лица.
  6. Дата оформления выписки.

Для упрощения процедуры оформления выписки из приказа, большую часть информации специалисты копируют из самого приказа. Например, как в выписке, так и в приказе, будут идентичными шапка документа. Сам текст выписки должен полностью соответствовать тексту в приказе, без каких-либо изменений — однако не обязательно копировать весь текст приказа, лишь ту часть, относительно которой делается выписка.

Чем отличается выписка из приказа от копии

Любой сотрудник, в отношении которого мог быть издан какой-либо приказ, всегда вправе потребовать как ознакомления с приказом, так и предоставления ему копии этого документа — либо может снять такую копию самостоятельно. При этом следует помнить, что выписка и копия приказа не являются идентичными документами. Так, выписка содержит лишь часть сведений, имеющих место в приказе, в то время как копия включает в себя абсолютно всю информацию.

Кроме этого, выписка из приказа в обязательном порядке должна заверяться субъектом хозяйствования, в то время как копия, хоть и может быть заверенной, но не должна быть такой в каждом исключительном случае. При этом выписка из приказа не требует ознакомления с политикой конфиденциальности и не предполагает ответственности за разглашение информации, которая могла бы быть в копии приказа, но будет отсутствовать в выписке.

Наконец, если копия приказа была выдана без заверения, или же если ее самостоятельно по своей инициативе оформлял сам сотрудник — этот документ не нуждается в обязательной регистрации в книге учета и движения документации. В то же время выданные по запросу выписки из приказов обязательно регистрируются и сведения о выписках хранятся на предприятии.

Порядок регистрации выданных по запросу документов

Любая выписка, заверенная и выданная по запросу работника или контролирующего органа, фиксируется в книге учета движения документации на предприятии. Сведения о выданных выписках должны храниться на предприятии в течение 75 лет, если они могут входить в состав личных дел. Если же выписка не затрагивает личную информацию сотрудников и не относится к личным делам — достаточно хранить сведения о ее выдаче в течение пяти лет с момента выдачи.

Выписка из приказа является достаточно распространенным видом кадровой документации, который часто используется при взаимодействии работодателей и иных учреждений с различными контролирующими органами или контрагентами. При этом часто выписки из приказов могут упрощать управление персоналом и облегчать взаимодействия между структурными подразделениями или же доносить до личного состава субъекта хозяйствования какую-либо актуальную и важную информацию. Поэтому знать порядок оформления выписки из приказа будет полезно любому кадровику и простому работнику.

Мирошниченко Валерий Андреевич

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *