Значение секретаря в организации

Роль секретаря в деятельности организации

⇐ Предыдущая12

Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь — это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден.

Оператор на телефоне в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами. Секретарь на телефоне принимает телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки о номенклатуре товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по поручению руководителя связывается по телефону с собственными сотрудниками и представителями сторонних организаций. Технический секретарь работает с оргтехникой. Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором и диспетчером работы офиса.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. © 37) должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам. Квалификационные характеристики данных специалистов представлены в Приложении А.

Развитие в России новых социально-экономических отношений вызвало стремительный рост различного рода негосударственных предприятий и фирм. Руководитель каждой такой организации имеет секретаря. Секретари работают и у представителей свободных профессий — адвокатов, нотариусов, а также на малых частных предприятиях.

Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь — административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.

Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта.

Как известно, секретарь и референт — достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации — это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт — это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Слово «секретарь» происходит от латинского слова secret («секрет, тайна»), а слово «референт» означает «человек, сообщающий что-либо». Происхождение названия «секретарь-референт» отчасти объясняет роль и значение секретаря в структуре управления.

Секретарь-референт — это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Секретарь-референт — это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

· функции по документационному обеспечению управления;

· функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей.

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя. Это не вполне точно. Действительно, секретарь-референт является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции. Сегодня секретаря-референта руководителя не только часто называют «правой рукой» руководителя, но и сравнивают с «центральной нервной системой» фирмы, что лишний раз подчеркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.

Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:

· просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы;

· поиск и обработка необходимой руководителю информации;

· знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

Объем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

Кроме традиционных обязанностей помощника и референта руководителя, сегодня секретарю-референту делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах.

Часто секретарю-референту передаются отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции. В обязанности секретаря-референта входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

В небольших коммерческих организациях секретарь-референт, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровой и хозяйственными службами. При отсутствии должностей руководителей этих служб он иногда непосредственно координирует деятельность этих подразделений. Часто секретарям-референтам передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений). В отдельных малых фирмах обязанности секретаря-референта сближаются с обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам.

Часто в подчинении у секретаря-референта находится сотрудник, выполняющий обязанности младшего секретаря.

Любой секретарь-референт должен уметь принимать решения, давать указания и представлять своего руководителя в деловых ситуациях.

Значение секретарей-референтов в структуре управления неуклонно повышается. По данным журнала «Профиль» сегодня секретарь-референт входит в число двадцати самых популярных профессий. Причем по степени престижности и перспективам на ближайшие пять лет эта профессия получила максимальную оценку. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в крупных городах) делают эту профессию достаточно привлекательной. Спрос на профессиональных секретарей-референтов держится независимо от кризисов, колебаний политического курса и курса валюты.

Формирование новой секретарской профессии в равной степени основано на отечественном и зарубежном опыте организации секретарского обслуживания.

Надо отметить, что в США и странах Западной Европы работа дипломированного секретаря давно считается достаточно уважаемой и соответственно оплачивается. Обучение секретарей производится в специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный экзамен на звание профессионального секретаря, без сдачи которого невозможно рассчитывать на высокую секретарскую должность.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику:

· большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

· весьма насыщенный рабочий день;

· необходимость выполнять параллельно несколько работ;

· постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

· особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Специфика и сложность секретарского труда связана и с тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Не случайно говорят, что «секретарь — лицо фирмы». Секретарь-референт — профессия обслуживания. В отечественной практике должность секретаря-референта преимущественно занимают женщины, которым более свойственно реализовываться в качестве помощника.

В связи с изменением места секретаря в структуре управления современной фирмой появились и более высокие требования к уровню образования секретаря-референта, его профессиональной эрудированности, коммуникабельности, способности решать разнообразные деловые задачи.

Сегодня профессия секретаря-референта требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личностных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда.

Обратимся к многочисленным объявлениям, приглашающим на работу секретарей-референтов. К соискателям этой должности предъявляются следующие требования: знание делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора Microsoft Word, системы электронных таблиц Microsoft Excel и общее знакомство с операционной системой Windows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

В действительности квалификационные и иные требования, предъявляемые к современным секретарям, гораздо обширней. К сожалению, при приеме на работу секретаря руководитель не всегда в состоянии четко эти требования сформулировать. И должностная инструкция, там, где она имеется, не дает полного представления об обязанностях секретаря-референта.

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами.

Профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю-референту, можно условно разделить на три группы:

1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом.

Секретарь-референт должен знать:

· нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления;

· основные принципы организации документооборота;

· основы архивного дела;

· основные прикладные программы;

· русский язык;

· один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

· составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

· рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;

· находить, систематизировать и хранить информацию;

· пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации:

· правила ведения деловой беседы;

· принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;

· современные средства связи;

· основы профессиональной этики.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

· вести деловые беседы и телефонные переговоры;

· организовать совещания, презентации, служебные поездки;

· пользоваться современными средствами связи;

· организовать прием посетителей;

· планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями:

· принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;

· основы административного, трудового и хозяйственного права;

· правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

На основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

Дополнительно можно сказать о тех специальных познаниях, которыми должен обладать ученый секретарь, имеющий обычно не только высшее образование, но и ученую степень.

Ученому секретарю необходимо знать:

· научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники;

· направления развития экономики в конкретной сфере деятельности учреждения;

· отечественные и зарубежные достижения в аналогичной области знаний;

· установленный порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование;

· действующее законодательство, регулирующее защиту авторских прав и патентов;

· методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками и др.

Таким образом, секретарь-референт должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих. Но его работа отличается от работы других секретарей прежде всего высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь-референт — это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.

Информационное обеспечение деятельности секретаря-референта

Страница
3

— согласование проекта документа;

— подписание документа руководителем;

— регистрация документа;

— отправка документа адресату;

— подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций секретарем-референтом.

Регистрация документа рассматривается как начальный этап контроля за их исполнением. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Основные функции и задачи, выполняемые секретарем-референтом в организации.

Рассмотрим более подробно процесс информационного обеспечения деятельности секретаря-референта общества с ограниченной ответственностью «Издательский дом «Урал».

Основные функции, выполняемые секретарем, зафиксированы в должностной инструкции:

— ведение документации дирекции предприятия;

— организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;

— поиск необходимой руководителю информации;

— выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

— контроль исполнения документов и поручений руководителя;

— бронирование гостиниц, авиабилетов;

— планирование рабочего дня руководителя;

— организация и участие во встречах и переговорах;

— прием посетителей;

— прием делегаций;

— помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

— решение административных вопросов в пределах своей компетенции;

— работа с оргтехникой.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-референта в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая разрабатывается менеджером по персоналу ООО «Издательский дом «Урал», согласовывается с юрисконсультом ООО «Издательский дом «Урал», и утверждается директором. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

Далее приводится должностная инструкция секретаря-референта ООО «Издательский дом «Урал».

ООО «Издательский дом УТВЕРЖДАЮ

«Урал» Исполнительный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

29.12.2003. Подпись И.И. Торева

секретаря-референта

генерального директора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом исполнительного директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности исполнительного директора.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно исполнительному директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— действующим законодательством РФ;

— Уставом предприятия;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами (указаниями) руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь должен знать:

— структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями директора, фамилии руководителей структурных подразделений, основные организации-партнеры и их руководство;

— инструкцию по делопроизводству;

— государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

— правила орфографии и пунктуации;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

— правила ведения телефонных переговоров;

— правила техники безопасности и противопожарной защиты;

— приемы оказания первой медицинской помощи.

1.6. Секретарь должен уметь:

— составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

— пользоваться средствами связи и организационной техникой;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, OUTLOOK;

— пользоваться базой данных предприятия;

— пользоваться возможностями Интернета;

— принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта исполнительного директора его замещает офис-менеджер структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное исполнительным директором.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основной задачей секретаря-референта является документационное и информационное обеспечение деятельности исполнительного директора. Для этого секретарь-референт

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада исполнительному директору.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с исполнительным директором.

2.3. По указанию исполнительного директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений исполнительного директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

2.5. Готовит по поручению исполнительного директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

2.6. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись исполнительному директору.

2.7. Готовит по поручению исполнительного директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.

2.8. Еженедельно готовит для исполнительного директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

2.9. Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует исполнительного директора.

2.10. Контролирует сохранность документов в приемной исполнительного директора, правильность формирования дел.

2.11. По указанию исполнительного директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

2.12. Организует выполнение указаний и поручений исполнительного директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

2.13. Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

Перейти на страницу номер:

Как обойти секретаря?

Искать способы обхода секретаря приходится всем, кто занимается продажами. Научившись устанавливать с ней дружеские и доверительные отношения, вы сможете выходить на лицо, принимающее решение.

Помните, секретарь – это ваш бизнес-собеседник, помощник и союзник. Она все и про всех знает. Если секретарь будет относиться к вам лояльно, то с большой долей вероятности она не пропустит к своему руководителю ваших конкурентов.

Относитесь к секретарю с уважением и всегда спрашивайте, как ее зовут. При последующих звонках обращайтесь по имени или имени отчеству, так, как вам представились: “Марина, это Вы?! Добрый день! Как я рад Вас слышать! Скажите, пожалуйста, Иван Петрович сейчас свободен? Может мне уделить пару минут?”.

4 типа секретарей

Среди профессионалов продаж есть такая расхожая шутка, когда набираешь секретаря и говоришь: “Я на самом деле знаю, что Вы все решаете, но будьте добры, соедините меня с теми, кто считает, что они там что-то решают”.

В зависимости от типа личности и существующей в компании корпоративной культуры выделяют следующие типы секретарей:

1. Помогающий секретарь. Ее политика работы – любой звонок для нас ценен! Возможно, нам звонит потенциальный клиент! И, соответственно, из любого звонка мы можем сделать деньги. Такой секретарь – настоящая находка для менеджера.

2. Секретарь – фильтр. Она воспринимает звонки как помехи, когда “звонит куча ненужных назойливых людей и отнимает время у тех, кто работает”. И вместо того, чтобы работать, она вынуждена отвечать на эти лишние звонки.

Секретарь находится между молотом и наковальней: отфильтровать ненужных людей, но и не развернуть нужных. И здесь для секретаря важно понять по вашей интонации, по вашим первым фразам: вы человек нужный или нет? Вас ждут или вас не ждут? Она идентифицирует звонящего.

Если вас “пытают”, по какому вопросу вы звоните, из какой компании и кто вы, вообще, такой, скажите: “Передайте Сергею Михайловичу, что это Максим из компании N”. Фразу “Передайте…” секретарь воспринимает как намек, что про вас знают и ваш звонок ждут.

3. “Не впущу ни за что!”. Такие секретари обычно сами говорят: “Нам ничего не нужно. У нас все есть. Мы уже сделали закупку!”. Хотя это вообще не ее полномочия, и секретарь, как правило, ничего точно не знает.

С таким секретарем нужно дружить, нужно понравиться ей лично. Их склоняют на свою сторону вежливостью, настойчивостью, но не назойливостью. Они любят, чтобы все от них зависело.

Поэтому, попросите у нее помощи, совета: “Помогите мне, пожалуйста” или “Что бы Вы сделали на моем месте?”. В крайнем случае можно немного надавить, вежливо спрашивая: “А вы уверены, что закупка стоимостью 500 000 рублей это в вашей компетенции?” или “Вы точно знаете, что вашей компании это не надо?”.

4. Call-оператор. Это просто телефонный оператор, который принимает все входящие звонки и соединяет напрямую в кабинет руководителя среднего звена или переключает в приемную топ-менеджеров, на личных помощников.

Методы преодоления секретаря

Метод Модель поведения Пример
Меня все ждут Больше уверенности в голосе * Здравствуйте, Остап Бендер, соедините меня, пожалуйста, с человеком, у которого есть миллион
Рекомендации Сошлитесь на рекомендацию человека, чье мнение уважают и к кому прислушиваются в данной компании * Добрый день, меня зовут Иван Иванов, я звоню г-ну Шувалову по рекомендации В.В. Потанина
Псевдо-рекомендации Звоните в компанию по любому телефону, кроме телефона приемной. Излагайте суть своего предложения и уточняйте, кто в компании решает эти вопросы и вас адресуют к директору * Здравствуйте, Иван Тимофеевич сказал мне связаться с Василием Петровичем (Многое зависит от отношения секретаря к Ивану Тимофеевичу и его статуса в глазах директора)
Как вас зовут Цель – наладить личный контакт с секретарем * Скажите, пожалуйста, как мне удобно к Вам обращаться?
* Позвольте называть Вас по имени? Меня зовут Андрей, а Вас?
Дайте мне совет Попросите совета у секретаря, как поступить в данной ситуации * Знаете, я как раз и хочу посоветоваться с вами. Наша компания осуществляет информационную поддержку деятельности коммерческих предприятий. Как вы считаете, данный вопрос лучше обсудить с Игорем Петровичем или с его заместителем по маркетингу?
С.: Наверное, надо разговаривать с Игорем Петровичем, сейчас я соединю вас.
Компетентность Держитесь уровня своей компетентности и уровня полной некомпетентности секретаря, но аккуратно и корректно * М.: Комплексная система мер по инжинирингу и реинжинирингу в совокупности с функционально-стоимостным анализом предприятия типа 4б, к которому вы относитесь, показала свою эффективность в 9 из 10 случаев.
С.: Подождите, лучше сами ему это передайте.
Повышение собственного статуса Говорите, что вы уполномочены (вам дано право, вменено в обязанности) решать этот вопрос * Я уполномочен вести переговоры от имени группы компаний…
* Добрый день, генеральный директор…
Смягчение Нужно смягчить ситуацию, чтобы у секретаря не было возможности сказать нет * Я хочу спросить у Сергея, можем ли мы начинать вести переговоры по поводу…
* Могу ли я пообщаться по поводу поставки изделий на ваши объекты…
* С кем я могу начать переговоры по поводу возможного вашего дилерства от нашей компании…
* Могу ли я узнать мнение вашего руководства на предмет…
* К кому мне обратиться для получения документации о процедуре участия в тендере, который вы проводите…
Формализация Сконцентрируйтесь на формальных процедурах компании, чтобы секретарь не нес отсебятину * С кем можно поговорить на предмет обсуждения договора по поставкам…
* Я хотел бы уточнить, какая в вашей компании принята система анализа поступающих предложений от поставщиков…
* Какова у вас процедура рассмотрения (утверждения) дизайн-проекта…
* Наша компания заинтересована в сотрудничестве с вашей компанией, каким образом происходит взаимодействие с поставщиками…
* Какова процедура выбора поставщиков для вашего будущего объекта…

Однажды построив отношения с секретарем, вам уже не придется прорываться к директору компании. Вы просто можете попросить ее: “Марина, я на месте. Когда будет удобно, соедините нас, пожалуйста. Вы же знаете, когда это лучше всего сделать!”. Уверяем, ваш бизнес-собеседник все сделает.

Секретарь может перенаправить вам коммерческие предложения ваших конкурентов и подсказать, без визы какого специалиста компании или другого лица директор никогда не подпишет договор о покупке крупной партии товара.

Рекомендуем несколько раз в год “ошибаться” на счет дня ее рождения и приходить в офис с цветами и конфетами: “А у вас разве не сегодня день рождения? Не может быть! Это все равно вам!”.

А как быть женщине – менеджеру по продажам? Ведь секретари, по большей части, тоже женщины. В этом случае, если вы примерно одного возраста, воспринимайте ее как подругу: “Помогите мне, пожалуйста, у меня сложности. Я вас понимаю, у вас, наверно, сотни таких звонков в день и вы должны четко следовать инструкции, кого пропускать, а кого нет. Помогите мне, пожалуйста…“.

Если секретарь намного старше вас, то найдите в ней своего покровителя: “Помогите мне, пожалуйста, я ценю ваш опыт…”. В любом случае, с кем бы вы ни общались, излучайте позитив и будьте дружелюбны.

Секретарь

Секретарь – человек, являющийся помощником руководителя, отвечающий за обеспечение функционирования офиса. Он может заниматься делопроизводством, что зависит от места работы. Профессия подходит для активных девушек и парней, не имеющих интересов к определенным школьным предметам. Профессия подходит тем, у кого нет интересов к школьным предметам (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Краткое описание

Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ. Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе. Секретарь – это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.

Особенности профессии

Секретари стали чем-то привычным для современного бизнеса и системы предоставления государственных услуг. Условно их разделяют на 2 группы, учитывая круг должностных обязанностей.

Первая группа – секретарь в приемной. Он подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения или компании, должен иметь презентабельный внешний вид и правильную речь. В круг обязанностей входит встреча гостей и клиентов, ведение личного графика руководителя, прием звонков, выполнение мелких поручений. Преимуществом будет знание той сферы, в которой секретарь работает, а для трудоустройства в медицинские центры и клиники необходимо среднее или высшее профильное образование.

Также существую секретари-референты, на которых возлагается больший круг обязанностей:

  • контроль правильности использования оргтехники, обеспечение ее своевременного ремонта (привлечение мастеров);
  • обеспечение руководителя и сотрудников, работающих в отделе, канцелярскими принадлежностями, продуктами питания, напитками, чистой водой, салфетками;
  • ведение табельного учета (на крупных предприятиях);
  • планирование командировок: бронирование билетов, трансфер, передвижение по стране и иные;
  • подготовка деловых переговоров, конференций, выставок и иных мероприятий (в сотрудничестве с другими специалистами);
  • прием, хранение, передача в архив, поиск и подготовка документации.

Сегодня все чаще требуются гибридные специалисты, которые умеют выполнять все вышеперечисленные работы. Однако обычный секретарь может не иметь профильного образования, а вот референту оно чаще всего необходимо.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

  1. Можно трудоустроиться без среднего профессионального или высшего образования.
  2. Обязанности не слишком сложные, нередко обучение проходит непосредственно во время работы.
  3. Перспективы карьерного роста, ведь работодатели берегут и ценят профессиональных секретарей: повышают оклад, обучают.
  4. Возможны командировки по России или за границу, во время которых секретари нередко сопровождают своих начальников и коллег.
  5. Есть перспективы карьерного роста, но они доступны лишь для самых талантливых и целеустремленных секретарей.
  6. Конкуренция на рынке труда высокая, но вакантных мест для секретарей достаточно.
  7. Опытный секретарь – на вес золота, поэтому через 3-5 лет работы можно получить вакансию в престижной компании.

Минусы

  1. Нередко секретарей винят во всех неудачах, поэтому деятельность сопряжена с эмоциональным перенапряжением и стрессовыми ситуациями.
  2. Секретари более востребованы в мегаполисах, чем на периферии.
  3. Заработная плата невысокая, но в это же время секретарь должен отличаться презентабельным внешним видом – от одежды до прически, что требует определенных финансовых вложений.

Важные личные качества

Секретарь постоянно общается с людьми, имеющими разный социальный статус, поэтому он должен быть коммуникатором. На первый план выходят такие черты характера, как вежливость, исполнительность, объективность, умение планировать время, ответственность. Также секретарь обязан уметь хранить корпоративные тайны, быть честным и морально устойчивым человеком. Немаловажную роль в построении успешной карьеры играет аккуратность, педантичность и уступчивость.

Обучение на Секретаря

Для работы секретарем не нужно высшее образование, ведь достаточно окончить профильные курсы или ссуз. В последнем случае стоит рассматривать следующие направления подготовки: «Секретарь», «Делопроизводитель», «Документационное обеспечение управления и архивоведение». При поступлении нужно успешной пройти собеседование и конкурс аттестатов, срок обучения составляет 10-34 месяцев, подавать документы можно после 9 и 11 классов, программы предусматривают бюджетные места. Если работа секретаря вам понравится, то необходимо направить силы на укрепление и расширение профессиональных навыков: новое программное обеспечение, иностранные языки, получение водительских прав и иные знания, которые могут пригодиться в этой сфере. Секретарем могут трудиться люди, имеющие высшее образование, связанное с архивоведением, лингвистикой, филологией, медициной, юриспруденцией и иными науками.

Курсы

Престиж (Московский центр образования «ПРЕСТИЖ») (208 часов) Московский центр образования «ПРЕСТИЖ» проводит курсы дополнительного образования. Психология общения, деловой этикет, базовая компьютерная подготовка (40 часов), слепой метод печати, английский язык (100 часов), трудовое законодательство. Диплом с присвоением квалификации «секретарь, помощник руководителя». Помесячная оплата. МАЭО (Международная Академия Экспертизы и Оценки) (дистанционно, без отрыва от работы) На этом курсе можно получить профессию секретаря-референта за 3 месяца и 10 000 руб.:
— Одна из самых доступных цен в России;
— Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца;
— Обучение в полностью дистанционном формате;
— Сертификат соответствия профстандарту стоимостью 10 000 руб. в подарок!
— Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Лучшие ссузы для секретарей

  1. Технологический колледж № 34.
  2. Экономический колледж Санкт-Петербурга.
  3. Столичный колледж индустрии сервиса и гостеприимства.
  4. Краснодарский торгово-экономический колледж.
  5. Колледж «Звездный».

Место работы

Секретари с опытом и без опыта работы всегда требуется в компаниях разного уровня. Текучка кадров в этом сегменте высокая, поэтому секретарь сможет найти вакансию в сфере промышленности, строительства и архитектуры, а также в салонах красоты, гостиницах и иных отраслях бизнеса.

Заработная плата

Секретари претендуют на неплохую заработную плату, однако в первые месяцы работы оклад может быть минимальным, ведь руководителю необходимо присмотреться к сотруднику и оценить его деловые качества. Секретарь, обладающий высокой обучаемостью и минимальными профессиональными навыками, сможет получать оклад, размер которого превышает 40000-50000 руб.

Зарплата на 13.05.2020

Россия 17000—45000 ₽ Москва 25000—60000 ₽

Однако на формирование гонорара оказывают влияние дополнительные знания, например, владение английским языком, ведь в этом случае сотрудник может взять на себя обязанности переводчика во время зарубежных поездок, а также общения или деловой переписки с иностранными партнерами. Наличие водительских прав, умение работать со сложными компьютерными программами и иные навыки оказывают положительное влияние на рост зарплаты.

About the author

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *