Юридическое делопроизводство

Приложение 2. Примерная инструкция ответственного за делопроизводство в структурном подразделении таможенного органа

3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:

принимать документы для структурного подразделения в ОДО, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения, направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;

осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;

составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;

принимать документы на подпись начальника структурного подразделения, проверять правильность составления и оформления исходящих документов;

передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в ОДО для отправки;

формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;

подготавливать документы к последующему хранению и использованию;

передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив таможенного органа;

ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел структурного подразделения на следующий делопроизводственный год;

обеспечивать учет и хранение бланков документов;

давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

Порядок учета и хранения документов в юридическом отделе

Документооборот в юридическом отделе организации велик, поэтому так важно организовать грамотный учет и хранение бумаг. Учет документов ведется с момента их создания или поступления. Для этого:

  • создают журнал входящей и исходящей корреспонденции (возможно в электронном варианте);
  • присваивают документам учетные номера;
  • распределяют бумаги по папкам.

Для быстрого поиска нужного документа в журнале регистрации фиксируется его номер, дата, наименование и краткое содержание.

Документы, подлежащие хранению в юридическом отделе:

  • учредительные документы организации (устав, списки учредителей, регистрационные документы и т. д.);
  • положения о структурных подразделениях, а также взаимодействии между ними (то же касается филиалов);
  • документы, подтверждающие права компании на имущество;
  • материалы, связанные с обращением в суды;
  • нормативные акты – инструкции, общие правила;
  • доверенности;
  • корреспонденция.

Как правило, в юридическом отделе хранятся текущие документы. По завершению срока действия они передаются в архив организации, либо архивируются в самом отделе. Однако для этого необходимо не только подготовить сами документы, но и помещение, отвечающее требованиям безопасности в соответствии с законодательными актами.

Формирование дел для хранения

Для хранения дел необходимо сгруппировать документы, предварительно проведя экспертизу ценности и объединив их по срокам хранения. При формировании дел на обложке переплета необходимо указать наименование, индекс в соответствии с номенклатурой, срок хранения и количество дел в папке. При передачи в архив организации также составляются описи дел, в соответствии с которыми производят сверку.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *