Жизнеобеспечение офиса

Обеспечение функционирования офиса

  • Главная
  • О центре
  • Новости
  • Обеспечение функционирования офиса

Любой компании, будь то транснациональная корпорация или малое предприятие со штатом в два человека, необходим офис. Ведь офис, это не только то место, где мы проводим переговоры с партнерами и принимаем клиентов, но и место, где ведется повседневная кропотливая работа сотрудниками компании, направленная на развитие и процветание нашего бизнеса.

Задумайтесь, ведь если из нашей жизни вычесть время, отведенное на сон, то окажется, что большую часть своего времени мы проводим в офисе, выполняя нашу повседневную работу. И ведь никто из нас не хочет провести большую часть своей жизни в сыром и темном подвале. Следовательно, задумываясь о том, чтоб снять офис недорого, необходимо помнить что офис, по сути, является вторым домом для его сотрудников, и наличие исправной инженерной инфраструктуры (вентиляции, электроснабжения, отопления, водоснабжения, подключения к Интернету и т.д.) играет не последнюю роль в обеспечении его устойчивого и успешного функционирования.

«Обеспечение функционирования офиса» — эта фраза, зачастую, фигурирует под номером один в должностных обязанностях офис-менеджера. Давайте же разберемся, что скрывается под этой сухой фразой, и что необходимо обеспечить для организации нормального функционирования офиса:

  • обеспечение соблюдения требований противопожарной безопасности;
  • обеспечение безопасности персонала;
  • обеспечение информационной безопасности;
  • обеспечение услуг связи, интернета;
  • обеспечение учета и контроля расходов на телефонные переговоры;
  • организация работы транспорта;
  • обеспечение курьерской связи;
  • организация питания сотрудников;
  • организация рабочих мест, эргономика;
  • обеспечение необходимого уровня освещенности и параметров микроклимата;
  • организация производственного контроля;
  • организация сервисно-профилактических работ;
  • организация проведения профилактического обслуживания и ремонта офисной техники;
  • обеспечение наличия необходимых канцелярских принадлежностей и расходных материалов;
  • организация перемещения мебели;
  • обеспечение вывоза мусора;
  • организация уборки помещений;
  • организация ведения учета посетителей;
  • организация поездок сотрудников (заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса), диспетчеризация автотранспорта.

И это далеко не полный список мероприятий, необходимых для успешной работы офиса

Организация и контроль работы офиса – это непрерывный рабочий процесс. Он должен контролироваться на всех этапах, чтобы была уверенность в том, что офис функционирует четко и без сбоев. Но зачастую, далеко не всегда офис-менеджеру под силу обеспечить в полной мере выполнение всех мероприятий, для обеспечения бесперебойной работы офиса. Многие факторы просто неподвластны ему.

Ведь обеспечение бесперебойной работы систем вентиляции, электроснабжения, водоснабжения, отопления и других инженерных систем; обеспечение охраны и пожарной безопасности; содержание в чистоте и исправном состоянии лифтов и мест общего пользования – это те факторы, выполнение которых лежит тяжким грузом на плечах собственника арендуемого офиса. При этом они оказывают немалое влияние на устойчивое функционирование офиса, и как следствие на развитие и процветание бизнеса.

Арендуя офис в офисном центре, обратите особое внимание на то, в каком состоянии содержится здание, и удостоверьтесь в том, что собственник прилагает все усилия для обеспечения комфортной работы Вашего офиса, и только тогда вы сможете быть уверены в плодотворной работе и грядущих успехах Вашего бизнеса.

Справка

По заключению Минюста РФ от 1 ноября 2010 г. № 01/22682-ДК настоящий приказ не нуждается в государственной регистрации

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 г. № 1314 «Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4109; 2005, № 29, ст. 3037, № 49, ст. 5204; 2007, № 11, ст. 1283; 2008, № 18, ст. 2009, № 43, ст. 4921, № 47, ст. 5431; 2010, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300, № 20, ст. 2435), в целях совершенствования системы снабжения канцелярскими принадлежностями, бумагой, расходными материалами структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, приказываю:

1. Утвердить:

нормы снабжения канцелярскими принадлежностями структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (приложение № 1);

нормы снабжения бумагой структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (приложение № 2);

нормы снабжения расходными материалами структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (приложение № 3).

2. Федеральному бюджетному учреждению «Центр государственного имущества и жилищно-бытового обеспечения Федеральной службы исполнения наказаний» (Банников В.П.):

обеспечение канцелярскими принадлежностями, бумагой и расходными материалами по утвержденным нормам снабжения производить в пределах выделяемых лимитов бюджетных обязательств;

создать переходящий запас канцелярских принадлежностей, бумаги, расходных материалов по утвержденным настоящим приказом нормам снабжения в пределах 10% от их годовой потребности. Хранение организовать на складах ФБУ ЦГИЖБО ФСИН России.

3. Начальникам структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, обеспечить рациональное использование канцелярских принадлежностей, бумаги, расходных материалов, принтерной, копировально-множительной техники.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора ФСИН России полковника внутренней службы Криволапова Н.П.

Директор
генерал-полковник
внутренней службы
А.А. Реймер

Приложение № 1
к приказу Федеральной службы
исполнения наказаний
от 15 октября 2010 г. № 438

Нормы
снабжения канцелярскими принадлежностями структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России

№ п/п Наименование Ед. измерения Потребность на 1 чел. в год Примечание
1 2 3 4 5
1 Блок-кубик в стакане 9x9x9 см белый блок шт. 2
2 Выделитель текста (маркеры) 4 шт./уп. 1
Дырокол на 4 отверстия шт. 1 На структурное подразделение ФСИН России; учреждение, непосредственно подчиненное ФСИН России
4 Еженедельник датированный А5 шт. 1 Начальникам, заместителям начальников структурных подразделений ФСИН России; начальникам, заместителям начальников учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России
5 Закладки наб. 4
6 Календарь перекидной шт. 1 Начальникам структурных подразделений ФСИН России, начальникам учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России
7 Календарь перекидной шт. 1
8 Клей-карандаш шт. 2
9 Ластик шт. 2
10 Карандаш простой с ластиком шт. 4
11 Нить прошивная бобина 5 На структурное подразделение ФСИН России; учреждение, непосредственно подчиненное ФСИН России
12 Папка-регистратор шт. 200 На структурное подразделение ФСИН России; учреждение, непосредственно подчиненное ФСИН России
13 Папка «Дело» с завязками шт. 200 На структурное подразделение ФСИН России; учреждение, непосредственно подчиненное ФСИН России
14 Ручка гелевая шт. 24 Начальникам, заместителям начальников структурных подразделений ФСИН России; начальникам, заместителям начальников учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России
15 Ручка шариковая шт. 12
16 Скотч канцелярский 12×33 мм шт. 1
17 Скотч упаковочный 50×60 мм шт. 1
18 Скрепки 50 мм металлические 100 шт./уп. шт. 1
19 Скрепки 28 мм 100 шт./уп. шт. 2
20 Тетрадь А5 96 л. клетка шт. 1
21 Чистящие салфетки для мониторов 100 шт./уп. уп. 2
22 Штрих с разбавителем шт. 40 На структурное подразделение ФСИН России; учреждение, непосредственно подчиненное ФСИН России
23 Файл-вкладыш с перфорацией А4 прозрачный шт. 20
24 Скобы для степлера № 24 уп. 1
25 Скобы для степлера № 10 уп. 1
26 Скоросшиватель картонный шт. 200
27 Самоклеющийся куб шт. 1
28 Флэш-память шт. 1 *
29 Лотки горизонтальные, вертикальные, универсальные шт. 4 *
30 Набор настольный до 7 предметов шт. 1 Начальникам, заместителям начальников структурных подразделений ФСИН России; начальникам, заместителям начальников учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России
31 Папка «На подпись» шт. 1 Начальникам, заместителям начальников структурных подразделений ФСИН России; начальникам, заместителям начальников учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России
32 Подкладка на стол шт. 1 Начальникам, заместителям начальников структурных подразделений ФСИН России; начальникам и заместителям начальников учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России
33 Степлер большой шт. 1 *
34 Степлер № 24 шт. 1 *
35 Мини-степлер № 10 шт. 1 *
36 Антистеплер шт. 1 *
37 Линейка шт. 1 *
38 Ножницы шт. 1 *
39 Нож шт. 1 *
40 Точилка шт. 1 *
41 Калькулятор шт. 1 *
42 Стакан для ручек шт. 1 *

Примечания:

1. Канцелярские принадлежности, указанные в примечании со знаком «*» выдаются по индивидуальной заявке, подписанной начальником структурного подразделения ФСИН России, начальником учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России.

2. Канцелярские принадлежности, не предусмотренные нормой снабжения, но необходимые для служебной деятельности, приобретаются дополнительно на основании обоснованной заявки (докладной записки), подписанной начальником структурного подразделения ФСИН России, начальником учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России.

3. Канцелярские принадлежности выдаются раз в квартал.

4. Заявка, поступившая после общей выдачи, обрабатывается и исполняется к следующей выдаче канцелярских принадлежностей.

Приложение № 2
к приказу Федеральной службы
исполнения наказаний
от 15 октября 2010 г. № 438

Нормы
снабжения бумагой структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России

Примечания:

1. При дополнительной потребности сверх установленной нормы бумага приобретается и отпускается по обоснованной заявке (докладной записке), подписанной начальником структурного подразделения ФСИН России, начальником учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России.

2. Бумажная продукция выдается раз в квартал.

3. Заявка, поступившая после общей выдачи, обрабатывается и исполняется к следующей выдаче бумажной продукции.

Приложение № 3
к приказу Федеральной службы
исполнения наказаний
от 15 октября 2010 г. № 438

Нормы
снабжения расходными материалами структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России

№ п/п Наименование товара Ед. измерения Потребность на 1 ед. техники в год Примечание
1 Картриджи для лазерных принтеров шт. 4
2 Картриджи для цветных (струйных) принтеров компл. 2
3 Картриджи для копировальных аппаратов шт. 2
4 Термобумага для факсимильных аппаратов рулон 6

Примечания:

1. При дополнительной сверх установленной нормы картриджи приобретаются и отпускаются по обоснованной заявке (докладной записке), подписанной начальником структурного подразделения ФСИН России, начальником учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России.

2. Картриджи выдаются раз в квартал.

3. Заявка, поступившая после общей выдачи, обрабатывается и исполняется к следующей выдаче картриджей.

Приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 15 октября 2010 г. № 438 «Об утверждении норм снабжения канцелярскими принадлежностями, бумагой, расходными материалами структурных подразделений ФСИН России и учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России»

По заключению Минюста РФ от 1 ноября 2010 г. № 01/22682-ДК настоящий приказ не нуждается в государственной регистрации

Текст приказа официально опубликован не был

Должностная инструкция офис-менеджера

Что входит в должностные обязанности офис-менеджера и кому подойдёт эта профессия? На порталах для поиска работы вакансии такого специалиста представлены очень широко, что характеризует должность как современную и востребованную. Рассказываем, чем занимаются офис-менеджеры, какие требования предъявляются у ним и что должно быть записано в их должностной инструкции.

Профессия офис-менеджера

Офис-менеджер — это специалист, который контролирует документооборот, обеспечивает эффективное функционирование офиса и является посредником между руководством и подчинёнными или структурными подразделениями. Функциональные обязанности этого сотрудника, равно как и требования к нему, у разных работодателей отличаются. Рабочим местом офис-менеджера чаще всего является приёмная компании и кабинета руководителя.

Эту должность часто путают с работой секретаря. Данные профессии действительно во многом похожи, но существенная разница между ними всё же есть. Секретарь подчиняется напрямую руководителю (заместителю или другому топ-менеджеру), выполняет его личные поручения и ведает только его документами.

Офис-менеджер контролирует текущую работу, преимущественно бумажную. Он следит за корреспонденцией, канцтоварами, документооборотом, офисной техникой, принимает звонки и доводит приказы руководителей до сотрудников. Он не исполняет личные поручения, не ведёт календарь руководителя и не принимает его звонки — хотя весьма часто эти две работы совмещаются в одном специалисте. Например, в названии вакансии может быть указано «офис-менеджер с функциями секретаря».

Должность офис-менеджера, как правило, не предполагает карьерный рост. Средняя зарплата такого специалиста в регионах России — от 20 до 25 тысяч рублей, в Москве — около 50 тысяч рублей.

Офис-менеджер работает с документами, корреспонденцией и принимает звонки

Обязанности

Выше мы отметили, что полный перечень того, что делает на рабочем месте офис-менеджер, определяет непосредственно работодатель. Так, в данном случае, вакансия с одним и тем же названием может подразумевать совсем разную работу. Однако это не значит, что нельзя очертить примерный круг обязанностей этого специалиста и понять, что ожидать от должности:

Функции офис-менеджера:

  • работа с документами — подготовка приказов и распоряжений руководителя, их регистрация, распространение в структурных подразделениях, ведение архива;
  • работа со входящей и исходящей корреспонденцией — регистрация, отправка;
  • приём звонков в компанию, переключение на руководителя или отделы;
  • встреча клиентов в офисе, консультирование о местоположении отделов, их функций;
  • подготовка отчётов, прайс-листов;
  • контроль состояния офисной техники и наличия расходных материалов;
  • закупка канцтоваров;
  • заказ питьевой воды, чая, кофе (на порталах для поиска работы обозначается как «обеспечение жизнедеятельности офиса).

Это примерный перечень того, что входит в работу офис-менеджера. Работодатель может дополнить или сократить его. Например, некоторые требуют консультировать клиентов по поводу продукции или услуг, знать кассовую дисциплину и даже переводить документы на иностранных языках.

Требования к кандидату

Анализ актуальных вакансий на сайтах для поиска работы показывает, что в большинстве случаев работодатели не предъявляют требований к образованию кандидатов. Достаточно среднего или неоконченного высшего образования. Специальность при этом не имеет значения. Гораздо важнее практические навыки:

  • умение работать с документами и организовывать документооборот;
  • владение ПК и офисной техникой на уровне уверенного пользователя;
  • умение обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, регистрировать документы, отправлять их почтой или курьером, доводить в срок до структурных подразделений.

В ряде случаев может потребоваться знание иностранных языков.

Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и структурными подразделениями

Немаловажное значение в такой работе имеют качества характера. Эта работа подходит активным, но внимательным людям, способным решать несколько задач одновременно. Обязанности довольно быстро становятся рутинными, потому что дублируются изо дня в день — потребуется терпение. Сотрудник всегда должен присутствовать на рабочем месте, иначе офис не будет функционировать в нормальном режиме — необходима усидчивость. Для резюме офис-менеджера полезно будет указать такие личные качества:

  • доброжелательность и опрятный внешний вид;
  • коммуникабельность, вежливость, позитивный настрой;
  • грамотная письменная и устная речь;
  • внимательность, усидчивость;
  • сообразительность;
  • расторопность, многозадачность;
  • неконфликтность, стремление находить компромиссы и выходить из трудных ситуаций.

Типовая должностная инструкция офис-менеджера

Что именно ожидает работодатель от офис-менеджера, фиксируется в должностной инструкции. Её образец вы можете скачать бесплатно в конце этого раздела. Инструкция всегда прилагается к трудовому договору и не имеет законной силы без него. Чем подробнее и точнее она будет составлена, тем проще работнику понять, что именно требует от него работодатель. Кратко проанализируем структуру этого документа.

Должностная инструкция офис-менеджера включает следующие разделы:

  • общие положения;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность.

В разделе «Общие положения» указывается наименование должности, рабочее место сотрудника, а также перечень того, что работник должен знать и чем руководствоваться, выполняя служебные обязанности. Например, «законодательство Российской Федерации в области документооборота и архивного дела», «локальные нормативные акты» или «принципы работы офисной техники».

Все функции, которые должен выполнять офис-менеджер, записываются в должностной инструкции

Самый обширный раздел посвящается должностным обязанностям. Работодатель включает в этот список всё, что считает важным — от документооборота до отключения офисного оборудования в конце рабочего дня. Подробное перечисление предотвратит недопонимание между сторонами, позволит избежать ситуации, когда сотрудник не будет чётко знать, чего именно от него ожидает компания. При составлении инструкции начните со списка обязанностей из предыдущего раздела и скорректируйте его под свои цели.

В разделе «Права» указывают, какими правами работодатель наделяет сотрудника для успешного исполнения обязанностей. Например, «своевременно знакомиться с нормативными актами руководства», «запрашивать информацию от структурных подразделений», «получить доступ к электронной почте организации» и «вносить предложения по оптимизации работы».

Завершающий раздел «Ответственность», как правило, ограничивается стандартными формулировками об ответственности за ненадлежащее исполнение служебных обязанностей и требует от сотрудника бережно обращаться с доверенным ему имуществом компании.

Скачать должностную инструкцию офис-менеджера

Главная обязанность офис-менеджера — обеспечение жизнедеятельности офиса компании и контроль документооборота. Этот сотрудник принимает и отправляет корреспонденцию, регистрирует внутренние акты, контролирует состояние офисной техники. Перечень обязанностей устанавливает непосредственно работодатель, поэтому функции сотрудников в разных организациях могут существенно отличаться. Для этой вакансии, как правило, не предусматриваются высшее образование и опыт работы. Большое значение имеют внимательность, коммуникабельность и доброжелательность.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Управление жизнеобеспечением офиса – нелегкая задача

Незаменимым человеком в любой конторе, обеспечивающим ее жизнедеятельность является офис-менеджер. Получить хорошего специалиста в этой сфере – желание каждого работодателя. Ему доверена координация работы в офисе, организация важных и повседневных мероприятий, от него будет зависеть, насколько комфортно работается остальным сотрудникам. Вакансии офис-менеджеров просматривает ежедневно большое количество соискателей в Москве.
Привлекательна эта профессия тем, что подходит даже для тех, у кого нет пока опыта работы. Она не требует специальных навыков, кроме желания хорошо выполнять свою работу, создавая необходимый микроклимат в офисе и коллективе при котором всем будет хорошо – не только работникам, но и посетителям.
Помимо желания нелишним будет наличие высшего образования, зачастую не имеет значения, какого именно, но если оно относится к сфере, в которой работает компания, у кандидата появится преимущество перед другими. Поскольку соискателю при положительном решении придется работать с компьютерной и оргтехникой, желательно наличие таких навыков. Некоторые работодатели требуют обязательным владение иностранным языком, поскольку в обязанности офис-менеджеров иногда включены переводы и ведение переписки с иностранными партнерами, клиентами.
Кроме того, от соискателя ожидается правильная грамотная речь, не менее грамотная письменность, приятная внешность, обязательность, ответственность, пунктуальность, коммуникабельность, организаторские способности. Умение быстро реагировать, переключаться с одной задачи на другую очень поможет в работе.
Какие обязанности у офис-менеджера?
Самые разнообразные. Некоторые из них перечислены выше, вдобавок к ним, относится организация деловых встреч работников офиса, участие в переговорах в качестве секретаря, иногда, организация корпоративов, ведение табельного учета офиса, заказ, распределение канцтоваров, обеспечение питьевой водой и прочие «бытовые» мелочи.
Офис-менеджер должен быстро находить необходимую информацию, излагать ее в доступном, приемлемом виде. Как правило – это тот человек, который «все знает и все умеет» в офисе, к нему обращаются с просьбами и поручениями на самые разные темы, так что основное достоинство его – универсальность.
Хороший офис-менеджер – очень ценится в коллективе, он уважаем, популярен, это «клей» на котором держится слаженная жизнь офиса.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *